Порядок составления отчетности по использованию корпоративной карты
Денежные средства могут выдаваться сотруднику как наличными из кассы, так и в безналичной форме – он может рассчитаться бизнес-картой, а затем составить авансовый отчет о целевом использовании средств компании.
Вместе с отчетом работник обязан предоставить в бухгалтерию подтверждающие документы, по которым можно определить за какие именно товары он рассчитался или какие работы и услуги оплатил. Согласно Постановлению Федеральной службы государственной статистики для оформления такой отчетности разработана спецформа АО-1.
Расходование средств с корпоративной карты возможно не только в безналичном формате. Сотрудник может снять с нее денежные средства через банкомат или кассу банка. Пополнить карту можно путем перечисления на нее нужной суммы денежных средств для подотчета.
Важно! Форма АО-1 для авансового отчета по корпоративной карте не предусматривает сроки для идентификации дат проведенных расходов по ней. Законодательство дает возможность организациям самостоятельно доработать форму под себя, утвердив локальным НПА внутреннюю форму отчетности.
Однако вносить изменения в утвержденную форму АО-1 категорические запрещается. Эта форма унифицированная, а значит видоизменять ее нельзя.
Разработка внутренней формы отчетности
В законе о бухгалтерском учете сказано, что фирмы не обязаны использовать именно унифицированные формы документов. Они вправе разрабатывать и утверждать свои. Поэтому и для отчетности по корпоративной карте можно использовать свой бланк отчетности.
Закон обязует организации применять унифицированную документацию только лишь в случае с кассовыми документами.
Это касается приходных и расходных ордеров. Авансовый отчет в перечне обязательных форм не указан, а значит, он может иметь любую форму. Важно, чтобы ваш документ содержал все основные реквизиты. Их список указан в федеральном законе №402.
Итак, если вы все же решились разработать собственный документ для формирования отчетности по бизнес-карте, то утвердить и подписать ее должен директор фирмы.
Ключевые реквизиты отчета
Авансовый отчет должен содержать информацию об остатке денежных средств. В этой строке нужно указать ту сумму, которая находилась на счете в момент начала его использования или в момент передачи сотруднику в подотчет.
Если карта постоянно находится у одного работника, в отчете можно просто указывать остаток. Если карта передается между сотрудниками, то указываем в отчете сведения о выдаче карты и прописываем полностью ее номер и основные реквизиты банковского счета. Также в отчете необходимо отражать операции по пополнению карты. Для этого вписываем реквизиты всех платежных поручений, которые сформировались при проведении проводок по внесению денежных средств на карту.
Ну и последняя строка – «итого». Здесь указываем сколько всего осталось денег на карте. Если были дополнительные внесения на счет, тогда сумма отображается с учетом пополнений.
Оборотная сторона авансового отчета
На обратной стороне отчетности сотрудник вправе перечислить все документы, которые он приложит к отчету в качестве подтверждения – прописывает номера документов, их даты и суммы. Например, «кассовый чек на покупку карандашей, дата – 31.10.2021 г., сумма по чеку – 2 345 руб.».
Пополнение счета бизнес-карты
В случае необходимости пополнения карты, сотрудник бухгалтерии осуществляет зачисление средств переводом с расчетного счета компании.
К сведению! Лимит в 100 тысяч рублей для расходов по бизнес-карте не применим (согласно указаний Центробанка 3073-У).
Снятие денежных средств с карты
В случае, когда рассчитаться картой невозможно, сотрудник снимает наличку. Для отражения таких операций в авансовом отчете также должны быть отдельные строки:
Если работник снимает деньги с корпоративной карты в сумме, большей, чем нужно для оплаты, остатки вносятся обратно через банкомат. Проведенная операция отражается в авансовом отчете.
Порядок сдачи отчета
Сотрудник, получивший средства в подотчет через корпоративную карту, сдает авансовый отчет в бухгалтерию либо директору компании. Отчет проверяется на правильность заполнения и достоверность сведений по операциям, затем его утверждает руководитель организации. Далее купленные на средства бизнес-карты товары бухгалтер ставит на учет. Сотруднику выдается расписка в приеме авансового отчета. Расписка – это часть самого отчета. В унифицированной форме она предусмотрена в виде отрезной части документа.
В том случае, когда организация не пользуется унифицированным бланком, а разрабатывает свою, в которой нет отрезной расписки, то расписку можно составить в произвольной форме.
И еще один важный момент – для бизнес-карты в банке следует открыть отдельный счет. То есть наличия расчетного счета недостаточно.
Авансовый отчет по корпоративной карте
Если сотруднику выдаются денежные средства под отчет, то по истечении оговоренного срока он обязан отчитаться по ним. С этой целью он составляет авансовый отчет, к которому прикладывает подтверждающие документы. Подотчетные средства могут выдаваться наличными денежными средствами или перечисляться на банковскую карту, например, на корпоративную карту компании. В этом случае авансовый отчет будет иметь некоторые особенности. В статье рассмотрим как составить авансовый отчет по корпоративной карте.
Корпоративная карта
Важно! Сотрудник, которому работодатель выдает под отчет денежные средства обязан по ним отчитаться, предоставив авансовый отчет. К авансовому отчету он должен приложить документы, которые будут подтверждать оплаченные им товары или услуги. Для авансового отчета предусмотрена форма №АО-1 (утв. Постановлением Госкомстата №55).
Если сотруднику предоставляет корпоративная банковская карта, то это позволяет ему не только расплачиваться ею за товары или услуги, которые он приобретает в интересах организации по безналу. Он также может снять с этой карты денежные средства и расплачиваться ими при необходимости. Также такая карта позволяет производить пополнение остатка подотчетных денег перечислением на нее денежных средств.
Какую форму использовать для составления авансового отчета по корпоративной карте
Как уже отмечалось выше, для авансового отчета предусматривается унифицированная форма документа. Но в ней не предусматриваются сроки, по которым бы отражались операции по корпоративной карте. В этом случае компании можно дополнить форму АО-1 самостоятельно или разработать собственную форму авансового отчета.
Вносить какие-либо изменения, например, добавить строки, в унифицированную форму компаниям не запрещено. Это следует из Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации (утв. Постановлением Госкомстата №20 от 24.03.99). Поэтому компания может добавить необходимые строки в форму АО-1.
Также организации могут разработать бланк для авансового отчета самостоятельно, так как с 2013 года компания не обязана применять в работе унифицированные формы документов (закон №402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). К обязательным для использования унифицированных форм являются только кассовые документы, перечисленные в Указаниях №3210-У. В частности, к ним относят ПКО и РКО (приходный и расходный кассовый ордер), расчетно-платежную ведомость, платежную ведомость, а также банковские документы. В данный перечень не входит авансовый отчет, а значит и самостоятельно разработать для своей организации бланк компаниям никто не запрещает. Главное при разработке учесть все те реквизиты, которые форма должна обязательно содержать. Все эти реквизиты можно найти в законе «О бухгалтерском учете» (п. 2 ст. 9 закона 402-ФЗ).
Важно! Форму авансового отчета утверждает руководитель компании. Даже если компания применяет унифицированную форму авансового отчета АО-1, это не отменяет обязанности по утверждении формы.
Авансовый отчет по корпоративной карте
Для того, чтобы в авансовом отчете можно было отражать операции с использованием корпоративной карты, предусмотреть следует следующие строки:
Порядок безналичного пополнения остатка на корпоративной карте
Если на корпоративной карте недостаточно средств для совершения подотчетным сотрудником платежной операции, то пополнить ее бухгалтер может путем перечисления с расчетного счета нужной суммы.
Рассмотрим подробнее на примере:
Петровой О.П. выдана корпоративная карта, на которой доступно денежных средств в размере 30 000 рублей. Петровой дали задание купить в организацию оборудование, стоимость которого составляет 50 000 рублей. Директор компании распорядился о перечислении на корпоративную карту Петровой суммы в размере 25 000 рублей. С этой целью бухгалтер компании направила в банк платежное поручение и со счета компании на карту были перечислены указанные средства. После того, как Петрова купила оборудование, на карте осталось 5000 рублей. Разберемся как в этом случае составить авансовый отчет (Читайте также статью ⇒ Авансовый отчет АО-1 (скачать образец, бланк). Как правильно оформить).
В нашем примере остаток на карте составляет 0 рублей, так как выдана она Петровой была только перед выполнением поручения. Поэтому по строке «Выдана карта №» следует указать номер выданной карты, а также сумму, которая доступна на карте. Далее в отчете будет заполняться строка по платежному поручению. То есть нужно будет внести номер и дату платежки, которой на корпоративную карту Петровой были переведены деньги с расчетного счета. После этого указывается итоговая сумма по корпоративной карте, так как при выдаче денег на карте было 0 рублей, то в итоговую сумму вписывается 55 000 рублей (30 000+25 000). На оборотной стороне авансового отчета Петрова указала номер и дату документа, которым была оформлена покупка оборудования, а также указала его стоимость – 50 000 рублей.
Важно! Следует помнить, что при оплате за товар или услугу при помощи корпоративной карты лимит в 100 000 рублей соблюдать не нужно (п. 6 Указаний Банка России №3073-У).
Порядок снятия наличных с корпоративной карты
Оплатить за товары или услуги подотчетное лицо не всегда может безналичным способом. В этом случае он может снять с корпоративной карты деньги и расплатиться на необходимое наличными деньгами. Такая возможность также должна быть предусмотрена при добавлении строк в авансовый отчет или разработки собственной формы. Строки, которые нужно будет добавить:
Если у подотчетного лица после оплаты за товар или услугу останутся наличные средства, снятые с карты, то сотруднику потребуется внести или обратно на карту через терминал или в кассу организации. Операции с наличкой нужно будет записать на лицевой стороне авансового отчета.
Порядок предъявления авансового отчета
Авансовый отчет предъявляется подотчетным лицом либо уполномоченному бухгалтеру, либо руководителю компании. После проверки документ утверждается директором. Затем товары или услуги, которые были приобретены подотчетным работником принимаются к учету. Работнику при приеме авансового отчета выдается расписка в его получении. Расписка представляет собой отрезную нижнюю часть унифицированной формы АО-1 (Читайте также статью ⇒ Покупка основного средства по авансовому отчету: проводки).
Если компания форму авансового отчета разрабатывала самостоятельно и в ней не предусмотрена часть в виде расписки, то ее можно составить в произвольном виде. Приведем пример такой расписки.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос: Нужно ли для корпоративной карты отрывать отдельный счет в банке?
Ответ: Да, нужно. Кроме того, об открытии счета или его закрытии также следует сообщать в налоговую.
Вопрос: Нужно ли проводить через кассу деньги, которые работник получил по корпоративной карте через банкомат?
Ответ: В данном случае деньги в кассу не попадают. Поэтому оприходовать их не нужно и в кассовой книге данные операции не отражаются.
Вопрос: Можно ли удержать с подотчетного сотрудника деньги, которые он снял с корпоративной карты и не отчитался по ним?
Ответ: Да. В этом случае с зарплаты подотчетного лица могут быть удержаны деньги, истраченные им на собственные нужды или за которые он не отчитался в установленный срок.
Авансовый отчет по корпоративной карте образец
В этом уроке мы рассмотрим отражение в 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0) операций с корпоративными картами.
Корпоративной называется банковская карта, привязанная к карточному счёту организации.
Обычно организация заводит специальный карточный счёт в банке и привязывает к этому счёту нужное количество банковских карт, которые называются корпоративными.
На этот карточный счёт организация переводит средства со своего основного расчётного счёта, а сотрудники организации, которым выданы корпоративные карты, снимают деньги с этих карт себе под отчёт.
Затем сотрудники отчитываются о расходовании средств снятых по корпоративным картам при помощи авансовых отчётов.
Плюсы корпоративных карт очевидны:
- сокращаются расходы и время на выдачу денежных средств под отчёт снижается риск потери наличных денежных средств появляется возможность снимать средства с карты в нужной валюте (незаменимая вещь при заграничных командировках) появляется контроль за расходованием средств онлайн (например, при помощи мобильного приложения) появляется возможность устанавливать лимиты как для карточного счёта в целом, так и для корпоративных карт в частности появляется возможность совершать покупки в интернете
Требования при работе с корпоративными картами:
- средства, снятые с карт не могут быть использованы для расчётов с сотрудником по оплате труда и вообще для каких-либо выплат социального характера с банком заключается договор о выпуске и обслуживании корпоративных карт, к которому прилагается список сотрудников, которые будут пользоваться этими картами
Напоминаю, что это урок и вы можете смело повторять мои действия в своей базе (лучше копии или учебной), главное чтобы версия базы была 1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0.
Для работы с карточным счётом в бухгалтерии используется счёт 55 «Специальные счета в банках».
Посмотрим теперь эти же операции в «тройке» (1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0).
Организация пополняет карточный счёт, к которому привязаны корпоративные карты сотрудников
Перевод денежных средств с основного расчётного счёта организации на карточный оформляется обычным списанием с расчетного счета.
Заходим в раздел «Банк и касса» пункт «Банковские выписки»:
Создаём документ «Списание с расчетного счета»:
Указываем вид операции «Перевод на другой счет организации», наш карточный счёт и бухгалтерский счет 55.04.
Сотрудники снимают деньги с корпоративных карт, привязанных к карточному счёту организации
Снятия денег сотрудником через корпоративную карту отображается тем же документом списания с расчетного счета.
Указываем вид операции «Перечисление подотчетному лицу»; в качестве счета указываем 55.04 и наш карточный счет; в качестве получателя (подотчетного лица) выступает держатель карты:
Банк взимает комиссию за снятие наличных по корпоративной карте
В момент снятия сотрудником наличных по корпоративной карте банк удержит комиссию. Эта комиссия также оформляется документом списания с расчётного счёта:
Сотрудник отчитывается за потраченные деньги, снятые по корпоративной карте
В бухгалтерии эта операция отражается документом «Авансовый отчет».
Заходим в раздел «Банк и касса» пункт «Авансовые отчеты»:
Создаём новый документ:
Вот так легко и просто можно работать с корпоративными картами в 1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0.
Дополнения от читателей
В очень небольших организациях корпоративная именная карта может открываться прямо к основному расчетному счету. Сбербанк, например, активно практикует это для микропредприятий. И тогда учет ведется без использования счета 55 и «Списания с расчетного счета». Сотрудник просто обналичивает деньги через банкомат или расплачивается карточкой: Дт 71 Кт 51.
Удобнее всё-таки создать сначала ‘Платежное поручение’, выгрузить его в банк и тем самым осуществить реальный перевод денег, а не только проведение в 1с. А уже потом на основании него сделать ‘Списание с расчетного счета’. К сожалению, далеко не все бухгалтеры-операторы четко понимают разницу между ‘Платежным поручением’ и ‘Списанием с расчетного счета’, и зачем вообще всё это нужно.
С уважением, Владимир Милькин (преподаватель школы 1С программистов и разработчик обновлятора).
| Подписывайтесь и получайте новые статьи и обработки на почту (не чаще 1 раза в неделю). |
Вступайте в мою группу ВКонтакте, Одноклассниках, Facebook или Google+ — самые последние обработки, исправления ошибок в 1С, всё выкладываю там в первую очередь.
Как помочь сайту: расскажите (кнопки поделиться ниже) о нём своим друзьям и коллегам. Сделайте это один раз и вы внесете существенный вклад в развитие сайта. На сайте нет рекламы, но чем больше людей им пользуются, тем больше сил у меня для его поддержки.
Нажмите одну из кнопок, чтобы поделиться:
Бухгалтерский учет по корпоративной банковской карте
Какую карту лучше завести — дебетовую или кредитную?
Для корпоративных целей возможен выпуск различных вариантов банковских карт:
Какую карту выбрать — зависит от целей, для которых она выдается, а также от определенной степени доверия сотруднику, который будет ею пользоваться. К примеру, если карту оформляет на себя руководитель для использования в командировках, в т. ч. зарубежных, целесообразно предусмотреть возможность расходования средств по кредиту или овердрафту («лишние» деньги могут оказаться кстати). Если же карта выдается хозяйственнику для регулярных мелких закупок в пределах бюджета, оптимальным вариантом может стать дебетовая карта с ежемесячным фиксированным пополнением.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если по кредитной карте установлен период беспроцентного пользования кредитными средствами, экономическую выгоду от такого пользования для целей налогообложения вычислять не нужно (см. письмо Минфина от 18.04.2012 № 03-03-10/38).
Как в бухучете оформить выдачу карты сотруднику?
Сама карта является собственностью банка, ее выдавшего. Поэтому на счетах бухучета предприятия, для которого она выпущена, факт выдачи карты сотруднику не отражается. Предприятие может вести учет таких карт в специальном журнале либо формировать перечень доверенностей, выданных сотрудникам на получение карты в банке. В случае необходимости подтвердить получение сотрудниками карт документ (например, реестр на выпуск карт) может быть запрошен у банка.
Как следует регламентировать операции с картой?
Если корпоративные карты применяются в организации, целесообразно утвердить локальным нормативным актом порядок использования карт и представления отчетов по израсходованным средствам.
Подобный регламент в том числе поможет в случаях:
Нужно ли представлять сведения о корпоративных картах в налоговую?
Законом «О внесении изменений…» от 02.04.2014 № 52-ФЗ с мая 2014 года отменена обязанность налогоплательщиков представлять в налоговые органы сведения об открытии (закрытии) счетов в банках.
Как уже отмечалось выше, сама выдача банковских карт тоже относится к операциям выдающего банка, а не предприятия.
Таким образом, сообщать налоговой о том, что вы выпустили корпоративную карту, не требуется.
Как учесть затраты на выпуск корпоративных карт для налога на прибыль, смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.
Как сотрудник отчитывается за израсходованные с карты средства?
Деньги на карте принадлежат компании и находятся в ее распоряжении. Следовательно, обязанность отчитываться у сотрудника возникает только тогда, когда он расплатился картой или снял наличные в банкомате.
По общему правилу использованные сотрудником средства с корпоративной карты рассматриваются как подотчетные суммы. Соответственно, порядок отчета за них аналогичный. Сотруднику следует:
Все подробности оформления авансового отчета, когда расходы оплачены корпоративной банковской картой, изложены в Готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к К+ получите бесплатно.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Банки периодически (обычно ежемесячно) составляют и направляют клиентам отчеты-выписки по своим карточным продуктам. Таким образом, отчеты сотрудников, использующих карты, достаточно легко проверить в части безналичных расчетов и снятия средств через банкоматы.
Можно ли удержать ущерб с сотрудника за расходование средств не по назначению?
Да, можно. При соблюдении ряда условий:
Подробнее с условиями удержаний из зарплаты знакомьтесь здесь.
Какие типовые проводки по операциям с корпоративными картами?
В бухучете операции по картам отражаются с применением счетов 55 «Специальные счета в банках» и 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Типовые операции представлены в таблице:
Содержание
Примечание
Пополнение корпоративной карты
Счет 55 ведется в аналитике по каждому карточному счету
Использование кредитных средств банка
Для кредитной карты и овердрафта
Списана оплата услуг или комиссия банка по карте
Проводка выполняется в том случае, если у бухгалтерии есть средства оперативного контроля за движениями по карте, например интернет-банк
Отражен отчет сотрудника по израсходованным суммам
Проводка делается на дату принятия отчета
Отражен факт использования сотрудником карты для оплаты расходов
Отражено использование картсредств по отчету банка и отчету работника
На дату получения отчета банка
Начислены проценты за пользование кредитными средствами
Для кредитных карт и овердрафта
Погашен кредит по кредитной карте
Обычно в сумме предъявляемого банком обязательного платежа по карте
Итоги
Бухгалтерский учет корпоративных карт ведется по общим правилам. При этом для целей учета открываемые в банках карточные счета классифицируются как специальные счета в банках, а израсходованные сотрудниками средства с карт — как подотчетные суммы. Порядок применения карт рекомендуется утвердить отдельным внутренним документом, в котором зафиксировать все аспекты их использования, обратив особое внимание на процедуру отчета по расходованию средств.
Как правильно отчитаться, если сотрудник расплатился корпоративной картой
Как получить корпоративную карту
Корпоративная карта привязана либо к существующему счету компании или ИП, либо к отдельному «карточному», открытому специально. С ее помощью оплачивают те же расходы, на которые обычно получают деньги под отчет. Например, покупают билеты для командировок, канцтовары и воду в офис, бензин для служебного автомобиля. Корпоративную карту используют так же, как и обычную.
Первым делом руководитель компании определяет круг лиц, которым выдадут карты. После этого обращается к своему менеджеру в банке с заявлением, где перечислены будущие держатели карт. Для всех или только для некоторых открытых карт можно установить лимиты, свыше которых не получится потратить деньги с расчетного счета.
Владельцы бизнеса, которые работают без сотрудников, получают карту на свое имя. Для личных трат такую карту нужно использовать аккуратно, чтобы не вызывать вопросов у банка и налоговой инспекции. Например, не рекомендуется снимать ежедневно все деньги, поступившие на счет.
Какие документы подтвердят расходы
Бухгалтер не сможет учесть расходы при расчете налога на прибыль на основной системе налогообложения и уменьшить налог на упрощенке (с объектом «доходы минус расходы», ставка налога 15 %), если у него не будет подтверждающих документов. Хотя деньги на корпоративной карте и можно считать подотчетными средствами, все же такой их статус не закреплен законодательно. Дело в том, что упрощенный порядок ведения кассовых операций ИП и малым бизнесом (утверждены указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У) распространяется только на подотчетные средства. Поэтому предпринимателю или руководителю компании стоит самостоятельно утвердить правила, по которым должны отчитываться держатели корпоративных карт.
Можно использовать форму авансового отчета, который сотрудники заполнят на основании подтверждающих документов. Бухгалтерия всегда сможет сверить суммы в отчете с выпиской из банка.
Набор подтверждающих документов определяется тем, где и у кого были приобретены товары или услуги.
Если продавец — организация или ИП с онлайн-кассой, нужны
| Продавец | Документы | Организация или ИП с онлайн-кассой | Кассовый чек, в котором указаны: наименования товаров и услуг; их цена и стоимость;название; ИНН покупателя (п. 6.1 ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ) | ИП без онлайн-кассы или самозанятый | Товарный чек или акт выполненных работ от ИП; чек из программы «Мой налог» от самозанятого лица | Онлайн-сервисы и интернет-магазины | Оплата услуг — распечатанный электронный кассовый чек с названием услуги, ее стоимостью, наименованием и ИНН покупателя; оплата товаров при получении ─ кассовый чек, выданный курьером или в пункте самовывоза; предоплата за товары — распечатанный электронный чек, подтверждающий оплату, а также накладная как доказательство получения товара |
Расходы в зарубежной командировке
Рассмотрим ситуацию, когда работник оплатил проживание в гостинице с помощью корпоративной банковской карты во время зарубежной командировки. Пояснения по этому поводу выпустил Минфин (письмо от 24.06.2016 № 03-03-06/1/36877). Специалисты финансового ведомства разъяснили, какие документы необходимо приложить к авансовому отчету для подтверждения расходов.
Бухгалтер попросит заполнить авансовый отчет и приложить к нему документы, которые подтвердят расходы в командировке. Такими документами могут служить слип, квитанция электронного терминала или другие документы, свидетельствующие о факте совершения хозяйственной операции.
Продавец отказался выдать документы
Случается, что сотрудники компании оплачивают товары корпоративной банковской картой. Продавец отказывается признавать такие платежи от юрлица и приводит такой аргумент: даже если карта является корпоративной, она оформляется на конкретного сотрудника. Следовательно, платежи поступают от физического лица. По закону бухгалтерские документы (счет-фактура и акт выполненных работ) предоставляются только юридическим лицам или ИП. При этом товар или услуга оплачены со счета компании, даже если наличными, то все равно от имени компании.
Компания нередко приобретает товар через подотчетное лицо. Его полномочия должны подтверждаться доверенностью. Если доверенности нет, могут возникнуть проблемы с получением счета-фактуры.
Если сотрудник предъявит доверенность от организации, поставщик должен выставить счет-фактуру, поскольку в этом случае сотрудник действует от имени организации и у продавца появляется обязанность выписать требуемый документ (п. 3 ст. 168 НК РФ). При этом первичный документ поставщик обязан предоставить независимо от того, предъявил ли сотрудник доверенность или нет. Такая позиция изложена в письме МНС России от 10.10.2003 № 03-1-08/2963/11-АЛ268.
Акт об оказании услуг нужен только в том случае, если это установлено в договоре или предусмотрено гражданским законодательством ─ например, при выполнении работ по договору строительного подряда (п. 4 ст. 753 ГК РФ).
Об акте упоминается и в ст. 720 ГК РФ, которая распространяется на все виды договора подряда. В остальных случаях составлять акт не обязательно.
Если контрагент выдал только кассовый чек, то на его основании принять НДС к вычету не получится, даже если налог выделен. Когда сумма значительная, лучше запросить у продавца счет-фактуру. Этот документ нужен бухгалтеру, так как именно он служит основанием для вычета НДС по приобретенным через сотрудника товарам, услугам (п. 1 ст. 172 НК РФ).
С помощью корпоративных карт можно сократить использование наличных денег в компании, лимитировать и контролировать расходы. Чтобы не было проблем с признанием обоснованности затрат, о составьте распорядительный документ, например приказ. Утвердите им правила использования корпоративных карт, сроки сдачи и форму отчета, а также перечень документов, которыми сотрудник должен подтвердить расходы.
Текст подготовила Елена Галичевская, эксперт сервиса «Контур.Банк» компании «СКБ Контур»