Дебиторская и кредиторская задолженность в 1С:ERP, KA, УТ 11
В статье рассматривается формирование плановой, фактической и просроченной дебиторской и кредиторской задолженности в 1С (ДКЗ) в продажах и закупках, а также анализ ДКЗ управленческими отчетами.
1. Сокращения и термины
ДЗ – дебиторская задолженность (долг покупателя по оплате, долг поставщика по «Авансу выданному»).
КЗ – кредиторская задолженность (долг перед поставщиком/покупателем).
ДКЗ – дебиторская и кредиторская задолженность.
Просроченная ДЗ – ДЗ не оплаченная в сроки погашения задолженности.
2. Формирование плановой задолженности в продажах/закупках
Плановая дебиторская задолженность в 1С 8 может формироваться:
1) В договоре с клиентом в виде графика – рис. 1.
2) В Заказе клиента – рис. 2, 3 и 4.
В договоре при детализации расчетов «По договорам» график задается в абсолютных датах и суммах, как на рис.1. Эти даты и суммы будут определять плановую задолженность.
При детализации расчетов «По заказам» график рассчитывается уже в Заказе клиента также в абсолютных датах и суммах, как на рис.2. Эти даты и суммы будут определять плановую задолженность. Но условия и варианты оплаты задаются в соглашении с клиентом в относительных датах и суммах – рис. 3, 4 (если соглашения используются и сделана настройка «Произвольное количество этапов оплаты» в разделе НСИ и администрирование – Продажи).
Обратим внимание на расчет дат в Правилах оплаты Заказа клиента – рис. 2:
· Дата предоплаты = 11.11.2019, т.е. «Дата заказа + отсрочка предоплаты 10 дней»
· Дата оплаты кредита = 21.11.2019, т.е. «Дата предоплаты + отсрочка кредита 10 дней».
Также обратим внимание на рис. 3, где использован Вариант оплаты = «Кредит (после отгрузки)». Отличие от Варианта оплаты «Кредит (плановый)» будет показано при рассмотрении фактической задолженности.
А что же в закупках? Плановая задолженность в разделе Закупки формируется по аналогии:
1) В договоре с поставщиком в виде графика.
2) В Заказе поставщику.
3. Анализ плановой задолженности в продажах/закупках
Плановую ДЗ в продажах следует просматривать отчетом «Задолженность клиентов по срокам» (раздел Продажи – Отчеты по продажам. Возможности получения КЗ перед клиентом ограничены.
Примечание: В отчете параметр «Включать задолженность клиента» надо вынести в отображаемые параметры и установить равным «Только плановую». Параметр «Наименование интервала» отключен. Настройки классификации интервалов задолженности можно менять в разделе НСИ и администрирование – Предприятие.
А что же в закупках? Плановую КЗ в закупках следует просматривать отчетом «Задолженность поставщикам по срокам» по аналогии (раздел Закупки – Отчеты по закупкам). Возможности получения плановой дебиторской задолженности в 1С 8 поставщика будут ограничены.
4. Фактическая задолженность в продажах/закупках
Вначале рассмотрим исполнение по договору с клиентом, где план исполнения задан в виде графика на рис.1. Выполним два действия:
1) Отгрузку клиенту на всю сумму 2 000 000 руб. от 05.11.2019 – рис. 7. Обратим внимание, что дата оплаты сдвинулась назад на 05.11.2019 с 11.11.2019 по графику. Т.е. дата погашения задолженности по графику всегда корректируется по дате факта отгрузки. При работе с Заказами клиентов иначе (см. ниже).
2) Оплату клиента на половину суммы – на 1 000 000 руб. от 10.11.2019 – рис. 8.
Фактическую задолженность в продажах просмотрим отчетом «Задолженность клиентов по срокам» с параметром «Включать задолженность клиента» = «Только фактическую».
Отчет на рис. 9 отображает фактическое состояние взаиморасчетов на 15.11.2019:
· У клиента есть просроченная ДЗ: просрочено 10 дней на сумму 1 000 000 руб.
· Общая фактическая КЗ в колонке «К отгрузке» отсутствует.
Теперь выполним исполнение по договору с клиентом, где план исполнения задан в Заказе клиента на рис.2:
1) Предоплата клиента на половину суммы – на 1 000 000 руб. от 10.11.2019.
2) Отгрузка клиенту на всю сумму 2 000 000 руб. от 25.11.2019 – рис. 10. Обратим внимание, что дата оплаты сдвинулась вперед на 10 дней – на 05.12.2019, согласно правилу оплаты «Кредит (после отгрузки)» на рис. 2.
Отчет на рис. 11 отображает фактическое состояние взаиморасчетов на 07.12.2019:
· У клиента есть просроченная ДЗ: просрочено 2 дня на сумму 1 000 000 руб.
· Общая фактическая КЗ в колонке «К отгрузке» отсутствует.
Что произойдет, если в условиях оплаты «Кредит (после отгрузки)» (рис. 3) заменить на «Кредит (плановый)»? В этом случае в правилах оплаты (рис. 12) сдвиг не будет рассчитан, даже если сдвиг был указан в условиях оплаты. Соответственно изменяется и расчет даты погашения задолженности…
Такой случай показан на рис. 13: та же отгрузка клиенту на сумму 2 000 000 руб. от 25.11.2019, но дата оплаты не сдвинулась и установилась равной дате документа отгрузки 25.11.2019 (на рис. 10 было 05.12.2019) – правила расчета кредитных вариантов оплаты описаны в конце статьи. Отчет на дату 07.12.2019 показал просроченную ДЗ уже 12 дней на сумму 1 000 000 руб.
А что же в закупках? Фактическая задолженность в закупках устанавливается и рассчитывается по аналогии. Анализ просроченной КЗ выполняется отчетом «Задолженность поставщикам по срокам».
Примечание: В Заказах клиентов и Заказах поставщикам плановая дата погашения задолженности не всегда рассчитывается верно! Рекомендуется в правилах оплаты (рис. 12) нажимать кнопку «Заполнить по соглашению» и далее – кнопку «Перенести» в документ.
5. Правила расчета кредитных вариантов оплаты
Кредит (после отгрузки). Дата погашения задолженности всегда сдвигается на указанную отсрочку относительно даты товарного документа.
1) Плановая дата погашения задолженности не изменяется, если дата товарного документа меньше этой плановой даты.
2) Плановая дата погашения задолженности устанавливается равной дате товарного документа, если дата товарного документа больше плановой даты.
6. Документы корректировки задолженности в 1С
Задолженность может быть скорректирована документами Списание задолженности и Взаимозачет задолженности (раздел Казначейство). Корректировка задолженности в 1С будет отражена в рассмотренных выше отчетах.
На рис. 15 приведен документ Списание задолженности от 30.11.2019 на сумму 500 000 руб. по Заказу клиента ПФ00-000003 от 01.11.2019 (рис. 2). Отчет на рис. 16 отобразил проведенную корректировку дебиторской задолженности в 1С 8 (сравнить с рис. 14).
Новая архитектура взаиморасчетов с клиентами и поставщиками по документам и срокам
Для корректной печати первичных документов, получения отчетов в валюте бухгалтерского и управленческого учета, отражения по счетам бухгалтерского и международного учета необходимо распределять расчеты на задолженность и предоплату по расчетным документам. В предыдущих версиях программы 1С:Комплексная автоматизация 2 такое распределение выполнялось в фоновом режиме и запускалось по мере необходимости или при проведении документов, формировании отчетов. Это могло приводить к взаимоблокировкам. Для исключения таких проблем разработана новая архитектура взаиморасчетов, которая доступна при включении режима ведения взаиморасчетов Онлайн.
Режимы ведения взаиморасчетов
Доступно два режима ведения взаиморасчетов (режим взаиморасчетов определяется по ссылке НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Казначейство и взаиморасчеты – Взаиморасчеты):
Регистры «Расчеты с клиентами по документам» и «Расчеты с поставщиками по документам» при этом не очищаются, задания к распределению расчетов продолжают формироваться для возможности включения новой архитектуры.
Использование режима ведения взаиморасчетов Онлайн реализовано за счет независимых регистров сведений, поддерживающих быструю запись движений. При использовании данного режима применяется новый набор регистров и отчетов по взаиморасчетам.
Сравнительная характеристика режимов ведения взаиморасчетов изображена в таблице.
Правила оплаты в заказах и накладных
Вариант оплаты Кредит (после отгрузки) переименован в Кредит (плановый), который позволяет зафиксировать плановую дату платежа в заказе, не зависящую от даты отгрузки, и которая не пересчитывается при вводе накладной. Дату платежа по варианту оплаты Кредит (плановый) можно уточнить при наличии соответствующих прав.
Добавлен новый вариант оплаты Кредит (после отгрузки) – позволяет указать сдвиг, количество дней, через которое накладная должна быть оплачена. Изменить дату платежа по такому варианту можно путем изменения реквизита Сдвиг в правилах оплаты накладной. Дата платежа по такому варианту оплаты рассчитывается от даты введенной накладной (или даты перехода прав собственности).
Даты платежа рассчитываются от желаемой даты отгрузки по заказу клиента и с учетом количества дней отсрочки, заданной по графику соглашения.
Реализовано указание дат платежа в правилах оплаты накладной для строк сверх заказа.
Алгоритм заполнения правил оплаты:
Пример. Расчеты по договорам.
Желаемая дата отгрузки по заказу клиента 04.08.18 г.
В правилах оплаты дата платежа по каждому кредитному варианту оплаты считается в соответствии с максимальным количеством дней отсрочки и желаемой датой отгрузки по заказу клиента.
При вводе накладной на основании заказа дата платежа по варианту оплаты Кредит (после отгрузки) пересчитывается от даты введенной накладной. В правилах оплаты накладной по заказу клиента будет заполнена максимальная дата платежа, рассчитанная, исходя из максимального количества дней отсрочки и желаемой даты отгрузки по заказу клиента.
В накладной можно уточнить дату платежа по заказу клиента путем изменения реквизита Сдвиг в правилах оплаты накладной, указав количество дней, на которое необходимо сдвинуть дату платежа. В этом случае расчет количества дней просрочки оплаты будет выполняться от даты платежа по накладной.
Пример. Расчеты по заказам.
Заказ клиента от 08.08.18 г., желаемая дата отгрузки по заказу клиента11.08.18 г.
Введен документ оплаты Поступление безналичных ДС от 10.08.18 г. по варианту оплаты Предоплата (до отгрузки) на сумму 5000 руб.
Дата платежа по кредитным вариантам оплаты считается в соответствии с максимальным количеством дней отсрочки, заданным по соглашении, и желаемой датой отгрузки по заказу.
Формируем документ Реализация товаров и услуг от 11.08.18 г. по двум заказам клиента (ЗК от 08.08.18 г. и ЗК 09.08.18 г.).
В правилах оплаты накладной заполняется максимальная дата платежа по каждому заказу клиента. Дату платежа можно откорректировать путем изменения количества дней отсрочки – реквизита Сдвиг в правилах оплаты накладной.
Дополнительно в табличную часть накладной добавим строку сверх заказа.
В результате проведения накладной в правилах оплаты этой накладной для строки сверх заказа указывается кредитный вариант оплаты Кредит (после отгрузки) с максимальной датой платежа по выбранному заказу клиента.
Особенности новой архитектуры взаиморасчетов (режим ведения взаиморасчетов «Онлайн»)
В рамках новой архитектуры взаиморасчетов:
Порядок операции и Порядок зачета в регистрах «Расчеты с поставщиками» и «Расчеты с клиентами»
Исключением являются курсовые разницы – движения имеют формат « 3», таким образом, записи по переоценке остатков на конец дня формируются позже всех документов.
Например, в регистре «Расчеты с клиентами» формируется запись по ресурсу Порядок операции, который содержит следующие данные:
Порядок зачета документов
Реализован порядок зачет оплаты документов:
Порядок настраивается по ссылке НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Казначейство и взаиморасчеты – Взаиморасчеты – Порядок зачета документов.
Распределение оплаты по дате документа происходит по следующему алгоритму:
Схема порядка зачета оплаты документов по дате документа.
Распределение оплаты по плановой дате платежа прjисходит по следующему алгоритму:
Схема порядка зачета оплаты документов по плановой дате платежа.
Пример. Зачет накладных по дате документа
Поступила предоплата до отгрузки, расчеты по договорам:
Общая сумма аванса 11000 руб.
Пример порядка зачета оплаты по дате документа.
Изначально засчитывается аванс по Реализации ПР00-000024 с датой документа 11.07 и временем 18:08.
В регистре «Расчеты с клиентами по срокам» Реализация ПР00-000024 формирует движения:
После зачета оплаты остаток аванса составляет 1000 руб. Затем засчитывается аванс по Реализации ПР00-000023 с датой документа 11.07 и временем 18:51.
В регистре «Расчеты с клиентами по срокам» документа Реализация ПР00-000023 формирует движение по «Расходу» на возможную сумму зачета аванса по документу расчетов платежки по ресурсу «Предоплата» (на сумму 1000 руб.).
В результате зачета аванса остаток задолженности по Реализации ПР00-000023 составит 3000 руб.
В регистре «Расчеты с клиентами по срокам» по Реализации ПР00-000023 формируются движения:
Пример. Зачет накладных по плановой дате платежа
Поступила предоплата до отгрузки, расчеты по договорам:
Общая сумма аванса 11000 руб.
Оформлены накладные:
Изначально засчитывается аванс по Реализации ПР00-000025 с наиболее ранним сроком платежа (дата платежа 15.07).
В регистре «Расчеты с клиентами по срокам» документа реализации проводится движение по «Расходу» на возможную сумму зачета аванса по документу расчетов платежки по ресурсу «Предоплата» (на сумму 1000 руб.).
В результате зачета аванса долг погашен полностью по Реализации ПР00-000025.
В регистре «Расчеты с клиентами по срокам» проводятся движения:
После зачета аванса по Реализации ПР00-000025 остаток аванса составляет 10000 руб. Затем засчитывается аванс клиента по Реализации ПР00-000023 с датой платежа 18.07 (регистр накопления «Расчеты с клиентами по срокам» документа Реализации ПР00-000023).
После зачета аванса по Реализации ПР00-000023 остаток аванса составляет 6000 руб.
Затем зачет аванса производится по Реализации ПР00-000024 с датой платежа 18.07.
В регистре «Расчеты с клиентами по срокам» документа Реализации ПР00-000024 отражается движение по «Расходу» на возможную сумму зачета аванса по документу расчетов платежки по ресурсу «Предоплата» (на сумму 6000 руб.).
По результату зачета аванса по Реализации ПР00-000024 имеется остаток задолженности на сумму 4000 руб.
В регистре «Расчеты с клиентами по срокам» проводятся движения:
Распределение копеек
В режиме взаиморасчетов Онлайн погрешности округления распределяются равномерно по всем расчетным документам.
Общая формула расчета суммы (в примере сумма регламентированного учета, управленческая рассчитывается так же):
Окр(СуммаРегл + (СуммаРеглЗачтеноДо – Окр(СуммаРеглЗачтеноДо,2),2),
Пример распределения копеек представлен в таблице.
Корректировка реализаций/приобретений
Корректировка, увеличивающая отгрузку/приобретение, проводится по расчетам по курсу на дату накладной (если в накладной был ручной курс, то пользователь может повторить его в корректировке).
Корректировка, уменьшающая отгрузку/приобретение:
Пример расчета курса корректировки реализации приводится в таблице.
Переоценка валютных средств и закрытие месяца
Во время распределения расчетов накладные переоцениваются до момента зачета оплаты. Остатки после распределения переоцениваются до текущего дня/конца предыдущего месяца.
В настройках администрирования добавлено примечание – что ежедневная переоценка может снизить производительность, особенно при расчетах по договорам.
В режиме взаиморасчетов Онлайн в рабочем месте по выполнению регламентных операций по взаиморасчетам и переоценке валютных средств реализованы два пункта:
Актуализация движений документов по данным взаиморасчетов.
При изменении движений по регистрам накопления «Расчеты с клиентами» и «Расчеты с поставщиками» включается задание в закрытии месяца Актуализация движений документов по данным взаиморасчетов. Пункт информирует о том, что в периоде были изменения расчетов и требуется пересчитать регистр «Суммы документов в валюте регл. учета», используемый для отражения документов в регл. и упр. учете и во многих других офлайновых механизмах.
При актуализации движений происходит сравнение сумм задолженности и предоплаты в валюте регл. учета регистра «Расчеты с клиентами по срокам» и «Расчеты с поставщиками по срокам» и суммы записей в регистре сведений «Сумма документов в валюте регл. учета» с отбором по типу расчетов. Если суммы отличаются, то программа 1С:Комплексная автоматизация 2 будет предлагать перезаполнение сумм путем актуализации движений документов по данным взаиморасчетов. Аналогично для упр. сумм.
Этот механизм так же запускается из регламентированных печатных форм и при отражении документов в регл. и упр. учете.
Переоценка денежных средств и финансовых инструментов
Аналогично, как и при режиме взаиморасчетов Офлайн, использутся остатки регл. и упр. сумм расчетов в регистрах накопления «Расчеты с клиентами по срокам» и «Расчеты с поставщиками по срокам» на конец месяца и сравниваются с рассчитанными по курсу на конец месяца.
Документ Расчет курсовых разниц при этом не применяется, все движения провизводятся под служебным регистратором «Регистратор расчетов» с типом хоз. операции «Курсовые разницы» в регистрах «Расчеты с поставщиками по срокам» и «Расчеты с клиентами по срокам».
Доработка отчетов по взаиморасчетам с клиентами/поставщиками
В режиме взаиморасчетов Онлайн используются отчеты по взаиморасчетам, что и для режима ведения расчетов Офлайн, но включающие более широкие возможности:
Ведомость расчетов с клиентами/Ведомость расчетов с поставщиками
С использованием отчетов реализованы:
Данные отчета можно расшифровать отчетом Карточка расчетов с клиентами.
Карточка расчетов с клиентами
Использование отчета позволяет:
Задолженность клиентов/Задолженность поставщикам
Отчеты можно получить на определенную дату и в разрезе следующих параметров:
Задолженность клиентов по срокам / Задолженность поставщикам по срокам
Отчеты дают возможность проанализировать:
Такая возможность реализована за счет настройки Включать задолженность клиента (в форме Настройки отчета).
Динамика просроченной задолженности / Платежная дисциплина клиентов
Отчеты позволяют проанализировать плановую (условную) и фактическую (безусловную) задолженность. Такая возможность обеспечивается настройкой Включать задолженность (в форме Настройки отчета).
Ручные корректировки новых регистров и ручной запуск распределения расчетов
При использовании режима взаиморасчетов Онлайн регистры взаиморасчетов запрещено корректировать документом Корректировка регистров. Можно откорректировать регистры накопления «Расчеты с клиентами» и «Расчеты с поставщиками» и вручную запустить распределение расчетов с использованием служебной обработки Заполнение регистров взаиморасчетов.
Зачет оплаты
При проведении зачета оплаты существует возможность не только зачитывать еще нераспределенные платежи, но и переносить авансовые платежи с одного объекта расчетов на другой. Например, можно переносить аванс с договора клиента или переносить аванс с одного заказа клиента на другой, даже если они оформлялись по разным договорам.
Для зачета оплат используется помощник Зачет оплаты (кнопка Зачет оплаты на форме документов), состоящий из закладок:
Оформление зачета оплаты происходит по кнопке Зачесть платеж. В результате сумма распределяется на зачитываемый объект расчетов.
При зачете аванса между разными объектами расчетов будет создаваться документ Взаимозачет задолженности.
В нижней части списка помощника зачета оплаты выводятся документы, по которым зачтена сумма оплаты (раздел Зачтено). При необходимости можно откорректировать сумму зачтенной оплаты или отменить зачет (кнопка Отменить).
Окончательный зачет оплаты (изменение платежных документов, создание нового документа взаимозачета) происходит после завершения операции взаимозачета (кнопка Выполнить).
В помощнике зачета оплаты автоматически рассчитываются суммы регламентированного и управленческого учета (колонки Сумма упр. и Сумма регл.). При зачете неиспользованного аванса (например, по заказу клиента) допускается изменить рассчитанный курс как в валюте регламентированного учета, так и в валюте управленческого учета.
Зачет оплаты, когда объектом расчетов является платежный документ «Поступление безналичных ДС»
Пример зачета оплаты изображен на схеме.
Если поступает аванс, то при выборе договора с детализацией отличной от «по договорам» в качестве основания или при отсутствии основания платежа объектом расчетов является сам платежный документ Поступление безналичных ДС (в поле Объект расчетов в форме документа поступления).
Если при поступлении аванса в качестве основания используется договор с детализацией отличной от «по договорам», то в платежном документе по умолчанию заполняется дополнительная аналитика учета по партнерам (в поле Договор, в режиме расшифровки платежа Без разбиения).
В таком случае аванс будет «числиться» за платежным документом и платежный документ будет использоваться в качестве нераспределенного платежа в рамках помощника зачета оплаты.
Это позволяет при расчетах по накладным засчитывать аванс без изменения первичных платежных документов и формировании документа Взаимозачет задолженности. Платежный документ сам выступает объектом расчетов и может засчитываться в накладных.
Поле Договор в платежном документе как отдельное поле используется для случаев, когда происходят авансовые платежи и расчеты ведутся по накладным/заказам.
Договор – дополнительная аналитика, по которой делается запись в аналитику учета по партнерам. Если основание платежа указано, то эта дополнительная аналитика формируется по основанию платежа, если основание платежа не заполнено, то дополнительная аналитика формируется в явном виде в платежном документе.
В регистрах «Расчеты с клиентами», «Расчеты с клиентами по документам» отражается запись по указанному договору. Такой платежный документ будет отражаться в списке нераспределенных платежей в форме помощника зачета оплаты.
В результате зачета аванса и проведения накладной отражается проводка регламентированного учета Дт 62.02 / Кт 62.01.
Если платежный документ был зачтен в накладную в качестве аванса, то блокируется отмена проведения платежного документа, То есть платеж нельзя изменить и зачесть по другой накладной.
Если в качестве основания платежа в платежном документе используется договор («с расчетами по договорам»), то в качестве объекта расчетов по умолчанию устанавливается этот договор. Поле Договор в платежном документе скрывается. Зачет оплаты по платежному документу производится автоматически. Аванс в целом будет числиться на договоре.
Если поступает аванс и в качестве основания используется заказ (при расчетах по заказам), то объектом расчетов по умолчанию выступает сам заказ, поле Договор в платежном документе скрывается. Зачет оплаты по платежному документу производится автоматически. Аванс в целом будет числиться на заказе.
Зачет оплаты, когда объектом расчетов является платежный документ «Списание безналичных ДС»
Если поступает аванс при расчетах по накладным/заказам, то в платежном документе списания безналичных ДС объект расчетов можно не заполнять. В этом случае в качестве объекта расчетов по умолчанию системой используется платежный документ Списание безналичных ДС.
В регистрах «Расчеты с поставщиками», «Расчеты с поставщиками по документам» формируется запись по указанному договору.
В таком случае аванс в целом будет числиться за платежным документом и такой платежный документ будет отображаться в качестве нераспределенного платежа в помощнике зачета оплаты.
Это позволяет при расчетах по накладным зачитывать аванс без изменения первичных платежных документов и формировании документа Взаимозачет задолженности. Платежный документ сам выступает объектом расчетов и может зачитываться в накладных.
В режиме «Списком» заполнение реквизитов объекта расчетов, в том числе договора, как дополнительной аналитики учета по партнерам, происходит в специальной форме Реквизиты объекта расчетов, вызываемой по гиперссылке Нераспределенный остаток.
В этом случае платежный документ будет отображаться как нераспределенный платеж в форме помощника зачета оплаты.
Если платежный документ был зачтен в накладную в качестве аванса, то блокируется отмена проведения такого платежного документа. То есть платеж нельзя изменить и зачесть по другой накладной.
Если в платежном документе указан договор («с расчетами по договорам»), то в качестве объекта расчетов по умолчанию заполняется этот договор. Поле Договор в платежном документе скрывается. Зачет оплаты по платежному документу производится автоматически. Аванс в целом будет числиться за договором.
Если поступает аванс и в качестве объекта расчетов в платежном документе используется заказ, то дополнительная аналитика учета по партнерам – договор, не доступна для указания в документе. В таком случае объектом расчетов выступает заказ и зачет оплаты выполняется автоматически. Аванс в целом будет числиться на заказе.