Оформление первичных документов в 1С бухгалтерия 8.3
Подписаться на информационную рассылку от СофтСервисГолд
Оформление первичных документов в 1С бухгалтерия 8.3
Процедура формирования первичного учётного документа в программе 1С бухгалтерия не представляет трудности. Для того, чтобы это сделать требуется, перейдя по иконке Печать, открыть документы, предусмотренные программой. Формат некоторых документов предполагает возможность использования нескольких конфигураций для печати на бумажном носителе. Выбрать, необходимый на данный момент документ, можно из выпадающего списка.
К примеру, при необходимости, конфигурация документа – Товарная накладная (ТОРГ-12), выбирается из списка в подразделе Реализация товаров.
Программой 1С бухгалтерия 8.3, предусматривается указание обязательных реквизитов, заполняющихся в автоматическом режиме из встроенных справочников.
Сведения из регистров и справочников, попадающие в форму первичного документа, берутся в следующих источниках:
В документации, содержащей операции по реализации товаров, в случае надобности можно указывать сведения об отправителе и получателе груза, а также адрес, по которому должна быть осуществлена поставка.
Кроме того, перейдя в данном разделе в подраздел Подписи, можно указать конкретное должностное лицо, которое удостоверит документ.
Подробности по процедуре заполнения списка оснований, дающих право на подписание документов в программе 1С бухгалтерия, ранее указаны в блоге бухгалтера на нашем сайте.
Документация по реализации услуг
Список лиц уполномоченных подписывать данный документ, находится в разделе – Реквизиты продавца и покупателя.
Поддержка первички в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0)
Как учесть все последние требования законодательства и в то же время облегчить себе работу? О сложных вопросах по составлению первичных учетных документов читайте в материале к.э.н. В.В. Приображенской (Минфин России), размещенном на стр. 35. В этой статье мы расскажем о том, какие варианты первичных документов поддерживаются в «1С:Бухгалтерии» (ред. 3.0), и о том, какие возможности оформления этих документов предлагает программа. Вся описанная последовательность действий и все рисунки выполнены в новом интерфейсе «Такси» программы «1С:Бухгалтерия 8».
Формы первичных документов
По-прежнему обязательными для применения являются унифицированные формы, утвержденные Банком России (приложения к Положению о правилах осуществления перевода денежных средств, утвержденному Банком России 19.06.2012 № 383-П). К ним, относятся, например, платежные поручения и требования. Доступ к этим документам в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) осуществляется из раздела Банк и касса.
Обязательными остаются и кассовые документы (Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»), например, приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга, расчетно-платежные ведомости и т. д. Формы указанных документов утверждены Постановлениями Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» и от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Доступ к этим документам в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) осуществляется из разделов Банк и касса и Зарплата и кадры.
Что касается таких документов, как, например, товарная накладная, авансовый отчет, приказ о проведении инвентаризации, акт инвентаризации расчетов, то при отражении в программе соответствующих фактов хозяйственной деятельности, как и раньше, в качестве печатных форм указанных документов предлагаются унифицированные формы (формы № Торг-12, № АО-1, № ИНВ-22, № ИНВ-17).
Напомним, что счет-фактура не является первичным документом! Это документ налогового учета.
Форма счета-фактуры и порядок его заполнения, а также формы и порядок ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж устанавливаются Правительством РФ (п. 8 ст. 169 НК РФ).
В настоящее время действует Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость».
Изменять формы указанных документов не допускается, в то же время, добавление дополнительных реквизитов в форму счета-фактуры не противоречит нормам главы 21 НК РФ. Именно это обстоятельство, наряду с отменой обязательного применения унифицированных форм документов позволило ввести в оборот форму универсального передаточного документа (УПД) как не противоречащего законодательству.*
Примечание:
* О применении УПД в качестве альтернативы счету-фактуре и накладной (или акту выполненных работ, оказанных услуг) мы писали в «БУХ.1С» № 1 за 2014 год на стр. 13.
Напомним, что печатная форма УПД доступна как из формы документа реализации, так и из формы выданного на реализацию счета-фактуры. Таким образом, пользователям программы «1С:Бухгалтерия 8» доступны унифицированные формы первичных учетных документов, форма УПД, а также формы, которые предложены разработчиками программы в качестве помощи пользователю. Такие формы представляют особый интерес.
Отметим, что развитие печатных форм документов в программе началось давно. Еще в «1С:Бухгалтерии» предыдущих поколений формировались документы, формы которых отсутствовали в альбомах унифицированных форм: акт об оказании услуг, акт сверки взаиморасчетов, бухгалтерская справка.
Рис. 1. Справка-расчет рублевых сумм документа в валюте
Целая группа справок-расчетов формируется при выполнении в программе регламентных операций при закрытии месяца.
Эти справки-расчеты доступны по одноименной кнопке в форме документа Закрытие месяца.
Обращаем ваше внимание, что за последнее время список регламентных операций пополнился новыми автоматизированными обработками и сопутствующими им справками-расчетами:
Доступ ко всем справкам-расчетам осуществляется также по одноименной гиперссылке на панели навигации из раздела Операции (рис. 2).
Рис. 2. Все доступные справки-расчеты
По гиперссылке Все отчеты пользователь получает доступ одновременно ко всем имеющимся в программе отчетам (за исключением стандартных и регламентированных отчетов), включая отчеты для руководителя, регистры бухгалтерского учета субъектов малого предпринимательства, регистры налогового учета по налогу на прибыль, справки-расчеты по бухгалтерскому и налоговому учету, а также документы и справки, относящиеся к функционалу кадрового учета и зарплате (рис. 3).
Рис. 3. Все доступные отчеты (за исключением стандартных и регламентированных)
Подробнее о развитии справок-расчетов в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) см. в статье на сайте.
Если пользователя не устраивает набор предложенных программой форм документов, то он может разработать свои формы документов и использовать их, подключив в качестве внешних печатных форм.
Напоминаем, что состав документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни, а также формы первичных учетных документов должен определить руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, информация Минфина России № ПЗ-10/2012).
ИС 1С:ИТС
Подробнее о первичных учетных документах см. в «Справочнике хозяйственных операций. 1С:Бухгалтерия 8» в разделе «Бухгалтерский и налоговый учет».
Регистры бухгалтерского учета
Независимо от применяемых форм первичных учетных документов, данные, содержащиеся в них, подлежат обязательной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета, состав и формы которых также определяет и утверждает руководитель экономического субъекта.
Закон № 402-ФЗ ужесточил требования к регистрам бухгалтерского учета: теперь каждый регистр должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные в статье 10 Закона. Чтобы привести в соответствие функционал «1С:Бухгалтерии 8» положениям Закона № 402-ФЗ, разработчики предложили взять за основу регистров бухгалтерского учета «старые добрые» стандартные отчеты (оборотно-сальдовую ведомость, анализ счета, анализ субконто. карточку счета и т. д.), добавив к ним недостающие реквизиты: единицу измерения, должность и расшифровку подписи лица, ответственного за ведение регистров бухгалтерского учета.
В настоящее время регистры бухучета, которые можно сформировать в «1С:Бухгалтерии 8», удовлетворяют всем требованиям законодательства и, в то же время, привычны для пользователя.
ИС 1С:ИТС
Подробнее о регистрах бухгалтерского учета см. в справочнике «Справочнике хозяйственных операций. 1С:Бухгалтерия 8» в разделе «Бухгалтерский и налоговый учет».
Автоподстановка подписей
Факты хозяйственной жизни могут быть трех видов: сделка, операция, событие (ст. 3 Закона № 402-ФЗ). А первичные документы на основании пункта 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ должны содержать подписи лиц в зависимости от вида хозяйственного факта.
Так, в случае совершения сделки или операции, в первичке должна быть подпись лица, ответственного за ее совершение и подпись лица, ответственного за ее оформление.
Если же произошло событие, то достаточно подписи лица, ответственного за оформление уже свершившегося факта.
По нашему мнению, такие документы как акт выполненных работ и накладная на отгрузку товаров не могут быть подписаны исключительно работником аутсорсинговой компании, так как оба документа должны содержать подписи лиц, непосредственно принимающих участии в операции (сделке). А таковыми, как правило, являются ответственные сотрудники самой организации.
Чтобы обеспечить автоподстановку подписей в первичные документы, включая справки-расчеты, регистры бухгалтерского и налогового учета, в программе «1С:Бухгалтерия 8» предназначен регистр сведений Ответственные лица, доступ к которому осуществляется по одноименной гиперссылке из формы элемента справочника Организации (раздел Главное).
В списке Ответственные лица указываются лица, наделенные полномочиями в силу занимаемой должности, причем сведения регистра носят периодический характер (рис. 4). Это означает, что при формировании печатной формы документа за конкретную дату, из регистра сведений будут выбраны записи, актуальные именно на эту дату. Например, если в организации (подразделении) изменился главный бухгалтер, достаточно внести новую запись в регистр, и программа будет автоматически подставлять нужную фамилию в печатные формы.
Рис. 4. Регистр сведений «Ответственные лица»
Ответственные лица указываются для должностей или полномочий, которые чаще всего встречаются в практике хозяйственной деятельности:
Набор ответственных лиц задается отдельно для каждой организации или подразделения.
Лица, которые имеют право подписи первичной бухгалтерской документации на основании документа, наделяющего полномочиями (приказ, доверенность), указываются в регистре сведений Уполномоченные лица, доступ к которому осуществляется по одноименной гиперссылке из формы элемента справочника Организации (раздел Главное).
Уполномоченные лица задаются отдельно для каждой организации и применяются для указанного пользователя информационной базы или для всех пользователей, если пользователь не указан (рис. 5).
Рис. 5. Регистр сведений «Уполномоченные лица»
В таких документах как Реализация товаров и услуг, Оказание услуг, Счет-фактура выданный предусмотрены поля для указания подписывающих лиц и документов, на основании которых они наделяются полномочиями. По умолчанию поля заполняется значениями из регистра сведений Уполномоченные лица с учетом выбранной организации и пользователя. При отсутствии записей в регистре Уполномоченные лица по организации, указанной в документе, заполнение производится на основании данных регистра Ответственные лица.
В соответствии с Федеральным законом от 20.04.2014 № 81-ФЗ с 01.07.2014 индивидуальный предприниматель также имеет право передать полномочия по подписанию счета-фактуры уполномоченному лицу.
В документе Счет-фактура выданный в поле Предприниматель, начиная с первого июля 2014 года, подставляется лицо, указанное в регистре Уполномоченные лица, и используется при выводе печатной формы документа.
Что касается сведений об уполномоченном представителе, который подписывает регламентированную отчетность, то эта информация хранится в справочнике Регистрация в налоговом органе (рис. 6).
Рис. 6. Справочник «Регистрация в налоговом органе»
В форме элемента справочника для выбора лица, подписывающего отчетность, предназначен переключатель Отчетность подписывает. Лицом, подписывающим отчетность, может быть руководитель организации или иное лицо, действующее на основании предоставленных ему полномочий.
В этом случае пользователю требуется заполнить сведения о представителе.
Если через представителя осуществляется электронный документооборот, то необходимо заполнить поле Доверенность ЭДО, выбрав из справочника доверенность на осуществление электронного документооборота с налоговым органом.
ИС 1С:ИТС
Об автоматическом заполнении реквизитов печатных форм см. в справочнике «Методическая поддержка 1С:Предприятия 8» в разделе «Технологическая поддержка прикладных решений».
Печатные формы первичных документов и дополнительные возможности
В заключение напомним о некоторых интересных дополнительных возможностях «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0), которые можно использовать при работе с печатными формами первичных документов.
Так в печатную форму документа Счет на оплату покупателю можно добавить логотип и факсимильную печать компании.
Настройка этих дополнительных возможностей в программе «1С:Бухгалтерия 8 » осуществляется на закладке Печать в форме элемента справочника Организации (раздел Главное).
По кнопке Сохранить можно быстро сохранить любую печатную форму документа в одном (или нескольких) из предложенных форматов в указанную папку на компьютер, имя файла по умолчанию будет состоять из названия, даты и номера документа.
По кнопке Отправить из печатной формы документа создается сообщение электронной почты, к которому прикрепляется печатная форма.
В теле сообщения указываются:
Для настройки учетной записи электронной почты предназначен справочник Учетные записи электронной почты, который доступен по гиперссылке Органайзер из раздела Администрирование.
В списке выводится:
Для учетных записей, получение и отправка с которых выполняется автоматически без участия пользователя, должен быть обязательно введен пароль.
Также для корректной работы программы обязательно должна быть настроена системная учетная запись электронной почты.
В продолжение темы, посвященной поддержке первички в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0), в следующих номерах журнала будет рассмотрен порядок исправления и корректировки первичных учетных документов, в том числе и при применении электронного документооборота.
Формируем отчет в 1С о недостающих первичных документах в несколько секунд
Советы бухгалтеру, как подготовиться к налоговой или встречной проверке без проблем.
Предлагаем вашему вниманию серию материалов о программах и решениях, которые существенным образом облегчают рутинный труд бухгалтера. Первый материал посвящен обзору инструментов, связанных с контролем, учетом и обработкой первичной документации.
Деятельность современных компаний базируется на расчетах с поставщиками и клиентами, все доходы и расходы необходимо документально учитывать при подготовке налоговых отчетов. Чем сложнее структура предприятия и количество происходящих внутренних процессов, тем сложнее осуществлять учет изменений. Практически все хозяйственные операции необходимо документировать, поскольку каждая из них связана с получением прибыли или расходами.
Наиболее типичные ситуации возникновения трудностей и ошибок при работе с документами следующие:
Это наиболее типичные ситуации возникновения сложностей в документообороте организаций. Вопрос заключается в том, как часто они могут возникать и к каким последствиям приводят.
Наиболее острой проблемой является проблема с нахождением оригиналов первичных документов. В первую очередь это резко ощутимо при закрытии периодов либо подготовке отчетов для встречных или камеральных проверок.
Быстро найти оригиналы первичных документов порой очень сложно. Первопричиной этого является то, что авторов и ответственных за формирование документов, как правило, несколько или целая группа. При этом бухгалтеру зачастую нужно как можно быстрее определить, есть ли документ в наличии или удостовериться, является ли эта редакция актуальной. Проще говоря, необходим централизованный учет документов.
Рассмотрим наиболее типичную ситуацию, как происходит регистрация первичных документов, которые поступают в компании после подписания контрагентами.
К огда торговая организация работает с клиентами через посредника (например, через транспортно-логистическую компанию), накладная отправляется вместе с отгруженным товаром. Получив товар, клиент возвращает документ с подписью и печатью по почте или через курьерскую службу. После того, как документ поступает в канцелярию, бухгалтеру нужно сразу об этом сообщить, но в силу технических причин это происходит крайне редко. Для этого должна действовать система оповещения. На практике, для того, чтобы получить необходимые документы при закрытии периода, бухгалтеру необходимо самостоятельно организовать поиск, обращаясь напрямую к менеджерам или работникам канцелярии.
Это усложняет работу бухгалтера и превращает в рутину. Наилучший способ изменить ситуацию — организовать действенную систему контроля документооборота, позволяющую вести учет входящих и исходящих документов.
Система контроля первичных документов должна базироваться на следующих функциональных возможностях:
Такой подход в организации документооборота позволит бухгалтеру получить инструмент, с помощью которого можно легко формировать отчеты обо всех поступающих или исходящих документах.
Сформировав отчет о недостающих документах, можно инициировать процесс сбора документов. Ответственным за дальнейший поиск документов может быть не только бухгалтер, а офис-менеджер или сотрудник архивного отдела.
Учитывая все указанные критерии, на основе которых должен быть налажен учет первичной документации, современные разработчики программного обеспечения предлагают ИТ-решения, позволяющие организовать контроль первичных документов, в том числе возврат документов после их подписания.
Проанализировав предложенные варианты, выбор остановился на программных продуктах, которые работают на базе программ «1С:Предприятие» (наиболее популярная платформа для автоматизации бухгалтерии на сегодняшний день).
Основные требования к программам по контролю и учету первичных документов в 1С:
По подсчетам экспертов, программы для контроля первичных документов позволяют бухгалтеру делать отчеты об оригиналах документов, находящихся в компании, за считанные минуты. Рутинную работу легко устранить, стоит только правильно выбрать инструмент!
Оформление и контроль первичных документов в 1С:Бухгалтерии 8
В программе 1С:Бухгалтерия 8 пользователь может контролировать не только отражение хозяйственных операций, но и наличие первичной учетной документации по ним. Особенно это удобно в том случае, если в компании не настроен электронный документооборот с контрагентами и приходится вручную вносить всю первичку.
Возможность обмена документами с контрагентами
Любой факт хозяйственной деятельности субъекта регистрируется с помощью первичного учетного документа. Он должен включать обязательные реквизиты (ст. 9 Закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ).
Первичный документ можно зарегистрировать двумя способами:
При работе с бумажными первичными документами часто возникают ситуации, когда они поступают несвоевременно или их вообще нет. Также возможны ошибки в оформлении или представление в виде сканированных копий. В этом случае бухгалтер должен найти первичные документы, а при наличии ошибок привести документацию в надлежащий вид. В основном этот момент касается первички, поступающей от контрагентов — поставщиков, покупателей, исполнителей.
Если первичный учетный документ создается в электронном виде в программе 1С, то он полностью соответствует требованиям законодательства. Кроме того, ЭДО с контрагентами имеет такие преимущества:
Разработчик предлагает использовать сервис 1С-ЭДО (включая 1С-Такском). С его помощью пользователь может обеспечить качественный электронный документооборот с партнерами, в т.ч. с теми, которые используют другие бухгалтерские программы, а не 1С.
Для того чтобы работать с сервисами, необходимы подключение к Интернету и усиленная квалифицированная ЭЦП, а также установка на рабочем месте специального криптопровайдера. ЭЦП может быть выдана удостоверяющим центром или оформлена при подключении к сервису 1С-Отчетность. Если у пользователя нет ЭЦП, ее можно оформить через сервис 1С:Подпись — заявка направляется напрямую из 1С.
Возможна ситуация, при которой ЭДО не используется для обмена с контрагентом. В этом случае можно применять сервис «ЭДО без электронной подписи для участников 1С:Бизнес-сеть». С его помощью можно передавать и получать документацию в программах 1С, при этом не устанавливая настройки обмена и криптографии и не имея ЭЦП. Для использования сервиса необходимо иметь только подключение к Интернету.
Когда электронные документы поступают от партнера, они автоматически вносятся в 1С. Этот момент позволяет существенно сократить время обработки поступающей документации, а также уменьшить количество ошибок. Важно учесть, что такие документы, в отличие от передаваемых при полноценном ЭДО, не имеют юридической силы и требуют оригинального дублирования на бумаге.
Если партнер не применяет сервисы 1С-ЭДО, 1С-Такском или ЭДО без электронной подписи для участников 1С:Бизнес-сеть, то упростить процесс обмена документами и их регистрации в базе можно через электронную почту. Кроме того, приходные учетные документы пользователь может загрузить из отправленных контрагентом файлов. Но при этом также необходимо их оригинальное дублирование на бумаге.
Упростите работу в 1С с помощью бесплатных сервисов, входящих в 1С:Комплект поддержки ИТС. Бесплатно настроим популярные сервисы: 1С-Отчетность, 1С:Контрагент, 1С-ЭДО, 1С-Коннект и др. Оставьте заявку или звоните нашим специалистам в вашем городе!
Какие существуют требования к первичным документам на бумажном носителе
При документообороте первички, оформленной на бумажном носителе, бухгалтер должен периодически проводить контрольные мероприятия наличия и правильности ее заполнения.
По документам, полученным от контрагентов
Бумажные документы, получаемые от контрагентов, должны в физическом смысле поступить в организацию. При этом в них должны содержаться все обязательные реквизиты, установленные Законом № 402-ФЗ.
Можно ли вместо бумажного оригинала иметь его сканированную копию? У Минфина на этот вопрос несколько позиций.
Законом № 402-ФЗ не предусмотрено принятие к бухучету электронных образов первичной документации. Об этом указано в Письме Минфина от 02.10.2020 г. № 03-03-06/1/86376. И при этом в исключительных случаях компания имеет право использовать сканированные копии первички для регистрации и хранения информации. Этот момент содержится в Письмах Минфина от 22.10.2020 г. № 03-03-06/1-92073, от 20.11.2020 г. № 03-03-06/3/101451. Предполагается, что распространение коронавирусной инфекции — одна из таких исключительных ситуаций.
Однако для снижения риска компания обязана приложить максимальные усилия, чтобы она могла получить юридически значимые документы от контрагента. Для этого как вариант может быть запрос партнеру прислать не оригинал бумажного документа, а сканированный образ этого документа, подписанный ЭЦП.
Важно! Согласно Закону № 402-ФЗ, должность, ФИО и подписи лиц, ответственных за сделку, должны быть такими же, как и в обязательных реквизитах первичного документа. Если в первичке нет этих реквизитов, его нельзя принимать к бухучету (Письмо Минфина от 05.11.2020 г. № 03-03-07/96407).
По документам, выставленным контрагентам
Иногда возможны ситуации, когда на выставленных контрагентам документах нет их подписи. Как быть в этом случае?
Есть Рекомендации № З-113/2020-КпР от Бухгалтерского методологического центра (субъекта негосударственного регулирования бухучета в пределах компетенций по ст. 24 Закона № 402-ФЗ). В них указывается, что Законом № 402-ФЗ допускается возможность, при которой первичные документы не подписываются несколькими лицами. Эти подписи со стороны партнера не являются обязательными реквизитами в соответствии с данным законом.
Кроме того, в законе установлены обязательные реквизиты, но не определены конкретные виды документов, которые должны использоваться хозяйствующим субъектом для оформления факта деятельности.
На основании данных положений Центр считает, что компания имеет право оформлять и подписывать первичный документ, отражающий факт деятельности, без участия других сторон.
Однако нужно различать хозяйственные документы (товарные накладные, акты приема-передачи имущества и т.д.) и первичные документы. Хозяйственные документы не считаются по умолчанию первичными, и их роль — предоставление информации для ее отражения в первичном документе. Однако субъект может применять хозяйственные документы как первичные, чтобы оформлять факты хозяйственной деятельности, но только если они соответствуют требованиям Закона № 402-ФЗ.
Статусы первичных документов в 1С
Программа 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3.0 позволяет пользователю контролировать наличие оригиналов первичной документации и счетов-фактур, поступающих от контрагентов. Для этого в разделе «Покупки» в стандартных документах на поступление имеется поле «Оригинал».
Когда пользователь получает оригинал первичного учетного документа, он ставит флажок «получен», а если поступил счет-фактура, то ставит флажок «СФ получен». Если поступил УПД, то флажок ставится только в графе «получен».
Пользователь может менять статусы получения оригиналов первички и счетов-фактур как в самих документах на поступление, но также и в перечне этих документов. Для этого нужно зайти в список, затем выделить один или несколько требуемых документов, а потом поменять статус, нажав кнопку «Оригинал». При этом нужно выбрать соответствующую команду:
Данная возможность особенно необходима в том случае, если нужно проконтролировать документы закрытого периода. При изменении статуса не нужно их перепроводить.
Чтобы указать, что документ подписан контрагентом, в документе на реализацию (акт, накладная и т.д.) используется флажок «Документ подписан». Зайти в документ можно через раздел «Продажи». Когда продавец регистрирует документ реализации, оформляемый с обеих сторон, нужно поставить флажок «Документ подписан». Если же продавец регистрирует документ на реализацию, который не подписан покупателем, данный флажок не ставится.
Когда бухгалтер получает оригинал первичного документа с подписью партнера, он проставляет в этом документе в 1С флажок «Документ подписан».
Ставить данный флажок можно не только из самого документа на реализацию, но и из их перечня. Для этого пользователь выделяет один или сразу группу документов, а затем меняет их статус по команде «Подписан» и далее «Документ подписан».
Данная возможность особенно необходима в том случае, если нужно проконтролировать документы закрытого периода. При изменении статуса не нужно их перепроводить.
Кроме непосредственного контроля получения оригиналов первички программа 1С предоставляет и иную возможность — направлять информацию ответственным лицам.
Как настроить в программе дополнительные свойства для объектов
Программа не позволяет указывать сотрудника, который несет ответственность за проведение сделки с конкретным партнером или по определенному договору, в документах на поступление или реализацию. Но в 1С можно настроить дополнительные свойства для определенных объектов. К примеру, пользователь может добавить реквизит «Менеджер» через справочник «Контрагенты». В нем есть возможность поставить ответственного сотрудника в карточке самого контрагента, а потом эти сведения использовать для формирования отчетов по полученным или выданным документам.
Для настройки нужно зайти в раздел «Администрирование», затем по гиперссылке в «Общие настройки», далее в одноименную форму, развернуть группировку «Дополнительные реквизиты и сведения». И затем там поставить флажок.
Чтобы добавить реквизиты и их описание, требуется пройти по ссылке «Дополнительные реквизиты» в одноименную форму. Она представляет собой таблицу из двух частей:
Чтобы назначить дополнительный реквизит для справочника «Контрагенты», необходимо в левой части «Дополнительных реквизитов» выбрать определенный набор, а потом нажать «Добавить» и далее выбрать «Новый». Когда откроется карточка реквизита, пользователь вносит информацию по графам:
Когда пользователь сохраняет заполненный новый реквизит, он появляется в карточке контрагента. При этом в ней можно указать значение этого реквизита, т.е. сотрудника, работающего с данным партнером. Он подбирается из справочника «Физические лица», а добавить туда нового можно и через карточку контрагента, если нажать на кнопку «+».
Перечень дополнительных реквизитов можно открыть не только через раздел «Администрирование», но и через карточку контрагента. Для этого используется команда «Еще», а потом — «Изменить состав дополнительных реквизитов».
Как настроить в программе отчеты по проблемным первичным документам
Когда пользователь привяжет к каждому контрагенту конкретного ответственного сотрудника, можно создавать отчеты по проблемной первичной документации. К примеру, этот момент относится к документам, по которым не поступили оригиналы или которые оформлены с нарушением требований законодательства. В сформированном отчете будут указываться сотрудники, которые несут ответственность за работу с конкретным контрагентом.
Чтобы создать список, нужно зайти в перечень документов на поступление через раздел «Покупки», потом «Поступление (акты, накладные, УПД)». Далее нужно нажать команду «Еще» и затем «Настроить список».
Когда откроется форма настроек, во вкладке «Отбор» пользователь ставит отбор по документам, по которым нет оригиналов:
Во вкладке «Группировка» с левой стороны формы нужно в доступных полях выбрать графу «Контрагент», раскрыть реквизиты через щелчок мышью по пиктограмме «+», а далее выбрать реквизит «Менеджер». При нажатии кнопки «Завершить редактирование» производится возврат в перечень документов на поступление. И в этом случае список группируется по контрагентам, по которым нет оригиналов первички.
Для сохранения этих настроек нужно выбрать команду «Еще», а потом — «Сохранить настройки».
Для печати отчета выделяется любая строка с документом на поступление и нажимается кнопка «Печать» и далее «Реестр документов».
Важно! Команда на печать не выполняется, если выделять строку с дополнительным реквизитом (менеджером).
Список документов на поступление, по которым нет оригиналов, сформируется с даты документа, который пользователь выделил курсором. Интервал заполнения отчета можно поменять в командной строке. Дополнительно произвести настройку печатной формы отчета можно при нажатии «Показать настройки».
В настройках во вкладке «Оформление» устанавливаются флажки по требуемым показателям. Именно они будут указаны в печатной форме отчете. Создать ее можно по кнопке «Сформировать».
Поможем с 1С всегда! Бесплатная Линия консультации 24/7
Решим любые ваши вопросы по работе в 1С. Проконсультируем по телефону, почте, через сервис 1С-Коннект 24 часа в сутки / 7 дней в неделю / 20 минут в день.
Сервисы, помогающие в работе бухгалтера, вы можете приобрести здесь.