1С:Зарплата и Управление Персоналом, ред. 2.5.
Новое в версии 2.5.69
Изменения в учете и отчетности по НДФЛ
Основанием для изменений послужило мнение ФНС, изложенное в письме от 27.03.2013 № ЕД-4-3/5209@ (в открытых источниках опубликовано как письмо от 26.03.2013).
Определение даты получения дохода для доходов в виде оплаты труда по месяцу начисления, а не по месяцу, за который начислен доход
В справке о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ, согласно Приказу ФНС РФ от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@, сведения о доходах отражаются по месяцам налогового периода. При этом месяц налогового периода определяется согласно дате фактического получения дохода, определяемой в соответствии с положениями статьи 223 НК РФ.
Согласно этой статье дата получения дохода определяется как день выплаты этого дохода, однако для доходов в виде оплаты труда ей признается последний день месяца, за который был начислен доход.
Буквальная трактовка последнего положения может приводить к проблемам при перерасчетах, доначислениях зарплаты, т.е. в тех случаях, когда возникает доход, относящийся к прошлым месяцам налогового периода. Например, может потребоваться уточнение справок, ранее представленных в налоговые органы, при появлении в текущем налоговом периоде (году) доходов за прошлый налоговый период.
Предположим, что сотрудник был принят на работу в декабре 2012 г., ему назначена оплата по окладу. В декабре начислена зарплата в размере 40 000 руб., начислен НДФЛ в размере 5 200 руб. Зарплата была выплачена в размере 34 800 руб., при ее выплате полностью удержан НДФЛ и впоследствии перечислен в бюджет.
Аналогичные начисления и выплаты были произведены в январе-марте 2013 г.
В марте 2013 г. была сформирована и представлена в ИФНС справка 2-НДФЛ за 2012 год.
В апреле 2013 г. выяснилось, что сотруднику полагается северная надбавка. Ее забыли назначить при оформлении приема на работу и, соответственно, не начисляли. В связи с этим было оформлено исправление для документа приема на работу, в которое была добавлена северная надбавка. Также сотруднику были введены сведения о работе на Севере, в соответствии с которыми надбавка составляет 30%.
Для уточнения результатов расчета были введены документы-исправления для ранее зарегистрированных начислений, начиная с декабря 2012 г.
При перерасчете декабря 2012 г. образовалось доначисление по северной надбавке в размере 12 000 руб., которое является оплатой труда (код дохода 2000) и облагается НДФЛ. Месяц налогового периода, с которым эта сумма регистрируется в целях расчета НДФЛ, определяется согласно периоду, за который был начислен доход. Таким образом, 1 560 руб. НДФЛ с суммы доначисления за декабрь 2012 г. регистрируются с месяцем налогового периода «декабрь 2012».
Образовавшиеся доначисления (по 12 000 руб. за каждый месяц) были выплачены в мае 2013 г., вместе с зарплатой за апрель 2013 г., при этом был удержан, в том числе, и «доначисленный» налог. При формировании регистра налогового учета или справки 2-НДФЛ за 2013 г. видно, что в них включаются только суммы, относящиеся к 2013 г.
Доначисленная сумма дохода и соответствующий ей налог попадают в отчетность за 2012 год
Таким образом, при таком отражении перерасчета потребуется представлять в ИФНС уточненную справку 2-НДФЛ за 2012 год.
Изменение месяца налогового периода на апрель 2013 г. в таблице с НДФЛ, представленной на рисунке 3, не изменит ситуацию – доход по-прежнему будет зарегистрирован декабрем 2012 г.
В письме ФНС от 27.03.2013 № ЕД-4-3/5209@ разъяснено, что под словами статьи 223 НК РФ «месяц, за который был начислен доход» следует понимать месяц, за который сотруднику начислили зарплату, без уточнения какие именно периоды работы или отсутствия при этом оплачиваются (относящиеся к месяцу начисления или предшествующие ему).
В связи с этим в версии 2.5.69 изменен принцип определения месяца налогового периода для доходов в виде оплаты труда: теперь он определяется исключительно по месяцу начисления (другими словами, по периоду регистрации, а не по периоду действия).
Для доходов не в виде оплаты труда месяц налогового периода по-прежнему определяется по дате предполагаемой выплаты дохода, которая указывается в документах (или по месяцу начисления, если такой доход начисляется документом, в котором не предусмотрено указание даты выплаты).
Также отменена возможность выбора порядка учета дохода при исчислении НДФЛ. Ранее для любого кода дохода можно было указать, следует ли его учитывать по месяцу, за который производится начисление, или по месяцу начисления (или дате выплаты, если она есть в документе). Теперь месяц, за который производится начисление, ни для какого вида дохода роли не играет. Для доходов с кодами 2000 и 2530 дата получения дохода (и, соответственно, месяц налогового периода) определяется по месяцу начисления, для всех остальных доходов (в том числе 2012) – по дате предполагаемой выплаты (или так же по месяцу начисления, если такой доход начисляется документом, в котором не предусмотрено указание даты выплаты).
Теперь при перерасчете начислений за декабрь 2012 г. в апреле 2013 г. (рисунки 2, 3) образовавшийся доход регистрируется в соответствии с текущим месяцем начисления, и налог регистрируется с месяцем налогового периода «апрель 2013»
Результат перерасчета отражается только в справке за 2013 год, сведения за 2012 год при этом не изменяются.
Обращаем внимание, что в таблицы по ставкам 13% и 30% раздела 4 регистра налогового учета по НДФЛ добавлена колонка, отражающая дату получения дохода. Колонки с датами в отчете заполняются следующим образом:
При обновлении информационной базы на версию 2.5.69 производится обработка ранее зарегистрированных доходов с целью заполнения по ним колонки даты получения дохода в регистре налогового учета по НДФЛ.
Отнесение сторнированных (отрицательных) сумм к прошлым месяцам налогового периода
Другая проблема может возникнуть при сторнировании начислений за прошлые периоды – это так называемая проблема «отрицательного дохода» в 2-НДФЛ. Отрицательная сумма может отнестись к другому, а не к исходному, месяцу налогового периода. На практике отрицательные суммы в справках 2-НДФЛ не допускаются ИФНС.
Например, в начале января 2013 г. сотруднику начислен отпуск за период с 09.01.2013 по 31.01.2013 в размере 23 000 руб., исчислен НДФЛ в размере 2 990 руб. Выплачены отпускные в сумме 20 010 руб., при выплате удержан и перечислен НДФЛ.
Примечание. Учет отпускных настроен в соответствии с мнением ВАС, т.е. для кода дохода 2012 установлена настройка «По дате выплаты, месяцу начисления».
Других начислений в январе сотруднику не производилось. В феврале сотрудник сообщил, что заболел. Однако во второй половине февраля он вышел на работу и предоставил больничный за период с 15.01.2013 по 18.02.2013, т.е. часть больничного пришлась на отпуск. Также он предоставил заявление о переносе неиспользованных дней отпуска на другое время и согласие на удержание ранее выплаченных сумм за неиспользованные дни отпуска.
Сумма начислений по больничному листу составила 7 000 руб., при этом отпускные сторнировались в размере 17 000 руб. В учете НДФЛ эта операция была зарегистрирована в феврале.
В результате при последующем формировании справки 2-НДФЛ в нее попадет отрицательная сумма, и такая справка не будет принята ИФНС.
В соответствии с порядком отражения сторнированных сумм, описанным в письме ФНС от 27.03.2013 № ЕД-4-3/5209@, в версии 2.5.69 реализовано отнесение сторнированных (отрицательных) сумм к тем месяцам налогового периода, в которых были начислены соответствующие положительные суммы. В рассматриваемом примере сторнированные 17 000 руб. зарегистрируются январем, т.е. тем месяцем, в котором были начислены отпускные. В результате справка 2-НДФЛ не будет содержать отрицательных сумм.
В некоторых случаях перерасчет прошлого периода может заключаться не только в сторнировании начислений, но и в их повторном расчете, т.е. помимо строки-сторно за прошлый период возникает «обычная» строка начисления.
Например, сотруднику в январе был начислен оклад 40 000 руб. и месячная премия в размере 10% от оклада (документом «Премии»). В феврале оказалось, что часть января сотрудник болел (предоставил больничный лист) и зарплата начислялась ошибочно. При расчете больничного происходит сторнирование части оклада, а премия сторнируется полностью и рассчитывается заново.
В таких случаях при регистрации доходов в учете НДФЛ начисления анализируются не по отдельности, а попарно, т.е. рассматриваются одновременно сторно-строки и соответствующие им «обычные» строки. В рассматриваемом примере совокупная сумма премии получается отрицательной (– 2 250 руб.) и она будет отнесена к январю. Если бы сумма оказалась положительной, она бы зарегистрировалась текущим месяцем начисления.
Форма 4-ФСС
Новая форма 4-ФСС, утвержденная приказом Минтруда России от 19.03.2013 № 107н и применяемая начиная с отчетности за I полугодие 2013 года, не претерпела изменений в части заполнения сумм, т.е. сведений о доходах, пособия, взносах. Изменения коснулись заполнения кодов ОКВЭД, ОКПО и т.п., а также была добавлена таблица 10, заполняемая вручную сведениями об аттестации рабочих мест и о медицинских осмотрах.
Однако в версии 2.5.69 реализованы изменения в заполнении имеющихся и в прошлой форме ячеек в строке 16 таблицы 1 и в строке 12 таблицы 7.
На практике возможно возникновение ситуации, когда в одном месяце один и тот же взнос уплачивается в ФСС несколькими платежными поручениями. До версии 2.5.69 в отчет 4-ФСС выводились сведения только об одном таком документе.
В версии 2.5.69 реализовано добавление ячеек и их автозаполнение по нескольким введенным документам.
Справка о заработке уволенным сотрудникам для расчета пособий
Приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н утверждена новая форма справки, которую требуется выдавать увольняемым сотрудникам с целью возможного использования последующим работодателем при расчете среднего заработка для пособий.
Напомним, что с 2013 года при расчете пособий по материнству помимо сведений о заработке учитываются также сведения о так называемых днях, исключаемых из расчетного периода.
В связи с этим с версии 2.5.55 в программе была реализована форма согласно проекту приказа. Однако утвержденный приказ отличается от проекта – помимо сведений об общем количестве исключаемых в каждом году дней необходимо приводить все периоды, из которых образуются эти дни. Для каждого такого периода указывается его наименование, даты начала и окончания.
Другое важное отличие – теперь в справке допускается указывать несколько различных периодов, в течение которых сотрудник подлежал страхованию у работодателя. Ранее справка предусматривала указание только одного периода, что вызывало проблемы в случае, например, если сотрудник увольнялся и через некоторое время принимался на работу к этому же страхователю вновь.
В связи с этим в версии 2.5.69 изменен документ «Справка о заработке для расчета пособий», предназначенный для формирования печатной формы указной справки.
Период работы у страхователя теперь может описываться несколькими строками табличной части. В случае если справка формируется по сотруднику, который ранее уже работал у страхователя и был уволен в тех годах, за которые формируется справка, автоматически будет заполнено несколько соответствующих периодов. Также при заполнении учитывается страховой статус сотрудника – временно пребывающие граждане не подлежат обязательному социальному страхованию.
Сведения об исключаемых днях вынесены из табличной части сведений о заработке и перенесены в отдельную табличную часть на отдельной закладке. Периоды также заполняются автоматически по данным о начислениях сотрудника.
Для технических специалистов.
С тем, как именно обрабатываются начисления сотрудника, можно ознакомиться в запросе в процедуре ЗаполнитьДниБолезниУходаЗаДетьми модуля документа.
Новая редакция печатной формы вызывается по кнопке «Справка (2013 г.)». Перед ее формированием выполняется ряд проверок на корректность заполнения документа – для всех периодов должны быть указаны даты начала и окончания (первая должна быть не больше второй) и периоды не должны пересекаться между собой.
Заполнение производственного календаря на 2014 год
Согласно ст. 112 ТК РФ Правительство РФ переносит выходные дни, приходящиеся на «январские» праздники (т.е. на 1-8 января) на любые рабочие дни в соответствующем году. Также оно может перенести и другие выходные (приходящиеся на другие нерабочие праздничные дни), в противном случае они «автоматически» переносятся на следующие после праздничных рабочие дни.
В 2014 году на нерабочие праздничные дни приходится четыре выходных, два их которых «январские»: 4, 5 января, 23 февраля и 8 марта. С учетом того, что выходной день 23 февраля согласно ст. 112 ТК РФ переносится на рабочий день 24 февраля, Правительством было принято Постановление от 28 мая 2013 г. № 444, согласно которому в 2014 году переносятся выходные:
В версии 2.5.69 реализовано автоматическое заполнение производственного календаря на 2014 год в соответствии с данным постановлением.
Если до обновления производственный календарь не заполнялся, то после обновления на версию 2.5.69 календарь на 2014 год будет заполнен в соответствии с Постановлением, т.е. перенесены три выходных дня, а также в соответствии с ТК РФ будет перенесен выходной день 8 марта.
Если до обновления осуществлялся перенос выходных дней (вручную), например, все выходные были перенесены на следующие рабочие дни, тогда после обновления необходимо проверить и при необходимости отменить перенос неверно перенесенных вручную дней. Отменить перенос можно нажатием правой кнопкой мыши на «ошибочном» дне и выбором пункта «Отменить перенос выходного дня».
Рекомендуется после обновления (и корректировки, если она потребовалась) сравнить календарь с опубликованным в других источниках, например, на странице сайта buh.ru.
Замена буквы «Ё» в сведениях для ПФР
Проверочная программа CheckXML, используемая ПФР, может не пропускать некоторые сведения, в которых содержится буква Ё, ее требуется заменить на букву Е. Другая проверочная программа, CheckXML-UFA, пропускает букву Ё в любых сведениях.
В связи с этим ранее была реализована автоматическая замена буквы Ё в сведениях индивидуального персонифицированного учета (СЗВ-6 и т.п.) в некоторых полях, например таких как наименование страхователя (организации). В анкетных данных (АДВ-1,2,3) замена по умолчанию не производится, однако при необходимости ее можно осуществить с помощью установки специального флага.
В версии от 01.02.2013 программы CheckXML была разрешена буква Ё в некоторых документах. В связи с этим, начиная с версии 2.5.69, автоматическая замена буквы Ё в сведениях индивидуального персонифицированного учета не производится совсем. При этом опция замены буквы Ё в анкетных данных для ПФР осталась.
Об отрицательном доходе замолвите слово.
В данной статье речь пойдет о проблемах сдачи нашими любимыми бухгалтерами регламентированных отчетов «Расчет по страховым взносам» и «2-НДФЛ» в части т.н. «отрицательного дохода». Формируются и сдаются эти отчеты через 1С, а, значит, проблемы бухгалтеров касаются и нас, специалистов по техподдержке и сопровождению 1С.
Вкратце напомним, что это за отчеты. Отчет «Расчет по страховым взносам» формируется 1 раз в квартал (т.е. сдается 4 раза в год) и в общем содержит в себе сводные и персонифицированные (т.е. по людям) сведения о суммах доходов сотрудников и сумме рассчитанных с них страховых взносов (во главе угла – взносы в Пенсионный фонд). Отчет «2-НДФЛ» сдается 1 раз в год за предыдущий год, и является сводной огромной справкой о доходах сотрудников, суммах НДФЛ с этих доходов, и вычетах.
Как нетрудно заметить, общим в этих отчетах является «доход» (хоть и трактуется он в этих отчетах немного по-разному), т.е. суммы, начисленные сотруднику в виде заработной платы, а также сумма страховых взносов и налога НДФЛ с них. Основное внимание будет уделено такой проблеме, как «отрицательные суммы» в этих отчетах.
В реальной ежедневной практической работе многие бухгалтеры, работающие с зарплатой, не раз и не два сталкивались с такой ситуацией, как «отрицательные доходы сотрудника» или «отрицательный налог». А раз с такой ситуацией столкнулись бухгалтера, то с ней же столкнулись и мы, специалисты и аналитики технической поддержки 1С, когда эти суммы попали в отчеты.»
Подобные «фокусы» не такие уж редкие. Чаще всего они возникнут, если по какой-то причине с сотрудника снимаются (сторнируются) его прошлые начисления (НЕ ПУТАТЬ с удержаниями!). Из практики автора статьи – это обычно сторно командировки или отпуска, если во время этого отпуска или командировки, сотрудник заболел или прервал отпуск. Опять-таки, из опыта, замечено, что такие казусы возникают тем чаще, чем больше сотрудников в организации, и случаются в среднем 1 раз в год на несколько десятков сотрудников. Бывают и «махинаторы»-сотрудники, которые нарочно берут отпуск, потом «болеют» (ОРВИ симулировать хитрое ли дело, особенно если врач-терапевт знакомый), и тем «продлевают» себе отпуск. Автор статьи встречал и такие случаи, но они редкие. Как правило, повторимся, подобная ситуация ни в коем случае не является виной бухгалтера или сотрудника, а вызвана объективными обстоятельствами (заболеть всякий может).
Чтобы всем всё было понятно, подробно опишем такую ситуацию на примере:
Однако 4 сентября Иванов заболел, и проболел он долго, до 28 сентября. Как и положено, сумма отпускных с 4 по 24 сентября была бухгалтером из «Рога и Копыта» снята с него («сторнирована»), т.к. эти дни болезни Иванов в отпуске не был. Т.е. минус 20 000 рублей. Это уже было в сентябре, и потому отразилась в бухгалтерском месяце «Сентябрь 2020».
Период 29-30 сентября Иванов решил отработать (но мог и продлить отпуск), за 2 рабочих дня он получил оклад в 1800 рублей. Это также отразилась в бухгалтерском месяце «Сентябрь 2020».
За месяц «Сентябрь 2020» у Иванова:
+ 3000 рублей – оплата 3-х дней больничного листа за счет работодателя
«- Ну и что?» – спросит кто-то. А то, мой дорогой друг, что с отрицательными суммами дохода, налогов и взносов, регламентированные отчеты «Расчет по страховым взносам» и «2-НДФЛ» НЕ проходят встроенные проверки 1С, не говоря уже о проверках в ПФР и ИФНС. Еще раз – ОТЧЕТ НЕ ПРОЙДЕТ ПРОВЕРКИ. Его не примут. При этом бесполезно звонить в принимающие органы. Наши горячо любимые друзья из Пенсионного фонда России (ПФР) и Налоговой инспекции (ИФНС) вообще НЕ признают того факта, что у сотрудника может быть отрицательный доход, а, следовательно, отрицательные суммы страховых взносов и налогов.
Не будем вдаваться в юридические тонкости, достаточно сказать, что обычно эту свою позицию ПФР и ИФНС обосновывают тем, что любой налог в принципе не бывает «отрицательный» (ну ладно, отрицательный на прибыль бывает, но это отдельная история). Считается что таких понятий как «минусовой доход» или «отрицательный удержанный налог» в бухгалтерском учете и законодательстве РФ просто нет. Кому интересно, может найти в Интернете богатую историю споров, толкований и переписок на эту тему, и этой истории уже много лет, я же ограничусь констатацией факта неприема отчетности (автор статьи лично проходил это много раз).
Что касаемо программ 1С, то они как бы на стороне «реальной» жизни, и потому если вы им предлагаете отрицательные суммы дохода, то и налоги с них тоже отрицательные (1С следует чисто арифметическому смыслу расчета). Затем он также невозмутимо помещает эти отрицательные суммы в отчеты (правда, проверки отчетов все-таки ругаются). Реалии жизни сталкиваются с реалиями законодательства. Получается тупик – отрицательный доход есть, а отчет с ним не сдается.
«- Ну хорошо, проблема есть, это все уже поняли, а что же делать для ее исправления?» – спросят меня нетерпеливые читатели. Терпение, мы переходим к этому.
Общепринятого набора рекомендаций и четких указаний от ПРФ и ИФНС, что делать (а также кто виноват, и кого за это расстрелять) – нет. Все ограничивается туманными фразами вроде «каждый отдельный случай требуется рассматривать индивидуально и с учетом требований законодательства», а также общие рекомендации избегать сторно. Хм… легко сказать, труднее сделать. Все же, автор статьи, опираясь на личную практику работы с клиентами, может составить несколько советов.
Избежать сторно можно, если сотрудник получил отпускные, затем заболел, и принес больничный лист в рамках ОДНОГО И ТОГО ЖЕ бухгалтерского месяца (например, все это прошло в сентябре 2020 года). Тогда в рамках 1С бухгалтер может рассчитать больничный лист, а затем просто пересчитать документ начисления отпуска («Начисление отпуска» в ЗУП 2.5., или «Отпуск» в ЗУП 3.1.) – все, опять-таки, в рамках одного бухгалтерского месяца. В этом случае, 1С просто уменьшит сумму начисленных отпускных – оставит только за те дни, которые не оказались «перекрыты» больничным листом, и сторно не будет вообще. К сожалению, данный совет не всегда можно реализовать (не всегда можно подгадать так с датами и документами).
В нашем примере с Ивановым, в рамках месяца «Сентябрь 2020»:
+ 28 000 рублей отпускных
+ 3000 рублей – оплата 3-х дней больничного листа за счет работодателя
Затем в 1С бухгалтер проводит пересчет отпускных, после пересчета останется сумма только за 8 дней, которые Иванов реально «отгулял», т.е. 8000 рублей.
Всего: 3000 + 8000 + 1800 = 12800 рублей (плюсовой доход)
«Перенести отрицательный доход в другой бухгалтерский месяц зарплаты»
Т.е. в сентябре сторно не будет, а будет в октябре.
— 20 000 рублей – сторно, перенесенное с сентября на октябрь
+ 20 000 рублей – заново начисленные отпускные за отпуск с 5 по 25 октября
+ 7000 рублей – оплата по окладу за 1-2 и 26-30 октября (рабочие дни)
Итого: 7 000 рублей в октябре.
К сожалению, это не всегда можно успеть сделать во время начисления зарплаты из-за большого вала работы, и не всегда это разрешают главные бухгалтера по каким-то бухгалтерским соображениям. В этом случае следует прибегнуть к следующему совету.
«Перенести отрицательный доход в другой месяц регламентированного отчета»
Здесь предлагается поправить не начисление зарплаты, а уже непосредственно регламентированный отчет. Минус данного совета без сомнения в том, что отчет «разойдется» с бухгалтерскими начислениями, и при следующем перезаполнении отчета, все наши ручные правки, конечно, потеряются. Однако иногда и к такому способу приходится прибегать, когда все предыдущие советы не срабатывают.
Суть совета по НДФЛ: в отчете «2-НДФЛ» найти справку по Иванову, зайти в нее, найти месяц (сентябрь), где стоит отрицательный доход, и вместо этого дохода поставить небольшую положительную сумму. Отрицательный доход и нашу «положительную сумму» затем нужно «спрятать» в другом месяце, т.е. отнять от какого-нить месяца с большим доходом. Общая сумма дохода за год и сумма НДФЛ от этого не меняется (арифметически), и т.к. сумма НДФЛ (годовая) в справке всегда внесена одной суммой (за весь год), то никаких расхождений отчет «не заметит». Однако при проверке ошибки «найден отрицательный доход» уже не будет. Сроку с доходом сентября (где стоял отрицательный доход) важно не занулить (поставить 0), иначе тоже будет предупреждение, а поставить положительную сумму, желательно в пределах МРОТ (тогда точно проблем не будет). Все это, конечно, соблюдая коды доходов (2000, 2002, 2020 и т.п.)
Суть совета по страховым взносам: в отчете «Расчет по страховым взносам» найти в разделе 3 карточку по Иванову, зайти в нее, найти месяц (сентябрь), где стоит отрицательный доход, и вместо этого дохода поставить небольшую положительную сумму (крайне желательно в размере МРОТ или более). Отрицательный доход и нашу «положительную сумму» затем нужно «спрятать» в другом месяце, т.е. отнять от какого-нить месяца с большим доходом. Тоже самое следует проделать и с отрицательной суммой страховых взносов.
Теперь нам нужно найти соседний месяц у Иванова (например, август), и из его суммы дохода и взносов вычесть соответственно (14000 + 12500) рублей дохода и (2750 + 3080) рублей взносов. Причем чтобы оставшаяся сумма все еще была бы выше нуля. Но и это еще не все. Поскольку мы перенесли суммы из одного месяца в другой, то придется выйти в раздел 1 и также там изменить на те же цифры суммы доходов и взносов в ячейках сентября и августа. В противном случае, проверка выдаст ошибку.