71 счет учет расчетов с подотчетными лицами
Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы.
(в ред. Приказа Минфина РФ от 18.09.2006 N 115н)
(см. текст в предыдущей редакции)
На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).
Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.
Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
корреспондирует со счетами:
по дебету по кредиту
50 Касса 07 Оборудование к установке
51 Расчетные счета 08 Вложения во внеоборотные
52 Валютные счета активы
55 Специальные счета в 10 Материалы
банках 11 Животные на выращивании
76 Расчеты с разными и откорме
дебиторами и кредиторами 15 Заготовление и приобретение
79 Внутрихозяйственные материальных ценностей
расчеты 20 Основное производство
91 Прочие доходы и расходы 23 Вспомогательные
Счет 71. Расчеты с подотчетными лицами
В ходе рабочего процесса нередко возникает потребность в выделении средств на различные нужды. Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» позволяет бухгалтеру фиксировать все подотчетные операции по взаиморасчетам с работниками предприятия. Контроль финансов подотчетных лиц помогает выявить неоптимизированные траты, отследить недостачи по выделяемым средствам и ошибки при организации расчета в целом.
Особенности счета 71
Работа предприятия сопровождается возникновением ситуаций, при которых необходим расчет за наличные средства. Чаще всего это обусловлено поездкой сотрудника в командировку или организацией досуга клиенту компании.
Для получения подотчётных средств сотрудник должен написать соответствующее заявление на имя руководителя с указанием необходимой денежной суммы. Также в заявлении указывается предполагаемая дата трат и предназначение запрашиваемых ресурсов. Заявление подписывается у директора и сотрудник получает деньги на руки.
Запрещено выдавать материальные средства, если по выданным ранее ресурсам у работника не закрыта отчетность. При необходимости допускается вариант списания средств в качестве утери по счету 94.
Сотрудник организации обязан предоставить отчёт с приложением оригиналов всех документов в течение 3 дней после совершения трат. Отчетность по хозяйственным и другим видам затрат может быть представлена спустя три дня после завершения срока, на который выдавались денежные средства. Так как ни один норматив не содержит срока сдачи документов, то дополнительно можно утвердить акт, согласно которому работник обязан предоставить отчетность именно в это время.
Использование счета 71 в бухгалтерском учете
Счет ведется по дебету и кредиту. Дебетовые расчеты выполняются с учетом вносимых средств. При внесении на счет первым будет отображаться номер операции, а затем — номер общего счета. В случае с кредитными операциями запись выполняется в обратном порядке. В целом расчеты по счету 71 можно разделить на несколько категорий:
Операция | Счет | ||||||||||||||||
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Приобретение подотчетным лицом различных материалов | |||||||||||||||||
Сдача подотчетным лицом выданных авансом средств. Выручка, полученная от реализации продукции | |||||||||||||||||
Различные траты, которые возникли в процессе ведения деятельности компании или поездок в командировку | |||||||||||||||||
Переоформление задолженности подотчетных лиц в связи с изменением места их работы |
Дебет | Кредит | Суть операции |
---|---|---|
71 | 50 / 51 / 52 / 55 | |
60 | 71 | Оплату поставщику произвели через подотчетное лицо |
19 | 71 | Выделили НДС из затрат, понесенных работником |
70 / 73 | 71 | Удержали из зарплаты или прочих расчетов невозвращенные в срок подотчетные деньги |
94 | 71 | Списали как недостачу невозвращенные подотчетные деньги |
Рекомендуем вам облачный сервис Контур.Бухгалтерия. В нашей программе легко вести учет подотчетных средств. Вы в режиме реального времени будете знать, кто получал деньги, в какой сумме, и кто еще не отчитался. Всем новичкам мы дарим бесплатный пробный период на 14 дней.
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами необходим в любой организации как для контроля денежной наличности и учета реально произведенных затрат, так и для правильного расчета налогов. Какие документы и как должны оформляться в этом случае?
Кто считается подотчетным лицом
Очень часто в ходе хозяйственной деятельности затраты на нужды предприятия приходится осуществлять работникам по указанию руководителя организации. В таком случае работнику дают деньги под отчет, т. е. за этим следует его обязанность представления отчета за полученные и потраченные суммы. Такой работник для бухгалтерии является подотчетным лицом.
Деньги подотчетникам могут быть выданы:
Учет подотчетных сумм (их поступление, списание, отражение остатка или перерасхода) проводится на бухгалтерском активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Аналитический учет бухгалтер должен вести по каждой сумме, выданной под отчет.
Организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами
Выдаются средства под отчет согласно п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У на основании завизированного руководителем (или ИП) заявления работника с прописанными в нем суммой и сроком, на который берутся деньги. С 19.08.2017 (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) такое заявление не является обязательным, и выдача может быть осуществлена без заявления на основании распоряжения руководителя (или ИП). Выдачу наличных из кассы осуществляют по расходному кассовому ордеру.
За подотчетные деньги работник должен отчитаться. Для этого существует такой документ, как авансовый отчет, в котором отражается полученная сумма средств и то, на что она была потрачена.
К отчету также необходимо также приложить документы, подтверждающие произведенные расходы. С 30.11.2020 срок сдачи подотчетным лицом авансового отчета организация может установить самостоятельно, требование о том, что АО должен представляться не позднее 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы подотчетные, или со дня выхода на работу, отменено.
Нюансы командировочных расходов
Служебная командировка — это выезд сотрудника в местность, отдаленную от его основного места работы, для выполнения служебных функций. Оформление документов, на основании которых нужно вести бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в этом случае, должно проводиться в соответствии с постановлением Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749.
Выдача денег для поездки в командировку рассчитывается исходя из стоимости проезда туда и обратно, расходов на жилье и суточных.
При этом нужно учесть, что:
Для правильного расчета налогооблагаемой базы по НДФЛ суточные учитывают в пределах норм, установленных законом: 700 руб. по России и 2500 руб. — в загранкомандировке (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ), для расчета налога на прибыль в расходы включается сумма в пределах размера, оговоренного внутренними документами работодателя (трудовым договором, приказом, положением о командировках).
Та часть суточных, которая выплачена сверх нормы, установленной законодательством, считается доходом работника, и облагается НДФЛ и страховыми взносами.
Проводки для ведения учета на счете 71
Согласно разделу VI инструкции по применению плана счетов (приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н), счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»:
Суммы, за которые работник не отчитался, он должен вернуть работодателю — такая операция будет записана по кредиту счета 71 и дебету денежных счетов 50, 51.
Если остаток денег числится в долгу у работника, то его следует учесть по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетом 71. Такая задолженность может быть удержана из зарплаты сотрудника, в этом случае будет проведена проводка Дт 70 Кт 94. Когда у работодателя нет возможности удержать долг из зарплаты, используется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», и проводка будет выглядеть так: Дт 73 Кт 94.
Обратите внимание! Если сотрудник потерял (или забыл взять) подтверждающие расход документы, то решение о возмещении расходов работнику принимает руководитель компании. Подтверждающим документом будет приложенная к авансовому отчету объяснительная записка от сотрудника, а основанием для принятия авансового отчета — приказ директора фирмы.
Обобщим информацию о том, с какими счетами может корреспондировать счет 71.
Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» корреспондирует: