Основные законы организации
Качество управленческих решений повысится, если руководители и специалисты будут учитывать проявления законов организации, к которым относятся следующие:
Закон композиции отражает необходимость согласования целей организации: они должны быть направлены на поддержание основной цели более общего характера. Для обеспечения однонаправленности целей организации можно использовать систему деревьев целей, состоящую из:
Закон пропорциональности характеризует необходимость определенного соотношения между частями целого, а также их соразмерность, соответствие или зависимость. Для технических и социально-экономических систем этот закон является в большой мере субъективным, регулируемым человеком.
Пропорции отражают объективно существующие связи и зависимости между частями целого. Одни пропорции неподвластны времени, другие, что особенно свойственно пропорциям в технических и социально-экономических системах, подвижны и динамичны. Достижение необходимых пропорций соразмерности, соответствия, соотношений в границах организации любой природы равнозначно повышению жизнеспособности системы и эффективности ее функционирования. Несоответствие между частями целого называется диспропорцией; она снижает устойчивость и эффективность системы, способствует ее разрушению.
Закон наименьших гласит, что структурная устойчивость целого определяется наименьшей его частичной устойчивостью. Наглядным примером проявления закона наименьших является элементарная цепь, состоящая из звеньев неодинаковой прочности. Она выдерживает тот вес, который выдержит наиболее слабое в отношении прочности звено. Точно так же логическая цепь доказательств рушится, если хотя бы одно из ее звеньев не выдерживает ударов аргументов и доказательств. Или, иначе: скорость эскадры определяется скоростью самого тихоходного судна в ней.
Закон онтогенеза характеризует единство стадий жизненного цикла системы от ее зарождения до разрушения. При решении любых вопросов обеспечения конкурентоспособности и эффективности любых объектов следует учитывать взаимосвязи и интеграционные процессы по всем стадиям их жизненного цикла.
Закон синергии проявляется в том, что сумма свойств системы не равна сумме свойств ее компонентов. Разность между суммой свойств системы и суммой свойств ее компонентов называется синергическим эффектом, дополнительным эффектом созидательного взаимодействия компонентов. При высокой организованности системы сумма свойств системы будет выше суммы свойств ее компонентов. При низкой организованности системы сумма ее свойств будет меньше суммы свойств компонентов.
Главной стадией жизненного цикла системы, на которой закладывается синергический эффект, является первая, стадия зарождения. Высококвалифицированный менеджер может обеспечить получение синергического эффекта за счет созидательного взаимодействия компонентов (структур, работников, элементов организации и т. п.), когда 2 + 2 будет равно условно 5, где дополнительная единица эффекта получена за счет умножения некоторой части потенциала двух компонентов. Кроме того, каждый компонент может давать эффект только в составе системы, куда он входит. Факторами получения синергического эффекта являются соблюдение законов и принципов организации в статике и динамике.
Закон упорядоченности утверждает, что главным связующим звеном системы является упорядоченная информация. Упорядоченность — характеристика системы, отражающая наличие определенным образом установленных взаимосвязей, обеспечивающих порядок, организованность во всем, устойчивость функционирования системы. Достигнутую упорядоченность можно охарактеризовать с помощью количественных и качественных оценок. Например, упорядоченность в принципе можно признать полной, если при ее оценке учтены три аспекта:
Закон единства анализа и синтеза предполагает рассмотрение в единстве процессов структуризации, детализации, распределения, специализации, т. е. анализ с обратными процессами соединения, укрупнения, универсализации, т. е. синтез. Анализ сосредоточивается на структуре, он показывает, как работают части целого. Синтез акцентирует внимание на функциях, он открывает, почему компоненты действуют именно так, а не иначе. Поэтому анализ дает значение, а синтез — понимание. Первый позволяет нам описать систему, а второй — объяснить ее. Анализ устремлен внутрь системы, синтез — изнутри.
Закон самосохранения гласит, что любая система стремится сохранить себя как целостное образование и, следовательно, экономнее расходовать свой ресурс.
Жизнь, выживание, равновесие, устойчивость — это ключевые понятия для раскрытия содержания закона самосохранения различных систем. Для самосохранения необходимо, чтобы системы строились, функционировали и развивались в соответствии с законами и закономерностями, научными подходами и принципами, способами и методами, присущими данной системе. Любые действия по обеспечению равновесия и устойчивости системы следует рассматривать в статике, т. е. в структуре (особенно это важно осуществлять при построении системы), и в динамике — при функционировании и развитии системы.
По нашей оценке, примерно на 90% конкурентоспособность на «выходе» системы определяется качеством структуры, качеством входящих в систему проектов и других компонентов. В достижении конкурентоспособного «выхода» системы на исполнителей приходится около 10% при условии, что они соблюдают установленные нормы и нормативы, стандарты, технологии и т. д. Поэтому вопросами самосохранения, устойчивости, эффективности системы следует заниматься до ее рождения, па стадии формирования концепции. При этом главной движущей силой повышения обоснованности концепции является конкуренция.
Наряду с этим следует учитывать, что упорядоченность имеет тенденцию к перерастанию в инерционность и даже в стагнацию, поэтому в дееспособной системе необходимы и желательны диалектические противоречия, движущие ее вперед, преодолевающие инерцию.
Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».
Только сегодня можно забрать запись со скидкой 60%. Программу вебинара смотрите здесь
8.2. Законы организации и их классификация
Любая система подчинена действию законов природы и общества, законов управления. Законы в обществе понимают в двух смыслах:
1) как нормативные акты, принятые и утвержденные в установленном порядке высшими органами государственной власти;
2) как необходимые, существенные, устойчивые, повторяющиеся отношения между явлениями в природе и обществе (носят объективный характер).
Законы являются высшей ступенью познания и имеют форму всеобщности, т. е. выражают общие отношения, связи, присущие всем явлениям данного рода, класса. В научной литературе существуют различные категории законов: законы науки, законы природы, законы предписания, законы мышления.
Законы науки – знание, формулируемое людьми в понятиях, которые отражают объективные процессы, происходящие в природе и общественной жизни на микро– и макроуровнях.
Законы природы – математическое выражение какого-либо природного явления, которое совершается при известных обстоятельствах с одинаковой необходимостью.
Законы-предписания – нормы, принципы поведения, которые человек должен соблюдать в организации, общественных объединениях (правовые, нравственные законы).
Законы мышления – правила, применение которых способствует достижению оптимальной мыслительной деятельности (законы логики).
В процессе изучения особенностей функционирования и развития сложных систем, к числу которых относятся и организации, выявлен ряд законов, помогающих глубже понять процессы, протекающие в компании, формировать адекватные модели принятия решений. Законы организации имеют в своем составе общее, частное и особенное. Общая часть закона универсальна – не зависит от страны, географического расположения. Частное действует в конкретных ситуациях и определенных видах деятельности. Особенное – это часть закона, отражающая специфику организации.
Законы организации образуют теоретический фундамент теории организации, способствуют переходу эмпирического подхода к профессиональному, позволяют правильно оценить возникающую ситуацию, помогают объективно анализировать накопленный опыт, повышают управленческую культуру в компаниях. Законы организации имеют существенные особенности, а именно:
1) характеризуют всеобщие связи и отношения в социальной среде;
2) выступают в роли катализатора общественного процесса;
3) усиливают свое влияние на деятельность компании с развитием общественных отношений.
Существуют различные точки зрения на классификацию законов организации. Э.А. Смирнов [42] выделяет две группы объективных законов (рис. 8.1).
Рис. 8.1. Типология объективных законов организации
Действие универсальных законов распространяется на социальную, биологическую и частично техническую системы. К этой группе относятся основополагающие (закон синергии, закон самосохранения и закон развития) и фоновые законы (закон информированности-упорядоченности, закон единства анализа и синтеза, закон композиции-пропорциональности). Специфические законы объединяют ряд законов, касающихся только социальных организаций.
В учебнике А.А. Беляева, Э.М. Короткова [6] отмечается, что теория организации изучает общие, частные и специфические законы (рис. 8.2), которые находят свое проявление в организациях.
Рис. 8.2. Законы организации и их взаимодействие
Две указанные классификации близки по своему содержанию, но имеют разночтения в названиях. Частные законы второй классификации равнозначны специфическим законам первой, а специфические законы второй близки по своему смыслу к фоновым законам в первой. На наш взгляд, целесообразно соединение этих подходов и выделение общих законов, частных законов как действующих в определенной ситуации и специфических законов, реализующихся в какой-либо одной, специфической сфере.
Основные законы организации
Основные законы организации отличаются от законов природы, носящих безусловный и объективный характер. Законы организации должны быть инструментом для руководителей и специалистов. Если они будут знать и учитывать законы организации в своей практической деятельности, качество управленческих решений повысится. Статья для тех, кто хочет разобраться в сущности и содержании организационных структур, чтобы научиться прогнозировать и управлять. А прогнозирование возможно только с учетом основных законов организации.
Виды законов организации
Организации как сложные объекты развиваются по специфическим законам. При изучении этих законов разделяют такие понятия, как: зависимость, объективный закон и закономерность.
Зависимость – это связь между параметрами входа и выхода организации как целостной системы.
Закон – это устойчивая и повторяющаяся зависимость, которая либо зафиксирована в законодательных документах, либо является общепринятой нормой для большой группы людей и организаций, получила признание авторитетных учёных.
Закономерность – это часть закона, касающаяся какой-либо узкой области его действия или первоначальная формулировка (ещё не устоявшаяся) закона в начале его теоретического осмысления и исследования.
Объективные законы носят название законы организации, а субъективные – законы для организаций.
Различают также основополагающие законы организации и законы организации второго уровня.
Основополагающие законы организации
Закон синергии организации
Любая организация характеризуется следующими основными элементами: производительность, заинтересованность, научный потенциал, отношение к внешней среде, микроклимат в коллективе, кадровый потенциал, технический потенциал, перспективы развития, имидж.
Различные сочетания этих элементов могут создать большой набор возможного потенциала организации: от очень низкого до очень высокого. Низкий уровень может возникнуть при плохой организации работы, недостаточном сочетании интересов работников с целями организации. Высокий – наоборот – при хорошей организации работы и совпадении интересов работников с целями организации.
Низкий потенциал характерен также при нарушении принципа системности при преобразовании, трансформации организации, что происходит на российских предприятиях везде и всюду. Например, это может проявиться при приобретении хорошего, но недостаточно совместимого с существующим оборудования или при приёме в организацию высококвалифицированных, но не коммуникабельных специалистов. Наблюдается также при непродуманной организации удаленной работы сотрудников в период пандемии, или панического сокращения персонала в преддверии кризиса.
Процесс резкого изменения потенциала аналогичен резонансу, т.е. резкому усилению или ослаблению деятельности в результате совпадения или несовпадения набора элементов и оптимального (не оптимального) сочетания их характеристик. В теории управления процесс резкого усиления или ослабления потенциала какой-то материальной системы носит название синергии. Таким образом, синергия может вызвать как резко положительные, так и резко отрицательные последствия.
Закон синергии формулируется так: «Для любой организации существует такой набор элементов, при котором её потенциал всегда будет либо существенно больше простой суммы потенциалов, входящих в неё элементов (людей, компьютеров и т.д.), либо существенно меньше».
Реализация Закон синергиив в организации:
Закон самосохранения организации
Формулировка закона: «Каждая материальная система стремится сохранить себя (выжить) и использует для достижения этого весь свой потенциал (ресурс)».
По этому закону требуется, чтобы общая сумма созидательных ресурсов организации была больше суммы внешних и внутренних разрушительных факторов. То есть «энергия удержания» (У) должна быть больше «энергии ликвидации» (Л). Реакция компании на внешние или внутренние отрицательные воздействия может быть разной и может привести либо к созидательным, либо к разрушительным явлениям.
Это частично определяется рядом факторов. К внутренним факторам относятся:
По данным консультантов США, 90% различных неудач американских фирм связывают с неопытностью менеджеров, злоупотреблениями, тенденцией старения персонала.
К внешним факторам относятся:
Перечисленные факторы, реализуясь в конкретные действия, могут существенно повысить ресурс организации. В частности, руководитель организации должен:
Для анализа положения организации очень важен показатель «уровень самосохранения» (УР), определяемый как разность ресурсов удержания и ликвидации, делённый на суммарный объём ресурсов удержания.
УР = <(У – Л) / У>100%
Приведённое соотношение аналогично рентабельности выпускаемой продукции.
Представляет практический интерес семь уровней самосохранения, отражённых в таблице 1.
Таблица 1. Характеристика уровней самосохранения
Уровень
Диапазон значений, %
Комментарий
Организацию следует немедленно ликвидировать
Для старых организаций просмотреть циклы подъёма и спада. Общая тенденция – принятие решения о ликвидации или реорганизации. Для новых организаций – либо ликвидация, либо подключение новых источников удержания
Для старых организаций – это сигнал к принятию радикальных решений. Для новых – это обычная борьба за выживание
Нормальная ситуация в рыночной экономике
Благоприятствующая ситуация в рыночной экономике
Организация находится в искусственно льготных условиях. Это сигнал к скорой расплате (наказанию)
Организацию следует немедленно ликвидировать
Закон самосохранения относится к объективным законам. Поэтому на практике его проявления имеют три тенденции:
Закон развития организации
Развитие – это необратимое, направленное, закономерное изменение материи и сознания. Различают эволюционную и революционную формы развития. Выделяют прогрессивное и регрессивное развитие. Прогресс и регресс составляют диалектическое единство. Без регресса нет прогресса. Развитие основано на жизненном цикле любой материальной системы. Формулировка закона: «Каждая материальная система стремится достичь наибольшего суммарного потенциала при прохождении всех этапов жизненного цикла».
Для организации закон развития может действовать в трёх вариантах:
Закон развития опирается на ряд принципов (правил). Среди них следует отметить: принцип инерции, эластичности, непрерывности и стабилизации.
Принцип инерции (или запаздывания) состоит в том, что изменение потенциала системы Rj начинается спустя некоторое время (T1) после начала воздействий изменений во внешней или внутренней среде и продолжается некоторое время (T2) после их окончания. В организации инерция проявляется в функционировании устаревшего оборудования, в использовании устаревших знаний и навыков, в деятельности отживших себя организационных структур.
Принцип эластичности заключается в том, что скорость (V) изменения потенциала системы Rj зависит от самого потенциала Rj, т.е.:
V = f (Rj)
На практике эластичность системы оценивают в сравнении с другими системами исходя из статистических данных или классификаций. Разные организации по-разному реагируют на одни и те же события в зависимости от профессионализма, технического, организационного и культурного уровня самой организации. Высокая эластичность – высокая скорость изменения, реакции на внешние изменения.
Принцип непрерывности состоит в том, что процесс изменения потенциала системы Rj идёт непрерывно, меняется лишь скорость и знак изменения.
Принцип стабильности состоит в том, что система стремится к стабилизации диапазона изменения потенциала системы Rj. Этот принцип основан на известной потребности общества к стабильности. Стабилизация организации должна проводиться профессионально за счёт ряда факторов, в том числе за счёт подключения новых ресурсов для изготовления нового изделия. Стабилизация осуществляется путём включения новой продукции в деятельность организации, не дожидаясь спада предыдущей продукции.
Законы организаций второго уровня
Закон информированности и упорядоченности
Кибернетика показала, что без обмена информацией между объектом и субъектом управления не может быть никаких управленческих актов. Причём под информацией в кибернетике понимаются любые сигналы (электрические, механические, биотоки, речь, письмо и т.д.) изменяющие наше представление об интересующем объекте. Сообщения, не изменяющие нашего представления об объекте, в кибернетике информацией не считаются, а считаются «шумом».
Вовремя полученная качественная информация приводит к упорядоченности системы. Под упорядоченностью понимается гармоничное развитие всех элементов организации: системы управления, персонала, подразделений и т.д. а также наличие между элементами установленного взаимодействия (взаимовлияния) – коэффициента пропорциональности. Наличие полной качественной информации является первым необходимым условием эффективного управления, полное отсутствие информации делает невозможным управление организацией.
Формулировка закона информированности-упорядоченности: «Чем большей информацией располагает организация о внутренней и внешней среде, тем больше вероятность её устойчивого функционирования (самосохранения)». Следствие закона: «Информированность работника после достижения критического уровня переходит в компетентность». Закон исходит из известного соотношения неопределённости информации (N), определяющей качество разработки решения:
N = – ∑ (Pi * log Pi),
где Pi – вероятность поступления i-й информации.
Наличие устойчивого канала поступления информации увеличивает вероятность поступления нужной для работника информации, и при этом неопределённость её (N) уменьшается.
Закон требует от руководителей создания и развития источников информации, организации повышения квалификации своих сотрудников, внедрения передовых информационных технологий. Руководитель, используя характеристики информации (объём, ценность, насыщенность и достоверность), имеет возможность создать первоклассный информационный ресурс своей организации.
Закон может действовать в трёх вариантах.
Закон единства анализа и синтеза
Суть анализа (декомпозиции) состоит в разделении целого на части, в представлении сложного в виде простых составляющих. Суть синтеза (агрегирования) состоит в соединении (мысленном или реальном) простых составляющих объекта в единое целое. Синтез (объединение) осуществляется на базе взаимной необходимости и взаимодействия. Получение при объединении элементов нового целого работоспособного образования, потенциал которого выше суммы потенциалов объединённых элементов, носит название эмерджентность. Это явление находится в рамках диалектического закона перехода количества в качество. Эффект синергии – составная часть эмерджентности. После синтеза у организации появляются новые интегративные качества, не свойственные её компонентам.
Анализ и синтез в практической деятельности человека идёт беспрерывно и неразрывно. Без анализа невозможен синтез – построение структуры объекта. Анализ позволяет выявить причинно-следственные связи элементов управления, а синтез соединить элементы, т.е. создать структуру управления для достижения поставленных целей. Таким образом, перестройка систем идёт через анализ и синтез, в качестве постоянной выступает цель экономичности функционирования системы.
Формулировка закона: «Каждая материальная система: живой организм, социальная организация (завод, концерн, учебное заведение и др.), стремится настроиться на наиболее экономичный режим функционирования за счёт постоянного изменения своей структуры или функций». Эти изменения идут в следующем цикле:
Рис. Схема цикла реализации закона
Скорость и результат преобразования зависят от диапазона изменения внешней и внутренней среды. Преобразования могут носить как позитивный, так и негативный характер в зависимости от изменений внешней или внутренней среды и времени преобразования. Преобразования могут идти спонтанно (сами по себе) или по заранее спланированному пути.
Следствие 1. При отсутствии внешних возмущающих воздействий все социальные ресурсы организации тратятся на внутренние потребности: компенсацию ущерба, страхование самих ресурсов и др. Это условие перерождения хозяйственной организации, нацеленной на прибыль, в общественную, выполняющую всецело социальные функции защиты.
Следствие 2. При отсутствии внешних и внутренних возмущений все созидательные ресурсы организации оказываются никому не нужны. Это означает, что организация идёт к полному истощению ресурсов, а человек – к деградации личности.
Из этого следствия вытекает необычный вывод о том, что для организации и человека необходимы внешние потрясения и внутренние противоречия.
Следствие 3. При отсутствии внутренних возмущающих воздействий все созидательные ресурсы организации тратятся на внешние потребности: компенсацию разрушительных действий внешних сил, на создание своего лобби в различных инстанциях и др. Это означает, что в организации нет внутренних проблем или их не замечают, царит полное согласие. Однако полное согласие – это условие неэффективной работы организации и возможной её ликвидации или банкротства.
С учётом требований данного закона руководитель должен придерживаться следующих принципов:
Особенности закона единства анализа и синтеза как объединённого закона организации:
Закон единства анализа и синтеза относится к объективным законам организации. Поэтому в практике его реализации имеются три варианта.
Закон пропорциональности и композиции
Формулировка закона: «Каждая материальная система стремится сохранить в своей структуре все необходимые элементы (композицию), находящиеся в заданном подчинении (пропорции)».
Закон реализуется за счёт использования следующих принципов:
Действие закона может проявляться в трёх вариантах.
Кроме упомянутых выше выделяются также следующие законы.
Закон иерархичности
Закон иерархичности состоит в упорядочении взаимодействий между уровнями организации в порядке от высшего к низшему и рассмотрении организации как сложной многоуровневой системы.
В соответствии с законом иерархичности каждый из уровней организации выступает как управляющий по отношению ко всем нижележащим и как управляемый, подчинённый по отношению к вышележащим. В иерархически построенной организации существует структурная и функциональная дифференциация, т.е. каждый уровень специализируется на выполнении определённого рода функций, причём на более высоких уровнях иерархии осуществляются преимущественно функции согласования и интеграции.
Иерархическое построение организаций объясняется тем, что управление в них связано с получением, переработкой и использованием больших массивов информации. Нижележащие уровни используют более детальную и конкретную информацию, охватывающую только отдельные стороны функционирования организации; на более высокие поступает обобщённая информация, относящаяся к организации в целом. Закон иерархичности проявляется в том, что структура организаций никогда не бывает абсолютно жёсткой: иерархия, как правило, сочетается с большей или меньшей автономией нижележащих уровней по отношению к вышележащим, и в управлении организацией используются присущие каждому уровню возможности самоорганизации.
Закон необходимого разнообразия
Закон необходимого разнообразия применительно к организационным системам может быть сформулирован следующим образом: «Разнообразие системы управления организацией должно превышать разнообразие управляемого процесса или объекта (или, по крайней мере, быть ему равным).
Из этого закона следует, что, проектируя любую подсистему организации, следует обеспечить возможность принятия разнообразных решений, при этом разнообразие решений должно быть большим, чем разнообразие проблем, с которыми сталкивается организация. Организация должна обладать необходимым разнообразием действий или быть способной создать в себе это разнообразие.
Использование закона необходимого разнообразия при совершенствовании систем управления предприятием помогает увидеть причины проявляющихся в них недостатков и пути повышения эффективности управления.
Снижение разнообразия управляющей подсистемы иногда проявляется в излишней формализации, бюрократизации её деятельности, что снижает гибкость организации и приводит к потере конкурентоспособности.
Закон самоорганизации
Закон самоорганизации проявляется в способности организации противостоять разрушающим тенденциям, адаптироваться к внешним возмущениям, изменяя при необходимости свою структуру и сохраняя целостность.
В основе данного закона лежит дуализм развития организации. С одной стороны, организация как «открытая» система подчиняется второму закону термодинамики. Это означает, что в реально развивающихся организациях всегда имеет место стремление к возрастанию энтропии, распаду, дифференциации. На практике данная тенденция проявляется в децентрализации организаций, создании самостоятельных структурных подразделений. С другой стороны, в любой организации наблюдаются и неэнтропийные тенденции (повышение организованности, порядка), лежащие в основе эволюционного развития.
В иерархических системах дуализм проявляется в том, что в зависимости от преобладания энтропийных или неэнтропийных тенденций система любого уровня иерархии может развиваться в направлении к более высокому уровню и переходить на него или, напротив, может происходить энтропийный процесс упадка и перехода системы на более низкий уровень развития.
Современное проявление этого закона – создание самообучающихся организаций, в которых действует корпоративный университет и отлаженная системы внутреннего управления знаниями.
Таким образом, познание законов организаций позволяет более грамотно и эффективно управлять ими, осуществлять научное предвидение их поведения при тех или иных изменениях во внешней и внутренней среде.