Управление договорами в 1С Документооборот
Функциональные возможности системы «1С:Документооборот» в организации процесса контрактации
Для начала автоматизации договорной деятельности необходимо определить основные требования к договорным документам, и классифицировать их по видам.
Структурное дерево не должно быть слишком разветвленным, так как слишком большое количество параметров классификации приведет к усложнению ситуации (вы рискуете запутаться в обилии характеристик документов, которые нужно принимать к учету при их систематизации). Рекомендуется сформировать «плоскую линейку» договоров с десятком их разновидностей. При этом все эти разновидности между собой должны отличаться:
В соответствии с выбранными параметрами следует сформировать и дерево папок для хранения договоров. Оно должно:
На этапе формирования такого дерева папок необходимо задать права доступа к каждой папке для сотрудников вашего предприятия.
Для того, чтобы документ, который вы хотите поместить в дерево папок с договорами, был соответствующим образом классифицирован, следует указать признак «Является договором».
При этом в автоматическом режиме к документу будут применены настройки, которые дадут следующие возможности:
Также нужно определиться, имеет ли смысл делать разграничение прав на уровне всех документов, сопровождающих процесс договорной работы. Таких бумаг, как правило, намного больше, поэтому в случае, если будет принято положительное решение, то сервер 1С будет сильно загружен, что замедлит работу. Но если разграничивать права доступа все-таки необходимо, то следует проставить флажки:
Присвоение номера
На карточке каждого документа следует внести все его параметры для его должного структурирования. Начинать следует со вкладки «Нумерация».
Номер будет присвоен документу при выполнении задачи «Регистрация» или же это можно сделать вручную, нажав на кнопку «Зарегистрировать». Настойка автоматического нумератора осуществляется в разделе «Нормативно-справочная информация» (раздел «Нумераторы»).
С помощью специализированного конструктора нумерации есть возможность задействовать в номере документа множество определяющих его суть динамических элементов (символов). В результате повысится эффективность работы с документами, ускорится поиск нужной бумаги.
Каждый нумератор может использоваться для своей разновидности документов. Причем формироваться эта группа документов может по самым разным аналитическим параметрам.
Для каждого нумератора должна быть определена периодичность и соответствующая ему аналитика.
Далее следует по каждому из видов документов настроить шаблоны запрашиваемых параметров.
Каждой разновидности документов можно присвоить сразу несколько шаблонов, содержащих запрос реквизитов и файлов.
Сам по себе шаблон подразумевает, что для каждого документа будет присутствовать набор ограничений, в соответствии с которыми будет осуществляться его поиск. Кроме того, шаблон определяет и права доступа к документу.
Далее настраиваем реквизиты для данного шаблона:
Формировать названия документов также можно с помощью конструктора (для стандартизации номенклатуры).
Теперь обратимся ко вкладке «Файл»: сюда можно приложить сразу несколько шаблонов электронной формы договора.
Одной из интересных функциональных особенностей «1С:Документооборот» является то, что в данной системе присутствует конструктор подготовки типовых договоров. В результате человеческий фактор на данном этапе исключается полностью:
В общем, усиливается эффективность и безопасность всей процедуры контрактации в целом.
Обратимся теперь к «Настройке доступности по состоянию». Эта настройка дает возможность изменения различных реквизитов или содержания документа в зависимости от предоставленных прав доступа. Здесь у различных пользователей есть возможность редактировать, добавлять или убирать файлы, входящие в структуру документа в зависимости от его статуса («На согласовании»; «Подписан»; «Зарегистрирован»).
Чтобы настроить права доступа, следует обратиться к разделу «Настройка и администрирование» (п. «Настройка доступности по состоянию»).
Здесь можно установить доступность каждого поля для любого пользователя в зависимости от статуса документа.
Устанавливаем перечень лиц, для которых действительны данные ограничения.
Также следует установить перечень видов документом, на которые распространяются ограничения доступа.
После проведения всех указанных настроек вы получаете сформированный шаблон договора.
В случае, если вы создаете новый договор, то сначала открывается вкладка «Реквизиты».
Как только вы укажете в шаблоне контрагента, наименование договора будет сформировано полностью. Сохраним его.
Итак, что же мы имеем при генерировании нового договора при заполненном шаблоне:
Если же открыть ранее созданный документ, то сначала откроется вкладка «Обзор», где можно увидеть всю информацию о договоре:
Обработка договоров с помощью «1С:Документооборот»
У представляемой системе «1С:Документооборот» присутствует эффективный функционал, дающий возможность использовать процедуры любой сложности для обработки договоров и сопровождающих их документов.
Предусмотрено 2 способа обработки документов:
В последнем случае необходимо сформировать шаблон комплексного бизнес-процесса (раздел «Управление бизнес-процессами», п. «Шаблоны процессов»).
Бизнес-процесс в данном случае состоит из следующих этапов:
Обработка договора: бизнес-процесс и подготовка шаблона
Процесс обработки договора начинается с согласования контрагента. Этот этап может быть, как частью комплексного процесса, так и вынесен на предварительную стадию. Участниками-исполнителями (а также согласовывающими органами) здесь являются:
Заключение
Работа с договорными документами
Используйте «1С:Документооборот 8» для простого создания договоров, сопроводительной или сопутствующей документации, используя шаблоны и связи документов. Отслеживайте процессы согласования, подписания, исполнения договора. Контролируйте исполнение обязательств или наличие сопроводительных документов.
Планирование и исполнение проектных задач
Подготовка по шаблону
Договор — это особенный вид внутреннего документа. Карточка договора содержит все сведения о нем (всего 75 реквизитов). Можно настраивать состав стандартных реквизитов и добавлять новые. Из карточки доступен переход ко всему, что связано с договором (переписка, процессы, сопроводительные документы, история сроков действия и прочее).
Автозаполнение реквизитами
Программа поддерживает автоматическое заполнение файлов договоров. Текст договора заполняется автоматически из реквизитов карточки, например, Номер, Дата, Заголовок, Сумма, Срок действия и другие.
Доступно заполнение полей файлов MS Word и Open Office. Правила заполнения полей задаются в виде конструктора или выражением на встроенном языке.
Согласование договора
Согласование договора выполняется при помощи процесса Согласование. Может использоваться параллельное, последовательное или смешанное согласование, а также согласование по условию.
Например, смешанное согласование позволяет реализовать регламент обработки договора, по которому договор могут параллельно согласовывать главный бухгалтер и юрист, после них — заместитель генерального директора и, если замечаний нет, генеральный директор. По результатам согласования можно распечатать Лист согласования.
Многосторонние договоры
В программе можно учитывать договоры, заключенные более чем с двумя сторонами (многосторонние). Для этого достаточно ввести список корреспондентов, с которыми оформлен договор. Если договоры с несколькими корреспондентами заключаются регулярно — укажите их в шаблоне. В таком случае, они будут помещены в документ сразу при его создании по шаблону. При поиске договоров по корреспонденту в список найденных документов попадут и многосторонние договоры, содержащие указанного корреспондента.
Контроль возврата и передачи
В программе отражается передача договора контрагенту на подпись. При этом указывается ожидаемый срок возврата. Программа автоматически отслеживает этот срок и уведомляет ответственного, если документ не возвращен контрагентом вовремя. Программа помогает контролировать наличие скан-копий оригиналов документов и напоминает сотрудникам об этом.
Автоматическое продление
Программа ведет учет сроков действия договоров и правил их продления. При приближении и окончании срока действия «1С:Документооборот 8» автоматически уведомляет ответственного за договор. Программа может автоматически продлить срок действия документа, если это разрешено для документа.
Срок можно изменить и вручную. Вся история изменения сроков действия договора сохраняется.
Автоматизация договоров в 1С: Документооборот КОРП – просто, удобно и прозрачно.
Новости
Бесплатный вебинар: 1С: Кабинет сотрудника – эффективный сервис для взаимодействия сотрудников и HR-подразделений
Бесплатный вебинар: Автоматизация подбора в 1С:Зарплата и Управление Персоналом КОРП. Широкий спектр возможностей
Корпоративные опросы. Как измерить уровень вовлеченности, удовлетворенности и лояльности персонала.
Работа с договорами – трудоемкий процесс, который отнимает много времени и требует повышенного внимания сотрудников компании. Автоматизация договорной деятельности является самым популярным запросом клиентов нашей компании.
В своей повседневной деятельности компании сталкиваются с рядом проблем без автоматизации данного процесса:
1С: Документооборот позволяет решить эти проблемы типовыми инструментами системы, выстроить полный цикл работы с договорами и упростить работу сотрудников.
1С: Документооборот поддерживает основные процессы договорной работы:
Подготовка проекта, карточка договора
Карточка договора содержит все необходимые для аналитики реквизиты. Они бывают как типовые, предопределенные в программе, так и дополнительные, которые настраиваются в зависимости от потребности и специфики организации.
Из карточки доступен переход ко всему, что связано с договором (переписка, бизнес-процессы, сопроводительные документы, история сроков действия и пр.).
Рисунок 1 «Карточка договора»
Автоматическое заполнение типовых форм договоров позволяет ускорить процесс заполнения реквизитов и подготовки проекта договора. Помимо реквизитов, в файл может быть вставлен регистрационный штамп со штрихкодом.
Рисунок 2 «Пример автозаполнения типовой формы договора»
Согласование договора
В программе предусмотрено параллельное, последовательное или смешанное согласование, а также согласование с использованием условий маршрутизации. Это позволяет выстраивать сложные, многоэтапные процессы, не требующие вмешательства со стороны сотрудника. В соответствии с условиями, программа самостоятельно подбирает нужных согласующих.
Рисунок 3 «Карточка процесса согласования»
По результатам согласования можно распечатать Лист согласования. Он формируется автоматически в результате исполнения сотрудниками задач согласования. Печатную форму можно скорректировать.
Рисунок 4 «Печатная форма листа согласования»
Передача на подпись
Для подписания документов, в программе предусмотрен бизнес-процесс «Подписание». Подписание документа возможно с электронно-цифровой подписью (ЭЦП), как квалифицированной, так и неквалифицированной.
Рисунок 5 «Задача подписания договора»
Исполнение
В ходе исполнения договора, все сопроводительные документы по нему доступны на вкладке «Связи». Программа умеет контролировать наличие определенных сопроводительных документов и нумеровать сопроводительные документы так, чтобы в их номер включался номер договора.
Рисунок 6 «Сопроводительные документы по договору»
Контроль документов
Контролировать исполнение договора можно несколькими способами. Добавить договор в избранное для быстрого доступа или поставить себе на контроль с кратким описанием кого контролировать и в какой срок.
Рисунок 7 «На контроле»
Для контроля возврата оригиналов документов предусмотрен Журнал передачи, в котором:
Рисунок 8 «Запись в журнале передачи»
Рисунок 9 «Журнал передачи»
Продление
Если документ имеет срок действия, система помогает контролировать своевременное продление. Для этого можно настроить автоматическую рассылку отчета на ответственных сотрудников. Например, каждое первое число месяца рассылать отчет «Список договоров, срок действия которых истекает в следующем месяце». Документы с автоматической пролонгацией, продлеваются системой самостоятельно, при этом ответственному приходит уведомление, что договор продлен на следующий год.
Срок действия также может быть автоматически изменен:
Срок действия также может быть изменен вручную. В программе хранится вся история изменения сроков действия договора.
Рисунок 10 «Срок действия договора»
Расторжение
В программе можно не только указать, что договор расторгнут, но и отметить, каким именно документом это оформлено (например, письмо, дополнительное соглашение и т.д.).
Рисунок 11 «Расторжение договора»
Рисунок 12 «Отчет по расторгнутым договорам»
Анализ договорной работы
Для анализа договорной работы в программе предусмотрено большое количество отчетов. Гибкость отчетов позволяет самостоятельно настроить их в том виде, который необходим для получения информации.
Рисунок 13 «Пример отчета «Список заключенных договоров»
Рисунок 14 «Пример отчета «Договоры с истекающим сроком действия»
Уведомления на электронную почту
1С:Документооборот автоматически уведомит вас по электронной почте обо всех важных сроках:
Письма-напоминания содержат всю ключевую информацию о сроке, документе, задаче и гиперссылку для перехода к карточке.
Автоматизация договорной работы поможет Вам эффективно подготавливать проекты договоров, вести их учет и осуществлять полный контроль договорной работы в единой информационной системе с разграниченными правами доступа.
Обратитесь к нам за помощью прямо сейчас!
Управление договорами в «1С:Документообороте»
Работа с договорами и сопутствующими документами отражает саму суть деятельности любой компании. Тут не о чем спорить. Мы находим клиентов, поставщиков и прочих партнеров, устанавливаем с ними отношения таким образом, чтобы получать взаимную выгоду. Именно эти действия и отражаются в многочисленных манипуляциях с договорами, соглашениями, счетами и актами.
Однако нет компании, в которой эта работа пользовалась бы любовью.
Более того, нет компании, в недрах которой не хранились бы страшные тайны (о них новичкам рассказывают шепотом) о потерянных договорах, трагических ошибках в документах, которые привели компанию в суд, а потом и к колоссальным убыткам и уволенным сотрудникам.
Не верите? Проведите сами небольшой эксперимент. Встаньте в офисе на место с наилучшим обзором и слышимостью и киньте клич: «Клиент прислал изменения в договор. Нужно срочное согласование руководителей отделов». Слышите подземный гул, переходящий в стон? Это сотрудники высказывают бурный энтузиазм по поводу нежданно привалившей радости.
Ошибки, пропущенные сроки исполнения, недополученные деньги, невыносимо длинные сроки согласования и потерявшие терпение контрагенты — это знакомо каждой компании.
Решить проблемы грозными приказами, штрафами, дополнительным персоналом или отдельными усовершенствованиями — невозможно: слишком много участников, слишком много деталей и процедур, которые должны быть согласованы друг с другом. Если не подойти к процессу целостно и системно, он будет тормозить, сбоить и тянуть компанию на дно.
«1С:Документооборот» поможет навести порядок в авгиевых конюшнях управления договорами.
Как именно улучшится жизнь с внедрением «1С:Документооборота»?
Перед тем, как углубиться в подробности, хочется заметить, что процесс автоматизации сам по себе упорядочивает работу в компании. Хотите вы или нет, но придется:
Все это — особенно по началу — может вызвать даже раздражение, особенно у старичков: «Мы и так хорошо работали. Гибкость — наше преимущество, не надо нас загонять в рамки регламентов!»
Вы непременно это услышите.
Но беспорядок и запутанность процессов, к которым привыкли ветераны и даже сами их создали, мешают компании развиваться: принимать новых людей, создавать новые подразделения и открывать новые направления деятельности. Потому что новички бегут из компании, не в силах разобраться с рабочими процессами, а все силы сотрудников уходят на преодоление привычного и ежедневного беспорядка, который кажется нормой.
Но это вовсе не так!
Давайте пройдемся по всей цепочке управления договорным процессом в компании и убедимся вместе, что «1С:Документооборот» перевернет ваше представление о знакомой до гвоздя работе.
Создание договора
Что же, на этой стадии особых чудес не ждите. Хотя для кого как!
Во-первых, чтобы создать договор в «1С:Документообороте» не нужно ни много ума, ни много времени.
Есть карточка договора, в которой обязательные поля для заполнения невозможно пропустить. Но, самое главное, у вас есть библиотека шаблонов рамочных договоров (да, ее надо создать самим), благодаря которой создание договоров для типовых сделок и контрагентов занимает гораздо меньше времени.
Во-вторых, к карточке договора прикрепляются любые сопутствующие документы:
и, что мне нравится больше всего — тут же в форме форума можно провести обсуждение спорных моментов договора, если таковые возникли.
Согласование договора
Вот здесь есть, чем вас удивить! Согласование — не только договора, а чего угодно — самый тяжелый процесс в любой компании: он тормозит работу, съедает кучу времени, рождает кучу конфликтов.
Очень часто в компании царит путаница:
должен и может согласовывать.
Поэтому компанию бросает из крайности в крайность: от согласования у первых лиц самой ничтожной бумажки на покупку скрепок до заключения миллионных контрактов с визой отставной козы барабанщика.
В «1С:Документообороте» в первую очередь договоры (сделки) разделяются на группы:
и по любым другим критериям, которые вам важны.
Для каждой группы вы можете определить свой маршрут согласования:
Согласование может быть очередным, параллельным или смешанным. Например, сначала параллельно ставят визу генеральный и главный бухгалтер, потом в любом порядке — юрист и руководитель отдела продаж.
Если кто-то из цепочки высказал замечания, то после их учета, процесс согласования повторяется, но только для тех, кто не согласовал договор на первом круге. Хотя вы можете повторить согласование и в полном составе.
При необходимости можно распечатать «Лист согласования», в котором отразятся комментарии всех участников.
Контроль наличия договоров и сопроводительных документов
Еще один бич всех без исключения компаний. Бумажный договор отправился на подпись к контрагенту и пропал там. Работы по договору уже в разгаре, но идут они, если подойти к вопросу строго, без всяких на то оснований. Иногда еще и в кредит.
Никого этот факт особо не тревожит, пока не случается конфликт. И тут обе стороны хотят соблюдения всех формальностей, а не тут-то было…
Наладить контроль возврата подписанных договоров без специальных инструментов практически невозможно — много раз доказано на практике.
Что предлагает «1С:Документооборот»?
В системе ставится отметка о передаче и возврате договора. Так что в любой момент вы можете построить список договоров, по которым отсутствует подписанный контрагентом экземпляр.
Можно настроить планируемую дату возврата или установить типовой срок возврата договоров, тогда система будет сигнализировать о просрочке возврата.
Ну, и, конечно, система учитывает наличие необходимых сопроводительных документов: актов, накладных и прочих.
Возможно отследить договора, по которым нет «движения» — не возникают закрывающие документы, хотя договор является действующим или близок к закрытию.
Ну, и в «1С:Документообороте» можно хранить сканы подписанных договоров. Эти файлы будут прикреплены к карточке договора.
Сроки и этапы договоров
Многие договоры «бессрочны»: в них обозначены условия длительного сотрудничества, которое не планируется заканчивать в какой-то определенный срок.
Для таких договоров настраивается автоматическое продление.
Однако возможен и другой вариант, когда система подает сигнал о завершении срока действия договора и пользователю нужно принять самостоятельное решение о дальнейшем продлении.
Иногда — это в большей степени касается проектных договоров — важно отслеживать плановое окончание этапов выполнения договора. В этом случае возникает необходимость в оформлении дополнительных документов — счетов, актов, накладных.
В некоторых обстоятельствах может идти речь о корректирующих действиях. Предположим, работы не закончены в срок, необходимо заключить дополнительное соглашение или запустить процесс взыскания пени и так далее.
Так система страхует вас от ошибок исполнителей, от загнивания проблем до наступления непоправимых последствий, которые наступают редко, но оставляют после себя воспоминания, а иногда и убытки, которые трудно забыть и компенсировать.
Расторжение договоров
Жизнь непредсказуема и неисчерпаема в своих неприятных сюрпризах. Иногда договоры расторгаются. Компании важно вести статистику причин расторжения. Для этого предусмотрены поля, в которых вы можете отметить причину расторжения, и отчет для анализа.
Аналитика может вестись по всем аспектам договорной работы, которые мы обсудили.
Можем построить отчеты:
Вишенка на торте ABBYY Comparator
Трудно удержаться от рассказа под занавес еще об одном инструменте от фирмы «1С». Он повысит эффективность и результативность работы с договорами, да еще и вызовет бурную радость у сотрудников.
ABBYY Comparator — это сервис (вы платите абонентскую плату за использование) для сравнения разных версий документов.
Представьте, нет, лучше вспомните последний случай, когда партнер прислал исправленную версию вашего же договора.
Может быть, он великодушен и даже выделил свои исправления (хотя так бывает далеко не всегда), но если вы — бывалый боец, то не будете полагаться на чужую доброту и сличите тексты полностью.
Как? Ну, как, положите рядом два текста и прочешете их параллельно, проклиная все на свете.
Все, хватит, теперь не надо. Загружаете документ в ABBYY Comparator, и через пару минуту все расхождения перед вами. Похоже на волшебство, хотя и совсем простой фокус.