Форма МХ-1. Акт приема-передачи ТМЦ на ответственное хранение
В текущей деятельности любой компании может случиться ситуация, при которой возникнет необходимость передачи имущества на временное сохранение другому предприятию. В этом случае создается специальный документ – акт приема передачи на ответственное хранение.
Что входит в понятие «ответственное хранение»
Вообще, в российском законодательстве такой термин отсутствует. Согласно ст. 514 Гражданского кодекса при отказе покупателя (получателя) от переданного товара поставщик обязан обеспечить сохранность этого товара (ответственное хранение). На практике под ним понимается передача товарно-материальных ценностей от одного лица другому (физическому или юридическому) на какой-либо промежуток времени под полную материальную ответственность за определенную плату. Местом хранения обычно является склад или иное помещение, для этого предназначенное (например, ангар, гараж, база и т.д.).
Какие товары можно передавать на ответственное хранение
Поскольку прием товарно-материальных ценностей на хранение под ответственность относится к профессиональной предпринимательской деятельности, не регламентированной строго законом, перечень товаров всегда определяется индивидуально. Обычно к хранению принимаются любые изделия, оборудование, техника, транспорт и т.п., то есть все, кроме скоропортящихся продуктов питания.
Зачем нужен акт, его значение
Роль акта приема-передачи на ответственное хранение довольно проста – он удостоверяет факт того, что собственность компании перешла в другие руки на какой-то временной отрезок. Документ закрепляет действие ранее заключенного договора, иными словами, он служит подтверждением исполнения одного из основополагающих условий договорных отношений.
С момента подписания акта вся ответственность за сохранность имущества переходит к принявшей его стороне.
Если товару будет причинена какая-либо порча, он будет частично или полностью утрачен, на основе этого акта в дальнейшем можно будет подать иск в суд о взыскании нанесенного ущерба.
Если же товарно-материальные ценности будут возвращены в полном объеме и в установленный срок, то необходимо будет составить свидетельствующий об этом новый акт.
В какой момент делается документ
Акт всегда оформляется непосредственно в момент приема-передачи товарно-материальных ценностей. Именно эту дату и надо ставить в документе. Заполнением акта занимается обычно представитель принимающей фирмы.
Как сформировать акт, особенности бланка
Если вы изучаете данный материал, значит, почти наверняка перед вами поставлена задача по формированию акта приема-передачи на ответственное хранение. Прежде чем дать вам детальное представление о документе, предоставим общую информацию, которая имеет отношение ко всем таким бумагам.
Во-первых, имейте в виду, что на сегодняшний день унифицированные формуляры отменены, то есть практически любые акты сейчас можно писать в произвольном виде. Конечно, если руководство вашей организации установило требование о формировании данного акта по действующему внутри компании шаблону, следует делать документ по его типу. Также допустимо оформлять акт по ранее обязательному к применению образцу – форме МХ-1, – такой вариант освобождает вас от необходимости продумывать в полном объеме структуру и содержание документа. Кроме того, на свое усмотрение и в зависимости от обстоятельств, вы можете его расширять или, напротив, убирать из него ненужные строки и таблицы. Хорошо, если вид бланка (стандартный или нет) будет обозначен в локальных бумагах предприятия.
Во-вторых, вы можете взять для акта обычный лист любого удобного вам формата – предпочтительно А4 или А5 или же фирменный бланк компании. Можете заполнять документ вручную или же вносить нужные сведения на компьютере, при этом, если вы выбрали второй способ, после окончательного формирования, акт распечатайте – это нужно для того, чтобы присутствующие при приеме-передаче товарно-материальных ценностей на ответственное хранение лица могли поставить под ним свои автографы.
Делайте акт в двух экземплярах – один из них отдайте представителю компании, от которой принято имущество, второй оставьте у себя. Он пригодится в том случае, если к вам будет предъявлена претензия о порче или утрате товара. По мере необходимости можете акт и размножить, только обязательно заверьте все копии нужными подписями.
Сведения об акте внесите в специальный журнал учета – он должен быть в каждой организации, предоставляющей услуги по хранению чужого имущества. Акт храните на протяжении периода, который установлен по закону или же в течение срока, обозначенного в учетной политике вашей компании.
Образец акта приема-передачи на ответственное хранение
Наконец мы приблизились к основной части нашей статьи – примеру. За основу мы взяли ранее общеприменимую форму МХ-1. Надо сказать, что этот документ хоть и не особо труден, но имеет некоторые тонкости и нюансы, на которых стоит акцентировать внимание. Воспользовавшись нашими рекомендациями и на основе представленного ниже образца, вы без особого труда создадите свой акт.
Затем идет основной блок. Здесь автоматически фиксируется факт приема-передачи имущества, вам нужно вписать только точное название места хранения и срок, в течение которого оно должно осуществляться. В табличке ниже укажите идентификационные характеристики принимаемых ценностей (название, количество, стоимость и т.п.).
Но оборотной стороне бланка подведите итог: сколько всего товарно-материальных ценностей и на какую сумму было принято. Заверьте документ необходимыми подписями, указав должности и ФИО ответственных лиц.
Унифицированная форма № МХ-1 — скачать бланк и образец
Особенности использования формы МХ-1
Для оформления факта передачи имущества на хранение профессиональным и непрофессиональным хранителям потребуется оформить первичный документ. Лучшим вариантом документирования передачи ценностей на хранение (хотя и необязательным для применения) является использование акта приема-передачи ТМЦ по унифицированной формы МХ-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 09.08.1999 № 66.
Предпочтительно оформление операции передачи на хранение по форме МХ-1 потому, что в унифицированном бланке акт приема-передачи материальных ценностей предусмотрены поля для отражения всей необходимой информации и, вероятнее всего, его не потребуется существенно дорабатывать. Передача имущества, а также переход всех рисков возможной утери или порчи ТМЦ осуществляется одновременно с подписанием акта по форме МХ-1 сторонами.
Комплектность документов (количество приложений к акту по форме МХ-1), а также количество экземпляров заполненных форм определяется сторонами (поклажедателем и хранителем) в каждом конкретном случае в соответствии с условиями договора хранения.
Как учесть ответственное хранение, узнайте в КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе бесплатно.
О форме, которая заполняется при возврате ТМЦ из хранения, читайте в материале «Унифицированная форма № МХ-3 — бланк и образец».
Порядок заполнения акта приема на хранение
Акт передачи материальных ценностей на хранение заполняется организацией-хранителем на основании предоставленных поклажедателем сведений о ТМЦ и сопроводительных документов. Заполненный документ подписывается всеми сторонами, участвующими в сделке (обычно это материально ответственные лица поклажедателя и хранителя).
Содержание акта по форме МХ-1 можно разделить на 3 части. В первой указывается информация о сторонах сделки и реквизиты договора. В табличной части приводятся все имеющиеся сведения об имуществе, передаваемом на хранение. В третьей отражаются дополнительные сведения о договорных условиях хранения и проставляются подписи ответственных лиц.
Где скачать бланк и образец формы МХ-1
Унифицированную форму МХ-1 скачать можно на нашем сайте. Причем доступным для скачивания будет и бланк этой формы, и заполненный образец.
Образец заполненного документа можно отредактировать, внеся в него свои данные.
Итоги
Формой МХ-1 оформляется факт передачи товарно-материальных ценностей на хранение. Форма содержит все необходимые реквизиты и очень удобна для использования. Порядок ее оформления, бланк и образец представлены в нашей статье.
Акт приема-передачи на ответственное хранение форма МХ-1: образец
Когда товарно-материальные ценности компании передают на хранение другой организации, составляется форма МХ-1: акт приема-передачи на ответственное хранение. Образец, бланк и руководство по заполнению — ниже на странице.
Скачать бланк МХ-1 в excel
Получите бланк бесплатно!
Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:
При передаче ТМЦ компании сначала заключают договор хранения. В нем прописываются условия, вознаграждение и другие детали. После этого уже составляют акт приема-передачи по договору ответственного хранения. Его можно оформить на определенный срок или до востребования.
Акт приема-передачи ответственного хранения товара МХ-1 составляют в момент передачи ТМЦ. Обычно документ заполняет представитель компании, которая принимает имущество на хранение. Разберем, как заполнять накладную МХ-1.
Акт приема-передачи на ответственное хранение: образец
В шапке формы МХ-1 укажите:
Затем идет основная часть документа. Акт приема-передачи материальных ценностей на ответственное хранение должен содержать:
Подписать документ должны два сотрудника: тот, кто принял ТМЦ, и тот, кто их передал. Сверьтесь с нашим актуальным в 2021 образцом заполнения формы МХ-1 — в нем есть все необходимые строки и поля.
Обратите внимание, что в МоемСкладе можно бесплатно скачать не только бланк МХ-1, но и многие другие необходимые для работы документы. Зарегистрируйтесь и оцените преимущества работы в сервисе: сэкономите до 70% времени на бумажной работе, избежите ошибок при заполнении, а также в системе автоматически будет создан архив. Все бланки можно скачать бесплатно, они актуальные и соответствуют законодательству.
Хотя накладная МХ-1 заполняется достаточно просто, иногда возникают вопросы. Мы ответили на часто задаваемые из них.
Обязательна ли к применению форма МХ-1 или мы можем разработать свой бланк?
Можете создать свой. Главное — чтобы он содержал все обязательные реквизиты. Смотрите наш акт приема-передачи на ответственное хранение, образец содержит все необходимые поля.
Можно ли в МоемСкладе скачать унифицированную форму МХ-1 в формате word?
Конечно. У нас есть бланки в разных форматах — выбирайте удобный.
Унифицированная форма МХ-1 в формате word
Нужно ли ставить печать на форме МХ-1?
Если вы ее используете, поставьте. Смотрите образец заполнения — форма МХ-1 оформлена по всем правилам. Место для печати в ней предусмотрено. А скачать бланк формы МХ-1 (excel) можно здесь.
Что представляет собой форма МХ-2
Документ МХ-2 относится к числу унифицированных форм первички, утвержденных Госкомстатом в постановлении от 09.08.1999 № 66, и представляет собой журнал учета ТМЦ, взятых на хранение.
Журнал, составляемый на базе формы МХ-2, должен заполняться материально-ответственным работником (МОЛ) лично. Для заполнения могут использоваться данные из иных первичных документов.
Каковы особенности заполнения формы МХ-2
На обложке документа фиксируются название работодателя, его координаты, указываются коды по ОКПО и ОКДП.
На четной странице документа приводят:
О формах МХ-1 и МХ-3 читайте в материалах:
На нечетной стороне документа указывают:
Также на нечетной странице подписывается получатель ТМЦ и подтверждает таким образом отсутствие своих претензий к ТМЦ, которые возвращает ему МОЛ.
В некоторых случаях может возникнуть необходимость в распечатке дополнительных страниц журнала по форме МХ-2. В этом случае все последующие четные страницы должны соответствовать по структуре первой четной, нечетные — первой нечетной.
Где можно скачать документ
Скачать бланк формы МХ-2 вы можете на нашем сайте по ссылке ниже:
А также вы можете скачать заполненный образец формы МХ-2, кликните по ссылке ниже:
Эксперты КонсультантПлюс подготовили свой образец формы МХ-2 с комментариями по заполнению. Переходите к разъяснениям, получив пробный доступ к К+. Это бесплатно.
О документах, необходимых при инвентаризации ТМЦ, читайте в статьях:
Документы складского учета: полное руководство
Складские документы — это специализированные шаблоны и формуляры, в которых фиксируется информация о фактическом наличии и движении материальных ценностей на складах организации.
Что относят к складским документам
Организация складского учета на предприятии направлена на достижение конкретных целей. Это обеспечение сохранности материальных ценностей и формирование достоверной и полной информации о наличии и передвижении материальных активов.
Вот что относится к складским документам:
Один из самых распространенных бланков — накладная ТОРГ-12.
Как организовать учет
Шаг 1. Организовать склад. Это особенно важно, если в учреждении большое количество товарно-материальных ценностей для их учета и хранения.
Шаг 2. Назначить ответственного работника или даже несколько лиц, уполномоченных на ведение складского дела.
Шаг 3. Утвердить перечень складских документов, которые будут использоваться в компании. НКО и представители бизнеса вправе разработать собственные бланки и формуляры. Все шаблоны следует закрепить в учетной политике. Бюджетникам следует руководствоваться положениями Приказа Минфина № 52н.
Документооборот на складе
Представим складской документооборот для чайников в виде таблицы с пояснениями к каждому формуляру. Все унифицированные формы можно скачать для работы. Бланки применять не обязательно, организация вправе разработать собственные шаблоны. Вот список основных складских документов:
Этап учета ТМЦ на складах
Образцы складских документов
Рекомендации по заполнению
Заполняются при покупке материальных ценностей у поставщика. Представляют собой товарные накладные, в которых детализирована информация о поступающих ТМЦ.
Так как документы поступают от внешних источников, заполнением бланков занимается поставщик (продавец, передающая сторона).
Приходный ордер заполняется ответственным лицом по ведению складского учета. Допускается отказаться от заполнения М-4, заменив формуляр специальным штампом. Штамп о получении проставляется на накладных. В структуре штампа должны быть предусмотрены все обязательные реквизиты М-4.
Это акт о наличии расхождений. Его требуется составить, если фактический объем, характеристики или качество поставки отличается от заявленных позиций в накладной.
Товарный чек или накладная
Используется при закупке ТМЦ через подотчетных лиц.
С 01.07.2019 изменились правила ведения подотчета. Теперь принять материалы только по накладной или товарному чеку нельзя. Обязательно требуется фискальный чек.
Справки, акты, ведомости и иные бланки
Используются при иных способах поступления ТМЦ. Например, при безвозмездной передаче придется подготовить акт о приемке-передаче. Либо использовать иной документ, предусмотренный в учетной политике.
Например, складская справка об остатках в произвольной форме потребуется при сверке остатков с бухгалтерией.
Используется при условии, что организация осуществляет партионный способ учета ТМЦ. То есть каждая партия товара хранится отдельно. На каждую поставку заводится партионная карта.
Партия — это однородные товары, ценности, материалы, которые поступили в учреждение по одному первичному документу.
Бланк партионной карты разрабатывается фирмой самостоятельно.
Карточка учета материалов
Этот метод учета называется сортовым. Карточка заводится на каждую учетную единицу ТМЦ. Учет в таком случае ведется по видам материалов, сортам, наименованиям. Причем вне зависимости от даты и объема поставки.
Требование-накладная оформляется при необходимости передать ТМЦ от одного материально-ответственного лица другому. Например, при передаче материалов между складами или структурными подразделениями учреждения.
М-11 заполняет ответственный работник отправляющей стороны. Составляется 2 экземпляра. Первый хранится по месту выбытия актива, второй — по месту учета при поступлении.
Приказ о проведении инвентаризации
Локальный распорядительный акт — основание для проведения контрольных мероприятий. В приказе следует обозначить:
С готовым приказом должны быть ознакомлены все заинтересованные лица.
Это фактическое наличие активов и ТМЦ на складе предприятия. То есть уполномоченная комиссия фиксирует данные в опись в соответствии с фактическими показателями и объемами ТМЦ.
Инвентаризация может проводиться только в присутствии материально ответственных лиц (Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49).
Одна из обозначенных ведомостей заполняется при наличии расхождений фактических и учетных данных. Если бухгалтерский учет, складской учет не совпали, то расхождение фиксируется в документе.
Какой именно документ будет использоваться в работе, закрепите в учетной политике.
Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией
При получении материалов на хранение ответственное лицо заполняет акт приема-передачи ТМЦ по форме МХ-1. В нем фиксируется информация об активах, передаваемых на ответственное хранение на склад.
По истечению срока хранения либо по требованию передавшей стороны МОЛ возвращает товары. Оформляется акт о возврате ТМЦ в форме МХ-2.
Используется при списании материалов в производство либо для передачи активов на сторону. Заводится только на одну номенклатуру и на один отчетный месяц. По истечению отчетного периода передается в бухгалтерию.
Накладная об отпуске материалов на сторону
Заполняется при отпуске товаров или материалов на сторону. Используется редко, в большинстве случаев применяется форма М-15.
Оформляется разово. То есть один отпуск ТМЦ — один документ. Подготовьте сразу два экземпляра для каждой стороны.
Используется при реализации товарных ценностей. Если отгрузка товаров покупателям производится через транспортные компании, то следует оформить и товарно-транспортную накладную.
Накладные в складском учете
Несмотря на многообразие учетных и первичных форм учета, складская накладная является основным документом. Формуляр используется для отражения поступления активов на склад и для регистрации выбытия ТМЦ при реализации или на сторону.
Оформлением накладных занимается та сторона, которая осуществляет передачу товара: продавец или поставщик. Например, при покупке товара компания получает уже готовую форму ТОРГ-12. На основании этого документа в складском учете организации фиксируется отгрузка товара.
Уже при реализации актива, например при продаже собственной продукции, компания самостоятельно заполняет ТОРГ-12, так как сама компания выступает в роли продавца. Заполняется вся необходимая информация о сторонах сделки (покупатель, продавец и транспортная компания при необходимости). Затем регистрируется детальная информация о ТМЦ.
Образец товарной накладной ТОРГ-12
Инвентаризационные ведомости
Контроль над сохранностью ценностей и материальных активов — ключевая цель складского учета. Для реализации этой цели предусмотрена специальная процедура — инвентаризация. По сути, инвентаризационные проверки — это выверка фактического наличия ТМЦ с данными бухгалтерского учета.
Оснований для проведения инвентаризации несколько:
При выявлении расхождений составляется инвентаризационная складская ведомость.
Образец заполнения ведомости по форме ИНВ-19
Ценные бумаги в складском учете
Обеспечить сохранность ТМЦ можно не только на собственном складе. Нередко организации передают активы на сохранение сторонним торговым складам. При оформлении операции получающая сторона, то есть торговый склад, должна оформить соответствующую документацию. В вопросе следует руководствоваться статьей 912 ГК РФ, она подскажет, какие складские документы являются ценными бумагами.
Торговый склад, принимая на ответственное хранение ТМЦ, обязуется выдать:
Простое и двойное складское свидетельство признано ценными бумагами, так как эти документы выступают в роли залоговой документации. То есть товар в течение срока хранения является залогом путем залога соответствующего свидетельства. А вот унифицированная квитанция ценной бумагой не является.
С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.