Простой учет командировок в «1С:Бухгалтерия 3.0»
Автор: Дильнара Юмагулова, старший бухгалтер-консультант Линии консультаций компании «ГЭНДАЛЬФ»
Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», май 2019 г.
Одна из самых распространенных ситуаций на работе – отправка сотрудника в командировку. Раннее в «1С:Бухгалтерии 8» такую ситуацию было не так-то просто отобразить, но начиная с релиза 3.0.68 реализован механизм интеграции с бесплатным сервисом планирования и организации деловых поездок Smartway.
Алгоритм расчета оплаты
Зарплата по итогам месяца будет начисляться работнику за минусом времени, проведенного в командировки, так как это оплачивается отдельно. Поэтому необходимо для начала разобрать ситуацию, как вообще начисляются командировочные.
Сотруднику в период командировки необходимо начислить оплату в размере не ниже его среднемесячного заработка. Бывают ситуации, когда работника отправляют в командировку в первый месяц работы, соответственно, у работодателя еще нет данных для расчета среднего заработка. В таком случае расчет будет происходить исходя из размера вознаграждений, полагающихся в текущем месяце.
Если у сотрудника имеются фактически отработанные дни, то для расчета командировочных необходимо использовать эти данные. Для расчета среднедневного заработка начисленный оклад делят на нормативное количество рабочих дней и умножается на число фактически отработанных.
В «1С:Бухгалтерии 8» в разделе «Зарплата и кадры» создается новое начисление с необходимыми настройками: облагается НДФЛ с кодом дохода 2000, доходы, целиком облагаемые НДФЛ. Начисление выполняется прямо в документе «Начисление зарплаты», по кнопке «Начислить» выбирается созданный показатель.
Отчет сотрудника за командировочные расходы
Раннее в программе результаты командировок отражались как обычные расчеты с подотчетным лицом и оформлялись авансовым отчетом. При этом приобретение билетов оформлялось денежными документами в четыре шага, что было не совсем удобно и рационально: сначала необходимо было оформить покупку денежных документов, затем выдать билет (денежный документ) сотруднику, а затем учесть эту сумму в авансах и в расходах в документе «Авансовый отчет».
Для того чтобы функционал работал корректно, в «1С:Бухгалтерии 8» в разделе «Администрирование» – «Получение данных Smartway » необходимо выполнить настройки интегрирования.
После настройки синхронизации с сервисом информация о приобретенных билетах будет загружаться автоматически в программу «1С» без участия пользователей. Для этого в программе был реализован документ «Билеты», который появляется только после настройки синхронизации в разделе «Покупки».
С организациями, оказывающими гостиничные услуги с помощью данного сервиса, у ООО «СМАРТВЭЙ» заключен агентский договор. Поэтому подтверждающие документ оформления командировок, составляются от имени ООО «СМАРТВЭЙ», что упрощает ведение документооборота.
Авансовый отчет по командировки предусматривает простой сценарий работы, где отражаются только командировочные расходы, учитываемые для целей налогообложения. В этом документе выполняется автоматический расчет суточных (в том числе и сверх норм), исходя из нормы 700 руб./день для командировок по России и 2500 руб./день по загранице, т.е. предельные суммы, которые не облагаются НДФЛ. При необходимости размер можно изменить.
В данном документе нет возможности указать счета и статьи затрат, поэтому данные проставляются исходя из сведений в учетной политике организации (поле «Основной счет затрат») и настройки в статье затрат (в поле «Использовать по умолчанию» необходимо выбрать документ «Авансовый отчет по командировке»).
Несмотря на данные изменения в программе можно также использовать «классический вариант» авансового отчета, где помимо командировочных расходов отражаются и иные операции. В этом документе также реализована закладка «Билеты», которая появляется после настройки интеграции с сервисом.
Какие бывают проводки для учета командировочных расходов?
Учет командировок: основные процедуры
Участие сотрудника в командировке — процесс, который состоит из следующих основных процедур:
1. Выдача сотруднику авансов и суточных.
Точный срок выдачи авансовых средств, как и порядок их расчета, законодательно не установлен. Но они в любом случае выдаются перед командировкой. Если аванс не выдан, сотрудник вправе отказаться от поездки, и это не будет нарушением трудовых обязанностей.
2. Проверка авансового отчета и установление конкретных статей командировочных расходов.
Данная процедура осуществляется после командировки по факту представления авансового отчета работником. В зависимости от результатов проверки осуществляется классификация денежных сумм по тем или иным категориям (далее мы изучим, как именно).
3. Возмещение перерасхода, осуществленного за счет личных средств сотрудника, или, наоборот, удержание с него недостачи (при наличии перерасхода либо недостачи).
Неподтвержденные расходы, а также расходы, превышающие лимит суточных, подлежат возврату предприятию. В свою очередь, если работник совершает какие-либо траты в командировке за свой счет, фирма должна возместить их.
Как оформить и представить авансовый отчет по командировке, подробно рассказывают эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
4. Выплата зарплаты сотруднику, находящемуся в командировке.
Во время командировки сотрудник продолжает числиться в штате фирмы и получает зарплату. Но начисляется она по особой схеме (ее особенности рассмотрим далее).
Теперь изучим подробнее специфику указанных учетных операций, а также то, какие бухгалтерские проводки применяются в целях отражения данных операций в регистрах учета.
Бухгалтерский учет при командировках: выдача авансов и суточных
Сотрудник перед выездом в командировку получает:
Данную сумму командируемый использует для покрытия плановых, наиболее вероятных (и чаще всего хорошо просчитываемых) расходов, например: на проезд, проживание. Расчет авансовых сумм к выдаче осуществляется на основании приказа руководителя о направлении в командировку.
Сотрудник получает суточные в целях покрытия повседневных, не всегда плановых и рассчитываемых расходов. Так или иначе, суточные работник в любом случае тратит по своему усмотрению, и отчитываться по ним он не обязан.
Минимальный и максимальный размеры суточных (лимит расходов, которые командируемый совершает за счет предприятия) устанавливаются работодателем в локальных нормативах. Суточные в размере 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей в день при поездках за рубеж не облагаются НДФЛ и соцвзносами.
Несмотря на то что аванс и суточные — разные по существу выплаты с точки зрения налогового учета, в бухгалтерских регистрах их выдача прописывается с применением одной и той же проводки:
Сотрудник, таким образом, получает на руки или на свой банковский счет сумму, по которой он обязан отчитаться с приложением документов. Бухгалтерия, изучив отчет и документы, примет решение по возмещению работнику тех или иных сумм или, наоборот, истребованию недостачи с него.
Проводки по командировочным расходам: возврат неизрасходованных сумм и возмещение перерасхода
В течение 3 рабочих дней после завершения командировки работник направляет работодателю авансовый отчет и дополняющие его документы, по которым будут сверяться расходы, выданные сотруднику в рамках аванса (п. 26 Положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства России от 13.10.2008 № 749).
По итогам изучения отчета и документов, которые сданы с ним, бухгалтерия определит 3 типа денежных сумм:
1. Израсходованные работником и подтвержденные авансовым отчетом и дополняющими его документами.
2. Суммы, соответствующие лимитам по суточным.
3. Сумма, изначально выданная работнику перед командировкой.
Далее из показателя по пункту 3 вычитается сумма показателей по пунктам 1 и 2.
Если результат будет положительным, то соответствующую ему сумму работник должен будет вернуть в кассу предприятия.
В бухгалтерских регистрах фиксируется следующая проводка:
Если результат отрицательный, предприятие должно возместить эту сумму, поскольку будет считаться, что работник потратил свои денежные средства.
Проверка авансового отчета: проводки по расходам
Процедура, рассмотренная выше (когда бухгалтер определяет, должен ли сотрудник что-то вернуть предприятию или, наоборот, обязана ли фирма ему выплатить компенсацию), тесно связана с определением сумм, соответствующих конкретным разновидностям расходов командированного. В этих целях используются тот же авансовый отчет и дополняющие его документы.
Основные виды командировочных расходов:
Для их списания в командировочные расходы применяется следующая проводка:
При этом в зависимости от целей поездки операция может проводиться по дебету таких счетов, как:
При этом если лимит суточных, утвержденный работодателем, превышает нормы, установленные в Налоговом кодексе, то сверхлимитные суммы облагаются НДФЛ и взносами. Факт их начисления отражается проводками:
2. Проезд, проживание и т. д.
По соответствующим командировочным расходам проводки применяются по тому же принципу, что и в случае с затратами на оплату суточных:
Если расходы подтверждены первичными документами и счетом-фактурой, то входящий НДС принимается к вычету, что фиксируется проводками:
Узнайте, что входит в состав командировочных расходов, с помощью разъяснений от экспертов КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Изучим порядок бухучета зарплаты командированного сотрудника.
Зарплата в командировке: проводки
Находясь в командировке, работник получает и заработную плату. Правда, рассчитывается она не как обычно, а по среднему заработку (п. 9 Положения). Кроме того, выходные дни в период нахождения человека в командировке оплачиваются в двойном размере либо в одинарном при последующем предоставлении отгула, при условии корректно заполненных учетных документов (п. 5 Положения, ст. 153 ТК РФ).
О нюансах оплаты командировки в выходные дни узнайте здесь.
Начисление зарплаты командированному сотруднику осуществляется с применением проводок:
Перечисление зарплаты работнику производится с применением корреспонденции счетов:
Подробнее о нюансах учета командировочных читайте в статье «Порядок учета командировочных расходов».
Итоги
Бухгалтерский учет операций, характеризующих отправку работника в командировку, осуществляется в несколько этапов. Сначала работнику выдается сумма аванса и суточных, а после его возвращения из командировки определяются — на основании отчета и дополняющих его документов — взаимные финансовые обязательства сотрудника и работодателя. Любые движения денежных средств между кассой (расчетным счетом) предприятия и работником (его банковским аккаунтом) фиксируются в проводках, содержание которых определяется целью командировки.
Узнать больше о порядке ведения бухгалтерского и налогового учета при командировках вы можете в статьях:
Авансовые отчеты в бухгалтерском учете для чайников проводки командировки в 1с
По моему наблюдению для начинающих бухгалтеров оформление авансовых отчётов представляет значительную трудность на первых порах.
Сегодня мы рассмотрим азы этого дела, а также наиболее популярные случаи из жизни. Все эксперименты будем ставить в 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0).
Не мне вам рассказывать, что за расчёты с подотчетными лицами в бухгалтерии отвечает 71 счёт:
Ну, например, выдали 5000 под отчёт из кассы:
Работник отчитался об использовании этих средств, например, на оплату общехозяйственных расходов. ну, например, за электричество:
Давайте рассмотрим каждый из перечисленных выше примеров.
Выдача наличных денежных средств из кассы
Для выдачи аванса из кассы мы оформляем расходный кассовый ордер (в тройке это документ «Выдача наличных»):
В виде операции указываем «Выдача подотчетному лицу»:
Проводка получилась такой:
Выдача безналичных денежных средств
В этом случае перечисление денежных средств осуществляется на карточный счёт сотрудника (счёт, к которому привязана банковская карта, при помощи которой сотрудник сможет снять эти деньги).
В тройке эта операция оформляется обычным документом «Списание с расчетного счета»:
Также не забываем указать в виде операции «Перечисление подотчетному лицу»:
Проводка получилась такой:
Выдача денежных документов
Денежным документом может являться, например, билет на самолёт, который организация приобрела для сотрудника, который едет в командировку.
После покупки этот билет учитывается по дебету счёта 50.03:
При выдаче этого билета сотруднику под отчёт (перед командировкой) бухгалтерия оформляет документ «Выдача денежных документов»:
А на закладке «Денежные документы» указывает этот самый билет:
Проводка получилась такой (списали билет со счёта 50.03):
Сотрудник отчитывается
Но ведь активы выдаются сотруднику не просто так, а для выполнения определённого служебного поручения. Поэтому наступает момент, когда работник должен отчитаться перед бухгалтерией по форме АО-1.
Это такая печатная форма в которой указывается:
Вот вам пример формы АО-1:
Этот отчёт (АО-1) составляется работником совместно с бухгалтерией и утверждается руководителем. В самом низу указывается количество документов и листов, на которых они приложены к отчёту (чеки обычно целыми пачками наклеивают на листы формата А4).
Так вот, чтобы напечатать такой отчёт (АО-1), списать с сотрудника задолженность по 71 счёту, а также принять расходы в тройке существует документ «Авансовый отчет»:
Пробежимся вкратце по его закладкам:
Примеры авансовых отчётов из жизни
Заполняем закладку «Авансы»:
Надо сказать, что эта закладка никак не отображается в проводках документа, а идёт только для печатной формы АО-1.
Заполняем закладку «Товары» (купили кучу всего и поставили на десятку):
Вот проводки этой закладки:
Заполняем закладку «Оплата»(гасим долг перед поставщиками, ну или оплачиваем аванс):
Примеры заполнения закладки «Прочее».
Оплата услуг связи:
Оплата объявлений в газете:
Списание суточных и долга за командировочных билетов:
Оплата за какие-то услуги (сразу списываем на 26):
Кстати, на закладках «Товары» и «Прочее» присутствует галка «СФ», если её поставить, то по этой строке введётся Счёт-фактура полученная:
Причём она будет привязана прямо к авансовому отчёту:
После заполнения документа «Авансовый отчёт» осталось лишь его распечатать :
С уважением, Владимир Милькин (преподаватель школы 1С программистов и разработчик обновлятора).
| Подписывайтесь и получайте новые статьи и обработки на почту (не чаще 1 раза в неделю). |
Вступайте в мою группу ВКонтакте, Одноклассниках, Facebook или Google+ — самые последние обработки, исправления ошибок в 1С, всё выкладываю там в первую очередь.
Как помочь сайту: расскажите (кнопки поделиться ниже) о нём своим друзьям и коллегам. Сделайте это один раз и вы внесете существенный вклад в развитие сайта. На сайте нет рекламы, но чем больше людей им пользуются, тем больше сил у меня для его поддержки.
Нажмите одну из кнопок, чтобы поделиться:
Авансовые отчеты в 1С 8.3 пошаговая инструкция
Авансовые отчеты могут встречаться даже в самой маленькой организации. Сделать авансовый отчет в 1С не составит труда, эта операция полностью автоматизирована.
В данной статье мы разберем:
Образец заполнения Авансового отчета
Получите понятные самоучители 2021 по 1С бесплатно:
В шапке документа нужно указать:
Рассмотрим пошаговые инструкции, как сформировать авансовый отчет в 1С в разных ситуациях.
Как занести выданные ранее подотчетные суммы в авансовый отчет
01 сентября Дружников Г.П. принес авансовый отчет на выданные ранее подотчетные средства в размере 30 000 руб.
В нашем примере Дружникову Г.П. был ранее выдан аванс в размере 30 000 руб. Авансовый отчет в 1С 8.3 образец заполнения
Если авансы ранее не выдавались, то данная вкладка не заполняется, а возмещение расходов сотруднику, осуществленных из личных средств для нужд организации, Бухэксперт8 рекомендует оформлять через счет 73.03 «Расчеты по прочим операциям».
Как сделать авансовый отчет в 1С при покупке материалов и товаров
Как провести авансовый отчет в 1с 8.3 на покупку материалов, товаров рассмотрим на примере покупки канцтоваров подотчетным лицом.
01 сентября Дружников Г. П. предоставил отчет, к которому приложил:
На вкладке Товары заполняется наименование, количество МПЗ и сумма, на которую они приобретены, а также данные о предъявленном НДС, поставщике и документе, на основании которого НДС может быть принят к вычету.
В результате проведения документа Авансовый отчет в 1С такой НДС будет списан в расходы, не учитываемые при налогообложении прибыли.
Авансовый отчет проводки в 1С
Если подотчетник рассчитался с поставщиком за МПЗ, и при этом самой поставки не было, МПЗ не поступили на склад, а есть только чек на оплату, то необходимо:
Как проводить суточные и командировочные расходы в авансовом отчете
Как отразить суточные в авансовом отчете и затраты на командировку рассмотрим на следующем примере.
24 августа июля Дружников Г. П. направлен в командировку в г. Сочи на 6 дней.
Суточные в Организации в соответствии с Положением о командировках выплачиваются из расчета 700 руб./сут., всего — 4 200 руб.
01 сентября сотрудник предоставил отчет, к которому приложил:
На данный момент установлены следующие нормы:
На вкладке Прочее вносятся данные первичного документа (это могут быть внешние документы как чек, билеты, акты, счета, так и внутренние, как Приказ). Наименовании затрат и их сумма, а также данные о предъявленном НДС, поставщике и документе, на основании которого НДС может быть принят к вычету.
В нашем примере весь предъявленный НДС можно принять к вычету.
Авансовый отчет по командировке проводки в 1С.
Как провести услуги и прочие затраты в авансовом отчете в 1С 8.3 на примере почтовых расходов
Как заполнить авансовый отчет в 1с 8.3 на приобретение почтовых услуг рассмотрим на следующем примере.
01 сентября сотрудник предоставил отчет, к которому приложил:
На вкладке Прочее вносятся данные первичного документа, наименовании затрат и их сумма, а также данные о предъявленном НДС, поставщике и документе, на основании которого НДС может быть принят к вычету. Здесь же необходимо показать почтовые марки, которые были использованы и отражались в учете как денежные документы.
Как провести оплату услуг в авансовом отчете
Как заполнить авансовый отчет в 1С на оплату контрагенту, рассмотрим на следующем примере.
01 сентября сотрудник предоставил отчет, к которому приложил:
На вкладке Оплата вносится контрагент и сумма, которую оплатил подотчетник.
Как сделать авансовый отчет в 1С
Заполнение авансового отчета в 1С 8.3.
Сумма выданного аванса и общая сумма, за которую отчитался сотрудник, выводятся в подвале документа:
Назначение аванса и количество подтверждающих расходы подотчетника документов отражается также в подвале документа.
Авансовый отчет из 1С можно также сохранить на компьютер или отправить по электронной почте.
См. также:
Если Вы являетесь подписчиком системы БухЭксперт8, читайте дополнительный материал по теме:
После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
Карточка публикации
(12 оценок, среднее: 5,00 из 5)
«1С:Бухгалтерия 8»: счета учета затрат в авансовом отчете по командировке
Для подотчетных лиц, отчитывающихся только по командировочным расходам, в программе «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) разработана простая форма документа Авансовый отчет, получившая название Авансовый отчет по командировке. В этом документе предусмотрен самый простой сценарий работы:
Случается, что командированное лицо несет расходы, не учитываемые для целей налогообложения прибыли. Таким образом, несмотря на очевидные достоинства Авансового отчета по командировке, ряд пользователей были вынуждены отказаться от использования данной формы документа из-за невозможности выбора счетов учета и статей затрат в данной форме документа.
Начиная с версии 3.0.72 в Авансовом отчете по командировке добавлена возможность изменять счета учета и аналитику затрат для командировочных расходов, установленные программой по умолчанию. Для этого в форме Персональные настройки (раздел Главное) должен быть установлен флаг Показывать счета учета в документах. Тогда в табличной части Авансового отчета по командировкам появятся поля Счет затрат / Подразделение и Субконто, где пользователь может указать счет учета и аналитику затрат по своему усмотрению (рис. 1).
Рис. 1. Счет и аналитика затрат в «Авансовом отчете по командировке»
Организации, применяющие УСН, также могут использовать Авансовый отчет по командировке для упрощения учета расходов по командировкам. Теперь все расходы, указанные в данной форме документа, регистрируются в Книге учета доходов и расходов автоматически.