Как передавать материалы в эксплуатацию в 1С: Бухгалтерия 8.3? Инструкция
Во время создания и реализации продукции производственные и торговые компании применяют в своей деятельности спецодежду, спецоснастку и прочие материалы. Для отнесения таковых к расходным материалам, их срок службы не должен превышать срок более одного года. Вне зависимости от цены этих активов, они учитываются как материально-производственные запасы и списываются во время передачи в производство. В этой статье описано, как расходники передаются в эксплуатацию, какой метод отражения расходов выбрать при списании материалов в программе 1С: Бухгалтерия версии 8.3.
С 2021 года изменен порядок списания на расходы стоимости спецодежды и спецоснастки. Новыми правилами учета не предусмотрены способы списания стоимости в течение срока полезного использования или пропорционально объему продукции (работ, услуг). Стоимость спецодежды и спецоснастки, признанных запасами, подлежит единовременному списанию на расходы при передаче в эксплуатацию (Приказ Минфина России от 15.11.2019 № 180н).
Передача расходных материалов в эксплуатацию происходит с использованием документа: «Расход материалов».
Передача спецодежды в эксплуатацию
Первый этап: формирование документа «Списание материалов в эксплуатацию»:
Отобразится соответствующая форма:
надо кликнуть на надпись «Создать» (3), после чего отобразится форма для заполнения:
В шапке документа нужно заполнить следующую информацию (4):
Второй этап: для списания спецодежды нужно заполнить поля на одноименной вкладке:
Для просмотра бухгалтерских проводок, сформированным после проведения документа, следует нажать на кнопку «ДТ/КТ» (6), (7).
В примере нашей операции будет видно, со счета 10.09 «Специальная одежда в эксплуатации» отражена передача спецодежды работнику и списание её стоимости на расходы в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы».
Специальный счет МЦ.02 под названием «Спецодежда в эксплуатации в программе предназначен для ведения учета материала по каждому работнику, который получил спецодежду. В случае, когда данная одежда становится негодной, она списывается с этого же счета через документ «Списание материалов из эксплуатации» (8).
Передача спецоснастки в эксплуатацию
По спецоснастке со сроком использования не более 12 месяцев, переданной в эксплуатацию с 01.01.2021, стоимость в бухгалтерском учете списывается единовременно в момент передачи в эксплуатацию, для налогового учета в программе может применяться только аналогичный порядок, т.е. также единовременно при передаче в эксплуатацию.
Заполнение раздела «Спецоснастка» в форме «Передача материалов в эксплуатацию»
В программе спецоснастка, так же, как и спецодежда, передается в производство через документ «Передача материалов в эксплуатацию». Способ формирования этого документа описан в предыдущей части материала «Передача спецодежды в эксплуатацию». Создав документ «Передача материалов в эксплуатацию, перейдите раздел «Спецоснастка» (9).
Далее нужно заполнить табличную часть документа соответствующими значениями: номенклатура, количество, способ отображения расходов, счет учёта (10). Чтобы сохранить произведенные действия, нужно кликнуть на надпись «Провести» (11).
После этого в бухгалтерском учете появятся соответствующие записи. Для просмотра проводок необходимо кликнуть на надпись «ДтКт» (11). Откроется окно «Движения документа»:
Из проводок видно, что программа списывает со счета 10.10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе» количество и стоимость передаваемой спецоснастки с одновременным отображением операции на забалансовом счете МЦ.03. Специальный счет МЦ.03 «Спецоснастка в эксплуатации» в программе предназначен для учета спецоснастки по подразделению. В случае, когда спецоснастка придет в негодность, она списывается с этого же счета через документ «Списание материалов из эксплуатации» (12).
Передача хозяйственных принадлежностей и инвентаря в эксплуатацию
По аналогии с передачей спецодежды и спецоснастки, инвентарь передается в эксплуатацию через документ «Передача материалов в эксплуатацию». Для этого требуется заполнить раздел вышеуказанного документа «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» (13).
Чтобы передать хозяйственный инвентарь, нужно использовать раздел «Инвентарь и хозяйственные принадлежности», а затем кликнуть на надпись «Добавить»
После этого необходимо заполнить следующие поля (14):
Чтобы завершить действие, надо кликнуть на надпись «Записать», а затем на «Провести» (15). После этого в бухгалтерском учете появятся соответствующие проводки (16).
Специальный счет МЦ.04 под названием «Инвентарь и хозяйственные принадлежности в эксплуатации» в программе 1С используется для ведения учета хозяйственного инвентаря по ответственным работникам. В случаях, когда хозяйственный инвентарь пришел в негодность, он списывается с остатков данного счета документом «Списание материалов из эксплуатации», по аналогии со спецодеждой и спецоснасткой.
Отражение расхода материалов в «1С:Бухгалтерии 8»
Отражения расхода товарно-материальных ценностей в 1С:Бухгалтерии 8
Использование материалов в производстве и на собственные нужды организации прежде в программе отражалось документом Требование-накладная. Документ позволял формировать акт на списание материалов (для документального подтверждения расходов), но не поддерживал забалансовый учет товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Забалансовый учет поддерживается в документе Передача материалов в эксплуатацию. Но печатная форма акта на списание материалов в этом документе недоступна.
Начиная с версии 3.0.90 «1С:Бухгалтерии 8» порядок отражения расхода товарно-материальных ценностей оптимизирован. Под ТМЦ понимаются материалы, другие запасы, а также малоценное оборудование с несущественной стоимостью, которое не учитывается в качестве основных средств.
Об учете малоценных объектов в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 см. в статье Учет малоценных объектов в «1С:Бухгалтерии 8».
Документ Требование-накладная переименован в Расход материалов. Как и прежде, данный документ доступен в разделах Склад и Производство (гиперссылка Расход материалов (требования-накладные)). Но в обновленном документе появились дополнительные возможности:
применяются два вида операции: Использование материалов и Передача сотруднику;
счета учета затрат можно указывать в шапке документа или в его табличной части;
можно настраивать варианты забалансового учета ТМЦ при передаче их сотруднику;
при передаче материальных ценностей сотруднику доступна печатная форма акта на списание материалов.
Использование материалов
Настройка способов указания счетов затрат выполняется в форме Счета затрат, перейти к которой можно по гиперссылке, расположенной в шапке документа рядом с текстом Счета затрат (рис. 1).
Рис. 1. Использование материалов
Если переключатель Указывается установить в положение:
В шапке, то в форме Счета затрат можно указывать счет учета и аналитику затрат одновременно для всех использованных материалов;
В списке, то счета учета и аналитика затрат указываются в табличной части документа отдельно для каждой номенклатурной позиции.
Счета учета затрат указываются только для собственных материалов, на давальческое сырье указанная настройка не распространяется.
При проведении документа формируются проводки по дебету счетов учета затрат в корреспонденции со счетами учета материальных ценностей.
Передача материалов сотруднику
Документ Расход материалов с видом операции Передача сотруднику используется для отражения расхода спецодежды, спецоснастки и другого малоценного оборудования с несущественной стоимостью при передаче его сотруднику (рис. 2).
Рис. 2. Передача материалов сотруднику
Эта же хозяйственная операция может быть отражена документом Передача материалов в эксплуатацию (раздел Склад).
Сотрудник выбирается из справочника Физические лица и указывается в поле Сотрудник.
В документе Расход материалов с видом операции Передача сотруднику счета учета затрат на списание материалов также можно указывать в шапке документа либо в его табличной части. При проведении документа формируются проводки по дебету счетов учета затрат в корреспонденции со счетами учета материальных ценностей. Дополнительно формируются проводки по забалансовому учету, при этом варианты забалансового учета материальных ценностей можно настраивать.
Если переключатель Учитывать по сотруднику установлен в положение Расход, то материальные ценности, переданные сотруднику, отражаются по дебету забалансового счета МЦ «Материальные ценности, переданные в эксплуатацию» и сразу же списываются с кредита счета МЦ. При таком варианте забалансового учета организация может контролировать расход переданных сотрудникам материалов в разрезе каждого сотрудника. Для этого достаточно сформировать любой стандартный отчет, например Оборотно-сальдовую ведомость по счету МЦ (рис. 3).
Рис. 3. ОСВ по счету МЦ.04
Если же переключатель Учитывать по сотруднику установлен в положение Расход и остаток, то материальные ценности, переданные сотруднику, отражаются по дебету забалансового счета МЦ и остаются закрепленными за этим сотрудником. При таком варианте забалансового учета организация может проводить инвентаризацию материалов, переданных сотрудникам.
Документальное подтверждение расходов
В документе Расход материалов независимо от вида операции предусмотрены печатные формы:
Акт на списание материалов.
Все печатные формы заполняются автоматически по данным документа Расход материалов.
Актом на списание материалов можно документально подтвердить факт расходования материальных ценностей, причем теперь это можно сделать и при передаче их сотруднику.
В поле Цель расхода следует указать назначение использования материальных ценностей, которое будет автоматически отображаться в Акте на списание материалов.
В организации акт расхода материалов подписывают уполномоченные лица (председатель и члены комиссии), а утверждает руководитель.
Ф. И. О. и должность руководителя автоматически подставляются в акт из карточки организации. А состав комиссии во главе с председателем необходимо указать в форме Состав комиссии (для акта на списание материалов), перейдя по ссылке Комиссия.
Председателем комиссии считается физическое лицо, указанное в первой строке формы Состав комиссии (для акта на списание материалов). Если в составе комиссии заполнена только одна строка, то строки Председатель комиссии и Члены комиссии в акте не выводятся, а указывается только Ф. И. О. и должность подписанта.
Состав комиссии запоминается из последнего документа Расход материалов и в следующем документе заполнится автоматически.
Индивидуальный предприниматель подписывает акт сам. В этом случае в акте будет только одна строка для подписи.
В документе Расход материалов учетная цена и сумма по каждому наименованию фактически израсходованных материалов в явном виде не указываются.
В Акт на списание материалов подставляются стоимость и сумма списанных материалов, рассчитанные при проведении документа. Фактическая стоимость материалов может корректироваться в конце месяца при выполнении регламентной операции Корректировка стоимости номенклатуры. Таким образом, учетная стоимость списанных материалов, указанная в Акте на списание материалов, может отличаться от ее фактической стоимости.
Такой порядок не противоречит ни бухгалтерскому, ни налоговому законодательству, поскольку Акт на списание материалов предназначен для подтверждения экономической обоснованности расходования ТМЦ в определенном количестве.
Передача материалов в эксплуатацию в 1С 8.3
Российское законодательство предусматривает обеспечение сотрудников спецодеждой и спецоснасткой, требуемыми для выполнения обязанностей и личной защиты. Речь идет о малоценном имуществе, приобретаемом компанией для организации работ, оказания услуг или выполнения производственных задач, равно как и решения административных вопросов. Имущество предприятия этого типа считается материально-производственными запасами или же МПЗ.
Термин «спецодежда» используется и по отношению к корпоративной одежде, применяемой с целью укрепления духа коллектива, демонстрации бренда. Под «спецодеждой» понимают и сигнальную униформу, используемую в дорожных работах и для предупреждения водителей.
Учет материалов играет важную роль в работе предприятия. Для учета МПЗ применяют действующий синтетический 10-й счет. При необходимости открываются новые субсчета.
Списание материалов при ведении бухгалтерского учета – специфичный процесс, выполняемый строго по регламенту и определяемый типом МПЗ. Подготовка документов для списания материалов традиционно предполагает, что отпущенные позиции будут использоваться по назначению. Соответственно списание должно сопровождаться проводками, которые выполняются для кредита по 10 счету и дебета на 20, 26, 25, 44 и других. К материалам относят сырье сырье и материалы, оформляемые на счете 10.01, полуфабрикаты, оформляемые на счет 10.02, топливо идет по – 10.03, запчасти по – 10.05, а тара по – 10.04, строительные материалы оформляются на 10.08, а прочие материалы – на 10.06. В группу входят и предметы, считаемые малоценными и быстроизнашиваемыми. В этом случае списание производится при передаче и должно учитываться в расходах равномерно, при условии, что срок службы материалов превышает один год.
Похожие правила списания действуют и для такой группы МПЗ как хозяйственные принадлежности и инвентарь. В этом случае речь идет о материальных запасах компании, используемых как средства труда в срок менее 12 месяцев или в рамках традиционного операционного цикла, длительность которого превышает один год, как в случае с инвентарем и инструментами. К этой категории относятся разнообразные приборы, устройства и инструменты со сроком службы выше одного года, однако не являющимися основными средствами. В этом случае материалы заносятся в 1С как МПЗ и должен быть выполнен особый порядок передачи сотрудникам.
Рассмотрим последовательность списания МПЗ в бухучете предприятия при использовании программного решения – «1С:Бухгалтерия».
Начинать необходимо с выдачи материалов в разделе «Передача в эксплуатацию», раздел находится в меню «Склад-Спецодежда и инвентарь».
Предметы категории МПЗ отражаются на спецсчете 10.10 обозначенном как «Спецодежда и спецоснастка на складе». После создания оборотно-сальдовой ведомости легко отметить, что на балансе отражаются светоотражающие жилеты в количестве 10 штук и утепленные костюмы в количестве 15 штук.
Следующим шагом становится отражение передачи предметов в эксплуатацию. Для этого создается одноименный документ, нажатием клавиши «Создать» в журнале документов.
Для начала заполняется шапка документа и вносятся базовые данные – местонахождения материалов, организация и склад, куда производится передача. Добавить номенклатуру позволяет кнопка подбора. После чего производится указание количества предметов и ответственное лицо, производится заполнение назначения эксплуатации. Следующим шагом становится внесение средств гашения стоимости и отражения расходов. Обязательно указывается срок активного использования, считаемый в месяцах.
Срок службы материалов компании регламентируется нормами Трудового кодекса. Продолжительность эксплуатации определяется в зависимости от специальности сотрудника, деятельности организации, климатических условий. Так куртка и брюки со специальными вставками, такими как мембраны, усиленные утепленной подкладкой, эксплуатируются не менее трех лет. После чего производится замена спецодежды. Зимние сапоги выдаются на срок до четырех лет. Одежда без мембран, усиленная подкладкой, подлежит замене раз в два года. При выдаче ботинок срок использования составляет два с половиной года.
В соответствие с параметрами стоимости и базовыми сроками эксплуатации спецодежды, обязательно учитываемой в МПЗ, предметы условно делятся на категории:
В первую группу вносят предметы со сроком активного использования до 12 месяцев. Операция по списанию производится единовременно, а стоимость не играет определяющего значения;
Во второй группе учитываются товары со сроками использования более одного года. Эти позиции не входят в состав оборотных средств из-за стоимостного критерия, по этой причине требуется погашение стоимости в соответствие со сроками использования линейным способом.
Важно учитывать эти особенности при внесении данных о назначении использования. Например, светоотражающий жилет эксплуатируется менее 12 месяцев, что предусматривает проведение списания в соответствие с правилами первой группы.
Стоимость предметов из второй группы пропорционально списывается весь срок использования. При этом в НУ производится единовременное списание, провоцирующее возникновение временной разницы.
Существует еще один вариант гашения, используемый исключительно по отношению к спецоснастке. В этом случае исходят из объема продукции или же проделанных работ или оказанных услуг в равных пропорциях. При использовании этого способа требуется ежемесячное внесение данных в документ «Выработки материалов».
При этом пункт «Способ отражения расходов» показывает настройки бухучета.
После чего можно переходить к проводке документа. Проверить сформировавшиеся проводки можно нажав на пункт меню «Показать проводки и другие движения по документу». Из этого документа возможна распечатка «Ведомости выдачи», а при необходимости и «Требования-накладной».
Таким образом сформируются проводки по двум балансовым счетам: 10.11 и 10.10 и дебет забалансовых счетов, используемых для учета ценностей. А стоимость жилета светоотражающего будет погашена при передаче в эксплуатацию.
При этом погашение стоимости спецодежды в соответствие со способом отражения будет произведено только в налоговом учете. По этой причине появится временная разница между данными бухучета и налогового.
Временная разница отмечается в первом месяце погашения балансовой стоимости спецодежды и в дальнейшем списывается, т.е. будет погашена в течение всего срока использования материала.
Настроим 1C под ваши нужды прямо сейчас!
После того как будет создана оборотно-сальдовая ведомость для интересующего счета «Спецодежда в эксплуатации» номер 10.11.1, можно будет увидеть, что «жилеты светоотражающие» списались после выдачи и на конец месяца нет остатков. При этом костюм утепленный числится за конкретным ответственным лицом.
Правила передачи спецодежды применимы и для проводок инвентаря, хозпринадлежностей и спецоснастки.
Как мы видим, это тот же документ, но заполняются другие, соответствующие материалам вкладки.
Учет спецоснастки в 1С Бухгалтерия 8.3: передача, возврат и списание
Как передать, списать или вернуть спецоснастку в 1С Бухгалтерия 8.3?
Спецоснастка — специальные, уникальные приспособления, оборудование, инвентарь, инструменты, которые используются в производстве как средства труда. Спецоснастка может быть учтена как материалы или же основные средства, это зависит от ее стоимости.
Как в 1С Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0) выполняется учет спецоснастки в качестве материала?
Для учета спецоснастки предназначены бухгалтерские счета как 10.10 (счет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе») и 10.11.2 (счет «Специальная оснастка в эксплуатации»). При занесении предметов спецоснастки в справочник «Номенклатура» необходимо указать вид номенклатуры – «Спецоснастка».
Поступление спецоснастки оформляется в программе 1С стандартными документами поступления. Затем следует передача в эксплуатацию, также спецоснастка может быть возвращена из эксплуатации или списана. Документы, регистрирующие эти операции, доступны в подразделе «Спецодежда и инвентарь» раздела «Склад»:
Передача спецоснастки в эксплуатацию
Документ 1С 8.3 «Передача материалов в эксплуатацию» может отражать передачу инвентаря, спецоснастки, спецодежды. Необходимо заполнить соответствующую вкладку документа. Обратите внимание на графу «Назначение использования», которая заполняется исходя из способа погашения стоимости материала.
Вариант 1. Погашение стоимости при передаче в эксплуатацию.
Пример. На предприятии в производство передана спецоснастка – штамп. Его стоимость списана сразу на 20.01 (счет «Основное производство»).
Создадим новый документ «Передача материалов в эксплуатацию», занесем данные на вкладке «Спецоснастка». В графе «Назначение использования» создадим новую позицию справочника с реквизитами:
После заполнения выберем назначение в документ.
Проведем документ. Сформированы проводки бухучета: Дт 10.11.2 Кт 10.10 (отражена передача в эксплуатацию), Дт 20.01 Кт 10.11.2 (погашение стоимости) и проводка в Дт забалансового счета «Спецоснастка в эксплуатации» – МЦ.03.
Доступна печать формы требования-накладной.
Вариант 2. Линейный способ погашения стоимости спецоснастки.
Пример. На предприятии в производство передана спецоснастка – пресс-форма со сроком использования 12 месяцев. В течение данного периода стоимость списывается каждый месяц по частям на счет 20.01.
Создадим «Передачу материалов в эксплуатацию», занесем данные на вкладке «Спецоснастка». В графе «Назначение использования» создадим новую позицию, заполним поля документа, способ погашения стоимости укажем «Линейный», поставим срок полезного использования 12 мес., расходы пойдут на счет 20.01. Выберем назначение в документ.
Проведем документ. Сделаны проводки бухучета: Дт 10.11.2 Кт 10.10 (отражена передача в эксплуатацию) и Дт МЦ.03 (забалансовый счет для спецоснастки в эксплуатации).
Погашение стоимости будет выполняться ежемесячно регламентной обработкой «Закрытие месяца», начиная с первого месяца после месяца поступления. При этом сумма списания рассчитывается по сроку полезного использования и стоимости, счет затрат устанавливается согласно выбранному способу отражения. Проводка бухучета Дт 20.01 Кт 10.11.2.
Вариант 3. Погашение стоимости пропорционально выработке.
Необходимо ввести «Передачу материалов в эксплуатацию», при заполнении назначения использования выбрать способ погашения «Пропорционально объему продукции (работ, услуг)» и указать общий объем продукции (работ) для этой спецоснастки.
После этого каждый месяц потребуется занесение документа «Выработка материалов» с указанием спецоснастки и объема произведенной за месяц продукции (работ).
Регламентная обработка «Закрытие месяца» будет выполнять ежемесячное погашение стоимости спецоснастки пропорционально выработке.
Возврат спецоснастки из эксплуатации в 1С 8.3
Если спецоснастка была изъята из эксплуатации до того, как окончился срок полезного использования, или до полной выработки, необходим ввод документа, который называется «Возврат материалов из эксплуатации». В нем на соответствующей вкладке указывают спецоснастку, в графе «Партия» – документ передачи в эксплуатацию.
Документ делает проводку на величину остаточной стоимости спецоснастки по Дт 10.10 и Кт 10.11.2 (отражен возврат из эксплуатации) и проводку по Кт МЦ.03; при линейном способе погашения также производится погашение стоимости за текущий месяц.
Списание спецоснастки из эксплуатации
В документе 1С 8.3 «Списание материалов из эксплуатации» на соответствующей вкладке указывают спецоснастку, в колонке «Партия» – документ передачи в эксплуатацию. Для выбора способа списания нужно перейти на закладку «Списание расходов», доступны варианты – по назначению использования (по умолчанию), либо на выбранный счет.
Документ делает при проведении бухгалтерские проводки по Кт МЦ.03; а для спецоснастки, стоимость которой не полностью погашена, формируется проводка на списание остаточной стоимости. Доступна печать формы акта на списание МБП.