Корректировки выплаты в ЗУП 3.1/ЗГУ 3.1 (начиная с версии 3.1.10)
О чем эта статья
В этой статье делюсь моим опытом по работе с корректировками выплаты в ЗУП 3.1 и ЗГУ 3.1.:
Что такое «Корректировка выплаты» на простом примере
Сначала расскажу о том, что понимается в ЗУП и ЗГУ под корректировками выплаты, на конкретном примере. Наберитесь терпения, будет много текста и картинок, но без этого будет непонятная работа отчета по контролю корректировок выплаты.
Предположим, у сотрудника ежемесячное начисление 10 000 рублей, вычетов по НДФЛ нет, и в течение полугода организация рассчитывала НДФЛ в размере 1300 в месяц, удерживала из зарплаты и перечисляла в бюджет. Итого за полгода в бюджет перечислили 7 800.
Но не нужно забывать, что в течение полугода организация удерживала налог у сотрудника и перечисляла в бюджет. За чей счет выплачивать излишне удержанный налог в сумме 1248? У организации деньги на это не предусмотрены, она может выплатить сотруднику только 10 000.
Поэтому долг по взаиморасчетам в ЗУП (ЗГУ) записывается в размере 11 248, а сумма к выплате только 10 000, а 1248 принимается к зачету по НДФЛ. Вот так это видит бухгалтер в расчетном листке до того, как сформировал ведомость на выплату:
В документе начисления зарплаты при этом на вкладке «Корректировки выплаты» видно сумму налога, принятую к зачету, и которая уменьшает сумму к выплате:
Как же все-таки сотруднику получить эти деньги обратно? Есть два варианта:
Вот так будет выглядеть расчетный листок до формирования ведомости на выплату, если оформить возврат налога. Видно, что к зачету принят весь НДФЛ, ранее поставленный к зачету. В ведомости на выплату будет сумма к выплате 11 248.
Рассмотрим второй вариант – возврат НДФЛ не выполнялся, за июль выплачено 10 000, рассчитываем зарплату за август. Годовой доход в этом случае 80 000, вычет за 8 месяцев 22 400, налоговая база 57 600, сумма налога за год 7488, а ранее удержанный 6552. Итого НДФЛ за месяц 936 рублей.
Сумма взаиморасчетов с сотрудником составит 10 000 минус 936, получается 9 064. При этом ранее принято к зачету 1248 рублей, и можно зачесть 936 рублей налога этого месяца, таким образом, сумма к выплате за август составит 9 064 + 936 = 10 000 рублей.
В документе начисления зачтенный налог выглядит так:
В расчетном листке до формирования ведомости на выплату видно, что из ранее поставленного к зачету налога 1248 зачтено 936 и остается излишне удержанный налог в сумме 312 рублей.
Сумма к выплате при этом составляет 10 000, что видно при формировании ведомости на выплату за август:
Как реализован учет корректировок выплаты в ЗУП и ЗГУ
Итак, «корректировка суммы выплаты» в ЗУП и ЗГУ 3.1 состоит из двух частей:
Теперь о том, как это реализовано в ЗУП 3.1 и ЗГУ 3.1, для программистов.
При проведении документа начисления данные пишутся в три регистра:
При этом во взаиморасчеты с сотрудниками добавляется разница между начислением и удержанием по документу начисления, а в зарплату к выплате та же сумма, но к ней добавляется корректировка выплаты.
На примере июля, когда впервые возник отрицательный НДФЛ, получаются следующие записи:
Сумма в ведомости на выплату (для тех, кто этого пока не знает) – это остаток по регистру «Зарплата к выплате».
Соответственно, в августе корректировка выплаты положительная на сумму 936 рублей, и во взаиморасчеты идет сумма 10 000 – 936 = 9 064, а в зарплату к выплате сумма 9064 + 936 = 10 000. В регистр начислений и удержаний по сотруднику добавляется запись с видом расчета «Зачтено излишне удержанного НДФЛ» и сумма 936.
Мои выводы об организации корректировок выплаты в ЗУП/ЗГУ
Далее привожу мои выводы, которые я сделал из структуры регистров. Если я чего-то не понял и здесь присутствуют люди, копнувшие тему глубже, прошу высказать это в комментариях.
Можно попытаться сопоставить корректировки выплаты с суммой начисленного НДФЛ в разрезе налоговых периодов, но насколько достоверным получится результат – пока судить не берусь.
Проблемы с учетом корректировок выплаты, с которыми я столкнулся
Работаю программистом в организации, которая ведет бухучет (в том числе учет зарплаты) организаций по договору, а также консультирую клиентов, которые ведут учет зарплаты самостоятельно. Среди клиентов есть хозрасчетные организации и бюджетники, которые используют ЗГУ 3.1.
Соответственно, часто получаю вопросы от бухгалтеров о том, почему в ведомости на выплату такая странная сумма, как ее проверить, как найти ошибку и так далее. И понял, что типовые отчеты ЗУП/ЗГУ не особо помогают с такими вопросами разобраться, и проверять приходится вручную, по расчетным листкам, месяц за месяцем и по каждому сотруднику. Если сотрудников достаточно много – проблема становится просто нерешаемой, нужно думать, как такие проверки автоматизировать.
Если у одного физлица в организации два и более места работы (например, основное и внутреннее совместительство, а еще договор ГПХ), то при постановке НДФЛ к зачету или при зачете НДФЛ учитывается только физическое лицо. А так как зарплата к выплате считается в разрезе сотрудников, может возникнуть ситуация, когда налог принят к зачету по основному сотруднику, а зачтен по совместителю, или наоборот. В целом по физическому лицу зарплата будет выплачена верно, а вот долги по взаиморасчетам в разрезе табельных номеров «зависают».
Аналогичная проблема возникает в организациях, где включено использование статей финансирования и статей затрат – обычно это государственные учреждения. Зарплата в таких организациях начисляется из различных источников финансирования, и подразделяется на статьи затрат, например:
В таких организациях проблема в том, что НДФЛ может быть принят к зачету по бюджету 211, а зачтен при расчете больничного, по бюджету 266. В переводе на русский язык это означает, что сотруднику нужно выплатить из 266 статьи затрат, на которую государство не предусмотрело денег, а по статье 211 сумма по взаиморасчетам есть, а выплатить её бухгалтер не может.
К сожалению, типовые алгоритмы ЗУП/ЗГУ зачитывают НДФЛ только в разрезе физического лица, не учитывая табельные номера, статьи финансирования и статьи затрат.
Обобщаю основные проблемы:
В нашем примере можно провести эксперимент: начислить больничный лист, на сумму, которая больше суммы вычета, и в корректировку выплаты НДФЛ по 266 статье затрат, а не по 211-й. Ниже покажу, как это выглядит в моем отчете.
Замечание: похоже, в релизе 3.1.14.208 такое поведение исправили, но в более ранних релизах ошибка воспроизводилась. Поэтому проверять все-таки нужно.
Отчет по корректировкам выплаты
В итоге сделал инструмент контроля, который помогает проверить корректировки выплаты достаточно быстро даже в организации с большим количеством сотрудников.
Вот пример работы отчета по сотруднику, которого я приводил в качестве примера.
Отчет суммирует «с начала времен» по конец месяца, указанного в параметрах, все корректировки выплаты и делит на две колонки: «Принято к зачету» и «Зачтено», а также вычисляет остаток. Первая группировка показывает, что в целом по физлицу осталось зачесть 26 рублей налога.
Вторая группировка показывает, как была учтена корректировка выплаты в разрезе табельных номеров сотрудника и статьей финансирования и затрат. Сразу же видим, что в сентябре зачет налога прошел по 266 статье затрат, в то время как принят к зачету был налог по 211 статье.
Отрицательный остаток говорит о том, что выявлена ошибка, положительный – что ошибки нет, но еще не весь налог зачтен (из ранее принятого к зачету). Нулевой остаток по разрезу говорит о том, что зачет налога проведен правильно.
Обратите внимание, что отчет не рассчитывает, насколько корректно налог был принят к зачету, а только выявляет историю корректировок выплаты и ошибку зачета налога.
Режим работы отчета устанавливается в поле «Ошибки и отклонения»:
Исправление ошибок
Исправлять ошибки можно вручную, почти в любом документе начисления. Для этого есть или вкладка «Корректировки выплаты» (документы увольнения, начисления зарплаты) или отдельный реквизит на форме, который можно раскрыть.
Для исправления нужно выявить ошибки в каждом разрезе учета (табельный номер + статья финансирования + статья расходов), сложить их и взять сумму с обратным знаком.
В документ вносится сумма исправления в целом, а затем эту сумму можно раскрыть до табельного номера (статьи финансирования) и указать сумму по каждому разрезу так, чтобы итоговая сумма была равна сумме исправления по физлицу. Редактирование в разрезах возможно, если у физлица есть несколько рабочих мест и/или включено использование статей финансирования.
Можно также исправлять с помощью этого отчета. Работает это так:
Для этого на форме отчета есть вкладка «Исправление». Нужно задать месяц, в котором будет зарегистрировано исправление, и нажать на кнопку «Исправить».
Документ задавать не нужно – по итогам работы алгоритма исправления будет создан новый документ начисления зарплаты, а ссылка на него помещена в поле «Документ».
Алгоритм исправления учитывает отборы по физическим лицам, если они заданы в параметрах отчета.
Для демонстрации работы отчета я задал период – сентябрь 2020 года, нажал кнопку исправления и получил ссылку на документ номер 106.
Открываю документ и вижу, что в нем создана корректировка выплаты на сумму 286 рублей. Выше есть картинка, где видно, что по 266 статье зачтено налога на сумму 286 рублей, а суммы, принятой к зачету, не было.
Формирую отчет заново и вижу, что по статье 266 ошибка исправлена, теперь зачтенная сумма не больше, чем принятая к зачету.
Внимательный читатель спросит, почему бы не поменять в больничном статью затрат, по которой прошел зачет, на 211-ю, и будет совершенно прав. Если ошибка произошла в текущем месяце, и ведомости на выплату еще не были созданы, то так и следует поступить.
Однако, в релизах ЗУП 3.1.14 до 208-й версии при попытке открыть корректировку выплаты в больничном выдается ошибка (в 208 исправлено), и такой способ не подходит. Нужно, как минимум, исключить ошибку зачета по 266 статье, а перенести корректировку выплаты на 211-ю статью можно и другим документом начисления.
Кроме того, остаются ситуации, которые возникли в прошлых месяцах, и которые следует исправлять в текущем месяце – и тогда исправлять удобно с помощью предложенного инструмента.
На что обратить внимание при исправлении
Необходимо учитывать, что исправление корректировки выплаты иногда лучше не делать.
Например, при смене статуса сотрудника с нерезидента на резидента может образоваться НДФЛ к зачету, но работодатель не имеет права возвращать такой налог по итогам налогового периода, это особо оговорено статьей 231 НК РФ.
Также следует помнить, что после исправления корректировок может образоваться сумма к выплате по некоторым разрезам учета, а по другим, соответственно, уменьшиться на такую же сумму. Будьте готовы к тому, что по каким-то разрезам сотрудник может стать должником, и ему придется возвращать деньги работодателю (или ждать, пока по этому же разрезу пройдет начисление и закроет долг).
ЗУП 3.1 корректировка регистров выплат, взаиморасчетов, НДФЛ
Сотрудник уволен в августе 2019 года. До увольнения в августе созданы документы: отпуск, изменение отпуска, больничный.
Часть сумм в документах за август 2019 года редактировались вручную, что не есть правильно, но по факту было сделано так. Как следствие, в регистрах ВзаиморасчетыССотрудниками, ЗарплатаКВыплате, БухгалтерскиеВзаиморасчетыССотрудниками, РасчетыНалогоплательщиковСБюджетомПоНДФЛ, РасчетНалоговыхАгентовСБюджетомПоНДФЛ образовались различные остатки.
В марте 2020 года сотрудник вновь принимается в компанию. Произведен расчет заработной платы за март и апрель 2020 года. В выплаты подбирается не вся сумма. Есть остатки на начало и конец периодов. Более того, есть остатки и на январь 2020
года, когда вновь принятый сотрудник еще не работал.
Как пробовал решить проблему:
2019 год закрыт, соответственно нет возможности изменить документы за август.
Произвел корректировку регистров документом «Перенос данных» на 1 января 2020 года: при расчете ЗП за май 2020 года остаются неправильные суммы или в НДФЛ, или в Выплате.
Вопросы:
Как по уже уволенному сотруднику закрыть в ноль все необходимые регистры? Какие регистры и как должны быть закрыты? Какие еще есть варианты решения данной проблемы?
А у вас в базе новый прием этого же физического лица на работу оформили типовым способом, с созданием нового сотрудника?
Если да, то сделайте поиск ссылок на старого Сотрудника, посмотрите глазками регистры по которым остатки еще висят и занулить их нужно любым удобным для вас способом.
Я лично использую для этого фактически универсальный документ «Перенос данных»
(никто же не обещал, что этот документ «Перенос данных» переносит данные только из старых программ и не может переносить их с одной аналитики на другую уже после начала работы в базе)
(0) Возникновение проблем с НДФЛ в новом налоговом периоде почти на 100% говорит о некорректном повторном приеме.
Иначе все хвосты так и остались бы на старом уволенном сотре.
Закрыть в ноль все остатки можно также доком Операция учета НДФЛ
Прием произведен по тому же ФЛ с созданием нового сотрудника. Проблема в том, что по старому сотруднику есть остатки в различных регистрах(бухгалтерия не стала разбираться, посчитали и выплатили вручную. В документах оставили бардак).
При помощи документа «Перенос данных» закрыл все регистры по уволенному сотруднику в ноль на 1 января 2020 года. Расчетка стала красивой.
Организация взаиморасчетов с работниками в ЗУП 3. Устранение «пересортицы» в регистрах по взаиморасчетам
Регистры накопления для организации взаиморасчетов с работниками
В ЗУП 3 для учета взаиморасчетов с сотрудниками используются регистры накопления:
Регистры Взаиморасчеты с сотрудниками и Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками содержат следующие разрезы учета:
Разрезы регистра накопления Зарплата к выплате расширены по сравнению с данными регистров, используемых для формирования отчетов. Добавлены:
Получите понятные самоучители 2021 по 1С бесплатно:
Следует отслеживать чтобы суммы по разрезам учета «схлопывались», т.е. чтобы выплата происходила по той же аналитике что и начисление.
Пример корректировки взаиморасчетов
В следующем месяце общая сумма к выплате за август составила 40 843,17 руб.
Для исправления ошибок по взаиморасчетам можно воспользоваться одним из нижеописанных способов.
Способ 1. Исправление «пересортицы» по взаиморасчетом с помощью «технической» ведомости
Обновить НДФЛ по команде Обновить налог
В нашем примере НДФЛ к перечислению по материальной помощи стал нулевым, что и требовалось
Суммы по материальной помощи относятся к июлю 2019 г., поэтому в качестве Месяца выплаты установим Июль 2019. Тогда после проведения Ведомости… пометка в табличной части о выплате за июль 2019 уйдет
При проведении Ведомости… с разной аналитикой по Статьям расходов пройдут расходные движения по регистрам накопления:
При формировании Расчетной ведомости (Т-51) взаимная задолженность также ушла
Способ 2. Исправление «пересортицы» по взаиморасчетом с помощью «Переноса данных»
Если нет возможности использовать Способ 1 или он не устранил ошибку, то следует воспользоваться техническим документом Перенос данных ( Администрирование – Переносы данных ), в котором заполнить данные по регистрам накопления:
В документе указать Месяц начисления – это справочная информация. В нашем примере установим Июль 2019.
Посмотреть какую аналитику использовать при заполнении данных по регистру Взаиморасчеты с сотрудниками можно непосредственно в регистре. При совпадении же данных по всем трем регистрам (наш случай) это можно сделать в Ведомости в расшифровке суммы к выплате.
В нашем примере заполним две строки на одну и ту же сумму 4 870 руб. по статьям расходов ОТ с плюсом и ПР с минусом. Укажем:
В Расчетной ведомости (Т-51) задолженность исчезнет.
В нашем примере корректировку вносим 31.07.2020 г. по статье расходов:
Для проверки корректности внесенных данных можно временно в Дополнительных настройках ( Настройка – Дополнительные настройки ) переключиться на режим отображения «бухгалтерского» сальдо.
Сформировать Расчетную ведомость (Т-51) уже в режиме «бухгалтерского» сальдо и убедиться, что данные верны.
После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:ЗУП, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
Карточка публикации
(6 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Все комментарии (5)
В примере Вы отменяете и заново проводите документ Ведомость за прошлый период (2019). Корректно ли это, не вызовет ли это других последствий? Ведь механизмы учета поменялись относительно 2019 года.
Здравствуйте! Как я понимаю, в статье не предлагается перепроводить Ведомость, предлагается только попробовать переподобрать в нее сотрудника для проверки, верно ли скорректирован регистр «Зарплата к выплате».
Прошу прощения, если ввели Вас в заблуждение. Уточню этот момент и поправим статью, если требуется.
Спасибо за информацию!
А есть ли возможность в программе сделать это автоматически, не выбирая в ручную и заполняя цифры
Здравствуйте!
Спасибо за комментарий. Добавили еще один способ закрытия «хвостов» по регистрам — с помощью технической «Ведомости». Подробнее смотрите Способ 1