Как настроить нумерацию документов в 1С?
Каждый элемент, будь то справочник или какой-либо документ, заносится в программу 1С со своим номером. Этот номер уникальный и присваивается каждому элементу программой автоматически. Однако очень часто нумерация сбивается без каких-либо видимых причин. Почему это может происходить и как избежать подобных ситуаций, поговорим в нашей статье.
Нумерация документов в 1С:Бухгалтерия предприятия редакции 3.0 частично изменилась по сравнению с редакцией 2.0. Номер каждого документа в системе теперь состоит из четырёх символов префикса и самого номера. Если в программе 1С мы захотим завести несколько организаций, то будут задействованы первые два символа префикса (рис. 1), поскольку именно они определяют организацию и устанавливаются непосредственно в карточке организаций (рис. 2) (для каждой организации заводим уникальный символ префикса). Так документы разных организаций легко различаются и имеют независимую нумерацию.
Если префикс организации не будет установлен, то по умолчанию он примет значение «00». Третий и четвертый символы префикса в большинстве случаев устанавливаются в момент настройки синхронизации между различными конфигурациями 1С, к примеру, между 1С:Бухгалтерия предприятия 8 и 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (рис. 3).
1С:Бухгалтерия предприятия 8 обеспечивает автоматическую нумерацию документов в порядке их ввода в информационную базу. Номер присваивается документу только в момент его записи. Такой подход гарантирует строго последовательную нумерацию документов, когда с общими данными работают несколько пользователей. Но мы можем изменить автоматически присвоенный номер вручную, однако стоит иметь в виду, что при этом программа не позволит записать уже использованный номер. А если мы захотели внести нумерацию, содержащую символы «/» или «-» и подобные, то должны иметь в виду, что придётся и дальше вручную редактировать номера, поскольку автоматическая нумерация документов будет нарушена.
Также пользователь вправе изменить количество знаков во второй части номера документа. К примеру, «00БП-000099» изменить на «00БП-99». Было бы логично, что следующим номером по хронологии должен стать «00БП-100». Однако этого не произойдёт, поскольку пользователь изменил количество знаков во второй части номера. Теперь 1С будет создавать новые документы с одинаковой нумерацией «99» на конце, так как это максимальное двузначное число. Чтобы обезопасить себя от сбоя нумерации документов, нужно в порядковом номере файла использовать предельное количество символов.
В начале каждого года нумерация документов начинается заново.
При вводе документа задним числом программой присваивается очередной порядковый номер текущего года. Если при этом информационная база содержит документы с более поздней датой, хронологическая последовательность номеров документов будет нарушена. Чтобы это исправить, вам придётся перенумеровать документы вручную.
В программе 1С:Бухгалтерия предприятия ред. 3.0 в разделе «Отчёты» — «Анализ учёта» есть обработка «Экспресс-проверка» (рис. 4), с помощью которой пользователю представляется возможным проверить и исправить нумерацию счетов-фактур, приходных и расходных кассовых ордеров.
В настройках отчёта мы выбираем раздел учёта, по которому будет проводится проверка. В нашем случае это нумерация кассовых документов и нумерация счетов-фактур (рис. 5).
Раскрывая выведенные проверкой ошибки, мы можем более детально их рассмотреть и при необходимости выполнить перенумерацию документов, нажав на соответствующую ссылку «Автоматическая перенумерация документов» (рис. 6).
В этой статье мы рассмотрели, как настраивается нумерация в программе 1С. Надеемся, что этот материал оказался вам полезен. Если возникнут вопросы по данной теме, звоните к нам на Линию консультаций 1С компании «Что делать Консалт». Мы вам обязательно поможем! Наши консультанты имеют многолетний опыт работы с программами 1С и знают ответ на любой вопрос. Первая консультация совершенно бесплатно!
Отладка автоматической нумерации в программах 1С
Принцип нумерации в программах 1С 8.3. Почему сбивается нумерация документов и договоров в 1С и какие эффективные способы отладки присвоения номеров в программе.
Принцип автоматической нумерации в 1С 8.3
Каждый элемент, занесенный в систему 1С (независимо от того, это элемент справочника или документ), имеет свой номер. Каждый номер уникален и присваивается объекту автоматически. Автоматическая нумерация 1С 8.3 для документов может задаваться:
По умолчанию номера создаются в хронологическом порядке: позже дата – больше номер. Как правило, автоматическая нумерация документов в 1с состоит из раздельного 2-частного шифра, где первая часть – это префикс базы данных, а вторая – порядковый номер элемента.
Присвоение идентификаторов осуществляется по порядку от самого короткого номера. Номер документа пользователь задает самостоятельно, при этом он не может изменить прификс базы данных. Например, если документ создается через бухгалтерию, то ему не изменяемый в дальнейшем присваивается префикс «БП».
Сбои автоматической нумерации, устранение неполадок
Автоматическая нумерация договоров 1с сбивается при ручном редактировании данных при создании документа. Вторая часть идентификатора состоит из шестизначного номера по умолчанию. Для примера: «00БП-000639». При создании следующего элемента пользователь вправе заменить не только номер документа, но и количество символов во второй части идентификатора документа/договора. К примеру, на «00БП-99». Логично, что следующим документом в этой последовательности будет файл с именем «00БП-100».
Однако, этого не случится, поскольку пользователь присвоил второй части имени двузначную нумерацию. Теперь ПО от 1С не сможет присваивать обозначения автоматически, а будет создавать новые файлы с одинаковым именем с «99» на конце, так это максимальное двузначное число. Это типичная ошибка пользователей 1С, приводящая к сбою нумерации.
Чтобы не допустить сбоя нумерации, нужно в порядковом номере файла использовать предельное число символов. Автоматическая перенумерация документов в 1С 8.3 позволяет создавать 2 и более файла с полностью идентичными именами. В этом случае есть риск отправки одного документа разным контрагентам.
Как восстановить автоматическую нумерацию в 1С
Для проверки и восстановления нумерации в 1С предусмотрено диагностическое средство под наименованием «Экспресс-проверка ведения учета». Минус инструмента в том, что он проверяет правильность последовательности идентификаторов только для счетов-фактур и кассовых документов.
Алгоритм использования «Экспресс-проверки»:
Инструмент «Экспресс-проверка» после диагностики самостоятельно предложит новый номер для проблемного файла. Рекомендуется принять это наименования для избежания дальнейших ошибок.
Второй способ того, как изменить нумерацию в 1с 8.3 автоматически – создание обработки. Нужно создать новую внешнюю обработку, включив в нее такие реквизиты:
Если учет осуществляется по нескольким подведомственным организациям, то нужно добавить реквизиты «Организация» или «Префикс». Далее, нужно создать ряд серверных команд, делать это нужно с привлечение компетентного программиста.
Выглядеть это должно так.
Применение данной обработки выравнивает нумерацию
В качестве заключения нужно отметить, что если вы не являетесь опытным пользователем 1С, не нужно менять текущий алгоритм присвоения идентификаторов. Если возникла необходимость заменить номер документа/договора, то используйте максимальное число символов для правой части имени файла. В Сети есть множество ссылок на обработки, которые позволяют произвести отладку нумерации. Скачать одну из них: Perenumeratsiya-dokumentov-v-1S-Buhgalteriya-8.3.zip.
Перенумерация документов в 1С 8.3 Бухгалтерия
При работе в 1С можно столкнуться с нарушением нумерации документов. На это есть несколько причин: занесение данных задним числом, удаление и прочее. В таких случаях происходит нарушение хронологии номеров, в некоторых ситуациях это просто недопустимо. В особенности это касается кассовых документов и счетов-фактур. Все должно располагаться в хронологическом порядке, без дублирований и пропусков номеров.
Здесь следует нажать на «Показать настройки». Можно выбрать подходящие разделы для проверки. В нашем примере разбирается, как соблюдается нумерация в РКО или ПКО в разделе «Операции по кассе». Кроме того, в «Ведении книги продаж по НДС» следует выбрать «Соблюдение нумерации счетов-фактур». Далее необходимо нажать на кнопку «Выполнить проверку».
Если система найдет ошибки, то оповестит об этом в сообщении. В примере «Экспресс-проверка» обнаружила проблемы с кассовыми приходниками.
Зайдите в раздел «Рекомендации». В нем будут находиться советы по нумерации и активная гиперссылка, позволяющая автоматизировать процесс. Нажав на нее, вы увидите список документов. При перенумерации вы сможете выбрать выбрать начальный номер. После этого кликните на «Продолжить».
После завершения обработки вы увидите результат работы системы. В примере ниже было исправлено всего два номера.
Внешняя обработка в 1С
Бывают ситуации, когда необходимо перенумеровать другие документы в 1С, что не предусмотрено конфигурацией. В таком случае следует воспользоваться внешней обработкой с диска ИТС. Вам нужно скачать с с официального ресурса 1С «Универсальный отбор и обработку объектов». Внешнюю обработку требуется запустить через меню. Нажмите на «Файл» и выберите пункт «Открыть».
Перед вами появится поле «Объект поиска». Выберите тип документа, который требуется перенумеровать. В примере был взят «Авансовый отчет». Такая обработка доступна также для элементов справочников.
Выберите тип документа и кликните на «Найти ссылки». Система сделает все автоматически.
Теперь зайдите в «Обработки».
В открывшемся списке следует выбрать «Перенумерацию документов». При необходимости можно настроить дополнительные параметры. Здесь устанавливается или удаляется префикс. Вам обязательно понадобится указать начальный номер. Теперь жмите на «Выполнить».
Немного подождите, пока система выполнит перенумерацию.
Теперь вы знаете, как перенумеровывать любые объекты в 1С:Предприятие 8.3.
«1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0): Как выполнить перенумерацию документов (+ видео)?
Видеоролик выполнен в программе «1С:Бухгалтерия 8» версия 3.0.44.204.
Перенумерация документов не обусловлена никакими требованиями законодательства, однако, учитывая устоявшуюся практику, в программе можно перенумеровать:
• кассовые документы (приходные и расходные кассовые ордеры);
Проверка последовательности нумерации и автоматическая перенумерация выполняется с помощью обработки Экспресс-проверка ведения учета, доступ к которой осуществляется из раздела Операции по гиперссылке Экспресс-проверка.
Экспресс-проверка представляет собой набор проверок, сгруппированных по разделам учета:
• Положения учетной политики;
• Анализ состояния бухгалтерского учета;
• Ведение книги продаж по налогу на добавленную стоимость;
• Ведение книги покупок по налогу на добавленную стоимость.
Состав проверок можно настроить, установив соответствующие флаги в форме настроек (кнопка Показать настройки).
В результате выполнения обработки формируется отчет, где отражается информация по каждой проверке:
• что именно проверяет текущая проверка;
• были ли в ходе проверки обнаружены ошибки;
• возможные причины ошибок;
• рекомендации по устранению ошибок.
Если экспресс-проверкой обнаружено нарушение последовательности нумерации выставленных счетов-фактур и кассовых документов, то восстановить нумерацию в хронологическом порядке можно обработкой Автоматическая перенумерация докуметов, доступ к которой осуществляется по одноименной гиперссылке непосредственно из отчета. При этом необходимо иметь в виду, что после перенумерации возможно несовпадение выданных первичных документов и документов, зарегистрированных в программе.
Обратите внимание, что указанные рекомендации приведены для бумажного документооборота.
Формат нумерации документов и префиксы в 1С: Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0
Эта заметка вероятно заинтересует Вас, если вы уже работаете в программе 1С: Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0 после перехода со второй редакции и столкнулись с новыми форматами нумерации документов. Если вы только планируете переход на редакцию 3.0, то эта информация будет полезна во избежание дальнейших трудностей с корректной нумерацией.
Хотя я и использую слово «трудности», но на самом деле, разработчики позаботились о пользователях и по максимуму упростили восстановление нумерации документов в программе, и никаких сложностей возникнуть у Вас не должно.
Приведу небольшую инструкцию по «перенумерации» и расскажу о префиксах в новом формате номера.
Префикс организации задается в карточке организации и используется, если в базе ведется учет по нескольким юр. лицам, для корректной нумерации документов, относящихся к разным организациям рис.1.
Многих пользователей смущают и префикс, и знак дефиса в номере, сразу скажу, что ни то, ни другое не выводится на печать и имеет строго «внутребазовое» назначение технического или логического уровня.
Возникает вопрос, для чего нужны еще два символа перед знаком дефиса. Как ни странно, но они тоже отведены под префикс – префикс информационной базы. С течением времени и прогрессом во всех областях постепенно преображается и обмен данными между различными программами, так вот в случае, если вы используете синхронизацию (новое современное названия обмена) с другими ПП 1С, например, 1С: Зарплата и управление персоналом 3.0 или 1С: Управление торговлей, то префикс базы просто необходим. Повторюсь, он также состоит из двух символов и задается в «Настройках синхронизации данных» (Администрирование – Настройки синхронизации данных рис.2), тут указано, для чего необходим префикс и где он будет проставляться в программе.
Предположим, изначально в базе был указан только префикс организации из трех символов «ТДК». Укажем еще префикс информационной базы «БП», префикс организации обрезан до двух символов автоматически «ТД».
При любых изменения в коде, будь то формат или новый префикс, для вновь созданного элемента программа автоматически присвоит первый код нового вида, в нашем примере это будет выглядеть как на рис.3.
Чтобы в дальнейшем при создании нового документа этого типа программа знала, какой номер должен быть следующим, задаем вручную номер, следующий за последним, в новом формате, в нашем примере он будет выглядеть так: «ТДБП-000006». И записываем документ
Создаем новый документ, записываем, убеждаемся, что номера теперь идут по порядку. Рис.4.
Эту последовательность действий необходимо будет выполнить для всех объектов, которые должны иметь сквозную нумерацию.
Напомню, что первые два символа – это префикс организации, вторые – префикс информационной базы, в печатную форму попадают только символы, идущие после знака дефиса, они могут так же иметь свой формат, содержать как цифры, так и буквы в зависимости от документа или вида операции и т.д.
Александра Люфт. Специалист Линии Консультации.