Как оформить «детский» вычет в 1С
В рамках данной статьи мы рассмотрим, кому может полагаться детский вычет, можно ли реализовать право на вычет после увольнения и как его зарегистрировать в «1С:Зарплата и управление персоналом 8».
Кому полагается вычет
Каждый сотрудник имеет право на вычет на детей. На каждого ребенка в возрасте до 18 лет, а также на каждого обучающего в очном порядке студента, аспиранта, интерна, ординатора и курсанта в возрасте до 24 лет (ст. 218 НК РФ).
Руководитель работника оформляет вычет на детей на основании письменного заявления сотрудника и документов, которые доказывают его право на такое пособие. Но необходимые документы НК РФ еще не были установлены, поэтому руководитель может действовать на основании писем и разъяснениями контролирующих органов: Письма Минфина РФ от 01.02.2016 № 03-04-05/4309, от 17.04.2014 № 03-04-05/17784, от 18.09.2013 № 03-04-05/38670, от 22.05.2013 № 03-04-06/183-410, от 22.05.2013 № 03-04-06/18179, от 22.08.2012 № 03-04-05/8-991, письмо УФНС от 26.12.2017 N 20-15/227433@.
Работодатель должен помнить и учитывать, что стандартный вычет на ребенка выдается с первого месяца года, и на предоставление детского вычета не должны влиять какие-либо факторы, включая дату подачи заявления и подтверждающих документов.
Регистрация и отражение детских вычетов в «1С»
Как только бухгалтеру будет предоставлено необходимое заявление и пакет документов, он внесет информацию в бухгалтерскую программу. Чтобы осуществить регистрацию и отражение вычета ребенка в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» нужно открыть карту сотрудника и набрать заявление на вычет. Данная процедура выглядит так: «Кадры» – «Сотрудники» – переход в «Налог на доходы» – переход в «Ввести новое заявление на стандартные вычеты».
Для повторно нанятых сотрудников бухгалтер должен рассчитать размер дохода на других местах работы для корректного определения возможности оформления налоговых вычетов работнику по норме. При расчете НДФЛ бухгалтер также проверяет возможность вычета стандартного налога с учетом ограничения совокупного дохода. В системе предусмотрена возможность регистрации доходов сотрудника, которые были получены им на прошлых работах. Это происходит на основании справки 2-НДФЛ для соблюдения норм законодательства. Чтобы ввести информацию о доходах от прошлых мест работы, перейдите в раздел «Налог на доходы». Он откроется в форме справочника «Сотрудники», где вы перейдете в «Доходы с предыдущего места работы» (рис. 2). Данные будут занесены в регистр сведений «Доходы с предыдущего места работы (НДФЛ)».
Документ «Начисление зарплаты и взносов» (раздел «Зарплата» – «Начисления зарплаты и взносов») используется для начисления месячной зарплаты и расчета НДФЛ. В окне НДФЛ отображается размер и имя сотрудника, на которого производится вычет.
Общая сумма предоставленных стандартных налоговых вычетов по налогу на доходы физический лиц при оформлении документа «Начисление зарплаты и взносов» появляется в регистре накопления «Предоставленные стандартные и социальные налоговые вычеты (НДФЛ)».
Бывают также ситуации, когда работодателю необходимо прекратить предоставление вычетов по определенным причинам, например, когда сотрудник собирается получить вычеты от другой компании. В этом случае нужно прописать документ «Отмена стандартных вычетов НДФЛ». Он находится в разделе «Налоги и взносы», далее следует переход в «Заявления на вычеты» или «Кадры», после в «Сотрудники», «Налог на доходы», а в конце в «Прекратить предоставление всех стандартных вычетов». Этим документом прекращается предоставление абсолютно всех стандартных вычетов по налогу сотрудника в определенной компании.
Право на вычеты после увольнения сотрудника
Важно учитывать программный нюанс, связанный с предоставлением вычетов. Это касается документа «Увольнение». Доход сотрудником также может быть получен после увольнения из организации в виде премии или при повторном приеме на работу в том же году или через день после увольнения. Если нет необходимости прекращать стандартные вычеты (по умолчанию право на них автоматически останавливается), в документе «Увольнение» в окне «Дополнительно» отметьте «Применять право на вычеты к доходам, выплачиваемым после увольнения». Такой алгоритм действий сохранит за сотрудником право получения вычета на ребенка после его увольнения.
Если флажок «Применить право на вычеты к доходу» не будет поставлен, то при приеме на работу сотрудника через день после увольнения программа будет требовать его проверки всякий раз, когда бухгалтер пытается установить новый запрос на вычеты. Для начала нужно перейти в документ «Увольнение», поставить галочку и оформить документ. Далее будет открыт доступ к заявке на вычеты.
Просмотреть месяц применения вычетов и их размер можно в нескольких отчетах программы. Например, в отчете «Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода и месяцам взаиморасчетов с сотрудниками» или в отчете «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику».
Сервисы, помогающие в работе бухгалтера, вы можете приобрести здесь.
Вычеты на детей в 1С:ЗУП: важные моменты
«Детские» вычеты через работодателя начинаются с соответствующего заявления работника. Расскажем, как ввести это заявление в программу «1С:Зарплата и управление персоналом», чтобы программа все считала за вас.
Кому положены детские вычеты
Стандартный налоговый вычет — это такая «плюшка» от государства, чтобы уменьшить налоговую базу. В итоге сотрудник платит меньше НДФЛ с зарплаты, отпускные, премий.
Суммы детских вычетов в 2021 году:
Вычеты применяем, пока доход нарастающим итогом с начала года не превысит 350 000 руб.
Настраиваем детские вычеты в «1С:ЗУП»
Первым делом вводим заявление на вычет в программу. Для этого открываем документ «Заявление на вычеты по НДФЛ» (раздел «Налоги и взносы» — «Заявления на вычеты» или раздел «Кадры» — «Сотрудники» — ссылка «Налог на доходы»).
Чтобы поле для ввода данных о вычетах стало доступным, ставим галку «Изменить вычеты на детей». Тогда по кнопке «Добавить» сможем развернуть список со стандартными вычетами.
Обратите внимание на столбец «Представляется по (включительно)». В этом столбце проставляем месяц и год, до которого (включительно) программа будет автоматически рассчитывать вычет в документах.
Следующая настройка — «Применение стандартных вычетов» в учетной политике организации. А именно применять их можно двумя способами:
Пример 1.
У сотрудника трое детей. Сумма его стандартного вычета — 5800 руб. В июне оклад работника составил 5000 руб., так как сотрудник работал на ¼ ставки, а уже в июле оклад повысился до 20 000 руб. в связи с переводом работника на полную ставку.
Посмотрим, как сработает программа при каждом варианте настройки.
Первый вариант: в учетной политике организации установлено «Вычеты, не использованные в течение месяца, переходят на следующий месяц (рекомендуется)».
Тогда остаток вычета с июня в размере 800 руб., программа автоматически учтет при расчете НДФЛ за июль. Итого июльский оклад 20 000 руб. программа уменьшит на 6600 руб. (5800 руб. 800 руб.).
Второй вариант: в учетной политике установлено «Вычеты, не использованные в течение месяца, «сгорают».
В данном случае программа «потеряет» 800 руб., оставшиеся с июня.
Применяем детские вычеты в «1С:ЗУП»
Вычеты могут применяться в документах начисления зарплаты и взносов, отпускных, премий, больничных и др., в порядке очередности.
Пример 2.
Сотрудник имеет право на вычет 1400 руб. на одного ребенка. В середине июня сотруднику начислили больничный в размере 3000 руб., а в конце месяца — зарплату.
Если в программу занести выплаты именно в такой последовательности, то мы увидим, что вычет программа полностью учтет при начислении больничного, тем самым уменьшив «больничный» НДФЛ. В начислении зарплаты и взносов графа по вычетам будет пустой.
Меняем заявление на вычеты
Изменить содержание заявления на вычеты можно двумя способами («Кадры» — «Сотрудники» — ссылка «Налог на доходы»):
Проверяем вычеты
Сколько вычетов использовали за каждый месяц можно посмотреть в любом документе, где они предоставлялись.
Если рассматривать ситуацию на примере документа «Начисление зарплаты и взносов», то необходимо зайти во вкладку «НДФЛ» и дважды щелкнуть на ячейку «Примененные вычеты». В открывшемся окне можно просмотреть все вычеты, которые ранее применялись помесячно. А также проверить суммы вычетов в регистре «Учет доходов для исчисления НДФЛ».
Увольнение и НДФЛ-вычеты
При увольнении сотрудника может возникнуть неприятная ситуация, когда сумма вычетов превысила сумму НДФЛ. В таком случае заходим в документ увольнения сотрудника на вкладку «Начисления и удержания — НДФЛ». В табличной части с вычетами проставляем такую же сумму, как и в графе «НДФЛ». Тогда в расчетном листке не образуется долг ни перед сотрудником, не перед организацией.
Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».
Только сегодня можно забрать запись со скидкой 60%. Программу вебинара смотрите здесь