Начисление отпускных в 1С Бухгалтерия 8.3
Начислять отпуска в 1С: Бухгалтерия 8.3 необходимо в случае, когда на предприятии работает не большое количество работников. Учет кадровых и заработных документов выполняется при помощи 1С Бухгалтерия, но также можно использовать 1С: ЗУП. Принцип работы этих двух программ аналогичный. Разница между ними заключается в том, что в последнем софте нет необходимости выполнять предварительные настройки, чтобы включать данную функцию.
Предварительная настройка программы
Настройка в 1С Бухгалтерия 8.3 необходима для того, чтобы пользователи программы могли выполнять работу с кадровыми и заработными документами. Для этого следует перейти в раздел «Администрирование» и нажать «Параметры учета».
Теперь можно выполнить настройку больничных и отпускных начислений. Следует перейти в «Настройки зарплаты», чтобы пометить:
Это позволит программе понимать, что она будет вести кадровый и зарплатный учет. Без требуемых параметров невозможно будет создать соответствующие документы. Следует выделить, что учет кадров будет выполняться в полной мере. Это означает, что будут проверяться документы о приемах, увольнениях и различных переводах касательно сотрудников.
Работа с небольшими фирмами должна выполняться после еще одной настройки. Необходимо:
Выполнение начисления отпускных
Данный этап в 1С Бухгалтерия выполняется только после предварительных настроек, которые были описаны выше. В 1С ЗУП таких манипуляций выполнять не требуется. Теперь можно перейти непосредственно к начислению зарплат и отпускных.
Первым делом следует отправиться в раздел «Зарплата и кадры», где находится пункт «Все начисления». Далее следует выполнить пошаговый этап:
Данные манипуляции позволят в автоматическом режиме определить для каждого сотрудника сумму начисления отпускных и налога на доход физического лица (НДФЛ). В созданном документе необходимо правильно и аккуратно заполнить данными о сотрудниках и компании, в которой они работают. Теперь следует выбрать месяц, после чего можно приступать к основному оформлению документа во вкладке «Главное».
Расчет начислений для каждого сотрудника выполняется в автоматическом режиме. Система при подсчете ориентируется на данные о зарплате. Проверить это можно в дополнительной вкладке «Начисление», где предоставляется следующая информация:
Предоставляется данная информация в виде таблицы, которая имеет два раздела. Ниже можно наблюдать сумму среднего заработка и отпускных начислений, которые учитывают установленные отпускные дни.
Суммы, которые учитываются при составлении отпускных, является:
Последние два показателя можно корректировать вручную, нажав на специальную кнопку, которая имеет вид карандаша. Зеленый карандаш располагается рядом с тем полем, которое можно изменить.
Показатель среднего заработка основывается по данным за последний год. Берется во внимание фактическое отработанное время. В окне, где можно изменить все необходимые значения, можно отредактировать сумму ежемесячных начислений и отработанные дни. После выполненных изменений будет осуществлен автоматический счет, результат которого отобразиться в специальном поле «Средний заработок». Остается только нажать кнопку «Перезаполнить», чтобы изменения вступили в силу и можно было вернуться к основным расчетам. Похожие изменения можно выполнять с показателем НДФЛ.
Теперь необходимо выполнить проведение документа. После выполнения проводки может появиться ошибка. Такая ошибка содержит текст: «Дата документа не может быть больше планируемой даты выплаты».
Чтобы избавиться от данной проблемы, следует произвести некоторые поправки в параметрах документа. Необходимо изменить дату проведения документа, то есть дату, когда начисляется отпускная сумма. В соответствии с Трудовым кодексом работодателям необходимо выполнять оплату отпуска максимум за три дня до начала выходного периода. Также следует выполнять оплату до начала нерабочих и праздничных дней.
Если изменить дату не получается, так как программа не предоставляет для этого доступ, то следует выполнить следующие манипуляции:
Когда все настройки были выставлены, данные были вписаны, а сам документ был проведен, то можно его распечатать. Для этого программа 1С 8.3 обладает меню «Печать». В нем можно выбрать:
Движение документа
На верхней панели главного окна программы, где необходимо оформлять отпускной документ, располагается кнопка «Показать проводки и другие движения документа». Такая кнопка имеет вид разноцветных значений «Дт Кт». Перейдя в данное меню, можно подробно посмотреть проводки по отпускным и по удержанию налога. Дебет выполняется в зависимости от настроек.
Также на панели располагается кнопка «Выплатить». С ее помощью можно создавать документы для банков и касс, которые отображают информацию об отпускных значениях и налогах.
Отражение отпуска при начислении зарплаты
В разделе, где оформляется отпускное начисление, можно составить зарплатный документ. Для начала в шапке следует указать дату и название организации. Теперь необходимо нажать «Заполнить», чтобы программа автоматически рассчитала требуемые начисления. Таким образом, можно вести учет по всем сотрудникам указанной компании в соответствии с отработанным временем каждого.
Отображенная статистика имеет вид таблицы, в которой можно увидеть две колонки. В одной колонке отображаются значения по зарплате, а в другой по отпускным начислениям. Также предоставляется возможность составить расчетный лист. Его можно создать отдельно для каждого сотрудника, в котором будет учитываться оклад за отработанные и отпускные дни.
Если у вас возникли вопросы по расчету отпускных в 1С, то можете задать их прямо сейчас нашим специалистам. Позвоните по телефону в своем городе и закажите бесплатную консультацию.
Учет отпусков в 1С:ЗУП 8 ред.3
Порядок расчета и выплаты отпускных, исчисления и уплаты НДФЛ и страховых взносов, учета расходов на оплату отпуска отличается от порядка, установленного для заработной платы. На расчет отпускных влияет, например, болезнь сотрудника, отмена отпуска в связи с производственной необходимостью, индексация заработка или выплаченная работнику премия. Эксперты 1С рассматривают особенности бухгалтерского и налогового учета отпускных и отражения в отчете 6-НДФЛ и в расчете по страховым взносам на примере программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3.
Отпуск: бухгалтерский и налоговый учет
На время ежегодного отпуска за сотрудником сохраняется рабочее место и средний заработок в соответствии со статьей 114 ТК РФ. Правила расчета среднего заработка закреплены в статье 139 ТК РФ, а отдельные особенности исчисления утверждены постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.
Среди прочих особенностей отпускных следует учитывать, что их начисление может производиться до расчета зарплаты, за месяц, когда еще неизвестен полный доход сотрудника, входящий в расчетную базу среднего заработка. Не ясно, будет ли месяц отработан сотрудником полностью и сохранится ли у него право на налоговые вычеты по окончании месяца.
Вдобавок отпуск, будучи уже оплаченным, может не состояться (например, в связи с производственной необходимостью). На сроки уже наступившего отпуска может повлиять болезнь, а индексация заработка или начисленные премии приводят к перерасчету суммы отпускных.
Эти отличия обуславливают особенности отражения оплаты отпуска в отчетности.
Отпускные в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3)
Рассмотрим на примерах некоторые особенности отражения сумм начисленных отпускных, НДФЛ и страховых взносов в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3.
Пример 1
У сотрудника период отпуска с 01.04.2019 по 28.04.2019. Отпускные начислены и выплачены 26.03.2019.
Это означает, что в Раздел 2 отчета 6-НДФЛ (утв. приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@) за I квартал 2019 года сумма начисленных отпускных и НДФЛ не попадут, а отразятся в отчете за полугодие 2019 года. В базу расчета страховых взносов отпускные включатся при расчете зарплаты за март 2019 года в документе Начисление зарплаты и взносов.
Отпускные и начисленные страховые взносы отражаются в отчете Расчет по страховым взносам (утв. приказом ФНС России от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551@) за I квартал 2019 года.
Для соблюдения законодательных норм отражения отпускных в бухгалтерском и налоговом учете необходимо в марте учесть отпускные и взносы с них, исчисленные в составе расходов будущих периодов. Для этого в документе Отпуск, на закладке Дополнительно для отпускных предусмотрена возможность указания способа отражения в поле Счет, субконто (рис. 1).
Рис. 1. Способ отражения в учете оплаты отпуска
Указанный в документе способ отражения отпускных отображается в документе Отражение зарплаты в бухучете за март 2019 года (рис. 2).
Рис. 2. Отражение отпускных в бухучете
При этом Период принятия расходов для сумм Ежегодного отпуска и страховых взносов, начисленных на него, устанавливается 01.04.2019. Вид начисления для налогового учета (п. 7 ст. 255 НК РФ) устанавливается в соответствии с указанным в настройке вида начисления Отпуск основной на закладке Налоги, взносы, бухучет.
В результате синхронизации с программой «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 суммы отпускных и исчисленных взносов будут отражены соответствующими проводками в дебет счета 97.01 «Расходы на оплату труда будущих периодов».
Пример 2
В продолжение Примера 1 отпуск сотрудника с 01.04.2019 по 28.04.2019 был отменен 01.04.2019 в связи с производственной необходимостью. Соответственно, нет оснований для начисления и выплаты 26.03.2019 отпускных.
Так как выплата отпускных уже произведена, то редактировать и отменять проведение документа Отпуск нельзя. Для отмены отпуска предназначена команда Сторнировать в документе, начислившем отпуск (рис. 3).
Рис. 3. Отмена начисленного отпуска
В результате проведения документа Сторно в Регистре налогового учета по НДФЛ код дохода устанавливается «2012», и начисленная в марте сумма 9 556,40 руб. по этому коду отражается в апреле со знаком «минус» (рис. 4).
Рис. 4. Регистр налогового учета по НДФЛ
Однако совершенный факт выплаты отпускных уже нельзя отменить. А значит, блок, отражающий 26.03.2019 эту выплату в сумме 9 558,40 руб., удержание налога в сумме 1 242 руб. и срок его перечисления 01.04.2019 останутся неизменными в Разделе 2 отчета 6-НДФЛ за полугодие 2019 года.
Пример 3
В продолжение Примера 1 сотруднику в марте 2019 года была выплачена премия, которая увеличила размер среднего заработка. Начисленные и выплаченные 26.03.2019 отпускные после расчета заработной платы за март следует пересчитать.
В отчете 6-НДФЛ за полугодие 2019 года начисленные и доначисленные отпускные будут представлены в Разделе 2 двумя блоками по строкам (см. таблицы 1, 2):
Секреты «1С:ЗУП»: уточнение реальной даты выплаты и перечисления денежных средств сотрудникам
Начиная с версии 3.1.4 в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» следует уточнять реальную дату выплаты и перечисления денежных средств сотрудникам.
Для этого рекомендуется такая последовательность работы с платежной ведомостью:
1. После заполнения документа, в случае, если НДФЛ перечисляется не в тот же день, что и выплата денег, в подвале документа снять установленный флаг Налог перечислен вместе с зарплатой (рис.1).
В дальнейшем нужно внести фактическую информацию об уплате НДФЛ.
2. Далее необходимо Провести платежную ведомость (рис.2)
3. Для указания реальной даты выплаты следует воспользоваться кнопкой проведенной платежной ведомости документ Подтверждение выплаты доходов (рис.3).
Рис.3
По умолчанию реальная Дата выплаты устанавливается в соответствии с Предполагаемой датой оплаты, указанной в ведомости. Но она может быть изменена. Именно эта дата реальной выплаты зарплаты используется в регламентированных (форма 6-НДФЛ) и аналитических (сальдо за месяц по дате выплаты) отчетах.
Корректировать и просматривать реальную Дату выплаты можно из платежной ведомости по ссылке Открыть подтверждение выплаты доходов.
4. Документ Подтверждение выплаты доходов следует Провести и закрыть, а платежную ведомость, на основании которой он зарегистрирован, закрыть кнопкой Х в правом верхнем углу.
Расчет отпускных: как не допустить ошибок
По мнению проверяющих, с момента выплаты отпускных до начала отпуска должно пройти не менее трех полных календарных дней. Читайте в статье об этом и о других сложных случаях расчета и выплаты отпускных.
Сроки выплаты отпускных: что значит «за три дня до»
Статья 136 ТК РФ регламентирует сроки выплаты отпускных — не позднее чем за три дня до начала отпуска. Норма эта вызывает несколько вопросов у бухгалтеров. И первый из них — в каких днях считать, календарных или рабочих? Ответ можно найти в письме Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1 и информации Минтруда России от 16.06.2014. Ведомства уточняют, что срок выдачи отпускных исчисляется не в рабочих, а в календарных днях. При этом если день выплаты приходится на выходной или праздничный день, оплату следует произвести накануне этого дня.
И второй важный вопрос — входит ли день выплаты отпускных в установленные ТК РФ три дня? Роструд в том же письме от 30.07.2014 № 1693-6-1 допускает такой вариант. Эту позицию поддержали в своих решениях Кемеровский областной суд, Ленинградский областной суд и пр.
Однако по последним разъяснениям Минтруда при уходе работника в отпуск в понедельник отпускные надо выплатить не позднее четверга предыдущей недели (письмо Минтруда от 05.09.18 № 14-1/ООГ-7157). Такое мнение в судебной практике встречалось и ранее (см. определение Челябинского областного суда от 17.09.2015 № 11-11043/2015 и определение Ростовского областного суда от 16.09.2013 № 33-11864). В связи с этим рекомендуем не рисковать, а отслеживать, чтобы между началом отпуска и перечислением средств было минимум три полных дня (72 часа). Перечислять отпускные заранее трудовое законодательство не запрещает.
Пример
Отпуск начинается 31 мая 2021 года, в понедельник. Значит, отпускные необходимо выплатить не позднее четверга, 27 мая.
Отпуск начинается 17 июня, в четверг, крайний срок выплаты отпускных приходится на воскресенье, это выходной день. Значит, выплатить отпускные необходимо не позднее пятницы, 11 июня.
Как выплатить отпускные, если отпуск со следующего дня
Иногда возникают ситуации, когда сотрудник просит предоставить отпуск со следующего дня по семейным обстоятельствам. Несмотря на то, что это инициатива работника, выплата отпускных в такие сроки — это нарушение трудового законодательства. Оно влечет за собой административное наказание (п. 6 ст. 5.27 КоАП РФ): для должностных лиц — предупреждение или штраф в размере от 10 000 до 20 000 рублей, для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей.
Если работодатель не возражает против внепланового отпуска и готов выплатить отпускные в день обращения, следует предложить сотруднику на ближайшие три дня оформить, например, отпуск без сохранения заработной платы, а уже потом оплачиваемый отпуск.
Пример
Сотрудник обратился к работодателю в понедельник 21 июня 2021 года с просьбой предоставить ему со вторника 22 июня очередной оплачиваемый отпуск по семейным обстоятельствам. Он не будет иметь претензий к работодателю, если тот выплатит ему отпускные 21-го числа или позже, и готов указать это в заявлении на отпуск.
Работодатель готов пойти навстречу работнику, но, чтобы не нарушать сроки выплаты отпускных, предложил взять отпуск только с 25 июня (пятница). Выплаты были сделаны в день обращения.
При этом дни с 22 по 24 июня включительно были оформлены как отпуск без сохранения заработной платы.
Как учитывать МРОТ при расчете отпускных
В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» работодатель обязан учитывать МРОТ при расчете отпускных. Пункт 18 содержит важное требование: оценить средний месячный заработок сотрудника, который в расчетный период, установленный на предприятии, отработал свою норму рабочего времени и сделал нормы продукции/услуг. Эта величина не может быть менее федерального МРОТ, который с 1 января 2021 года установлен на уровне 12 792 рубля. Поэтому для всех отпусков 2021 года сравниваем средний заработок с величиной нового МРОТ. Для этого надо определить, отработана ли норма рабочего времени у сотрудника. В зависимости от результата порядок действий такой:
Пример 1
Сотрудник идет в отпуск с 5 по 18 июля 2021 года, его средний дневной заработок — 420 рублей.
420 × 29,3 = 12 306
12 306 публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Секреты «1С:ЗУП»: уточнение реальной даты выплаты и перечисления денежных средств сотрудникам
Начиная с версии 3.1.4 в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» следует уточнять реальную дату выплаты и перечисления денежных средств сотрудникам.
Для этого рекомендуется такая последовательность работы с платежной ведомостью:
1. После заполнения документа, в случае, если НДФЛ перечисляется не в тот же день, что и выплата денег, в подвале документа снять установленный флаг Налог перечислен вместе с зарплатой (рис.1).
В дальнейшем нужно внести фактическую информацию об уплате НДФЛ.
2. Далее необходимо Провести платежную ведомость (рис.2)
3. Для указания реальной даты выплаты следует воспользоваться кнопкой проведенной платежной ведомости документ Подтверждение выплаты доходов (рис.3).
Рис.3
По умолчанию реальная Дата выплаты устанавливается в соответствии с Предполагаемой датой оплаты, указанной в ведомости. Но она может быть изменена. Именно эта дата реальной выплаты зарплаты используется в регламентированных (форма 6-НДФЛ) и аналитических (сальдо за месяц по дате выплаты) отчетах.
Корректировать и просматривать реальную Дату выплаты можно из платежной ведомости по ссылке Открыть подтверждение выплаты доходов.
4. Документ Подтверждение выплаты доходов следует Провести и закрыть, а платежную ведомость, на основании которой он зарегистрирован, закрыть кнопкой Х в правом верхнем углу.