1с зуп учет трудовых книжек
Ознакомиться с порядком работы в сервисе можно также в нашей Видеоинструкции
Правовое регулирование
Сведения представляются по форме СЗВ-ТД «Сведения о трудовой деятельности, зарегистрированного лица» ежемесячно в срок до 15 числа месяца, следующего за отчетным.
Начало работы в сервисе
Перед началом работы заполните сведения о работодателе, указав обязательные реквизиты. По кнопке «Заполнить реквизиты по ИНН» сведения будут заполнены автоматически.
Рис.1 Заполнение регистрационных данных работодателя
Ввод данных по сотрудникам
23.01.2020 г. в ООО «ТД «Комплексный» принят на работу Петров Петр Сергеевич на должность мастера с окладом 35 000 руб. в мес.
Для приема на работу введите данные по новому сотруднику. Раздел Сотрудники, кнопка «Создать».
Рис.2 Раздел «Сотрудники»
В форме укажите данные нового сотрудника. Обязательными для заполнения являются реквизиты ФИО, Дата рождения и СНИЛС, т.к. эти данные передаются в составе СЗВ-ТД. После ввода данных, нажмите кнопку «Записать и закрыть».
Рис.3 Редактирование данных сотрудника
Оформление кадровых документов
Рис.4 Раздел «Приказы»
Рис.5 Приказ о приме на работу
Перемещение или увольнение сотрудников оформите в разделе Сотрудники подменю Оформить документ. Выделите нужного сотрудника и выберите кадровое событие.
Рис.6 Выбор приказа на кадровое событие в разделе «Сотрудники»
Все кадровые документы организации по всем сотрудникам доступны в разделе Приказы.
Какую отчетность сдавать
С 2020 года работодатели обязаны представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД в срок до 15-го числа месяца, следующего за отчетным.
За январь 2020 г. форму СЗВ-ТД нужно представить не позднее 17 февраля 2020 г. Сведения представляются по сотрудникам, которые в течение месяца были приняты на работу, уволены, переведены на другую должность или в другое подразделение. В отчет также следует включить сотрудников, которые предоставили заявление о способе ведения трудовой книжки.
Если по сотруднику никаких кадровых событий не произошло, то включать в отчет СЗВ-ТД такого сотрудника не нужно.
06.02.2020 г. в ООО «ТД «Комплексный» заполняют отчет по форме СЗВ-ТД за январь 2020 г.
Раздел Отчетность в ПФР, кнопка «Создать«.
Рис.7 Создание нового отчета СЗВ-ТД в разделе «Отчетность в ПФР»
Выберите нужный отчетный период. По кнопке «Заполнить» программа автоматически сформирует данные только по тем сотрудникам, по которым были кадровые события в выбранном отчетном периоде.
Рис.8 Заполнение отчета по форме СЗВ-ТД за январь 2020 г.
Чтобы посмотреть кадровый мероприятия в форме СЗВ-ТД по конкретному сотруднику, выделите его в списке двойным щелчком мыши. В окне «Мероприятия» будут указаны кадровые события по сотруднику в отчетном периоде.
Рис.9 Окно «Мероприятия»
После заполнения формы СЗВ-ТД, нажмите кнопку «Провести». Из формы возможно распечатать отчет, который надо подписать и представить в ПФР.
Рис.10 Печатная форма отчета СЗВ-ТД за январь 2020 г.
Остальные кадровые изменения (в частности, перевод) необходимо представлять в сроки не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.
Способ ведения трудовых книжек
В течение 2020 г. работодатель должен собрать информацию о способе ведения трудовых книжек своих сотрудников. Для этого до 30 июня 2020 г. необходимо проинформировать сотрудников о необходимости выбрать способ ведения трудовой книжки.
Сотрудник может выбрать один из следующих способов ведения трудовой книжки:
Эту информацию нужно отразить в программе. Для регистрации заявления введите документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» из раздела Сотрудники. Данные этого документа включаются в отчет СЗВ-ТД вместе с кадровыми изменениями.
Рис.11 Раздел «Сотрудники», список заявлений о предоставлении сведений о трудовой деятельности
Нажмите кнопку «Создать«, чтобы зарегистрировать новые заявления. В окне заявления выберите нужного сотрудника и выбранный им способ ведения трудовой книжки. Из формы возможно распечатать само заявление и подписать у сотрудника.
Рис.12 Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
Если сотрудник принял решение сохранить бумажную трудовую книжку, работодатель все равно представляет сведения о его кадровых перемещениях в ПФР. Если сотрудник выбрал способ ведения своей трудовой книжки в электронной форме, то работодатель выдает оригинал трудовой книжки сотруднику на руки, где последней записью будет «Выбран электронный способ ведения трудовой книжки».
С 2021 г. для новых сотрудников, которые впервые устраиваются на работу, способ ведения трудовой книжки возможен только в электронном виде.
Выписка из трудовой книжки
Рис.13 Список сведений о трудовой деятельности, СТД-Р
Из формы СТД-Р возможно распечатать документ и выдать сотруднику.
Рис.14 Окно формы СТД-Р
Ответственность за непредставление сведений
Санкции за нарушение порядка и сроков сдачи СЗВ-ТД установлены Федеральным законом от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ и КоАП РФ.
При нарушении сроков сдачи СЗВ-ТД штраф согласно ст. 17 Закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ составляет 500 руб. в отношении каждого застрахованного лица, на которое не представлены сведения. Дополнительно, за несоблюдение порядка представления сведений в форме электронных документов штраф согласно той же ст. 17 Закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ составляет 1000 руб.
Непредставление сведений о трудовой деятельности или представление их с нарушением срока также грозит привлечением к административной ответственности за нарушение норм трудового законодательства (п. 9 ст. 1 Закона от 16.12.2019 г. № 436-ФЗ). Санкции за подобное нарушение установлены в ст. 5.27 КоАП РФ и предусматривают:
Хранение и учет информации о сотруднике в 1С:ЗУП 8, ред.3
Работа с документами, ведение делопроизводства в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» редакции 3 подразумевает возможность хранить копии документов непосредственно в программе. Копии бывают сканированные и электронные.
Электронные копии сохраняют информацию в виде электронного документа с полями, подлежащими заполнению.
Однако чтобы проверить корректность внесенных в программу данных этого документа или выдать сотруднику копию, придется обращаться или непосредственно к документу, или к скан-копии. Удобно хранить в программе и электронную, и сканированную копии документов.
Пример 1
Информация о паспортных данных сотрудника в программе сохраняется в соответствующих полях Документа, удостоверяющего личность. Скан-копия страниц паспорта может быть присоединена к личной карточке сотрудника.
Для хранения электронной копии документа, удостоверяющего личность в программе в карточке Сотрудника по ссылке Личные данные предусмотрена форма, в которой содержатся поля, идентифицирующие документ (рис. 1).
Рис. 1. Электронная копия документа
Электронная копия предоставляет возможность строить отчеты и выборки. Можно вывести список сотрудников с паспортными данными в виде отчета или отобрать сотрудников, у которых заканчивается срок действия документа.
Для хранения скан-копии паспорта следует отсканировать страницу паспорта. Файл, содержащий скан-копию, должен быть сохранен на диске компьютера на время загрузки его в программу. В дальнейшем этот файл можно удалить. Чтобы сохранить отсканированную копию документа, удостоверяющего личность, следует в карточке Сотрудника по ссылке Присоединенные файлы указать путь к файлу (рис. 2).
Рис. 2. Ссылка для присоединения скан-копий к справочнику
Присоединение скан-копий к различным документам программы
Сохранение в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 скан-копий различных документов в привязке к электронным формам обеспечивает быстрый доступ к ним без необходимости поиска личного дела сотрудника с бумажными документами.
Кнопка Присоединенные файлы присутствует во всех кадровых документах, в том числе и в приказе о приеме на работу. Так, в документе Прием на работу по кнопке Печать формируются типовые документы для печати: Приказ о приеме на работу и Трудовой договор. Может появиться необходимость отредактировать их перед тем, как распечатывать. Скан-копии отредактированных и подписанных документов присоединяются к электронному документу.
К документам Работа в выходные и праздники и Работа сверхурочно целесообразно присоединить согласия сотрудников на выполнение этих работ и завизированный руководителем приказ о повышенной оплате или предоставлении дополнительного времени отдыха.
Произвольные справки
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 можно хранить и анализировать любые справки, предоставленные сотрудником.
В карточке Сотрудника по ссылке Справки открывается список произвольных справок этого человека (рис. 3). При внесении новой справки (по кнопке Создать) можно добавлять новые произвольные виды справок.
К электронному документу Справка можно присоединить файл с копией предоставленной справки. Благодаря тому, что информация из справок разнесена по полям электронных документов, по ним можно строить выборки и отчеты.
Дополнительная информация
Не все документы сотрудника укладываются в формат стандартной справки. Кроме того, нередко возникает потребность хранения более широкого перечня информации о сотруднике. Дополнительная информация о сотруднике индивидуальна для каждой организации, поэтому в программе предусмотрена настройка произвольных полей для хранения произвольной информации.
Однажды настроив перечень полей, в дальнейшем их всегда можно будет заполнить для любого сотрудника.
«Дополнительные реквизиты» и «Дополнительные сведения»
Поля для произвольной информации могут быть либо в виде Дополнительных реквизитов либо Дополнительных сведений.
Отличие между Дополнительными реквизитами и Дополнительными сведениями состоят в месте хранения и правах доступа.
Дополнительные реквизиты хранятся в самом элементе справочника Сотрудника. Вводятся Дополнительные реквизиты при редактировании карточки сотрудника и доступны для редактирования тем же пользователям, которым доступно редактирование стандартных сведений о сотруднике.
Дополнительные сведения редактируются в отдельном окне, которое можно открыть из карточки Сотрудника по кнопке Еще. Доступ к дополнительным сведениям можно обеспечить пользователям, у которых нет права просматривать или редактировать другие сведения о сотруднике.
Рис. 3. Настройка «Дополнительных ревизитов и сведений»
При установленном флаге Дополнительные реквизиты и сведения становятся доступны ссылки для работы со списками дополнительных свойств.
Формы для настройки Дополнительных реквизитов и Дополнительных сведений содержат много одинаковых полей (рис. 4).
Рис. 4. Формы для настройки «Дополнительных реквизитов» и «Дополнительных сведений»
И для реквизитов и для сведений следует указать Название и предоставляется возможность указать Всплывающую подсказку. И реквизит, и сведение может быть одного из следующих типов:
Для Дополнительных реквизитов можно указать, является ли данный реквизит обязательным для заполнения или нет. Установив флаг Заполнять обязательно, можно настроить условия, при которых требуется заполнение реквизита. Дополнительные сведения считаются необязательными для заполнения.
Для Дополнительных реквизитов (в отличие от Дополнительных сведений) можно настраивать видимость и доступность.
Настройка учета трудовых книжек и вкладышей в отдельной форме
Наличие в программе информации в виде электронного документа о хранящихся у работодателя трудовых книжках позволяет учитывать их движение. Скан-копия всей трудовой книжки, присоединенная к карточке Сотрудника, облегчит доступ к ней при необходимости подсчета или анализа стажа до начала работы в этой организации и при запросе работника о выдаче ему на руки копии документа.
Пример 2
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 учет трудовых книжек и вкладышей удобно вести в отдельной форме, настроив ее с помощью Дополнительных сведений.
Для отражения в отдельном окне информации о трудовых книжках следует настраивать Дополнительные сведения.
Перечень дополнительных сведений:
Наименование
Комментарий
Серия и номер трудовой книжки
Строка переменной длины до 15 знаков
Серию и номер можно хранить в двух отдельных полях: строковом и числовом
Серия и номер вкладыша
Строка переменной длины до 15 знаков
Дата передачи трудовой книжки работодателю
Следует уточнить «Состав даты», выбрав вариант «Дата»
Сотрудник, отвечающий за хранение
Дата выдачи трудовой книжки при увольнении
Следует уточнить «Состав даты», выбрав вариант «Дата»
При необходимости можно настроить и другие поля для хранения (например, стоимость бланка трудовой книжки, поля для подписей сотрудника и ответственного лица и т. п.)
Курсор следует установить на объект Сотрудники, так как именно для этого справочника в примере создаются Дополнительные сведения. В скобках отображается количество созданных полей.
Обратите внимание, в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3) предусмотрено использование Дополнительных реквизитов и сведений для разных объектов. Например, для справочников Должности, Подразделения и т. д. Когда настроены Дополни
Рис. 5. Форма для заполнения данных о трудовой книжке сотрудника
Еще больше информации об учете данных сотрудника можно узнать, ознакомившись с видеозаписью лекции, которая состоялась в 1С:Лектории 26.10.2017.
В ролике демонстрируется, каким образом в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 можно учитывать различные справки, предоставленные сотрудниками компании.
Учет трудовых книжек
Порядок ведения и оформления:
Надо ли начислять НДС при выдаче работникам трудовых книжек или вкладышей в них, ведь они переданы работникам по той же стоимости, что и приобретены?
Да, надо начислять НДС. Объектом налогообложения НДС являются операции по реализации товаров (работ, услуг) на территории РФ. Операции по выдаче работодателем работникам трудовых книжек (вкладышей) относятся к такой реализации (переход права собственности произошел).
Особенностей применения НДС при реализации товаров (работ, услуг) по стоимости их приобретения глава 21 НК РФ не содержит (Письмо Минфина РФ от 28.08.2019 N 03-07-11/66111).
Нужно ли составлять СФ и регистрировать его в книге продаж при выдаче работникам трудовых книжек или вкладышей в них, если они переданы работникам по той же стоимости, что и приобретены?
При выдаче работнику трудовой книжки (вкладыша) организации-работодателю возможно выписать в 1-м экземпляре СФ и зарегистрировать его в книге продаж (Письмо Минфина РФ от 16.07.2019 N 03-07-09/52577).
А кассовый чек при реализации трудовых книжек пробивать не надо – возмещение работниками расходов работодателя на приобретение бланка трудовой книжки не относится к расчетам для целей Федерального закона N 54-ФЗ (Письмо Минфина РФ от 04.12.2018 N 03-01-15/87763, Письмо Минфина РФ от 25.01.2019 N 03-01-15/4355).
Нужно ли начислять НДС при выдаче работникам трудовых книжек (вкладышей), если они переданы работникам безвозмездно?
Получите понятные самоучители 2021 по 1С бесплатно:
Можно ли принять к вычету входящий НДС по приобретению трудовых книжек (вкладышей)?
Да, можно принять к вычету входящий НДС по трудовым книжкам (вкладышам) т. к. операция по их выдаче (оформлению) облагается НДС (п. 2 ст. 171 НК РФ, п. 1 ст. 172 НК РФ)
Учетная политика БУ
Учетная политика НУ
01 августа Организация приобрела 25 бланков трудовых книжек на сумму 7 500 руб. (в т.ч. НДС 20%)
01 августа трудовая книжка, 1 шт., оформлена на работника, который впервые устроился на работу.
02 августа произведена 100% постоплата за трудовые книжки.
31 августа стоимость трудовой книжки удержана из зарплаты работника по его заявлению.
По учетной политике бланки трудовых книжек учитываются в составе МПЗ.
НДС начисляется на дату передачи трудовых книжек, и на эту же дату нужно отразить эту операцию в Книге продаж:
Поступление трудовых книжек.
Учет трудовых книжек на забалансовом счете.
Счет 006 Бланки строгой отчетности.
Оформление трудовой книжки работнику.
Списание трудовой книжки с забалансового счета.
Перенос задолженности работника за оформление трудовой книжки.
Оплата за трудовые книжки.
Начисление заработной платы на вкладке Удержание добавить созданное удержание.
Ведомость на выплату.
Удержание стоимости трудовой книжки из зарплаты сотрудника.
Контроль задолженности по ОСВ (карточке) по счету 70, 73.03.
См. также:
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
Карточка публикации
Вы можете задать еще вопросов
Доступ к форме «Задать вопрос» возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8
Нажимая кнопку «Задать вопрос», я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>
Совет: Как вести электронные трудовые книжки в 1С:ЗУП 3.1 – заполнение формы СЗВ-ТД
Электронные трудовые книжки (ЭТК) – это сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица, хранящиеся в электронном виде в информационных ресурсах ПФР. С 1 января 2020 года, все работодатели обязаны формировать ЭТК на каждого работника и передавать в Пенсионный фонд Российской Федерации в установленном порядке (ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ, ст.3 ФЗ от 16.12.2019 г. N 439-ФЗ).
Несмотря на то, что программа 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (Редакция 3.1) уже поддерживает функционал ЭТК и автоматизирует процесс работы с ними, у работодателей остается множество вопросов по оформлению операций.
В статье мы рассмотрим следующие вопросы:
Форма «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица» (СЗВ-ТД) – правила и сроки заполнения и представления
Для целей отчетности была введена форма Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД). Порядок заполнения формы и представления ее в территориальный орган ПФР утвержден Постановлением Правления ПФ РФ от 25 декабря 2019г. N730п. В соответствии с ним форма СЗВ-ТД:
Страхователь представляет форму СЗВ-ТД в форме электронного документа. В случае если численность работающих у него зарегистрированных лиц менее 25, он может представлять СЗВ-ТД на бумажном носителе.
При представлении формы СЗВ-ТД впервые в отношении зарегистрированного лица, страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности (о последнем кадровом мероприятии) по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя.
В случае отсутствия в течение 2020 года у зарегистрированного лица кадровых мероприятий и (или) заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой деятельности, сведения о трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 г. у данного страхователя на такое зарегистрированное лицо представляются не позднее 15 февраля 2021 года.
В программе 1C:Зарплата и управление персоналом 8, (редакция 3.1.13.120), Форма СЗВ-ТД и другие документы, связанные с ЭТК находятся в разделе Кадры, подраздел Электронные трудовые книжки.
Документооборот в 1С:ЗУП 8 при получении от сотрудника заявления о порядке ведения трудовой книжки
В течение 2020 года сотрудник может подать заявление о порядке ведения электронной книжки – выбрать бумажный вариант, либо полный переход на электронную форму. При этом, даже если сотрудник выбрал бумажную форму, электронная трудовая книжка будет вестись параллельно. В нашем примере сотрудник Электронов И.И. написал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки. Вводим новый документ Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
Заявление заполнить и провести. Затем, по кнопке Печать выводим на печать Уведомление сотруднику об изменениях в трудовом законодательстве.
И Заявление о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе в соответствии со ст. 66 ТК РФ
Эти два документа отдаем на подпись сотруднику.
В документе Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД отразится полученное заявление. В документе отражаются все операции по всем сотрудникам за отчетный период.
Информацию можно детализировать по каждому сотруднику. Для этого предназначен список Мероприятия, который собирает все операции из СЗВ-ТД.
В Форме СЗВ-ТД по кнопке Печать СЗВ-ТД выводим отчет на печать для просмотра и проверки записей. Этот отчет теперь можно будет сдать в ПФР в бумажном виде, или отправить через сервис 1С-Отчетность.
Документооборот ЭТК в 1С:ЗУП 8 при приеме на работу нового сотрудника
Вернемся немного назад и примем на работу сотрудника Электронова И.И. В кадровые документы разработчики добавили флаг Отразить в трудовой книжке, который автоматически отражает документ в СЗВ-ТД. При создании документа Прием на работу Флаг активирован автоматически – снимать его не нужно.
Отражение в СЗВ-ТД после проведения документа Прием на работу.
Мероприятие по приему сотрудника Электронова И.И.
В Форме СЗВ-ТД по кнопке Печать СЗВ-ТД выводим отчет на печать для просмотра и проверки записей.
Документооборот ЭТК в 1С:ЗУП 8 при увольнении сотрудника
Как и в предыдущем случае, в документе Увольнение обязательно должен быть установлен Флаг Отразить в трудовой книжке. При создании документа Флаг устанавливается программой автоматически.
Отражение в СЗВ-ТД после проведения документа Увольнение.
С релиза 3.1.13.120, если до момента увольнения по сотруднику в 2020 году не было отражено в программе ни одного мероприятия, то сведения о его трудовой деятельности (о последнем кадровом мероприятии) по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя отражаются в СЗВ-ТД автоматически (необходима проверка и контроль).
В Форме СЗВ-ТД по кнопке Печать СЗВ-ТД выводим отчет на печать для просмотра и проверки записей по сотруднику Вычетову И.П.
Документооборот ЭТК в 1С:ЗУП 8 при кадровом переводе сотрудника
В документе Кадровый перевод (при создании нового документа) Флаг Отразить в трудовой книжке программой автоматически НЕ устанавливается, так как не все мероприятия по Кадровому переводу должны отражаться в Форме СЗВ-ТД. Пользователю необходимо самостоятельно принять решение об установке Флага в зависимости от перевода. В нашем примере сотрудник Отпускникова Н.А. переведена в другое подразделение и на другую должность, такой перевод отражается в СЗВ-ТД, поэтому в документе устанавливаем Флаг Отразить в трудовой книжке.
Отражение в СЗВ-ТД после проведения документа Кадровый перевод.
Мероприятие по кадровому переводу сотрудника Отпускниковой Н.А.
В Форме СЗВ-ТД по кнопке Печать СЗВ-ТД выводим отчет на печать для просмотра и проверки записей по сотруднику Отпускниковой Н.А.
Пройдите курсы 1С и Вам больше не понадобятся советы и руководства!