Учет спецодежды «1С:ERP Управление предприятием 2.0»
Учет спецодежды «1С:ERP Управление предприятием 2.0»
В этой инструкции рассматривается учет покупки и передачи в эксплуатацию спецодежды в конфигурации «1С:ERPУправление предприятием 2.0» (функционал начиная с версии 2.0.9.42)
Для начала в справочнике «Номенклатура» создадим соответствующую группу.
Создадим соответствующий вид номенклатуры.
Создаем и указываем группу финансового учета «Спецодежда» на вкладке «Значения по умолчанию».
Создадим номенклатуру в группе «Спецодежда» с данным видом номенклатуры.
Зададим порядок отражения номенклатуры в регламентированном учете.
И создадим документ «Поступление товаров и услуг».
В результате отражения в регламентированном учете получим следующие проводки:
Для передачи в эксплуатацию необходимо создать запись справочника«Категории эксплуатации»,
указав статью расходов
с соответствующей статьей калькуляции «Спецодежда».
Настраиваем соответствующие счета учета для отражения в регламентированном учете на вкладке ТМЦ в эксплуатации.
И на вкладке расходы для созданной статьи расходов
Теперь создадим документ «Внутреннее потребление» в разделе Склад с видом «Передача в эксплуатацию», возможно создание на основе документа «Поступление товаров и услуг».
Заполнив все реквизиты, проведем и отразим в регламентированном учете и получим следующие проводки, согласно ранее заданным нами параметрам.
В панели ссылок можем просмотреть отчет «ТМЦ в эксплуатации» с отбором по нашему документу.
Для возврата спецодежды из эксплуатации необходимо оформить документ «Прочее оприходование товаров» с видом операции «Возврат из эксплуатации»,
где можем изменить качество возвращаемого товара.
Отчет об остатках и оборотах можно просмотреть в отчете ТМЦ в эксплуатации.
Автор инструкции: Бачаева Юлия Сергеевна
Учет спецодежды и спецоснастки в 1С:ERP: как обойти ограничения типового функционала
Сегментом особого внимания особенно в крупных производственных и промышленных организациях является учет спецодежды и спецоснастки с необходимостью оперативного получения информации об их наличии и состоянии, не только в суммовом, но и в количественном выражении.
Беря во внимание количество подразделений и входящих в них сотрудников, производство или закупка спецодежды составляют немалую статью расходов. Соответственно, некорректный учет негативно сказывается на финансовом состоянии компании.
В типовом функционале ERP существует ряд ограничений:
Отсутствуют инструменты по инвентаризации ТМЦ в эксплуатации, что для крупных компаний является обязательной процедурой.
В системе в принципе нет возможности сформировать документы для проведения инвентаризации ТМЦ в эксплуатации. Из-за этого бухгалтеру приходится формировать ведомости в xls, из-за чего растет вероятность ошибок, а также увеличивается время на подготовку необходимой информации.
Нет единого отчета, который бы аккумулировал в себе все сводные данные по учету спецодежды.
Количественные и суммовые данные разбросаны по нескольким отчетам. Например, чтобы получить информацию о количестве и стоимости ТМЦ в эксплуатации, нужно сформировать ОСВ (оборотно-сальдовую ведомость) по счету и типовой отчет «ТМЦ в эксплуатации», а затем сопоставить данные отчета в единый. При больших объемах данных такой процесс, естественно, усложняет работу пользователям и влияет на рост количества ошибок.
Кроме того, в типовом отчете «ТМЦ в эксплуатации» не отражаются те ТМЦ, по которым срок службы закончился, но сам ТМЦ еще не списан, что в свою очередь влияет на полноту отражения данных по учету.
Не отражается движение спецодежды по счетам МЦ и 10.11 в рамках одного месяца, если она была передана в эксплуатацию в этом же месяце.
Ограничение типового функционала 1С:ERP заключается в данном случае в том, что по счетам МЦ и 10.11 не будет отображаться движение спецодежды в том же месяце, в котором произошла передача и было сделано списание или перемещение. Пользователи не смогут получить полные сведения по эксплуатации одежды в апреле, в котором она и была передана, данные будут отображены только в мае. Такой формат противоречит полноте отображения данных.
Расчет остаточной стоимости ТМЦ, стоимость которых была погашена при передаче в эксплуатацию.
Помимо недостающей информации для корректного учета многие компании сталкиваются с необходимостью определения остаточной стоимости, которая возникает при списании ТМЦ из эксплуатации при реализации или другим причинам.
Сейчас в типовой системе 1С:ERP вся спецодежда и спецоснастка (согласно ФСБУ 5), которая передается в эксплуатацию, списывается на расходы сразу, независимо от срока службы. Проблема заключается в том, что при полном списании, когда не учитывается реальный срок службы спецодежды (в учете 2021 в системе не заложены такие документы), нельзя автоматически рассчитать остаточную стоимость, которая важна для формирования возврата средств за спецодежду и финансового результата при реализации.
Может ли автоматизация процессов в 1С решить насущные проблемы учета?
Рассматривая данные цели в разрезе учета спецодежды в 1С:ERP, для их достижения необходима автоматизация учета ТМЦ. Для решения вопроса оперативности, полноты и достоверности данных о ТМЦ в эксплуатации был разработан отчет «ТМЦ в эксплуатации» на базе типового отчета 1С:ERP.
Данный отчет позволяет:
увидеть суммовые и количественные показатели в одном отчете, в разрезе всей необходимой аналитики;
работать без ограничений по отражению ТМЦ, срок службы у которых закончился. В отчете отражаются все ТМЦ, числящиеся в учете, но с помощью настроек пользователь может сам установить отбор, показывать ему такие ТМЦ или нет;
увидеть суммовые показатели по перемещениям и списаниям ТМЦ в том периоде, в котором они отражены по документам, независимо от даты передачи их в эксплуатацию;
работать с полной детализацией до первичного документа, что позволяет открывать документы сразу из отчёта и вносить в него при необходимости корректировки.
Важный момент: отчет подключается к 1С как внешний инструмент и не рушит текущие процессы системы, в которой работает компания.
Разбираемся с инвентаризацией
Чуть выше мы говорили о том, что 1С:ERP в принципе нет документов по инвентаризации. Но данный процесс нельзя обходить стороной. Удачной альтернативой ручному труду будет является проведение доработки самой системы 1С, учитывая нюансы самой компании, так как тут все индивидуально.
В нашей практики в рамках процесса автоматизации учета была доработана система, где мы создали документы, которые отражают инвентаризацию, что облегчило ввод данных и исключило ошибки, которые появляются при ручном вмешательстве.
Документ «Инвентаризационная ведомость для ТМЦ в эксплуатации» заполняется автоматически по данным забалансового счета МЦ по сумме и количеству с учетом данных оперативного контура, что позволяет получать актуальные данные после проведения документов перемещения и списания, независимо от формирования проводок в БУ. При этом в документе есть возможность формирования печатных форм ИНВ-3 и ИНВЕ-19.
Автоматическое заполнение реквизитов в документах по учету ТМЦ в эксплуатации
В рамках разработки отчета были доработаны механизмы, позволяющие автоматизировать:
заполнение стоимости ТМЦ при возврате из эксплуатации, если на момент возврата не вышел срок службы или в принципе есть остаточная стоимость на счете 10.11;
заполнение реквизитов “Физическое лицо получатель” при перемещении.
Разумеется, можно рассматривать альтернативные решения автоматизации. Например, если компания будет формировать оборотку, а затем загружать заполненный excel-файл в свою систему. Но учитывая объемы работ, с уверенностью можно сказать, что такой способ повлияет на рост количества ошибок.
В данном случае автоматизация учета ТМЦ станет действенным методом, который убережет компанию от ошибок, влияющих на финансовое состояние организации, а также поможет оперативно принимать взвешенные управленческие решения, основанные на корректной и актуальной информации по учету спецодежды и спецоснастки.
Блог компании «СИТЕК»
Пишем понятные статьи по 1С вам в помощь
Закажите экспресс-аудит, в рамках которого определим:
— цели и задачи проекта
— границы проекта
Исключим ложные ожидания от 1С:ERP
Списание и учет спецодежды в 1C: ERP
В этой статье я расскажу, как учитывать спецодежду в 1С:ERP и при необходимости списывать ее.
Сперва мы должны приобрести спецодежду (см. Рис.1)
Рис. 1 Приобретение спецодежды в 1С:ERP
Проводки в 1С появляются после проведения и отражения документа. Счет учета по спецодежде устанавливается в карточке номенклатуры в Группе финансового учета (см. Рис.2,3).
Рис. 2 Настройка счетов в карточке номенклатуры в 1С:ERP
Рис. 3 Проводки в документе Приобретение товаров и услуг в 1С:ERP
На основании документа «Приобретение товаров и услуг» формируем документ «Передача в эксплуатацию» (см. Рис.4). Создать документ можно также через рабочее место «Склад и доставка» (см. Рис.5).
Рис. 4 Рабочее место «Склад и доставка»
Рис. 5 Создаем документ передачи спецодежды через рабочее место «Склад и доставка»
При проведении документа на закладке «Товары» указываем (см. Рис. 6):
категорию эксплуатации — условия погашения,списания в БУ, НУ спецодежды; (см. Рис. 7);
физическое лицо (кому передаем спецодежду);
статью списания — по какому счету будет проходить погашение или списание спецодежды (см. Рис. 8).
Рис. 6 Документ передачи в эксплуатацию 1С:ERP
При создании условий для учета спецодежды я указала в БУ и НУ порядок погашения — «По сроку эксплуатации» со сроком 3 месяца.
Рис. 7 Создание Категории эксплуатации «Учет спецодежды» в документе Передача в эксплуатацию 1С:ERP
При создании статьи списания «Погашение спецодежды 26 счет» в настройках регламентированного учета я указала 26 счет.
Рис.8 Настройка статьи для списания расходов по погашению спецодежды 1С:ERP
После настройки всех операций в документе «Передача в эксплуатацию» отражения и проведения документа смотрим проводки (см. Рис. 9).
Рис. 9 Проводки в документе Передача в эксплуатацию в 1С:ERP
Со следующего месяца наша спецодежда будет списываться на счет 26 согласно заданному условию (3 месяца). В апреле на счете 26 будет сумма 5833,33 (17500/3). Погашение спецодежды можно отразить в документе «Закрытие месяца» (см. Рис. 10,11).
Рис. 10 Погашение спецодежды в закрытии месяца 1С:ERP
Рис. 11 Проводки в документе Погашение стоимости ТМЦ в 1С:ERP
Отчеты по движению ТМЦ (спецодежды) можем посмотреть в отчетах (см. Рис. 12).
Рис. 12 Отчет по ТМЦ в эксплуатации в 1С:ERP
В случае, если спецодежду списываем в момент ее приобретения (без погашения по сроку использования), в категории эксплуатации указываем: (см. Рис. 13)
Рис. 13 Создание Категории эксплуатации «Учет спецодежды» в документе Передача в эксплуатацию 1С:ERP
После проведения документа видим, что в проводках появился 26 счет. И вся сумма сразу списывается (см. Рис. 14).
Рис. 14 Проводки в документе Передача в эксплуатацию в 1С:ERP
Таким образом, мы можем списать спецодежду на расходы в момент ее выдачи. Или списывать ее в течении указанного в категории эксплуатации срока.
Надеюсь, что данная статья была вам полезна!
Рекомендую также прочитать статью «Выдача СИЗ без нарушений».
Автор статьи: специалист отдела сопровождения Головаш Лидия Сергеевна. Дата обновления статьи 10.06.2020 г.
Подпишитесь на нашу рассылку
и получите еще больше статей от экспертов по 1С!
Учет спецодежды и спецоснастки в 1С:ERP: как обойти ограничения типового функционала
Сегментом особого внимания особенно в крупных производственных и промышленных организациях является учет спецодежды и спецоснастки с необходимостью оперативного получения информации об их наличии и состоянии не только в суммовом, но и в количественном выражении.
Беря во внимание количество подразделений и входящих в них сотрудников, производство или закупка спецодежды составляют немалую статью расходов. Соответственно, некорректный учет негативно сказывается на финансовом состоянии компании.
В типовом функционале ERP существует ряд ограничений:
Отсутствуют инструменты по инвентаризации ТМЦ в эксплуатации, что для крупных компаний является обязательной процедурой.
В системе в принципе нет возможности сформировать документы для проведения инвентаризации ТМЦ в эксплуатации. Из-за этого бухгалтеру приходится формировать ведомости в xls, из-за чего растет вероятность ошибок, а также увеличивается время на подготовку необходимой информации.
Нет единого отчета, который бы аккумулировал в себе все сводные данные по учету спецодежды.
Количественные и суммовые данные разбросаны по нескольким отчетам. Например, чтобы получить информацию о количестве и стоимости ТМЦ в эксплуатации, нужно сформировать ОСВ (оборотно-сальдовую ведомость) по счету и типовой отчет «ТМЦ в эксплуатации», а затем сопоставить данные отчета в единый. При больших объемах данных такой процесс, естественно, усложняет работу пользователям и влияет на рост количества ошибок.
Кроме того, в типовом отчете «ТМЦ в эксплуатации» не отражаются те ТМЦ, по которым срок службы закончился, но сам ТМЦ еще не списан, что в свою очередь влияет на полноту отражения данных по учету.
Не отражается движение спецодежды по счетам МЦ и 10.11 в рамках одного месяца, если она была передана в эксплуатацию в этом же месяце.
Ограничение типового функционала 1С:ERP заключается в данном случае в том, что по счетам МЦ и 10.11 не будет отображаться движение спецодежды в том же месяце, в котором произошла передача и было сделано списание или перемещение. Пользователи не смогут получить полные сведения по эксплуатации одежды в апреле, в котором она и была передана, данные будут отображены только в мае. Такой формат противоречит полноте отображения данных.
Расчет остаточной стоимости ТМЦ, стоимость которых была погашена при передаче в эксплуатацию.
Помимо недостающей информации для корректного учета многие компании сталкиваются с необходимостью определения остаточной стоимости, которая возникает при списании ТМЦ из эксплуатации при реализации или другим причинам.
Сейчас в типовой системе 1С:ERP вся спецодежда и спецоснастка (согласно ФСБУ 5), которая передается в эксплуатацию, списывается на расходы сразу, независимо от срока службы. Проблема заключается в том, что при полном списании, когда не учитывается реальный срок службы спецодежды (в учете 2021 в системе не заложены такие документы), нельзя автоматически рассчитать остаточную стоимость, которая важна для формирования возврата средств за спецодежду и финансового результата при реализации.
Может ли автоматизация процессов в 1С решить насущные проблемы учета?
Рассматривая данные цели в разрезе учета спецодежды в 1С:ERP, для их достижения необходима автоматизация учета ТМЦ. Для решения вопроса оперативности, полноты и достоверности данных о ТМЦ в эксплуатации был разработан отчет «ТМЦ в эксплуатации» на базе типового отчета 1С:ERP.
Данный отчет позволяет:
Важный момент: отчет подключается к 1С как внешний инструмент и не рушит текущие процессы системы, в которой работает компания.
Разбираемся с инвентаризацией
Чуть выше мы говорили о том, что 1С:ERP в принципе нет документов по инвентаризации. Но данный процесс нельзя обходить стороной. Удачной альтернативой ручному труду будет является проведение доработки самой системы 1С, учитывая нюансы самой компании, так как тут все индивидуально.
В нашей практики в рамках процесса автоматизации учета была доработана система, где мы создали документы, которые отражают инвентаризацию, что облегчило ввод данных и исключило ошибки, которые появляются при ручном вмешательстве.
Документ “Инвентаризационная ведомость для ТМЦ в эксплуатации” заполняется автоматически по данным забалансового счета МЦ по сумме и количеству с учетом данных оперативного контура, что позволяет получать актуальные данные после проведения документов перемещения и списания, независимо от формирования проводок в БУ. При этом в документе есть возможность формирования печатных форм ИНВ-3 и ИНВЕ-19.
Автоматическое заполнение реквизитов в документах по учету ТМЦ в эксплуатации
В рамках разработки отчета были доработаны механизмы, позволяющие автоматизировать:
Разумеется, можно рассматривать альтернативные решения автоматизации. Например, если компания будет формировать оборотку, а затем загружать заполненный excel-файл в свою систему. Но учитывая объемы работ, с уверенностью можно сказать, что такой способ повлияет на рост количества ошибок.
В данном случае автоматизация учета ТМЦ станет действенным методом, который убережет компанию от ошибок, влияющих на финансовое состояние организации, а также поможет оперативно принимать взвешенные управленческие решения, основанные на корректной и актуальной информации по учету спецодежды и спецоснастки.
Заинтересованы в новом функционале? Оставляйте заявку на сайте, наши специалисты с вами свяжутся!
Учет спецодежды и хозинвентаря
Поддерживаются разные способы списания стоимости хозинвентаря: при передаче в эксплуатацию, линейный способ, выбытие при передаче.
Существует возможность привязать учет хозинвентаря к справочнику «Должности» и вести учет нормативов выдачи с автозаполнением инвентаря и спецодежды, полагающихся в соответствии с нормативом.
Возможно отражение проведенной инвентаризации и автозаполнение списания и оприходования инвентаря и спецодежды по итоговым отклонениям.
Формируется отчет по движениям и остаткам хозинвентаря и спецодежды в эксплуатации.
1.1. Передача материалов в эксплуатацию
Документ предназначен для отражения в учете операций передачи в эксплуатацию специальной одежды, специальной оснастки, инвентаря и хозяйственных принадлежностей.
При вводе документа в шапке необходимо указать следующие реквизиты:
В табличной части необходимо указать список материалов и количество, списываемое со склада. При этом заполняются следующие реквизиты:
1.2. Перемещение материалов в эксплуатации
Документ предназначен для отражения в учете операций перемещения между материально-ответственными лицами специальной одежды, специальной оснастки, инвентаря и хозяйственных принадлежностей.
При вводе документа в шапке необходимо указать следующие реквизиты:
Рекомендуется заполнять данный документ по остаткам, во избежание ошибок при указании срока годности инвентаря и последующих искажений при движениях по регистру «Учет хозинвентаря».
1.3. Списание материалов из эксплуатации
Документ предназначен для отражения в учете операций списания из эксплуатации специальной одежды, специальной оснастки, инвентаря и хозяйственных принадлежностей.
При вводе документа в шапке необходимо указать следующие реквизиты:
В табличной части необходимо указать список списываемых материалов и количество. При этом заполняются следующие реквизиты:
Автоматическое заполнение документа
Табличная часть документа может быть заполнена автоматически. Для этого нужно воспользоваться кнопкой » Заполнить » в табличной части. Программа поддерживает несколько вариантов заполнения:
1.4. Возврат материалов из эксплуатации
Документ предназначен для отражения в учете операций возврата из эксплуатации специальной одежды, специальной оснастки, инвентаря и хозяйственных принадлежностей.
При вводе документа в шапке необходимо указать следующие реквизиты:
Табличную часть можно заполнить автоматически: по кнопке » Заполнить «-«Заполнить по остаткам» производится заполнение с учетом остатков по выбранному в шапке МОЛ.
Возврат инвентаря возможен по двум вариантам:
Выбор варианта возврата определяет переключатель над табличной частью. Обратите внимание, что при возврате по проценту от стоимости при настройке типовой операции необходимо настраивать сумму через тонкую настройку (по стоимости прихода в регистре «Учет партий ТМЦ»).
1.5. Инвентаризация спецодежды и хозинвентаря
Документ фиксирует остатки хозинвентаря и спецодежды на определенную дату, а также отклонения фактического учета от оперативного, выявленные в результате инвентаризации. 
Инвентаризация хозинвентаря может быть проведена по складу или по МОЛ.
Документ не выполняет проводок по бухгалтерскому или оперативному учету, но на его основании можно сформировать документы оприходования и списания инвентаря.
1.6. Комплектация инвентаря
Документ предназначен для оформления операций комплектации и разукомплектации хозинвентаря, спецодежды и спецоснастки. Вид производимой операции (комплектация или разукомплектация) выбирается с помощью кнопки » Операция «.
Реквизиты документа
Параметры комплекта
В табличной части «Комплектующие» заполняется список комплектующих. Допускается как заполнение выбором из справочника «Номенклатура», так и автоматическое заполнение списка комплектующих по кнопке » Заполнить » по выбранной в документе спецификации.
В списке можно произвольно менять количество и добавлять новые комплектующие.
Для корректного списания комплектующих по регистрам бухгалтерского и налогового учетов необходимо заполнить поле » Типовая операция » для каждой строки табличной части. Если в проводках участвуют субконто » Номенклатурная группа » и » Статья затрат «, они должны быть заполнены для изделия-комплекта в карточке товара (на закладке «Дополнительно«). Для проведения комплектации и разукомплектации рекомендуется использовать буферный счет без аналитики.
Операция разукомплектации также состоит из двух этапов: списание комплекта со склада и поступление на склад комплектующих. Себестоимость комплектующих, по которой они поступают на склад, рассчитывается в соответствии с себестоимостью комплекта и той доли, которая указана для комплектующего.