Как правильно отразить в форме 6-НДФЛ отпускные?
Что отличает отпускные и больничные по части НДФЛ?
В форму 6-НДФЛ наряду с обычными выплатами, облагаемыми налогом на доходы физлиц, попадают отпускные и больничные. В отличие от заработной платы, выплачиваемой через каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ), их начисляют:
ВНИМАНИЕ! Чтобы не ошибиться с датой выплаты отпускных и не попасть на штраф от трудовой инспекции и на проценты за просрочку выплат работникам, прочтите нашу публикацию «Если отпуск с понедельника, выдать отпускные в пятницу нельзя».
ВАЖНО! Работодатель с 2021 года оплачивает только первые 3 дня больничных и некоторые пособия. Остальные выплаты осуществляет ФСС напрямую, т.к. с 2021 года по всей России действует пилотный проект.
При различиях в сроках начислений и выплат для отпускных и больничных существуют одинаковые правила для определения:
В части последнего срока отпускные и больничные отличаются от всех прочих доходов, НДФЛ с которых должен платиться не позже первого рабочего дня, наступающего за днем выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Из-за этой особенности в 6-НДФЛ отпускные и больничные в большинстве случаев будут показываться обособленно от иных выплат.
Отражение в 6-НДФЛ отпускных, выплачиваемых отдельно и вместе с зарплатой
С отчетности за 1 квартал 2021 года форма 6-НДФЛ обновлена приказом ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@.
Воспользуйтесь образцом 6-НДФЛ за 3 квартал/9 месяцев 2021 года, составленным экспертами КонсультантПлюс, и проверьте, все ли вы заполнили правильно. Это можно сделать бесплатно, получив пробный онлайн доступ к системе.
Как отразить отпускные в 6-НДФЛ? В большинстве случаев ситуации по НДФЛ с отпускных сводятся к 2 вариантам:
Таким образом, в разделе 1 6-НДФЛ отпускные, как правило, окажутся отраженными отдельно от иных осуществленных выплат из-за несовпадения срока оплаты НДФЛ с них (письмо ФНС России от 11.05.2016 № БС-4-11/8312). В разделе 2 этой формы они войдут в общие суммы сделанных за отчетный период начислений доходов (стр. 110 ранее стр.020), удерживаемого с этих доходов налога (стр. 140 ранее стр. 040) и фактически удержанного налога (стр. 160 ранее стр. 070).
На границе периодов срок оплаты НДФЛ с отпускных, подчиняющийся общему порядку переноса его на ближайший рабочий день, если он попадает на выходной (п. 7 ст. 6.1 НК РФ), может перейти на следующий за отчетным периодом квартал. В такой ситуации строки 110, 140 и 160 будут заполнены в периоде выплаты дохода, а в раздел 1 данные по этой выплате попадут только в следующем отчетном периоде.
Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы отразили отпускные в 6-НДФЛ. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.
Как показать переходящие отпускные и их перерасчет?
Как отразить в форме 6-НДФЛ отпускные, переходящие на другой месяц или квартал? Это делают по общим правилам:
То есть необходимость внесения в 6-НДФЛ отпускных, относящихся к разным отчетным периодам, будет определять факт их начисления и реальной выплаты, а не период, с которым они связаны (письмо ФНС России от 24.05.2016 № БС-4-11/9248).
Необходимость в перерасчете отпускных после сдачи отчетности с данными по ним может возникнуть в 2 ситуациях:
О сроках, установленных для сдачи отчета, читайте в этом материале.
Как в 6-НДФЛ отразить учебный отпуск, разъяснил Н. Н. Тактаров, советник государственной гражданской службы РФ 3 класса. Чтобы сделать все правильно, получите пробный онлайн-доступ и бесплатно изучите мнение чиновника.
Пример заполнения 6-НДФЛ с отпускными
Необходимость отражения в 6-НДФЛ отпускных связана с 3 датами:
Допустим, существуют такие исходные показатели:
Пример заполнения 6-НДФЛ за 1 квартал 2021 года с отпускными
Как отразить отпуск в 6-НДФЛ
Чтобы правильно отразить в 6-НДФЛ отпускные, необходимо учесть несколько важных правил, связанных:
С отчетности за 1 квартал 2021 года форма обновлена приказом ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@. Теперь бланк 6-НДФЛ включает в себя сведения из справки 2-НДФЛ по каждому сотруднику, т.к. справки 2-НДФЛ, как самостоятельный отчет, с 2021 года отменены. А привычная нам форма сильно изменилась.
В обзоре от КонсультантПлюс эксперты рассказали об основных изменениях отчета с 2021 года. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ бесплатно.
Доход сотрудников в виде отпускных и НДФЛ, исчисленный и удержанный с этих сумм, отражается в 6-НДФЛ в следующем порядке:
Кроме общих правил необходимо учесть разъяснения чиновников, детализирующие сложные моменты, возникающие в практической деятельности и вызывающие затруднения при отражении отпускных в 6-НДФЛ.
Разбираемся с переходящим отпуском в 6-НДФЛ (рекомендации ФНС)
Отражение в налоговых отчетах переходящих выплат порой вызывает у бухгалтера затруднения. К таким расходам налоговики относятся с повышенным вниманием и часто находят в налоговых расчетах и декларациях связанные с ними ошибки.
При отражении переходящего отпуска в 6-НДФЛ за 1 квартал необходимо учитывать:
Если при заполнении 6-НДФЛ за 1 квартал 2021 года по отпускным все-таки возникнут затруднения, за разъяснением нужно обращаться в Минфин (ст. 34.2 НК). Ранее ФНС рекомендовала обращаться в инспекции по нюансам заполнения 6-НДФЛ — вопросы можно было задать инспектору письменно, устно, по телефону или при личной встрече (письмо ФНС России от 27.07.2016 № БС-3-11/3426). Сейчас ФНС запретила подчиненным консультировать налогоплательщиков (письмо от 27.12.2018 № ГД-4-19/25766).
Пошаговую инструкцию по заполнению отчета по форме 6-НДФЛ с 1-го квартала 2021 года вы найдете в готовом решении от КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите подсказкам от экспертов К+. Это бесплатно.
Пример отражения переходящего отпуска в 6-НДФЛ
Покажем на примере порядок заполнения 6-НДФЛ за 1 квартал 2021 года с переходящим отпуском.
Несколько сотрудников ООО «Электромир» уходят в отпуск в ближайшие месяцы (согласно графику отпусков):
Первые два отпуска заканчиваются в апреле, а последний — начинается в апреле. Какие из этих отпускных в 6-НДФЛ за 1 квартал 2021 года попадут? Чтобы разобраться с этим вопросом, бухгалтер ООО «Электромир» составил таблицу ключевых дат:
Как распределится информация в 6-НДФЛ по указанным отпускным, смотрите на рисунке:
Как выглядят разделы 1 и 2 расчета за 1 квартал 2021 года по данным примера, смотрите на образце. Для наглядности примера условно считаем, что других выплат, кроме отпускных, в этом периоде не было:
Электронный помощник для расчета отпускных
В 6-НДФЛ отражаются отпускные, величина которых рассчитывается отдельно. Чтобы облегчить процедуру исчисления суммы отпускных выплат, разработано множество электронных помощников. Прямо на нашем сайте вы можете воспользоваться одним из них — калькулятором отпускных.
Для начала работы с калькулятором отпускных введите исходные данные:
Если работник отработал меньше года, после выбора этого условия дополнительно появится поле, в которое необходимо ввести дату его приема на работу:
После заполнения исходных данных нажмите на кнопку «Рассчитать». Появится блок полей для ввода данных о полученной работником зарплате и днях, не входящих в расчет. Причем калькулятор сам определяет, за какие месяцы нужны данные. К примеру, если отпуск продолжительностью 28 календарных дней предоставлен с 05.02.2021, необходимо ввести данные за период с февраля 2020-го по январь 2021 года.
После заполнения данных при нажатии на кнопку «Рассчитать» появится результат расчета:
Калькулятор выдает подсказки (при нажатии на знак «?»), позволяет распечатать готовый расчет и мгновенно пересчитать результат, если введенные данные были подкорректированы.
С другими полезными онлайн-помощниками вас познакомит специальная рубрика «Калькуляторы».
Итоги
Отпускные являются облагаемым НДФЛ доходом и отражаются в 6-НДФЛ. В первом разделе расчета отпускные нужно показать в общей сумме по всем сотрудникам, а также отразить начисленный и удержанный НДФЛ. Во втором разделе детализируется информация по суммам выплаченных отпускных и исчисленного с них НДФЛ, а также ключевым датам (выплаты отпускных, удержания и перечисления налога).
Отпускные в расчете по форме 6-НДФЛ
Дата фактического получения дохода в виде отпускных – день выплаты дохода.
Дата удержания налога – день выплаты дохода. В программе дата фактического получения дохода первоначально указывается в документе Отпуск. Затем дата дополнительно уточняется автоматически при проведении документов на выплату. Это сделано специально из-за случаев, когда фактическая дата выплаты начислений отличается от ранее запланированной в документе и чтобы пользователю в этом случае не приходилось возвращаться в документ начисления и уточнять в нем дату выплаты. Т.е. реальная дата фактического получения дохода (дата для строки 100) это дата документа на выплату отпускных (рис. 1).
Дата удержания налога (дата для строки 110) это также дата документа на выплату. Срок перечисления удержанного налога (дата для строки 120) – не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты. Если этот день – выходной (нерабочий день), то автоматически указывается первая рабочая дата за этим днем.
Если последний день срока перечисления налога приходится на нерабочий день, установленный Указами Президента РФ, то в соответствии с п. 7 ст. 6.1 НК РФ днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день.
Однако, по мнению ФНС России (письма от 24.04.2020 № БС-4-11/6944@, от 13.05.2020 № БС-4-11/7791@), срок уплаты налоговыми агентами НДФЛ с выплат сотрудникам переносится только для тех организаций, кто согласно Указам Президента не мог осуществлять деятельность. Организации, которые продолжили работу, не вправе воспользоваться п. 7 ст. 6.1 НК РФ, поэтому должны платить НДФЛ в сроки, установленные ст. 226 НК РФ, без учета переноса.
В примерах рассмотрим, как отражается доход в виде отпускных в расчете по форме 6-НДФЛ, когда организация работала в нерабочие дни и не работала.
Отпускные начислены в марте 2020 года, а выплачены в апреле 2020 года
Пример
Отпускные выплачены в марте 2020 года
Пример
Если организация не работала в период нерабочих дней, то сумма отпускных будет отражена в разделе 1 расчета за 1 квартал 2020 года и в разделе 2 расчета за полугодие 2020 года (рис. 4). В раздел 2 расчета за 1 квартал 2020 года сумма отпускных не попадет, так как срок перечисления налога приходится на другой отчетный период (письма ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14507, от 24.10.2016 № БС-4-11/20120). Срок перечисления НДФЛ с суммы отпускных – 12.05.2020.
Отпускные в расчете по форме 6-НДФЛ в других программах «1С»:
4 примера отражения отпускных в расчете 6-НДФЛ
Грешкина А.А., эксперт Школы бухгалтера
При подготовке формы 6-НДФЛ бухгалтеры сталкиваются с трудностями, как отражать те или иные суммы НДФЛ, исчисленные и удержанные налоговым агентом. В статье рассмотрим, как правильно отразить отпускные выплаты в четырех различных ситуациях.
На основании профстандарта каждый специалист может наметить для себя конкретные направления повышения квалификации. Для этого достаточно пройти обучение в Школе Бухгалтера. Все наши курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».
Порядок заполнения расчета по форме 6-НДФЛ утвержден Приказом ФНС РФ от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@.
В расчете 6-НДФЛ отпускные отражаются в том периоде, в котором они фактически выплачены.
В Письмах ФНС РФ от 12.02.2016 № БС-3-11/553@, от 24.03.2016 № БС-4-11/5106 указано, что при выплате доходов в виде оплаты отпусков налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты. Начисленные, но не выплаченные отпускные, в расчет 6-НДФЛ не включаются. Согласно п. 1 ст. 223 НК РФ датой фактического получения дохода в виде отпускных является день их выплаты.
Дата перечисления НДФЛ с отпускных — это последнее число месяца, в котором они выплачены.
Порядок заполнения расчета 6-НДФЛ при выплате отпускных
Отражается сумма отпускных, выплаченных в последнем квартале отчетного периода, на каждую дату выплаты отпускных.
Если последний день месяца выплаты отпускных (строка 120) приходится на выходной день, то указывается первый рабочий день следующего месяца (Письма ФНС РФ от 16.05.2016 № БС-4-11/8568@; от 01.08.2016 № БС-3-11/3504@; от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@).
Пример (отпускные начислены и выплачены в одном квартале)
Рекомендуем статьи в Школе бухгалтера:
Пример (отпускные начислены в одном квартале, выплачены — в следующем квартале)
Отпускные 30 000 рублей начислены 31 марта 2017 года, выплачены 4 апреля 2017 года, НДФЛ — 3 900 рублей перечислен в день выплаты отпускных. Указанные отпускные в расчете 6-НДФЛ за 1 квартал 2017 года не отражаются. Они отражаются в расчете 6-НДФЛ за полугодие 2017 года
Пример (отпускные выплачены в декабре одного налогового периода, срок перечисления НДФЛ — в следующем налоговом периоде)
В Письме ФНС РФ от 05.04.2017 № БС-4-11/6420@ рассмотрена ситуация, при которой отпускные начислены и выплачены в одном налоговом периоде, а срок перечисления НДФЛ — в следующем налоговом периоде.
Отпускные 30 000 рублей выплачены 30 декабря 2016 года, НДФЛ — 3 900 рублей перечислен в день выплаты отпускных, начало отпуска и срок перечисления НДФЛ — 9 января 2017 года, так как 31.12.2016 — выходной день, следовательно, срок переносится на первый рабочий день — 09.01.2017.
Раздел 1 за 2016 год
Раздел 2 за 1 квартал 2017 года
Пример (компенсация неиспользованного отпуска при увольнении)
Датой фактического получения дохода при выплате компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении, является последний рабочий день. Поэтому компенсация за неиспользованный отпуск отражается в расчете 6-НДФЛ за период, на который приходится последний день работы (Письмо ФНС РФ от 11.05.2016 № БС-3-11/2094@).
24.03.2017 в день увольнения выплачена компенсация за неиспользованный отпуск 30 000 рублей, в том числе — НДФЛ 3 900 рублей.
Отпускные в расчете по форме 6-НДФЛ
Прочитав нашу статью, вы узнаете, как отразить отпускные в расчете по 6-НДФЛ форме в программе 1С Бухгалтерия 8 за периоды, когда предприятие не работало и работало в нерабочий период.
День фактического получения отпускных является днем выплаты дохода. День выплаты дохода является датой удержания налога.
Таким образом: фактический день получения дохода (день для графы 100) является в документе днем выплаты отпускных. Ознакомьтесь с примером на рисунке 1.
День удержания налога (день для графы 110) также является в документе днем для выплаты. Период начисления удерживаемого налогового сбора (день для графы 120) – не позднее последнего числа месяца, в который были осуществлены отчисления. Если дата приходится на нерабочий, например, праздничный день, нужно внести первый рабочий день за этой датой.
Если ПО не выполняет расчет отпускных автоматически, то начислять выплаты нужно, используя документ Начисление Зарплаты. Важно: в этом случае в расчете, в период начисления налога, срок будет указан автоматически – не позже дня, который идет за датой выплаты дохода.
Обратите внимание: согласно официальным распоряжениям В. В. Путина, периоды с 30.03.2020 года по 30.04.2020 года и с 06.05.2020 года по 08.5.2020 являлись не рабочими. Однако ряд предприятий фактически работали.
Если последний день периода начисления налога выпадает на нерабочую дату, определенную Президентом России, то, согласно Налоговому Кодексу страны, ст. 6.1 п. 7, датой завершения периода будет являться следующие ближайшие рабочие сутки.
Вместе с тем по заявлению Федеральной Налоговой Службы РФ, период выплаты НДФЛ с выплатами работникам необходимо переносить лишь тем предприятиям, которые, по распоряжению В. В. Путина, не могли работать. Предприятия, которые не переставали вести трудовую деятельность, не имеют право использовать ст. 6.1 п. 7 Налогового Кодекса, и обязаны оплачивать подоходный налог в период, регламентированный ст. 226 Кодекса, не обращая внимания на перенос.
В ПО предприятий, который работали в официально нерабочие периоды, при указании последнего периода оплаты налоговых сборов нерабочие дни учитывать не обязательно. В настройках отчетов и налогов нужно снять галочку с пункта Перенести период уплаты налогов и сдачи бух. отчетов (путь к строке – из меню Анти-кризис, расположенного в подразделе Отчеты и Налоги, который находится в разделе Главное). Смотрите рисунок 5.
Разберем, как отразить отпускные в 6-НДФЛ форме, когда предприятие не работало и продолжало рабочую деятельность в нерабочий период.
Начисление и выплата отпускных были проведены в марте и апреле 2020 года соответственно
Пример
Начисление отпускных было осуществлено в марте 2020 года, их выплата – 06 апреля 2020 года.
Начисление отпускных было осуществлено с использованием документа Отпуск. Дата реального получения отпускных-дохода, и день удержания налога – дата выплаты дохода.
Дата выплаты отпускных в нашем примере – 06 апреля 20520 года. День реального получения отпускных и день удержания налога – это в документе день выплаты. Периодом перевода подоходного налога с отпускных является последний день месяца, в котором осуществлялась выплата.
Если предприятие не прекращало деятельность в установленные В. В. Путиным сроки, то дата перечисления подоходного налога с отпускных – 30 апреля 2020 года. В примере отпускные станут указываться в разделах №1 и №2 расчета за первые полгода 2020 года (смотрите рисунок 2). Т.к. день реального получения этого дохода считается днем его выплаты.
Если предприятие не работало в установленный Президентом РФ нерабочий период, то отпускные тоже станут отображаться в разделах №1 и №2 расчета за первые полгода 2020 года. Однако датой перечисления подоходного налога с отпускных станет уже 12 мая 2020 года (смотрите рисунок 2).
Выплата отпускных была осуществлена в марте 2020 года
Пример
Выплата отпускных была проведена 16 марта 2020 года.
Если предприятие не прекращало трудовую деятельность в установленный нерабочий период, то отпускные станут отражаться в разделах №1 и №2 расчета за первый квартал 2020 года (смотрите рисунок 3). Период перечисления подоходного налога с отпускных – 31 марта 2020 года.
Если предприятие прекратило работу в нерабочий период, то отпускные станут отображаться в разделах №1 за первый квартал 2020 года и №2 расчета за первые полгода 2020 года (смотрите рисунок 4). Суммы отпускных в разделе №2 за первый квартал 2020 года не будет. Т.к. период перевода налогов выпадает на новый отчетный период.
Период для перечисления подоходного налога с отпускных в нашем примере – 12 мая 2020 года.