1С:Предприятие 8. Управление аптечной сетью
«1С:Управление аптечной сетью» – отраслевое решение, которое предназначено для управления торговой деятельностью в компаниях, специализирующихся на оптово-розничной торговле лекарственными средствами, товарами медицинского назначения и прочими товарами фармацевтического рынка.
Конфигурация «Управление аптечной сетью» разработана на основе типовой конфигурации «Управление торговлей», ред. 11.4 системы программ «1С:Предприятие 8» с сохранением всех основных возможностей и механизмов этого типового решения:
Отраслевые особенности учета
В конфигурации предусмотрен учет товаров в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, регулирующими оборот лекарственных средств. Реализованы следующие функции:
Загрузка и выгрузка различных видов электронных документов – накладная, прайс-лист, заказ. Работа с множеством форматов документов: EXCEL, MXL, XML, TXT, DBF, HTML. Поддержка основных отраслевых форматов файлов: SST (Протек), DBF (СИА-Интернешнл), XML (Аптека-Урал), DBF (ВитаМакс Новосибирск).
Интеграция торговыми площадками ФармХаб и PharmSM.
Правила ведения бухучета в аптеке (нюансы)
Как может работать аптека?
Для аптечных предприятий характерны некоторые отличия от стандартной организации розничной торговли:
Отличия от иных видов розничной торговли приводят к появлению соответствующих нюансов в бухучете аптечного предприятия.
Специфика учета при изготовлении лекарств по рецепту в аптеке
Процесс создания лекарства в аптеке включает в себя:
ВАЖНО! Возможен вариант, когда лекарство создается из компонентов, предоставленных заказчиком (полностью либо частично).
Подобное распределение этапов неслучайно. Каждый из них должен найти свое отражение в бухгалтерских регистрах. Так, для этапа создания лекарства ведется один регистрационный журнал, а для этапа фасовки — другой.
Основной причиной такого деления является влияние этапов на налоговый учет по НДС:
Таким образом, при изготовлении лекарств в аптеке должен быть обеспечен раздельный учет по торговле готовыми препаратами и по созданию в самой аптеке препаратов по рецепту. Кроме того, для целей налогового учета в бухучете должны идентифицироваться:
Специфика учета при прочих услугах населению
Кроме изготовления лекарств, специализированные аптечные предприятия могут оказывать населению услуги по прокату медицинской техники и изделий медназначения. Также некоторые аптеки могут работать как комиссионные магазины по реализации медтехники б/у.
В отношении продажи комиссионных медицинских товаров действуют нормы п. 2 ст. 156 НК РФ: комиссионные не облагаются НДС. Однако для применения нормы следует помнить обязательные условия такого освобождения (в соответствии со ст. 149 НК, на которую законодатель ссылается в ст. 156 НК):
Отсюда следует, что бухгалтерский учет в аптеке, реализующей товары по комиссии, должен обеспечивать пообъектную аналитику принимаемых на комиссию товаров. Чтобы в дальнейшем была возможность правильно учесть их реализацию и комиссионные, в том числе для целей налогообложения.
У налогоплательщиков часто возникают споры с ФНС, связанные с применением льгот по НДС. Узнать, как складывается свежая судебная практика по этому вопросу, можно из аналитической подборки от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Подробнее об освобождении от НДС читайте здесь.
В отношении услуг по прокату ситуация следующая: поскольку услуги по прокату отдельно в НК в качестве льготных не упомянуты, а по действующему классификатору ОКВЭД 029-2014 (утв. постановлением Росстандарта России от 31.11.2014 № 14-ст) коды 77.39.26 «Аренда и лизинг приборов, аппаратов и прочего оборудования, применяемого в медицинских целях» относятся к разделу аренды, а не медицины — обложение НДС по прокату/аренде у аптек должно происходить на общих основаниях.
Таким образом, в аптеках следует обеспечить и раздельный учет по операциям по передаче в прокат, в аналитике медтехники и медизделий.
Особенности учетного контроля за лекарствами, отпуск и стоимость которых регулируются государством
В соответствии со ст. 60 закона «Об обращении лекарственных средств» от 12.04.2010 № 61-ФЗ государство устанавливает верхний предел цен для некоторых категорий лекарств по утверждаемым перечням. Критериями для попадания препарата в перечень обычно выступают жизненная потребность в данном препарате и его важность в комплексной медицинской помощи.
Из этого имеются несколько последствий для бухгалтера в аптеке:
ВАЖНО! В любой аптеке должен быть в наличии минимальный запас лекарств первой необходимости, большинство из которых включены в регулируемый перечень. Поэтому совсем исключить из аптечного оборота убыточные позиции нельзя.
Кроме того с 01.07.2020 введена обязательная маркировка лекарственных препаратов. С этой даты они должны маркироваться, а сведения о них должны вноситься в систему «Честный знак». Правила маркировки лекарственных препаратов утверждены Постановлением Правительства РФ от 14.12.2018 № 1556.
За производство или продажу лекарств без маркировки или с нарушением порядка ее нанесения предусмотрены санкции. С 01.12.2021 они изменятся. Как именно, подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.
Дополнительные регистры учета в аптеке
Для регистрации событий в деятельности аптеки предусмотрено ведение многих специфических форм. Например, следует вести отдельный регистр по неправильно оформленным рецептам, по показаниям приборов в помещениях, где хранятся лекарства и т.п. В этой статье остановимся на тех формах, которые могут служить также документами для бухучета:
Итоги
Нюансы бухучета в аптеке связаны с особенностями налогообложения деятельности аптек в части НДС, а также с государственным регулированием аптечно-фармацевтического сектора.
1С:Розница 8. Аптека
Отраслевое решение «1С:Аптека» предназначено для автоматизации розничных продаж лекарственных препаратов и сопутствующей продукции в аптеках и аптечных пунктах, ведения оперативного учета по сериям лекарственных препаратов, контроля фальсификации и сроков годности, правил ценообразования, предельных наценок на жизненно-необходимые и важные лекарственные препараты (ЖНВЛП).
Конфигурация «Аптека» разработана на основе типовой конфигурации «1С:Розница» с сохранением всех основных возможностей и механизмов этого типового решения:
Отраслевые особенности учета
В соответствии с требованиями законодательства реализован обмен данными с ФГИС «Мониторинг движения лекарственных препаратов» (МДЛП) в рамках поддерживаемой решением функциональности.
.png "1с бухгалтерия учет денежных средств в аптеке")
Программа прошла тестирование Национальной системы «Честный знак»
В конфигурации «Аптека» ведется учет по сериям для лекарственных средств. Серийный учет лекарственных средств реализован на базе механизма дополнительных характеристик. Решение позволяет вести учет жизненно необходимых и важных лекарственных средств (ЖНВЛП), обязательного аптечного ассортимента и специализированных групп, учет аналогов лекарственных средств, позволяющий найти замену отсутствующему лекарственному средству или товару.
Для каждой учетной позиции предоставляется возможность хранить данные о единице измерения, штрих коде, форме выпуска, дозировке, производителе, сертификате, фармакотерапевтической группе, международном непатентованном наименовании, наборах упаковок, ставке НДС, стране происхождения товара. Добавить изображение в карточку товаров можно при помощи веб-камеры.
Пользователь может ввести описание лекарственного препарата или товара и сохранить его изображение, а также определить виды дополнительных реквизитов и сведений, которые нужно хранить в системе. Для облегчения процесса первоначального наполнения справочника номенклатуры и поддержания его в актуальном состоянии реализована загрузка нормативно-справочной информации по лекарственным средствам с диска или онлайн-версии ИТС МЕДИЦИНА.
Сервис загрузки/обновления информации о препаратах и сериях, предписанных к изъятию из аптечной и розничной сети (фальсификатах) позволяет использовать данные с официального сайта Федеральной службы по надзору в сфере здравоохранения и социального развития. В документах осуществляется контроль фальсифицированных препаратов, а также серий с истекшим сроком годности.
Реализован механизм загрузки/выгрузки документов и справочников из внешнего файла (форматы txt, dbf, xls, mxl).
В конфигурации «Аптека» реализован учет производства лекарственных форм при помощи документа «Изготовление лекарственных форм», в котором указываются:
Цена на лекарственную форму может назначаться автоматически на основе ее составляющих и дополнительных расходов. Готовые лекарственные формы могут продаваться как в розницу, так и мелким оптом.
Информационные базы, созданные на основе отраслевого решения «1С:Аптека», имеют возможность работы в режиме распределенных информационных баз (РИБ) с четким разделением документооборота по аптекам, где в главном узле РИБ консолидируется информация по всем аптекам сети. Предусмотрены механизмы автоматического инициирования обмена.
Наряду с РИБ «1С:Аптека» может автоматически обмениваться информацией с управляющей информационной системой (back-office) в дуплексном режиме. В качестве управляющей системы для «1С:Аптека» может использоваться «1С:Управление аптечной сетью». В управляющей системе можно создать неограниченное количество узлов конфигурации «Аптека», которые в свою очередь могут являться главными узлами распределенной информационной базы.
Предусмотрены механизмы администрирования пользователей информационной базы удаленных узлов РИБ из главного узла «1С:Аптека» администратором системы, например, в главном узле РИБ, администратор системы может создать (редактировать, назначать роли, интерфейсы, сбрасывать пароль) пользователя информационной базы удаленного узла, а также иметь доступ к актуальной информации о настройках пользователей ИБ, сделанных в режиме конфигуратора (или предприятия) непосредственно в узлах РИБ.
В «1С:Аптека» наряду с много-магазинным учетом, реализован много-фирменный учет, где каждый склад (торговый зал) может быть отнесен к определенной организации.
«1С:Аптека» может использовать ордерные схемы перемещения, реализации и поступления товаров на склады аптеки. Ордерная схема представляет собой перемещение в буферный список товаров, необходимых к принятию или отгрузке со склада, фактическая же операция с товарным остатком на складе производится расходным или приходным ордером. Кроме того для перемещения товаров между аптеками предусмотрена безордерная схема работы. Списание лекарственного препарата с остатков в одной аптеке и оприходование этого препарата в другой аптеке осуществляется в момент проведения документа «Перемещение товаров». Дополнительное оформление складских ордеров не требуется.
В системе поддерживаются различные способы управления розничными ценами в торговой сети. Центральный офис сети может назначать розничные цены как для всей сети в целом, так и для групп аптек или каждой аптеки отдельно. На отдельные группы номенклатуры розничные цены могут также назначаться менеджером аптеки.
В конфигурации «Аптека» осуществляется контроль предельных розничных цен и цен производителей на лекарственные средства с учетом специфики ценообразования на препараты ЖНВЛП и НСиПТВ. Предусмотрена загрузка реестра предельных цен производителей лекарственных средств с диска или онлайн-версии ИТС МЕДИЦИНА, и автоматический расчет предельной розничной цены на основании уже загруженного реестра предельных цен производителей.
В решении реализован механизм загрузки данных о товарах Росздравнадзора в прайс-листы контрагентов, сопоставления данных с номенклатурами информационной базы и выгрузки сведений о ценах для передачи их в Росздравнадзор.
Решение «1С:Аптека» предоставляет пользователю специализированный интерфейс рабочего места первостольника для оформления розничных продаж. Для повышения эффективности продаж сопутствующих товаров реализован механизм учета товаров, продаваемых совместно. Данный механизм позволяет в ручном или автоматическом режиме подобрать список товаров продаваемых совместно. Для автоматического режима заполнения совместных товаров используется механизм поиска ассоциаций.
Для фиксации предварительной договоренности с покупателем о намерении приобрести товар реализована возможность создания заказа покупателя в режиме рабочего места кассира и продажа товара по заказу.
Для поддержки мультиканальности продаж, реализована интеграция с сайтами аптек на платформе «1С-Битрикс». Из конфигурации на сайт выгружается номенклатура, фото, цены, остатки и статусы обработанных заказов, с сайта в конфигурацию загружается информация о заказе, оплате заказа и о покупателе.
В «1С:Аптека» формируется более 30 видов аналитических отчетов с разным уровнем группировки и детальными расшифровками по всем видам операций. Представлены абсолютные значения показателей за период, средние значения, динамика показателей с течением времени и относительные показатели эффективности торговых операций. Особое внимание уделено анализу продаж, как в разрезе товарных групп, так и групп покупателей, оценке эффективности применяемых скидок, распродаж.
Решение поддерживает обмен данными с конфигурацией «1С:Бухгалтерия». При совместном использовании конфигураций оперативный учет движений и остатков товаров и денежных средств производится в «1С:Аптека». Конфигурация «Бухгалтерия предприятия» обеспечивает регламентный учет операций.
Отраслевое решение «1С:Аптека» аккумулирует в себе методические решения и лучшие практики предприятий розничной торговли, представленные в программном продукте «1С:Розница 8» и накопленный опыт компании 1С-Рарус на рынке автоматизации аптек.
1С:Медицина. Больничная аптека
Программный продукт « 1C:Медицина. Больничная аптека » предназначен для детального аналитического учета аптечных товаров в больничной аптеке, отделениях и кабинетах, а также в розничных аптечных пунктах медицинской организации. Решение может использоваться как в государственном учреждении, так и в хозрасчетной медицинской организации (независимо от системы бухгалтерского учета).
По итогам ежегодного конкурса «Лучшая медицинская информационная система 2011» программный продукт «1С:Медицина. Больничная аптека» награжден дипломом как лучшая медицинская информационная система в разделе «Системы информационного обеспечения обращения лекарственных средств и изделий медицинского применения».
Основные функциональные возможности
В программе реализован универсальный подход для учета товарно-материальных ценностей разного вида: медикаментов, расходных медицинских материалов, других материалов. Для учета лекарственных препаратов предусмотрены специализированные механизмы, которые подразумевают ведение аналитического учета и формирование отчетности по классификационным признакам лекарств:
Решение позволяет вести учет лекарств по принадлежности к спискам:
Построения медицинской ERP-системы.
Защита информации
Защищенный программный комплекс «1С:Предприятие, версия 8.3z» может применяться для обеспечения безопасности персональных данных в соответствии Составом и содержанием организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, утвержденными приказом ФСТЭК России от 18 февраля 2013 г. № 21, в информационных системах персональных данных всех уровней защищенности. Подробную информацию «1С:Предприятие, версия 8.3z» можно найти в информационном выпуске № 21439 от 25.05.2016.
Показываем, как работать с маркировкой лекарств на примере 1С:Медицина. Больничная аптека
.png "1с бухгалтерия учет денежных средств в аптеке")
В этой статье рассмотрим подробно, как работать с маркировкой лекарств в программе 1С:Медицина. Больничная аптека:
1. Отмечаем поступление лекарственных препаратов
При приёмке лекарственных препаратов есть две схемы акцептования: прямая и обратная.
При прямой схеме акцептования поставщик сам передает данные в «ИС МДЛП» о том, что он отгрузил маркированные лекарственные препараты организации. Далее организация получает уведомление о приемке товара из Системы и принимает его.
Чтобы подтвердить принятие товара, нужно создать «Уведомление о приёмке лекарственных препаратов». Для этого переходим на рабочий стол 1С:Маркировка МДЛП на вкладку «Отработайте». Уведомление автоматически там появится после предварительного обмена данными с Системой.
В уведомлении уже будет заполнена табличная часть «товары», если предварительно в карточке справочника Номенклатура заполнили реквизит GTIN (14 знаков).
Если при проверке есть расхождения, нужно отказаться от приемки товара.
При обратной схеме акцептования организация сама создает и отправляет уведомление о приемке лекарственного препарата в Систему. Далее поставщик получает данные о принятых товарах и подтверждает или отказывается от подтверждения этих данных.
При обратной схеме акцептования также можно первоначально создать документ «Поступление товаров» и на его основании оформить уведомление.
Разница между прямым и обратным акцептованием состоит лишь в том, что при прямом порядке организация получает уведомление от Системы, а при обратном – создает уведомление сама по кнопке «Создать» на рабочем месте МДЛП, заполнив табличную часть сканированием поступивших упаковок.
2. Расформировываем транспортную упаковку
Если лекарства поступают в транспортной упаковке, её нужно расформировывать. Для это создаём уведомление об агрегировании и трансформации упаковок с операцией Расформирование. В уведомлении указываем номер упаковки, которую расформировываем.
Можно распаковывать рекурсивно: до вторичной упаковки лекарственного препарата. В результате расформирования третичная упаковка выводится из оборота, а в обороте у организации по данному месту деятельности появляются потребительские (вторичные) упаковки.
3. Выдаём лекарства для оказания медицинской помощи
При выводе лекарств из обращения нужно сформировать одно из уведомлений в ИС МДЛП
Уведомления отправляются в ИС МДЛП через РВ. Поэтому, если к месту деятельности подключен регистратор выбытия, то в уведомлении автоматически устанавливается флажок Использовать РВ. При необходимости его можно отключить.
При создании данного уведомления на вкладке «Товары» указывается номенклатура списания и ее уникальные идентификаторы, добавленные с помощью штрихкод сканера. Последний этап — передача данных в Систему.
4. Уведомления в системе «Честный знак»
Все уведомления, отправленные в «Честный знак» можно посмотреть в разделе «Реестр документов».
Например, уведомление о выдаче в отделение для оказания медицинской помощи отражается так:
Также в Системе можно скачать квитанцию о принятии уведомления.
Поможем автоматизировать учёт в медицинских организациях: установим программы, при необходимости разработаем новые функции, отчёты и документы, настроим работу с маркировкой лекарств.