Экспресс-проверка ведения учета
Понятно, что человеческий фактор в любой работе играет существенную роль: здесь не доглядел, там галочку не поставил… И вот пошел учетный перекос, который важно «выловить» как можно раньше. Ведь чем быстрее обнаружишь ошибку, тем с меньшими последствиями ее можно исправить. Если же имеющиеся огрехи не выявлены, а соответствующие отчеты в контролирующие органы уже поданы, то цена такой ошибки может быть велика. Пользуясь проверкой ведения учета, таких сложных ситуаций удастся избежать.
На примере программы «1С: Бухгалтерия 8.3» ознакомимся с возможностью автоматизированной проверки ведения учета, выясним нюансы и научимся правильно пользоваться этим важным инструментом конфигурации, о существовании которого даже мало кто догадывается.
Обработка «Экспресс-проверка ведения учета»
Для того чтобы убедиться в корректности внесенных в информационную базу данных, заполнения и проведения документов, настройки учетной политики, вам не придется раз за разом открывать нужные объекты, снова и снова пробегать их глазами. Проверить состояние счетов бухгалтерского и налогового учета за любой период (день, неделю, месяц, отчетный период) можно с помощью стандартной программной обработки, которая так и называется «Экспресс-проверка ведения учета».
Эта обработка является мощным инструментом, своеобразным аудитором программы, предназначенным для контроля следующих основных позиций:
Параметры проверки учетной политики
Учетная политика – один из столпов любого бухгалтерского и налогового учета, поэтому настройка этих параметров производится пользователем в первую очередь. Учетная политика однозначно определяет:
Некорректные установки учетной политики могут привести к довольно плачевным последствиям:
Ошибки на этом этапе способны перечеркнуть всю выполненную работу, поэтому неслучайно именно проверка учетной политики стоит в списке первой:
Чтобы просмотреть предмет проверки в нижней части (т.е. что конкретно будет проверяться и анализироваться), необходимо раскрыть список проверок и установить курсор на интересующий пункт. Обратите внимание: конкретные позиции можно включить/выключить путем возведения/гашения флажка.
Кратко опишем, что будет проверено программой, если выбраны все позиции проверки учетной политики:
Результатом выполнения этого пункта экспресс-проверки станет либо сообщение об удачном результате, либо выделенное красным цветом сообщение об ошибках. Открывая последовательно и анализируя каждую ошибку, пользователь должен исправить требуемое, после чего запустить проверку вновь. Необходимо добиться полного отсутствия ошибок!
В нашем примере обнаружены незаполненные в учетной политике сведения об ответственных лицах организации:
Описание ошибки можно детализировать, раскрыв ее по плюсику слева от наименования пункта:
Обратите внимание: исправить ошибки можно по гиперссылке в описании. В данном случае, нажав на гиперссылку «Ответственные лица», мы попадем в форму «Подписи ответственных лиц». Внесем в эту форму требуемые изменения, запишем их, после чего вернувшись в «Экспресс-проверку» и перезапустив ее, убедимся, что ошибка исчезла.
Проверка и анализ состояния бухгалтерского учета
Этот блок проверки:
Пункты проверки ведения бухгалтерского учета видны в следующем фрагменте формы настройки:
Обращайте внимание на нижний раздел обработки, озаглавленный «Предмет контроля»: он поясняет суть выбранной позиции проверки. Работа над ошибками по результатам проверки выполняется уже описанным способом:
Проверка правильности ведения кассовых операций
Ведение кассы – один из важных пунктов деятельности любой организации, поэтому запускать экспресс-проверку в плане анализа кассовых операций можно не только в конце отчетного периода, но и периодически. При постоянном и интенсивном движении наличных денежных средств рекомендуется выполнять такую проверку даже в конце рабочего дня.
В чем заключается проверка правильности ведения кассовых операций с помощью обработки можно увидеть из следующего фрагмента формы:
В случае успешного прохождения проверки вам будет выдано сообщение «Ошибок не обнаружено» по всем установленным флажками пунктам:
Ведение книги продаж и книги покупок
Если организация работает с НДС, то для нее будут актуальны блоки проверки, посвященные ведению книги продаж и книги покупок. Обработка в данном случае анализирует следующие моменты:
Этот блок экспресс-проверки рекомендуется запускать перед формированием книги продаж, книги покупок и декларации по НДС. Все выявленные недочеты необходимо устранить до сдачи налоговой и бухгалтерской отчетности.
Распространенные ошибки, часто выявляемые экспресс-проверкой
Считается, что пользователи программ 1С обладают гораздо большей фантазией, чем ее создатели. Иногда ситуации, возникшие вследствие некорректного учета, столь неординарны, что на выявление причин и их устранение требуется определенное время. Специалисты 1С не рекомендуют доводить информационную базу до такого состояния и предлагают активно пользоваться удобными инструментами для автоматизированного выявления проблем учета. Одним из самых мощных и простых в применении и является обработка «Экспресс-проверка ведения учета».
Наиболее популярные ошибки, выявляемые обработкой:
Пользуйтесь этой полезной обработкой так часто, как того требуют ситуации в учете. «Экспресс-проверка» сама по себе в учете данные не меняет, но в качестве информативного помощника, указывающего пользователю на его ошибки и позволяющая их быстро и эффективно исправить, просто бесценна.
Остались вопросы? Закажите бесплатную консультацию наших специалистов!
Экспресс-проверка ведения учета в 1С
Направления, которые следует рассматривать при исправлении ошибок:
Часть ошибок при закрытии месяца кроется в неправильных настройках программы, баз данных и, в первую очередь, в некорректных, зачастую впопыхах установленных настройках «Учетной политики». Необходимо знать причинно-следственные связи между «флажками» настроек и ошибками, возникающими в учете.
Другая часть ошибок возникает в результате неправильного оформления документов, технических ошибок бухгалтера, ошибок, возникающих по невнимательности или по незнанию.
Однако не стоит забывать и о таком варианте. Месяц закрыт, по отчету ошибок не обнаружено, однако в учете могут иметь место некорректные данные.
Чтобы не допустить подобных ошибок, следует после выполнения всех регламентных операций по закрытию периода проверить корректность полученных учетных данных.
Для этих целей в «1С:Бухгалтерии 8» включены специальные отчеты :
Рис. 1. Отчеты по анализу учета
Перечисленные отчеты – это инструмент внутреннего контроля по проверке информационной базы.
Совет!Проведите проверку и вы сможете своевременно обнаружить и исправить ошибки.
Обратим ваше внимание на отчет «Экспресс-проверка ведения учета».
Экспресс-проверка представляет собой набор проверок, сгруппированных по разделам учета. Каждая такая проверка контролирует отсутствие ошибок в данных. Контроль может заключаться в соответствии учетных данных тем или иным положениям законодательства или в соответствии данных внутренним алгоритмам, заложенным в программу разработчиком.
В отчете представлено несколько направлений, по которым будет проводиться проверка. Можно не проводить проверку сразу по всем направлениям, а выбрать то, что является важным в настоящий момент, например, проверка «Операции по кассе».
Список возможных проверок
Рис. 2. Работа с отчетом «Экспресс-проверка ведения учета»
Выполнив экспресс-проверку, пользователь получает отчет о ее результатах, в котором показывается общее число проведенных проверок и число проверок, в ходе выполнения которых были обнаружены ошибки в данных информационной базы. Результаты экспресс-проверки можно выводить с детализацией до раздела учета или до каждой проверки кликая по «+» слева от раздела или комментария). В отчете могут быть показаны комментарии к каждой выполненной проверке.
5. Книги продаж» и «Формирование записей книги покупок».
Для целей НДС в экспресс-проверке предусмотрены два блока проверок (рис. 3).
Рис. 3. Проверка ведения книги покупок и книги продаж
На рис. 4 показаны проверки раздела «Ведение книги продаж по налогу на добавленную стоимость».
Рис. 4. Результаты проверки книги продаж
Каждая проверка раздела решает свои задачи
Соблюдение нумерации счетов-фактур. Проверка контролирует данный порядок нумерации счетов-фактур и сообщает о фактах нарушения в хронологии или пропусках в нумерации счетов-фактур.
Полнота выписки счетов-фактур по документам реализации. Данная проверка контролирует отклонение от методики. Методика учета расчетов по НДС, реализованная в программе, предусматривает, что каждый проведенный документ реализации должен сопровождаться проведенным документом «Счет-фактура выданный».
Своевременность выписки счетов-фактур по документам реализации. Проверка контролирует выполнение требования, которое предусматривает, что счета-фактуры по операциям реализации товаров (работ, услуг) выставляются не позднее 5 календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг).
Соответствие в БУ выручки от продаж начисленному НДС. Проверка обеспечивает контроль за правильностью отражения суммы НДС на бухгалтерском счете 90.03 «Налог на добавленную стоимость» по операциям реализации товаров, работ и услуг. То есть осуществляется сопоставление суммы НДС, рассчитанной с выручки, отраженной на счете 90.01.1 «Выручка по деятельности с основной системой налогообложения» сумме НДС, отраженной на счете 90.03 «Налог на добавленную стоимость». Ошибкой является несоответствие суммы НДС, отраженная на счете 90.03 «Налог на добавленную стоимость» сумме НДС, исчисленной с выручки. Такое несоответствие типично для операций, в которых осуществлялись ручные корректировки бухгалтерских проводок и сумм в них.
Итак, ошибки обнаружены. Как их исправлять?
По каждой проверке указывается предмет контроля, результат проверки, возможные причины ошибки, рекомендации по исправлению ошибки и приводится детальный отчет об ошибках (рис. 5).
Рис. 5. Анализ сообщений в экспресс-проверке. Ведение книги продаж
Бухгалтеру нужно проанализировать каждое сообщение. Если действительно имеет место ошибка, то ее нужно исправить. После исправления всех ошибок нужно заново сформировать отчет.
Например, на рис. 5 видно, что обнаружена ошибка в нумерации счетов-фактур, а именно: «пропуски в нумерации», «нарушении хронологии».
В программе нам сразу предлагается решить эту задачу восстановлением нумерации, которую можно выполнить, перейдя к этой функции по гиперссылке «Автоматическая перенумерация документов».
Обратите внимание! Сообщение нас предупреждает о несовпадении выданных первичных документов. Подойдите внимательно к решению подобных вопросов.
Выполнив автоматическую перенумерацию документов мы получили безошибочный отчет по книге продаж.
Аналогичным образом необходимо исправить ошибки в книге покупок, если они имеются.
Рассмотрим детальный отчет об ошибках
Результат – учет без ошибок
Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».
Только сегодня можно забрать запись со скидкой 60%. Программу вебинара смотрите здесь
Проверка корректности ведения бухгалтерского и налогового учета в «1С:Бухгалтерии 8»
После выполнения всех регламентных операций по закрытию периода требуется проверить корректность полученных учетных данных, по которым предстоит сформировать и представить в налоговые органы регламентированную отчетность по бухгалтерскому учету, налоговому учету по налогу на прибыль и налоговому учету по налогу на добавленную стоимость.
Помочь пользователю могут следующие специальные отчеты системы:
Отчет «Экспресс-проверка ведения учета»
Перейдя к меню настроек (кнопка Перейти к настройке), можно выбрать предусмотренные отчетом четыре группы проверок:
Проверки запускаются нажатием на кнопку Выполнить проверку.
Рассмотрим проверки, входящие в каждую из четырех групп.
Положения учетной политики
Группа проверок Положения учетной политики объединяет в себе одиннадцать проверок.
Полный список проверок данной группы и комментарии к ним представлены в таблице № 1.
Если бухгалтер не уверен, нужно или не нужно выполнять конкретную проверку, то признак проверки для нее можно оставить.
Программа самостоятельно проанализирует условия, необходимые для выполнения отдельных проверок. Если проверка не требуется, тогда будет выдано сообщение об отсутствии ошибок.
Проверки положений учетной политики
Наименование
проверки
Предмет
проверки
Условия, при которых выполняется проверка
Наличие учетной политики организации по бухгалтерскому и налоговому учету
Наличие записей в регистре сведений
Учетная политика организаций, дата которых меньше или равна дате начала периода проверки
Наличие учетной политики по персоналу
Наличие записи в регистре сведений
Учетная политика по персоналу
Если в настройках параметров учета указано, что расчеты персоналом ведутся в «1С:Бухгалтерии 8»
Неизменность учетной политики по бухгалтерскому учету в течение года
Отсутствие записей в регистре
Учетная политика организаций, с датой, отличающейся от даты начала года, в которых изменены параметры учетной политики по бухгалтерскому учету
Неизменность учетной политики по налоговому учету в течение года
Отсутствие записей в регистре
Учетная политика организаций, с датой, отличающейся от даты начала года, в которых изменены параметры учетной политики для целей налогообложения. Исключением являются изменения, которые обусловлены внесением изменений в законодательство.
Соответствие способа оценки товаров в рознице использованию счетов учета товаров
Для способа оценки товаров в розницу «По стоимости приобретения» проверяется отсутствие остатков и оборотов по счетам 41.11 «Товары в розничной торговле (в АТТ по продажной стоимости)», 41.12 «Товары в розничной торговле (в НТТ по продажной стоимости)», 42 «Торговая наценка»
Если в настройках учетной политики указано, что организация ведет деятельность, связанную с розничной торговлей и учитывает товары в рознице По стоимости приобретения
Соответствие применения метода «директ-костинг» фактическому закрытию счета 26
Если метод «директ-костинг» используется, проверяется, что счет 26 закрывается на счет 90. Если метод «директ-костинг» не используется, проверяется, что счет 26 закрывается на счета 20, 23, 29.
Если в настройках учетной политики указано, что организация ведет деятельность, связанную с производством продукции и (или) выполнением работ, оказанием услуг
Соответствие применения ПБУ 18/02 использованию соответствующих счетов учета
Контролируется отсутствие остатков и оборотов на счетах 09 «Отложенные налоговые активы», 77 «Отложенные налоговые обязательства», 68.04.2 «Расчет налога на прибыль» и субсчетах счетах 99.02 «Налог на прибыль»
Если в параметрах учетной политики, снят флажок Применяется ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль».
Либо если в учетной политике организации установлено, что организация применяет
Неприменение ПБУ 18/02 при условии применения УСН
Проверяется, чтобы не был установлен флажок Применяется ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль»
Если в учетной политике организации установлено, что организация применяет
Отсутствие движений регистров налогового учета по налогу на прибыль в случае применения УСН
Контролируется отсутствие движений в регистрах, предназначенных для налогового учета по налогу на прибыль
Если в учетной политике организации установлено, что организация применяет
Отсутствие остатков и оборотов по счетам ЕНВД в случае неприменения ЕНВД
Контролируется отсутствие движений на счетах бухучета, прямо или косвенно связанных с ЕНВД
Если в учетной политике, не взведен флажок Применяется особый порядок налогообложения по отдельным видам деятельности
Соответствие наличия операций, не облагаемых НДС или облагаемых по ставке 0 %, учетной политике
Контролируется отсутствие на счете 90 «Продажи» оборотов по субконто Ставки НДС со значениями Без НДС и 0 %
Если в учетной политике не взведен флажок Организация осуществляет реализацию без НДС или с НДС 0 %
Операции по кассе
Группа проверок Операции по кассе объединяет в себе восемь проверок.
Полный список проверок данной группы с комментариями представлен в таблице № 2.
Проверки операций по кассе
Наименование проверки
Предмет
проверки
Комментарий
Отсутствие непроведенных кассовых документов
Проверяется отсутствие непроведенных приходных и расходных кассовых ордеров, за исключением помеченных на удаление
Кассовые операции с помощью документов Приходный кассовый ордер и Расходный кассовый ордер в оформляются в два этапа:
— в информационной базе программы «1С:Бухгалтерия 8» создается непроведенный документ, из которого распечатывается заполненный первичный документ;
— после того, как кассовая операция будет фактически совершена, электронный документ проводится, движение наличных денежных средств отражается на счетах бухгалтерского учета.
Отсутствие отрицательных остатков
Проверяется остаток на счете 50 «Касса» на конец каждого дня. Сальдо счета не должно быть отрицательным.
Проверка на отсутствие отрицательных остатков по счету 50 «Касса». Подобные ошибки могут быть вызваны несвоевременным оформлением кассовых операций.
Соблюдение лимита остатка денег в кассе
Проверяется превышение остатка по счету 50 «Касса» на конец каждого дня, в котором имело место движение по счету, установленного лимита остатка кассы
При сообщении о превышении лимита следует учитывать, что сверх установленных лимитов предприятия имеют право хранить в своих кассах наличные деньги только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий.
Соблюдение лимита расчетов наличными с контрагентами
Суммы кассовых операций, в которых в качестве корреспондирующего указан счет учета расчетов, проверяются на превышение предельного размера расчетов наличными по одному договору
С 21.07.2007 предельный размер расчетов наличными по одному договору составляет 100 000 руб.
Соблюдение нумерации ПКО и РКО
Нумерация ПКО и РКО должна вестись строго в хронологическом порядке
Не считается нарушением невыполнение требования хронологического порядка нумерации для документов, имеющих одну и ту же дату, но разное время создания
Выдача денег под отчет только после отчета по ранее выданным суммам
По каждой кассовой операции, в которой в качестве корреспондирующего указан счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», проверяется отсутствие задолженности на дату совершения операции
Выдача наличных денег под отчет производится только при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу
Отсутствие передач подотчетных сумм от одного лица другому
Поверятся отсутствие на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» внутренних оборотов с разными корреспондирующими субконто (объектами аналитического учета)
Запрещена передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому
Выдача денег под отчет только работникам организации
Проверяется, является лицо, которому из кассы выдаются денежные средства под отчет, работником организации, от имени которой составлен кассовый ордер
В одной информационной базе может вести учет по нескольким организациям. При этом для аналитического учета расчетов с подотчетными лицами используется единый справочник Сотрудники организаций, что может стать причиной подобной ошибки
Ведение книги продаж по налогу на добавленную стоимость
Группа проверок Ведение книги продаж по налогу на добавленную стоимость объединяет в себе семь проверок.
Список проверок данной группы, а также комментарии к ним представлены в таблице № 3.
Проверки ведения книги продаж
Наименование проверки
Предмет
проверки
Комментарий
Контроль даты актуальности учета
Для правильной работы подсистемы НДС дата актуальности по разделам: НДС, Расчеты с контрагентами, Оценка МПЗ при выбытии, должна быть либо не установлена, либо находиться не раньше даты конца периода проверки
Полнота выписки счетов-фактур по документам реализации
Для организаций, являющихся плательщиками НДС, каждый проведенный документ реализации должен сопровождаться проведенным счетом-фактурой
Своевременность выписки счетов-фактур по документам реализации
Счет-фактура по операциям реализации должен быть выписан не позднее пяти дней с момента реализации
Наличие документа Формирование записей книги продаж
Должны быть проведены документы Формирование записей книги продаж в каждом налоговом периоде, в котором имеются авансы на восстановление.
Проверка формирования авансовых счетов-фактур при наличии авансов полученных
В случае получения авансов от покупателей должны быть той же датой выписаны и проведены счета-фактуры на суммы полученных авансов
При проверке выясняется:
1. На все ли авансовые поступления выписаны счета-фактуры.
2. Соответствуют ли начисления по счету 76.АВ суммам в регистре НДС с авансов.
3. Совпадают ли суммы НДС с полученных авансов по данным бухгалтерского учета и в книге продаж.
Полнота отражения в книге продаж сумм НДС, подлежащих перечислению налоговым агентом (аренда государственного имущества или иностранцы, не состоящие на налоговом учете в РФ)
Должны совпадать суммы НДС, подлежащие перечислению налоговым агентом (по аренде государственного имущества или для иностранцев, не состоящих на налоговом учете в РФ), по бухгалтерскому учету и по книге продаж
Необходимость исполнения обязанностей налогового агента по конкретному договору фиксируется в свойствах договора (справочник Договоры контрагентов). При регистрации в программе задолженности по такому договору автоматически формируется бухгалтерская запись на сумму налога, подлежащего удержанию и уплате в бюджет. При этом на исчисленную сумму налога выписывается счет-фактура (с помощью документа Счет-фактура выданный), который регистрируется в Книге продаж. Предметом проверки является контроль соответствия данных бухгалтерского учета и налогового учета по НДС.
Полнота отражения в книге продаж НДС по строительно-монтажным работам (СМР), выполненным хозяйственным способом
Должны совпадать суммы НДС, начисленные по СМР, выполненным хозяйственным способом, по бухгалтерскому учету и по книге продаж
Ведение книги покупок по налогу на добавленную стоимость
Группа проверок Ведение книги покупок по налогу на добавленную стоимость объединяет в себе семь проверок. Полный список проверок данной группы с комментариями представлен в таблице № 4.
Проверки ведения книги покупок
Наименование проверки
Предмет
проверки
Комментарий
Контроль даты актуальности учета
Для правильной работы подсистемы НДС дата актуальности по разделам: НДС, Расчеты с контрагентами, Оценка МПЗ при выбытии, должна быть либо не установлена, либо находиться не раньше даты конца периода проверки
Полнота получения счетов-фактур по документам поступления
Каждый приходный документ, полученный от контрагентов, являющихся плательщиками НДС, должен сопровождаться счетом-фактурой
Контролируется, чтобы по каждому документу поступления либо в самом документе, либо с помощью документа Счет-фактура полученный в информационной базе был зарегистрирован предъявленный поставщиком счет-фактура
Наличие документа Распределение НДС косвенных расходов
Если в учетной политике включена возможность реализации без НДС или с НДС 0 %, должен быть проведенный документ Распределение НДС косвенных расходов в каждом налоговом периоде
Если в настройках учетной политики устанавливаются параметры для поддержки раздельного учета НДС.
Тогда в конце каждого налогового периода документом Распределение НДС косвенных расходов должно производиться распределение сумм НДС предъявленного между различными видами деятельности и реализаций.
Корректность распределения НДС по косвенным расходам
Сумма косвенных расходов, поступивших за налоговый период (приход по регистру НДС по косвенным расходам), должна быть равна сумме распределенных между видами деятельности с различными обложением НДС (расходы по регистру НДС по косвенным расходам)
Наличие документа Формирование записей книги покупок
Должен быть проведенный документ Формирование записей книги покупок в каждом налоговом периоде по НДС
Отсутствие отрицательных остатков сумм НДС, предъявленных поставщиками
Не должно быть отрицательных остатков по регистру НДС предъявленный
Суммы налога, предъявленные к оплате поставщиками и оплаченные поставщикам, в программе автоматически фиксируются в регистре НДС предъявленный.
Наличие отрицательных сумм в регистре НДС предъявленный может быть вызвано, например, тем, что товар по которому НДС был принят к вычету в периоде поступления, в следующем налоговом периоде был реализован по ставке НДС 0 %. Пользователь не выполнил регламентную операцию по восстановлению НДС.
Наличие вычета НДС с авансов при зачете авансов полученных
В случае наличия проводок по зачету авансов от покупателей должны быть проводки по вычету НДС, начисленного с этих авансов
В соответствии с пунктом 8 статьи 171 и пунктом 6 статьи 172 НК РФ суммы налога, исчисленные налогоплательщиком с сумм оплаты, частичной оплаты, полученных в счет предстоящих поставок товаров (работ, услуг), подлежат вычету с даты отгрузки соответствующих товаров (работ, услуг)
Отчет «Анализ состояния бухгалтерского учета»
Перейдя к меню настроек (кнопка Настройка), бухгалтер может выбрать на закладке Настройки предусмотренные отчетом четыре вида проверок:
По умолчанию выполняются все четыре вида проверок, но, так как полный анализ занимает продолжительное время, можно отключить те из них, которые не требуются.
Колонка Комментарий хранит пояснение комментария к проводке. Если программа обнаружит недопустимую проводку, то в отчет будет выведен текст из колонки Комментарий.
На закладке Эталонный ПС отображается эталонный хозрасчетный план счетов, который используется при анализе правильности ведения плана счетов пользователя. Информацию на этой закладке пользователю изменять не следует.
Выполненные пользователем настройки сохраняются по кнопке Ок.
Для выполнения выбранных проверок следует нажать кнопку Сформировать.
В случае наличия ошибок в каком-либо разделе отчета, дважды щелкнув мышкой по строке с ошибкой, можно вызвать карточку счета или форму операции с ошибочной проводкой.
Рассмотрим более подробно каждую из четырех видов проверок, предусмотренных отчетом.
Анализировать рабочий план счетов
Программа сравнивает рабочий план счетов с эталонным планом счетов, рекомендованным фирмой «1С». Информация об эталонном плане счетов представлена на закладке Эталонный ПС меню настроек отчета.
В случае, если требуемый счет не найден в плане счетов, у счета изменен признак активности, будут выдаваться предупреждения. Также проверяется структура аналитического учета на счетах, задействованных в алгоритмах составления форм регламентированной отчетности.
Анализ счетов подлежащих закрытию
Проверяются бухгалтерские итоги на конец отчетного периода. Если счета, подлежащие закрытию на конец отчетного периода, имеют сальдовые остатки, выдается информация о таких счетах.
Например, не должны иметь сальдо по счету в целом на конец периода счета 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 90 «Продажи», 91 «Прочие доходы и расходы».
Проверяется сальдо на таких счетах, и в случае его обнаружения в отчете выводится сообщение о номере счета, остатке на счете с пояснениями сути возникшей ошибки.
Анализ бухгалтерских итогов
В процессе выполнения анализа бухгалтерских итогов выявляются:
В программе «1С:Бухгалтерия 8» одной из операций анализа бухгалтерских итогов является проверка выполнения этого правила. Если это имеет место, то в отчете показывается, на каких счетах остатки не соответствуют признаку счета.
Учет материально-производственных запасов в программе ведется не только в денежном, но и в натуральном выражении. Например, такой учет предусмотрен на счете 41 «Товары». Счета, на которых поддерживается количественный учет, в плане счетов отмечены флажком в колонке Кол.
Выполняется проверка на корректность остатков на таких счетах. Считается ошибкой, если по объекту аналитического учета на таком счете имеется «суммовой» остаток, но отсутствует количественный, и наоборот: имеется остаток в натуральном выражении, но он имеет нулевую стоимость.
Для организаций, имеющих активы и обязательства, стоимость которых выражена в иностранной валюте, полезной является проверка на корректность их оценки на конец отчетного периода.
Для составления бухгалтерской отчетности стоимость указанных активов и обязательств подлежит пересчету в рубли по курсу, действующему на отчетную дату. Счета с признаком поддержки валютного учета в плане счетов отмечены флажком в колонке Вал.
Регламентной операцией Переоценка валютных средств выполняется пересчет остатков на этих счетах с отнесением возникающих курсовых разниц в состав прочих доходов или расходов. Программа проверяет наличие на момент выполнения регламентной операции по переоценке активов и обязательств, выраженных в валюте, загруженного в базу актуального курса валют.
Анализ бухгалтерских проводок
Если учетной политикой организации для отдельных счетов предусмотрены дополнительные корреспондирующие счета, «расширяющие перечень исключений», их необходимо добавить в список перед выполнением анализа.
Отчет «Анализ состояния налогового учета по налогу на прибыль»
Отчет позволяет оценить, правильно ли организация ведет налоговый учет и учет постоянных и временных разниц в оценке расходов и доходов, активов и обязательств, а также найти источник расхождений данных бухгалтерского и налогового учета.
При открытии отчета выводится структура налоговой базы по налогу на прибыль (рис. 2). С ее помощью можно перейти к интересующему разделу учета. В дальнейшем для возврата к структуре налоговой базы на командной панели любой схемы и таблицы следует нажать кнопку Структура налоговой базы.
При этом красным квадратом в отчете будут промаркированы все блоки схемы, в которых программа обнаружила ошибки в целях соблюдения ПБУ 18/02. Критерием корректности данных выступает правило: БУ = НУ + ПР + ВР. Помочь устранить ошибки поможет предусмотренный отчетом механизм навигации между данными и расшифровки данных.
Конечные «блоки-причины» расшифровываются отчетом, в котором отражаются те проводки, по которым были сформированы показатели «БУ», «НУ», «ПР» и «ВР». При этом по флажку Развернуть по документам записи на счетах могут быть детализированы до уровня документов, которыми они сформированы.
Чаще всего источником ошибок являются «ручные» операции, при вводе которых бухгалтер либо забывает отразить хозяйственную операцию в налоговом учете, либо отражает ее некорректно. Для исправления подобных ошибок необходимо в отчете для конечного «блока причины» найти строку с реквизитами документа Операция (бухгалтерский и налоговый учет), щелчком мыши перейти в этот документ и правильно заполнить закладку Налоговый учет, после чего вновь сформировать отчет и убедиться в том, что ошибка исправлена.
Отчет «Анализ состояния налогового учета по НДС»
Для проверки корректности данных, которые будут использоваться программой для заполнения Журнала полученных и выставленных счетов фактур, Книги покупок, Книги продаж и Декларации по НДС предназначен отчет Анализ состояния налогового учета по налогу на добавленную стоимость (рис. 5).
Отчет состоит из общей схемы налоговой базы и расшифровок отдельных блоков этой схемы. В отчете показана сумма начислений и вычетов НДС по видам хозяйственных операций.
В каждом блоке, отражающем начисление либо вычет НДС, содержится два показателя:
В случае если блок содержит записи с ошибками, то рядом с ним выводится восклицательный знак красного цвета.
При работе с отчетом следует в первую очередь провести анализ расшифровки тех блоков, рядом с которыми установлен восклицательный знак, сигнализирующий об ошибке.
Порядок проведения анализа расшифровок разберем на примере блоков «Приобретенные ценности» и «Зачет авансов выданных».
Расшифровка блока «Приобретенные ценности» представлена на рисунке 6.
Проверить следует группу строк «Не отражены в книге покупок», представляющую собой расшифровку суммы «НДС не исчисленного», которая представлена в главном меню отчета по данному блоку.
При этом программа выделят группы причин, почему НДС предъявленный не попал в Книгу покупок:
1. НДС включен в стоимость.
Включение НДС в стоимость в документах поступления может быть связано, например, с тем, что организация осуществляет деятельность, не облагаемую НДС, и по тем ценностям, которые используются в данной деятельности, включает НДС в стоимость непосредственно в момент поступления.
2. Не установлен флажок Учитывать НДС.
3. Отсутствует счет-фактура полученный.
Предостережение об ошибке «Отсутствует счет-фактура полученный» в большинстве случае связано с тем, что поставщик (подрядчик) не предоставил счет-фактуру или ее забыли внести в систему.
Если найти и внести в систему информацию о счете-фактуре не предоставляется возможным, тогда требуется списать НДС на счет 91. Для этого можно использовать документ Списание НДС.
Рассмотрим блок Восстановление с авансов выданных (рис. 7).
Проверить следует группу строк «Не отражены в книге продаж», представляющую собой расшифровку суммы «НДС не исчисленного», которая представлена в главном меню отчета для данного блока.
Программа выделят группы причин, почему НДС не попал в Книгу продаж:
1. Начисление не отражено в Книге продаж.
Ошибка, связанная в большинстве случаев с ошибками, допущенными пользователем. НДС с авансов, который после поступления ценностей подлежит отражению в Книге продаж, не был включен в документ Формирование записей книги продаж.
2. Оплаченные ценности не поступили.
Информация о суммах НДС с авансов выданных, которые смогут быть включены в Книгу продаж после поступления ценностей, под поставку которых были выданы данные авансы.
Все рассмотренные отчеты существенно облегчают проверку корректности данных по бухгалтерскому учету, налоговому учету по налогу на прибыль и налоговому учету по НДС, в преддверии формирования регламентированной отчетности. Отчеты позволяют выявить ситуации, которые имели место в учете и которые похожи на ошибки. При этом следует помнить, что возможны специфические ситуации, возникающие редко и поэтому не учтенные разработчиками данных отчетов. Таким образом, следует проводить тщательный анализ ошибок, выведенных рассмотренными отчетами.