Акты проверок
В любой компании периодически проводятся проверки. Они могут быть как внешними, так и внутренними. Но, вне зависимости от вида проверок, мероприятия предполагают составление актов.
Законодательное обоснование
Составление акта определяется видом проверки, которая документируется:
ВАЖНО! Правила оформления акта о внутренней проверке рекомендуется зафиксировать в учетной политике фирмы. Именно на основании этой учетной политики будут составляться документы, сопровождающие мероприятие.
Акт о внешних проверках
Правила составления акта зафиксированы в статье 16 ФЗ №294. В пункте 1 статьи 16 указано, что по итогам проверки нужно составить акт в 2 экземплярах. Его форма утверждается Правительством РФ. Согласно пункту 2, в документе должны содержаться эти сведения:
Акт – это не единственный документ, фиксирующий итоги проверки. К нему нужно приложить ряд бумаг: протоколы об отборе образцов, пробы, заключения специалистов, экспертизы и прочее. Эти документы подтверждают сведения, изложенные в акте.
Акт создается сразу после окончания процедуры проверки. Документ составляется в двух экземплярах. Один из экземпляров передается представителю фирмы. Иногда, для оформления акта, требуются дополнительные документы: заключения экспертов, результаты проведенных исследований и так далее. В этом случае акт проверок составляется в течение 3 суток с даты завершения контрольных процедур.
Итоги проверок могут составлять государственную или коммерческую тайну. В этом случае требуется соблюдать требования, оговоренные в соответствующих законах РФ. ЮЛ и ИП имеют право создать журнал учета проверок. В него вносятся сведения о проведенных мероприятиях:
Если журнала учета нет, в акт нужно занести запись об этом.
К СВЕДЕНИЮ! Акт необходим для защиты прав ЮЛ или ИП. Он также нужен и представителям госоргана.
Акт о внутренних проверках
Внутренние проверки подразделяются на множество видов. К примеру, это следующие мероприятия:
Нужно учитывать, что при инвентаризации и списании ценностей требуются отдельные формы актов. При всех остальных видах проверочных мероприятий составляется обычный акт проверки.
Акт должен оформляться комиссией. Последняя формируется на основании приказа руководителя компании. В комиссию должны входить ключевые специалисты фирмы. Сама проверка выполняется на основании распоряжения руководителя.
Акт издается на официальном бланке фирмы. В него обязательно нужно вписать название документа, время оформления. Рекомендуется зафиксировать также дату начала и завершения проверки. В документе отражается ФИО участников комиссии, их должности.
К СВЕДЕНИЮ! Акт составляется в рамках служебной проверки. На его сновании сотрудник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.
Акт проверки
Фиксация проведения проверочного мероприятия означает составление и утверждение такого документа, как акт проверки. Причем если проверка проводится органом государственной власти (МВД, Роспотребнадзор и т.п.), акт имеет строго утвержденную форму и порядок заполнения. Нарушения в процедуре проведения проверочного мероприятия могут привести к отмене санкций посредством подачи административного иска.
В той статье мы расскажем о том, как самостоятельно оформить акт проверки в целях внутреннего контроля. Например, в отношении обособленного подразделения, работы отдела и т.п. Здесь же можно узнать о нюансах документа и узнать, где найти порядок проведения проверочных мероприятий.
Акт проверки
Пример акта проверки
Общество с ограниченной ответственностью «Звезда Авроры»
ИНН 495396164 ОГРН 64125414645,
юр. адрес: 628424, Россия, г. Сургут, пер. Магистральный, 18, оф. 16
Акт проверки
15 апреля 2017 г. город Сургут
Время составления акта: 12 час. 30 мин. (местное время)
Время начала проверки: 11 час. 15 мин. (местное время)
Время окончания проверки: 12 час. 25 мин. (местное время)
15 апреля 2017 года комиссией в составе:
Председатель комиссии: заместитель Генерального директора Общества с ограниченной ответственностью «Звезда Авроры» (далее – Общество) Параманов Александр Дмитриевич
Члены комиссии: начальник отдела кадров Общества Усманова Вероника Аркадьевна, специалист финансового отдела Общества Дьякова Ольга Валерьевна,
на основании приказа Генерального директора Общества от 10.04.2017 г. № 168
проведена проверка работы обособленного подразделения Общества по адресу: Россия, г. Сургут, ул. Привокзальная, 49 (ТЦ «Магистраль»).
Присутствовали: руководитель обособленного подразделения Зиновьев Константин Сергеевич, продавец Криворученко Валентина Васильевна.
На момент проведения проверки установлено:
По итогам проверки комиссией сделан вывод о надлежащем состоянии работы в обособленном подразделении Общества и готовности к плановой проверке Управления Роспотребнадзора по ХМАО-Югре.
Акт составлен в 2 экз., 1-й экз. направлен Генеральному директору, 2-й экз. вручен руководителю обособленного подразделения.
Председатель комиссии Параманов Александр Дмитриевич
Усманова Вероника Аркадьевна
Дьякова Ольга Валерьевна
Когда составляется акт проверки
Формы актов поверки и порядок проведения мероприятий органами государственной власти Вы найдете в ведомственных приказах, а также нормах Федерального закона от 26.12.2008 г. № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля». Порядок обжалования таких документов закреплен в приказах (административных регламентах). Рекомендации по составлению административного иска об оспаривании решения органа власти размещены на нашем сайте.
Если требуется составить акт проверки деятельности работника, то необходимо обратиться к нормам Трудового кодекса РФ. Большинство актов в отношении работников составляются в рамках служебных проверок с соблюдением требований ст. 193 ТК РФ. На сайте можно найти образец Акта об отсутствии на рабочем месте, об отказе от подписи, от получения и др.
Учтите также, что акт инвентаризации и акт списания материальных ценностей имеют строго регламентированную законодательством РФ форму (информация о составлении таких документов также есть на сайте). Во всех остальных случаях, когда требуется фиксация факта проведения проверки того или иного обстоятельства, документирование результатов и выводов комиссии, составляйте акт проверки.
Содержание акта проверки
Акт – документ, который составляется комиссией. Она может быть утверждена приказом руководителя, может быть образована на месте. Основанием проверки чаще всего служит распорядительный акт руководителя, который и указывается в основании.
Издается документ на официальном бланке организации, содержит наименование (акт проверки), дату, место и время составления. Целесообразно указать дату начала и окончания проверочного мероприятия.
Основное содержание документа представляет собой указание на ф.и.о. и должности членов комиссии, основание проведения проверки, присутствующие лица, что установлено, выводы комиссии и подписи.
Акт проверки может стать проведением служебной проверки в отношении отдельных работников и привлечении по ее итогам к дисциплинарной ответственности.
10 вопросов по теме
как удержать излишне выплаченную премию в результате неправильного применения коллективного договора
Статья 137 Трудового кодекса РФ: Заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права), не может быть с него взыскана, за исключением случаев: счетной ошибки; если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда (часть третья статьи 155 настоящего Кодекса) или простое (часть третья статьи 157 настоящего Кодекса); если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.
ак часто нужно проводить проверку интернет-контроль сервера в учебном заведении?
В этом случае периодичность должна быть установлена внутренним документом учебного заведения. Возьмите за основу типовые документы других учебных заведений или госучреждений.
Как составить акт проверки с документами в отделе маркетинга?
Составляйте по представленному образцу применительно к вашей ситуации. Форму и содержание актов проверки в таких случаях никто не регламентирует. Главное укажите там важные для вас сведения. Важно указать дату и место составления, состав комиссии, что выявлено по результатам проверки.
должно ли в состав комиссии входить лицо, в отношении которого проводится проверка? должно ли лицо быть ознакомлено с актом?
Такое лицо обычно не входит в состав комиссии. Но обязательно присутствует, в том числе под роспись ознакамливается с итоговым Актом.
Добрый день!
Главный бухгалтер может быть председателем комиссии при проведение внутреннего контроля?
Чтобы ответить на Ваш вопрос правильно, необходимо учитывать специфику деятельности организации. Например, в страховых организациях внутренний аудит регламентирует законодательство. В организациях другой сферы требования могут отсутствовать и главный бухгалтер может выполнять и функции председателя комиссии.
Приложение N 13. Типовая форма акта документарной проверки
Приложение N 13
к приказу Минэкономразвития России
от 31.03.2021 г. N 151
(Типовая форма акта
документарной проверки)
(указывается наименование контрольного (надзорного) органа и при необходимости его территориального органа)
от «___»___________ ____ г., ____ час. ____ мин. N_________
(место составления акта)
Акт документарной проверки
(указывается ссылка на решение уполномоченного должностного лица контрольного (надзорного) органа о проведении документарной проверки, номер документарной проверки в едином реестре контрольных (надзорных) мероприятий)
(наименование вида государственного контроля (надзора), вида муниципального контроля в соответствии с единым реестром видов федерального государственного контроля (надзора), регионального государственного контроля (надзора), муниципального контроля)
3. Документарная проверка проведена:
(указываются фамилии, имена, отчества (при наличии), должности инспектора (инспекторов, в том числе руководителя группы инспекторов), уполномоченного (уполномоченных) на проведение документарной проверки. При замене инспектора (инспекторов) после принятия решения о проведении документарной проверки такой инспектор (инспекторы) указывается (указываются), если его (их) замена была проведена после начала документарной проверки)
4. К проведению документарной проверки были привлечены:
эксперты (экспертные организации):
(указываются фамилии, имена, отчества (при наличии), должности экспертов, с указанием сведений об аттестации эксперта в реестре экспертов контрольного (надзорного) органа или наименование экспертной организации, с указанием реквизитов свидетельства об аккредитации и наименования органа по аккредитации, выдавшего свидетельство об аккредитации)
5. Документарная проверка проведена в отношении:
(указывается объект контроля, в отношении которого проведена документарная проверка)
6. Документарная проверка была проведена по адресу (местоположению):
(указываются адреса (местоположение) места осуществления контролируемым лицом деятельности или места нахождения иных объектов контроля, в отношении которых была проведена документарная проверка).
7. Контролируемые лица:
(указываются фамилия, имя, отчество (при наличии) гражданина или наименование организации, их индивидуальные номера налогоплательщика, адрес организации (ее филиалов, представительств, обособленных структурных подразделений), ответственных за соответствие обязательным требованиям объекта контроля, в отношении которого проведена документарная проверка)
8. Документарная проверка проведена в следующие сроки:
с «___»___________ ____ г., ____ час. ____ мин.
по «___»___________ ____ г., ____ час. ____ мин.
(указываются дата и время фактического начала документарной проверки, а также дата и время фактического окончания документарной проверки, при необходимости указывается часовой пояс)
в срок проведения документарной проверки не включены:
1) период с момента направления контролируемому лицу требования представить необходимые для рассмотрения в ходе документарной проверки документы до момента представления указанных в требовании документов, который составил:
с «___»___________ ____ г., ____ час. ____ мин.
по «___»___________ ____ г., ____ час. ____ мин.
2) период с момента направления контролируемому лицу информации о выявлении ошибок и (или) противоречий в представленных контролируемым лицом документах либо о несоответствии сведений, содержащихся в этих документах, сведениям, содержащимся в имеющихся у контрольного (надзорного) органа документах и (или) полученным при осуществлении государственного контроля (надзора), муниципального контроля, и требования представить необходимые пояснения в письменной форме до момента представления указанных пояснений в контрольный (надзорный) орган:
с «___»___________ ____ г., ____ час. ____ мин.
по «___»___________ ____ г., ____ час. ____ мин.
(указываются даты начала и окончания периодов, не включаемых в срок документарной проверки)
с «___»___________ ____ г., ____ час. ____ мин.
по «___»___________ ____ г., ____ час. ____ мин.
(указывается основание для приостановления проведения документарной проверки, дата и время начала, а также дата и время окончания срока приостановления проведения документарной проверки)
Срок непосредственного взаимодействия с контролируемым лицом составил:
(указывается срок (часы, минуты), в пределах которого осуществлялось непосредственное взаимодействие с контролируемым лицом по инициативе контролируемого лица)
9. При проведении документарной проверки совершены следующие контрольные (надзорные) действия:
(указывается первое фактически совершенное контрольное (надзорное) действие: 1) получение письменных объяснений; 2) истребование документов; 3) экспертиза)
с «___»___________ ____ г., ____ час. ____ мин.
по «___»___________ ____ г., ____ час. ____ мин.
(указываются даты и места фактически совершенных контрольных (надзорных) действий);
по результатам которого составлен:
(указываются даты составления и реквизиты протоколов и иных документов (письменные объяснения, экспертное заключение), составленных по результатам проведения контрольных (надзорных) действий, и прилагаемых к акту)
(указываются аналогичные сведения по второму и иным контрольным (надзорным) действиям)
10. При проведении документарной проверки проверочные листы не применялись.
11. При проведении документарной проверки были рассмотрены следующие документы и сведения:
(указываются рассмотренные при проведении документарной проверки документы и сведения, в том числе: 1) находившиеся в распоряжении контрольного (надзорного) органа; 2) представленные контролируемым лицом; 3) полученные посредством межведомственного взаимодействия; 4) иные (указать источник).
12. По результатам документарной проверки установлено:
(указываются выводы по результатам проведения документарной проверки:
1) вывод об отсутствии нарушений обязательных требований, о соблюдении (реализации) требований, содержащихся в разрешительных документах, о соблюдении требований документов, исполнение которых является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации, об исполнении ранее принятого решения контрольного (надзорного) органа, являющихся предметом документарной проверки;
2) вывод о выявлении нарушений обязательных требований (с указанием обязательного требования, нормативного правового акта и его структурной единицы, которым установлено нарушенное обязательное требование, сведений, являющихся доказательствами нарушения обязательного требования), о несоблюдении (нереализации) требований, содержащихся в разрешительных документах, с указанием реквизитов разрешительных документов, о несоблюдении требований документов, исполнение которых является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации, о неисполнении ранее принятого решения контрольного (надзорного) органа, являющихся предметом документарной проверки;
3) сведения о факте устранения нарушений, указанных в пункте 2, если нарушения устранены до окончания проведения контрольного надзорного (мероприятия)
13. К настоящему акту прилагаются:
(указываются протоколы и иные документы (письменные объяснения, экспертное заключение), составленные по результатам проведения контрольных (надзорных) действий (даты их составления и реквизиты), заполненные проверочные листы (в случае их применения), а также документы и иные материалы, являющиеся доказательствами нарушения обязательных требований)
(должность, фамилия, инициалы инспектора (руководителя группы инспекторов), проводившего документарную проверку)