Акт о порче имущества
Акт о порче имущества – документ, в котором фиксируются повреждения, нанесенные товарно-материальным ценностям, принадлежащим предприятию. При этом преднамеренность или непреднамеренность действий, послуживших причиной порчи имущества, роли не играет – акт составляется вне зависимости от этих обстоятельств.
В каких случаях чаще всего пишется документ
Акт может быть создан в самых разных ситуациях:
Зачем нужен акт
Акт относится к первичной документации фирмы, и, являясь безусловным письменным доказательством причиненного повреждения/поломки, становится впоследствии основанием для списания испорченных товарно-материальных ценностей или отправки их в ремонт.
К сотруднику, непосредственно причастному к нанесению вреда имуществу компании, на основании данного документа может быть применена мера дисциплинарного взыскания. Она назначается в зависимости от того, насколько серьезно пострадала собственность организации:
Здесь учитываются все нюансы события, в том числе и наличие умысла. Кроме того, на основе акта руководство предприятия имеет право потребовать от виновника возмещения материального ущерба..
Кто составляет акт
Акт может составлять любой работник организации, в должностные обязанности которого входит данная функция. Это может быть руководитель структурного подразделения, юрист, секретарь или просто материально-ответственное лицо.
При создании акта должны присутствовать и другие сотрудники компании, которые выступят в роли свидетелей нанесенных повреждений. Таким образом, формируется специальная комиссия в составе не менее трех человек, лучше работников разных отделов.
Если испорченное имущество относится к высокотехнологичному оборудованию или приборам, для более точной диагностики вреда к составлению акта следует привлечь специалиста инженерно-технической или сервисной службы, действующей внутри предприятия или стороннего эксперта.
Составление акта: основные моменты
На сегодня нет стандартного унифицированного образца акта, так что документ может быть написан в произвольной форме или по шаблону, действующему внутри фирмы. При этом есть ряд определенных сведений, который вносить в него нужно обязательно:
Оформление акта. На что обратить внимание
При оформлении акта, также как и при его написании, можно руководствоваться собственными соображениями, поскольку закон не предъявляет к этому параметру никаких особых требований. Акт можно писать на простом чистом листе бумаги или на фирменном бланке организации. Вносить информацию можно от руки (любой шариковой ручкой, но только не карандашом) или печатать на компьютере.
Важно! В акте должны наличествовать подписи его непосредственного составителя и присутствовавших сотрудников – их автографы будут свидетельствовать о том, что все внесенные в документ сведения верны.
Желательно получить и подпись виновника порчи имущества, но если он отказывается подписывать документ, можно прямо в акте сделать соответствующую пометку или составить отдельный акт об отказе подписать акт.
Заверять печатью бланк акта не обязательно – с 2016 года использование штемпельных изделий на предприятиях и в организациях необходимо только в тех случаях, если это закреплено во внутренних нормативно-правовых бумагах фирмы.
Акт составляется в двух экземплярах:
При необходимости можно составить и дополнительные копии акта.
Как хранить акт
После составления акта и завершения всех процедур, связанных с его непосредственным участием, документ следует передать в архив предприятия, где он должен находиться период, установленный законом или локальной документацией фирмы (но не менее трех лет), после чего его можно уничтожить.
Акт о порче имущества при затоплении квартиры или офиса
Затопление квартир в многоэтажных домах встречается особенно часто. Офисы тоже могут подвергнуться этой неприятности, как и отдельно стоящие жилые дома. Даже если над помещением не располагаются нерадивые соседи, затопление нельзя исключать. Всегда может случиться авария водопровода, прорыв водяной системы отопления, протечка кровли и т.д.
Одним из важных процессуальных действий, необходимым для последующего возмещения ущерба, является составление акта о порче имущества. Его составляют вызванные к месту затопления представители компании, обслуживающей здание (ее аварийной службы) с участием потерпевшей стороны. Сделать это надо в первые 12 часов после вызова уполномоченных лиц. Если представители компании не явились вовремя, акт допустимо составить без них, пригласив в комиссию посторонних незаинтересованных людей. Управляющей компании при этом следует направить письменное уведомление, а в акте отразить, что она была проинформирована, но не участвовала в составлении акта по причине неявки по вызову.
Если помещение залито по вине конкретного человека, например, соседа сверху, он тоже участвует в составлении акта.
ВАЖНО! Если виновника не установили, его не удалось пригласить, либо он отказался, это следует отразить в тексте акта.
В этом документе должны найти отражение такие данные:
ВНИМАНИЕ! Описывая ущерб, нужно указать не только состояние потолка, стен, пола, но и порчу мебели, бумаг и другого имущества, находящегося в помещении. Это можно сделать в форме дефектной ведомости, инвентаризации и т.п.
Остальные части документа («шапка», дата, подписи членов комиссии) составляются по основным принципам делопроизводства. Строгой формы для документа законами не предусмотрено.
АКТ № 11
осмотра жилого помещения, расположенного по адресу:
г. Нижний Новгород, ул. Ванеева, д.17, кв.21
от 19 августа 2017 года
На основании заявления (входящий номер 134 от 19.08.2017) от гр. Деревянского Н.Ю. о затоплении квартиры была сформирована комиссия в составе:
На момент осмотра лицо, виновное в затоплении, установить не удалось.
Комиссия провела обследование жилого помещения по указанному адресу.
На момент обследования (19.08.2017 г. в 16:30) установлены следующие повреждения вследствие затопления.
Пострадала жилая комната площадью 26 кв.м.:
В комнате повреждена мебельная стенка (разбухла по прилегающей к стене поверхности) и телевизор Sony KDL-32WE613 (вышел из строя).
Затопление случилось 19.08.2017 г. в 15:45. Были произведены следующие работы по устранению:
Выводы комиссии: причиной затопления является авария трубопровода горячего водоснабжения (разрыв трубы).
Члены комиссии:
Начальник ЖЭУ № 2 /Моршанский/ А.П. Моршанский
Инженер ЖЭУ № 2 /Пересветова/ Т.А. Пересветова
Мастер ЖЭУ № 2 /Никодимов/ О.Л.Никодимов
С актом ознакомлен:
владелец квартиры № 21 /Деревянский/ Н.Ю. Деревянский
Акт о порче имущества при выполнении каких-либо работ
Когда случается непреднамеренная порча имущества вследствие каких-либо жизненных ситуаций, например, выполнения работ, полученный вред нужно как-то компенсировать. Если речь идет об имуществе предприятия, то поврежденные вещи необходимо списывать или приходовать их ремонт. Виновный в порче может быть подвергнут административной или материальной ответственности. Основанием для этих процедур является нормативный документ – акт об испорченном имуществе.
На предприятии составить такой акт может уполномоченный на это материально-ответственный работник. В составе комиссии должно быть не менее 3 работников организации.
ВНИМАНИЕ! Если испорчено технически сложное оборудование, то в комиссию следует включить компетентного специалиста или пригласить эксперта.
Как составить акт
Унифицированной формы акта нет, но в нем предусмотрены некоторые моменты, обязательные для установления факта порчи имущества. Как в любой официальный документ, в акт необходимо внести:
Основная часть акта, определяющая его «специализацию», состоит из следующих моментов.
ООО «БытРемонтСервис»
г. Екатеринбург
22.08.2017 г.
АКТ № 5
О порче имущества
В настоящем документе мною, руководителем отдела сбыта Леваневским Анатолием Ивановичем, установлено, что 22 августа 2017 года сотрудница административно-хозяйственного отдела Ревакова Антонина Петровна во время производства текущей уборки неумышленно повредила имущество, принадлежащее ООО ««БытРемонтСервис»: монитор жидкокристаллический LG 34UC79G-B (столкнула со стола на пол).
Свидетелем инцидента был менеджер отдела сбыта Соколенко Роман Константинович.
Причина нанесения повреждения: неосторожность при вытирании пыли.
Монитор нуждается в ремонте – замене матрицы дисплея, ориентировочной стоимостью в 1200 руб.
Руководитель отдела сбыта /Леваневский/ А.И. Леваневский
Менеджер отдела сбыта /Соколенко/ Р.К. Соколенко
С актом ознакомлена
сотрудник административно-хозяйственной службы /Ревакова/ А.П. Ревакова
Акт о порче имущества при доставке или перевозке товара
Даже если доставка осуществляется со всеми надлежащими мерами, порча перевозимых товаров не может быть исключена. Не углубляясь в причины и поиски виновных, следует отметить, что стоимость пришедшего в негодность или испорченного груза должна быть компенсирована – за счет ли страховки, материальной ответственности виновного лица либо другим способом. Сами поврежденные товары нужно включить в убытки, подводя бухгалтерский баланс. Для этого нужно документальное основание – акт о порче имущества при грузоперевозках.
В случае обнаружения таких проблем при получении товара, покупатель (получатель) совместно с лицом, доставившим груз (экспедитором, курьером, водителем, представителем фирмы) должны выяснить важные подробности, которые будут упомянуты в акте:
ВАЖНО! Формировать акт нужно непосредственно после доставки, в присутствии доставившей его стороны.
Кроме этих подробностей, в акте следует указать:
В выводах следует установить причину повреждений и ответственное за них лицо (если это возможно).
Для обеспечения достоверности нужно пригласить в качестве членов комиссии еще не менее двух человек. Ими могут выступить квалифицированные работники, могущие оценить ущерб и удостоверить порчу, например, бухгалтер организации-получателя, юрист, менеджер по поставкам и др.
Желательно приложить дополнительные документальные свидетельства: фото груза, запись камеры видеорегистратора автомобиля перевозчика, письменные свидетельства очевидцев и др.
Нужно сделать не менее 3 экземпляров акта:
АКТ № 12
О порче доставленного груза
г. Пенза, 17.08.2017 г.
Приемщик товара, представитель ООО «Лето» Зарубин В.В., составил настоящий акт о повреждении доставленного груза при его получении.
Установленная причина порчи груза: превышение скорости при доставке, приведшее к аварии – нарушение норм перевозки.
К возмещению получателем груза ООО «Лето» предъявляется сумма в 2 000 руб.
Члены комиссии
Начальник пункта приема ООО «Лето» /Зарубин/ В.В. Зарубин
Главный бухгалтер ООО «Лето» /Незлобина/ Е.П. Незлобина
Завскладом № 1 ООО «Лето» /Петухов/ Г.К. Петухов
С актом ознакомлен
Водитель ООО «Магистраль» /Рукавичкин/ Р.А. Рукавичкин
Акт о порче документов
Случаются ситуации, когда документы на предприятии приходят в негодность вследствие пожара, затопления, других факторов, например, грызунов, или же неумышленного либо злоумышленного деяния. В любом случае, поврежденные бумаги уже непригодны к дальнейшему использованию. Это могут быть документы архивного хранения или же действующая документация. Чтобы обосновать уничтожение таких документов, нужен акт об их порче, иначе неминуема административная при проведении проверки и обнаружении недостачи в документации.
Акт составляет сформированная руководством сразу после обнаружения факта порчи комиссия. Состав комиссии произвольный, как правило, в нее включается бухгалтер, руководитель структурного подразделения, юрист, могут быть приглашены и представители правоохранительных органов, пожарного надзора, коммунальщиков и т.п.
Форма акта свободная, но удобно применять образец, приведенный в Правилах архивного хранения документов. В тексте должны быть указаны:
АКТ № 15
о порче трудовой книжки
г. Хабаровск, 30.08.2017 г.
В связи с порчей трудовой книжки на имя кладовщика ООО «Симфония» Романенко Г.В. приказом № 12/1 от 30.08.2017 г. генерального директора ООО «Симфония» Л.Н. Недзельского создана комиссия в составе:
Комиссией составлен данный акт о том, что 29.08.2017 г. при внесении записи о переводе на должность кладовщика оказался непоправимо испорчен бланк трудовой книжки – серия ТК № 5738593 на имя Романенко Г.В. Повреждение совершено сотрудником отдела кадров Кольской А.А. в результате разлития краски для печатей и штампов на разворот трудовой книжки и просачиванием ее на титульный лист.
Комиссия подтверждает непригодность дальнейшего использования бланка трудовой книжки. Испорченный экземпляр предлагается утилизировать с помощью шредера либо сожжения.
Председатель комиссии
Начальник отдела кадров /Волинецкая/ Н.П. Волинецкая
Члены комиссии
Главный бухгалтер /Петрановская/ П.Е. Петрановская
Инспектор отдела кадров /Чумакова/ Р.О. Чумакова
Возмещение причиненного постояльцами ущерба
Материалы подготовлены группой консультантов-методологов ЗАО «BKR-Интерком-Аудит»
Случается, что лица, проживающие в гостинице, портят имущество. Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации установлено, что в этом случае виновные обязаны возместить нанесенный ущерб. Согласно пункту 26 указанных Правил:
«Потребитель в соответствии с законодательством Российской Федерации возмещает ущерб в случае утраты или повреждения имущества гостиницы, а также несет ответственность за иные нарушения».
Нередко испорченное имущество не подлежит восстановлению, следовательно, его необходимо списать. Как это правильно отразить в учете?
В этом случае составляется Акт о порче имущества гостиницы (форма №9-Г). Он составляется в трех экземплярах. Один передается в бухгалтерскую службу, второй –материально-ответственному лицу, а третий отдается на руки виновнику.
Сумма возмещаемого ущерба, которую уплачивает клиент, является для гостиницы внереализационным доходом. Это следует из пункта 8 ПБУ 9/99 «Доходы организации»:
«Внереализационными доходами являются:
штрафы, пени, неустойки за нарушение условий договоров;
активы, полученные безвозмездно, в том числе по договору дарения;
поступления в возмещение причиненных организации убытков;
прибыль прошлых лет, выявленная в отчетном году;
суммы кредиторской и депонентской задолженности, по которым истек срок исковой давности;
сумма дооценки активов (за исключением внеоборотных активов);
прочие внереализационные доходы».
Такие суммы отражаются в учете по счету 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 91.1 «Прочие доходы».
Дежурная по этажу гостиницы «Турист» обнаружила, что постоялец сломал телевизор, и сообщила об этом администратору гостиницы. Телевизор можно отремонтировать, сумма ремонта составляет 600 рублей.
После составления Акта о порче имущества, постоялец полностью возместил гостинице ущерб.
В бухгалтерском учете гостиницы была сделана проводка:
В налоговом учете поступившие от постояльца суммы будут учтены в составе внереализационных доходов в соответствии с пунктом 3 статьи 250 НК РФ.
В отношении начисления налога на добавленную стоимость с операции по возмещению клиентом ущерба, нанесенного гостинице, ситуация остается неурегулированной. Существуют две точки зрения, каждая из них заслуживает внимания, однако право выбора остается за налогоплательщиком.
Первая точка зрения: НДС не начисляется, так как в этом случае отсутствует реализация. Напомним, что в соответствии со статьей 146 НК РФ объектом налогообложения по НДС признается реализация товаров (работ, услуг) на территории Российской Федерации.
Понятие реализации содержится в статье 39 НК РФ:
В соответствии с этим определением трудно согласится с тем, что, возмещая ущерб гостинице, клиент приобретает право собственности на что-то. Иначе говоря, объекта налогообложения не возникает. Но в этом случае, налоговый орган наверняка потребует восстановить «входной» НДС по испорченному имуществу, так как условия принятия НДС к вычету у налогоплательщика не соблюдены, нарушен подпункт 1 пункта 2 статьи 171 НК РФ: товары (работы, услуги) приобретены налогоплательщиком для операций, признаваемых объектом налогообложения по налогу. Исходя из этого, налогоплательщик должен восстановить сумму «входного» НДС по испорченному имуществу и заплатить ее в бюджет.
Однако на наш взгляд, вопрос восстановления налога является весьма спорным. Согласитесь, ведь если этот телевизор изначально приобретен гостиницей- налогоплательщиком для использования в налогооблагаемой деятельности, следовательно, право на вычет применено законно. Обязанность по восстановлению налога у налогоплательщика (при условии ранее примененного вычета) возникает только в случаях, перечисленных в пункте 2 статьи 170 НК РФ:
«1) приобретения (ввоза) товаров (работ, услуг), в том числе основных средств и нематериальных активов, используемых для операций по производству и (или) реализации (а также передаче, выполнению, оказанию для собственных нужд) товаров (работ, услуг), не подлежащих налогообложению (освобожденных от налогообложения);
2) приобретения (ввоза) товаров (работ, услуг), в том числе основных средств и нематериальных активов, используемых для операций по производству и (или) реализации товаров (работ, услуг), местом реализации которых не признается территория Российской Федерации;
3) приобретения (ввоза) товаров (работ, услуг), в том числе основных средств и нематериальных активов, лицами, не являющимися налогоплательщиками в соответствии с настоящей главой либо освобожденными от исполнения обязанностей налогоплательщика по исчислению и уплате налога;
4) приобретения (ввоза) товаров (работ, услуг), в том числе основных средств и нематериальных активов, для производства и (или) реализации товаров (работ, услуг), операции по реализации (передаче) которых не признаются реализацией товаров (работ, услуг) в соответствии с пунктом 2 статьи 146 настоящего Кодекса».
То есть, как видим, выбытие имущества в результате его порчи, к перечисленным операциям не относится. Нет такого требования и в других статьях главы 21 «Налог на добавленную стоимость» НК РФ, следовательно, налоговое законодательство не обязывает налогоплательщика восстанавливать сумму «входного» налога.
Налоговый орган вряд ли согласится с приведенными аргументами, поэтому «невосстановленный НДС» наверняка приведет Вас в суд. Кто не готов спорить с налоговиками, тому совет: восстановите сумму налога и заплатите ее в бюджет.
И другая точка зрения: НДС с сумм по возмещению причиненного ущерба начисляется, так как получение этих сумм связано с оказанием гостиничных услуг, то есть эти суммы выступают в роли штрафных санкций за нарушение постояльцем условий договора между гостиницей и клиентом.
«При определении налоговой базы выручка от реализации товаров (работ, услуг) определяется исходя из всех доходов налогоплательщика, связанных с расчетами по оплате указанных товаров (работ, услуг), полученных им в денежной и (или) натуральной формах, включая оплату ценными бумагами.
Указанные в настоящем пункте доходы учитываются в случае возможности их оценки и в той мере, в какой их можно оценить».
Исходя из этого, начислять НДС необходимо, а восстанавливать не надо. Мы разделяем именно данную точку зрения.
Более подробно с вопросами, касающимися учета и налогообложения гостиничного бизнеса, Вы можете познакомиться в книге ЗАО «BKR Интерком-Аудит» «Гостиничные услуги».
Акт о порче имущества — как написать, примеры образцов
Любое имущество подвержено изнашиванию, а также непреднамеренной или целенаправленной порче. В последнем случае оформляется акт о порче имущества. На основе этого документа будут проводиться ремонт имущества, его списание, привлечение виновника к ответственности. Рассмотрим правила составления и хранения акта в организации.
Основные положения
Акт о порче имущества – первичный документ компании, который подтверждает наличие ущерба имуществу. В дальнейшем согласно ему проводится ремонт имущества или признание его непригодным, если оно безнадежно испорчено.
На основе акта к человеку, который нанес имуществу ущерб, применяется дисциплинарное взыскание – например, замечание, выговор или увольнение. В тяжелых ситуациях возможна уголовная ответственность, особенно если удалось доказать наличие умысла. Также руководство компании вправе претендовать на возмещение ущерба.
Акт о порче собственности организации составляется в следующих случаях:
Имущество должно содержать явные признаки негативного воздействия – например:
Имущество, которому был нанесен ущерб, должно находиться в руках не собственника – человека, который временно владел имуществом собственника согласно договору аренды, ссуды, оперативного управления, транспортировки груза, проведения ремонтных работ.
Если виновник отказывается возмещать ущерб, то собственник вправе обращаться с иском в суд. Перед этим необходимо обратиться к экспертной комиссии: специалисты определят сумму убытков, рыночную стоимость ремонта или замены имущества, после чего составят заключение. Его необходимо приложить к общему списку документов. Суд рассмотрит все обстоятельства дела и вынесет решение. Практика показывает, что во многих случаях истцам удается добиться удовлетворения своих требований.
Как составить акт о порче имущества
Акт может составить любой сотрудник компании, чьи должностные полномочия это допускают – например, секретарь, руководитель отдела, юрист или сотрудник, который несет материальную ответственность за вверенное ему имущество.
Акт следует составить на фирменном бланке предприятия или на листе A4, в письменном или печатном виде. Исключение – акт об ущербе собственности гостиницы: в такой ситуации сведения необходимо изложить на бланке № 9-Г, который разработан специально для подобных обстоятельств.
В акте указываются следующие сведения:
В случае если поврежденных предметов несколько, рекомендуется указать их в табличной форме. Если составители документа не знают, кто именно нанес имуществу ущерб, это тоже нужно отразить в тексте.
В случае если внутренние нормативно-правовые документы компании указывают на необходимость использовать печать организации, то ее также нужно проставить в акте. Однако в целом это требование необязательное.
Акт составляется в двух экземплярах. Первый остается в компании и хранится в бухгалтерии: в дальнейшем он используется для выделения денежных средств на ремонт или для списания имущества. Второй направляется виновнику, действия которого привели к ущербу имущества. В то же время допускается составить и больше копий акта.
Если виновником выступает юридическое лицо, то акт необходимо направлять по месту регистрации. Найти его можно в ЕГРЮЛ, указав ИНН, ОГРН или название организации.
Если виновник – физическое лицо, то акт направляется по адресу его регистрации. Если ущерб имуществу произошел по вине госоргана, то документ необходимо отправить по его местонахождению, уточнить которое можно на сайте учреждения.
Полезные ссылки:
Если у сотрудников есть какие-либо документы, подтверждающие нанесение ущерба имуществу, они прикладываются к акту.
После того как ремонт или выделение денежных средств, а также привлечение виновника к ответственности было проведено, акт направляется в архив организации. Минимальный срок его хранения – 3 года. По истечении этого времени акт можно уничтожить.
Как составить акт о затоплении квартиры
Если соседи сверху затопили квартиру, тоже составляется акт о порче имущества. Это обеспечит гарантию того, что виновники действительно оплатят расходы по ремонту и не откажутся от своих слов. Также в составлении акта должны участвовать свидетели и сотрудники управляющей компании. Акт необходимо оформить даже в том случае, если соседи отказываются возмещать ущерб и отрицают свою вину – в такой ситуации потребуется обращаться в суд.
Акт вместе с доказательствами (например, заключениями экспертов, записями от видеокамер) прикладывается к исковому заявлению.
Оформление акта о повреждении груза
Акт о порче груза при его транспортировке позволяет определиться с тем, как будет возмещаться ущерб – средствами страховой компанией или взысканием денег с виновника. Также документ нужен для бухучета убытков.
В документе необходимо отразить:
Подобный документ оформляется в обязательном присутствии сотрудника, ответственного за доставку.
Составление акта о порче документации
В ходе затопления, пожара, случайного или намеренного действия третьих лиц документы на предприятии могут прийти в негодность. Чтобы избежать административной ответственности при проверке и обнаружении факта отсутствия важных документов, руководство должно сразу же составить акт. Участниками комиссии выступают бухгалтер, юрист, сотрудники коммунальных и пожарных служб, руководитель отдела и т. д.
Составление акта об ущербе при проведении работ
Если в ходе проведения работ – например, сотрудниками коммунальных служб при очищении крыш от снега – было испорчено имущество (вывеска, козырек и т. д.), то акт позволит владельцу получить компенсацию. В документе необходимо отразить, какие именно работы проводились, в какое время, кто был ответственным за проведение работ.