Расшифровка расчетного листка по заработной плате
По Трудовому кодексу, работодатель обязан при выплате заработной платы информировать в письменной форме каждого своего сотрудника о составных частях начисленной ему оплаты труда и их размерах, о видах и суммах удержаний, о денежной сумме, подлежащей выплате.
Форма расчетного листа
Бланк листа по зарплате выдается каждому сотруднику индивидуально ответственным лицом: обычно бухгалтером. Не допускается передача листка через другого человека, поскольку уровень зарплаты является коммерческой тайной и не подлежит разглашению.
Рис. 1. Расшифровка расчетного листка по зарплате (образец).
Некоторые компании (особенно это актуально для крупных компаний) в бланке указывают коды выплат и удержаний. Получив такой закодированный документ, работник не понимает, как расшифровать расчетный лист заработной платы. Важно знать, что использование таких кодов не установлено законодательно, и работодателю необходимо либо привести вместе с кодами в листке наименование начисления или удержания, либо ознакомить сотрудника с расшифровкой кодов, применяемых в организации.
Расшифровка квитка о зарплате
В разделе «Начислено» отражаются суммы начисленного заработка в соответствии с трудовым договором: оклад, надбавки, премии. Также в этом разделе отражаются оплата за отпуск, оплата больничного листа, материальная помощь и другие выплаты в соответствии с трудовым законодательством или приказами работодателя.
Рис. 2. Раздел «Начислено».
Как показывает практика, у работников часто возникают вопросы по поводу начисления отпускных и оплаты больничного листа. Довольно часто сумма начисления оказывается меньше, чем ожидал сотрудник. Сегодня отпускные начисляются исходя из доходов за 12 месяцев, предшествующих начислению отпуска. Оплата больничного листа — исходя из доходов за два предшествующих года. Следовательно, если доходы в предыдущие периоды работы были меньше тех, которые вы получаете в настоящее время, то и начисленные суммы оплаты отпуска и больничного листа будут меньше.
Рис. 3. Раздел «Удержано».
В разделе «Удержано» работодатель указывает суммы, подлежащие удержанию с доходов работника.
По закону
Например, в расчетном листке всегда присутствует информация об удержании налога на доходы физических лиц. Он составляет 13% от начисленной заработной платы и удерживается практически со всех доходов, выплачиваемых работодателем своим работникам. В нашем примере он рассчитывается так:
По исполнительным листам
Такие удержания производятся после удержания из зарплаты налога на доходы физических лиц. В нашем примере менеджер Васечкин Петр Иванович выплачивает алименты на одного ребенка в размере 25% от заработной платы:
К этой же категории относятся неоплаченные и взысканные через суд штрафы, налоги на имущество, кредиты и тому подобное.
На основании приказов работодателя или заявлений работника
Ущерб, нанесенный материально ответственным лицом работодателю, членские взносы в профсоюз.
Рис. 4. Раздел «Выплачено».
По трудовому законодательству, заработная плата работникам должна выплачиваться не менее двух раз в месяц. Таким образом, в разделе «Выплачено» должна быть как минимум одна строка о выплате аванса. Также в ней отражаются прочие выплаты, произведенные в течение месяца до срока выплаты заработной платы, например отпускные.
Основная сумма, отражающая величину заработной платы, которую работник получит на руки, за вычетом всех удержаний и ранее произведенных выплат отражается в строке «К выплате». В нашем примере она сложилась следующим образом:
Для чего нужен расчетный листок по заработной плате?
В соответствии с положениями ст. 136 ТК РФ работодатель обязан письменно информировать работника о том, каким образом рассчитана его заработная плата. А именно о том, как учтены при ее исчислении оклад, надбавки, различные удержания и прочие показатели.
На уровне федеральных нормативных актов не определено, каким образом должно осуществляться такое информирование (за исключением указанного предписания предоставлять информацию работнику в письменном виде). На практике это происходит посредством предоставления работнику расчетного листка по зарплате. В нем отражаются все необходимые сведения.
Листок может быть представлен в бумажном или электронном виде (письмо Минтруда России от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560). При этом порядок применения электронного способа выдачи листков (например, посредством отправки на корпоративный e-mail сотрудника) должен быть закреплен в трудовом договоре или локальном нормативе.
Выдавать листок достаточно при выплате последней части зарплаты (после всех выплаченных авансов). Отдельный расчетный лист оформляется при увольнении.
Расчетный лист и персональные данные
В расчетном листе по заработной плате отражаются данные о доходах физического лица. Такие данные относятся к персональным и не могут быть разглашены без разрешения гражданина (ст. 7 закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
Таким образом, бухгалтер или другой ответственный сотрудник, предоставляющий (рассылающий) работникам расчетные листы, будет лицом, ответственным за неразглашение сведений, отражаемых в таких листах. Данная функция ответственного сотрудника может быть закреплена в локальном положении о персональных данных.
Безопасная с точки зрения закона 152-ФЗ передача расчетных листов по заработной плате может быть осуществлена:
Не лишним будет запросить у работника отдельное разрешение на обработку персональных данных, представленных сведениями о доходах — несмотря на то, что в соответствии с подп. 2.3 п. 2 ст. 10 закона 152-ФЗ работодателям можно не запрашивать разрешение на обработку персональных данных наемных работников. Дело в том, что доступ работодателя к таким данным может потребоваться и после увольнения работника (например, при подготовке запрошенной им справки об удержаниях).
Организовать оборот расчетных листков на предприятии с учетом требований законодательства о защите персональных данных и иных норм — ответственная задача. Изучим, на что предприятию имеет смысл обратить внимание при ее решении.
Порядок оборота расчетных листков в организации: нюансы
Внимания заслуживают следующие обстоятельства:
1. Расчетные листки хранятся не менее 6 лет, а при отсутствии лицевых счетов (ст. 295 Перечня Росархива):
2. Учет выдачи листков можно вести, используя отдельный журнал. В нем работники могут удостоверять факт получения расчетного документа своей подписью.
Однако при рассылке расчетных листов в электронном виде их получение может подтверждаться только при использовании квалифицированной ЭЦП — как аналога собственноручной подписи (п. 1 ст. 6 закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ).
На практике это может означать отправление работником бухгалтеру копии файла расчетного листа, которая подписывается применяемой в фирме криптографической программой.
Порядок применения ЭЦП, как мы отметили выше, закрепляется в отдельных положениях трудового договора или локального норматива, регламентирующего оплату труда на предприятии. В частности, в таких положениях может быть указано, что при неиспользовании ЭЦП работнику следует явиться в бухгалтерию и получить бумажный вариант листка.
3. Форму расчетного листа работодатель утверждает:
Нарушения при выдаче расчетных листков: какие санкции получит работодатель
Если работодатель не выдаст расчетный лист в установленный срок, то Трудинспекция получит право оштрафовать (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
Если работодатель допустит нарушения в части обеспечения законного оборота персональных данных (представленных в данном случае сведениями о доходах сотрудников), то инспекторы ФСТЭК могут оштрафовать работодателя по различным основаниям, прописанным в ст. 13.11 КоАП РФ. Например, если они решат, что работодатель использовал персональные данные работника в неустановленных целях, то могут применить санкции по п. 1 ст. 13.11 КоАП РФ в виде:
Как мы уже отметили выше, применение неустановленной формы расчетного листка приравнивается к его неприменению. Но как должен выглядеть документ? На какие форматы ориентироваться работодателю?
Как выглядит расчетный листок и где можно скачать образец?
Унифицированной формы документа, о котором идет речь, федеральным законодательством не утверждено. В целях включения данной формы в кадровый документооборот работодатель вправе задействовать собственные бланки. При этом их нужно составлять, учитывая тот факт, что в нем должен приводиться перечень сведений, поименованных в ст. 136 ТК РФ.
Внимание! Образец от «КонсультанПлюс»
Смотрите образец приказа об утверждении формы расчетного листка с его образцом в приложении. Пробный доступ в К+ предоставляется бесплатно.
Общераспространенным можно назвать формат расчетного листка, в котором указываются:
2. Ф. И. О., должность получателя зарплаты, подразделение, в котором он работает.
3. Сведения о суммах, из которых складывается зарплата. Например:
4. Сведения об НДФЛ.
5. Сведения об удержаниях (например, алиментах по исполнительному листу).
6. Сведения о выданных авансах.
7. Сведения о сумме, которая подлежит выплате по состоянию на конец расчетного месяца (с учетом аванса и удержаний).
Отметим, что в отношении расчетного листка законом не установлено требований по его заверению подписью какого-либо из ответственных лиц фирмы-работодателя или печатью. Но документироваться могут, как мы уже знаем, факты получения расчетных листов работниками.
Скачать бланк расчетного листка по заработной плате вы можете на нашем сайте — по ссылке ниже.
Итоги
Расчетный листок при выплате зарплаты выдается каждому работнику — в бумажном или электронном виде. Использование листков бухгалтерией регламентируется законодательством о защите персональных данных. За невыдачу листков и за нарушения конфиденциальности отражаемых в них сведений предусмотрены штрафы.
Узнать больше о применении расчетных листков вы можете в статьях:
Увольняя сотрудника в 2020 году, работодатель должен выдать пакет документов
При увольнении сотрудника работодатель должен выдать ему пакет документов. О том, какие документы предоставляются обязательно, какие нет, а также, как правильно их оформить при расторжении трудового договора, рассмотрим в сегодняшней статье.
Регламент увольнения сотрудника описан в статье 84.1 ТК РФ. Работодатель издаёт приказ об увольнении, работник изучает и подписывает его. Трудовые отношения прекращаются в последний рабочий день сотрудника. В этот день организация производит окончательный расчёт с работником и выдаёт ему документы, отражающие сведения о его трудовой деятельности в этой компании.
Обязательные документы для выдачи сотруднику
Трудовая книжка
Оформляется накануне дня расторжения трудового договора, выдаётся на руки сотруднику под роспись в последний рабочий день. Если нет возможности выдать на руки, необходимо получить согласие от бывшего сотрудника на отправление её почтой, либо хранение в офисе организации до его обращения.
В случае отказа работника от ведения бумажной трудовой книжки, пакет документов дополнится формой СТД-Р, в ней отражаются данные о трудовой деятельности и стаже. При согласии работника, данную форму можно подготовить в электронном виде. В этом случае работодатель выдаёт документ, заверенный усиленной квалифицированной цифровой подписью.
Медицинская книжка (если имеется)
Выдаётся сотруднику при увольнении. Работодателю запрещено делать записи в личной медицинской книжке.
Расчётный листок
В расчётном листке отражаете размер и основания удержаний из выплат, а также общую сумму к выплате. Он выдаётся ежемесячно в день зарплаты каждому сотруднику независимо от того, просит ли он документ (ч. 1 ст. 136 ТК РФ). При расторжении трудового договора расчётный листок нужно выдать прямо в день увольнения. Его можно выдать на бумаге или по электронной почте.
Ведите журнал учёта выдачи или ведомость получения, где работникам необходимо расписываться о получении расчётного листа. Трудовые инспекторы на проверке могут потребовать документ, который подтвердит выдачу расчётных листков.
Справка о сумме заработка 182н
Выдаётся в день увольнения (подп. 3 п. 2 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ). Заполняется согласно приказа Минтруда России от 30.04.2013 № 182н (в редакции от 09.01.2017 № 1н). В справке указываются: данные о работодателе и сведения по сотруднику; суммы выплат, на которые начисляли страховые взносы за текущий и два предшествующих календарных года; количество календарных дней, исключаемых при расчёте пособий (дни болезни, декрета, отпуска по уходу за ребёнком).
Эту справку сотрудник передаст при приёме на новое место работы. Новый работодатель возьмёт данные из справки, чтобы рассчитать больничные, декретные и пособия по уходу за ребёнком (п. 2.1 ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, далее — Закон № 255-ФЗ).
Раздел 3 отчёта Расчёт по страховым взносам, заполненный персональными данными работника
Получите от сотрудника подтверждение того, что он получил персонифицированные сведения. Например, он может расписаться на ваших экземплярах, или заведите отдельный журнал выданных сведений.
Выписка изформы СЗВ-СТАЖ
Сведения о страховом стаже сотрудника нужно предоставить в ПФР после его увольнения. Копию отчёта организация выдаёт сотруднику вместе с другими документами в день увольнения. Сделать это нужно независимо о того, просил он об этом или нет. Заполнять графу 14 в форме СЗВ-СТАЖ необходимо только в том случае, если расторжение трудового договора производится 31 декабря. В остальных случаях этот столбец остаётся пустым. Разделы 4 и 5 формы заполняют, если расторжение связано с выходом на пенсию работника.
Выписка из формы СЗВ-М
Форма СЗВ-М утверждена постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п. Чтобы не нарушать закон о защите персональных данных, нужно подготовить индивидуальную выписку из данного отчёта, где будут данные только по увольняющемуся сотруднику. Копия документа понадобится работнику в дальнейшем. Выписку из СЗВ-М выдаётся сотруднику за последний месяц.
Выписку из формы ДСВ-3
В пакет документов добавляется данная выписка, если работодатель перечислял дополнительные страховые взносы на накопительную часть пенсии из своих средств или из средств работника. Рекомендуется заполнять её за весь период, в течение которого перечислялись средства на накопительную часть пенсии.
Документы, которые выдают по заявлению сотрудника
Справка 2-НДФЛ
В справке указывают сведения о доходах с начала года по дату увольнения. Согласно приказу ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@ организация заполняет две справки по форме 2-НДФЛ. Одну из них направляют в налоговую инспекцию, вторую выдают при увольнении.
Справка о среднем заработке
Предназначена для сдачи работником на биржу труда. Работодатель обязан выдать такую справку не позднее трёх рабочих дней с момента получения заявления, она должна отражать сведения о сотруднике, его среднем заработке за последние три месяца и о работодателе.
Копия формы СПВ-2
В данной форме отражаются сведения о застрахованном стаже для назначения пенсии, если работник уходит на пенсию по возрасту, а также по инвалидности и по ряду иных оснований. Оригинал формы в 10-дневный срок после получения заявления об уходе на пенсию необходимо направить в Пенсионный Фонд.
Копии кадровых приказов
Работник может запросить копии приказов на руки, например, о приёме, увольнении или переводах, привлечении к дисциплинарной ответственности или о назначении премий, иных распоряжениях и актах, связанных с трудовой деятельностью сотрудника.
При увольнении по соглашению сторон или по каким-то иным причинам документы выдаются на общих основаниях. Во избежание конфликтов и споров, все документы необходимо подписать у руководства, при наличии печати — проштамповать их. Копии необходимо заверить в общепринятом порядке.
Довольно часто случается, что уволившийся сотрудник теряет справки и копии документов, а потом обвиняет работодателя в том, что ему их не выдали. Чтобы избежать таких ситуаций, составьте некий реестр, в нём перечислите все документы, которые выдавались на руки работнику. Попросите его расписаться за получение трудовой и санитарной книжек в журналах их учёта, а в отношении СЗВ-М получите с сотрудника расписку о получении документа.
Подведём итоги
Работодатель в день увольнения работника обязан предоставить ему все необходимые справки и документы, часть из них выдаются по заявлению от сотрудника, остальные в обязательном порядке. За нарушение этого правила Трудовой инспекцией предусмотрены штрафы:
Если закон нарушен повторно, сумма штрафа увеличивается:
Если все же в день увольнения у работника нет возможности получить документы, оформите уведомление с просьбой явиться за документами или дать согласие на отправку их по почте. Если получите письменное согласие на почтовый перевод, то отправьте ценное письмо с описью вложения.
Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более семи лет.
Читайте другие статьи автора в нашем блоге:
Справка 2-НДФЛ — образец заполнения
Существуют документы, с которыми нам регулярно приходится иметь дело в жизни. К ним относится и справка 2-НДФЛ — именно ее мы приносим в банковское отделение, желая оформить кредит, или запрашиваем при расчете денежных пособий. В данной статье попробуем разобраться, что собой представляет данный документ и каков его стандарт заполнения.
Что значит справка 2-НДФЛ и зачем она нужна
Аббревиатура в названии справки означает налог на доходы физлиц. Данный документ отражает сведения об источнике дохода человека, заработке и налоговых выплатах. Ежегодно работодатели его подают в Федеральную налоговую службу (далее — ФНС). Что касается частных лиц, то чаще всего предоставить справку 2-НДФЛ от них требуют финучреждения при оформлении кредита: так они удостоверятся в платежеспособности клиента, желающего взять в заем крупную сумму денег. В частности, она обязательно входит в пакет документов, подаваемых при оформлении ипотеки или кредита на автомобиль.
Иногда при смене работодателя сотрудник приносит в кадровый отдел справку 2-НДФЛ, оформленную на старом месте работы. При увольнении ее могут выдать как автоматически, так и по запросу человека. Для физических лиц справка может пригодится при оформлении налоговых вычетов. Они полагаются, к примеру, родителям студентов высших учебных заведений в случае, если их дети поступили на платное отделение.
Другие ситуации, когда необходимо предоставить бланк справки 2-НДФЛ:
Где получить справку 2-НДФЛ
Данный документ запрашивается в бухгалтерии той организации, где вы числитесь сотрудником. В соответствии с трудовым законодательством России, срок оформления справки не может превышать трех дней с момента заявки. При этом налогоплательщик не обязан сообщать, с какой целью он запрашивает 2-НДФЛ: организация в любом случае обязана будет предоставить ему справку. Обычно за ней обращаются в устной форме к бухгалтеру, изредка — пишется полноценное заявление. В зависимости от размеров компании и объема бюрократических проволочек будет разниться и скорость получения справки. В небольшой организации бывает достаточно получаса, чтобы бухгалтер заполнил установленную форму и отдал ее на подпись руководству. Обращаем внимание, что данный документ также должен быть заверен печатью – это исключает возможность подделки.
Как заполнить справку 2-НДФЛ
2-НДФЛ является документом с установленной формой. Она включает в себя следующие разделы:
Обращаем внимание, что форма справки 2-НДФЛ в 2018 году претерпела изменения. В отличие от предыдущего стандарта документа, принятого в 2015 году, обновления коснулись разделов 1, 2 и 4: некоторые поля добавили, часть — упразднили. Образец бланка представлен ниже:
Как такового срока истечения у 2-НДФЛ нет. В справке фиксируется объем доходов за прошедший период — это свершившийся факт, который нельзя изменить. Однако финучреждение, в которое клиент обращается за кредитом, может вместо устаревших данных потребовать новые. Порой, месяца с момента оформления последней 2-НДФЛ достаточно, чтобы банк остался ею не удовлетворен.
Расчетный листок по заработной плате
По закону каждая выплата заработной платы должна сопровождаться вручением работнику расчетного листка. Его содержание строго регламентировано, а вот форму и порядок выдачи определяет работодатель. Расскажем о том, как правильно составить и направить сотрудникам расчетный листок по заработной плате. А также об ответственности, которая грозит тем, кто не передаст работникам этот документ.
Что такое расчетный листок по зарплате
Это документ, в котором приводится полная расшифровка начислений в пользу работника и удержаний из заработной платы. Правовым основанием для составления и выдачи расчетного листка является статья 136 ТК РФ. Она гласит, что при выплате зарплаты работодатель должен известить сотрудника: о ее составных частях; о размерах иных начисленных сумм (в т.ч. компенсации за нарушение сроков выплат сумм, причитающихся работнику); об удержаниях и об общей сумме, подлежащей выплате. А ниже в статье 136 ТК РФ сказано, что форма расчетного листка утверждается работодателем.
Таким образом, извещать работников о начислениях и удержаниях нужно с помощью расчетного листка.
Для кого нужно сделать расчетный лист
Расчетный листок выдается каждому работнику при окончательной выплате зарплаты за месяц (письма Роструда от 24.12.07 № 5277-6-1, Минтруда от 24.05.18 № 14-1/ООГ-4375; см. « Минтруд уточнил, с какой периодичностью выдавать работникам расчетные листки »).
Данное требование не распространяется на выплаты по договорам гражданско-правового характера. Отношения сторон таких договоров регулируется Гражданским кодексом. А он не требует информировать исполнителя или подрядчика о причитающихся ему суммах. Если заказчик все же выдаст расчетный листок, возникнет риск переквалификации гражданско-правовых отношений в трудовые (подробнее см. «Отличия между трудовым договором и договором ГПХ: как не ошибиться при оформлении «временного» сотрудника»).
Нужно ли оформить «нулевой» расчетный листок, если у работника в конкретном месяце не было доходов (например, из-за отпуска или больничного)? Нет, не нужно. Данный вывод следует из статьи 136 ТК РФ. В ней сказано, что работодатель должен сообщить сотруднику о составных частях зарплаты и других показателях «при выплате заработной платы». Соответственно, если выплаты нет, то и извещать работника о начислениях и удержаниях не нужно.
Кто составляет расчетный лист
В Трудовом кодексе и других нормативных актах не сказано, кто именно составляет и выдает расчетные листки от имени работодателя. Соответственно, компания вправе самостоятельно назначить ответственных лиц. Это могут быть как сотрудники бухгалтерии, так и работники кадровой или иной службы. При этом допустимо разделение функций. Так, составлять зарплатные квитки может одно подразделение (например, бухгалтерия), а выдавать или рассылать — другие подразделения или лица (ИТ-служба, кассир, непосредственный руководитель и проч.).
Законодательство не требует заверять расчетные листки подписью лица, ответственного за их выдачу, либо руководителя организации, а также ставить на них печать. В то же время работодатель вправе утвердить форму листка, которая содержит такие обязательные реквизиты, как подпись и (или) печать. Это не является нарушением.
Образец расчетного листка по зарплате
Как уже упоминалось, форму зарплатного квитка утверждает работодатель (ст. 136 ТК РФ). Для этого нужно издать приказ или распоряжение. Применение неутвержденной формы является нарушением трудового законодательства. Работодатель, допустивший такое нарушение, может быть оштрафован на основании части 1 статьи 5.27 КоАП РФ (см. постановление Верховного суда РФ от 23.12.10 № 75-АД10-3).
Образец расчетного листка
Структурное подразделение, должность _________________________________
Работник ____________________ Табельный номер __________
Период начисления __________________(указывается месяц)
Всего начислено: _________________ руб.
в том числе (по видам выплат):
в том числе (по видам удержаний):
Общая сумма, подлежащая выплате за (указывается месяц): ____________________руб.
Всего выплачено ____________________ руб.,
по расчетной ведомости
по расчетной ведомости
в натуральной форме
Правила формирования расчетного листка
Согласно части 1 статьи 136 ТК РФ, в расчетном листке указывается следующая информация:
Даже если зарплата всегда выдается вовремя, расчетный листок должен содержать реквизит, поле или место для указания информации о сумме начисленной компенсации за нарушение работодателем срока выплаты. Ведь эта информация включается в листок в силу прямого указания статьи 136 ТК РФ. Если в утвержденной форме расчетного листка нет такого реквизита (поля, места), это обстоятельство может стать основанием для применения штрафа, предусмотренного частью 1 статьи 5.27.1 КоАП (постановление Верховного суда от 03.08.17 № 73-АД17-2).
Как передать расчетный лист работнику
Таким образом, работодатель вправе выдавать листки с расшифровкой зарплаты как в традиционной бумажной форме, так и в виде электронного документа. Последний можно либо направить на электронную почту сотрудника, либо разместить в его личном кабинете на корпоративном портале.
Возможность рассылки расчетных листков через мессенджеры является спорной. Так, специалисты Роструда считают, что такой порядок законодательством не предусмотрен (см. « Роструд разъяснил, можно ли рассылать расчетные листки через мессенджеры »). Однако суды допускают подобный способ коммуникации с работником во всех случаях, когда Трудовой кодекс не требует его подписи (см. апелляционные определения Хабаровского краевого суда от 29.05.17 по делу № 33-4096/2017, Пермского краевого суда от 04.10.17 по делу № 33-10980/2017, Иркутского областного суда от 22.06.17 по делу № 33-5844/2017, Ростовского областного суда от 17.11.16 по делу № 33-18542/2016 и определение Приморского краевого суда от 11.10.16 по делу № 33-9899/2016). Также см. « Увольнение по СМС: когда можно использовать электронную переписку в трудовых спорах и отношениях ».
Срок выдачи зарплатных квитков
Согласно части 1 статьи 136 ТК РФ, работодатель должен извещать работника о составных частях заработной платы при ее выплате. А часть 6 статьи 136 ТК РФ требует выплачивать заработную плату каждые полмесяца. Значит, и расчетные листки нужно направлять работникам дважды в месяц. Недавно такое мнение высказали специалисты Роструда (см. « Роструд: расчетные листки нужно выдавать дважды в месяц »).
Однако Минтруд в письме от 24.05.18 № 14-1/ООГ-4375 разъяснил следующее: при применении систем оплаты труда, в которых работникам устанавливаются оклады или месячные тарифные ставки, допустимо оформлять расчетные листки с указанием начисленной месячной заработной платы. Другими словами, таким работникам квиток с расшифровкой начислений и удержаний можно выдавать один раз в месяц. Аналогичный вывод содержится в письме Роструда от 17.09.21 № ПГ/26944-6-1.
При иных системах оплаты труда, когда зарплата за первую половину месяца зависит от фактической выработки, расчетный листок оформляется при каждой выплате. Если из «аванса» работника удерживаются какие-либо суммы, это тоже является основанием для выдачи квитка при выплате первой части зарплаты.
При увольнении сотрудника расчетный листок нужно направить в день увольнения. Это следует из положений статьи 140 ТК РФ. Она гласит, что при прекращении трудового договора работодатель обязан произвести с работником окончательный расчет в виде зарплаты и иных причитающихся сумм именно в день увольнения.
А вот при выплате отпускных составлять расчетные листки не нужно. Это связано с тем, что отпуск оплачиваются исходя из среднего заработка. А значит, такая оплата не является выплатой зарплаты. Поэтому нет и оснований выдавать квитки с расшифровкой зарплаты при перечислении отпускных (письмо Роструда от 24.12.07 № 5277-6-1).
Подтверждение выдачи расчетных листков
Как уже говорилось, Трудовой кодекс не регулирует порядок передачи работникам листков с расшифровкой зарплаты. В том числе, не регламентирован вопрос о необходимости подтверждения факта выдачи этого документа. Но поскольку за его невыдачу установлена ответственность, все же целесообразно иметь такое подтверждение.
Понятно, что если зарплатные квитки направляются работникам в электронной форме, то соответствующий факт будет зафиксирован самой системой рассылки (в электронной почте, логах корпоративного портала).
Если же компания использует «бумажные» расчетные листки, то желательно, чтобы факт получения был подтвержден собственноручной подписью работника. Для этого можно использовать как отдельный журнал учета выдачи расчетных листков (в произвольной форме), так и расчетно-платежную или платежную ведомость, дополненную соответствующей графой. Также можно оформить расчетный листок в двух экземплярах и зафиксировать выдачу подписью сотрудника на втором экземпляре (т.е. на том, который остается у работодателя). Этот экземпляр нужно будет хранить шесть лет (ст. 295 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.19 № 236).
Если нет подтверждающих документов, факт выдачи зарплатных листков можно подтвердить свидетельскими показаниями работников (решение Интинского городского суда Республики Коми от 10.04.18 № 2-166/2018).
Ответственность работодателя
Невыдача расчетных листков может стать поводом для привлечения виновных к административной ответственности за нарушение трудового законодательства. На основании части 1 статьи 5.27 КоАП РФ штраф на юрлиц составит от 30 000 до 50 000 руб., на ИП и должностных лиц компании — от 1 000 до 5 000 руб.
Вместо штрафа малому или среднему предприятию могут вынести предупреждение. Эта льгота действует, если нарушение совершено впервые и отсутствует имущественный ущерб (ст. 4.1.1 КоАП РФ).
При повторном нарушении штрафы вырастут и составят: для организаций — от 50 000 до 70 000 руб.; для ИП и должностных лиц — от 10 000 до 20 000 руб. (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ). Вместо штрафа руководителя компании, допустившего повторное нарушение, могут дисквалифицировать на срок от одного года до трех лет.