Что проверить, чтобы отчитаться за год без ошибок
Автор: Валентина Петрова, специалист-консультант отдела сопровождения и поддержки компании «ГЭНДАЛЬФ»
Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», декабрь 2020
Даем алгоритм проверки бухгалтерских документов, в том числе и с помощью предназначенных для этого функций программы «1С:Бухгалтерия 8».
Учетная политика
Отсутствие каких-либо необходимых элементов в учетной политике может привести к нарушениям и неправильным расчетам.
Рассмотрим несколько частых ошибок, допускаемых при составлении учетной политики и их последствия:
Компания выбрала одну методику бухучета, а осуществляет расчеты по другой. Например, материальные ценности списываются одним методом, а в учетной политике прописан другой, это приведет к неправильному расчету себестоимости.
Не отражена методика ведения раздельного учета (п. 4 ст. 170 НК РФ). В соответствии со ст. 149 НК РФ при наличии облагаемых и необлагаемых операций обязательно вести раздельный учет (прописать, какие расходы организации относятся к облагаемым, а какие – к необлагаемым). Для компаний, занимающихся экспортом, с применением ставки 0%, также нужно вести раздельный учет, а его методику – отразить в учетной политике (п. 10 ст. 165 НК РФ). Отсутствие методики в учетной политике приведет к потере данных расходов и вычетов, налоговики их просто не зачтут.
Не прописана методика расчета незавершенного производства. Ст. 319 НК РФ гласит, что если налогоплательщик не сможет четко по объектам вести учет и распределять прямые расходы по договорам, то он должен установить в своей учетной политике обоснованный расчет незавершенного производства и следовать именно ему.
Отсутствие данного пункта приведет к установлению налоговиками своего порядка расчета «незавершенки».
Ответа на вопрос «Что проверить перед сдачей отчетности?» ни в Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», ни в Положении по ведению бухгалтерского учета и составлению отчетности в РФ (утверждено Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н), ни в бухгалтерском стандарте – ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации» (утверждено Приказом Минфина РФ от 06.07.1999 № 43н) – нет.
Однако проведение подготовительных мероприятий необходимо, чтобы избежать применения другого стандарта – ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности» (утверждено Приказом Минфина РФ от 28.06.2010 № 63н).
Проанализируйте свою учетную политику и при необходимости внесите в нее дополнения. Учетная политика – основополагающий документ, на основании которого ведется бухгалтерский учет предприятия и формируется финансовая отчетность.
Проверка документов
Вспомним, на чем базируется фундамент финансовой отчетности:
первичные документы по хозяйственным операциям;
регистры бухгалтерского учета хозяйствующего субъекта.
Таким образом, перед составлением годовой отчетности, необходимо провести проверку в документах и регистрах бухгалтерского учета.
На данном этапе выявляется отсутствие документов по отраженным в программе операциям или, наоборот: неотраженные операции по имеющимся первичным документам.
Самые частые ошибки допускаются в первичных документах бухгалтерских счетов «основные средства» и «нематериальные активы».
Основные средства (ОС)
Необходимо проверить: все ли объекты приняты к учету. А при выбытии ОС в документах обязательно должны быть прописаны причины и основания для выбытия основного средства, которое могло бы еще работать. Важно обязательно учесть последствия дальнейшего выбытия – ликвидацию, т. к. в расходы принимается остаточная стоимость ликвидируемых основных средств.
Например, в акте по форме № ОС-4 должно быть прописано: перед ликвидацией ОС разбирается, а его детали и комплектующие компания планирует использовать.
Нематериальные активы
Необходимо проверить правильность принятия к учету нематериальных активов.
В ПБУ 14/2007 (утверждено Приказом Минфина РФ от 27.12.2007 г. № 153н) отражен порядок отнесения к бухгалтерскому учету объекта в качестве нематериального актива.
Регистры
Далее переходим к проверке бухгалтерских регистров: главной книге и оборотно-сальдовой ведомости по всем задействованным счетам бухгалтерского учета. После выполнения всех регламентных операций по закрытию периода (актуализации данных) требуется проверить корректность учетных данных, по которым формируется регламентированная бухгалтерская отчетность.
Отчет «Главная книга» (раздел «Отчеты» – «Главная книга») в программе «1С» позволяет сформировать обобщенный регистр, в котором приводится расшифровка оборотов по дебету в разрезе корреспондирующих счетов, оборотов по кредиту и сальдо по счетам на конец периода (рис. 1).
Из отчета «Главная книга» можно перейти в режим просмотра отчета «Обороты счета», кликнув по выбранному показателю (рис. 2).
Данный отчет составляется на этапе анализа бухгалтерских итогов и заполнения форм отчетности. С его помощью мы можем проверить:
сведения о корреспонденции каждого счета со всеми другими счетами;
начальное и конечное сальдо по счетам (субсчетам) бухгалтерского учета;
дебетовые (расшифровываются по корреспондирующим счетам и субсчетам) и кредитовые обороты за период (выводятся одной записью).
Оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ) позволяет проверить (рис. 3):
какие активы стоят на балансе: основные средства, сырье и материалы, оборудование к установке, вложения во внеоборотные активы и т.д.;
дебиторскую и кредиторскую задолженность;
контроль кассовой дисциплины;
контроль расчетов с подотчетными лицами (наличие денежных средств);
наличие капитала для продолжения деятельности организации (минимальная стоимость чистых активов);
Оборотно-сальдовая ведомость помогает осуществлять контроль остатков на счетах. Если счет определен как активный, но имеет кредитовое сальдо, то в ОСВ остаток выделяется со знаком «минус». Аналогично помечается дебетовый остаток по пассивному счету (счет 51 на рисунке 3). На конец года должно быть нулевым сальдо и по дебету, и по кредиту для счетов:
91 «Прочие доходы и расходы»;
99 «Прибыли и убытки».
Для раскрытия деталей по каждому счету необходимо из оборотно-сальдовой ведомости перейти в карточку выбранного счета, затем провести анализ по его остаткам и проведенных по нему операций (рис. 4).
Сформировав карточку счета, можно провести ряд мероприятий:
проанализировать информацию по документам движения;
проверить правильное формирование проводки с выбранным счетом;
проверить остатки на любом участке бухгалтерского учета;
найти и исправить ошибку;
внести изменения в выбранный документ.
Другими словами, оборотно-сальдовая ведомость позволяет проверить «разноску» первичной документации по счетам и выявить наличие ошибок. И, самое главное, предотвратить попадание данных ошибок в годовую бухгалтерскую отчетность. Главная книга и оборотно-сальдовая ведомость являются основой для формирования баланса.
Экспресс-проверка
Завершающий этап подготовительных мероприятий для сдачи отчетности – это запуск обработки «Экспресс-проверка ведения учета» (рис. 5).
С ее помощью мы проверим:
соблюдения положений учетной политики;
ведения кассовых операций;
анализ состояния бухгалтерского учета.
После выполнения экспресс-проверки, программа выводит отчет о ее результатах, в котором отражается количество обнаруженных ошибок.
Далее формируется отчет с детальной информацией о каждой выявленной ошибке с подсказками по исправлению (рис. 6). При необходимости из отчета можно перейти к первичным документам и исправить их.
Экспресс-проверка ведения учета
Понятно, что человеческий фактор в любой работе играет существенную роль: здесь не доглядел, там галочку не поставил… И вот пошел учетный перекос, который важно «выловить» как можно раньше. Ведь чем быстрее обнаружишь ошибку, тем с меньшими последствиями ее можно исправить. Если же имеющиеся огрехи не выявлены, а соответствующие отчеты в контролирующие органы уже поданы, то цена такой ошибки может быть велика. Пользуясь проверкой ведения учета, таких сложных ситуаций удастся избежать.
На примере программы «1С: Бухгалтерия 8.3» ознакомимся с возможностью автоматизированной проверки ведения учета, выясним нюансы и научимся правильно пользоваться этим важным инструментом конфигурации, о существовании которого даже мало кто догадывается.
Обработка «Экспресс-проверка ведения учета»
Для того чтобы убедиться в корректности внесенных в информационную базу данных, заполнения и проведения документов, настройки учетной политики, вам не придется раз за разом открывать нужные объекты, снова и снова пробегать их глазами. Проверить состояние счетов бухгалтерского и налогового учета за любой период (день, неделю, месяц, отчетный период) можно с помощью стандартной программной обработки, которая так и называется «Экспресс-проверка ведения учета».
Эта обработка является мощным инструментом, своеобразным аудитором программы, предназначенным для контроля следующих основных позиций:
Параметры проверки учетной политики
Учетная политика – один из столпов любого бухгалтерского и налогового учета, поэтому настройка этих параметров производится пользователем в первую очередь. Учетная политика однозначно определяет:
Некорректные установки учетной политики могут привести к довольно плачевным последствиям:
Ошибки на этом этапе способны перечеркнуть всю выполненную работу, поэтому неслучайно именно проверка учетной политики стоит в списке первой:
Чтобы просмотреть предмет проверки в нижней части (т.е. что конкретно будет проверяться и анализироваться), необходимо раскрыть список проверок и установить курсор на интересующий пункт. Обратите внимание: конкретные позиции можно включить/выключить путем возведения/гашения флажка.
Кратко опишем, что будет проверено программой, если выбраны все позиции проверки учетной политики:
Результатом выполнения этого пункта экспресс-проверки станет либо сообщение об удачном результате, либо выделенное красным цветом сообщение об ошибках. Открывая последовательно и анализируя каждую ошибку, пользователь должен исправить требуемое, после чего запустить проверку вновь. Необходимо добиться полного отсутствия ошибок!
В нашем примере обнаружены незаполненные в учетной политике сведения об ответственных лицах организации:
Описание ошибки можно детализировать, раскрыв ее по плюсику слева от наименования пункта:
Обратите внимание: исправить ошибки можно по гиперссылке в описании. В данном случае, нажав на гиперссылку «Ответственные лица», мы попадем в форму «Подписи ответственных лиц». Внесем в эту форму требуемые изменения, запишем их, после чего вернувшись в «Экспресс-проверку» и перезапустив ее, убедимся, что ошибка исчезла.
Проверка и анализ состояния бухгалтерского учета
Этот блок проверки:
Пункты проверки ведения бухгалтерского учета видны в следующем фрагменте формы настройки:
Обращайте внимание на нижний раздел обработки, озаглавленный «Предмет контроля»: он поясняет суть выбранной позиции проверки. Работа над ошибками по результатам проверки выполняется уже описанным способом:
Проверка правильности ведения кассовых операций
Ведение кассы – один из важных пунктов деятельности любой организации, поэтому запускать экспресс-проверку в плане анализа кассовых операций можно не только в конце отчетного периода, но и периодически. При постоянном и интенсивном движении наличных денежных средств рекомендуется выполнять такую проверку даже в конце рабочего дня.
В чем заключается проверка правильности ведения кассовых операций с помощью обработки можно увидеть из следующего фрагмента формы:
В случае успешного прохождения проверки вам будет выдано сообщение «Ошибок не обнаружено» по всем установленным флажками пунктам:
Ведение книги продаж и книги покупок
Если организация работает с НДС, то для нее будут актуальны блоки проверки, посвященные ведению книги продаж и книги покупок. Обработка в данном случае анализирует следующие моменты:
Этот блок экспресс-проверки рекомендуется запускать перед формированием книги продаж, книги покупок и декларации по НДС. Все выявленные недочеты необходимо устранить до сдачи налоговой и бухгалтерской отчетности.
Распространенные ошибки, часто выявляемые экспресс-проверкой
Считается, что пользователи программ 1С обладают гораздо большей фантазией, чем ее создатели. Иногда ситуации, возникшие вследствие некорректного учета, столь неординарны, что на выявление причин и их устранение требуется определенное время. Специалисты 1С не рекомендуют доводить информационную базу до такого состояния и предлагают активно пользоваться удобными инструментами для автоматизированного выявления проблем учета. Одним из самых мощных и простых в применении и является обработка «Экспресс-проверка ведения учета».
Наиболее популярные ошибки, выявляемые обработкой:
Пользуйтесь этой полезной обработкой так часто, как того требуют ситуации в учете. «Экспресс-проверка» сама по себе в учете данные не меняет, но в качестве информативного помощника, указывающего пользователю на его ошибки и позволяющая их быстро и эффективно исправить, просто бесценна.
Остались вопросы? Закажите бесплатную консультацию наших специалистов!
Экспресс-проверка состояния налогового учета по НДС в «1С:Бухгалтерии 8»
Для выполнения перечисленных проверок необходимо в форме Экспресс-проверка ведения учета сделать необходимые настройки:
В рамках настоящей главы нас интересуют разделы, в которых предусмотрены проверки ведения книги покупок и книги продаж, поэтому эти разделы нужно отметить флажками.
Проверки ведения книги продаж
На рис. 1 показаны проверки раздела Ведение книги продаж по налогу на добавленную стоимость.
Рис. 1. Список проверок раздела Ведение книги продаж по налогу на добавленную стоимость
Рассмотрим, какие задачи решает каждая проверка.
Соблюдение нумерации счетов-фактур
Порядковый номер счету-фактуре присваивается в хронологическом порядке. Проверка контролирует данный порядок нумерации счетов-фактур и сообщает о фактах нарушения в хронологии или пропусках в нумерации счетов-фактур.
Полнота выписки счетов-фактур по документам реализации
Методика учета расчетов по НДС, реализованная в программе, предусматривает, что для организаций, являющихся плательщиками НДС, каждый проведенный документ реализации должен сопровождаться проведенным документом Счет-фактура выданный. Данная проверка контролирует отклонение от методики.
Своевременность выписки счетов-фактур по документам реализации
Согласно пункту 3 статьи 168 НК РФ счета-фактуры по операциям реализации товаров (работ, услуг) выставляются не позднее 5-ти календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг). Проверка контролирует выполнение этого требования.
Соответствие в БУ выручки от продаж начисленному НДС
Данная проверка обеспечивает контроль за правильностью отражения суммы НДС на бухгалтерском счете 90.03 «Налог на добавленную стоимость» по операциям реализации товаров, работ и услуг. То есть осуществляется сопоставление суммы НДС, рассчитанной с выручки, отраженной на счете 90.01.1 «Выручка по деятельности с основной системой налогообложения» сумме НДС, отраженной на счете 90.03 «Налог на добавленную стоимость».
Ошибки могут сигнализировать о том, что сумма НДС, отраженная на счете 90.03 «Налог на добавленную стоимость» не соответствует сумме НДС, исчисленной с выручки. Такое несоответствие типично для операций, в которых осуществлялись ручные корректировки бухгалтерских проводок и сумм в них.
Соответствие в БУ суммы прочих облагаемых НДС доходов сумме начисленного НДС
Данная проверка обеспечивает контроль за правильностью отражения суммы НДС на бухгалтерском счете 90.02 «Прочие расходы» по операциям, отражающим получение прочих доходов. То есть осуществляется сопоставление суммы НДС, рассчитанной с суммы прочих доходов, отраженной на счете 91.01 «Прочие доходы» сумме НДС, отраженной на счете 91.02 «Прочие расходы».
Ошибки могут сигнализировать о том, что сумма НДС, отраженная на счете 91.02 «Прочие расходы» не соответствует сумме НДС, исчисленной с суммы прочих доходов. Такое несоответствие типично для операций, введенных вручную, либо для операций, в которых осуществлялись ручные корректировки бухгалтерских проводок и сумм по них.
Соответствие сумм выручки от продаж, прочих облагаемых НДС доходов в БУ и сумм возвратов поставщикам с суммами в подсистеме учета НДС
Данная проверка контролирует начисленный НДС. Суммы начисленного НДС с выручки, с прочих доходов, с возвратов поставщикам должны быть отражены в регистре НДС продажи.
При проверке осуществляется сопоставление суммы НДС, рассчитанной с выручки, отраженной на бухгалтерском счете 90.01.1 «Выручка по деятельности с основной системой налогообложения», с прочих доходов, отраженных на счете 91.01 «Прочие доходы» и возвратов поставщикам, сумме НДС, отраженной в подсистеме учета НДС в регистре НДС продажи.
Если суммы различаются, то выдается ошибка. Ошибка может быть связана с неправильным указанием ставки НДС или возникнуть в связи с наличием ручных проводок или отражением операций, введенных вручную, по которым не были осуществлены записи в регистре учета НДС продажи.
Наличие документа Формирование записей книги продаж
Документ Формирование записей книги продаж применяется для автоматического восстановления НДС с зачтенных авансов, выданных поставщикам, ранее по которым НДС был принят к вычету. Данная проверка контролирует наличие проведенных документов этого вида в налоговом периоде, в котором присутствуют операции по зачету авансов, выданных поставщикам.
Проверка формирования авансовых счетов-фактур при наличии авансов полученных
Налогоплательщики обязаны выписывать и регистрировать в книге продаж счета-фактуры не только по операциям реализации, но и в случае получения полной или частичной предоплаты под предстоящую реализацию. При проверке выясняется, на все ли авансовые поступления выписаны счета-фактуры.
Соответствие сумм НДС, начисленных с авансов, в БУ и в подсистеме учета НДС
Данная проверка имеет отношение к проверке учета исчисленного НДС в подсистеме НДС. Суммы исчисленного НДС с авансов, полученных от покупателей, должны быть отражены в регистре НДС продажи.
При проверке осуществляется сопоставление суммы НДС, исчисленной с авансов и отраженной записью по дебету счета 76.АВ «НДС по авансам и предоплатам» и кредиту счета 68.02 «Налог на добавленную стоимость», сумме НДС, отраженной в подсистеме учета НДС в регистре НДС продажи.
Если суммы различаются, то выдается ошибка. Ошибка может быть связана с наличием ручных проводок или отражением операций, введенных вручную, по которым не были осуществлены записи в регистре учета НДС продажи.
Полнота отражения в книге продаж сумм НДС, подлежащих перечислению налоговым агентом (аренда или иностранцы)
В случаях, перечисленных в ст. 161 НК РФ, налогоплательщик признается налоговым агентом по НДС. Необходимость исполнения обязанностей налогового агента по конкретному договору в «1С:Бухгалтерии 8» ред. 3.0 фиксируется в свойствах договора (в справочнике Договоры контрагентов).
На исчисленную сумму налога налогоплательщик самостоятельно в базе данных выписывает счет-фактуру, который регистрируется в книге продаж. Начисленная к уплате сумма налога отражается записью по дебету счета 76.НА «Расчеты по НДС при исполнении обязанностей налогового агента» и кредиту счета 68.32 «НДС при исполнении обязанностей налогового агента».
Предметом проверки является контроль совпадения сумм НДС, исчисленных по бухгалтерскому учету (оборот по кредиту счета 68.32) с суммами НДС, отраженными в книге продаж по операциям, предусматривающим исполнение обязанностей налогового агента.
Полнота отражения в книге продаж сумм НДС по СМР, выполненным хозспособом
Согласно п. 2 ст. 159 НК РФ налогоплательщик обязан исчислять НДС с суммы всех фактических затрат на выполнение строительно-монтажных работ для собственных нужд в последний день каждого налогового периода (ежеквартально), если такие работы осуществлялись (п. 10 ст. 167 НК РФ).
Для выполнения этой нормы в базу данных вводится документ Начисление НДС по СМР хозспособом, в котором исчисляется НДС, и на основании которого выписывается счет-фактура. При проведении документ на сумму налога формирует проводку по дебету счета 19.08 «НДС при строительстве основных средств» и кредиту счета 68.02 «Налог на добавленную стоимость».
Предметом проверки является контроль отражения в книге продаж сумм НДС по СМР, выполненным хозяйственным способом.
Для выполнения проверок по ведению книги продаж необходимо нажать на кнопку Выполнить проверку. Результаты приводятся в виде отчета, в котором сообщается о количестве выполненных проверок и обнаруженных ошибках. Остановимся более подробно на отдельных проверках.
Пример отчета о результатах проверки за IV квартал представлен на рис. 2. Проанализируем некоторые из возможных ошибок проверки, для этого необходимо раскрыть детальный отчет.
Рис. 2. Отчет о проверках по ведению книги продаж
Детальный отчет по ошибке включает четыре раздела:
Для получения информации об ошибке необходимо щелкнуть на плюсик слева от названия проверки.
Рассмотрим более подробно ошибки, выявленные обработкой Экспресс-проверка ведения учета в примере.
Полнота выписки счетов-фактур по документам реализации
При проверке была выявлена ошибка. Согласно методике проверки, если программа не обнаруживает документ Счет-фактура выданный к каждому проведенному документу реализации, в котором отражена сумма предъявляемого НДС, то выдается сообщение об ошибке.
Проанализируем, является ли отсутствие счета-фактуры в данном случае ошибкой. Для этого двойным кликом мыши по названию документа откроем его форму. По документу Реализация (акт, накладная) действительно не сформирован счет-фактура. Но с 1 октября 2014 года у налогоплательщика отсутствует обязанность составлять счета-фактуры, если его контрагентом является неплательщик НДС или налогоплательщик, освобожденный от исполнения обязанностей в соответствии со ст. 145 НК РФ, с которым достигнуто письменное согласие о несоставлении счетов-фактур (пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ).
Поскольку с ООО «Твемос» такая договоренность существует, то данное предупреждение не является ошибкой, и формировать документ Счет-фактура выданный по данной операции не нужно.
Своевременность выписки счетов-фактур по документам реализации
Рис. 3. Выявление причины сообщения об ошибке по операции реализации
Проверка формирования счетов-фактур при наличии авансов полученных
При проверке была получена информацию об ошибке. Проанализируем, действительно ли в нашей базе данных присутствует ошибка, т. е. необходимо выяснить, на какие авансовые поступления не выписаны счета-фактуры.
В соответствии с пунктом 3 статьи 169, пунктом 3 статьи 168 НК РФ налогоплательщики обязаны составлять счет-фактуру в течение 5-ти календарных дней, в том числе и по авансам полученным.
По разъяснениям Минфина России (письмо Минфина России от 06.03.2009 № 03-07-15/39), если отгрузка товаров произошла в течение 5-ти календарных дней со дня поступления соответствующей суммы аванса, то выставлять счета-фактуры покупателю не следует. При этом согласно позиции ФНС России (письмо ФНС России от 10.03.2011 № КЕ-4-3/3790) вне зависимости от того, что в течение пяти календарных дней после получения предоплаты под предстоящую поставку товаров (работ, услуг), приходящихся на один налоговый период либо на разные налоговые периоды, производится отгрузка этих товаров (работ, услуг), счета-фактуры оформляются в двух экземплярах как на сумму полученной предоплаты, так и при отгрузке товаров (работ, услуг) в счет указанной предоплаты, с последующей их регистрацией в книге продаж и книге покупок.
Также в соответствии с ранее приведенным письмом Минфина России, налогоплательщик, осуществляющий долгосрочные поставки товаров (оказание услуг) в адрес одного и того же покупателя (электроэнергия, нефть, услуги связи и т. п.), имеет право определять налоговую базу как остаток не закрытых отгрузкой авансов на конец месяца. И счет-фактура в данном случае также выписывается на конец месяца в размере остатка, не закрытых отгрузкой авансов.
Таким образом, для исправления ошибки следует сформировать документ Счет-фактура выданный на сумму поступившего авансового платежа в соответствии с порядком, выбранным пользователем в программе.
Проверки ведения книги покупок
На рис. 4 показаны проверки раздела Ведение книги покупок по налогу на добавленную стоимость, которые можно выполнить с помощью обработки Экспресс-проверка ведения учета. Рассмотрим, какие задачи они решают.
Рис. 4. Список проверок раздела Ведение книги покупок по налогу на добавленную стоимость
Полнота получения счетов-фактур по документам поступления
Методика учета входящего НДС в «1С:Бухгалтерии 8» ред. 3.0 предусматривает, что каждый документ поступления должен сопровождаться счетом-фактурой поставщика.
Данная проверка контролирует отклонение от методики.
Наличие документа «Распределение НДС»
Если налогоплательщик осуществляет операции реализации, как облагаемые, так и не облагаемые НДС, или облагаемые НДС по разным ставкам, то в соответствии с пунктом 4 статьи 170 НК РФ необходимо вести раздельный учет входящего НДС, который невозможно отнести к определенному виду деятельности (например, НДС по общехозяйственным расходам). Суммы такого входящего НДС нужно отнести на определенные виды деятельности и сформировать соответствующие записи на счетах учета.
Для выполнения норм, предусмотренных пунктом 4 статьи 170 НК РФ, необходимо в учетной политике установить параметры для поддержки раздельного учета.
Проверка состоит в том, что если в налоговом периоде налогоплательщик (указавший в параметрах учетной политики поддержку раздельного учета) осуществлял операции реализации, то проверяется наличие проведенных документов Распределение НДС.
Корректность распределения НДС
При ведении налогоплательщиком раздельного учета происходит распределение сумм входящего НДС. Налог по товарам, работам, услугам, который невозможно отнести к конкретному виду деятельности, распределяется по видам деятельности согласно пропорции, определяемой в соответствии с пунктом 4 статьи 170 НК РФ.
Наличие документа «Формирование записей книги покупок
Записи для книги покупок в «1С:Бухгалтерии 8» ред. 3.0 могут вводиться с помощью документа Формирование записей книги покупок. Проверка контролирует наличие проведенных документов данного вида в соответствующем налоговом периоде.
Отсутствие отрицательных остатков сумм НДС, предъявленных поставщиками
Данная проверка имеет отношение к проверке учета входящего НДС в подсистеме НДС. Суммы НДС, предъявленные поставщиками, фиксируются в регистре НДС предъявленный со знаком «+» (вид движения Приход). В процессе отражения определенных событий в регистре фиксируются прочие движения со знаком «+» и «-».
Проверка заключается в анализе остатков по регистру НДС предъявленный, они не могут быть отрицательными, т. к. это будет означать, что сумма НДС, принятая к вычету из бюджета, больше суммы НДС, предъявленной поставщиком. При наличии отрицательных остатков сообщается об ошибке.
Соответствие остатка НДС по приобретенным ценностям по счету 19 БУ и в подсистеме учета НДС
Данная проверка имеет отношение к проверке остатка входящего НДС, предъявляемого поставщиками. В бухгалтерском учете при приобретении ТМЦ (работ и услуг) НДС отражается на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям», а в подсистеме НДС он отражается в регистре НДС предъявленный (вид движения Приход).
В процессе принятия НДС к вычету одновременно делаются записи в бухучете по кредиту счета 19 «НДС по приобретенным ценностям» и в подсистеме НДС в регистре НДС предъявленный (вид движения Расход).
Проверка заключается в сопоставлении остатка налога по счету 19 «НДС по приобретенным ценностям» и по регистру НДС предъявленный. Если остатки отличаются, то будет выдана ошибка, которую необходимо устранить, иначе будет расхождение в учете НДС в бухгалтерском учете и в налоговом регистре Книга покупок.
Наличие вычета НДС с авансов при зачете авансов полученных
При отгрузке товаров (работ, услуг) в части ранее полученных авансов налогоплательщик имеет право принять к зачету НДС, ранее исчисленный с авансов в соответствии с пунктом 8 статьи 171, пунктом 6 статьи 172 НК РФ. При проверке выясняется, для всех ли зачтенных авансов от покупателей имеются бухгалтерские записи по дебету счета 68.02 «Налог на добавленную стоимость» в корреспонденции со счетом 76.АВ «НДС по авансам и предоплатам» по ранее исчисленным суммам налога с этих авансов.
Соответствие сумм НДС, взятых к вычету при зачете авансов, в БУ и в подсистеме учета НДС
Данная проверка имеет отношение к проверке суммы НДС, принимаемой к вычету, при зачете авансов покупателей. Сумма НДС к вычету отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 68.02 «Налог на добавленную стоимость» и кредиту счета 76.АВ «НДС по авансам и предоплатам», а в подсистеме НДС регистрируется в регистре НДС покупки.
В процессе проверки устанавливается соответствие сумм НДС, принятых к вычету в бухгалтерском учете, суммам НДС, отраженным в регистре НДС покупки в части зачтенных авансов.
Если равенство не выполняется, то тогда выдается ошибка, сигнализирующая о расхождении сумм НДС, учтенных в бухгалтерском учете и в налоговом регистре Книга покупок.
Для выполнения проверок по ведению книги покупок необходимо нажать на кнопку Выполнить проверку.
Результаты приводятся в виде отчета, в котором сообщается о количестве выполненных проверок и обнаруженных ошибках. Остановимся более подробно на отдельных проверках.
Пример отчета о результатах проверки за IV квартал представлен на рисунке (рис. 5). Проанализируем некоторые из возможных ошибок.
Рис. 5. Отчет о проверках по ведению книги покупок
Для получения подробной информации об ошибке необходимо щелчком на плюсик слева от названия проверки раскрыть детальный отчет.
Рассмотрим более подробно ошибки, выявленные Экспресс-проверкой ведения учета, в нашем примере.
Полнота получения счетов-фактур по документам поступления
В данной проверке была выявлена ошибка. Согласно методике проверки, если программа не обнаруживает регистрацию входящего счета-фактуры к каждому проведенному документу поступления, то сообщается об ошибке.
В детальном отчете об ошибках указан документ поступления, для которого отсутствуют сведения о счете-фактуре полученном. Чтобы убедиться, действительно ли по указанному документу поступления требуется зарегистрировать счет-фактуру поставщика, двойным щелчком откроем форму документа.
В документе Поступление (акт, накладная), которым отражено поступление товаров, не указана информация о предъявленном поставщиком счете-фактуре. Для исправления ошибки необходимо указать такую информацию.
Наличие документа «Распределение НДС»
В данной проверке была выявлена ошибка (рис. 6).
Рис. 6. Отчет о проверке на наличие документа «Распределение НДС»
В случае если налогоплательщик осуществляет операции реализации, как облагаемые, так и не облагаемые НДС, или операции облагаемые НДС по обычным ставкам и ставке 0%, в параметрах учетной политики должен быть установлен соответствующий флажок.
Необходимо заметить, что ошибка об отсутствии данного документа будет появляться и в случае, если у организации в текущем налоговом периоде есть только операции реализации, облагаемые стандартными ставками 18% и 10%, и иных операций реализации не было. В таком случае, распределение входящего НДС не требуется. В связи с этим сообщение об ошибке можно проигнорировать, но, все же, лучше создать и провести документ Распределение НДС, т. к. распределения входящего НДС в нем все равно не будет осуществляться.
Корректность распределения НДС
В данной проверке была выявлена ошибка. Ошибка сигнализирует о том, что на конец налогового периода по регистру Раздельный учет НДС со способом учета НДС Распределяется остались нераспределенные суммы в размере 42 844,26 руб.
В момент поступления ТМЦ (работ, услуг) суммы входящего НДС, отраженные по субконто Способ учета НДС как Распределяется, отражаются по приходу в регистре Раздельный учет НДС.
В момент распределения входящего НДС в этом регистре должен быть отражен расход, и предъявленные суммы НДС должны быть распределены по конкретным видам деятельности.
В регистре Раздельный учет НДС на конец налогового периода имеется остаток 42 844,26 руб., именно этот остаток и показан в детальном отчете об ошибках. Также из этого отчета видно, что расход по регистру меньше прихода. То есть не был распределен входящий НДС со способом учета НДС Распределяется.
После корректировки и проведения документа Распределение НДС конечный остаток по регистру Раздельный учет НДС будет отсутствовать, т. е. ошибка исправлена.
Наличие вычета НДС с авансов при зачете авансов полученных
В данной проверке была выявлена ошибка. Проанализируем, действительно ли в текущей информационной базе данных присутствует ошибка, т. е. необходимо выяснить, по каким суммам зачтенных авансов не произошло вычета НДС.
При получении аванса налогоплательщик обязан исчислить НДС (п. 1 ст. 167 НК РФ) и выписать счет-фактуру (п. 3 ст. 169 НК РФ). По данной операции в бухгалтерском учете производятся следующие записи:
Как правило, по данной операции в бухгалтерском учете производятся следующие записи:
Ошибка при проведении указанной проверки сигнализирует о том, что произошел зачет ранее полученных авансов (Дт 62.02 Кт 62.01), но в момент отгрузки товаров (работ, услуг) ранее исчисленный НДС не был принят к вычету, т. е. не введена бухгалтерская запись Дт 68.02 Кт 76.АВ.
Чтобы выяснить причину ошибок, сформируем оборотно-сальдовую ведомость по счету 62.02 «Расчеты по авансам полученным», где найдем указанные в отчете об ошибках суммы.
Из оборотно-сальдовой ведомости видно, что по суммам и контрагентам, указанным в отчете об ошибках, отражен зачет аванса (оборот по дебету счета 62.02).
Далее, необходимо сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счету 76.АВ «НДС по авансам и предоплатам» и определить суммы НДС, которые не были приняты к вычету.
При сопоставлении двух оборотно-сальдовых ведомостей (по счету 62.02 и 76.АВ) получена информация, что: зачет аванса по контрагенту НПО «Монолит» на сумму 22 892 руб. произведен. Ранее по полученному авансу был исчислен НДС к уплате (Дт 76.АВ) на сумму 6 025,42руб. Но к зачету НДС не был предъявлен, и поэтому по дебету счета 76.АВ осталось такое же сальдо 6 025,42 руб. Таким образом, проверка правильно выявила ошибку и ее необходимо исправить.
С этой целью необходимо перезаполнить табличную часть на закладке Полученные авансы в документе Формирование записей книги покупок, чтобы сумма налога на добавленную стоимость, приходящаяся на зачтенный аванс, была включена в книгу покупок и сформирована бухгалтерская запись Дт 68.02 Кт 76.АВ на сумму 3 492 руб. (22 892 / 118 x 18 = 3 492 руб.).