Инструкция: как подготовить нулевой отчет по форме 4-ФСС
Нулевой отчет 4-ФСС — это документ, подтверждающий отсутствие заработной платы и начисленных страховых взносов в определенном периоде. Сдавать его обязательно, иначе — штраф.
Нулевая отчетность
Иногда у организации или ИП нет данных для заполнения налоговой и иной отчетности. Это происходит, если деятельность не ведется, зарплата не начисляется и не выплачивается. Такое случается, если в организации происходит:
Или у новой компании деятельность еще не началась, а срок сдачи отчетности уже настал. Есть отчеты, которые сдают и при отсутствии деятельности и данных в них, они называются нулевыми. Нельзя однозначно сказать, нужно ли сдавать нулевые отчеты в ПФР и ФСС, — все зависит от статуса работодателя и типа отчета. Сдача 4-ФСС при отсутствии выплат работникам обязательна, если работодатель зарегистрирован в качестве страхователя в Фонде социального страхования. Исключений при отсутствии информации для заполнения законодательством не предусмотрено.
Форма 4-ФСС обязательна для всех страхователей. Разберемся, надо ли в Соцстрах сдавать нулевой отчет, если нет начислений зарплаты в отчетном квартале. Да, отчет надо сдавать в любом случае, за некоторыми исключениями. Но даже если страховые взносы в отчетном периоде не исчислялись и не уплачивались, в установленный срок в территориальный орган Фонда социального страхования необходимо отправить отчет. Это касается как организаций, так и некоторых ИП.
Ответственность за несдачу «нулевки»
Если экономический субъект зарегистрирован в ФСС, он обязан отчитываться в Фонд. Если при регистрации не направить отчетность своевременно, работодателю назначат административное наказание по статье 26.30 Федерального закона № 125-ФЗ от 24.07.1998. В ней указано, что штраф за несвоевременную сдачу 4-ФСС в 2021 году для организации составляет 5% от суммы страховых взносов, начисленных к уплате, но не более 30% от всей суммы взносов. При отсутствии начислений минимальный штраф — 1000 рублей (для «нулевок»).
По статье 15.33 КоАП РФ предусмотрено наказание для руководителя организации или иного должностного лица, ответственного за предоставление сведений в ФСС. В статье указано, какой размер штрафа за несданный нулевой отчет в ФСС для должностных лиц, — от 300 до 500 рублей. Для самой организации штраф за несдачу нулевой 4-ФСС составит 200 рублей. Аналогичное наказание предусмотрено за сдачу «нулевки» не в той форме — на бумаге вместо электронной.
Когда сдавать «нулевку» необязательно
Статья 346.52 НК РФ регулирует, кто сдает 4-ФСС. Отдельно определена такая обязанность для индивидуальных предпринимателей, которые являются работодателями и зарегистрировались в Фонде. Если у ИП есть работники, ему необходимо отчитываться. Но нужно ли сдавать 4-ФСС для ИП без работников, — нет, эти предприниматели не зарегистрированы в Фонде социального страхования в качестве страхователей. Они не выплачивают зарплату и отчитываются по страховым взносам. Это же правило распространяется на предпринимателей, применяющих патентную систему налогообложения, даже если у них есть наемные работники. Ответственность за несдачу «нулевки» ИП не несут.
Сроки и формат сдачи нулевого отчета 4-ФСС
Нулевые отчеты в органы Соцстраха подают в сроки, зависящие от формата подачи отчетности — на бумаге или в электронной форме. Если в штате организации до 25 человек, на бумаге отчет сдают до 20 числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Нулевой расчет 4-ФСС за 3 квартал 2021 года на бумажном носителе необходимо направить в Фонд до 20.10.2021.
Какие листы заполнять в отчете 4-ФСС без показателей
Некоторые разделы в отчете 4-ФСС заполняются обязательно. Инструкцией к заполнению из приказа ФСС № 381 от 26.09.2016 (ред. от 07.06.2017) определено, как заполнять 4-ФСС на бумаге с нулевой отчетностью в 2021 году. Все страхователи заполняют и сдают:
Иногда требуется заполнить в «нулевке» таблицы № 1.1, 3 и 4.
Порядок заполнения «нулевки»
Это только кажется, что раз показателей нет, то и заполнять, кроме шапки, ничего не нужно. Рассмотрим, как сдать в ФСС нулевую декларацию, что и где в ней заполнять. Бухгалтеру следует знать, в каких полях и ячейках:
Титульный лист у нулевого отчета особенностей не имеет и заполняется в обычном режиме. Обратите внимание, что при заполнении поля ИНН в первых двух клетках проставляются нули, если ИНН состоит из 10 цифр. Аналогичное правило предусмотрено для заполнения ОГРН, если он состоит из 13 цифр: полей для кода предусмотрено 15, поэтому в двух первых клетках ставим нули.
Во всех полях, графах и ячейках, в которых отсутствуют данные для заполнения, следует проставить прочерки. Но ставить прочерки во всех полях расчета недопустимо. Некоторые строки имеют числовые значения:
В нулевой отчетности отобразите информацию о платежах по задолженности по страховым взносам за прошедшие кварталы (отчетные периоды).
Если организация не прекратила вести деятельность, то поле «Прекращение деятельности» оставляем пустым. Аналогично поступаем с полем «Бюджетная организация» при отсутствии такого статуса у компании. Эту ячейку заполняют только представители бюджетной сферы.
В 1998 году закончила КГАУ, экономический факультет по специальности бухгалтер. В 2006 году ТНУ, юридический факультет по специальности гражданское и предпринимательское право. Опыт работы бухгалтером с 1998 по 2007 год. Пишу статьи с 2012 года
Как заполнять нулевую форму 4-ФСС
Обновленная форма 4-ФСС подается в Фонд социального страхования и содержит информацию по страховым взносам «на травматизм» и расходах на выплату страхового обеспечения. Форму подают все компании, а также предприниматели, которые являются работодателями. Если данные по взносам отсутствуют, подается нулевой расчет. В статье рассмотрим его нюансы. Особенно это будет актуально для начинающих бизнесменов.
Законодательная основа
Необходимость предоставления формы 4-ФСС вытекает из положений закона № 125-ФЗ от 24.07.98. Статья 24 посвящена взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (для краткости их называют «на травматизм»). О том, как заполнить форму, рассказано в приказе ФСС от 26.09.2016 № 381.
Расчет сдается ежеквартально всеми страхователями, в том числе в периоды отсутствия деятельности. Следовательно, если компания только образовалась и еще не начала работать, временно приостановила свою деятельность или прекратила ее, но пока не закрылась, 4-ФСС нужно подавать обязательно. В упомянутых случаях подается нулевой расчет.
Что заполнять
При отсутствии в квартале выплат, влияющих на содержание 4-ФСС, он подается в сокращенной форме. В приказе 381, а точнее, в пункте 2 приложения № 2 к нему сказано, что в этом случае страхователи заполняют:
Особенности заполнения
Как именно оформить отсутствующие данные — прочерками, нулями или вовсе оставить ячейки пустыми? В отношении 4-ФСС существуют определенные правила, которые описаны в том же приложение № 2 к приказу 381.
Во-первых, некоторые ячейки титульного листа формы следует оставить пустыми, если они не имеют отношения к организации (это верно не только для нулевой 4-ФСС):
Во-вторых, в отдельных полях титульного листа следует проставить нули (применимо не только к нулевому расчету):
То есть нули проставляются перед ИНН и ОГРН, если они состоят, соответственно, из 10 и 13 знаков, поскольку поля рассчитаны на 12 и 15 знаков.
В-третьих, во всех ячейках, где отсутствуют показатели, проставляется прочерк.
Кроме того, есть ряд полей, которые даже в нулевой форме будут содержать показатели. Некоторые из них будут заполнены у всех страхователей, другие — у той части, у которой присутствуют упомянутые в них показатели. Вот эти ячейки:
О данных для таблицы 5
Таблица 5 заполняется всегда вне зависимости от того, подается расчет с данными или нулевой. В ней отражается информация по спецоценке условий труда и проведению обязательных медицинских осмотров. Новички, которые стали страхователями в текущем году, ставят во всех строках таблицы прочерки. Прочие субъекты прописывают следующие данные:
Пример
Допустим, ООО «Ромашка» зарегистрировалось 1 сентября текущего года. По состоянию на 1 октября деятельность не начиналась. Из сотрудников в штате есть только директор, никакие выплаты произведены не были, взносы на травматизм не начислялись. Действует страховой тариф без надбавок и скидок — 2,3%. Спецоценка условий труда будет произведена в конце года.
Итак, организация зарегистрирована в третьем квартале, а значит, по его окончании необходимо подать 4-ФСС. Поскольку деятельность отсутствует, то подается нулевой расчет. Полную форму 4-ФСС для ООО «Ромашка» можно скачать здесь.
Где скачать бланк формы 4-ФСС в последней редакции 2021 года
Актуальная версия отчета, действующая в 2021 году
Заметим, что в связи с отменой зачетного механизма финансирования соцрасходов и переходом на прямые выплаты ФСС работает над новой формой 4-ФСС. О готовящихся поправках мы писали здесь. Но пока новая форма 4-ФСС на 2021 год не утверждена. Как сообщает сам Фонд соцстраха, расчет за 1 квартал нужно сдать по прежней форме. При этом есть некоторые особенности заполнения, о которых можно узнать здесь.
Построчный алгоритм заполнения формы 4-ФСС с 2021 года приведен в Готовом решении от КонсультантПлюс. Чтобы посмотреть разъяснения, получите пробный доступ к системе. Это бесплатно.
Образец заполнения 4-ФСС для 2021 года также можно бесплатно скачать в К+:
Если вам нужен образец 4-ФСС за 3 квартал/9 месяцев 2021 года, воспользуйтесь образцом, составленным экспертами КонсультантПлюс, и проверьте, все ли вы заполнили правильно. Это можно сделать бесплатно, получив пробный онлайн доступ к системе.
Образец заполнения нулевого расчета 4-ФСС вы найдете в нашей статье.
Где скачать бесплатно бланки расчета по форме 4-ФСС для формирования уточненок в Соцстрах к отчетности за 2020, 2019, 2018, 2017, 2016 и 2015 годы
При отправке уточненной отчетной документации за предыдущие кварталы необходимо использовать форму расчета, действующую в корректируемом периоде. То есть уточненки за периоды, начиная с 3-го квартала 2017 года подавайте на бланке, используемом сейчас.
Подробнее о подаче уточненной формы 4-ФСС читайте в Готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно оформить бесплатно.
Уточненный расчет за 1-й квартал и полугодие 2017 года нужно оформлять на этом бланке.
При коррекции сведений за 2016 год следует применять бланк, введенный приказом ФСС от 25.02.2016 № 54.
Скачать бесплатно форму 4 ФСС за 2016 год можно здесь:
В 2015 году действовали 2 формы ведомости: за 1-е полугодие — редакция, введенная приказом ФСС от 26.02.2015 № 59, а начиная с 25.08.2015 — приказом ФСС от 20.07.2015 № 304.
Бесплатно скачать бланки формы 4-ФСС за 2015 год также можно на нашем портале:
Итоги
Новый бланк 4-ФСС был введен с отчетности за 3-й квартал 2017 года и с тех пор не менялся. По этой форме нужно сдавать и расчет за периоды 2021 года. При передаче в 2021 году корректирующей отчетной документации за предшествующие годы применяются формы, действовавшие именно в той отчетной кампании.
РСВ и 4‑ФСС за I квартал 2021 года. Как заполнять на прямых выплатах
В 2021 году ФСС выплачивает пособия работникам напрямую. Проект прямые выплаты заработал по всей России с 1 января. Заполнять отчетность по взносам теперь будет проще. Расскажем, что учесть новеньким в проекте.
Как сдать РСВ на прямых выплатах
Расчёт по страховым взносам сдавайте по той же форме, по которой отчитались за 2020 год. Она утверждена приказом ФНС от 18.09.2019 N ММВ-7-11/470@.
Всем, кто присоединился к прямым выплатам с 1 января 2021 года, надо учесть несколько важных изменений в расчёте за I квартал. Они повлияют на порядок заполнения приложений 2, 3 и 4.
Как заполнить РСВ по новым правилам
Приложения 3 и 4 заполнять больше не нужно никому, так как в них расшифровываются расходы организаций на выплату сотрудникам пособий, которые теперь сразу выплачивает ФСС.
С приложением 2 к разделу 1 всё немного сложнее. В нём указывается сумма взносов на ВНиМ. На прямых выплатах особенности следующие:
Пример заполнения. В компании 5 сотрудников. В I квартале 2021 года начисленные взносы на ВНиМ составили 10 875 рублей. В том числе за январь, февраль и март по 3 625 рублей.
В январе ФСС возместил расходы на декабрьские больничные в сумме 1 200 рублей.
Приложение 2 будет заполнено следующим образом:
Образец РСВ за 1 квартал 2021 года на прямых выплатах. Сокращенное приложение 2
Какие пособия отражать в РСВ
С 2021 года в РСВ учитываются только те пособия, которые сотрудникам выплатил сам работодатель. Раньше в сумме выплат мы указывали все больничные, декретные, пособия по уходу за ребёнком и пр. Теперь остались только больничные за первые три дня болезни работника и дополнительные выходные по уходу за ребёнком-инвалидом.
Они включаются в сумму выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу работника. В РСВ это строки 030 подразделов 1.1 и 1.2, строка 020 приложения 2 и строки 140 подразделов 3.2.
Больничные за первые три дня болезни не облагаются взносами, поэтому их включают в суммы, не подлежащие обложению по ст. 422 НК РФ. Это строки 040 подразделов 1.1 и 1.2 и строка 030 приложения 2. Оплата дополнительных выходных взносами облагается, поэтому отражается в строках 050 подразделов 1.1 и 1.2 и приложения 2, а также в строках 150 подразделов 3.2.
Пособия на погребение тоже выплачивает работодатель, а ФСС их компенсирует позже. Показывать их в расчёте не нужно.
Как сдать 4-ФСС на прямых выплатах
Форму 4-ФСС планировали обновить в 2021 году, даже подготовили новый бланк отчёта. Но в I квартале его не приняли и скорее всего не примут до конца 2021 года. Поэтому отчитываемся по старой форме, утверждённой приказом ФСС от 26.09.2016 № 381.
Как заполнить 4-ФСС по новым правилам
Раньше в таблице 3 мы расписывали расходы по страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Теперь она не актуальна, можно не заполнять.
Ещё одно место для отражения расходов — строка 15 таблицы 2. Её теперь тоже заполнять не надо, достаточно проставить нули или прочерки.
Компенсации пособий по травматизму и прочих расходов, полученные от ФСС за периоды до 1 января 2021 года, отражаются в строке 6 таблицы 2.
Так как зачётная система не действует, в 4-ФСС мы сразу показываем взносы к уплате. В таблице 2 начисленные взносы указываются в строке 2, уплаченные — в строке 16. Задолженность по взносам на конец первого квартала указывайте в строке 19. Задолженность за ФСС на конец периода теперь может появиться, только если вы переплатили взносы.
Пример заполнения. Организация платит взносы на травматизм по минимальному тарифу — 0,2 %. За январь, февраль и март за сотрудников начислили по 400 рублей. На 1 января 2021 года у страхователя был долг — 264,30 рубля.
Таблица 2 расчёта 4-ФСС будет заполнена так:
Образец 4-ФСС за 1 квартал 2021 года на прямых выплатах. Таблица 2
Какие пособия отражать в 4-ФСС
Как и в РСВ, включать в 4-ФСС нужно будет только больничные за первые три дня болезни сотрудников и дополнительные выходные по уходу за детьми инвалидами. Больничные с четвёртого дня, декретные и детские пособия платит ФСС — показывать их в отчёте не нужно.
Больничные за первые три дня болезни отразите в общей сумме выплат по строке 1 таблицы 1. Так как они не облагаются взносами, то попадут и в строку 2 таблицы 1.
Оплата дополнительных выходных родителям детей инвалидов попадает в строки 1 и 3 таблицы 1, так как формирует базу для начисления взносов. Пособия на погребение в 4-ФСС не попадают.
Читайте также
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Сдача отчета в ФСС в 2021 году: сроки сдачи на бумаге и в электронном виде
Что будет, если не сдать вовремя форму 4-ФСС? Страхователю придется заплатить штраф. В общем случае в 2021 году он составит 5% от суммы взносов, начисленной к уплате за последние три месяца отчетного периода. Предлагаем не доводить дело до штрафа, и заранее подготовиться к сдаче отчетности.
Формы сдачи отчетности в ФСС
В 2021 году компании и предприниматели должны направлять в Фонд социального страхования отчет по форме 4-ФСС. В нем отражаются взносы по страхованию от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (взносы «на травматизм»). Бланк отчета и порядок его заполнения утверждены приказом ФСС от 26.09.16 № 381.
Порядок заполнения формы 4-ФСС
Вероятно, в скором времени форма будет изменена. Это связано с тем, что в 2021 году все регионы России перешли на систему прямых выплат. Теперь Фонд перечисляет пособия напрямую работникам, минуя работодателя (см. « С 2021 года во всех регионах России пособия будут выплачиваться напрямую из ФСС »).
Но пока действует прежний вариант бланка. В письме ФСС от 09.03.21 № 02-09-11/05-03-5777 и на сайте фонда приведены рекомендации, как правильно заполнить отчет в 2021 году. Нужно оставить пустыми поля, посвященные расходам на соцстрахование. А именно:
Сроки сдачи отчета в ФСС в 2021 году
Они утверждены пунктом 1 статьи 24 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ (далее — Закон № 125-ФЗ).
Сразу оговоримся: в законе не сказано, как быть, если последний день сдачи 4-ФСС приходится на выходной или праздник. Ответ находим в письме Минэкономзразвития от 16.09.11 № 3346-19. Авторы сообщают, что в подобной ситуации срок продлевается. Последняя дата сдачи переносится на ближайший рабочий день (см. «Срок сдачи отчета 4-ФСС за девять месяцев истекает 17 октября» ).
Срок сдачи в электронном виде
Отчет 4-ФСС в форме электронного документа следует сдать не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом.
Справка
Отчетными периодами по взносам на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний являются: квартал, полугодие, 9 месяцев и календарный год. Это закреплено в пункте 2 статьи 22.1 Закона № 125-ФЗ.
Кто обязан сдавать 4-ФСС в электронном виде? Страхователи, у которых среднесписочная численность физлиц, получивших в предшествующем календарном году выплаты и иные вознаграждения составила более 25 человек. А также вновь созданные (в том числе путем реорганизации) компании с численностью свыше 25 человек.
Срок сдачи на бумаге
Форму 4-ФСС в бумажном виде нужно сдать не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным периодом.
Отчитаться «на бумаге» могут страхователи, у которых среднесписочная численность физлиц, получивших в предыдущем году выплаты и иные вознаграждения, составила 25 человек или менее. То же самое относится ко вновь созданным компаниям со штатом не более 25 человек.
Таблица сроков сдачи формы 4-ФСС за 2021 год
За какой период
В бумажном виде
В электронном виде
не позднее 20 апреля
не позднее 26 апреля (25.04.21— воскресенье)
не позднее 20 июля
не позднее 26 июля (25.07.21 — воскресенье)
не позднее 20 октября
не позднее 25 октября
не позднее 20 января 2022 года
не позднее 25 января 2022 года
Как подготовить отчет 4-ФСС в электронной форме
Есть и другой способ — сдать отчет через оператора ЭДО (электронного документооборота). В его системе можно создать отчет, либо подгрузить его из бухгалтерской программы, после чего оператор сам загрузит отчет на приемный шлюз ФСС.
Как отправить отчет 4-ФСС онлайн
Перед отправкой форму нужно подписать при помощи электронной подписи. Важно убедиться, что сертификат ЭП выбран правильно. В противном случае отчет не пройдет проверку.
После отправки формы страхователь получит от фонда один из двух документов: квитанцию о приеме или протокол контроля.
Квитанция — это юридически значимый документ. Он подтверждает, что ФСС принял отчет.
Образец заполнения расчета по форме 4-ФСС за 2021 год
Разберем на примере.
Допустим, среднесписочная численность работников торговой компании ООО «Организация» составляет 10 человек. Тариф по взносам «на травматизм » — 0,2%, скидок и надбавок нет. В 2021 году мероприятий по профилактике травматизма и профзаболеваний не было. Спецоценка условий труда проведена.
По состоянию на 1 января 2021 года компания имела задолженность по взносам «на травматизм» в размере 500 руб.
Выплаты сотрудникам составили:
Итого за II квартал 2021 года выплаты: всего — 1 844 000 руб., включенные в базу по взносам — 1 8400 000 руб.
Начислено взносов «на травматизм»:
Итого за II квартал 2021 года сумма взносов составила 3 680 руб.
Компания заполнила расчет 4-ФСС за полугодие (скачать файл).
Штраф за несвоевременную сдачу отчетности в ФСС
Если организация или ИП не вовремя сдаст 4-ФСС проверяющие выпишут штраф. Размер санкции — 5% от суммы взносов, которая начислена к уплате за последние три месяца отчетного периода за каждый полный и неполный месяц со дня, установленного для сдачи расчета. Существуют ограничения: не более 30% указанной суммы и не менее 1 000 руб. (п. 1 ст. 26.30 Закона № 125-ФЗ).
Если страхователь, обязанный в 2021 году сдать в ФСС отчет по взносам «на травматизм» в электронном виде, направит «бумажную» форму, его ждет другой штраф. Величина санкции — 200 руб. (п. 2 ст. 26.30 Закона № 125-ФЗ).