«1С:ЗУП 8» (ред. 3): как проверить ошибки в 6-НДФЛ (+ видео)
Видеоролик выполнен в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» версия 3.1.14.183. Об ошибках в 6-НДФЛ рассказывает эксперт по работе в 1С:ЗУП 8 Дмитрий Ивлев.
Для проверки ошибок в налоговых расчетах необходимы расшифровки их строк. Расшифровка строк, встроенная в форму налогового расчета 6-НДФЛ, позволяет получить данные в разрезе сотрудников в целом за период отчета.
В случае, когда при заполнении отчета 6-НДФЛ возникают ошибки, не всегда этой информации достаточно для поиска причин ошибок. И встроенная расшифровка отчета не позволяет применять фильтры и анализировать данные по другим разрезам, прежде всего, по документам-регистраторам.
Проверка раздела 1 расчета 6-НДФЛ
Для проверки данных раздела 1 расчета 6-НДФЛ удобно использовать отчет «Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода и месяцам взаиморасчетов с сотрудниками».
Путь к отчету: раздел «Налоги и взносы» – «Отчеты по налогам и взносам».
Этот отчет позволяет получить обобщенные данные по расчету 6-НДФЛ по месяцам взаиморасчетов с сотрудниками и месяцам налогового периода.
Дважды кликнув на строку отчета, вы получите окно выбора расшифровки. Выбрав в нем поле «Регистратор», увидите расшифровку по документам, сформировавшим движения по исчислению, удержанию и перечислению НДФЛ за выбранные периоды.
Проверка раздела 2 расчета 6-НДФЛ
Для проверки данных раздела 2 расчета 6-НДФЛ удобно использовать отчет «Проверка разд. 2 6-НДФЛ».
Путь к отчету: раздел «Налоги и взносы» – «Отчеты по налогам и взносам».
В этом отчете раздел 2 представлен в единой таблице за выбранный период. Отчет позволяет выбрать период и ИФНС, по которым необходимо показать данные, а также необходимость расшифровки по физическим лицам.
Дважды кликнув на строку отчета, вы, как и в предыдущем отчете, получите окно выбора расшифровки. Выбрав в нем поле «Регистратор», увидите расшифровку по документам, сформировавшим данные в разделе 2 расчета 6-НДФЛ.
На практике анализ 6-НДФЛ в разрезе документов зачастую позволяет найти ошибки быстрее всего.
О том, как исправить ошибки в расчете 6-НДФЛ в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» рассказывает эксперт по работе в 1С:ЗУП 8 Дмитрий Ивлев.
Видеоролик выполнен в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» версии 3.1.15.139.
Сегодня речь идет об ошибке заполнения поля Месяц документа Отпуск. В результате этой ошибки в отдельных регистрах искажается период исчисленного НДФЛ, и сумма налога не попадает в ведомость на выплату отпуска.
Отражение ошибки в 6-НДФЛ
Указанная ошибка проявляется в обоих разделах 6-НДФЛ. В разделе 1 это искажение строк 070 и 080: сумма НДФЛ по отпуску отражается как неудержанная.
В разделе 2 это искажение строки 140: сумма удержанного НДФЛ по отпуску равна 0.
Отражение ошибки в документах ЗУП 3.1
В нашем примере ошибка возникла из-за некорректного выбора значения поля Месяц в документе Отпуск. Далее она попала в ведомость на выплату отпуска и через нее повлияла на заполнение расчета 6-НДФЛ.
Рассмотрим, как сделать правильно. Методика работы в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» предусматривает, что в документе Отпуск в поле Месяц необходимо указать месяц, в котором был рассчитан средний заработок и начислены отпускные.
Методические особенности исправления ошибки
На что обратить внимание при выборе порядка исправления упомянутой ошибки:
оплачена ли ведомость на выплату отпуска;
отпускные рассчитаны и выплачены в одном квартале или в двух смежных;
сдан ли налоговый расчет 6-НДФЛ за квартал, в котором рассчитан отпуск.
Эти обстоятельства определят доступные возможности исправления ошибки. Комбинации этих обстоятельств формируют сценарии исправления ошибки.
Сценарии исправления ошибки
Мы выделяем два сценария исправления ошибки по наиболее важному фактору. Это факт сдачи налогового расчета. Такая градация удобна и тем, что позволит дать рекомендации в зависимости от сроков обнаружения ошибки.
В каждом сценарии мы выделили отдельные варианты, чтобы разобрать все возможные ситуации по порядку. В каждом видео этого цикла уроков мы рассмотрим один вариант одного сценария.
Сценарий 1. Налоговый расчет за квартал не сдан
Это означает, что мы сможем внести исправления в оригинальном расчете.
Вариант 2. Отпуск оплачен, зарплата еще не выплачена
В прошлом материале мы рассмотрели вариант 1 первого сценария. Перейдем к варианту 2. Во втором варианте ошибка была обнаружена уже после выплаты отпускных. При этом исправление ошибки производится до срока сдачи 6-НДФЛ за квартал, в котором был рассчитан отпуск.
Покажем, как в этом случае исправить ошибку в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3.1.
Перейдем к документу Отпуск.
Не рекомендуется менять оригинальные документы начислений после их оплаты. Обычно в таких случаях используют документ-исправление оригинального документа Отпуск. Однако нам он не подойдет, поскольку в нем можно выбрать значение поля Месяц только равное и более позднее, чем в оригинальном документе. А нам необходимо сдвинуть его значение назад, на более ранний период. В этой связи нам остается, как и в первом уроке, исправить оригинальный документ. Отменим его проведение, заменим значение поля Месяц и после автоматического пересчета отпускных проведем документ.
Перейдем к документу Ведомость в банк на выплату отпуска. Обратим внимание: сумма отпускных к выплате уже уменьшена на сумму НДФЛ. Почему это произошло, при том что НДФЛ к перечислению не заполнен?
Нас выручила программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3.1 благодаря заложенным правилам учета НДФЛ по отпускам. Порядок исчисления и удержания НДФЛ с отпускных выплат не зависит от того, какие варианты исчисления и удержания НДФЛ с межрасчетного начисления зарплаты в настройках учетной политики вы выбрали. Эта настройка учетной политики применяется только в отношении доходов, являющихся оплатой труда, и не применяется в отношении других доходов. При выплате отпускных в межрасчетный период сумма к выплате будет уменьшена на сумму налога по общим правилам независимо от значения поля Месяц выплаты.
При этом сумма НДФЛ не появилась в ведомости, поскольку она подтягивается в нее, если дата фактического получения дохода попадет в выбранный в ней Месяц выплаты. А дата фактического получения дохода по нашему отпуску относится не к декабрю, а к ноябрю.
Таким образом де-факто в ведомости налог уже удержан, но в регистрах учета НДФЛ это не отражено. Для исправления 6-НДФЛ нам надо отразить сумму налога в этих регистрах. Как мы это сделаем: поскольку наши исправления не затронут сумму к выплате, мы можем указать сумму удержанного налога в этой же ведомости. При этом мы не исказим отражение фактов хозяйственной деятельности. Более того, после исправлений эти факты будут отражены, как этого требует законодательство о бухгалтерском учете в РФ.
Для этого отменим проведение документа, исправим значение поля Месяц выплаты и нажмем на кнопку Заполнить. Однако этого недостаточно. Важно помнить: в учете расчетов с сотрудниками все взаимосвязано.
После этих действий обязательно пересчитайте страховые взносы за месяц, в который вы перенесли документ Отпуск. В нашем случае это удобно сделать в документе Перерасчет страховых взносов, выбрав в нем месяц, в котором был рассчитан отпуск.
Также необходимо перезаполнить документ Отражение зарплаты в бухучете за месяц расчета отпуска, если вы начисляете резервы по отпускам или используете синхронизацию с другими базами данных на платформе «1С:Предприятие».
Вернемся к расчету 6-НДФЛ. Нажмем на кнопку Заполнить и посмотрим на изменения. Легко видеть, что в разделе 1 автоматически заполнены исправления строк 070 и 080. А в разделе 2 – строки 140 блока по отпуску.
Мы исправили ошибку так, чтобы оба раздела 6-НДФЛ заполнились верно автоматически, и мы учли влияние исправлений на все остальные операции учета.
6-НДФЛ: как избежать ошибок заполнения
Отчитываться по НДФЛ необходимо каждый квартал. Система 1С составляет общую сумму на основе заполненных данных. Цифра получается точная, как и рассчитывал бухгалтер. Теперь нужно предоставить отчет 6-НДФЛ, но сумма начисленного и выплаченного НДФЛ за выбранный период заполняется совсем не теми цифрами, которые прошли по начислениям. Выплаты по периодам раскидываются в хаотичном порядке. Итоговая сумма по отчету за период оказывается меньше ожидаемой.
Что же пошло не так?
1С, как и любая программа, имеет определенный алгоритм формирования данных. В рамках НДФЛ он основывается на выплатах зарплаты дважды в месяц и формирования документов в следующем порядке:
1. Ведомость на аванс
3. Начисление заработной платы
4. Ведомость на выплату
5. Выплата заработной платы
6. Оплата налога по НДФЛ
Если порядок документов был другой, или сотруднику была выдана не только зарплата, но и больничный, отпуск или премия, то НДФЛ может неверно распределяться по сотрудникам при формирование документов: «Ведомость на выплату» и «Списание с расчетного счета» (уплата НДФЛ). Так в ведомости бухгалтер может увидеть нули.
Это и приводит к неверному заполнению отчета 6-НДФЛ.
Как исправить
1. Отмените проведение банковских выписок по уплате НДФЛ, а также документы по выплате заработной платы.
2. Отмените проведение ведомостей на выплату заработной платны до той ведомости, в которой выявленная ошибка.
4. После корректировки всех ведомостей, проведите документы на выплату заработной платы.
5. Проведите документы на уплату НДФЛ.
6. Переформируйте отчет 6-НДФЛ. Теперь цифры соответствуют ожидаемым.
Продукты 1С существенно упрощают подготовку и формирование регламентированной отчетности, работу с клиентами, персоналом и поставщиками. Своевременно выходят новые обновления, в которых отражены изменения законодательства и исправлены выявленные пользователями ошибки. Если вы не можете самостоятельно найти решение возникшей проблемы, то обратитесь в поддержку «АСТЭК».
С помощью каких отчетов можно найти ошибки в 6-НДФЛ в 1С
Все работодатели ежеквартально обязаны сдавать отчет 6-НДФЛ. Несмотря на то, что в 2021 году ожидается грандиозное обновление формы этого отчета, помощники проверки корректности его заполнения останутся прежними.
Итак, в программе 1С:Зарплата и управление персоналом ред. 3.1 отчет 6-НДФЛ формируется в разделе «Отчетность, справки» — «1С-Отчетность».
Нажмите кнопку «Создать» и в разделе «ФНС» найдите отчет «6-НДФЛ».
С помощью «кнопок-стрелок» задайте период отчета.
Нажмите кнопку «Заполнить».
Отчет имеет два раздела:
Раздел 1 — «Обобщенные показатели», включающий данные о суммах начисленного дохода, налоговых вычетов, суммах исчисленного налога. Пользователь может посмотреть детализацию сумм ячеек отчета. Для того щелкните правой кнопкой мышки на ячейке и выберите команду «Расшифровать».
Получив расшифровку данных формы в разрезе кодов доходов, пользователь может их проанализировать.
Раздел 2 — «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного НДФЛ». Здесь пользователь также может получить детальную информацию расшифровки любой ячейки. Этот способ помогает проанализировать данные и найти ошибки в отчете.
Кроме детализации ячеек отчета, в 1С есть еще «отчеты-помощники», дающие возможность проанализировать данные по НДФЛ. Они помогут пользователю при заполнении и проверке формы «6-НДФЛ»:
Сформировать их можно несколькими способами:
1 вариант — в разделе Налоги и взносы« — «Отчеты по налогам и взносам».
Открыв раздел, вы увидите список отчетов по НДФЛ.
2 вариант — в разделе «Зарплата» — «Отчеты по зарплате».
Перейдите в самый низ списка отчетов и перейдите по гиперссылке «Все отчеты».
Откройте раздел «Налоги и взносы» и в правой стороне отобразится список дополнительный отчетов для анализа НДФЛ.
Рассмотрим коротко эти отчеты. Какую информацию пользователь может получить из них?
«Сводная» справка 2-НДФЛ
Саму форму «Справки о доходах (2-НДФЛ) для сотрудника» можно сформировать в разделе «Отчетность, справки».
Документ содержит информацию о доходах и НДФЛ выбранного сотрудника.
Отчет «Сводная» справка 2-НДФЛ, содержит информацию, из которой формируется справка 2-НДФЛ. Плюс отчета в том, что он формирует данные по всем сотрудникам. С его помощью можно проверить все данные по доходам сотрудника, начислениям и удержаниям НДФЛ, примененных вычетах.
При необходимости можно установить отбор в кнопке «Настройка».
При обнаружении ошибки пользователь может вовремя внести исправления в программе.
Например, не предоставлен, не закрыт или неверно указан вычет сотруднику.
Перейдите в карточку сотрудника — в справочнике «Сотрудники» и внесите или исправьте данные о вычетах в разделе «Налог на доходы».
В разделе можно ввести:
А также просмотреть все заявления на вычеты сотрудника, перейдя по одноименной гиперссылке.
Анализ НДФЛ по датам получения доходов
Отчет позволяет получить пользователю информацию о начисленных и выплаченных доходах, об исчисленном и удержанном НДФЛ и т.п. Информация выводится в отчет в разрезе дат и объединена по месяцам. С помощью значков-группировок » » и «-» данные можно сворачивать и разворачивать.
Информацию, представленную в таком виде, проще проверять и анализировать. С ее помощью легко обнаружить ошибки.
Используя кнопку «Настройки», можно устанавливать дополнительные параметры формирования отчета.
Установите вид настройки — «Расширенный» и на закладке «Отбор» добавьте дополнительный отбор. Нажмите кнопку «Добавить отбор» и добавьте поле «Сотрудник».
Установите «Сотрудник», условие «Равно» и в поле «Значение» выберите сотрудника из справочника. В нашем примере — Акопян М.С.
Нажмите «Закрыть и сформировать». Данные в отчете отобразятся в соответствии с условием отбора.
Если вы часто пользуетесь отчетом для удобства можно вынести отбор по сотруднику в его шапку. Тогда для выбора сотрудника не надо каждый раз заходить в настройку. Для этого в строке отбора щелкните мышкой на условное обозначение «-» и выберите «В шапке отчета».
В результате настройки, в шапке отчета появилось поле отбора по сотруднику.
Такая настройка применима к любому отчету в 1С.
Как и в любом другом отчете пользователь может проанализировать данные, посмотрев их расшифровку. Щелкните мышкой дважды на значении ячейки и выберите значение поля «Регистратор».
В результате отобразится расшифровка, в разрезе документов, которые сделали запись в регистр. Двойной щелчок мышкой на названии документа-основания откроет сам документ.
Анализ НДФЛ по документам-основаниям
Информацию по налогу в разрезе регистратора можно получить также из отчета «Анализ НДФЛ по документам-основаниям».
Форма отчета позволяет сразу увидеть пользователю, каким документами были произведены записи.
Анализ НДФЛ по месяцам
Группа отчетов «Анализ НДФЛ по месяцам» позволяет получить сопоставить исчисленный, удержанный и перечисленный НДФЛ, проанализировать налогооблагаемую базу и примененные вычеты. Отчет представлен в полном и упрощенном варианте, а также с детализацией месяцев налогового периода и месяцев взаиморасчетов с сотрудниками.
Упрощенный вариант содержит сводную информацию по показателям.
Для детализации записей в разрезе сотрудников установите галочку «Подробно по сотрудникам». В отчете добавится одноименный раздел.
Второй вариант отчета «Анализ по месяцам» отображает такую же информацию, но немного в другом интерфейсе.
В отчете «Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода и месяцам взаиморасчетов с сотрудниками» добавлены дополнительные настройки и отборы. Пользователь может указать:
Суммы в этом отчете, как и во всех других отчетах, можно детализировать, щелкнув правой кнопкой мышки и выбрав вариант для детализации. Например, по полю «Регистратор», т.е. по документу.
Контроль сроков уплаты НДФЛ
Отчет позволяет получить информацию о суммах НДФЛ к уплате и сопоставить с уплаченным НДФЛ. Положительный остаток на конец периода говорит о просрочке уплаты налога.
Начисленные доходы в отчетности НДФЛ
Данная форма отчета позволяет пользователю выбрать информацию о доходах сотрудника за определенный период. Дополнительные настройки отчета регулируют видимость соответствующих колонок в таблице с данными:
Установите галочки и в таблице появятся дополнительные столбцы с информацией.
Начисленные и полученные доходы в отчетности по НДФЛ
Отчет «Начисленные и полученные доходы в отчетности по НДФЛ» дает информацию пользователю о доходах, детализированную в разрезе документов и обобщенную по периодам.
Используя расширенные настройки отчета по кнопке «Настройка», пользователь может задавать дополнительные параметры для отчета, как и во всех отчетах 1С.
Подробный анализ НДФЛ по сотруднику
Отчет позволяет просмотреть всю информацию по выбранному сотруднику:
Отчет формируется с указанием первичных документов, в разрезе месяцев начисления.
Проверка разд. 2 6-НДФЛ
В помощь для проверки раздела 2 отчета «6-НДФЛ» послужит одноименная форма отчета. Она содержит информацию о суммах удержанного НДФЛ и полученного дохода, с указанием документа, срока перечисления и даты удержания.
Регистр налогового учета по НДФЛ
Статья 230 НК РФ предусматривает ведение учета доходов, полученных от работодателя физическими лицами, предоставленных им налоговых вычетов, исчисленных и удержанных налогов в регистрах налогового учета. Данный отчет формирует регистр в соответствии с требованием законодательства.
Регистр налогового учета можно сформировать также из карточки сотрудника или из справочника «Сотрудники», выбрав его в списке печатных форм.
Удержанный НДФЛ
Отчет формирует информацию по НДФЛ удержанному с указанием документа, в котором произведено удержание — выплата зарплаты и указанием сроков уплаты налога.
Как видите, вся информация в отчетах дублируется. Отчеты отличаются вариантами представления информации, разрезами отчетов. Сложность отчета 6-НДФЛ в том, что он содержит всю информацию о начислениях, выплатах, исчисленном и удержанном налоге в одной форме по всем сотрудникам. С помощью рассмотренных «отчетов-помощников» пользователь без труда разберется в данных программы по НДФЛ.
Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».
Только сегодня можно забрать запись со скидкой 60%. Программу вебинара смотрите здесь
Исправление учета 6-НДФЛ в Бухгалтерии 8, редакция 3
Правильное формирование 6-НДФЛ в 1С:Бухгалтерия 8
Для бухгалтеров, которые ведут расчет зарплаты в 1С:Бухгалтерия иногда бывает невозможно правильно сформировать всеми любимый отчет 6-НДФЛ.
Почему так? В конфигурации бухгалтерии есть несколько секретов, применение которых позволит сделать расчет зарплаты в бухгалтерии удовольствием и сформировать отчет 6-НДФЛ буквально за несколько минут. А также отчет 2-НДФЛ и регистр по налоговому учету будут в идеальном состоянии.
Это не шутка, а дело техники.
В чем же состоит техника правильного учета по НДФЛ?
Какие признаки того, что учет велся неправильно?
Как исправить неправильный учет НДФЛ?
Программа начинает себя вести неправильно при учете НДФЛ в том случае, если нарушены правильные движения по регистрам накопления:
Взаиморасчеты с сотрудником
Правильно должны быть введены и остатки и обороты. И если мы когда то неправильно сделали выплату или откорректировали начисленный НДФЛ, то произойдет сбой и программа начнет работать неправильно.
Для исправления нужно создать документ «Операция введенная вручную» и внести в нее корректирующие движения по регистрам.
Идеальную картину как должны выглядеть проводки я опишу позднее.
Если у вас один-три человека и выходят неправильные данные по двум-трем периодам, то легко можно поправить руками. Если больше, то, возможно, нужно потратить времени больше. В любом случае, исправление ситуации возможно.
Есть ли быстрый способ?
Если у вас не так много времени, чтобы исправлять вручную «косяки» прошлых периодов или делать вручную отчет 6-НДФЛ и «случайно» ошибиться с суммой перечисленного налога, то у вас есть возможность заказать эту услугу специалистам.
После оказания услуги у вас останется: