Форма АО-1. Авансовый отчёт
Заполнение авансового отчета происходит в тех случаях, когда работники предприятий и организаций получают из бухгалтерии под отчет некоторую сумму денег на расходы, сопутствующие их профессиональной деятельности.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Чаще всего выдача денежных средств происходит на командировочные расходы или расходы, связанные с хозяйственно-бытовой деятельностью фирмы (покупка канцтоваров, офисной бумаги, предметов мебели и т.д.). Но прежде чем выдать финансы, бухгалтер должен получить соответствующее распоряжение или приказ от директора предприятия, в котором будет указана точная сумма и цели выдачи аванса.
После того, как расходы будут произведены, сотрудник, получивший деньги, обязан вернуть остаток в кассу предприятия или же, если был произведен перерасход, получить из кассы излишне потраченные деньги. Именно на этом этапе и оформляется документ под названием «Авансовый отчет».
Как подтверждать расходы
Просто так вернуть оставшиеся деньги в кассу предприятия нельзя. Необходимо передать специалистам отдела бухгалтерии бумаги, подтверждающие то, что подотчетные средства были потрачены именно на те цели, на которые они предоставлялись. В качестве таковых доказательств в первую очередь выступают кассовые и товарные чеки, квитанции, поездные билеты, бланки строгой отчетности и т.п. Все вышеназванные документы должны иметь четко читаемые реквизиты, даты и суммы.
Правила по составлению отчета
На сегодняшний день нет унифицированного, строго обязательного к заполнению образца отчета, тем не менее, большинство бухгалтеров по старинке предпочитают использовать ранее общеприменимую форму. Это понятно: в него включена вся необходимая информация, в том числе —
Ставить печать на документе не обязательно, поскольку он является частью внутреннего документооборота компании, к тому же с 2016 года юридические лица, как ранее и ИП имеют полное законное право не использовать для визирования бумаг оттиски печатей и штампов.
Создается документ в единственном оригинальном экземпляре, причем задерживать с его заполнением не стоит – по закону, он должен быть оформлен максимум через трое суток после того, как деньги будут израсходованы.
Поскольку авансовый отчет относится к первичной бухгалтерской документации, его к его заполнению стоит относиться очень внимательно и стараться не допускать ошибок. В тех случаях, когда избежать этого не удалось, лучше заполнить новый бланк.
Пример составления авансового отчета
Несмотря на серьезное название и важное значение документа, его заполнение не является большой сложностью.
Первую часть документа заполняет сотрудник, получивший деньги под отчет.
Далее документ содержит две таблицы.
В левую таблицу подотчетный сотрудник вносит сведения о выданных средствах, в частности указывает общую сумму, а также информацию о том, в какой валюте она была выдана (если используются денежные единицы других стран). Ниже вписывается сумма остатка или перерасхода средств.
В правую таблицу вносит данные специалист бухгалтерии. Сюда вписывается информация о бухгалтерских счетах и операциях, в частности указываются субсчета, по которым проходят деньги и конкретные суммы.
Под таблицей указывают количество приложений к авансовому отчету (т.е. документов, подтверждающих расходы).
После заполнения всех необходимых сведений, отчет и прилагаемые к нему бумаги, обязан проверить главный бухгалтер и в соответствующей строке (прописью и цифрами) указать утверждаемую к отчету сумму.
Затем в отчет вносятся автографы бухгалтера и главного бухгалтера, а также сведения об оставшихся или излишне потраченных средствах – в нужных ячейках указывается конкретная сумма и кассовый ордер, по которому она проходит. Кассир, принявший остаток или выдавший перерасход также ставит под документом свою подпись.
Оборотная часть авансового отчёта содержит сведения обо всех прилагаемых к нему документах: сюда вписывается
Под таблицей подотчетное лицо должно поставить свою подпись, которая будет свидетельствовать о достоверности внесенных данных.
Последний раздел (отрезная часть) включает расписку бухгалтера, которому подотчетный сотрудник передал доказывающие затраты документы. Здесь указываются
Затем бухгалтер должен поставить под документом свою подпись и дату заполнения документа и передать эту часть сотруднику, предоставившему отчёт.
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Авансовый отчет в «1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана», редакция 3.0
Авансовый отчет – это документ первичного учета, подтверждающий расход денежных средств подотчетным лицом с обязательным приложением оправдательных документов. Рассмотрим оформление документа, заполнение вкладок, формируемые проводки.
Оформление документа
Расход денежных средств подтверждают чеки и приходно-кассовые ордера. Без наличия этих документов нет уверенности, что деньги были переданы поставщикам товаров, работ, услуг. Подотчетное лицо помимо действительности расходования денежных средств подтверждает и назначение данных трат (накладные, командировочное удостоверение, квитанции, билеты, заявки, служебные записки и т. д.).
Такой отчет работника о целевом использовании денежных средств в рамках конфигурации «Бухгалтерия для Казахстана» регистрируется документом «Авансовый отчет» (раздел Банк и касса => Касса => Авансовые отчеты) (рис. 1).
Основные реквизиты для заполнения в шапке документа:
– подотчетное лицо (указывается лицо, которым была получена под отчет сумма аванса; выбирается из справочника физических лиц);
– признаки «Учитывать КПН» и вид учета НУ;
– счет расчетов (в качестве счета расчетов может выступать один из предопределенных счетов: 1251 «Краткосрочная задолженность подотчетных лиц» или 2151 «Задолженность подотчетных лиц» (рис. 2).
Выдача из кассы наличных денежных средств подотчетному лицу оформляется документом «Расходный кассовый ордер» с выбранной операцией «Выдача денежных средств подотчетнику».
После этого заполнить в табличной части реквизиты платежа, куда и на какие нужды выдаются денежные средства. Либо при условии, что денежные средства перечисляются подотчетному лицу на его карт-счет, с банковского счета организации оформляется документ «Платежное поручение исходящее» с видом операции «Перечисление денежных средств подотчетнику» (рис. 3).
Возврат неиспользованных сумм, полученных подотчетным лицом, оформляется с помощью документа «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат денежных средств подотчетником» (рис. 4).
После того как подотчетное лицо вернулось из командировки, необходимо закрыть авансовый отчет, чтобы сотрудник отчитался по выданным деньгам. Для этого создается документ «Авансовый отчет».
Авансовый отчет содержит ряд полей и несколько табличных частей. Рассмотрим назначение и порядок их заполнения.
На закладке «Авансы» указываются платежные документы, на основании которых были осуществлены операции по выдаче денежных средств подотчетному лицу («Расходный кассовый ордер» и/или «Платежное поручение исходящее»). Кнопкой «Добавить» есть возможность выбрать документ, на основании которого выданы денежные средства подотчетному лицу. При выборе документа автоматически заполняется сумма выдачи.
Важно! Документ «Авансовый отчет» оформляется в той валюте, которая определена для сотрудника при выдаче ему денежных средств в подотчет.
Внизу документа находится строка «Приложение», она показывает, сколько документов приложено к авансовому отчету и на скольких листах. Также можно приложить отсканированные документы, подтверждающие расходы денежных средств к авансовому отчету. И на закладке «Присоединенные файлы» присоединить к авансовому отчету все необходимые документы (рис. 5).
В поле «Назначение» отражается назначение аванса. Данное поле заполняется пользователями вручную
Табличная часть «ТМЗ» заполняется в том случае, если подотчетное лицо приобрело товарно-материальные запасы (далее – ТМЗ), оприходование которых необходимо выполнить напрямую от него, не используя стандартную схему поступления от контрагента.
На практике этой вкладкой пользуются при признании приобретения запасов через первичную документацию, созданную самим предприятием (приходная накладная), т. е. в случаях, когда поставщиком не предоставлены все необходимые документы, если необходимо оформить оприходование ТМЗ напрямую от подотчетного лица. Склад, на который поступают ТМЗ, указывается выше табличной формы документа. Если все же к авансовому отчету приложен счет-фактура на приобретение товаров, необходимо установить признак «Предъявлен СФ» и заполнить соответствующие данные. При проведении документа «Авансовый отчет» автоматически создается документ «Счет-фактура (полученный)», который будет отражен во всех необходимых регистрах и налоговой отчетности. Необходимо заполнить поля «Предъявлен СФ», «Номер СФ», «Дата СФ». Проводка из данной вкладки будет выглядеть как Д-т 13ХХ, К-т 1251 (рис. 6).
В случае, когда подотчетное лицо произвело оплату стороннему контрагенту за ТМЗ, услуги и т. д., заполняется табличная часть «Оплата», где определяются контрагент, с которым подотчетное лицо произвело расчет, договор с контрагентом, в рамках которого осуществлена оплата, и прочие данные, необходимые для учета взаиморасчетов с контрагентами.
Через кнопку «Подбор» открывается окно «Выбор документов поступления» со списком всех зарегистрированных документов «Поступление ТМЗ и услуг». Окно подбора можно настраивать под пользователя: период, организация, структурное подразделение, валюта, признак «Закрывать форму при выборе документа оплаты». После заполнения вкладки через подбор можно отредактировать или дополнить любую ячейку строки (контрагент, договор контрагента, сумма, счета расчетов, счета авансов и т. д.). Проводка из данной вкладки будет выглядеть как Д-т 3310/1610 К-т 1251 (рис. 7).
При выплате заработной платы работникам организации через подотчетное лицо заполняется табличная часть «Выплата заработной платы», где перечисляются платежные ведомости, по которым оформляется выдача заработной платы. Например, мастеру смены были выданы денежные средства из кассы, для того, чтобы он выплатил заработную плату работникам отделения (цеха). Предварительно подготавливается документ «Платежная ведомость», по которой будет оформляться выплата заработной платы. Затем эта ведомость отражается в табличной части «Выплата заработной платы» документа «Авансовый отчет». Проводка из данной вкладки будет выглядеть как Д-т 3350, К-т 1251 (рис. 8).
Табличная часть «Оплата по исполнительным листам» заполняется в том случае, если оплата задолженности по исполнительным листам осуществлялась подотчетным лицом через почту. Для заполнения данной табличной части необходимо предварительно подготовить и заполнить документ «ИЛ перечисление получателям», в котором содержится информация о суммах, подлежащих перечислению, в разрезе получателей согласно исполнительным листам. Проводка из данной вкладки будет выглядеть как Д-т 3395/3397, К-т 1251(рис. 9).
Заполнение вкладок
Вкладка «Пенсионные взносы» – специализированная вкладка для отражения перечисления пенсионных взносов в фонды. Данные платежи не могут быть произведены наличными, но могут быть перечислены через кассы банков второго уровня, в том числе кассы «Казпочты». Проводка данной вкладки: Д-т 3220, К-т 1251 (рис. 10).
Аналогично с вкладкой «Социальное страхование», которая отражает перечисление социальных отчислений, отчислений и взносов на обязательное социальное медицинское страхование. Проводка данной вкладки: Д-т 3211/3212/3213, К-т 1251 (рис. 11).
Данные по командировочным расходам, а также информация по прочим расходам, которые необходимо отнести непосредственно на затраты предприятия, указывается на закладке «Прочее» (рис. 12, 13).
Вкладка «Дополнительно» содержит справочную информацию об авторе, документе-основании и отчетном периоде (рис. 14).
Документ «Авансовый отчет» может быть оформлен как свободный документ, так и на основании других документов: «Зарплата к выплате организаций»; «ИЛ перечисление получателем»; «ОПВ Перечисление в фонды»; «СО Перечисление в фонды».
Авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия
Авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия создать не сложно, рассмотрим по шагам с наглядными примерами. Последовательно исследуем два варианта отражения в программе 1С выдачи денежный средств под отчет. Так же разберём основные определения по теме, коснёмся рабочих вопросов и поговорим о некоторых новшествах от 2019 г.
Настройка авансового отчета по форме АО-1 от 1 часа
Настроим заполнение авансового отчета из внешних файлов:
Основные определения и порядок взаимодействия между сторонами
Авансовый отчет представляет собой документ, который подтверждает и объясняет расходование денежных средств Организации, выданных сотруднику, в данном случае – подотчетному лицу.
Подотчетным лицом выступает сотрудник Организации, которому поручено задание и выданы на это деньги.
Список людей, которые могут выступать в роли подотчетного лица, размер авансовой суммы и сроки предоставления отчета определяются руководителем Организации.
Подотчетные суммы должны расходоваться только по целевому назначению, прописанному при выдаче финансовых средств, и не могут передаваться одним подотчетным лицом другому.
Сотрудник до истечения срока должен отчитаться за израсходованные денежные средства и принести в бухгалтерию оформленные надлежащим способом первичные документы, а не израсходованные вернуть в кассу или на расчетный счет, перерасход выплачивается Организацией.
На подготовку отчетных документов предоставляется три дня с момента истечения срока, на который выдавались деньги. Если за это время первичные документы так и не попали в бухгалтерию и денежные средства так и не поступили обратно в кассу или на расчетный счет Организации, то за сотрудником признается задолженность. Важно не путать, к налогооблагаемому доходу эта сумма не относится.
Целесообразные действия бухгалтера в этом случае:
1. Написать письмо сотруднику, в котором вежливо напомнить о его задолженности.
2. Составить акт сверки с сотрудником.
3. Скорей всего, далее последует:
3.1 отчет со стороны сотрудника;
3.2 заявление от сотрудника с просьбой удержать задолженность с заработной платы;
3.3 возвращение суммы долга с других источников дохода.
4. Если из пункта 3 ничего не произошло, то Организация в праве подать в суд на работника.
Выдача подотчетных сумм в 1С 8.3 Бухгалтерия по шагам.
Основанием для выдачи аванса может послужить приказ или распоряжение руководителя Организации, заявление от сотрудника. С 2018 года написание заявления от сотрудника не является обязательным. Заявление пишется в произвольной форме, где указывается сумма и на что нужны денежные средства. В этом случае следующим шагом будет подписание директором Организации данного документа.
Если Вы создаете авансовый отчет впервые, то рекомендуем оставить бесплатную заявку в поддержку по 1С через сервис Бит.Личный кабинет. Вам перезвонит консультант по 1С и поможет.
Выдача авансовой суммы через кассу в программе 1С 8.3 Бухгалтерия.
2. Указываем (заполняем документ):
2.1 Вид операции: «выдача подотчетному лицу».
2.2 Номер и дата присваиваются автоматически программой.
2.3 Получатель: выбираем из списка сотрудников.
2.4 Сумма: указываем необходимую сумму, отталкиваясь от основания (приказа или заявления).
2.5 Статья движения денежных средств: «выдача подотчетных сумм».
2.6 Комментарий: удобно указать, что послужило основанием для выдачи аванса, например, «приказ No124А от 11.07.2019 г» или «заявление от сотрудника от 11.07.2019 г.»
2.7 Счет учета: «50.01» (автоматически)
2.8 Организация: выбираем и списка, если в программе ведется отчет по нескольким предприятиям. Если Организация одна, то автоматически она будет выбрана.
3. Далее нажимаем «провести».
4. Проверяем сформированные программой проводки. Для этого нажимаем кнопочку «Дт/Кт». Проводки: дебет 71.01, кредит 50.01.
Проверка: если открыть оборотную сальдовую ведомость по 71 счету, то мы увидим, что за сотрудником числится авансовая сумма.
5. Заходим в только созданный расходный кассовый ордер и отправляем на печать (значок с изображением принтера).
6. Поставить подписи подотчетного лица, бухгалтера и руководителя.
7. Следующим шагом последует выдача денег сотруднику.
Перевод денежных средств в программе 1С 8.3 Бухгалтерия со счета Организации на личный счет работника.
Создаем документ в 1С Бухгалтерия 8.3, выдача денежных средств путем перечисления безналичных денежных средств на личный счет сотрудника.
2.1 Вид операции: «перечисление подотчетному лицу»
2.2 Дата и номер документа присваиваются автоматически.
2.3 Получатель: выбираем из списка сотрудников.
2.4 Сумма: вносим необходимую сумму, указанную в основании на выдачу аванса.
2.5 Назначение платежа: «выдача под отчет денежных средств на покупку канцелярских товаров на основании приказа №1020А от 11.07.2019г.».
3. Записать документ и закрыть.
4. Далее потребуется выгрузить файл для отправки в банк, либо сформировать платежное поручение непосредственно в онлайн-банке (в Организациях связь с банком настроена по-разному).
5. После того, как с банка будет получена выписка с фактическим списанием с расчетного счета Организации, бухгалтер разносит ее в программе и снова заходит в документ, созданный при перечислении средств, ставит галочку «подтверждено выпиской банка», и прикрепляет платежное поручение. Провести документ.
6. Программа формирует проводки: дебет 71.01, кредит 51.
Авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия.
Первичные документы, принимаемые к отчету. С обновлениями от 1 июля 2019 года.
Какие документы могут служить для отчета?
1. Кассовые чеки. С 1 июля 2019 года чеки обязаны выдавать или отправлять через электронную почту все продавцы, в том числе и индивидуальные предприниматели. Следовательно, онлайн-чек или чек, распечатанный на кассе, необходимо требовать за любую покупку. Электронный чек так же вполне подходит и имеет юридическую силу, как и распечатанный. В этом случае в авансовом отчете важно указать «электронный чек». Если аванс был выдан на топливо, то к чеку нужно приложить путевой лист.
2. Квитанции об оплате, если по каким-либо причинам продавец не выдает чеки, с указанием реквизитов и подписью продавца.
3. Проездные документы.
3.1 К билету на самолет важно прикладывать так же и посадочный талон, в другом случае Организация может потерять расходы, а у сотрудника удержат НДФЛ.
3.2 Если сотрудник передвигался на поезде, то к отчету должен прилагаться выданный в кассе билет. Если билет электронный, то он должен быть с отметкой о пройденной регистрации. Без отметки электронный чек не действителен.
3.3 Если сотрудник пользовался услугами такси и заказывал через приложение, то там же необходимо запросить электронный чек и у водителя попросить квитанцию с его подписью. Иногда Организация по предоставлению услуг такси может предложить доставить подписанную квитанцию на адрес Вашей Организации. Чтобы подтвердить цель поездки, нужно попросить сотрудника из приложения распечатать так же маршрут, по которому следовал заказанный автомобиль.
4. Счета на проживание (в командировке).
5. Счета-фактуры, накладные.
Без предъявления такого рода документов, отчет не действителен.
Поэтапное создание отчета в программе 1С 8.3 Бухгалтерия.
Сотрудник по истечении оговоренного срока подготавливает документы для отчета и составляет отчет самостоятельно в форме АО-1 в течение трех дней. Бухгалтер проверяет документы и, если все в порядке, приступает к оформлению документов в программе 1С.
В некоторых Организациях принято так, что сотрудник приносит в бухгалтерию лишь первичные документы и не заботится о составлении самого отчета. А уже сам отчет бухгалтер формирует в программе 1С, на основании первичных документов от сотрудника, распечатывает из программы 1С и уже готовый документ подписывает подотчетное лицо, бухгалтер и, далее, руководитель.
Поэтапное создание отчета в программе 1С Бухгалтерия 8.3:
2. Указываем (заполняем документ):
2.1 Номер и дата: заполняется автоматически. Так же можно изменить.
2.2 Организация: поле заполняется автоматически или выбираем, если в программе данные по нескольким предприятиям.
2.3 Подотчетное лицо: выбираем и списка.
2.4 Склад: указываем, если приобретались ТМЦ. Можно указать «основной»
3. Вкладка «Авансы». Нажимаем «добавить» и выбираем в появившемся окне «выдача наличных» или «списание с расчетного счета» (в зависимости от того, каким образом сотрудник получал авансовые деньги), далее выбираем нужный документ из списка, по которому предоставляется отчет.
4. Вкладка «Товары». Заполняем, если сотрудником приобретались какие-либо материальные ценности или оказывались услуги в пользу Организации, для этого наживаем «добавить» и приступаем к заполнению таблицы
4.1 Документ: пишем наименование документа, например: «Товарный чек № 2551265 от 11.07.2019 г.»
4.2 Номенклатура: например «канцелярские товары», выбираем и списка или создаём нужную группу товаров или услуг.
4.4 «Сумма»: указываем сумму, которая в данном чеке.
4.5 «НДС»: выбираем «с НДС» или «без НДС» (смотрим в чеке)
4.7 «Счет учета»: 10.09 (при покупке материалов) или 41 (товары), формируется автоматически на основании выбранной или созданной группы товаров или услуг в номенклатуре (заполняется в начале таблицы).
4.8 «Счет НДС»: 19.03, формируется так же автоматом (правильность формирования проводок лучше сразу проверять)
5. Проводим документ и смотрим какие проводки сформировались. При оформлении, например, покупки ТМЦ образуется следующая проводка: Дебет 10.09, Кредит 71.01.
6. Выводим документ на печать, собираем подписи.
Для того, чтобы проверить правильность созданных документов в 1С, формируем оборотную сальдовую ведомость по счету 71.01 за нужный период и просматриваем отраженные суммы напротив ФИО сотрудников. Через эту ведомость удобно контролировать подотчетных лиц и вовремя напоминать о задолженности или необходимости отчитаться.
Подписанный авансовый отчет храним с аккуратно подколотыми чеками, квитанциями, проездными документами, счетами – фактурами, накладными в папке с отчетами, как правило, не менее четырех лет.