Акт уничтожения персональных данных на бумажных носителях
Если компания больше не нуждается в информации о своих сотрудниках или клиентах, то она обязана уничтожить носители с персональными данными этих лиц. Это нужно сделать, чтобы информация не попала к злоумышленникам. Уничтожение должно сопровождаться работой специально созданной комиссии, а также составлением и подписанием соответствующего акта. Как правильно его оформить, читайте в статье.
Общие сведения
Персональные данные — это любая информация, относящаяся к физическому лицу (клиенту или сотруднику предприятия). К персональным данным относятся ФИО, место и дата рождения, семейное положение, сведения об имуществе и т.д.
Любое учреждение, юридическое лицо или ИП, производящее обработку персональных данных, называется оператором персональных данных.
Уничтожение персональных данных — это действия, итогом которых будет невозможность восстановления сведений о физических лицах — уничтожение материальных носителей информации. Такие процедуры проводят, когда данные теряют актуальность (сотрудник уволился, работа с клиентом закончена) либо субъект отозвал согласие на обработку персональных данных и т.д.
Законодательное регулирование
Самый главный нормативный акт в данной сфере — это закон «О персональных данных» — ФЗ №152 от 27.07.2006 года. Он содержит информацию об условиях обработки, хранении сведений, правах и обязанностях оператора и субъекта персональных данных и т.д. Именно на этот документ нужно ссылаться при составлении акта об уничтожении персональных данных.
Кроме того, в зависимости от ситуации можно обращаться к другим законодательным документам, посвященным сфере работы с персональными сведениями физических лиц.
В отношении ответственности и контроля в данной области ужесточились нормы, они прописаны в Постановлении Правительства №146 от 13.02.2019 г.
Порядок уничтожения персональных данных
Для сведения к минимуму ошибок при процедуре при ее осуществлении необходимо соблюдать определенный законодательством порядок:
Важно! Если из организации увольняются сотрудники, то оригиналы, а в некоторых случаях еще и копии документов должны быть выданы им на руки, уничтожению подвергаются только копии документов и только после определенного срока хранения. То же самое касается клиентов компании.
Способы уничтожения
Информация на уничтожаемых носителях не должна быть подвержена восстановлению. В случае с бумажными носителями используют такие способы уничтожения, как измельчение (ножницами или с помощью шредера), сжигание, гидрообработка. При данной обработке носители будут невосстановимы.
За результативность процесса несут ответственность члены специально созданной комиссии в компании.
Составляем акт уничтожения персональных данных на бумажных носителях
Акт можно написать от руки или набрать на компьютере и впоследствии распечатать и подписать. Желательно брать «фирменный бланк» компании с ее реквизитами.
Итак, в шапке документа должны быть:
Далее начинается основная часть, где указывают следующее:
Завершают документ подписи председателя и членов комиссии. После подписания акт передают руководителю для утверждения. Он ставит свою подпись в соответствующей графе на бланке.
В идеале в документе не должно быть ошибок (орфографических, грамматических и любых других). Если вдруг была обнаружена фактическая ошибка, то ее, конечно, нужно исправить, используя стандартный порядок исправления и завизировав внесенные коррективы. При большом количестве ошибок лучше взять новый бланк, заполнить его, а старый документ уничтожить.
Акт удаления персональных данных
Вопрос: Как документально оформить факт уничтожения персональных данных субъекта?
Ответ: Порядок документальной фиксации уничтожения персональных данных субъекта определяется оператором персональных данных самостоятельно. Уничтожение персональных данных субъекта осуществляется комиссией либо иным должностным лицом, созданной (уполномоченным) на основании приказа Оператора. Наиболее распространенными способами документальной фиксации уничтожения персональных данных субъекта является оформление соответствующего акта о прекращении обработки персональных данных либо регистрация факта уничтожения персональных данных в специальном журнале. Типовая форма акта и журнала утверждаются самим Оператором.
Дополнение к ответу: С целью исключения ошибочного уничтожения документов (носителей), содержащих персональные данные физических лиц (субъектов персональных данных), на момент утверждения Акта не подлежащих уничтожению (например: не истекли установленные сроки хранения, нет факта утраты необходимости в достижение цели, цели обработки не достигнуты), необходимо учесть обязательные требования законодательства Российской Федерации в области персональных данных и других, определяющих случаи и особенности обработки персональных данных федеральных законов. Оператору целесообразно:
Вопрос: Из Федерального закона «О персональных данных» и подзаконных актов не ясен конкретный перечень внутренних документов, которые должна разработать организация. Какой необходимый минимальный комплект документов Вы рекомендуете разработать?
Ответ: Жестких требований о количестве подлежащих разработке локальных актов оператора действующим законодательством не установлено.
Оператор самостоятельно определяет состав и перечень мер, необходимых и достаточных для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных. Это меры организационного, правового и технического характера.
Практика реализации этих мер сформировала необходимый минимум документов, который должен быть принят оператором, это:
Дополнение к ответу: Постановлением Правительства Российской Федерации от 21.03.2012 г. № 211 утвержден Перечень мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных» и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами
Вопрос: в каком виде должны направляться собственникам помещений платежные документы об оплате коммунальных услуг?
Ответ: Пунктом 69 Правил предоставления коммунальных услуг собственникам и пользователям помещений в многоквартирных домах и жилых домов, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 6 мая 2011 г. № 354 «О предоставлении коммунальных услуг собственникам и пользователям помещений в многоквартирных домах и жилых домов», установлен перечень сведений, содержащихся в платежном документе, в том числе, включающий почтовый адрес жилого помещения, фамилию, имя и отчество собственника или нанимателя жилого помещения.
В соответствии со ст. 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» операторы и иные лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом. При доставке платежных документов в открытом виде до почтовых ящиков персональные данные жильцов не защищены от случайного к ним доступа третьих лиц
Для решения вопроса о достаточности принимаемых операторами мер по защите персональных данных при доставке до почтовых ящиков необходимо оценивать все фактические обстоятельства, в том числе условия договоров об оказании услуг, заключенных между собственниками жилья и управляющими компаниями или ТСЖ, содержание письменного согласия граждан на обработку их персональных данных, привлечение оператором уполномоченных работников или третьих лиц, способ доставки счетов, и иные.
Время публикации: 06.11.2015 15:07
Последнее изменение: 30.01.2017 16:40
Акт удаления персональных данных
Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
По достижении цели обработки персональных данных оператор обязан уничтожить персональные данные или обеспечить их уничтожение.
Можно ли считать возврат работодателем субъекту его документов (копий), содержащих персональных данных, равнозначным уничтожению персональных данных?
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Амирова Лариса
Ответ прошел контроль качества
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.
Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.
Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.
ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.
8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)
Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru
Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит
Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter