5S — пять шагов к идеальному рабочему месту
5S – сокращение от «5 Steps» (пять шагов) представляет собой инструмент для обеспечения системы бережливого производства, рационализации рабочего места с помощью маркировки. Это не «стандартизация уборки», а философия экономного, успешного, бережливого производства. Система была разработана в послевоенной Японии, в компании Toyota.
Цели 5S
• создание комфортного психологического климата, стимулирование желания работать;
• повышение производительности труда;
• снижение числа несчастных случаев;
• повышение уровня качества продукции, снижение количества дефектов.
Что такое 5S
5S – это пять японских слов, описывающих цикл, состоящий из последовательных шагов:
Шаг 1. Сортировка
Сортировка (cэири) — чёткое разделение вещей на нужные и ненужные и избавление от последних. Означает, что вы высвобождаете рабочее место от всего, что не понадобиться при выполнении текущих производственных операций.
Все сотрудники вовлекаются в сортировку и выявление предметов, которые:
• должны быть немедленно вынесены, выброшены, утилизированы;
• должны быть перемещены в более подходящее место для хранения;
• должны быть оставлены и для них должны быть созданы и обозначены свои места.
Необходимо чётко обозначить «зону красных ярлыков» предметов с красными флажками и тщательно её контролировать. Предметы, остающиеся нетронутыми свыше 30 дней, подлежат переработке, продаже или удалению.
Шаг 2. Соблюдение порядка
Соблюдение порядка (сэитон) — аккуратность, организация хранения необходимых вещей, которая позволяет быстро и просто их найти и использовать. Означает определить и обозначить «дом» для каждого предмета, необходимого в рабочей зоне, сделать расположение рациональным. Иначе, если, например, производство организовано по сменам, рабочие разных смен будут класть инструменты, документацию и комплектующие в разные места. В целях рационализации процессов и сокращения производственного цикла крайне важно всегда оставлять нужные предметы в одних и тех же отведённых для них местах. Это ключевое условие минимизации затрат времени на непродуктивные поиски.
Шаг 3. Содержание в чистоте
Содержание в чистоте (сэисо) — уборка, соблюдение рабочего места в чистоте и опрятности. Значит обеспечить оборудованию и рабочему месту опрятность, проводить современную уборку, достаточную для проведения контроля, и постоянно поддерживать её. Уборка в начале и/или в конце каждой смены обеспечивает немедленное определение потенциальных проблем, которые могут приостановить работу или даже привести к остановке всего участка, цеха или завода.
Шаг 4. Стандартизация
Стандартизация (сэикэцу) — поддержание порядка, необходимое условие для выполнения первых трёх правил. Это метод, при помощи которого можно добиться стабильности при выполнении процедур первых трех этапов 5S – значит разработать такой контрольный лист, который всем понятен и прост в использовании. Продумать необходимые стандарты чистоты оборудования и рабочих мест, и каждый в организации должен знать, как это важно для общего успеха.
Шаг 5. Совершенствование
Совершенствование (сицукэ) — формирование привычки, воспитание привычки точного выполнения установленных правил, процедур и технологических операций. Означает то, чтобы выполнение установленных процедур превратилось в привычку.
Мероприятия, лежащие в основе 5S (сортировка, рациональное расположение, уборка, стандартизация и совершенствование), абсолютно логичны. Они представляют собой базовые правила управления любым продуктивно работающим отделом. Однако именно системный подход, который система 5S применяет к этим мероприятиям, и делает ее уникальной.
5S или как организовать свое рабочее место
Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke. Знаете, что значат эти 5 непонятных японских слов? Не знаете? Я постараюсь объяснить.
Но сначала немного истории. В 50-х годах прошлого века Японии пришлось очень не сладко, страна оказалась в сильнейшем кризисе: отделенная от материка, без особых ресурсов и с множеством других проблем. Но… японцы — молодцы. Они собрались, много учились и много работали. Они перенимали все лучшие технологии, модернизировали и улучшали их. Единственным спасением Японии в тот момент было стать намного более эффективной, чем весь остальной мир.
И японцы это сделали. Они стали работать очень и очень эффективно. А способы работы они очень аккуратно, как кирпичики, сложили в систему. Система работы у японцев получилась стройная, но живая, и, что очень важно, постоянно улучшающаяся.
Так вот эта система вся создана для того, чтобы максимально минимизировать и исключить все затраты, какие можно. И сделать процесс просто супер эффективным.
И одним из маленьких, но очень важных кирпичиков этой системы стала методика 5S, методика эффективной организации рабочего места. Состоит она в применении 5 простых принципов. Принципов, позволяющих экономить время и силы и работать эффективно.
Что же это за принципы?
1. Seiri (Рассортировать)
Выделите все программы, документы, инструменты, материалы и прочие вещи, которые вы используете, или которые помогают вам в работе. Остальное либо сотрите, либо выкиньте, либо куда-то подальше уберите. Оставьте, только то, что на самом деле нужно. Будьте честны и объективны. Если есть сомнения, уберите вещь в дальний ящик, понадобится — достанете.
2. Seiton (Упорядочить)
Инструменты и документы, которые вы посчитали важными, расположите по удобным и легко доступным местам. По местам, наилучшим образом соответствующим вашему рабочему процессу. Наведите порядок на рабочем столе и в компьютере. Настройте сервисы, которыми пользуетесь. Разложите справочники и книги, к которыми регулярно обращаетесь, по полкам. Сделайте свое место работы удобным.
Важно, чтобы было место подо все и все на своем месте.
На японских (а теперь уже и практически на всех современных) заводах используется так называемый метод теней — там где должен лежать конкретный инструмент рисуется контур этого инструмента. Это сделано для того, чтобы было сразу видно, если какого-то инструмента нет или он лежит не на своем месте. То, что не нужно каждый раз проверять все ли на месте и искать чего же не хватает, экономит кучу времени.
3. Seiso (Убраться)
Систематическая уборка — вещь просто необходимая. Тратьте немного времени в конце вашего дня, или, когда вы заканчиваете работать, на уборку. Уберите мусор, разложите все по своим местам. Сделайте так, чтобы утром следующего дня было приятно снова начать работать. Ключевой момент – это регулярность. Важно, чтобы уборка была частью вашего рабочего дня, а не совершалась время от времени, когда «уж слишком большой беспорядок».
4. Seiketsu (Стандартизировать)
Стандартизируйте по возможности ваш рабочий процесс. Если существуют регулярно повторяющиеся действия, опишите их, продумайте все моменты и не тратьте больше время на обдумывание, когда понадобится сделать это действие опять. Старайтесь выработать себе лучшие линии поведения. Имея под рукой готовые алгоритмы действий, вы будете экономить огромную кучу времени. И перестанете упускать из виду важные моменты.
5. Shitsuke (Поддерживать)
После того, как ваша работа более-менее стандартизирована, на столе и в целом на рабочем месте порядок, нет ничего лишнего и все на своем месте — не останавливайтесь! Очень важно все это поддерживать и постепенно улучшать.
Ну что, прочитали?
Слишком всё просто и очевидно? Посмотрите на стол вокруг себя и на свой десктоп.
Я очень рад, если у вас все в порядке, Если нет, попробуйте сегодня убрать лишнее со стола, прибраться, разложить все по местам, описать (хотя бы у себя в голове), как проходит ваш рабочий день. И хотя бы пару недель постараться выполнять эти до невозможности очевидные принципы.
Система 5S на производстве: секреты успешного внедрения
Система 5S на производстве: секреты успешного внедрения
Финансовый директор группы компаний «Радиус». Имеет большой опыт работы в финансовом консалтинге, а также в управлении финансовой службой инвестиционной компании, специализирующейся на вложениях в высокотехнологичные проекты.
Определение и принципы системы 5S
Система 5S – это способ организации рабочего пространства, основанный на следующих принципах (см. таблицу 1 и рисунок 1).
| № | Японский | Английский | Русский |
|---|---|---|---|
| 1 | Seiri | Sort | Сортировка |
| 2 | Seiton | Set in Order | Соблюдение порядка |
| 3 | Seiso | Shine | Содержание в чистоте |
| 4 | Seiketsu | Standartise | Стандартизация |
| 5 | Shitsuke | Sustain | Совершенствование |
Являясь, на первый взгляд, набором простых и очевидных правил, 5S призван сформировать определенную культуру. Это больше чем инструкции, это часть идеологии бережливого отношения к самому себе и своему рабочему окружению.
Рисунок 1. Что такое система 5S
Этапы перехода на систему 5S
Реализация принципов 5S в компании происходит в несколько этапов, структура и названия которых остаются на усмотрение компании. Хорошим обобщением возможных вариантов будет представление в виде стандартного цикла P-D-C-A (Plan/Prepare – Do – Check – Act, см. рисунок 6).
Результатом стандартизации должны стать пакет документов, регламентирующий предыдущие фазы 5S, система средств визуального контроля и информирования сотрудников
Фаза 1. Подготовка. Выполняет следующие задачи:
Каждый из шагов важен. Акцент следует сделать на объяснении того, как 5S может способствовать повышению безопасности, предотвращению несчастных случаев на рабочем месте, снижению затрат, облегчению работы и т.д. Двигателем изменений станет топ-менеджмент компании, поэтому лидеру проекта необходимо выстроить эффективные коммуникации прежде всего с ними.
Фаза 2. Исполнение. Детальное планирование и исполнение принципов 5S.
2.1. Сортировка: определяются критерии сортировки, организовываются временные склады для условно лишних предметов, выполняется сортировка, организовывается утилизация ненужных предметов (см. таблицу 2).
Таблица 2. Пример критериев сортировки
| Решения | Частота использования предмета | Критерий |
| Ненужные | ||
| Не использовался в течение последнего года | Временный склад для принятия дальнейших решений | |
| Не используется в рабочем процессе | Временный склад для принятия дальнейших решений | |
| Не подлежит ремонту | Удалить | |
| Необходимые редко | Использовался не больше 3 раз за последние полгода | Хранить в пределах рабочей зоны на среднем расстоянии |
| Используется не чаще 2 раз в год | Хранить в пределах рабочей зоны на удаленном расстоянии | |
| Необходимые часто | Используется еженедельно | Хранить в пределах рабочей зоны на близком или среднем расстоянии |
| Используется ежедневно | Хранить в пределах рабочей зоны на близком расстоянии | |
| Используется ежечасно | Хранить в непосредственной близости либо носить с собой |
2.2. Соблюдение порядка. Продолжается тотальная инвентаризация с сопутствующей расстановкой вещей на определенные позиции. Примерами новых правил могут являться следующие:
Предметы и их маркировку следует подготовить не только для сотрудников, использующих их постоянно. Удобный доступ к предмету и обозначениям следует организовать для любого сотрудника, имеющего соответствующее право на использование предмета.
2.3. Содержание в чистоте. Этот пункт может играть ключевую роль на производственных площадках с высокими требованиями к чистоте. Например, микробиологическое производство особенно чувствительно к заражениям сторонними микроорганизмами. Спецификой технологического процесса определяется степень регламентации и контроля. Можно выделить несколько общих шагов:
Сочетание функций очистки и диагностики дефектов и поломок приводит к более комфортной и безопасной среде, создает лучшие условия для посещений сторонними людьми (например, кредиторами).
2.4. Стандартизация. Не представляет большой сложности для компаний в России. Десятилетия бюрократизации процессов сформировали высокий уровень компетенции в регламентации действий сотрудников. Но нередко за толстыми томами положений и регламентов теряется смысл этапа стандартизации, который заключается в постоянном улучшении процесса. На этом этапе документируются или улучшаются:
Результатом стандартизации должны стать пакет документов, регламентирующий предыдущие фазы 5S, система средств визуального контроля и информирования сотрудников.
Фаза 3 и 4. Оценка и совершенствование. Цель этих фаз в преобразовании принятых решений в образ мышления, в культуру бережливого отношения к производственному процессу, сотрудникам, материалам и оборудованию. Необходимо найти баланс между дисциплиной и собственным участием сотрудников в восприятии новых ценностей.
3.1. Оценка. Аудит исполнения принятых решений является обязательной частью проекта внедрения 5S. Примером чек листа, который можно использовать на этом этапе, является приложенный файл.
3.2. Реагируй и улучшай. Если процесс не работает, то не стоит спешить с поиском причин в сотрудниках. Нередко существуют объективные причины, о которых сотрудники по разным причинам не могут сообщить руководству. Важно стимулировать сотрудников на генерацию новых идей, но не в ущерб основным обязанностям. В этом случае важно не оставлять инициативы без ответа.
Использование системы организации и рационализации рабочего места 5S на практике
5S — это мягкий переход в бережливое производство. В идеале цели бережливого производства достигаются за счет коучинга и участия команды, но на практике свою эффективность чаще доказывают контроль, приказы и наложение незначительных штрафов. Почему так происходит?
Дело в том, что, говоря о 5S, мы говорим об изменении мышления. Как следствие, причины неудачного внедрения новой парадигмы — это чаще всего субъективные причины. И речь прежде всего о руководстве компании. Внедрение 5S с последующим переходом к этапам внедрения бережливого производства вскрывает большинство болезней, распространенных в той или иной мере, но на всех предприятиях. Сформулируем наиболее частые ограничения, с которыми приходится сталкиваться на практике:
Выводы
5S — это способ организации рабочего пространства, основанный на принципах бережливого отношения к сотрудникам, коммуникациям, оборудованию и материалам. Внедрение 5S — это процесс изменения мышления всех сотрудников компании. Чаще всего успех проекта зависит от наличия ресурсов и руководства компании к изменениям. Большое внимание стоит уделить общению с сотрудниками и контролю за исполнением принятых решений.
Организация рабочего пространства по принципу 5С
5C — это философия управления, с которой начинается эффективное производство и без которой оно просто не может существовать.
Шаг 1 — «сортировка» — четкое разделение вещей на нужные и ненужные и избавление от последних.
Шаг 2 — «соблюдение порядка» (аккуратность) — организация хранения необходимых вещей, которая позволяет быстро и просто их найти и использовать.
Шаг 3 — «содержание в чистоте» (уборка) — соблюдение рабочего места в чистоте и опрятности.
Шаг 4 — «стандартизация» (поддержание порядка) — выполнение установленных процедур первых трех шагов.
Шаг 5 — «совершенствование» или «самодисциплина» (формирование привычки) — улучшение, поддержание результатов, достигнутых ранее.
Рисунок 1. Организация рабочего пространства по принципу 5C
Шаг 1 «1С»
Для удаления ненужных предметов из операционной зоны на первоначальном этапе внедрения мы использовали так называемую «кампанию красных ярлыков», когда на каждый предмет — кандидат на удаление — приклеивается или вывешивается красный ярлык (флажок). Все сотрудники подразделения, где проходила сортировка, были вовлечены в этот процесс, в итоге выявили предметы, которые:
Для предметов с красными флажками организовали «зону карантина», которую раз в месяц перебирали. Предметы, которые пролежали в зоне карантина свыше 30 дней, либо перемещали в место постоянного хранения, как правило, в складской зоне, либо продавали, а иногда и утилизировали.
Красный ярлык может представлять собой обычный красный стикер с нанесенной на него датой перемещения этого предмета в зону карантина, а может быть более сложный по форме: с информацией о подразделении, причинах перемещения в зону карантина, ответственных и т.д. Пример красного ярлыка на рисунке 2.
Рисунок 2. «Зона карантина» с помещенными в нее предметами с красными флажками
Ниже приведена таблица с рекомендациями по сортировке предметов с различной частотой использования в рабочей зоне:
Шаг 2 «2С»
Недостаточно один раз все разложить по местам, этот порядок должен соблюдаться всегда и всеми. При обходах рабочих мест на первоначальном этапе внедрения 5С возникало много проблем с возвратом инструментов, инвентаря на место. Прошло определенное время, пока подобрали оптимальное расположение для предметов в операционной зоне, которое позволило любому сотруднику легко использовать, быстро находить и возвращать на место документацию, инструменты, материалы, комплектующие. При маркировке места хранения предметов старались использовать принципы, позволяющие при первом же взгляде на любое из мест сразу определить, что там должно лежать, каково количество предметов и срок их хранения. Для этих целей использовали разные методы визуализации:
1. Оконтуривание предметов — нанесение контура предмета на поверхность, где данный предмет должен храниться
Рисунок 3. Стол качества, производство минеральной изоляции, г. Рязань
Рисунок 4. Оконтуривание предметов на столе качества, производство минеральной изоляции, г. Рязань
Рисунок 5. Стенд с инструментом, слесарный участок, г. Юрга
Рисунок 6. Стенд с инструментом (вертикальное размещение и хранение инструмента), производственный участок, г. Хабаровск
Рисунок 7. Стол с инструментом (горизонтальное размещение и хранение инструмента), производственный участок, г. Хабаровск
2. Цветовая маркировка, при которой разным видам инструментов и приспособлений соответствуют разные цвета
Рисунок 8. Фото разъемов центрифуги с ответной частью, соответствующей по цвету, производство минеральной изоляции, г. Рязань
Рисунок 9. Цветовая маркировка трубопроводов на участке подготовки связующего, г. Хабаровск
3. Маркировка краской для выделения места хранения на полу и/или в проходах
Рисунок 10. Обозначение мест хранения пил в производственном цехе, г. Рязань
Рисунок 11. Слесарный участок, производство минеральной изоляции, г. Заинск
Рисунок 12. Открытая складская площадка, производство минеральной изоляции, г. Рязань
Рисунок 13. Склад запчастей, производство минеральной изоляции, г. Юрга
Маркировку краской применяют также для обозначения разделительных линий между рабочими зонами или транспортных проездов.
Рисунок 14. Цех по производству минеральной изоляции, г. Рязань
Шаг 3 «3С»
Есть такая поговорка «чисто не там, где метут, а там, где не сорят». Конечно, содержание в чистоте предусматривает уборку рабочих мест, придание оборудованию и рабочему месту опрятность, достаточную для проведения контроля, но главное было в том, чтобы создать такие условия, при которых образование грязи и пыли сводилось к минимально допустимому количеству. Этот процесс продолжается до сих пор, на эту тему подается немало предложений по улучшению оборудования или рабочего места.
Казалось бы, все понимают преимущества уборки:
Тем не менее, переход от убеждения к действиям, особенно на старых заводах с 50-летней историей, был совсем не легким. Во всех подразделениях проверки чистоты проводим в соответствии с заранее определенными критериями чистоты (чистота в офисе и в производственном цехе — не одно и то же), которые указываются в контрольном листе. В контрольном листе на ряде участков подробно описаны содержание и порядок работ по наведению чистоты, есть фотографии мест их проведения:
Чтобы упростить периодический осмотр, контрольные листы прикрепили рядом с соответствующим оборудованием, чтобы быстро проверять на правильность заполнения и устранять выявленные недостатки.
Есть еще один простой инструмент для контроля стандарта чистоты рабочего места — это фотография рабочего места в том виде, в каком оно должно быть. Ниже пример.
Рисунок 15. Стандарт чистоты, производство минеральной изоляции, г. Рязань
Шаг 4 «4С»
Стандартизация — создание единого подхода к выполнению заданий и процедур. Основная цель этого этапа — предотвратить отход от постоянной реализации первых трех этапов. Стандартизировать — значит разработать такой контрольный лист, который всем понятен и прост в использовании. Ниже пример табличной части контрольного листка для производственного подразделения и офиса.
Контрольный листок для производственного подразделения
Контрольный листок для офиса
Выполнение требований 5С является частью профессиональной аттестации рабочих и ИТР и давно превратилось в общую культурную норму — от кабинета директора до производственных и вспомогательных помещений.
Рисунок 16. Стандарт рабочего места в производственной зоне г. Рязань
Рисунок 17. Доска 5С на складе готовой продукции, производство минеральной изоляции, г. Хабаровск
Рисунок 18. Стандарт рабочего места главного энергетика, производство минеральной изоляции, г. Хабаровск
Рисунок 19. Стандарт безопасности рабочего места, производство минеральной изоляции, г. Челябинск
Шаг 5 «5С»
Пятый этап — это совершенствование или самодисциплина, поддержание результатов, достигнутых ранее. Стабильность системы 5С зависит не от того, насколько хорошо внедрены процедуры первых четырех этапов, а от того, будут ли поддерживаться первые четыре этапа пятым.
В отличие от первых четырех «С» совершенствование нельзя внедрить как технику, результаты совершенствования не поддаются измерению, однако можно создать условия, которые будут стимулировать сотрудников на дальнейшую деятельность в рамках системы 5С. В Компании ТЕХНОНИКОЛЬ для этого применяются разные инструменты: лозунги 5С, плакаты 5С, информационные доски «БЫЛО»—«СТАЛО», рассылки 5С, визиты в подразделения, где внедряют 5С и др.
Рисунок 20. Плакаты 5С, производство минеральной изоляции, г. Черкассы
Рисунок 21. Фрагмент информационной доски 5С «БЫЛО»-«СТАЛО», г. Рязань
Рисунок 22. Закрепление персональной ответственности на складе готовой продукции, г. Заинск