Справка 2-НДФЛ 2020
Одним из регистров налогового учета по налогу на доходы физических лиц является справка по форме 2-НДФЛ. Она формируется для представления в ИФНС для проверки правильности исчисления налога и формирования отчетной информации по нему. Кроме того, справка создается по просьбе сотрудников для ее представления в иные организации в качестве подтверждения официального источника дохода.
Одной из форм отчетности является справка 2-НДФЛ, бланк которой утвержден Приказом ФНС РФ от 02.10.2018 г. № ММВ-7-11/566@. Он является обязательным к использованию, а нарушение законодательства по вопросу заполнения или представления справок на проверку влечет за собой наложение административной ответственности.
Зачем нужна справка 2-НДФЛ
Справка 2-НДФЛ оформляется за календарный год и включает в себя информацию по доходам и удержанному налогу именно за этот период. В соответствии с этим по справке 2-НДФЛ налоговые инспекторы проверяют, какие именно выплаты были у конкретного сотрудника.
Также в справке указывается информация об общей сумме дохода, подлежащей обложению сумме дохода, размере начисленного и удержанного налога. Эти сведения помогают налоговикам понять, есть ли у компании нарушения в плане исчисления и уплаты налога или нет.
Кроме того, справка 2-НДФЛ подготавливается и по просьбе сотрудников, когда она необходима им для подтверждения официального дохода. Как правило, ее представляют в банк для оформления кредита или в соцслужбу для получения пособия.
Сроки сдачи справок 2-НДФЛ в 2020
Ранее сроки сдачи справок по форме 2-НДФЛ зависели от того, какой признак в них указан:
Важно! С 2020 г. вне зависимости от того, какой признак указывается в справках 2-НДФЛ, документы нужно передавать не позднее 1 марта (Федеральный закон от 29.09.2019 г. № 325-ФЗ). Поскольку в 2020 г. этот день выпадает на воскресенье, срок переносится на 2 марта 2020 г.
Если налоговый агент не сдаст справки 2-НДФЛ в установленные сроки, ему грозит административная ответственность в виде штрафа согласно п. 1 ст. 126 НК РФ. Его размер составляет 200 руб. за каждый не представленный документ. Например, если компания не подала сведения по 100 сотрудникам, то штраф будет равен 20 000 руб.
Кроме того, если налоговая инспекция обнаружит в справке 2-НДФЛ недостоверные сведения, то штраф будет наложен по п. 1 ст. 126.1 НК РФ. Согласно этой норме он составит 500 руб. за каждый документ, в котором содержится неверная информация. Однако штрафа можно избежать, если налоговый агент самостоятельно обнаружит ошибку и подаст корректировочную справку 2-НДФЛ до того, как налоговая сама выявит нарушение.
Информация в справке 2-НДФЛ
В справке 2-НДФЛ, предназначенной для передачи в налоговые органы, содержится следующая информация:
Титульный лист
Приложение, необходимое для указания доходов и вычетов с разбивкой по месяцам
В приложении указываются:
Важно! Если справка формируется для сотрудника, то в ней нет приложения для разбивки по месяцам информации по доходам и вычетам. Остальная информация заполняется аналогичным образом, как и в справке 2-НДФЛ для налоговой инспекции.
Как сформировать справку 2-НДФЛ в 1С для ИФНС
Для правильного формирования справки 2-НДФЛ в 1С:ЗУП необходимо, чтобы в программу были внесены все необходимые сведения, а именно зарплата и иные выплаты, больничные, вычеты, прочие удержания. Изначально необходимо произвести начисление зарплаты документом «Начисление зарплаты и взносов». При проведении этого документа НДФЛ рассчитается в автоматическом режиме, а потому останется проверить только корректность проведенных операций.
После этого можно переходить к формированию справок по форме 2-НДФЛ для налоговой инспекции. Они создаются во вкладке «Налоги и взносы-2-НДФЛ для передачи в ИФНС» или же через вкладку «Налоги и взносы-Все документы по НДФЛ». Справка формируется обычным способом, то есть нажатием кнопки «Создать» и заполнением первоначальных данных (год, ОКТМО, код ИФНС, признак).
Заполнение информации по сотрудникам в автоматическом режиме производится нажатием кнопки «Заполнить». Кроме того, сотрудников можно вводить и вручную кнопкой «Подбор», для чего пригодится кнопка «Пронумеровать».
Созданную справку можно проверить, для чего используется алгоритм проверки, заложенный в самой программе 1С. При этом проверяется правильность расчетов и персональных сведений работников. После проверки остается только провести документ, сохранить его на ПК или же отправить в ИФНС через файл универсального обмена данными в формате xml через кнопку «Выгрузить».
Передача данных производится с использованием сервиса 1С:Отчетность. Для этого нужно зайти во вкладку «Отправить-Отправить в контролирующие органы». В этом случае имеется возможность проверить правильность расчета онлайн через вкладку «Отправить-Проверить в интернете». Если будет обнаружена какая-либо ошибка (при проверке строка будет красной), то по ней можно увидеть конкретную причину отклонения.
Проверка базы 1С на ошибки со скидкой 50%
Как сформировать справку 2-НДФЛ в 1С для сотрудника
Перед формированием справки для сотрудника также нужно убедиться, что вся необходимая информация внесена в программу 1С:ЗУП. Формирование документа производится аналогичным образом, как и для налоговой инспекции. При этом нужно зайти во вкладку «Зарплата и кадры-НДФЛ-2-НДФЛ для сотрудников» или в разделе «Зарплата и кадры-НДФЛ-Все документы по НДФЛ» и нажать на кнопку «Создать».
Корректировка 2-НДФЛ
Вопрос задал Евгения Б. (Сызрань)
Ответственный за ответ: Светлана Змиевская (★9.93/10)
Добрый день! ЗУП 3.1.15.134. Возникла необходимость сделать корректировку 2-НДФЛ за 2019 г. При заполнении выдает сообщение «Не обнаружены данные для заполнения документа». При этом, если подбором сотрудников выбирать в документ, то они добавляются с правильными суммами. До обновления на релиз 3.1.14.265 отчет заполнялся на автомате по кнопке «Заполнить». Расчетчик боится, что кого-то мог забыть. Подскажите, пожалуйста, в чем может быть причина?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Все комментарии (5)
Очень интересный вопрос! Изначально проверила на демобазе 3.1.15.134, у меня корректирующая 2-НДФЛ заполняется. Поэтому первое, что пришло в голову, установлен ли флажок, что данные приняты ИФНС в исходной справке?
Еще покопалась на партнерском форуме и в интернете. Выяснила, что такая проблема иногда проявляется и при установленном флажке в исходной справке. При заполнении корректирующая 2-НДФЛ учитывает дату подачи исходной справки, а также дату и месяц документа, которым исправляли учет. Например, если исходную справку подали 31.01.2020г. и документ исправления зарегистрирован январем, то программа не заполняет в корректирующую 2-НДФЛ этого острудника. Также если менялись только персональные данные, а изменений в учете НДФЛ по сотруднику не было — он тоже не попадает в корректировку 2-НДФЛ автоматически.
Поэтому если у Вас флажок о принятии отчета ИФНС в исходной справке установлен, опишите подробнее на примере 1 сотрудника:
Светлана, здравствуйте! Флажок о принятии отчета ИФНС у нас установлен, и действительно, ошибка проявляется и при нем. Корректировка связана с тем, что расчетчик изначально вручную правил первичный отчет, что являлось ошибочным решением. Ситуация была с больничным листом в Феврале 2019 г., который сторнировал оклад в Декабре 2018 г. За январь начислений не было. Расчетчик сдал отчет за 2018 г. как-будто ничего не сторнировалось. А в Феврале отчета 2-НДФЛ за 2019 ничего тоже не показал, поскольку за Февраль 2019 итоговая сумма по расчетному листу = «0» (сколько отсторнировалось за Декабрь 2018 г., + Начислено по больничному + Продление отпуска).
Теперь же, подготовив корректирующий отчет за 2018 г. (который также на автомате не заполнился), где показывает сумму за минусом сторно в Феврале за Декабрь. А в Феврале теперь необходимо показать больничный и продление отпуска.
Таким образом, перерасчет никак не оформляли в программе, потому что она все рассчитала правильно. Но отчет как бы не видит, что были указаны в первичном неправильные цифры и упрямо не заполняется автоматически.
Программа не анализирует цифры в исходном отчете 2-НДФЛ. Точнее она их анализирует, только если видит, что ПОСЛЕ подачи исходного отчета были какие-то движения по регистрам отчетного года. Т.к. у Вас никаких движений в учете по НДФЛ по этому сотруднику после подачи исходной 2-НДФЛ за 2019 год не было, то программа не учитывает этого сотрудника при заполнении корректировки. Считается по умолчанию, что эти движения были учтены в исходном отчете. Видимо, разработчики не учитывают вариант ручной корректировки отчетов 2-НДФЛ в неверную сторону. Или считают, что если эти корректировки были, то не нужно вмешиваться и заполнять сотрудника при каждой корректировке 2-НДФЛ. Заполнение корректирующей 2-НДФЛ ориентировано на учет изменений, произошедших после сдачи первичных справок.
Кстати если БЛ продлевал отпуск и при этом сумма отпускных не изменилась, то можно обойтись без сторнирования доходов 2018 года и без подачи корректировочных отчетов по НДФЛ за 2018 и 2019 годы. Тогда отчеты по НДФЛ и за 2018 и за 2019 год заполнились бы так, как нужно расчетчику: в 2018 не было бы сторно, в 2019 не было бы начисления отпускных. И это касается не только 2-НДФЛ, но и 6-НДФЛ, ведь эти отчеты стыкуются налоговой между собой, поэтому их данные в части доходов и исчисленного налога должны совпадать.
Понятно, что сейчас уже наверное не захочется трогать февраль 2019, но вдруг пригодится на перспективу. Для того, чтобы БЛ не сторнировал отпуск, можно использовать:
— новый механизм продления отпуска — Специальный механизм для продления отпуска в связи с болезнью и для отзыва из отпуска (ЗУП 3.1.14).
— когда не было нового механизма, мы рекомендовали такую последовательность действий (подойдет для версий до 3.1.14): Как отразить больничный лист во время отпуска, чтобы в нем не появлялись суммы перерасчета по отпуску для выплаты в межрасчетный период?.
Инструкция по подготовке и отправке отчетных сведений из «1C: Бухгалтерия Предприятия 8»
Подготовка файла отчётности
Затем с помощью кнопки «Заполнить — физ. лицами, получавшими доходы» запустите процедуру автоматического сбора сведений о доходах физических лиц по данным информационной базы.
Собранные сведения будут отображены в таблицах документа (рис. 2).
Список подготовленных справок о доходах физических лиц отображается слева на форме документа. Для каждого физического лица и ставки налога надо формировать отдельную справку.
Справа на форме документа «Справка 2-НДФЛ для передачи в ИФНС» расположена панель с двумя закладками «Доходы, вычеты, налоги» и «Личные данные налогоплательщика», на которых отображаются данные текущей, выделенной в левом списке, справки о доходах.
Перемещаясь по строкам списка справок, можно поочередно просмотреть данные каждой подготовленной к передаче в ИФНС справки. Данные, указанные на этих закладках, будут использованы при выгрузке сведений о доходах в файл и получении печатной формы справки
Информация о том, какие реквизиты документа для заполнения каких разделов справки используются, а также о том, на основании каких данных информационной базы они заполняются, представлена в таблице 1.
 |
| Таблица 1. Источники заполнения реквизитов справки 2-НДФЛ |
При необходимости данные документа «Справка 2-НДФЛ для передачи в ИФНС» можно корректировать вручную, при этом рекомендуется исправить учётные данные, после чего перезаполнить данные в документе. Например, вы обнаружили, что в справке фигурирует неверный код дохода.
Несмотря на трудоемкость, второй вариант является предпочтительным.
Если речь идёт об одной справке, то после исправления учётных данных не обязательно перезаполнять весь документ « для передачи в ИФНС».
С помощью кнопки «Обновить» можно обновить (перезаполнить по данным информационной базы) данные конкретной
Чтобы получить файл со сведениями о доходах, необходимо нажать на кнопку «Записать файл на диск» и в появившемся окне выбрать папку, в которой следует сохранить файл.
Файлу будет присвоено имя в соответствии с реквизитом «Имя файла» документа « для передачи в ИФНС». Нажав кнопку «Показать файл», можно просмотреть содержимое файла.
При необходимости можно распечатать справки о доходах 2-НДФЛ и/или «Реестр справок», нажав кнопку «Печать».
Перед получением файлов или печатных форм сведений программа автоматически проверит сведения на наличие ошибок.
Если есть ошибки, появятся сообщения о них. После подготовки сведений документ «Справка 2-НДФЛ для передачи в ИФНС» следует провести.
При проведении документа копия соответствующего ему файла будет сохранена в регистре сведений «Архив данных регламентированной отчётности».
После того как сведения будут приняты в ИФНС, рекомендуем вам защитить документ от изменений, поставив флажок «Принято в ИФНС».
Выгрузка и отправка файла отчётности
После этого программа выгрузит отчёт, подпишет его ЭП ответственного лица, зашифрует и отправит в ИФНС.
Если в отчёте есть ошибки, которые препятствуют корректной выгрузке, она будет прекращена и появятся предупреждающее сообщение и список ошибок в служебном окне в нижней части экрана. В этом случае необходимо устранить ошибки и повторить процесс отправки.
При успешной отправке в верхней части формы отчёта появится сообщение о дате и времени его отправки. Следить за поступлением ответов из ИФНС вы можете в форме «Документооборот с контролирующими органами», которую можно вызвать с помощью команды «Отправка — Показать отправки».
Уточнение сведений о доходах физических лиц за предшествующие налоговые периоды
Если нужно уточнить ранее представленные в ИНФС сведения, следует подать новую «Справку» по по данному физическому лицу.
Сведения о доходах физического лица, которому налоговый агент сделал перерасчёт налога на доходы физических лиц за предшествующие налоговые периоды в связи с уточнением его налоговых обязательств, необходимо оформить в виде новой «Справки» по
Важно! Рекомендуем вам при составлении новой «Справки» взамен ранее представленной в полях «№ ____» и «от ____» указать № ранее представленной «Справки» и новую дату составления «Справки». Чтобы подготовить «Справку», необходимо использовать документ « для передачи в ИФНС».
Шаг 1. Перед подготовкой новой «Справки» рекомендуем вам убедиться, что ранее поданные сведения зафиксированы в информационной базе, т. е. документ « для передачи в ИФНС», с помощью которого подготовлены исходные сведения, проведён.
Если он не проведён, его следует провести.
При проведении документа копия представленных сведений будет сохранена в регистре сведений «Архив данных регламентированной отчётности».
При формировании печатных форм или файлов в электронном виде для проведенного документа для передачи в ИФНС» используются данные этого регистра.
Таким образом, вы всегда можете просмотреть, какие именно данные переданы. Дополнительно рекомендуем вам защитить исходный документ от случайного повторного проведения, установив флажок «Принято в ИФНС».
Справка 2-НДФЛ с ошибками: исправление по новым правилам
В целях избежания негативных последствий налоговому агенту следует своевременно исправлять ошибки в справках 2-НДФЛ. С 1 января 2016 года вступила в силу статья 126.1 НК РФ (Федеральный закон от 02.05.2015 № 113-ФЗ) об установлении ответственности налоговых агентов за представление документов, содержащих недостоверные сведения (в том числе сведений по форме 2-НДФЛ) в виде штрафа в размере 500 рублей за каждый документ. Ранее законодательство предусматривало лишь ответственность за непредставление в установленный срок документов или иных сведений (ст. 126 НК РФ).
Ответственность в виде штрафа за недостоверные сведения будет применяться и к сведениям, представленным за 2015 год. Поэтому налоговые органы будут уделять особое внимание полноте и достоверности представления налоговыми агентами сведений по форме 2-НДФЛ за 2015 год (письмо ФНС России от 18.12.2015 № БС-4-11/22203@).
При выявлении фактов представления документов, содержащих недостоверные сведения, должностным лицом налогового органа в течение 10 дней со дня выявления указанного нарушения должен быть составлен акт по утвержденной форме (приказ ФНС России от 08.05.2015 № ММВ-7-2/189@). Акт вручается лицу, совершившему налоговое правонарушение, под расписку или передается иным способом, свидетельствующим о дате его получения (ст. 101.4 НК РФ).
Однако штрафа можно избежать, если до получения такого акта налоговый агент самостоятельно выявит ошибки в представленных им справках по форме 2-НДФЛ и представит налоговому органу уточненные сведения (п. 2 ст. 126.1 НК РФ). Поэтому так важно своевременное выявление ошибок и подача корректирующих сведений.
Ни НК РФ, ни Порядок заполнения формы сведений о доходах физического лица (утв. приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@ (далее – Порядок)) не раскрывают понятия «недостоверные сведения». Помимо ошибок, влияющих на размер дохода и сумму налога, недостоверными сведениями также могут быть признаны неточности в персональных данных налогоплательщика. В частности, признаются недостоверными сведения, содержащие некорректный ИНН (присвоенный иному физическому лицу). Поэтому если нет уверенности в правильности ИНН, лучше его вообще не указывать, ведь сведения по форме 2-НДФЛ без указания ИНН считаются прошедшими форматно-логический контроль и подлежат приему (письмо ФНС России от 09.03.2016 № БС-4-11/3697@).
Можно предположить, что недостоверными сведениями признается любая информация, которая приведет к затруднению или невозможности осуществления налоговым органом контроля данных о суммах НДФЛ, исчисленных с каждого налогоплательщика, налоговых вычетах, предоставленных ему, и т.п. Поэтому в случае выявления таких недостоверных сведений налоговому агенту стоит оперативно их исправить, направив в налоговый орган соответствующую информацию, даже в том случае, если такие сведения не влияют на сумму налога.
В 2016 году налоговые агенты представляли сведения о выплаченных доходах за 2015 год по обновленной форме 2-НДФЛ (утв. приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@ (далее – Справка 2-НДФЛ) и в соответствии с новым Порядком. Дополнительно были утверждены новые коды видов доходов и вычетов (приказ ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@), которые используются при заполнении Справки 2-НДФЛ.
Порядок исправления ошибок в Справке 2-НДФЛ
Порядком установлены новые правила исправления ошибок, для чего в заголовке Справки 2-НДФЛ предусмотрено поле «Номер корректировки»:
Корректирующую форму Справки 2-НДФЛ подают, чтобы исправить ошибки в первичной форме. А аннулирующую – чтобы отменить сведения, которые вообще не нужно было представлять.
В случае если после отправки Справки 2-НДФЛ по телекоммуникационным каналам она не была принята налоговым органом (получен протокол, содержащий описание ошибок форматного контроля), то необходимо подавать не корректировку, а новую справку с тем же номером, указанием в поле «Номер корректировки» значения «00», но с указанием новой даты. То есть корректирующую Справку 2-НДФЛ подавать не надо, так как по данному физическому лицу Справка 2-НДФЛ налоговой инспекцией не принята и необходимо повторно отправить данные (п. 14 приказа ФНС России от 16.09.2011 № ММВ-7-3/576@).
Корректирующая Справка 2-НДФЛ
Если обнаружены ошибки в принятой налоговым органом Справке 2-НДФЛ, необходимо подать новую Справку 2-НДФЛ с правильными данными с указанием прежнего номера ранее представленной Справки 2-НДФЛ, но даты составления корректирующей. При этом если налоговый агент впервые уточняет сведения о доходах физического лица, то в поле «Номер корректировки» корректирующей Справки 2-НДФЛ необходимо поставить значение «01», если подается вторая корректирующая Справка 2-НДФЛ по этому же физическому лицу – «02» и т.д.
Количество корректирующих Справок 2-НДФЛ практически не ограничено – номер уточнения (корректировки) Справки по форме 2-НДФЛ может принимать значения от 01 до 98.
Налоговый агент подал сведения о доходах физического лица, являющегося высококвалифицированным специалистом (Федеральный закон от 25.07.2002 № 115-ФЗ), не имеющего на 31.12.2015 статуса резидента РФ, ошибочно указав в поле «Статус налогоплательщика» код «1», который применяется при подаче сведений о доходах, выплаченных физическим лицам – налоговым резидентам РФ. Впоследствии налоговым агентом ошибка была обнаружена и подана корректирующая Справка 2-НДФЛ (см. рис. 1, 2).
Рис. 1. Ошибочное указание неверного статуса налогоплательщика в первичной справке 2-НДФЛ
Рис. 2. Корректирующая справка при ошибочном указании неверного статуса налогоплательщика в первичной справке 2-НДФЛ
Важно верно указывать статус налогоплатека в поле «Статус налогоплательщика» даже в том случае, если к доходам различных категорий физических лиц применяется одинаковая ставка и на первый взгляд указание неверного кода статуса налогоплательщика (например, «1» вместо «3») не влияет на результат налогообложения.
Ведь несмотря на то, что доходы некоторых категорий лиц, не являющихся резидентами, могут облагаться по ставке 13 процентов (то есть как и доходы резидентов (п. 1 ст. 224 НК РФ)), в отношении таких доходов нормами главы 23 НК РФ установлены особые правила, исполнение которых должен проконтролировать налоговый орган, например:
Уточненная Справка 2-НДФЛ о доходах физического лица, которому налоговым агентом был произведен перерасчет НДФЛ за предшествующие налоговые периоды (например, за 2014 год), представляется по форме, действовавшей в том налоговом периоде, за который вносятся соответствующие изменения (п. 5 приказа ФНС России от 16.09.2011 № ММВ-7-3/576@).
В апреле 2016 г. после сдачи сведений по форме 2-НДФЛ за 2015 г. была выявлена ошибка по исчисленному налогу у одного из сотрудников, связанная с неотражением суммы подарка стоимостью 5000 руб., полученного им от организации на юбилей в ноябре 2015 г. Бухгалтерией стоимость подарка уменьшена на 4000 руб. (п. 28 ст. 217 НК РФ) и осуществлено доначисление налога. Поскольку доначисление налога произошло после подачи сведений за отчетный период, налоговому агенту помимо подачи корректирующей Справки 2-НДФЛ необходимо также проинформировать налоговый орган (и самого налогоплательщика) о сумме дохода и о невозможности удержать НДФЛ. Заполненные корректирующая Справка 2-НДФЛ и сообщение о невозможности удержать налог для примера 2 приведены на рис. 3, 4.
Рис. 3. Корректирующая справка 2-НДФЛ
Рис. 4. Сообщение о невозможности удержать НДФЛ
Сообщить о невозможности удержать НДФЛ налоговый агент обязан, даже если был пропущен установленный для этого срок (п. 5 ст. 226 НК РФ) – 1 марта года, следующего за годом, в котором был выплачен доход.
При этом непредставление в установленный срок налоговым агентом в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных НК РФ, влечет взыскание штрафа в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).
Аннулирующая Справка 2-НДФЛ
В форме аннулирующей справки 2-НДФЛ заполняются заголовок, все показатели раздела 1 «Данные о налоговом агенте» и раздела 2 «Данные о физическом лице – получателе дохода», указанные в представленной ранее Справке 2-НДФЛ. Остальные разделы (3, 4 и 5) Справки не заполняются.
Сведения о доходах сотрудника обособленного подразделения, выплаченных ему за 2015 г., поданы по месту учета головной организации, что явилось нарушением (п. 2 ст. 230 НК РФ). При этом НДФЛ, исчисленный с его доходов, перечислялся в бюджет по месту нахождения обособленного подразделения (п. 7 ст. 226 НК РФ). Для исправления ошибки необходимо подать Справку по форме 2-НДФЛ по месту учета обособленного подразделения и аннулировать Справку 2-НДФЛ, поданную по месту учета головной организации (см. рис. 5, 6).
Рис. 5. Аннулирующая справка 2-НДФЛ по месту учета головной организации
Рис. 6. Верная справка 2-НДФЛ, поданная по месту учета обособленного подразделения
Ольга Ткач, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ