Выжимаем максимум из учета компьютерной техники. Часть 1
Грамотно настроенный учет компьютерной техники защитит вас от факапов в инфраструктуре и сохранит десятки часов рабочего и личного времени. О том, как добиться такого результата, читайте в этой статье. 
Сразу хочу предупредить, что все изложенное ниже это не вычитанный в книгах best practice, а выжимка моего, порой не всегда удачного опыта. Поэтому с благодарностью приму конструктивную критику.
Итак, начнем. Зачем ИТ-службе нужно вести свой учет компьютерного оборудования? Ведь вся компьютерная техника учитывается на счетах организации и данные об оборудовании уже есть в бухгалтерской системе. Зачем тогда отвлекать технических специалистов от разработки софта/администрирования систем/ремонта оборудования и грузить их «бухгалтерской» работой?
Дело в том, что собранные в бухгалтерской системе данные не спасут вас от проблем, например, при вирусной атаке.
«Заразить компьютер в корпоративной сети, поднять привилегии, получить доступ к домену администратора и одной кнопкой остановить деятельность компании любого размера» — так описал специфику работы вируса WannaCry его автор.
Чтобы остановить этого проныру как минимум нужно знать местоположение зараженных компьютеров. В бухгалтерской системе будет указана кладовая, в которой числится компьютер, и пользователь (но это не точно). Фактическое местоположение компьютера и его IP-адрес вы не узнаете.
Чем больше времени будет потрачено на выяснение, в какому закутке стоит зараженная машина, тем ниже шансы остановить распространение вируса и деградацию инфраструктуры. Как вы понимаете, финансовые и репутационные потери от остановки бизнес-процессов будут на порядок выше затрат на ведение учета ИТ-оборудования. Впрочем, wannacry это еще цветочки. Есть угроза и посерьезней…
Помните старую шутку, что зима в Россию всегда приходит неожиданно, поэтому коммунальные службы не успевают к ней подготовиться? Аналогичная беда с подготовкой бюджета на следующий год – вроде все знают о сроках, но почему-то заявки на замену техники подают в самый последний момент. И крайним обычно остается ИТ-специалист, отвечающий за распределение оборудования – не предусмотрел, не предпринял должные меры, не проявил настойчивости и т.д. и т.п. Если вирусная атака может обойти вас стороной, то наезды из-за не вовремя выделенной техники точно прилетят вам в голову.
Но выход есть: прекратите собирать заявки на замену техники. Начните вести учет параметров, по которым техника должна попадать в программу модернизации (например, объём HDD, диагональ монитора, скорость печати принтера и т.д.). В этом случае вы сможете формировать перечни техники на замену автоматически из своей учетной системы. Нет заявок – нет проблем.
Чем еще поможет налаженная система учета ИТ-оборудования? Тем, что на любой, даже самый каверзный вопрос руководства вы сможете дать ответ уже через 5-15 минут, а не в «завтра с самого утра». Например, финансовый директор спрашивает: «сколько принтеров у нас в кладовке, сколько в ремонте, сколько у пользователей, сколько было утилизировано в этом году, в каких отделах принтера простаивают?». Если у вас учитываются стадии жизненного цикла ИТ-оборудования, то на все (!) эти вопросы вы дадите ответ в течении 15 минут. В противном случае придется собирать данные из разных источников в течении 2-3 часов (если не больше).
Полагаю, с вопросом «зачем нужен свой учет ИТ-оборудования» разобрались. Это меньшее из зол по сравнению с ситуацией, когда у вас только разрозненные данные бухгалтерского учета и сырые отчеты SCCM.
Давайте теперь спроектируем такую систему учета ИТ-оборудования, которая поможет решить обозначенные выше проблемы. Нам потребуется:
Шаг 1. Определить границы учетной системы
Не стоит распылять усилия и пытаться наладить учет сразу и везде. Изучите данные по инцидентам/проблемам и найдите «бутылочное горлышко», т.е. группы оборудования, которые доставляют вам больше всего хлопот. Начните налаживать учет именно в этих группах.
По моему опыту чаще всего в «застревают в бутылочном горлышке» компьютеры и оргтехника. Реже всего комплектующие и расходные материалы (как правило по ним хватает данных складского учета).
Шаг 2. Разработать справочник категорий оборудования
Чтобы было удобнее формировать отчеты, каждую группу техники нужно разделить по категориям. Например, вы решили наладить учет пользовательского оборудования. Берем группу «компьютеры». Из каких категорий она будет состоять? Персональный компьютер, ноутбук, планшет и т.д. Затем берем следующую группу – «устройства отображения» и делим на категории ее. В итоге у вас получится примерно вот такой справочник категорий:
| Группа | Категория |
|---|---|
| Компьютеры | Персональный компьютер, ноутбук, планшет |
| Устройства отображения | Монитор, телевизор |
| Оргтехника | Принтер, копир, сканер |
Благодаря этому делению вы сможете быстро делать выборки из базы данных и получать отчеты как по группе «компьютеры», так и по каждой из категорий этой группы.
Шаг 3. Разработать модель жизненного цикла оборудования
Чтобы оперативно получать информацию о том, в каком статусе находится оборудование нужно разработать т.н. «модель жизненного цикла оборудования». 
Советую начать с простой модели и детализировать ее по мере необходимости:
| Событие | Статус | Что отслеживает статус? |
|---|---|---|
| Новое оборудование поступило на склад, неиспользуемое оборудование вернулось на склад | Хранение на складе | Отслеживает фактический складской запас |
| Оборудование передано ИТ-специалистам для настройки, ремонта, апгрейда | Настройка/Ремонт | Отслеживаем нагрузку на персонал ИТ-службы |
| Оборудование передано пользователю | Эксплуатация | Отслеживаем фактическое количество техники в работе |
| Пользователь уволился, но оборудование осталось на рабочем месте (ждут нового сотрудника) | Хранение в подразделении | Отслеживаем скрытые резервы |
| Оборудование снято с рабочего места, как непригодное к эксплуатации | Подготовка к утилизации | Отслеживаем хлам, который нужно утилизировать |
| Передали оборудование на утилизацию подрядчику | Утилизация | Отслеживаем выполнение договора на утилизацию |
По моему опыту самый быстрый способ повысить эффективность системы учета ИТ-оборудования, это начать отслеживать статусы жизненного цикла. Не пренебрегайте этим шагом!
Шаг 4. Определить способ идентификации оборудования
Поскольку вам придется заниматься поиском и инвентаризацией оборудования, нужно заранее определить, как вы будете идентифицировать найденную технику. Мне известно пять способов идентификации:
| Способ идентификации | Преимущества | Недостатки |
|---|---|---|
| Бирка с номером. На оборудование приклеивается бумажная бирка с учетным номером или учетный номер наносится маркером. | Низкие затраты на расходные материалы и оборудование для маркировки | Достаточно высокие трудозатраты на актуализацию данных и учет перемещений оборудования. Низкая износостойкость бумажных бирок. |
| Серийные номера производителя. Используются нанесенная при изготовлении оборудования этикетка с SN и штрихкодом. | Нет затрат на оборудование и расходные материалы для маркировки | Не подходит для идентификации «самосборных» ПК. Высокие трудозатраты на актуализацию данных и учет перемещений, т.к. серийные номера находятся в труднодоступных местах. |
| Этикетка со штрих-кодом. На оборудование наносится износостойкая этикетка с учетным номером и штрих-кодом. | Низкие затраты на оборудование для маркировки и расходные материалы. Сокращение трудозатрат на актуализацию данных и учет перемещения оборудования. | Явных недостатков не выявил. |
| RFID-метка. На оборудование наносится радиометка. | Значительное сокращение трудозатрат на инвентаризацию и учет перемещения большого количества оборудования. | Высокая стоимость оборудования и расходных материалов. Невозможность идентифицировать оборудование без использования RFID-сканера. |
| Штрих-код + RFID. На оборудование наносится радиометка с напечатанным на ней штрих-кодом и учетным номером | Значительное сокращение трудозатрат на инвентаризацию и учет перемещения большого количества оборудования. | Высокая стоимость оборудования и расходных материалов. |
Оптимальным способом я считаю маркировку техники этикетками со штрихкодом. Кстати, Yurich еще в 2013 году написал пошаговую инструкцию по изготовлению этикеток. Крайне рекомендую его статью к прочтению.
Шаг 5. Разработать атрибутную модель
Вот теперь давайте приступим к самому важному – к разработке атрибутной модели. Мой список рекомендуемых к учету атрибутов, с указанием для чего они нужны, приведен ниже. Используйте его как отправную точку при разработке своей атрибутной модели.
На первый взгляд атрибутов слишком много и у персонала уйдет уйма времени на поддержание системы учета в актуальном состоянии. Давайте проверим, так ли это.
В зависимости от интерфейса учетной системы на первичную регистрацию каждого устройства потребуется 5-10 минут, на актуализацию данных 1-2 минуты. Предположим у вас в организации 350 пользователей, устройств для учета 1 000 штук. В год заменяется 20% парка техники (из расчета срока службы 5 лет), 10% парка проходит ремонт и модернизацию. Значит каждый год вам нужно будет:
Итого вы потратите 4 000 минут в год. Накинем еще 10% на непредвиденные перемещения. Получим 4 400 минут в год или 17 минут в день. Полагаю, это вполне приемлемые трудозатраты для поддерживания в актуальном виде системы учета на 1 000 единиц техники.
К тому же их можно сократить до 10-12 минут: технические атрибуты забирать из SCCM, данные о пользователе из кадровой системы. Но это вопросы архитектуры, их я планирую раскрыть во второй части статьи. Также во второй части я покажу, как оперативно организовать внедрение спроектированной системы учета. Пока же давайте сделаем паузу.
Прошу дать в комментариях обратную связь. Это поможет мне подробнее раскрыть интересующие вас вопросы при подготовке продолжения статьи.
Учет компьютеров
Оперативность и комплексность предоставляемой информации — вот основные преимущества данной подсистемы в «1С:ITIL».
Используемые технологии
Мы постарались сделать данную подсистему не только функциональной, но и удобной для оперативной работы каждого сотрудника. Использование передового опыта ITIL и интеграция с требованиями бухгалтерии позволяет в разы сократить трудоемкость учета и инвентаризации активов. Почувствуйте разницу, узнайте как можно повысить эффективность своей работы:
Создать комплексную систему управления, включающую в себя процесс управления конфигурациями, отчетность и метрики оценки результата работы сотрудников. В любой момент получить отчет о количестве единиц вычислительной техники, лицензий, комплектующих, их расположении и расходах по статьям бюджета и видам работ.
Реализовать эффективный учет, оптимизировать затраты, стандартизовать управление вычислительной техникой и активами. Возможность отображать состояния объектов обслуживания,по всем услугам и проектам, их работоспособность, стоимость и влияние простоев на ход проекта.
Инженерам службы сопровождения:
Вести учет техники, расходных материалов по каждому клиенту, рабочему месту. Управлять событиями систем мониторинга как ИТ* компонентов инфраструктуры, систематизировать информацию о предоставлении прав доступа к настройкам оборудования.Вести учет программного обеспечения и оборудования как объектов основных средств в единой базе регламентированного учета.
Возможности подсистемы Управления конфигурациями и активами услуг:
Единый классификатор моделей активов — самостоятельное создание моделей активов произвольным набором атрибутов (серийный номер, ответственный, напряжение питания, тип подключения, необходимые библиотеки и т.п.). Количественный учет в разрезе рабочих мест, материально ответственных лиц и организаций.
В версии Cтандарт отображение возможно по определенному рабочему месту и материально ответственным лицам.
В версии ПРОФ/КОРП возможен учет по клиентам,организациям, филиалам, ЦФО, объектам Active Directory, местам расположения, установки, монтажа, обслуживания, подразделениям компании.
Суммовой учет активов ведется в разрезе статей затрат, что облегчает анализ совокупной стоимости владения активами. Учитывается стоимость активов, их обслуживания. Стоимость относится на определенную статью затрат с возможностью последующей оценки.
Поштучный учет активов в разрезе серийных номеров. Каждый актив имеет уникальный серийный номер.
Учет ремонтов и обслуживания. В процессе эксплуатации активы изнашиваются и требуют ремонта и обслуживания. Существуют параметры выработки актива, они определяют необходимость обслуживания.
Дополнительные свойства моделей актива и рабочих мест. Вы можете самостоятельно создать нужные ему свойства актива, модели актива или рабочего места и указать их значения. Как только Вы добавили новое свойство или реквизит, Вы тут же можете сформировать отчет>с использованием данного реквизита.
«1С:Предприятие» для автоматизации учета оргтехники
Источник: «Финансовая газета» №4, январь, 2002 год
Спектр оргтехники, применяемой организациями и предприятиями в повседневной деятельности, довольно широк. Это компьютерная сеть, состоящая из рабочих станций, серверов, сетевого оборудования и множительной техники, телефонные и факсаппараты и другое оборудование.
Некоторые виды оргтехники, например персональный компьютер, являются комплектами. Быстрое развитие электронной техники привело к тому, что практически каждая очередная закупаемая в рамках одного вида единица оборудования по своей комплектации существенно отличается от предыдущей. В результате в организации одновременно эксплуатируются компьютеры, которые не только различаются по своим производственным возможностям, но и состоят из невзаимозаменяемых комплектующих.
Для разработки планов поддержания и развития производства организациям необходимо владеть актуальной сводной и детальной информацией о техническом состоянии оборудования, его комплектации, наличии запасных комплектующих и т.д. Отсутствие этих данных существенно затрудняет проведение модернизации оборудования и его рациональное перераспределение между подразделениями.
Формуляр комплекта оборудования
В формуляр последовательно, в момент перехода от одного этапа жизненного цикла оборудования к другому (хранение, эксплуатация, перемещение, изменение комплектации и т.д.), вводится необходимая информация о комплекте. Ввод информации в формуляр производится автоматически после заполнения и регистрации в информационной системе соответствующих документов.
Ведение учета
Для оформления факта поступления оборудования используется документ «Поступление комплектов оборудования». В этот документ вводятся инвентарный номер и наименование оборудования, его тип и стоимость, гарантийный номер и срок гарантии, указываются поставщик, материально ответственное лицо, подразделение, в котором оборудование будет находиться до передачи пользователю, и другая информация. При регистрации документа в системе формируется «Формуляр комплекта оборудования», заполненный этими данными. Если поступившее оборудование является комплектом, то информация о составе комплекта (перечне комплектующих) будет находиться на соответствующей закладке формуляра. Перечень установленного программного обеспечения отображается на закладке «Установленное ПО». Следует отметить, что для регистрации поступления, установки и удаления программного обеспечения используются соответствующие документы.
Регистрация поступления комплектующих также производится с помощью документа. Вся поступившая в организацию оргтехника, запасные комплектующие и программное обеспечение учитываются «на складе» и автоматически списываются с него в момент передачи пользователю или установки на рабочие станции. Повторная выдача одного и того же компьютера или установка использованных комплектующих в системе исключена.
Оформление передачи оборудования в эксплуатацию производится с помощью документа «Ввод в эксплуатацию». При регистрации этого документа в формуляр вводится информация о пользователе и материально ответственном лице (как правило, руководителе структурного подразделения, в котором работает пользователь). Несмотря на то, что материально ответственное лицо в формуляре изменилось, система в этом, как и в других случаях, «хранит» историю значений. Это позволяет при необходимости проследить все операции с оборудованием.
При проведении ремонтных работ демонтированные из оборудования неисправные комплектующие учитываются как «списанные». Если при модернизации оборудования или по каким-либо другим причинам производится демонтаж исправных комплектующих, то система обеспечивает учет демонтированных комплектующих «на складе». В дальнейшем они могут быть использованы при модернизации или ремонте другого оборудования.
В программе предусмотрены авторизация и контроль прав, которые позволяют дифференцировать доступ разных категорий пользователей к различным режимам информационной системы. Например, рядовой пользователь может зафиксировать в документе «Неисправность оборудования» только факт и характер неисправности своей рабочей станции. При этом автоматически формируется заявка на ремонт оборудования в обслуживающее подразделение. Результат выполненного ремонта, а также связанные с ним расход комплектующих со склада и изменение комплектации компьютера сможет ввести в информационную базу только работник подразделения технического обслуживания.
Отчеты
С помощью настраиваемых отчетов конфигурации можно получить разнообразную аналитическую информацию о состоянии и движении офисного оборудования. Это могут быть сведения о стоимости оборудования, поступившего за определенный период. С помощью отчета «Список оборудования» можно сформировать, например, перечень всех рабочих станций выбранного отдела, на которых установлены заданное программное обеспечение или (и) определенные комплектующие. Оценить потенциальные возможности производства к развертыванию без дополнительных затрат на приобретение основных средств можно, сформировав список оборудования компании, которое находится в текущий момент в резерве.
Конфигурация «Деловое досье. Оргтехника» работает в реальном времени. Это означает, что актуальная информация по всем вопросам, связанным с эксплуатацией офисного оборудования, которым располагает организация, может быть получена в любой момент.
Таким образом, предложенное решение позволяет организовать инвентарный учет оборудования, комплектующих и программного обеспечения, контролировать их перемещение между структурными подразделениями и материально ответственными лицами, своевременно получать информацию о возникающих неисправностях и фиксировать изменения в комплектации оборудования.
Для работы с конфигурацией необходимо наличие компоненты «Оперативный учет» системы программ «1С:Предприятие».
«1С:Предприятие 8» для учета оборудования
Рост бизнеса многих компаний часто сопровождается увеличением количества и расширением парка используемого оборудования. В результате задача организации оперативного учета оборудования становится для таких компаний очень актуальной.
Для автоматизации учета оборудования в средних и крупных организациях предлагается прикладное решение «Бизнес-Плюс:Оборудование». Данный программный продукт разработан на платформе «1С:Предприятие 8» и позволяет организовать учет производственного, торгового, офисного и ИТ-оборудования.
В программе предусмотрена возможность создавать наглядные планы размещения оборудования на территории предприятия, автоматизирована инвентаризация парка оборудования с использованием штрихкодирования. Жизненный цикл единицы учета в программе включает ввод в эксплуатацию, перемещение, обслуживание, ремонт и вывод из эксплуатации. Предусмотрен расчет совокупной стоимости владения (TCO – Total Cost of Ownership). Рассмотрим основные возможности программы.
Список рабочих мест
В системе реализовано хранение иерархического списка рабочих мест – мест использования или хранения оборудования. Группировка рабочих мест отражает их территориальное расположение, например город/адрес/этаж/кабинет. К каждому рабочему месту можно прикрепить иерархический список оборудования, отражающий взаимосвязь объектов учета. Список оборудования рабочего места кассира может содержать, например, «Денежный ящик Posiflex», «Клавиатуру LPOS со считывателем магнитных карт», «Монитор 15” Samsung», «Сканер штрихкода Metrologic» и «Фискальный регистратор ФЕЛИКС».
Для каждого рабочего места можно задать произвольное количество параметров: инвентарный номер, номер розетки, IP-адрес, напряжение электросети и т.д. За каждым рабочим местом закрепляется ответственный.
Планы размещения оборудования
Программа содержит инструменты, которые позволяют создавать в графическом виде планы помещений и указывать на них расположение конкретных рабочих мест. Можно создавать иерархию планов, например здание/этаж/магазин, здание/этаж/офис и т.д. Таким образом, в случае если на плане территории завода отражено здание цеха, то возможен быстрый переход к работе с планом этого цеха.
Планы помещений тесно взаимосвязаны с иерархией рабочих мест и списком оборудования. При выборе рабочего места выводятся список установленного оборудования и расположение рабочего места на плане.
Жизненный цикл оборудования
Для регистрации операций с оборудованием в программе используются документы «Поступление оборудования», «Перемещение оборудования», «Передача в ремонт», «Приемка из ремонта» и др. Программа позволяет отслеживать жизненный цикл каждой учетной единицы. В карточке единицы оборудования можно посмотреть историю операций и при необходимости открыть соответствующий документ.
Планирование и регистрация факта обслуживания оборудования выполняются с помощью документа «Обслуживание». Реализованы два вида нормативов обслуживания – «по периоду» и «по выработке». Норматив «по периоду» используется, например, для станка, который необходимо обслуживать периодически, каждые полгода. Для планирования обслуживания принтера, например после печати на нем 15 000 страниц, применяется норматив «по выработке».
В программе предусмотрена возможность хранения параметров моделей оборудования, а также отдельных экземпляров оборудования. Можно хранить, например, такие параметры, как «гарантийный срок обслуживания», «серийный номер», «инвентарный номер», «емкость жесткого диска» и т.д.
Реализовано ведение учета «по экземплярам» и «по партиям». Учет «по экземплярам» применяется для учета компьютеров, оргтехники, мебели и т.д. Для расходных материалов используется укрупненный учет «по партиям».
Для анализа данных об оборудовании используется гибкий отчет. Параметры данного отчета, а также оформление можно настроить. Есть предустановленные наборы настроек, позволяющие сформировать, например, отчет по остаткам, отчет по движениям за период, отчет по совокупной стоимости владения (TCO).
Использование штрихкодирования
В процессе инвентаризации оборудования выполняется сверка учетных и фактических данных. Для облегчения операции массового пересчета в программе предусмотрено использование технологии штрихкодирования.
Штрихкодирование также удобно использовать для оформления операций с отдельными единицами оборудования при передаче в ремонт и приемке из ремонта, при переоценке, планировании и регистрации факта обслуживания и т.д. Например, при поступлении в ремонт вышедшего из строя кассового аппарата достаточно отсканировать его штрихкод, чтобы определить рабочее место, на котором он был установлен.
Дистанционный сбор данных по IT-оборудованию
Учет IT-оборудования в программе в некоторой степени отличается от учета прочего оборудования. Так, программа позволяет автоматизировать дистанционный сбор данных об IT-оборудовании, которое находится в сети. При оформлении операции ответственный работник должен только выбрать тип документа движения. Заполнение документов производится автоматически, поэтому вероятность ошибки в данных сведена к минимуму.
Разграничение прав доступа
В программе реализованы различные варианты разграничения прав доступа пользователей в работе с данными. Можно разграничить доступ к спискам оборудования, например по подразделениям. Подразделения могут самостоятельно вести учет, при этом данные всех подразделений доступны в головной организации.
Для ситуации, в которой разные сотрудники отвечают за учет различных типов оборудования, можно разграничить права доступа к данным по типу оборудования. Например, учетом торгового оборудования может заниматься один работник, а учетом компьютеров и оргтехники – другой.
Простота внедрения
Перед началом работы с программой «Бизнес-Плюс:Оборудование» заполняются списки ответственных за оборудование, рабочих мест и моделей оборудования. Затем оборудование приходуется на рабочие места и закрепляется за материально ответственными лицами.
Для упрощения внедрения в программе предусмотрено использование таких встроенных технологий операционных систем Windows, как Active Directory и WMI (Windows Management Instrumentation). Это позволило автоматизировать загрузку списка ответственных, первоначальное заполнение сведений о парке ИТ-оборудования, а также создание списка рабочих мест.
Интеграция и учет основных средств
Программу «Бизнес-Плюс:Оборудование» можно использовать как отдельный продукт. Ее можно также интегрировать с программами «1С:Управление производственным предприятием 8» или «1С:Управление торговлей 8».
При интеграции повышается удобство работы, все операции регистрируются в одной информационной базе. Еще одно преимущество интеграции с «1С:Управление производственным предприятием 8» заключается в возможности настройки совместного использования «Бизнес-Плюс:Оборудование» с подсистемой учета основных средств.
Сегодня программный продукт «Бизнес-Плюс:Оборудование» успешно используют более десяти компаний в г. Челябинске и других городах России. В результате его внедрения на предприятиях поставлен управленческий учет оборудования, упорядочено закрепление материальной ответственности, ведется учет ремонтов и технического обслуживания, автоматизирован сбор данных об ИТ-оборудовании. Стали также доступны для анализа данные о составе и стоимости парка оборудования.
Программный продукт «Бизнес-Плюс: Оборудование» получил от фирмы «1С» сертификат «Совместимо! 1С:Предприятие».