Списание остатков алкоголя в ЕГАИС
Списание алкогольной продукции, в том числе и крепкого алкоголя, в ЕГАИС происходит в нескольких случаях:
Если при инвентаризации выявляются излишки фактической продукции по сравнению с остатками в ЕГАИС либо их недостача. Данное расхождение легко находится, когда организация проводит инвентаризацию или выравнивание остатков.
Причинами списания в ЕГАИС алкоголя также служат: бой, кража, либо алкоголь, предназначенный для иных целей (маркетинговые акции).
Остатки алкоголя в ЕГАИС
Почему у организации возникают излишки? У крепкого алкоголя расхождение в большую сторону возникает в нескольких случаях:
Как производить списание в ЕГАИС?
Розничные продажи алкоголя списываются автоматически с помощью онлайн-кассы, подключенной к УТМ ЕГАИС. Списание проходит по каждому отправленному чеку.
А вот списание товара в ЕГАИС по указанным выше причинам проводится с помощью документа «Акт списания».
Электронный документ предназначен для списания с остатков продукции, которая фактически на остатках не находится и не может быть списана иным способом.
Максимальное количество на списание алкогольной продукции в системе не предусмотрено. Если Вы общепит, списывайте, сколько вам нужно.
Для розничного магазина тоже нет ограничений, но, если списывать большие объемы, можно навлечь на себя проверку.
Если ваша продукция числится в регистре 1 (склад), списать её можно двумя способами:
Делаем запрос остатков алкоголя в ЕГАИС с регистра «Склад», пересчитываем фактические остатки. Если есть расхождения, то делаем списание.
Для облегчения процедуры списания предварительно все остатки алкоголя на регистре «Склад» переместить в регистр «Торговый зал». При этом необходимо сверять данные по справкам «А» и «Б», в разрезе которых вы это пиво принимали от поставщиков.
Списание остатков ЕГАИС в общепите
Общепит списывает продажи с помощью акта списания, который формируется в программе, где осуществляется приема алкоголя.
Если появились излишки в общепите, то возможно не производили реализацию продукции, а именно, от момента вскрытия тары; или данные документы не были переданы в ЕГАИС.
В случае выявления Вами фактических излишек алкогольной продукции по сравнению с ЕГАИС необходимо производить списание с указанием той или иной причины.
Основания для списания алкоголя в ЕГАИС
Пересортица – недостача продукции в результате пересортицы
Недостача – недостача алкоголя в результате ее хищения, злоупотребления материально ответственных лиц, ошибок учета, естественной убыли и т.д.
Уценка – списание продукции в результате порчи.
Акт списания с 1 регистра
Для создания Акта списания с 1 регистра выполните следующие действия:
Поле «Примечание» является необязательным для заполнения.
· Пересортица – недостача, пересортица.
· Недостача – недостача (хищение, злоупотребление материально ответственных лиц, ошибки учета, естественная убыль и т.д.
· Уценка – уценка (списание) в результате порчи.
· Порча – списание объема продукции, не подлежащей дальнейшей реализации (бой, срок годности, порча).
· Потери – потери при транспортировке.
· Проверки – списание объема продукции, израсходованной на лабораторные нужды для прохождения добровольной проверки качества, рекламные образцы.
· Арест – списание арестованной продукции, изъятой из оборота продукции, конфискованной продукции по решению суда.
· Иные цели – списание продукции, когда ФСМ/АМ невозможно считать.
· Реализация – розничная реализация продукции, не подлежащей фиксации в ЕГАИС.
Внимание! Созданный, но не зарегистрированный документ не изменит остатки продукции в ЕГАИС.
Возможные статусы документа:
До момента отправки акт имеет статус «Создано».
После отправки статус документа изменяется на «Отправлено».
После успешной регистрации на сервере ЕГАИС у акта отобразится статус «Зафиксировано в ЕГАИС».
В случае отказа в регистрации документа статус документа изменится на «Отклонено ЕГАИС».
Как бару, ресторану и пивному пабу учитывать алкоголь без ошибок
Заведения общепита отчитываются перед государством за алкоголь, который продает или использует в блюдах. У Федеральной службы по регулированию алкогольного рынка (ФСРАР) разные требования к учету крепкого и слабого спиртного. А еще два способа контроля: ежедневный учет в ЕГАИС и ежеквартальный прием деклараций. Расскажем, как работать с алкоголем в общепите, чтобы не лишиться лицензии и не получить штраф.
Ежедневная отчетность в ЕГАИС
Каждую операцию с алкогольной продукцией нужно отражать в единой государственной информационной системе (ЕГАИС). Для подключения к системе нужны две вещи, кроме интернета:
Все операции с алкоголем заведение отражает в электронном виде через свою товароучетную систему. Например, пользователи сервиса Контур.Маркет ведут учет ингредиентов, составляют техкарты блюд и работают с ЕГАИС — всё одном окне.
Что и как общепит отражает в ЕГАИС:
| Операции с алкоголем | Взаимодействие с ЕГАИС |
|---|---|
| Приемка товара | Получение приходной накладной, полная или частичная приемка в течение 3 дней (в течение 7 дней, если общепит работает в местности, отдаленной от сетей связи) |
| Возврат поставщику | Формирование возвратной накладной |
| Перемещение между точками общепита, которые относятся к одному юрлицу или ИП | Формирование расходной накладной на перемещение |
| Продажа алкоголя | Создание акта списания с причиной «реализация» не позднее следующего рабочего дня с момента продажи (приказ Росалкогольрегулирования № 414 от 03.12.2015) |
| Списание алкоголя в случае недостачи, кражи, боя | Создание акта списания с соответствующей причиной (не «реализация») в течение трех рабочих дней |
Ежеквартальная отчетность в ФСРАР
Заведение обязано формировать алкогольную декларацию каждый квартал и отправлять в Росалкогольрегулирование в электронном виде.
Что содержит алкодекларация:
1. Реквизиты вашего заведения и контрагентов, в том числе информация о лицензиях (если занимаетесь крепким спиртным).
2. Все передвижения алкоголя за отчетный период (квартал):
Заполняют форму декларации для крепкого или для пива.
Подписывают декларацию электронной подписью и архивируют.
Шифруют форму с помощью сертификата ФСРАР (крипто-ключа на JaCarta SE PKI/ГОСТ или Рутокен ЭЦП 2.0).
Загружают декларацию на госпортал, чтобы отправить в ФСРАР.
Протокол сверки с остатками на начало отчетного периода и на конец предыдущего периода.
Квитанцию о приемке.
На заполнение формы уйдет два-три рабочих дня, если всё делать вручную. Но процесс можно автоматизировать, чтобы тратить на него не больше пары часов. А ещё человеческий фактор не станет причиной ошибок, ведущих к штрафам.
Сформировать и отправить алкодекларацию удобно в Контур.Маркете, особенно если использовать за основу данные ЕГАИС. В этот же сервис придет ответ от ФСРАР, вам не придется переключаться между сайтами.
Отчитывайтесь за алкоголь без ошибок и штрафов
Ведите учет алкоголя и продуктов, продавайте блюда и напитки на кассе, подключив модификатор «ЕГАИС» или «ЕГАИС и ФСРАР». Также есть тариф без кассовой программы.
Как правильно продавать пиво и крепкий алкоголь в общепите
Розничная продажа алкоголя в общепите отличается от продажи в алкомаркете или продуктовом магазине.
Для крепкого и некрепкого алкоголя фактом продажи считается вскрытие тары — бутылки или кеги. Продажа отражается в ЕГАИС с помощью акта списания с причиной «реализация». Отправить его нужно не позднее следующего рабочего дня.
По правилам продажи крепкого алкоголя в общепите нужно сканировать акцизную марку, наклеенную на бутылку. В этом принципиальное отличие от продажи пива. Код марки указывайте в акте списания, как того требует помарочный учет.
Подробности расскажем на примере сервиса Контур.Маркет.
Бармен вскрывает кегу и продает пиво на разлив. О продаже должны узнать два ведомства: налоговая и ФСРАР.
В налоговую данные уходят моментально с кассы через ОФД.
ФСРАР узнает о продаже из ЕГАИС, когда заведение отправит акты списания с причиной «реализация». Маркет помогает создавать такие акты за пару минут на основе журнала учета продаж. Что записывается в журнал учета продаж автоматически.
Например, продажа 50-литровой кеги пива будет выглядеть в двух системах так:
Бармен откупоривает бутылку коньяка, наливает гостю 50 граммов и выбивает чек на кассе. О продаже должны узнать налоговая (через кассу) и ФСРАР через акт списания в ЕГАИС.
Как и в случае с пивной кегой, акт списания будет на всю бутылку, а не на проданные 50 мл. Если вскрытый коньяк больше не купят, с точки зрения государства вы продали весь объем, например, бутылку 0,5 л. Если гость заказал всю бутылку, бармен все равно должен ее открыть.
Как продажа коньяка может отражаться в двух системах:
В какой момент бармену считывать марку с коньячной бутылки?
Если строго, то сразу после вскрытия. На деле происходит иначе, потому что за отчетность в ЕГАИС могут отвечать разные люди.
Ноутбук с сервисом Контур.Маркет стоит на рабочем месте бармена. Тот открывает в Маркете журнал учета продаж и считывает марку 2D-сканером, подключенным к компьютеру.
Так же бармен поступает с другими бутылками, которые открывает в течение смены. Все марки заносит в журнал с помощью сканирования. В конце смены Маркет формирует на основе этих данных акт списания и отправляет в ЕГАИС. Это занимает минуту.
В течение смены бармен сканирует марки и сохраняет коды в текстовом файле или в Excel. После закрытия бара он отправляет файл с кодами бухгалтеру на электронную почту или в мессенджер.
Бухгалтер загружает файл с кодами в журнал учета продаж, и Маркет создает акт списания для ЕГАИС.
Как учитывать алкоголь в составе блюд и напитков
На основе принятых ЕГАИС-накладных Маркет автоматически создает товароучетные накладные. Поэтому вы всегда сможете знать актуальный остаток алкоголя, который использовали в составе блюда, соуса или коктейля.
Чтобы видеть остатки алкоголя-ингредиента, создайте технологические карты на каждый коктейль или блюдо. В качестве ингредиентов добавляйте товары из каталога и нужную дозировку. Если нужно, в комментарии опишите процесс создания коктейля. Маркет автоматически посчитает себестоимость напитка и покажет наценку.
Когда бармен пробьет коктейль через кассу, Маркет моментально пересчитает оставшийся алкоголь.
Что делать с алкоголем, который разлили, украли, потеряли
Для пива и крепкого нужно составить акт списания с причиной, которая подходит под вашу ситуацию: бой, кража, недостача.
Для крепкого алкоголя нужно сканировать марку. Если бутылка разбилась или украдена, марку отсканировать не получится. Однако Маркет запоминает марки, принятые на баланс, поэтому вы сможете указать марку без сканирования, для этого проведите ЕГАИС-инвентаризацию.
Что делать с неучтенным алкоголем, который нашли на кухне или складе
Неучтенку чаще находят во время инвентаризации. Если Маркет обнаружит новую продукцию, предложит создать акт постановки на баланс. Вам помогут инструкции для крепкого алкоголя и пива.
Ведите учет алкоголя, ингредиентов, блюд и расходников
Подключите Контур.Маркет для общепита, чтобы автоматизировать рутинную работу с продуктами, всегда знать об остатках и принимать заказы по столам.
Как изменится работа с ЕГАИС для алкогольной розницы и общепита
Алкогольную продукцию нельзя будет поставить на второй регистр в ЕГАИС. Об этом сообщила Федеральная служба по регулированию алкогольного рынка. Эксперты Контур.Маркета рассказали, как это отразится на работе с крепким спиртным и пивом в магазинах и барах.
Нельзя будет поставить алкоголь на баланс второго регистра
В ФСРАР объявили, что запретят использовать документ «постановка на баланс продукции на второй регистр» и уточнили, что нововведение заработает с 15 января 2021 года.
Новшество коснется розницы и общепита с таким ассортиментом:
Пользователям Маркета могут приходить сообщения об ошибке при постановке на второй регистр. Команда сервиса делает всё, чтобы таких неудобств не возникло.
Чем отличаются регистры
Напомним, что первый и второй регистры отличаются способом хранения информации о продукции, которая числится на балансе в ЕГАИС:
Примеры, как изменится работа с регистрами
Первый регистр — для приемки, второй — для продаж и списания, но есть случаи, когда второй регистр нужен для постановки. Это понадобится, чтобы снова поставить на баланс списанную по ошибке продукцию или оформить возврат от покупателя.
Как изменится списание
В магазине пропал ящик пива. Товаровед оформил акт списания, и Маркет списал пиво со второго регистра. Позже ящик с пивом нашелся, и нужно его снова поставить на баланс.
Сейчас товаровед оформляет акт постановки списанного пива на второй регистр, для этого не нужно искать приходные документы, всё делается за пару кликов.
А после запрета постановки на второй регистр товароведу нужно будет отыскать документы на конкретное пиво и указать их при постановке на баланс первого регистра. Какие документы понадобятся: накладная, справки А и Б.
Как изменится возврат
Покупатель возвращает бутылку пива в магазин, кассир оформляет чек возврата, это нужно для покупателя и налоговой. Товаровед делает акт постановки на второй регистр, это нужно для верного баланса в ЕГАИС.
Сейчас товаровед может поставить пиво на баланс второго регистра без каких-либо документов. А с 15 января можно будет поставить возврат только на первый регистр, а для этого понадобятся все приходные документы на товар: бумажная накладная, справки А и Б.
С крепким алкоголем будет та же ситуация, если не ведете по нему помарочный учет.
Рекомендации экспертов Контур.Маркета
Когда заработает новое правило, вы сможете в Маркете вернуть на баланс списанную продукцию. Для этого нужно будет найти бумажную справку А, которая приходила вместе с бумажной накладной на алкоголь. Данные из справки А следует указать в акте постановки, Маркет отправит акт в ЕГАИС. Если ответ от ЕГАИС будет положительным, продукция добавится на ваш баланс.
Рекомендуем тщательно инвентаризировать продукцию, чтобы учесть абсолютно всю продукцию, которая находится в магазине или на складе. Это поможет предотвратить ситуации, когда уже списанный алкоголь приходится возвращать на баланс.
Галина Телепова, здравствуйте!
Новшество коснется розницы и общепита с таким ассортиментом:
— пиво, в том числе разливное;
— крепкий алкоголь со «старыми» акцизными марками, к которым еще не применяется;
— помарочный (поштучный) учет.
Ниже примеры того, как изменится работа с регистрами.
Первый регистр — для приемки, второй — для продаж и списания, но есть случаи, когда второй регистр нужен для постановки.
Это понадобится, чтобы снова поставить на баланс списанную по ошибке продукцию или оформить возврат от покупателя.
Как изменится списание:
В магазине пропал ящик пива. Товаровед оформил акт списания, и Маркет списал пиво со второго регистра. Позже ящик с пивом нашелся, и нужно его снова поставить на баланс.
Сейчас товаровед оформляет акт постановки списанного пива на второй регистр, для этого не нужно искать приходные документы, всё делается за пару кликов.
А после запрета постановки на второй регистр товароведу нужно будет отыскать документы на конкретное пиво и указать их при постановке на баланс первого регистра. Какие документы понадобятся: накладная, справки А и Б.
Как изменится возврат:
Покупатель возвращает бутылку пива в магазин, кассир оформляет чек возврата, это нужно для покупателя и налоговой. Товаровед делает акт постановки на второй регистр, это нужно для верного баланса в ЕГАИС.
Сейчас товаровед может поставить пиво на баланс второго регистра без каких-либо документов. А с 15 января можно будет поставить возврат только на первый регистр, а для этого понадобятся все приходные документы на товар: бумажная накладная, справки А и Б.
С крепким алкоголем будет та же ситуация, если по нему не ведется помарочный учет.
Предотвращение ошибок при работе с ЕГАИС в iiko
Подпишись на наш канал в Телеграме , чтобы быть в курсе последних новостей ресторанного бизнеса!
Продолжаем разбираться во всех тонкостях работы с ЕГАИС в iiko. В предыдущих статьях можно прочитать о приемке алкоголя, проверке марок и регистрации продаж . В этой же публикации речь пойдет о предотвращении ошибок при работе с ЕГАИС.
Ваши остатки необходимо контролировать через документ под названием Отчет об остатках ЕГАИС. В нем показано достаточно информации для контроля и исправления ошибок в системе.
Чтобы построить этот отчет:
В данном отчете указаны все ваши остатки в системе ЕГАИС на всех регистрах. Необходимо обращать внимание на колонки Справка 2 (Регистр 1) и колонка Марка (Регистр 3). Если алкоголь хранится на первом регистре, эти колонки должны быть обязательно заполнены. Для пива, сидра и медовухи колонка с марками будет пустая. В случае, если алкоголь еще хранится на Регистре 2, ни Справка 2, ни Марка указаны не будут.
Если алкоголь хранится на первом регистре, имеется Справка 2, но в колонке Марка пусто, необходимо произвести Запрос баланса штрихкодов по этой Справке 2 без марок.
В ответ от ЕГАИС придет список марок на Регистре №3, привязанных к Справке 2 и автоматически обновится Отчет об остатках ЕГАИС, и эти марки уже будут фигурировать в отчете по запрашиваемой Справке 2.
Если ответ по запросу пришел пустым, но алкоголь хранится у вас на остатках на первом регистре, причин тому может быть несколько. Это может означать, что раньше алкоголь не сканировали при приемке, а только при реализации, поэтому система ЕГАИС не предоставляла информацию, какие марки по товарам поступили к вам на склад. Соответственно, не было привязки в системе ЕГАИС Справки 2 к определенным маркам. Возможно, именно такие товары еще хранятся у вас на остатках. Но так как с 1 регистра любой акт списания возможен только с указанием акцизной марки и Справки 2 (связанных друг с другом), а для второго регистра таких строгих правил нет, то в данном случае есть два варианта решения сложившейся ситуации.
При обработке документа система ЕГАИС проверит штрихкоды на факт наличия в системе, отсутствия списания, уничтожения, продажи в рознице и привяжет их к Справке 2 и Справке 1. После этого вы сможете списать данный алкоголь на реализацию или другую причину.
Акт отмены фиксации штрихкодов
При возникновении ошибок после фиксации штрихкодов организации могут отвязать марку от существующей партии алкоголя. При этом марка после отвязки уходит с остатков организации.
Акт отмены фиксации штихкодов применяется после привязки лишней марки к партии. Документ оформляется аналогично Акту фиксации штрихкодов.
С помощью Отчета об остатках ЕГАИС вы можете сопоставить остатки алкоголя, которые зафиксированы в ЕГАИС, с остатками товара на ваших складах. Каждому внутреннему товару iiko соответствует товар ЕГАИС, для которого указан идентификатор Справки 2. Связка между товарами iiko и ЕГАИС должна быть создана в прайс-листе поставщика (либо из приходной накладной ЕГАИС, либо вручную).
Данные об остатках на регистрах ЕГАИС формируются на основе последних документов Запрос остатков. Поэтому, чтобы получить актуальные сведения, перед построением отчета запросите остатки продукции в ЕГАИС.
Если одному товару ЕГАИС соответствует несколько товаров iiko, то такие позиции выделены желтым, а рассчитанное количество остатков может быть неточным.
Строки выделяются жирным шрифтом, если количество этого товара с конкретной Справкой 2 отличается от количества из последнего запроса остатков в ЕГАИС. Например, неделю назад делали запрос остатков, и там было указано 6 бутылок. За это время списали 2 бутылки. Чтобы получить актуальное количество, создайте новый запрос остатков и отправьте в ЕГАИС. После получения ответа выделение будет снято.