Акт списания запчастей на автомобиль
В компаниях, эксплуатирующих автомобили, часто проводят замену каких-либо их запчастей. Новые детали, потраченные на ремонт транспортного средства, необходимо списать. Для этого члены специальной комиссии составляют соответствующий акт. Какая информация должна быть в нем, разберемся в статье.
Общая информация
Актом подтверждается факт хозяйственной жизни компании. На основании акта на списание запчастей списывают с баланса запчасти, установленные в автомобиль во время ремонта. Такая бумага необходима, чтобы в случае претензий проверяющих органов доказать им, что средства израсходованы правомерно.
Для составления документа может созываться комиссия. Также это может сделать и один ответственный сотрудник, поскольку акт все равно будет утверждать руководитель. Тонкости операции списания и состав комиссии, если таковая планируется, нужно прописать в учетной политике организации.
Перед процедурой списания соблюдают такой порядок действий:
Таким образом, запчасти нужно оприходовать, зафиксировать их перемещение между подразделениями компании, затем списать их для ремонта автомобиля.
Для списания можно использовать унифицированные формы М-15 или М-11, однако они неточно отражают суть данного факта хозяйственной жизни.
Составляем акт списания запчастей на автомобиль
Форма акта законодательно не установлена. Компании разрабатывают бланк самостоятельно, включая в него все необходимые реквизиты для подобных документов. Список реквизитов указан в ст. 9 ФЗ №402 от 06.12.2011 г. (закон «О бухгалтерском учете»). К ним относятся: наименование предприятия или компании, наименование бумаги, дата и место ее составления, структурное подразделение, факт хозяйственной жизни предприятия, единицы измерения и т.д.
Важно! Бланк утверждает руководитель организации в учетной политике.
Структура документа стандартная: должны быть шапка и основная часть. В шапке надо указать следующую информацию:
Также должны быть предусмотрены графы для утверждения документа руководителем. Он должен поставить дату и подпись после прочтения акта.
В основной части указывают такие данные:
Далее подводят итог: после таблицы отмечают, сколько всего запчастей было списано и на какую сумму.
Документ заканчивают подписи председателя, членов комиссии и руководителя в графе для утверждения бумаги.
К сведению! При обнаружении фактических ошибок используют стандартный порядок действий. Нужно аккуратно зачеркнуть слово или число с ошибкой, рядом или сверху написать правильный вариант, затем поставить отметку «Исправленному верить» и подпись. Все члены комиссии должны быть ознакомлены с исправлениями.
После подписания акт отправляют в бухгалтерию для отражения факта списания в бухгалтерском учете.
Акт установки материальных ценностей
Если организация приобретает или выпускает часть механизма, элемент оборудования, автомобиля, а затем его куда-либо устанавливает, то для документального подтверждения этого факта может понадобиться акт установки материальных ценностей.
Этот документ будет надежным основанием для списания установленных материальных ценностей (после завершения процесса установки). Кроме того, он будет являться подтверждением того факта, что установщик выполнил свои обязанности в полном объеме.
Если перед установкой материальных ценностей они у организации отсутствуют, то их приобретают и принимают к учету. Помимо оборудования, такой документ может оформляться на установку элементов фасада, декора и других функциональных предметов помещения организации. Это касается козырьков, дверей, шлагбаумов и т.д.
Обязательное требование: в акте должно фигурировать несколько человек в качестве председателя и членов комиссии. Их подписи в нижней части придают данным больше достоверности.
Не существует утвержденной формы этого документа. Каждая из организаций вправе сама определиться, какую из форм использовать. Главное – закрепить использование отдельным приказом руководителя и обеспечить ее присутствие в учетной политике организации. Прилагаемый бланк и образец – формы, на которые стоит ориентироваться, так как они соответствуют всем требованиям. Последние изложены в Федеральном законе о бухгалтерском учете №402-ФЗ от 6 декабря 2011 года, а конкретнее – в его 9 статье.
Элементы акта
Для фиксации факта необходимо описывать события и действия детально, подробно, придерживаясь официального стиля изложения.
Некоторые используют в качестве основы унифицированную форму ОС-16. В первоначальном своем виде она заполняется только в тех случаях, когда предназначенная для монтажа материальная ценность содержит дефект либо для ее установки требуются дополнительные элементы. Поэтому и вносят в нее необходимые изменения.
Но следует учитывать, что формы даже с малейшими модификациями считаются уже самостоятельно разработанными организацией и нуждаются во внесении в учетную политику и издании приказа, который принимает форму документа.
Акт установки материальных ценностей, бланк которого прилагается, содержит три основных части: вводную, основную и заключительную. Согласно предъявляемым требованиям в документе обязательно должны быть:
Естественно, табличная часть может быть ни к чему, если материальная ценность одна. Но в большинстве случаев специально оформленный перечень пригождается при перечислении монтируемых деталей либо используемых для установки материалов.
Завершают документ подписи каждого из членов комиссии, а также руководителя.
Оформление
Акт может быть оформлен в печатном виде или написан от руки. В ход идут специализированные бланки организации и обычная бумага А4 формата. Главное, чтобы информация, которая содержится в акте установки, соответствовала предъявляемым к официальным документам требованиям и содержала необходимые данные в полном объеме.
Исправления в официальных документах не поощряются. Это большая редкость. Если ошибка была выявлена до подписания, то акт перепечатывают или переписывают. Если же ошибку обнаружили после утверждения руководителя и акт занесен в соответствующие регистры, то придется вносить исправления по общим требованиям.
Необходимо зачеркивать неверную информацию одной чертой (таким образом, чтобы она оставалась доступной для прочтения), а над ней (либо рядом) записывать верную. При этом отмечается исправление надписью «Исправлено», датой и подписями всех лиц, которые подписывали изначальную версию.
Дополнения
Так как общепринятой формы нет, то для большей эффективности и удобства руководители организаций (возможно, с подачи делопроизводителей, бухгалтеров, кадровиков или других сотрудников) меняют стандартную форму документа, дополняя ее следующими пунктами основной части:
Количество экземпляров
Установочный акт является «подушкой безопасности» для организаций, которые занимаются установкой и монтажом разного рода оборудования, конструкций и т.д. Поэтому акт оформляется обычно минимум в двух экземплярах. Один нужен для заказчика, другой – для исполнителя монтажных работ.
Если со стороны заказчика поступит обращение в суд, то исполнитель посредством акта всегда может доказать, что работы как минимум проводились.
Даже если организация установила материальные ценности своими силами, в бухгалтерской отчетности должен фигурировать этот документ для начисления вознаграждения работнику, который осуществил монтаж. Также он нужен для списания приобретенных материальных требований, с последующим присоединением их ценности к общей ценности оборудования или другого имущества организации.
Срок хранения
Если завершены ревизии и по факту установки не ведется никаких споров, судебных либо следственных дел, то акт установки материальных ценностей сохраняется на протяжении 5 лет.
Акт установки оборудования
В случае, когда организация пользуется услугами по монтажу каких-либо устройств, пригождается акт установки оборудования.
Не имеет значения, переносное монтировалось устройство или нет. Его вид тоже не важен. Это могут быть компьютерное обеспечение, холодильные агрегаты, верстаки, компрессоры, металлообрабатывающие и деревообрабатывающие станки, сварочное оборудование и т.д.
Важно то, что две организации (или компания и частное лицо, или два частных лица) заключили договор, по которому одна из них предоставляет этого рода услуги, и все пункты договора устраивают представителей обеих сторон.
Акт имеет силу только вместе с соответствующим договором. Это своего рода свидетельство того, что работы действительно были проведены. И проведены так, что результат устроил заказчика.
Стороны, которые составляют акт, переименовываются в «Заказчика» и «Подрядчика». Подрядчиком при этом зачастую является поставщик упомянутого оборудования.
Составные элементы акта
Как и всякий документ свободной формы, бумага имеет три основных раздела:
В вводной части расположены основные данные относительно наименования самого документа (надпись располагается в самом верху бумаги, посередине), того, к какому из договоров он относится (с упоминанием о его номере и датировке), места заключения акта (город, в котором он составляется и подписывается), срока. Больше всего информации содержится в основном разделе. В нем описывается:
Заключительный раздел состоит из названий организаций, их реквизитов и подписей ответственных лиц.
Почему документ так важен
Стоит отметить, что акт установки оборудования нужен в равной степени обеим сторонам, его заключившим. Для подрядчика он является свидетельством фактически проведенных работ и основанием для требования оплаты.
Для заказчика же это – обязательная часть бухгалтерского учета. Только на его основании сотрудник организации, бухгалтер, может отнести потраченные денежные средства в раздел затрат. Это необходимо для дальнейших расчетов величины налоговых сборов.
Возможно ли вносить установку разного оборудования
Если бумага составляется в печатном виде и к ней прилагается договор, который предполагает выполнение нескольких видов работ, то вполне допустимо составление акта на установку сразу на несколько видов разного рода оборудования.
Так как форма оформления относительно свободная, то перечень может быть довольно длинным, даже на несколько страниц. Главное – соблюдать заполнение основных разделов, не забывать ставить в завершении документа подписи. Без них акт не будет иметь силы и не будет являться доказательством выполнения соответствующих работ при судебных разбирательствах (если возникнет такой вариант развития событий).
Куда заносятся данные из него
Если бухгалтерский учет ведется организацией в программе 1С, то законом предусмотрено сохранение этого типа документов в журнале «Документы продажи» на индивидуальной, обособленной странице.
Электронный вариант оформления
Что касается программы 1С, то для составления этого рода документа выбирается вкладка «Продажи». Далее нажатием выбирается пункт «Реализация (акты, накладные)». Далее в «Услугах» — «Акт». Программа автоматически проставляет текущую дату. Бухгалтеру остается только заполнить название компании или частного лица, которые были привлечены к выполнению работ по установке оборудования в качестве подрядчика. Также обязательно для заполнения поле «Номер договора».
Важный момент! Если по договору была предусмотрена и произведена предоплата, то к бумаге прикрепляется счет, который упоминается в основной части акта.
После заполнения основных данных нажатием вкладок «Добавить» или «Подбор» заполняются данные о том, какие работы были произведены, когда и в каком объеме. Последней операцией при электронном заполнении документа является прописывание стоимости работ. НДС высчитывается автоматически. Ставятся отметки о реквизитах и существующих подписях сторон. После завершения формирования акта необходимо его сохранить, провести и закрыть. Убедиться в том, что все получилось, поможет вкладка «Дт/Кт».
Какие гарантии для подрядчика дает акт
Бумага является страховкой для подрядчика. Она свидетельствует о том, что на момент выполнения заказа оборудование было исправно.
Для технически сложных устройств важно также, что монтаж был реализован именно специалистами в конкретной области. Таким образом минимизируется вероятность ошибок при установке.
В основной части по желанию может прописываться факт проведения инструктажа с заказчиком, как эксплуатировать оборудование, о передаче инструкций относительно этого. Также в качестве рекомендательной меры могут быть оговорены конкретные сроки, в течение которых оборудование было введено в эксплуатацию и может использоваться.
Возможные ошибки
Если допущены неточности в акте установки оборудования, то допускаются их исправления. Для этого неверная информация зачеркивается одной чертой, рядом записывается верная. Здесь же должны стоять фраза «Исправленному верить» и подписи обеих заинтересованных сторон в знак согласия с внесенными коррективами.
Как оформить списание запасных частей на ремонт основных средств? Как оформить положение по ведению учета основных средств в АО? (А. Калденбергер, 26 ноября 2013 г.)
А. Калденбергер, магистр учета и аудита,
профессиональный бухгалтер РК,
ст. преподаватель КЭУК
КАК ОФОРМИТЬ СПИСАНИЕ ЗАПАСНЫХ ЧАСТЕЙ НА РЕМОНТ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ? КАК ОФОРМИТЬ ПОЛОЖЕНИЕ ПО ВЕДЕНИЮ УЧЕТА ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ В АО?
Первая часть вопроса. Выявленные дефекты актива оформляются Актом о выявленных дефектах активов (форма А 4), в котором необходимо подробно раскрыть мероприятия и/или работы, направленные на их устранение.
Списание запасных частей на ремонт для устранения выявленных дефектов согласно Акту о выявленных дефектах активов (форма А 4) может быть осуществлено на основании Акта на списание запасов (форма З-6).
Увеличение стоимости ремонтируемых объектов в случае капитального ремонта осуществляется на основании Акта приемки-передачи отремонтированных, реконструированных (модернизированных) активов (форма А-5).
Вторая часть вопроса. Практика ведения учета основных средств в АО прописывается в Учетной политике организации согласно положениям МСФО (IAS) 16 «Основные средства». В разделе «Учет основных средств» Учетной политики АО необходимо отразить следующие основные моменты:
1) критерии признания объектов в качестве основных средств;
2) элементы себестоимости основных средств;
3) модель последующего учета основных средств;
4) используемые методы амортизации основных средств;
5) требования к учету последующих затрат;
6) описать порядок признания обесценения основных средств;
7) прекращение признания балансовой стоимости основных средств.
Ниже приведено примерное содержание раздела Учетной политики относительно учета основных средств:
1) предназначаются для использования в производстве или поставке товаров или услуг, для сдачи в аренду другим лицам или для административных целей, и
2) как ожидается, будут использованы в течение более одного периода.
Признание объектов основных средств активами предусматривает выполнение одновременно двух условий:
а) вероятность получения экономической выгоды в будущем; и
б) надежность оценки себестоимости актива для компании.
Для целей составления финансовой отчетности АО применяет следующую классификацию по группам основных средств:
здания и сооружения;
машины и оборудование;
прочие основные средства.
Учет поступления основных средств.
При первоначальном признании объекта основных средств АО измеряет его по его фактической себестоимости.
Себестоимость объекта основных средств включает:
1) цену его покупки, включая импортные пошлины и невозмещаемые налоги на покупку, за вычетом торговых скидок и дисконтов;
2) любые затраты, непосредственно относимые на доставку актива до местонахождения и приведение его в текущее состояние. Такими затратами могут быть затраты на подготовку места установки объекта, затраты на его доставку и погрузку/разгрузку, установку и сбор и пуско-наладочные работы.
Если побочные операции не являются необходимыми для доставки объекта в нужное место и приведение его в состояние, обеспечивающее возможность эксплуатации, доходы и расходы по таким операциям признаются в качестве прибыли или убытка АО.
Нижеследующие затраты не являются затратами, включаемыми в себестоимость объекта основных средств и признаются АО в качестве расхода в момент их появления:
1) затраты, связанные с открытием новых производственных комплексов;
2) затраты, связанные с внедрением новых продуктов или услуг (включая затраты на деятельность, связанную с рекламой и продвижением);
3) затраты связанные с ведением коммерческой деятельности на новом месте (включая затраты на обучение персонала);
4) административные и другие общие накладные расходы;
5) затраты по займам.
Поступление основных средств оформляется актом приемки-передачи долгосрочных активов (форма ДА-1).
Единицей бухгалтерского учета является инвентарный объект, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или же его обособленный комплекс, предназначенный для определенной работы.
Для обеспечения контроля за сохранностью основных средств каждому инвентарному объекту присваивается соответствующий инвентарный номер, который сохраняется на весь период его нахождения в АО.
Измерение после первоначального признания. После первоначального признания в качестве актива объекты основных средств учитываются АО по его первоначальной стоимости за вычетом накопленной амортизации и накопленных убытков от обесценения.
Амортизация основных средств.
Амортизируемая стоимость актива должна распределяться на систематической основе на протяжении срока его полезного использования.
Срок полезного использования основных средств определяется АО самостоятельно при принятии объекта к учету.
При определении срока полезного использования актива АО учитываются следующие факторы:
1) ожидаемый режим использования (загрузки) актива. Загрузка оценивается исходя из ожидаемой мощности или физической производительности актива;
2) ожидаемый физический износ, зависящий от производственных факторов, таких, как количество смен, за которые предполагается использовать данный актив, и программа ремонта и обслуживания, а также содержание и обслуживание актива в период простоя;
3) моральное устаревание с технической или коммерческой точки зрения, возникающее при изменениях или усовершенствованиях производства, или в результате изменения рыночного спроса на товар или услугу, производимые или предоставляемые с использованием актива; и
4) юридические или подобные ограничения на использование актива, такие, как даты окончания соответствующих сроков аренды.
Остаточная стоимость (предполагаемая стоимость запасных частей, лома и отходов, образующихся в конце срока его полезного использования за вычетом ожидаемых затрат по его выбытию) в связи с несущественностью и незначительностью при начислении амортизации признается АО равной нулю.
Амортизация основных средств начинается, тогда, когда они доступны для использования, т.е. находятся в том месте и состоянии, которые необходимы для того, чтобы они могли функционировать, как запланировано руководством Товарищества, а именно с 1-го числа месяца, следующего за месяцем ввода его в эксплуатацию.
Начисление амортизации по основным средствам прекращается, начиная с даты прекращения признания актива.
Амортизация не прекращается, когда актив начинает простаивать или выводится из активной эксплуатации, за исключением случая, когда актив полностью самортизирован.
По выбывшим основным средствам АО, амортизация прекращается с 1-го числа месяца, следующего за месяцем их выбытия.
АО должны быть избраны такие методы амортизации, которые отражают характер ожидаемого потребления экономических выгод от основных средств.
Допустимые методы амортизации включают в себя прямолинейный метод, метод уменьшающегося остатка и метод, основанный на использовании актива, такой как метод единиц продукции.
Срок полезного использования основных средств, их остаточная стоимость и структура потребления экономических выгод, которая определяет тот или иной метод начисления амортизации, подлежат пересмотру на каждую годовую отчетную дату, и если существуют признаки, указывающие на изменения данных оценочных показателей, то они учитываются перспективно, как изменения в бухгалтерских оценках.
Амортизационные отчисления за каждый период признаются АО в составе прибыли или убытка, кроме производственных объектов. Амортизация производственных основных средств АО включается в себестоимость продукции (работ, услуг).
Последующие затраты на объекты основных средств. Введенные в действие и принятые к учету объекты основных средств требуют дополнительных затрат для поддержания их в рабочем состоянии.
Последующие затраты, относящиеся к объектам основных средств, которые уже признаны и соответственно оценены, признаются как капитальные и относятся на увеличение первоначальной стоимости, если АО с большей долей вероятности получит будущие экономические выгоды (увеличение срока полезной службы, улучшение качества производимой продукции, увеличение производственной мощности или сокращение производственных затрат в процессе эксплуатации объектов основных средств).
Затраты на ремонт и эксплуатацию основных средств, производимые в целях сохранения и поддержания технического состояния объекта, первоначальную стоимость не увеличивают, а признаются как текущие расходы в момент их возникновения (т.е. относятся на затраты в том отчетном периоде, в котором они произведены).
Обесценение основных средств.
АО на каждую годовую отчетную дату оценивает наличие любых признаков, указывающих на возможное обесценение основных средств. В случае существования любого такого признака АО производит оценку возмещаемой стоимости основного средства, которая представляет собой максимальную оценку из справедливой стоимости за вычетом затрат на продажу и ценности использования.
Не всегда существует необходимость в определении и справедливой стоимости за вычетом затрат на продажу и ценности использования. Если любая из данных сумм превышает балансовую стоимость актива, актив не обесценен, что исключает необходимость в оценке другой суммы.
Когда возмещаемая стоимость основного средства меньше его балансовой стоимости, АО признаются расходы от обесценения в составе прибыли или убытка.
Планируемое отчуждение основного средства до ожидаемой ранее даты является признаком обесценения, что является основанием для вычисления возмещаемой величины актива (основные средства, предназначенные для продажи).
После признания убытка от обесценения амортизационные расходы по основным средствам АО должны корректироваться в будущих периодах для распределения пересмотренной балансовой стоимости актива за вычетом его остаточной стоимости (если таковая имеется) на систематической основе на протяжении оставшегося срока его полезного использования.
Если расчетная оценка возмещаемой стоимости превышает балансовую стоимость основного средства в последующих периодах после признания обесценения, АО реверсирует ранее признанный убыток от обесценения.
Увеличенная за счет реверсирования убытка от обесценения балансовая стоимость основных средств АО не должна превышать балансовую стоимость, которая была бы определена (за вычетом амортизации), если бы в предыдущие годы убыток от обесценения этих основных средств не признавался.
После признания восстановления убытка от обесценения, АО должно скорректировать амортизационные отчисления по активу в будущих периодах с учетом пересмотра балансовой стоимости актива, за вычетом его остаточной стоимости (при возникновении такой) на регулярной основе в течении его оставшегося срока службы.
АО немедленно признает реверсированные убытки от обесценения в составе финансового результата.
Компенсация, полученная от третьих сторон, за признанное обесценение основных средств (а также их утрату или передачу) подлежит включению в состав прибыли или убытка АО, в том, случае, когда такая компенсация причитается к получению.
Прекращение признания основных средств.
АО прекращает признание основных средств:
— в случае выбытия объекта; или
— когда от его использования или выбытия не ожидается никаких будущих экономических выгод.
Выбытие основных средств из эксплуатации и списание с бухгалтерского баланса АО происходит в результате:
— физического или морального износа;
— безвозмездной передачи и т.д.
В АО установлен следующий порядок списания основных средств.
Для определения непригодности основных средств, невозможности и экономической нецелесообразности проведения их восстановительного ремонта, а также для оформления необходимой документации на списание, по приказу руководителя АО создается постоянно действующая комиссия, в состав которой включается технический руководитель, начальники соответствующих структурных подразделений, а так же лица, на которых возложена ответственность за сохранность основных средств
Комиссия осуществляет следующие функции:
— производит осмотр ликвидируемого объекта;
— определяет невозможность восстановления и дальнейшей эксплуатации объекта;
— устанавливает конкретные причины списания объекта (авария, стихийное бедствие, нарушение нормальных условий эксплуатации, реконструкция, износ и другие);
— выявляет лиц виновных в преждевременном выбытии объекта из эксплуатации, а также вносит предложения о привлечении их к ответственности в соответствие с действующим законодательством;
— устанавливает возможность использования отдельных узлов, деталей, материалов и оценивает их по ценам возможной реализации;
— осуществляет контроль за изъятием из объекта драгоценных металлов, годных узлов и сдачей их на склад;
— составляет акты на списание объектов типовой формы.
Списание основных средств оформляется актом на выбытие (списание) долгосрочных активов (форма ДА-3).
При представлении финансовой отчетности относительно основных средств АО раскрывает следующую информацию:
1) базы оценки, используемые для определения валовой балансовой стоимости;
2) используемые методы начисления амортизации;
3) применяемые сроки полезного использования или нормы амортизации;
4) валовую балансовую стоимость и накопленную амортизацию (в совокупности с накопленными убытками от обесценения) на начало и конец периода; и
5) сверку балансовой стоимости на начало и конец периода, показывающую:
— приобретение путем объединения бизнеса;
— перевод инвестиционного имущества в категорию основных средств, если надежная оценка справедливой стоимости становится невозможной;
— убытки от обесценения признанные или восстановленные в прибыли или убытке;
АО также раскрывает:
1) наличие и величину ограничений прав собственности на объекты основных средств, а также основные средства, переданные в залог в качестве обеспечения обязательств;
2) сумму договорных обязательств по приобретению основных средств.