Управленческий учет в «1С:ЗУП 8 КОРП» (ред. 3)
Программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» версии 3 предоставляет расширенные возможности по сравнению с версией ПРОФ.
Перечислим основные из них:
Остановимся подробнее на том, как организовать в программе ведение управленческого учета: управленческой структуры предприятия и управленческих начислений.
Управленческая структура предприятия
В холдингах структуру организации невозможно описать однозначно. С одной стороны, каждая из организаций, входящих в холдинг, имеет свое штатное расписание и структуру подразделений, как правило соответствующую бухгалтерскому учету затрат на заработную плату. Будем называть такую структуру организации регламентированной (штатным расписанием). С другой стороны, для управления холдингом требуется представление структуры подчинения, которая не обязательно будет соответствовать регламентированной.
Для эффективного управления и построения правильных схем мотивации сотрудников в холдинге следует учитывать именно управленческую структуру. Расширенная функциональность программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» редакции 3 (по отношению к версии ПРОФ) предоставляет возможность организовать управление структурой и мотивацией персонала холдинга в целом.
Настройки функциональности
Штатное расписание
Штатное расписание формируется (см. рис. 1, 2) для регламентированных подразделений. В программе единицей штатного расписания служит Позиция штатного расписания. В карточке Позиции штатного расписания в поле Место в структуре предприятия устанавливается соответствие регламентированной и управленческой структуры. Например, можно в штатном расписании каждого из филиалов для лаборатории указать «Центральную лабораторию» как Место в структуре предприятия.
В «1С:Зарплате и управлении персоналом 8 КОРП» предоставляется возможность просматривать и анализировать Штатное расписание в виде:
Рис. 1. «Штатное расписание» в виде «иерархического списка» организации
Рис. 2. «Штатное расписание» в виде «структуры предприятия»
Переключение производится кнопкой Вид списка (см. рис. 1, 2). Для работы со Штатным расписанием организации в виде иерархического списка необходимо установить флаг Организация и выбрать ее. Вид структуры предприятия позволяет работать со Штатным расписанием с точки зрения управленческого учета, поле Организация при этом не заполняется.
Управленческие начисления предприятия
Процесс формирования отдельных бонусов назовем управленческой зарплатой. Управленческие бонусы не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами и не входят в средний заработок, так как отображаются в регламентированной зарплате единой суммой. Предустановленное регламентированное начисление Доначисление до управленческого учета рассчитывается как разница между уже начисленными регламентированными начислениями и управленческими бонусами.
Рис. 3. Начисление с назначением «Управленческий учет»
Необходимость учета управленческих начислений определяется в Позиции штатного расписания кнопкой Упр. и регл. начисления (рис. 4). При этом становится доступным дополнительный табличный блок Управленческие начисления. Установка флага Доначислять в регл. учете до управленческого автоматически добавляет в табличную часть Регламентированный учет предустановленный вид расчета Доначисление до управленческого учета (см. рис. 4).
Рис. 4. Настройка начислений в «Позиции штатного расписания»
В документах Прием на работу и Кадровое перемещение автоматически заполняются управленческие и регламентированные начисления в соответствии с выбранной позицией штатного расписания. Далее их всегда вручную можно отредактировать.
Начисление и расчет управленческих начислений происходит в документе Начисление зарплаты и взносов на отдельной соответствующей закладке. Расчет Доначисления до управленческого учета происходит на закладке Начисления (рис. 5).
Так, например, у заведующего центральной лаборатории (о котором говорилось выше) в управленческом учете начислены бонусы за успешное руководство двумя лабораториями филиалов в сумме 4 000 руб. и 5 000 руб. (см. рис. 5). При расчете регламентированной зарплаты ему начислено 9 000 руб. в виде Доначисления до управленческого учета.
Рис. 5. Начисление зарплаты в регламентированном и управленческом учете
По результатам начисления зарплаты можно формировать отчеты как по регламентированным расчетам, так и по управленческим.
Управленческий учет для директора. Автоматизация управленческого учета в программе 1С:Управляющий
Описание
В книге «Управленческий учет для директора. Автоматизация управленческого учета в программе 1С:Управляющий» доступным и «живым» языком, с примерами из практики реальных российских бизнесменов объясняется, что такое финансы, и как правильно организовать их учет, зачем нужен программный продукт «1С:Управляющий», и как его правильно внедрить на предприятии.
Изложение материала сопровождается художественными иллюстрациями.
Приведем цитаты из материала, который подготовили об этой книге сами авторы:
В книге простым человеческим языком, «на пальцах», рассказывается, как правильно учитывать деньги. Книга предназначена для тех, кто ведет свой бизнес в России или в Украине – для собственников и управляющих предприятий.
Как Вы понимаете, учет финансов в наших странах и учет финансов где-нибудь, например, в Германии – это «две большие разницы». Поэтому в качестве основы для учета авторы выбрали программу, которая с самого начала создавалась для российских бизнесменов – «1С:Управляющий».
В книге просто и понятно, с реальными примерами из жизни действующих бизнесменов, показывается, как внедрить программу «1С:Управляющий» у себя в фирме и получить с ее помощью прозрачный, простой и точный учет финансов.
Авторы книги – Алексей Логинов и Олег Макаренко – являются махровыми практиками. За их плечами – больше десяти лет работы в партнерской сети «1С». В течение этих лет авторы лично участвовали и руководили сотнями внедрений учетных программ «1С» на самых разных предприятиях нашей страны. Что важно, авторы и сами – владельцы своих фирм. То есть, знают на собственной шкуре, как непросто руководителю добиться от своих сотрудников ответа на простые вопросы: «Где деньги» и «Почему их так мало».
Во время создания книги подразумевалось, что главным читателем будет руководитель фирмы малого или среднего бизнеса – занятой человек, не обремененный финансовым образованием. Авторы полагают, что этот гипотетический бизнесмен прочтет книгу, узнает себя в некоторых жизненных примерах, и впитает мудрость поколений финансовых работников. Мудрость, которая позволит ему легко и относительно безболезненно добиться на своем предприятии приятной четкости и ясности в финансовых вопросах.
Кроме того, книгу можно выдавать менеджерам проектов автоматизации учета – для их обучения. Так как материал излагается внятно, живо и весело, специалист по информационным технологиям вполне сможет с удовольствием прочесть книгу за несколько дней, а потом сразу же приступить к практике – внедрению программы у заказчиков.
Оглавление
1. Финансовый учет для реальных директоров
1.1. Зачем считать деньги
1.2. Почему налоговому инспектору и руководителю нужны разные цифры
1.3. Почему директор должен лично контролировать учет
1.5. Почему весь мир учитывает доходы и расходы по отгрузке
1.6. «Народные» способы определения эффективности бизнеса
1.8. Чем 1С:Управляющий отличается от других программ
2. Как не повторить чужих ошибок
2.1. Подготовка к внедрению
2.2. Как правильно следить за ходом внедрения
2.3. Ошибки руководителей
2.4. Работа с персоналом
2.5. Как работает программа 1С:Управляющий
2.6. Как обеспечить безопасность работы
2.7. Если офис и склад в разных концах города
2.8. Импорт данных из других программ
2.9. Зачем нужно планировать
2.10. Как понять, что внедрение успешно завершено
3. Как правильно настроить программу и начать работать
3.1. Пользователи программы
3.2. Настройка параметров учета
3.4. Виды бизнеса, проекты
3.5. Статьи расходов
3.6. Статьи движения денег
3.7. Ввод начальных остатков
4. Вопросы, которые возникнут при работе
4.2. Расчеты с контрагентами
4.3. Расчеты с сотрудниками
4.4. Учет товарно-материальных ценностей
4.6. Регламентные операции и итоговая отчетность
4.9. Универсальные механизмы
Заключение. Где купить «1С:Управляющий»?
Свяжитесь с партнером «1С», который обслуживает Вашу организацию, и сделайте заказ, сообщив ему артикул, который присвоен книге (приведен выше, напротив обложки книги). Также вы можете приобрести книгу у других партнеров фирмы «1С».
Автоматизация деятельности кредитной организации на платформе «1С:Предприятие 8»
Стратегическое искусство: целеполагание в бизнесе, разработка стратагем, воплощение замысла в жизнь
Внимание! Ссылка откроется в соседней вкладке.
1с управленческий учет самоучитель
Очень часто задается вопрос: «Мы купили программу 1С предприятие с чего начать постановку управленческого учета?
И вообще, нужны ли доработки в программе, или можно обойтись и без них?
В общем случае, при правильном подходе к управленческому учету (он же коммерческий учет, он же внутренний учет) в программе без доработок обойтись не удастся.
Давайте рассмотрим по шагам и примерным стоимостям того, что необходимо доработать возьмем по минимуму для того чтобы начать работать правильно:
Шаг 1
Этот шаг необходимо сделать в первую очередь, еще до момента запуска системы в работу «Делегирования и настройка прав доступа для сотрудников в программе». При распределении прав сотрудникам стоит группировать права по отдельным группам, например: Менеджеры, Коммерсанты, Бухгалтера, Мастера.
Причем исходить следует от того что лучше первоначально прав дать меньше, потом наращивать, я ни в коем случае не рекомендую делать наоборот, давать сначала все права потом уменьшать.
Причем настоятельно рекомендуется при обсуждении доработок с разработчиками, требовать создание уникальных новых прав в программе, которые будут заточены именно под ваших сотрудников, а не использовать набор стандартных прав которые существуют в программе, это гарантирует то что доступ будет именно на то что нужно и не будет на то что не нужно :).
Примерно так должна выглядеть постановка задачи по правам разработчикам 1С:
Разработка уникальных прав для сотрудников.
Шаг 2
Запретить проводить деньги в минус по банку и кассе, вплоть до того, что закрыть доступ проводить деньги в минус даже пользователям с полными правами.
Программа, как ни странно, в начальной поставке, нам это не запрещает делать.
Шаг 3
Запретить проводить товары в минус по всем складам, для всех пользователей.
С правил, конечно же, есть исключения, например при начале работы после установке программы, когда все остатки товаров еще не перенесены, а работать нужно начинать, товар отгружать, временно можно дать списывать в минус.
Но сразу же после переноса остатков нужно восстановить хронологию поступлений и списаний.
В начальной поставке программа при списании товара не текущим моментом времени дает возможность списывать в минус, что очень плохо для управленческого учета.
Также рекомендуется провести инвентаризации на всех складах, если возможности останавливать рабочий процесс для пересчетов товара нет, необходимо делать циклическую инвентаризацию, то есть без остановки процесса отгрузок.
Шаг 4
Настройка управленческой структуры предприятия, создание соответствующих структурных единиц, подразделений.
Они же во внутренней структуре предприятия выступают направлениями бизнеса, например направления «Продажа окон», «Продажа дверей» в них в свою очередь входят структурные подразделений отдельных юр. лиц или же отдельные юр лица.
Правильное задание структуры предприятия дает возможность анализировать рентабельность его соответствующих направлений.
Этот шаг выполняется без разработчиков в справочнике «Подразделения» (Меню Справочники/Предприятия/Подразделения).
Также на этом шаге рекомендуется доработать обязательное указание структурных подразделений во всех товарно денежных документах.
Шаг 5
Настройка учетной политики по управленческому учету, выполняется без разработчиков.
Меню Сервис/Настройка учета/Учетная политика управленческий учет.
Здесь настраивается стратегия списания партий в управленческом учете по хронологии: ФИФО, Средняя, ЛИФО.
Также настоятельно рекомендуется установить флаг «Списывать партии при проведении» и «Вести партионный учет по складам» в случае если у нас есть реальные склады и нужно оценивать себестоимость товаров на отдельном складе.
Шаг 6
Создание внутренних статей затрат и статей доходов, выполняется без разработчиков.
Меню Справочники/Предприятия/Статьи затрат, Меню Операции/Справочники/Статьи доходов.
Причем подойти к этому шагу следует очень серьезно вплоть до определения таких статей на уровне внутреннего приказа. При создании статьей следует по максимуму укрупнять показатели, для возможности последующего анализа и получения релевантной информации.
Шаг 7
Доработка обязательного указания статьей затрат и доходов в соответствующих товарно-денежных документах, а также создания отдельной таблицы-регистра «Доходы и отчета о финансовых результатах».
В программе существует огромная проблема, если затраты хоть как-то отслеживаются при проведении соответствующих документов, то понятия доходы в программе напрочь отсутствует.
Например, документ «Оприходование товаров» при обнаружении излишков при инвентаризации абсолютно не делает никакой проводки по управленческому учету по доходам.
Документ «Приходный кассовый ордер», совсем не делает проводки по доходам по управленческому учету.
Документ «Списание товаров» при возникновении недостачи при инвентаризации не сделает проводку в таблицу затрат.
То есть затраты и доходы по товарам и деньгам возникают но никоим образом не учитываются в управленческом учете в программе.
Отчет о финансовых результатах должен выглядеть примерно так:
Шаг 8
Настройка блокирования отгрузок при просрочке клиентом дней или суммы задолженности, а также настройка напоминания ответственным лицам за определенный интервал времени о суммах и днях оплат и просрочек дней.
Например, количество допустимых дней задолженности с договорными клиентами 14 дней, допустимая сумма на которую можем отгрузить товар клиенту 3000 грн. Если клиент просрочит сумму или количество дней задолженности программа блокирует последующие отгрузки клиентам.
При входе в программу будет показано напоминание о проблемных клиентах для тех пользователей, которым оно должно выводится (имеет смысл сделать такую настройку очень гибкой).
Также желательно сделать отчет в котором можно просмотреть таких клиентов с учетом их дней просрочки и суммы задолженности, а также товара, который ему отгружался.
Шаг 9
Доработки печатания договоров с программы, печать коммерческих предложений с программы, обязательная проверка заполнености контактной информации в карточках клиентов при их создании.
Весь функционал по документообороту по максимуму должен быть отражен в программе в любой момент времени должна быть возможность просмотра соответствующих печатных форм. Причем самые основные печатные формы имеет смысл при формировании сразу же формировать програмно с 1С в Microsoft Word.
Шаг 10
Разработка возможности построения отчета «Управленческий баланс» и собственно разработка самого отчета.
Отчет в любой момент времени дает знать о состоянии наших активов и пассивов и позволяет ответить на вопросы инвесторов, где их деньги :).
В программе такого отчета вообще нет, а также нет и самого механизма его построения, при разработке следует:
Определится с планом счетов управленческий, добавить его в программу.
Также следует учитывать тот факт, что в управленческом учете, так же как и в бухгалтерском работает принцип двойной записи.
То есть в каждом документе, который влияет на изменения актива и пассива баланса должны быть прописаны соответствующие проводки, согласно управленческого плана счетов.
План счетов управленческий должен выглядеть примерно так:
Сам отчет «Управленческий баланс» примерно так:
Купить программу 1С можно здесь www.softmaster.com.ua
Посмотреть, а также ознакомится с нашими самостоятельными курсами по 1С, можно по ссылкам:
Управленческий учет в 1С:Управление торговлей (УТ)
В последние недели, как сговорившись, активизировались владельцы торговых компаний с одной и той же просьбой-потребностью — настроить им управленческий учет в УТ.
Вот и надумал я посвятить этому вопросу отдельную статью, благо, смотрю, вопрос этот не теряет своей актуальности из года в год.
Конфигурация 1С:УТ — одна из самых популярных и известных конфигураций в нашей стране среди торговых компаний : придумана она и заточена исключительно для торгово-складского учета. Продукт и правда имеет широчайший и, в целом, удобный функционал для учета движения товаров и контроля за исполнением заказов клиентов.
А уж сколько сил, времени и средств обычно вкладывают в нее потом торговые компании, чтобы подладить под себя, сделать еще функциональнее и удобнее — ни в сказке сказать, ни пером написать. Как потом расстаться со своим детищем?! Нет, нет, подобные предложения будут расценены как вопиющий признак непрофессионализма предлагающего.
Так можно или нет настроить в УТ полноценную управленку или в базовом исполнении, или хотя бы с доработками?
Ответ, возможно, будет неожиданным — однозначно, ДА!
В УТ предусмотрены отличные справочники статей движения денежных средств и статей затрат, справочник статей активов и пассивов, вполне работоспособные механизмы распределения косвенных затрат, и хотите верьте, хотите нет, прекрасные управленческие отчеты, включая «золотую» тройку: ОДДС, ОПиУ и управленческий баланс.
Отчеты можно формировать в динамике по месяцам, а структура их несложно настраивается путем грамотной проработки формирующих их справочников.
Так почему же при таких замечательных исходных предпосылках в УТ так редко ведут управленческий учет?
Выскажу свое сугубо мнение, не претендуя на истину в последней инстанции.
Начисление заработной платы, равно как и операции с основными средствами отразить в УТ можно только общими цифрами, но сам расчет начисления зарплаты, премий, удержаний придется вести отдельно где-то в экселе, равно как и учет и начисление амортизации по каждой единице основных средств.
Можно ли без этого обойтись, загружать информацию автоматически из файлов в экселе или вообще полноценно дописать эти блоки в программе? Можно, конечно, потратив еще немалое количество времени и денег.
Но главная проблема, она встанет дальше — это, во-вторых.
Даже разработав методологию ведения учета, настроив справочники и отчеты, махнув рукой на проблемы с учетом зарплаты и ОС, все равно неизбежно встанет вопрос: а КТО будет вести управленческий учет?
Кто хоть раз закрывал месяц в УТ, знает, сколь сложная процедура поиска там ошибок.
А как обычному бухгалтеру свести баланс или проверить достоверность отчета о прибылях и убытках?
Дело в том, что система учета в УТ устроена довольно сложно, каждая операция отражается в своих специфических регистрах накопления (например, типовая реализация в 10 регистрах накопления отражается), на базе которых потом и собираются отчеты.
И чтобы проверить отчеты, надо достаточно хорошо в этой системе регистров разбираться — в их взаимосвязи между собой и с отчетами. А еще обладать достаточными экономическими знаниями, чтобы иметь возможность оценить по содержанию, получившиеся отчеты.
Для сравнения, в обычной бухгалтерской базе все построено на бухгалтерских проводках. И любой бухгалтер среднего уровня за пару шагов отловит и поправит все ошибки.
Резюмируя, чтобы качественно вести управленческий учет в УТ надо на очень хорошем уровне знать саму программу и ее устройство, а также иметь экономическое образование, чтобы проверять отчеты без бухгалтерских счетов и проводок. На мой взгляд, среднестатистическому бухгалтеру — это задача не по плечу. Вот и получается, что для ведения учета вам потребуется недешевый и довольно редкий специалист.
Мы в свое время именно по этой причине отказались от концепции ведения учета полностью в УТ — слишком сложно найти нужного человека, да и зависимость от него появляется серьезная.
Какой путь мы выбрали для себя?
Если владелец не рассматривает вариант отказа от работы в УТ (например, можно перейти в Комплексную автоматизацию или в УНФ), то управленческий учет настраивается и ведется в обычной бухгалтерской конфигурации (1С:Бухгалтерия предприятия).
Схема выглядит так: 90% всех финансово-хозяйственных операций по-прежнему ведется в УТ (все торговые, складские и финансовые операции), оттуда через типовую синхронизацию с нужной периодичностью (хоть каждый день) документы выгружаются в управленческий вариант конфигурации Бухгалтерии предприятия, где осуществляется ввод оставшихся 10% первичных документов, а именно: управленческой зарплаты, ОС, РБП, инвестиций и капвложений, взаиморасчетов с учредителями и пр.) и там же формируются управленческие отчеты.
Откуда в бухгалтерской конфигурации управленческие отчеты?
Таким образом, перенеся все первичные документы и ведение управленческого учета в бухгалтерскую конфигурацию, мы, с одной стороны, создаем дополнительную информационную базу, но с другой, сильно снижаем требования к специалисту по ведению учета (теперь с ним справится и обычный главный бухгалтер), и ограничиваем доступ к полной управленческой информации (в управленческую базу будет иметь доступ всего пара человек).
Вот и получается: технически — управленческий учет в УТ возможен, практически — он очень сложен и требователен, и мало кто его там ведет (хотя я с такими людьми знаком, готов поделиться контактами).
И если вы созрели для управленческого учета и готовы его развернуть, рассмотрите наше решение или переходите на продукты, обладающие одновременно и торгово-складским функционалом и полным функционалом для ведения управленческого учета.