Как оформить «детский» вычет в 1С
В рамках данной статьи мы рассмотрим, кому может полагаться детский вычет, можно ли реализовать право на вычет после увольнения и как его зарегистрировать в «1С:Зарплата и управление персоналом 8».
Кому полагается вычет
Каждый сотрудник имеет право на вычет на детей. На каждого ребенка в возрасте до 18 лет, а также на каждого обучающего в очном порядке студента, аспиранта, интерна, ординатора и курсанта в возрасте до 24 лет (ст. 218 НК РФ).
Руководитель работника оформляет вычет на детей на основании письменного заявления сотрудника и документов, которые доказывают его право на такое пособие. Но необходимые документы НК РФ еще не были установлены, поэтому руководитель может действовать на основании писем и разъяснениями контролирующих органов: Письма Минфина РФ от 01.02.2016 № 03-04-05/4309, от 17.04.2014 № 03-04-05/17784, от 18.09.2013 № 03-04-05/38670, от 22.05.2013 № 03-04-06/183-410, от 22.05.2013 № 03-04-06/18179, от 22.08.2012 № 03-04-05/8-991, письмо УФНС от 26.12.2017 N 20-15/227433@.
Работодатель должен помнить и учитывать, что стандартный вычет на ребенка выдается с первого месяца года, и на предоставление детского вычета не должны влиять какие-либо факторы, включая дату подачи заявления и подтверждающих документов.
Регистрация и отражение детских вычетов в «1С»
Как только бухгалтеру будет предоставлено необходимое заявление и пакет документов, он внесет информацию в бухгалтерскую программу. Чтобы осуществить регистрацию и отражение вычета ребенка в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» нужно открыть карту сотрудника и набрать заявление на вычет. Данная процедура выглядит так: «Кадры» – «Сотрудники» – переход в «Налог на доходы» – переход в «Ввести новое заявление на стандартные вычеты».
Для повторно нанятых сотрудников бухгалтер должен рассчитать размер дохода на других местах работы для корректного определения возможности оформления налоговых вычетов работнику по норме. При расчете НДФЛ бухгалтер также проверяет возможность вычета стандартного налога с учетом ограничения совокупного дохода. В системе предусмотрена возможность регистрации доходов сотрудника, которые были получены им на прошлых работах. Это происходит на основании справки 2-НДФЛ для соблюдения норм законодательства. Чтобы ввести информацию о доходах от прошлых мест работы, перейдите в раздел «Налог на доходы». Он откроется в форме справочника «Сотрудники», где вы перейдете в «Доходы с предыдущего места работы» (рис. 2). Данные будут занесены в регистр сведений «Доходы с предыдущего места работы (НДФЛ)».
Документ «Начисление зарплаты и взносов» (раздел «Зарплата» – «Начисления зарплаты и взносов») используется для начисления месячной зарплаты и расчета НДФЛ. В окне НДФЛ отображается размер и имя сотрудника, на которого производится вычет.
Общая сумма предоставленных стандартных налоговых вычетов по налогу на доходы физический лиц при оформлении документа «Начисление зарплаты и взносов» появляется в регистре накопления «Предоставленные стандартные и социальные налоговые вычеты (НДФЛ)».
Бывают также ситуации, когда работодателю необходимо прекратить предоставление вычетов по определенным причинам, например, когда сотрудник собирается получить вычеты от другой компании. В этом случае нужно прописать документ «Отмена стандартных вычетов НДФЛ». Он находится в разделе «Налоги и взносы», далее следует переход в «Заявления на вычеты» или «Кадры», после в «Сотрудники», «Налог на доходы», а в конце в «Прекратить предоставление всех стандартных вычетов». Этим документом прекращается предоставление абсолютно всех стандартных вычетов по налогу сотрудника в определенной компании.
Право на вычеты после увольнения сотрудника
Важно учитывать программный нюанс, связанный с предоставлением вычетов. Это касается документа «Увольнение». Доход сотрудником также может быть получен после увольнения из организации в виде премии или при повторном приеме на работу в том же году или через день после увольнения. Если нет необходимости прекращать стандартные вычеты (по умолчанию право на них автоматически останавливается), в документе «Увольнение» в окне «Дополнительно» отметьте «Применять право на вычеты к доходам, выплачиваемым после увольнения». Такой алгоритм действий сохранит за сотрудником право получения вычета на ребенка после его увольнения.
Если флажок «Применить право на вычеты к доходу» не будет поставлен, то при приеме на работу сотрудника через день после увольнения программа будет требовать его проверки всякий раз, когда бухгалтер пытается установить новый запрос на вычеты. Для начала нужно перейти в документ «Увольнение», поставить галочку и оформить документ. Далее будет открыт доступ к заявке на вычеты.
Просмотреть месяц применения вычетов и их размер можно в нескольких отчетах программы. Например, в отчете «Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода и месяцам взаиморасчетов с сотрудниками» или в отчете «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику».
Сервисы, помогающие в работе бухгалтера, вы можете приобрести здесь.
Вычеты с предыдущего места работы
ЗУП 3.1.14.587
Нужно добавить вычеты с предыдущего места работы, которые соответствуют видам доходов НДФЛ с кодами 2000, 2002, 2013, однако программа не позволяет это делать. Доступные коды доходов возвращает функция ВидыВычетовНДФЛ.ВычетыКДоходам(НалоговыйПериод), в которой жестко предопределено какие коды возвращать в зависимости от периода.
Как быть? Это косяк или так и задумано? Если так и задумано, то какая правовая база?
И вообще, вычеты с предыдущего места работы текущего налогового агента не касаются, п.3 ст.226 НК:
Но к зарплате, премиям и КНО отдельные вычеты не полагаются (от слова «совсем»), поэтому программа и не дает их вводить.
(18) мне одного вашего слова не достаточно, чтобы так ответить бухгалтеру. Поэтому в самом первом посте я поинтересовался какова правовая база.
Поэтому уточняющий вопрос: почему к «Вознаграждению за выполнение трудовых или иных обязанностей; денежное содержание и иные налогооблагаемые выплаты военнослужащим и приравненным к ним» нам нельзя применять стандартные вычеты на детей и почему предыдущий работодатель применял?
Я? Я буквально разжевываю вам методику расчета НДФЛ, а вы, пардон, «не въезжаете».
Изначально перепутали доходы с вычетами и еще грозитесь. Ну-ну.
К таким доходам относятся доходы с кодами 1211, 2720, 2730, 2740,2760, 2761, 2770, 2790. При регистрации доходов по указанным кодам в программе вычет предоставляется с учетом зарегистрированных вычетов с предыдущего места работы.
К примеру, C.C. Горбунков получил на предыдущем месте работы материальную помощь (доход с кодом 2760) в размере 3 000 руб. и представил справку с предыдущего места работы. На новом месте работы сотруднику также предоставляется материальная помощь 3 000 руб.
Коды дохода 2000, 2002, 2013- к таким не относятся и их вносить не надо
Нестыковочка. Программа позволяет выбирать гораздо больше кодов, чем перечислено.
Но вычеты полагаются только к определенным видам дохода, см. выше.
А вообще, ответьте на (13), а то разговор получается без конкретики.
А вот уже полученные раньше сотрудником вычеты на детей никого не интересуют, вы не должны и даже не имеете права учитывать их при своих расчетах налога.
(19) я не пойму, вы издеваетесь?
Да, справка именно для этого и нужна, чтобы определить не превышен ли порог. Вопрос в том, почему нельзя завести в эту справку доход с кодом 2000?
Вычеты на детей в 1С:ЗУП: важные моменты
«Детские» вычеты через работодателя начинаются с соответствующего заявления работника. Расскажем, как ввести это заявление в программу «1С:Зарплата и управление персоналом», чтобы программа все считала за вас.
Кому положены детские вычеты
Стандартный налоговый вычет — это такая «плюшка» от государства, чтобы уменьшить налоговую базу. В итоге сотрудник платит меньше НДФЛ с зарплаты, отпускные, премий.
Суммы детских вычетов в 2021 году:
Вычеты применяем, пока доход нарастающим итогом с начала года не превысит 350 000 руб.
Настраиваем детские вычеты в «1С:ЗУП»
Первым делом вводим заявление на вычет в программу. Для этого открываем документ «Заявление на вычеты по НДФЛ» (раздел «Налоги и взносы» — «Заявления на вычеты» или раздел «Кадры» — «Сотрудники» — ссылка «Налог на доходы»).
Чтобы поле для ввода данных о вычетах стало доступным, ставим галку «Изменить вычеты на детей». Тогда по кнопке «Добавить» сможем развернуть список со стандартными вычетами.
Обратите внимание на столбец «Представляется по (включительно)». В этом столбце проставляем месяц и год, до которого (включительно) программа будет автоматически рассчитывать вычет в документах.
Следующая настройка — «Применение стандартных вычетов» в учетной политике организации. А именно применять их можно двумя способами:
Пример 1.
У сотрудника трое детей. Сумма его стандартного вычета — 5800 руб. В июне оклад работника составил 5000 руб., так как сотрудник работал на ¼ ставки, а уже в июле оклад повысился до 20 000 руб. в связи с переводом работника на полную ставку.
Посмотрим, как сработает программа при каждом варианте настройки.
Первый вариант: в учетной политике организации установлено «Вычеты, не использованные в течение месяца, переходят на следующий месяц (рекомендуется)».
Тогда остаток вычета с июня в размере 800 руб., программа автоматически учтет при расчете НДФЛ за июль. Итого июльский оклад 20 000 руб. программа уменьшит на 6600 руб. (5800 руб. 800 руб.).
Второй вариант: в учетной политике установлено «Вычеты, не использованные в течение месяца, «сгорают».
В данном случае программа «потеряет» 800 руб., оставшиеся с июня.
Применяем детские вычеты в «1С:ЗУП»
Вычеты могут применяться в документах начисления зарплаты и взносов, отпускных, премий, больничных и др., в порядке очередности.
Пример 2.
Сотрудник имеет право на вычет 1400 руб. на одного ребенка. В середине июня сотруднику начислили больничный в размере 3000 руб., а в конце месяца — зарплату.
Если в программу занести выплаты именно в такой последовательности, то мы увидим, что вычет программа полностью учтет при начислении больничного, тем самым уменьшив «больничный» НДФЛ. В начислении зарплаты и взносов графа по вычетам будет пустой.
Меняем заявление на вычеты
Изменить содержание заявления на вычеты можно двумя способами («Кадры» — «Сотрудники» — ссылка «Налог на доходы»):
Проверяем вычеты
Сколько вычетов использовали за каждый месяц можно посмотреть в любом документе, где они предоставлялись.
Если рассматривать ситуацию на примере документа «Начисление зарплаты и взносов», то необходимо зайти во вкладку «НДФЛ» и дважды щелкнуть на ячейку «Примененные вычеты». В открывшемся окне можно просмотреть все вычеты, которые ранее применялись помесячно. А также проверить суммы вычетов в регистре «Учет доходов для исчисления НДФЛ».
Увольнение и НДФЛ-вычеты
При увольнении сотрудника может возникнуть неприятная ситуация, когда сумма вычетов превысила сумму НДФЛ. В таком случае заходим в документ увольнения сотрудника на вкладку «Начисления и удержания — НДФЛ». В табличной части с вычетами проставляем такую же сумму, как и в графе «НДФЛ». Тогда в расчетном листке не образуется долг ни перед сотрудником, не перед организацией.
Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».
Только сегодня можно забрать запись со скидкой 60%. Программу вебинара смотрите здесь
Детский вычет в 1С: частые вопросы
Напомним, кому положен детский вычет, сохранятся ли право на вычет после увольнения, и как все это оформить в «1С:Зарплата и управление персоналом 8».
Кому положен вычет
Работодатель предоставляет детские вычеты на основании письменного заявления работника и документов, подтверждающих право на такие вычеты. Однако перечень необходимых документов НК РФ не установлен и потому работодатель может руководствоваться письмами и разъяснениями контролирующих органов: Письма Минфина РФ от 17.04.2014 № 03-04-05/17784, от 18.09.2013 № 03-04-05/38670, от 22.05.2013 № 03-04-06/18179, от 22.08.2012 № 03-04-05/8-991, письмо УФНС от 26.12.2017 N 20-15/227433@.
При предоставлении детского вычета работодатель должен учитывать, что стандартный вычет предоставляется с начала года вне зависимости от того, в каком месяце работник предоставил заявление и подтверждающие документы.
Регистрация и отражение детских вычетов в «1С»
Для вновь принятых сотрудников бухгалтеру также важно учесть доходы, полученные в предыдущих местах работы, чтобы верно определить возможность предоставления физлицу стандартных налоговых вычетов. При расчете НДФЛ в программе также производится проверка возможности применения стандартных налоговых вычетов с учетом ограничения совокупного дохода. Для реализации этой нормы законодательства в программе имеется возможность зарегистрировать доходы сотрудника, полученные на предыдущих местах работы согласно представленной справке 2-НДФЛ. Для того чтобы ввести сведения о доходах с предыдущего места работы необходимо нажать на ссылку «Налог на доходы«,которая открывается в форме справочника «Сотрудники«и пройти по ссылке «Доходы с предыдущего места работы» (рис. 2). При записи введенные сведения заносятся в регистр сведений «Доходы с предыдущего места работы (НДФЛ)».
Начисление зарплаты за месяц и расчет НДФЛ производятся с помощью документа «Начисление зарплаты и взносов» (раздел «Зарплата» — «Начисления зарплаты и взносов»). На закладке НДФЛ можно видеть в каком размере и у какого сотрудника применились вычеты.
Сумма фактически примененных стандартных налоговых вычетов по налогу на доходы физических лиц при проведении документа «Начисление зарплаты и взносов» заносится в регистр накопления «Предоставленные стандартные и социальные налоговые вычеты (НДФЛ)».
В случае если по какой-либо причине работодателю необходимо отменить право на предоставление вычетов, это может быть, например, если сотрудник заявил о том, что будет получать вычеты в другой организации (как внешний совместитель), то в программе необходимо оформить документ «Отмена стандартных вычетов НДФЛ» (раздел «Налоги и взносы» — «Заявления на вычеты«или «Кадры» — «Сотрудники» — «Налог на доходы» — ссылка «Прекратить предоставление всех стандартных вычетов»). Этот документ прекращает действие сразу всех стандартных налоговых вычетов физического лица в конкретной организации.
Право на вычеты после увольнения сотрудника
Если же флажок «Применять право на вычеты к доходам«будет снят, то, когда, например, сотрудник будет приниматься на работу на следующий день после увольнения, то при попытке бухгалтера ввести новое заявление на вычеты, программа предложит его установить. Необходимо зайти в документ «Увольнение», установить флажок и записать документ. После этого можно провести заявление на вычеты.
В программе есть несколько отчетов, позволяющих проверить бухгалтеру размер и месяц, в котором применены вычеты. Например, отчет «Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода и месяцам взаиморасчетов с сотрудниками» или отчет «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику».
Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».
Только сегодня можно забрать запись со скидкой 60%. Программу вебинара смотрите здесь
Оформляем «детский» вычет в «1С»
Автор: Ольга Толоконникова, старший бухгалтер-консультант компании «ГЭНДАЛЬФ»
Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», июль 2019 г.
Напомним, кому положен детский вычет, сохранятся ли право на вычет после увольнения, и как все это оформить в «1С:Зарплата и управление персоналом 8».
Кому положен вычет
Вычет на детей предоставляется работнику на каждого ребенка в возрасте до 18 лет, а также на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента, курсанта в возрасте до 24 лет (ст. 218 НК РФ).
Работодатель предоставляет детские вычеты на основании письменного заявления работника и документов, подтверждающих право на такие вычеты. Однако перечень необходимых документов НК РФ не установлен и потому работодатель может руководствоваться письмами и разъяснениями контролирующих органов: Письма Минфина РФ от 01.02.2016 № 03-04-05/4309, от 17.04.2014 № 03-04-05/17784, от 18.09.2013 № 03-04-05/38670, от 22.05.2013 № 03-04-06/183-410, от 22.05.2013 № 03-04-06/18179, от 22.08.2012 № 03-04-05/8-991, письмо УФНС от 26.12.2017 N 20-15/227433@.
При предоставлении детского вычета работодатель должен учитывать, что
стандартный вычет предоставляется с начала года вне зависимости от того, в каком месяце работник предоставил заявление и подтверждающие документы.
Регистрация и отражение детских вычетов в «1С»
После получения заявления и необходимых документов бухгалтеру нужно внести данные в учетную программу. Для регистрации и отражения детского вычета в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» необходимо зайти в карточку сотрудника и ввести заявление на вычет («Кадры» – «Сотрудники» – ссылка «Налог на доходы» – ссылка «Ввести новое заявление на стандартные вычеты»).
Для вновь принятых сотрудников бухгалтеру также важно учесть доходы, полученные в предыдущих местах работы, чтобы верно определить возможность предоставления физлицу стандартных налоговых вычетов. При расчете НДФЛ в программе также производится проверка возможности применения стандартных налоговых вычетов с учетом ограничения совокупного дохода. Для реализации этой нормы законодательства в программе имеется возможность зарегистрировать доходы сотрудника, полученные на предыдущих местах работы согласно представленной справке 2-НДФЛ. Для того чтобы ввести сведения о доходах с предыдущего места работы необходимо нажать на ссылку «Налог на доходы», которая открывается в форме справочника «Сотрудники» и пройти по ссылке «Доходы с предыдущего места работы» (рис. 2). При записи введенные сведения заносятся в регистр сведений «Доходы с предыдущего места работы (НДФЛ)».
Начисление зарплаты за месяц и расчет НДФЛ производятся с помощью документа «Начисление зарплаты и взносов» (раздел «Зарплата» – «Начисления зарплаты и взносов»). На закладке НДФЛ можно видеть в каком размере и у какого сотрудника применились вычеты.
Сумма фактически примененных стандартных налоговых вычетов по налогу на доходы физических лиц при проведении документа «Начисление зарплаты и взносов» заносится в регистр накопления «Предоставленные стандартные и социальные налоговые вычеты (НДФЛ)».
В случае если по какой-либо причине работодателю необходимо отменить право на предоставление вычетов, это может быть, например, если сотрудник заявил о том, что будет получать вычеты в другой организации (как внешний совместитель), то в программе необходимо оформить документ «Отмена стандартных вычетов НДФЛ» (раздел «Налоги и взносы» – «Заявления на вычеты»или «Кадры» – «Сотрудники» – «Налог на доходы» – ссылка «Прекратить предоставление всех стандартных вычетов»). Этот документ прекращает действие сразу всех стандартных налоговых вычетов физического лица в конкретной организации.
Право на вычеты после увольнения сотрудника
Также в программе есть нюанс, который касается предоставления вычетов. Речь идет о документе «Увольнение». После увольнения сотрудник может получить доход в этой же организации, например, ему начислена премия или ситуация, когда он может быть заново принят в текущем году или на следующий день. Если стандартные вычеты не нужно прекращать (по умолчанию право на них автоматически прекращается), то в документе «Увольнение» на закладке «Дополнительно» установите флажок «Применять право на вычеты к доходам, выплачиваемым после увольнения». Таким образом право на применение детского вычета даже после увольнения будет сохранено за сотрудником.
Если же флажок «Применять право на вычеты к доходам» будет снят, то, когда, например, сотрудник будет приниматься на работу на следующий день после увольнения, то при попытке бухгалтера ввести новое заявление на вычеты, программа предложит его установить. Необходимо зайти в документ «Увольнение», установить флажок и записать документ. После этого можно провести заявление на вычеты.
В программе есть несколько отчетов, позволяющих проверить бухгалтеру размер и месяц, в котором применены вычеты. Например, отчет «Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода и месяцам взаиморасчетов с сотрудниками» или отчет «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику».