Делопроизводство, Андреева В.И., 2005
Делопроизводство, Андреева В.И., 2005.
Практическое пособие по делопроизводству адресовано специалистам, отвечающим за организацию работы с документами в современных организациях и на предприятиях. Кроме того, настоящее издание содержит сведения, необходимые руководителям, менеджерам, юрисконсультам, бухгалтерам, аудиторам, налоговым инспекторам и другим специалистам, деятельность которых связана с постоянным использованием больших массивов информации.
В пособии описаны основные виды организационно-распорядительной документации, предъявляемой при ревизиях и проверках со стороны налоговой, трудовой и архивной инспекций, при хозяйственных и трудовых спорах, при взаимодействии с архивными учреждениями в период сдачи документов на хранение в государственные и муниципальные архивы.
Материалы пособия подготовлены в строгом соответствии с действующими в Российской Федерации законодательными актами и нормативно-методическими документами по вопросам документирования и документационного обеспечения управленческой деятельности организаций.
Реквизит «Текст документа».
Содержательная часть документа чаще всего бывает представлена связным текстом, а при необходимости имеет форму таблицы или анкеты. Для служебных документов возможно сочетание текстовых и табличных форм изложения содержания.
Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом (письмо, приказ, протокол, акт и т.д.) и разновидностью документа (приказ по основной деятельности или приказ по личному составу, письмо-предложение или гарантийное письмо, акт ревизии кассы или акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и т.д.).
Содержание
ПРЕДИСЛОВИЕ К ДЕСЯТОМУ ИЗДАНИЮ
ВВЕДЕНИЕ
1. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
1.1. Понятие и состав реквизитов ОРД
1.2. Реквизиты заголовочной части документа
1.3. Реквизиты содержательной части документа
1.4. Реквизиты оформляющей части документа
1.5. Требования и бланкам документов
1.6. Правила оформления документов при использовании технических средств
2. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОСНОВНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Организационные документы
2.2. Распорядительные документы
2.3. Информационно-справочные документы
3. ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
3.1. Организация документооборота
3.2. Регистрация документов
3.3. Контроль исполнения документов
4. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Номенклатура дел организации
4.2. Формирование дел
4.3. Подготовка документов к архивному хранении
ПРИЛОЖЕНИЯ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ.
Скачать pdf
Ниже можно купить эту книгу по лучшей цене со скидкой с доставкой по всей России. Купить эту книгу
Делопроизводство, Андреева В.И., 2005
Делопроизводство, Андреева В.И., 2005.
Практическое пособие по делопроизводству адресовано специалистам, отвечающим за организацию работы с документами в современных организациях и на предприятиях. Кроме того, настоящее издание содержит сведения, необходимые руководителям, менеджерам, юрисконсультам, бухгалтерам, аудиторам, налоговым инспекторам и другим специалистам, деятельность которых связана с постоянным использованием больших массивов информации.
В пособии описаны основные виды организационно-распорядительной документации, предъявляемой при ревизиях и проверках со стороны налоговой, трудовой и архивной инспекций, при хозяйственных и трудовых спорах, при взаимодействии с архивными учреждениями в период сдачи документов на хранение в государственные и муниципальные архивы.
Материалы пособия подготовлены в строгом соответствии с действующими в Российской Федерации законодательными актами и нормативно-методическими документами по вопросам документирования и документационного обеспечения управленческой деятельности организаций.
Реквизит «Текст документа».
Содержательная часть документа чаще всего бывает представлена связным текстом, а при необходимости имеет форму таблицы или анкеты. Для служебных документов возможно сочетание текстовых и табличных форм изложения содержания.
Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом (письмо, приказ, протокол, акт и т.д.) и разновидностью документа (приказ по основной деятельности или приказ по личному составу, письмо-предложение или гарантийное письмо, акт ревизии кассы или акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и т.д.).
Содержание
ПРЕДИСЛОВИЕ К ДЕСЯТОМУ ИЗДАНИЮ
ВВЕДЕНИЕ
1. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
1.1. Понятие и состав реквизитов ОРД
1.2. Реквизиты заголовочной части документа
1.3. Реквизиты содержательной части документа
1.4. Реквизиты оформляющей части документа
1.5. Требования и бланкам документов
1.6. Правила оформления документов при использовании технических средств
2. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОСНОВНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Организационные документы
2.2. Распорядительные документы
2.3. Информационно-справочные документы
3. ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
3.1. Организация документооборота
3.2. Регистрация документов
3.3. Контроль исполнения документов
4. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Номенклатура дел организации
4.2. Формирование дел
4.3. Подготовка документов к архивному хранении
ПРИЛОЖЕНИЯ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ.
Скачать pdf
Ниже можно купить эту книгу по лучшей цене со скидкой с доставкой по всей России. Купить эту книгу
Андреева делопроизводство практическое пособие
Практическое пособие подготовлено на основе действующих общегосударственных нормативнометодических материалов, регламентирующих документационное обеспечение управленческой деятельности.
При работе над пособием был проанализирован опыт документационного обеспечения управленческой деятельности современных государственных и негосударственных организаций.
При подготовке пособия учитывалась практика арбитражных судов при рассмотрении хозяйственных споров и народных судов при рассмотрении трудовых конфликтов.
В пособии отражен положительный опыт организации работы с документами, описанный в специальной литературе.
Практическое пособие рассчитано в первую очередь на руководителей и сотрудников предприятий, ответственных за организацию документационного обеспечения управленческой деятельности: секретарейреферентов, работников канцелярий, управлений делами, общих и организационных отделов, ведомственных архивов. Материалы пособия представляют интерес для работников кадровых служб, юрисконсультов, бухгалтеров, аудиторов, менеджеров, налоговых инспекторов и других специалистов предприятий, работающих с документацией.
Справочное пособие «Делопроизводство» представляет собой исправленное и дополненное издание, впервые опубликованное в 1994г. и переиздававшееся в 19952000 гг.
После первых изданий материалов пособия автором были получены и обобщены многочисленные отклики специалистов в области документационного обеспечения управления, практических работников коммерческих структур, а также преподавателей делопроизводства различных учебных центров и курсов. Ряд ценных советов был получен автором от работников служб документационного обеспечения коммерческих банков.
Анализ предложений и замечаний помог автору устранить недостатки первых изданий, дополнить их новой информацией, расширить рамки некоторых разделов, уточнить отдельные понятия и определения.
В целом практическая апробация материалов пособия дала возможность автору существенно улучшить содержание книги и приблизить ее тематику к реальным условиям ведения делопроизводства в современных организациях.
В 8м издании исправлены допущенные ранее неточности и ошибки. Пособие приведено в соответствие действующим нормативнометодическим материалам в области документационного обеспечения управления, принятым после выхода в свет предыдущего седьмого издания. Текст пособия дополнен новыми примерами составления и оформления служебных документов в соответствии с замечаниями и пожеланиями читателей.
Если Вы профессионально интересуетесь вопросами делопроизводства, то рекомендуем Вам подписаться на журналы: «Секретарское дело» профессиональный журнал для многочисленных категорий специалистов, используемый в качестве пособия преподавателями, обучающими секретарейреферентов; «Управление персоналом» одно из ведущих изданий практической направленности в области управления человеческими ресурсами, подбора персонала и психологических отношений в бизнесе; «Делопроизводство» журнал с проблемнотеоретическими статьями по делопроизводству.
Введение
Предлагаемое справочное пособие содержит необходимую предпринимателю информацию о документировании деятельности современной организации и работе с документами в соответствии с требованиями действующих законодательных актов и нормативнометодических материалов. Управление организацией неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности организации. Так, коллегиальная деятельность учредителей фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора — в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий — в актах; производственнохозяйственная деятельность — в договорах, контрактах, коммерческой переписке и т.д.
Руководители негосударственных и общественных структур не всегда учитывают требования Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. №24ФЗ, согласно которому документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы, а порядок документирования устанавливается органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства и стандартизацию документов и их массивов (ст. 5).
Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать [1], служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками организации в народном суде.
Многие виды управленческих документов предприятие обязано предъявлять при проверках со стороны Государственной налоговой инспекции, при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами.
Документы организаций, отражающие производственнохозяйственную деятельность, представляют определенную научноисторическую ценность, относятся к памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного фонда России и подлежат последующему хранению в государственных и муниципальных архивах.
Руководители негосударственных и общественных структур, являющихся собственниками документов негосударственной части Архивного фонда России, далеко не всегда учитывают установленные государством правила ведения делопроизводства и порядок сдачи документов на государственное хранение. Однако в Основах законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах [2], а также в Положении об Архивном фонде Российской Федерации в составе Архивного фонда РФ выделяются две части: государственная и негосударственная [3]. Последнюю составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), общественных объединений и организаций, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений, религиозных объединений и организаций, физических лиц [4].
Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется органами и учреждениями Федеральной архивной службы России совместно с собственниками этих документов на основании соглашения (договора) после экспертизы их ценности.
Собственники документов негосударственной части Архивного фонда РФ должны представлять сведения о своих фондах и документах органам и учреждениям Федеральной архивной службы по их запросам с целью государственного учета этих документов [5].
Собственники документов негосударственной части Архивного фонда РФ обязаны обеспечивать постоянное хранение документов в создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях организаций и предприятий. Эти документы не могут быть уничтожены собственниками без согласования с органами и учреждениями архивной службы, а при смене собственника или места хранения документов необходимо информировать архивную службу о новом владельце или месте дальнейшего хранения документов. В случае ликвидации негосударственной структуры документы поступают в собственность государства и передаются на постоянное хранение в учреждения архивной службы [6].
Руководители организаций несут персональную ответственность за документы, образующиеся в организации, и должны быть знакомы с Основами законодательства России об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.
Знание вопросов современного документирования управленческой деятельности и организации работы с документами поможет предпринимателю работать без внешних (с государственными органами и партнерами) и внутренних (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив внимание на решении задач производственнохозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.
Управленческая документация включает следующие унифицированные системы документации [7]:
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННОРАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА БАНКОВСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ФИНАНСОВОЙ, УЧЕТНОЙ И ОТЧЕТНОЙ БУХГАЛТЕРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОТЧЕТНОСТАТИСТИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА УЧЕТНОЙ И ОТЧЕТНОЙ БУХГАЛТЕРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПРЕДПРИЯТИЙ
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ ПО ТРУДУ
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ ПЕНСИОННОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ВНЕШНЕТОРГОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
Среди перечисленных систем документации особое место занимает Унифицированная система организационнораспорядительной документации, применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата управления и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации.
Организационнораспорядительная документация (ОРД) фиксирует принятые решения по административным вопросам и создается во всех федеральных органах государственной власти, в органах местного самоуправления, на предприятиях и в организациях независимо от организационноправовой формы и вида деятельности. Именно с ОРД работают в основном специалисты служб документационного обеспечения управления.
В настоящем пособии рассматривается организационнораспорядительная документация, включающая следующие группы документов:
организационные документы:
распорядительные документы:
информационносправочные документы:
В пособии описываются состав и правила оформления реквизитов ОРД, приводятся формуляры основных ОРД [8] и примеры их составления, рассматривается технология ведения делопроизводства в организации.
1. Нормативнометодические материалы, регламентирующие работу с документами
Система документационного обеспечения управления включает три взаимосвязанных составных части: подготовка управленческих документов, технология работы с документами, систематизация документов в течение календарного года и организация их архивного хранения. При решении каждой из названных проблем специалистыпрактики должны руководствоваться действующими нормативнометодическими документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России.
Основные требования к оформлению организационнораспорядительных документов изложены в ГОСТ Р 6.3097 [9], утвержденном Постановлением Госстандарта России от 31.07.97.
Стандарт распространяется на организационнораспорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационнораспорядительной документации (УСОРД) — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000) и используемые в деятельности:
Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации [10].
С 1 апреля 2000 г. введено в действие Изменение № 1 к ГОСТ Р 6.3097, принятое Постановлением Госстандарта России от 21.01.2000 № 9ст.
Порядок применения и внедрения ГОСТ Р 6.3097 разъясняется и конкретизируется в Методических рекомендациях [11]ВНИИдокументоведения и архивного дела. Методические рекомендации «предназначены для внедрения в организациях:
Ценным практическим пособием при составлении служебных документов являются Методические рекомендации по унификации текстов документов [13], использование которых поможет практикам успешно решать следующие задачи:
Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления изложены в Основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) [15], одобренной коллегией Главархива СССР 27.04.88 (приказ Главархива СССР от 25.05.88 № 33). ГСДОУ, являясь, по сути, общегосударственной инструкцией по делопроизводству, служит «нормативнометодической базой для совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм документов, повышения их качества, работы службы документационного обеспечения на базе научной организации труда и внедрения новейших технических средств» [16].
Составной частью ГСДОУ является альбом образцов форм и примеров основных организационнораспорядительных документов [17]. «Альбом схемплакатов предназначен для работников аппарата управления, специалистов служб документации министерств (ведомств), предприятий, основанных на различных формах собственности. » [18].
Унифицированные формы некоторых ОРД были разработаны в начале 1980х годов, перерабатывались в 1993 году и в настоящее время входят в состав альбома унифицированных форм организационнораспорядительной документации (УСОРД), содержащего также инструктивные и методические материалы по применению этих форм [19]. Рекомендации УСОРД необходимо учитывать при составлении и оформлении ОРД.
Вопросы организации работы с документами, т. е. рациональная система их регистрации, поиска, контроля за исполнением и др., описаны в Основных положениях ГСДОУ [20]. Технологические решения по основным задачам делопроизводства, содержащиеся в ГСДОУ, могут быть использованы и в традиционных (ручных) и в автоматизированных (с использованием ПЭВМ) системах обработки информации.
В настоящее время ГСДОУ, безусловно, требует определенной корректировки с целью привязки к современным условиям деятельности учреждений, организаций и предприятий. Вместе с тем основные положения ГСДОУ не потеряли своей актуальности в настоящее время и должны использоваться специалистами служб документационного обеспечения управления в их повседневной практике. Следует подчеркнуть, что в ГСДОУ содержатся: Примерное положение о службе документационного обеспечения управления и Примерная структура текста должностной инструкции для работников службы ДОУ.
В соответствии с Основными положениями ГСДОУ Государственной архивной службой Российской Федерации 06.07.92 была утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ [21], устанавливающая единый порядок организации делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти с целью обеспечения своевременного выполнения федеральных законов, указов и распоряжений Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ и совершенствования документационного обеспечения деятельности структурных подразделений министерств, ведомств и территориальных органов федеральной исполнительной власти.
Порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации, проведения экспертизы ценности документов, оформления дел и передачи их на архивное хранение изложен в Основных правилах работы ведомственных архивов [22]. Правила содержат унифицированные формы документов, создаваемых при организации оперативного хранения исполненных входящих, исходящих и внутренних документов, т. е. формы номенклатуры дел, описей, листазаверителя дела и др. [23]
Важной составной частью предархивной обработки документов является оформление обложек дел постоянного и длительного сроков хранения, требования к которым изложены в ГОСТ 1791472 [24].
Нормативносправочным пособием при определении сроков хранения документов организации является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения [25].
Негосударственным коммерческим и некоммерческим организациям (в том числе общественным объединениям и организациям) полезно воспользоваться специальным Методическим пособием [26] Московского городского объединения архивов (Мосгорархив), в котором изложены основные требования к процессу систематизации документов в делопроизводстве, подготовке дел к передаче на архивное хранение и обеспечению сохранности и использования документов в архиве. Особый интерес данное пособие представляет для организаций с относительно небольшим и средним объемом документооборота, в которых отсутствуют ведомственные архивы как самостоятельные структурные подразделения и в штате которых нет специалистов соответствующего профиля. В пособии определены права и обязанности должностного лица, назначенного ответственным за хранение и использование документов, отложившихся в деятельности организации.
Законодательные акты и нормативнометодические документы по ведению делопроизводства должны учитываться специалистами организаций и предприятий всех организационноправовых форм.
2. Основные требования к оформлению организационно распорядительной документации
2.1 Понятие и состав реквизитов ОРА
При оформлении организационнораспорядительных документов (приказов, протоколов, актов и др.) выполняются типовые управленческие действия, связанные с согласованием, подписанием, утверждением этих документов, с доведением их до сведения работников под расписку. При этом на документах проставляются стандартные надписи: подпись, гриф утверждения, визы согласования и ознакомления. Отдельные надписи называются реквизитами документа и влияют на его юридическую силу, в связи с чем требуют правильного оформления в соответствии с действующими нормативами. Важно подчеркнуть, что правила оформления отдельных реквизитов являются общими для разных видов организационнораспорядительных документов.
ГОСТ Р 6.30—97 устанавливает следующий состав реквизитов ОРД [27]:
Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, отражающий его особенности и назначение в управленческом процессе. В то же время отдельные реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа независимо от его вида и разновидности. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы. К обязательным для всех ОРД реквизитам относятся: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись.
Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов. Например, для писем необходимы: справочные данные об организации, адресат, отметка об исполнителе, а для приказов: наименование вида документа и место его издания.
Среди обязательных реквизитов есть постоянные, которые не меняются вообще (например: наименование вида документа) или длительное время (например: наименование организации, справочные данные об организации).
Однако многие реквизиты не могут быть постоянными и все время меняются полностью или частично (например: дата документа, заголовок к тексту, текст, отметка об исполнителе и др.).
При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей, на которые можно условно разделить любой документ: заголовочная, содержательная, оформляющая.
Заголовочная часть — это начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе документа) и первичные данные о самом документе (реквизиты 01—16).
Содержательная часть — главная часть документа, раскрывающая его смысл и назначение (реквизиты 17—20).
Оформляющая часть — совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений (реквизиты 21—24). В оформляющей части документа располагаются также вспомогательные делопроизводственные отметки на документах, облегчающие работу с ними (реквизиты 25—29).
Главной частью документа, безусловно, является содержательная, т.е. текст или таблица, анкета, отражающие смысл и цель документа, ради которых он был составлен. Однако нельзя пренебрегать заголовочной и особенно оформляющей частями, благодаря которым документ приобретает юридическую силу. Подготовка любого документа, таким образом, всегда складывается из двух взаимосвязанных процессов: составление текста (работа над содержательной частью) и оформление документа — придание документу юридической силы.
Изучение практики работы современных организаций показывает, что далеко не каждый бумажный носитель с записанной на нем информацией можно назвать документом. И главной причиной этого, как правило, является отсутствие или неверное оформление отдельных реквизитов документа. В связи с этим каждый специалист, работающий со служебными документами, должен хорошо знать правила оформления всех предусмотренных ГОСТ Р 6.3097 надписей на организационнораспорядительных документах, а также способы расположения реквизитов ОРД и размеры отведенных для них полей (см. схемы 1 и 2).
Схема 1. Угловое расположение реквизитов ОРД [29]
Схема 2. Продольное расположение реквизитов ОРД [30]
Реквизиты документов наносятся, как правило, на лицевую сторону листа бумаги (одностороннее оформление), хотя ГОСТ Р 6.3097 допускает печатание документов с использованием оборотной стороны листа. Двустороннее оформление документов удобно при составлении документов с краткими (до 10 лет) сроками хранения. Документы, подлежащие длительному, многолетнему хранению лучше оформлять с одной стороны листа, обеспечивая тем самым большую степень сохранности бумажного носителя информации.
2.2 Реквизиты заголовочной части документа
Реквизит «Герб» [31]
Использование на бланках документов Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации регламентируется соответственно Положением о Государственном гербе РФ и нормативными актами субъектов РФ. Изображение герба располагается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации, например:
На бланках документов, создаваемых в негосударственных структурах, герб не изображается.
Реквизит «Эмблема»
Бланк документа может иметь изображение эмблемы организации, т.е. зарегистрированного в установленном порядке в Государственном патентном ведомстве РФ товарного знака (знака обслуживания) организации [32].
Товарный знак и знак обслуживания — это обозначения, способные отличать соответственно товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг других юридических или физических лиц.
Правовая охрана товарного знака в Российской Федерации предоставляется на основании его государственной регистрации. Право на товарный знак охраняется законом.
Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. На зарегистрированный товарный знак выдается свидетельство.
Владелец товарного знака имеет исключительное право пользоваться и распоряжаться товарным знаком, а также запрещать его использование другими лицами.
В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации.
Эмблема располагается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации, например:
Допускается располагать изображение эмблемы на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации», а также на левом поле документа на уровне реквизита «Наименование организации», например:
При наличии на бланке герба эмблема не воспроизводится.
Реквизиты «Код организации» и «Код формы документа»
Коды, проставляемые на документах, являются элементами их электронной идентификации и служат для ускорения передачи документированной информации но каналам электронной связи, сокращая количество возможных ошибок при передаче данных [33].
Код организации проставляется но Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код по ОКПО имеют все зарегистрированные предприятия и организации. Этот код может быть заранее проставлен на документе, например, при изготовлении бланка этого документа типографским способом.
Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) только на документах, имеющих унифицированную форму, название которой включено в классификатор управленческой документации (класс 0200000) [34].
Реквизит «Наименование организации»
Наименование организации указывается в документах в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке.
При наличии сокращенного наименования организации сначала указывается полное наименование, а затем, ниже, сокращенное (в скобках или без них), например:
При наличии наименования организации на иностранном языке разрабатывается двуязычный бланк, например:
Двуязычные бланки, на русском и национальном языках, приняты для организаций субъектов Российской Федерации.
При наличии у предприятия, учреждения вышестоящей организации ее наименование, полное или сокращенное, указывают выше наименования предприятия, например:
Реквизит «Справочные данные об организации»
Этот реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах. Справочные данные об организации необходимы для почтовой, телеграфной, телефонной, электронной связи с организацией, а также для выполнения расчетноденежных операций в банке, счет которого указан на документе.
Почтовый и телеграфный адреса оформляются в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26 сентября 1997г. № 1239.
В почтовых адресах не должно быть сокращенных названий, условных букв, цифр или какихлибо знаков. При этом должен соблюдаться следующий порядок написания адреса адресата:
В таком же порядке производится написание адреса отправителя, например:
ЗАО «Информационные технологии»
пр. Мира, 181, Москва, 112281
Для оперативной связи используются номера телефона, телефакса, телетайпа, телекса, электронной почты, например:
ЗАО «Информационные технологии»
пр. Мира, 181, Москва, 112281
Тел. 1831501, факс 1831836.
Банковские реквизиты необходимы только на письмах по вопросам расчетноденежных операций, например на гарантийных письмах:
ЗАО «Информационные технологии»
пр. Мира, 181, Москва, 112281 Тел. 1831501, факс 1831836
р/с 40705360438080100248 в Нагорном ОСБ 8171/0602
в МБ АК СБ РФ г. Москва БИК 048528342
Реквизит «Наименование вида документа»
Наименование вида документа (приказ, акт, справка, должностная инструкция и т.д.) указывается на всех служебных документах, кроме писем. Наименование вида документа пишется после наименования организации прописными буквами в соответствии с наименованиями видов документов, предусмотренными УСОРД и ОКУД (класс 0200000).
Наименования всех видов используемых документов целесообразно перечислить в Табеле форм документов, применяемых в организации, сгруппировав их по управленческим функциям. Разработка Табеля способствует упорядочению процесса документирования управленческой деятельности и позволяет исключить применение в организации видов документов, не соответствующих ее организационноправовой форме или направлениям деятельности. Примерная форма Табеля приведена в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации [35]: