Инструкция по заполнению возвратной накладной
Возвратная накладная — это документ, который заполняется в случае претензий заказчика к количеству и качеству или возврата товара. Обычно используют форму ТОРГ-12.
| Скачать бесплатно бланк возвратной накладной ТОРГ-12 |
| Скачать образец возвратной накладной ТОРГ-12 |
| Скачать бесплатно образец акта возврата товара поставщику по форме ТОРГ-2 |
| Скачать образец заполнения ТОРГ-2 |
| Скачать бланк ТОРГ-3 |
| Скачать образец заполнения ТОРГ-3 |
Основания для заполнения накладной на возврат
Результатом заключенного контракта на приобретение товарно-материальных ценностей является поставка этих товаров. Задача поставщика — отгрузить ТМЦ строго в том количестве, которое было прописано в закупочной документации и госконтракте. Качественные характеристики должны соответствовать соглашению, заключенному сторонами. Главной задачей заказчика является приемка и осмотр товарно-материальных ценностей (п. 2 ст. 513, п. 2 ст. 474 ГК РФ). Если все качественные и количественные показатели соответствуют госконтракту и спецификации, ответственный представитель заказчика подписывает товарную накладную.
Если специалист, представляющий сторону заказчика, выявил расхождения в количестве партий или несоответствие в качестве, он осуществляет возврат ТМЦ. Ссылайтесь на такие причины, когда формируете возвратные документы:
Право заказчика на возврат закреплено в Гражданском кодексе РФ — в статьях 475 (п. 2), 482 (п. 3), 480 (п. 2). Документы на возврат оформляют и в момент самой приемки, и после постановки товаров на учет.
Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы заполнить возвратную накладную без ошибок.
Как заполнять акт о расхождении
Если заказчик выявил несоответствия по ТМЦ в процессе приемки и не успел поставить продукцию на учет и оформить проводки, то возврат осуществляется по следующим формам:
По сути, это не накладная на возврат, а акт, в котором заказчик предъявляет претензии поставщику по поводу всей партии поставки или отдельных видов продукции. Порядок заполнения возвратного акта такой:
Правила формирования ТОРГ-2 и ТОРГ-3 абсолютно одинаковы.
По форме №2 оформляют возврат товаров отечественного производства, а по форме №3 — зарубежного.
Как заполнять возвратную накладную
Если заказчик принял к учету продукцию и только после этого обнаружил расхождения, заполняется форма ТОРГ-12 на возврат товара. Это унифицированный бланк, он оформляется по правилам, утвержденным Госкомстатом в Приказе №132 от 25.12.1998.
Пошаговая инструкция заполнения накладной на возврат товара:
Важным моментом является налог на добавленную стоимость. В первоначальной товарной накладной поставщик, который является плательщиком НДС, выделяет сумму налога к отчислению. С организацией-заказчиком все не так однозначно. Если предприятие платит налог на добавленную стоимость, в документе на возврат выделяйте и указывайте нужную ставку и сумму к отчислению в соответствующих строках таблицы (№13, 14). Если же учреждение не платит НДС, то составитель не выводит из возвратной стоимости отдельную сумму налога (Письма Минфина России №03-07-15/8473 от 19.03.2013, ФНС России №ЕД-4-3/8562@ от 14.05.2013). В таких случаях в строках, отведенных для НДС, заполнитель ставит нулевые значения.
Актуальный образец товарной накладной на возврат товара поставщику 2021 года:
Оформляем возврат по накладной ТОРГ-12
Разбираемся, для чего необходима возвратная товарная накладная по форме ТОРГ-12, и в чем особенности ее заполнения.
Как оформлять возврат
В том случае, если несоответствия были обнаружены заказчиком во время приемки, до постановки товара на учет, то стороны подписывают акт о расхождении, которым является товарная накладная на возврат, форма ТОРГ-12.
Если же организация-заказчик приняла к учету ТМЦ и впоследствии обнаружила несоответствия, то составляется возвратная накладная, в которой четко указывается основание для возврата: несоответствующее количество, качество, скрытые недостатки. К возвратной накладной необходимо приложить подтверждающие документы, такие как акт, претензия, письма. Дополнительные сведения о несоответствиях указываются в документации на возврат.
Когда можно вернуть товар
Согласно действующему гражданскому законодательству, заказчик вправе вернуть ТМЦ поставщику в ряде случаев:
Заказчик проверяет соответствие количественных и качественных характеристик в процессе приемки ТМЦ или же по факту приемки в срок, установленный законом или контрактом (п. 2 ст. 513, п. 2 ст. 474 ГК РФ).
Возвратная накладная ТОРГ-12, образец, скачать
Особенности заполнения товарной накладной ТОРГ-12 на возврат
В процессе заполнения возвратной накладной в строки «Поставщик» и «Грузоотправитель» вносятся данные об организации-заказчике, которая возвращает товар: ее наименование, местонахождение и банковские реквизиты. «Грузополучателем» выступает поставщик. В строку «Плательщик» вносится информация только в том случае, если отгруженные по контракту ТМЦ были оплачены организацией-заказчиком, и поставщик должен перечислить денежные средства обратно на расчетный счет покупателя. Если же взаиморасчеты между сторонами не были произведены, то строка «Плательщик» не заполняется.
Ключевая строка возвратной ТН ТОРГ-12 — это «Основание». Ее необходимо заполнить корректно, в соответствии с содержанием операции. В эту графу вносятся следующие сведения:
Далее заполняются реквизиты самой ТН на возврат — номер и дата, данные о товарно-транспортной накладной (при наличии).
Табличная часть включает те же позиции, что и ТОРГ-12. Позиции товаров в документах на прием и на возврат должны быть абсолютно идентичными, иначе несоответствия могут послужить причиной штрафных санкций при проверках.
Подписывают возвратную документацию руководитель и главный бухгалтер организации-заказчика. Подписи обязательно должны быть с расшифровками и заверены печатью при условии ее официального использования в учреждении. Сам факт передачи возвращаемого товара заверяется подписями материально-ответственного лица заказчика и представителя поставщика.
В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.
Как заполнить товарную накладную на возврат (нюансы)
В каких случаях допускается возврат товаров
Право сторон сделки на возврат товара может быть основано на законе или договоре.
Гражданское законодательство предусматривает право покупателя вернуть поставщику товары в случае их несоответствия согласованным в договоре требованиям к качеству (п. 2 ст. 475 ГК РФ), ассортименту (п. 3 ст. 468 ГК РФ), комплектации (п. 2 ст. 480 ГК РФ), упаковке (п. 3 ст. 482 ГК РФ).
Распространенное мнение, что других причин для возврата не существует, неверно: гражданское законодательство не запрещает возвращать поставленные качественные товары полностью или частично, даже если поставка оплачена покупателем. Следовательно, договором (или дополнительным соглашением к нему) могут быть предусмотрены и иные основания для возврата товаров:
Какими документами оформить отказ от приемки и возврат товаров
Покупатель обязан проверить количество, комплектность и качество товаров непосредственно при приемке или после нее в установленный договором или законом срок (п. 2 ст. 513, п. 2 ст. 474 ГК РФ). Если недостатки выявлены в процессе приемки, до оприходования, достаточно оформить акт о расхождениях по количеству и качеству полученных товарно-материальных ценностей по форме ТОРГ-2 или другой документ аналогичного содержания.
Подробнее об оформлении акта по форме ТОРГ-2 читайте в статье «Унифицированная форма ТОРГ-2 — бланк и образец».
Если основания для возврата возникли после оприходования, в том числе на временное хранение, он должен оформляться товаросопроводительным документом — возвратной накладной.
Нужно позаботиться и о том, чтобы документально зафиксировать основания возврата. При возврате некачественного или некомплектного товара для этих целей могут подойти акты о выявлении скрытых недостатков, претензионные письма, при возврате качественных товаров по условиям договора или по дополнительному соглашению сторон сделки — предусмотренные соглашением акты, письма и прочие документы. На эти документы следует сослаться в возвратной накладной и при необходимости приложить их.
Порядок составления возвратной накладной не зависит от причины возврата. Все дополнительные обстоятельства должны быть изложены в документах, на основании которых покупатель возвращает товар, в том числе качественный, поставщику.
Заходите на наш форум, если остались вопросы. Например, здесь обсуждаем, как правильно оформить возврат товара в случае предварительно полученного аванса.
Нюансы заполнения возвратной товарной накладной
Образец товарной накладной на возврат вы можете скачать на нашем сайте.
Поставщиком и грузоотправителем при возврате товаров выступает покупатель по договору. Ее наименование, адрес и банковские реквизиты указываются в соответствующих графах. При этом заполнение данных по грузоотправителю не является обязательным (письмо ФНС России от 25.11.2014 № ЕД-4-15/24227@).
В графе «Грузополучатель» указываются наименование и реквизиты поставщика по договору. Он же является и плательщиком, если покупатель возвращает оплаченную продукцию и намеревается получить обратно деньги. Когда денежные расчеты не предполагаются, графу «Плательщик» можно не заполнять.
Графа «Основание» — самая важная в возвратной накладной. Здесь нужно указать содержание операции — «Возврат товаров», а также подробно перечислить:
Возвратной накладной присваивается номер в соответствии с принятой в организации системой нумерации. Если товар отправляется автомобильным транспортом, указываются номер и дата транспортной накладной.
Товарный раздел заполняется в полном соответствии с данными накладных, по которым товары были приняты к учету. Накладная должна давать возможность однозначно установить соответствие между ранее поставленным и возвращаемым имуществом. Поэтому наименование, единицы измерения и упаковки, стоимость должны совпадать с указанными в первоначальной накладной. Другими словами, товар возвращается на тех же условиях, на которых был приобретен.
О том, как при возврате начисляется НДС и оформляются счета-фактуры, читайте здесь.
Руководитель (заместитель) и главный бухгалтер санкционируют отгрузку по возвратной накладной своими подписями. Факт отгрузки фиксируется подписями материально ответственного лица и получателем — представителем контрагента или сотрудником транспортной организации.
Итоги
Право на возврат товара покупателем возникает у него по закону (когда возвращается некачественный или некомплектный товар) или по условиям договора (например, при возврате нереализованного до истечения срока годности товара). Если недостатки выявляются еще в процессе приемки, то для возвращения достаточно оформить акт о расхождениях по количеству и качеству.
При возврате товара, оказавшегося оприходованным, оформляется товарная накладная. Особое значение при этом придается документам, обосновывающим возврат. На них будет дана ссылка в товарной накладной на возврат, и они же послужат приложением к этой накладной. Информация о товаре в этих документах дается идентичная поступившей при поставке.
Как составить возвратную накладную поставщику. Образцы и бланки для скачивания
Возвратная накладная нужна, чтобы документально оформить возврат поставщику. Документ подтверждает факт получения и отгрузки товара, является обоснованием принятия НДС к вычету и подтверждает истечение срока гарантии на товар. Опишем причины и сроки возвратов, требования к составлению возвратных накладных, дадим образцы документов и пустые бланки для скачивания.
Причины составления возвратной накладной
Получатель имеет право возвратить товар поставщику в следующих случаях, предусмотренных Гражданским кодексом РФ:
Сроки предъявления возвратной накладной
Дата возврата зависит от срока годности товаров и гарантийного срока. Ниже описаны условия, предусмотренные Гражданским кодексом РФ. Если в договоре между поставщиком и покупателем прописаны иные условия, то возврат происходит в соответствии с ними.
Если нашли недостатки в период гарантийного срока
Товар можно отправить обратно в течение этого срока. Иногда в договоре указывают меньший или больший срок на комплектующие к основному товару. В этом случае возврат возможен в тот срок, который является самым длительным (п. 3 ст. 477 ГК РФ).
Пример
Гарантия на стиральную машину 3 года, а на шланг от нее — 1 год. Через два года после оприходования товара получатель обнаружил, что шланг некачественный. По этой причине машину можно вернуть даже если гарантия на шланг уже истекла, потому что закон позволяет ориентироваться на период 3 года.
Если нашли недостатки, когда срок годности уже истёк, но не прошло 2 года с момента поставки
Вы можете отправить товар обратно, если докажете, что недостатки у товара были еще до его передачи в собственность вашей компании (п. 5 ст. 477 ГК РФ).
Пример
Во время продажи талефона в розничном магазине выяснилось, что он не включается. Экспертиза показала брак пайки, значит товар можно вернуть поставщику даже если его шестимесячная гарантия закончилась.
Если у товара установлен срок годности
Вернуть товар можно, пока не истек срок его годности (п. 4 ст. 477 ГК РФ). Срок можно посмотреть в товарных документах или на упаковке.
Если нет гарантийного срока или срока годности
Товар можно вернуть в течение «разумного срока», но не более чем через два года с момента доставки товара получателю, в том числе по почте (п. 2 ст. 477 ГК РФ).
Сопроводительные документы к накладной на возврат
Возврат товара оформляется не только возвратной накладной. К ней нужно приложить документы:
Претензионное письмо на возврат товара. Образец
Скачать пустой бланк в формате *rtf.
Письмо с претензией можно составить в произвольной форме. Что обязательно нужно указать в письме:
К письму можно приложить копии документов, которые относятся к предмету сделки. Например, договор поставки, товарную накладную, акт о выявленных недостатках товара, платежное поручение, доверенность.
Акт о недостатках товара. Образец
Скачать пустой бланк в формате *rtf.
Акт о недостатках составляйте в свободной форме. Что должно быть в содержании:
Правила заполнения бланка возвратной накладной
До 2013 года оформлять первичные документы можно было только по унифицированным формам, теперь накладные можно заполнять так, как удобно организации (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Главное, чтобы в документе были все реквизиты, необходимые для первичного бухгалтерского учета (п. 2 ст. 9 № 402-ФЗ):
Для накладных существовал формат ТОРГ-12, он уже не обязателен, но его продолжают использовать для оформления прихода и возврата.
Приходная накладная ТОРГ-12. Образец
Скачать пустой бланк в формате *xlsx или *rtf.
Возвратную накладную можно оформить вручную или автоматически с помощью сервиса Контур.Маркет, что гораздо быстрее. Покажем, как создать накладную, на основе привычного бланка ТОРГ-12.
Оформление возвратной накладной вручную
1. Скачайте пустой бланк в формате *rtf или *xls
2. Впишите данные о получателе и поставщике. Ваш магазин в случае возврата становится отправителем, а ваш поставщик — получателем. Этот процесс называют обратной продажей.
Обратите внимание на отличия в шапке приходной и возвратной накладной:
3. В правой части добавьте остальные реквизиты, их можно взять из приходной накладной.
4. В табличную часть впишите наименование, количество, цену и другие данные о товаре, который возвращаете.
Обратите внимание на отличия в табличной части приходной и возвратной накладной:
5. В нижней части возвратной накладной укажите остальные реквизиты, взяв за образец товарную накладную.
6. Подпишите документ у ответственных лиц, указанных в документе.
Автоматическое создание возвратной накладной в сервисе Контур.Маркет
Контур.Маркет помогает не тратить время на перепечатку реквизитов из товарной накладной в возвратную. Все реквизиты, которые есть в сервисе, можно добавить в документ одним кликом. Работайте в разделе «Накладные».
1. Выберите подраздел «Расход», нажмите «Создать накладную» и кликните «Возврат».
2. Впишите номер документа и выберите дату на календаре. Кликните в поле «Грузополучатель» и выберите нужную компанию в открывшемся списке. Чтобы добавить товар, кликните в пустое поле и начните вводить название, штрихкод или артикул. Сервис предложит выбрать нужный вариант из найденных.
3. Укажите количество возвращаемого товара, и сервис автоматически посчитает сумму возврата. Чтобы провести документ после заполнения, нажмите «Добавить накладную». Ее можно распечатать.
Инструкция: заполняем возвратную накладную
Возвратная накладная — это специализированный формуляр, на основании которого товарно-материальные ценности возвращаются от покупателя поставщику. Документ оформляют, когда возврат товара правомерен. Нельзя вернуть ТМЦ без законных оснований. Например, когда покупатель передумал.
Возврат товара: разберемся в сути
Поставка продукции или товаров осуществляется на основании договора или контракта. Э ти документы отражают ключевые условия и требования к поставке. Если поставщик нарушит договоренности, то по положениям ГК РФ покупатель вправе отказаться от закупки.
Приобретатель требует по ст. 475 Гражданского кодекса:
В большинстве случаев придется возвращать уже отгруженную продукцию. Для этого составляйте возвратную накладную поставщику, претензионное письмо и акт расхождения.
Основания для возврата ТМЦ
Вернуть товары на законных основаниях получается не всегда. Например, если требования к поставке полностью соблюдены, и поставщик отказывается заключить допсоглашение. Но есть конкретные ситуации, когда возврат ТМЦ правомерен и необходим. Обозначим ситуации, когда придется подготовить возвратную накладную на ТМЦ:
У покупателя имеется выбор:
Несоответствие объему поставки
При выявлении недопоставленной части ТМЦ приобретатель возвращает всю партию. Если контрагент отгрузил больший объем ТМЦ, то излишек требуется вернуть.
Требуете от контрагента допоставить недостающие детали, части и компоненты либо возвращаете всю партию.
Получатель отказывается от всей партии. Но можно и вернуть только несоответствующие единицы товара, и потребовать их замену.
Несоблюдение сроков поставки
Поставщик нарушает сроки доставки товара, отказывайтесь от партии вовсе. Но есть исключения в отношении товаров с ограниченным сроком годности.
Идти на крайние меры и расторгать договор поставки не обязательно. Сначала потребуйте с поставщика устранить выявленные недостатки и расхождения. Если претензии не дали результата, приступайте к контрмерам.
Покупатель отказывается и от качественного товара, поставленного в срок и в полном объеме. Но для этого придется договориться с поставщиком. В этой ситуации придется заключить дополнительное соглашение, в котором будут отражены новые условия сотрудничества или разрыва деловых отношений.
Особенности оформления возврата
Документальное оформление возвратной процедуры играет ключевую роль. Покупателю придется сформировать:
И только потом начинать возвратную процедуру. Понадобится оформить акт расхождения и претензию, а затем составить возвратную накладную.
Какой бланк использовать
Унифицированная форма накладной ТОРГ-12 утверждена Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132. Но применение единых формуляров не обязательно. Организация вправе использовать собственные бланки накладных на возврат. Самостоятельно разработанный бланк утвердите в учетной политике. Раскройте подробные инструкции по его заполнению. Либо используйте унифицированный формуляр.
Закреплять структуру и правила заполнения формы накладной ТОРГ-12 в учетной политике учреждения не нужно. Достаточно сделать ссылку, что для оформления возврата используется ТОРГ-12.
Что делать с НДС
Правила оформления документов, участвующих в расчете налога на добавленную стоимость, изменились. Теперь покупатель, возвративший ТМЦ, счет-фактуру не выставляет. А вот поставщик, принявший возврат, оформляет корректировочный счет-фактуру уже с учетом фактических значений поставки. Затем регистрирует корректировочный счет-фактуру в книге продаж (п. 3 ст. 168, п. 10 ст. 172 НК РФ, п. 12 Правил ведения книги покупок, п. 1.4 Письма ФНС от 23.10.2018 № СД-4-3/20667@, Письмо Минфина от 04.02.2019 № 03-07-11/6171).
Покупатель, если принял НДС к вычету, восстанавливает налог на основании полученного корректировочного счета-фактуры. И регистрирует операции в книге покупок (пп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ, п. 1.4 Письма ФНС от 23.10.2018 № СД-4-3/20667@).
Как заполнить возвратную ТОРГ-12
Инструкцию, как заполнить образец ТОРГ-12 на возврат товара, составили в форме таблицы:
Раскрываем информацию о покупателе ТМЦ, который инициирует возврат в пользу поставщика. Расписываем следующие реквизиты:
Отдельной строкой указываем наименование структурного подразделения компании, из которого производится возврат ТМЦ.
Это поставщик, в пользу которого возвращается несоответствующая характеристикам продукция. Раскрываем аналогичные сведения и реквизиты (наименование, адрес, платежные реквизиты и телефон).
По аналогии с полем «Организация-грузоотправитель».
Если перечислений не было, то поле не заполняйте.
Здесь раскройте следующую информацию о проводимой операции:
Дата и номер документа
Отражаем реквизиты самого документа, в соответствии с учетными регистрами и журналами. Включите в образец накладной на возврат товара поставщику реквизиты товарно-транспортной накладной, но только при наличии.
Табличная часть заполняется на общих основаниях. Здесь придется расписать реквизиты и характеристики ТМЦ, возвращаемого поставщикам. Укажите по порядку:
Под таблицей пропишите итоговые значения. Заверьте готовый образец накладной подписью руководителя и главбуха организации. Скрепите подписи печатью. Оформите документ как минимум в двух экземплярах, по одному экземпляру — для каждой из участников сделки. Материально ответственные лица поставщика должны проверить возвращенную продукцию и сделать соответствующие отметки в ТОРГ-12.
С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.