Форма АО-1. Авансовый отчёт
Заполнение авансового отчета происходит в тех случаях, когда работники предприятий и организаций получают из бухгалтерии под отчет некоторую сумму денег на расходы, сопутствующие их профессиональной деятельности.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Чаще всего выдача денежных средств происходит на командировочные расходы или расходы, связанные с хозяйственно-бытовой деятельностью фирмы (покупка канцтоваров, офисной бумаги, предметов мебели и т.д.). Но прежде чем выдать финансы, бухгалтер должен получить соответствующее распоряжение или приказ от директора предприятия, в котором будет указана точная сумма и цели выдачи аванса.
После того, как расходы будут произведены, сотрудник, получивший деньги, обязан вернуть остаток в кассу предприятия или же, если был произведен перерасход, получить из кассы излишне потраченные деньги. Именно на этом этапе и оформляется документ под названием «Авансовый отчет».
Как подтверждать расходы
Просто так вернуть оставшиеся деньги в кассу предприятия нельзя. Необходимо передать специалистам отдела бухгалтерии бумаги, подтверждающие то, что подотчетные средства были потрачены именно на те цели, на которые они предоставлялись. В качестве таковых доказательств в первую очередь выступают кассовые и товарные чеки, квитанции, поездные билеты, бланки строгой отчетности и т.п. Все вышеназванные документы должны иметь четко читаемые реквизиты, даты и суммы.
Правила по составлению отчета
На сегодняшний день нет унифицированного, строго обязательного к заполнению образца отчета, тем не менее, большинство бухгалтеров по старинке предпочитают использовать ранее общеприменимую форму. Это понятно: в него включена вся необходимая информация, в том числе —
Ставить печать на документе не обязательно, поскольку он является частью внутреннего документооборота компании, к тому же с 2016 года юридические лица, как ранее и ИП имеют полное законное право не использовать для визирования бумаг оттиски печатей и штампов.
Создается документ в единственном оригинальном экземпляре, причем задерживать с его заполнением не стоит – по закону, он должен быть оформлен максимум через трое суток после того, как деньги будут израсходованы.
Поскольку авансовый отчет относится к первичной бухгалтерской документации, его к его заполнению стоит относиться очень внимательно и стараться не допускать ошибок. В тех случаях, когда избежать этого не удалось, лучше заполнить новый бланк.
Пример составления авансового отчета
Несмотря на серьезное название и важное значение документа, его заполнение не является большой сложностью.
Первую часть документа заполняет сотрудник, получивший деньги под отчет.
Далее документ содержит две таблицы.
В левую таблицу подотчетный сотрудник вносит сведения о выданных средствах, в частности указывает общую сумму, а также информацию о том, в какой валюте она была выдана (если используются денежные единицы других стран). Ниже вписывается сумма остатка или перерасхода средств.
В правую таблицу вносит данные специалист бухгалтерии. Сюда вписывается информация о бухгалтерских счетах и операциях, в частности указываются субсчета, по которым проходят деньги и конкретные суммы.
Под таблицей указывают количество приложений к авансовому отчету (т.е. документов, подтверждающих расходы).
После заполнения всех необходимых сведений, отчет и прилагаемые к нему бумаги, обязан проверить главный бухгалтер и в соответствующей строке (прописью и цифрами) указать утверждаемую к отчету сумму.
Затем в отчет вносятся автографы бухгалтера и главного бухгалтера, а также сведения об оставшихся или излишне потраченных средствах – в нужных ячейках указывается конкретная сумма и кассовый ордер, по которому она проходит. Кассир, принявший остаток или выдавший перерасход также ставит под документом свою подпись.
Оборотная часть авансового отчёта содержит сведения обо всех прилагаемых к нему документах: сюда вписывается
Под таблицей подотчетное лицо должно поставить свою подпись, которая будет свидетельствовать о достоверности внесенных данных.
Последний раздел (отрезная часть) включает расписку бухгалтера, которому подотчетный сотрудник передал доказывающие затраты документы. Здесь указываются
Затем бухгалтер должен поставить под документом свою подпись и дату заполнения документа и передать эту часть сотруднику, предоставившему отчёт.
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Авансовый отчет простой бланк
Авансовый отчет (Унифицированная форма N АО-1) (ОКУД 0302001)
Срок предоставления:
— в течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки
Скачать форму авансового отчета (Унифицированная форма N АО-1):
Образец заполнения авансового отчета (Унифицированная форма N АО-1) >>>
Материалы по заполнению авансового отчета (Унифицированная форма N АО-1):
— Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55
— Путеводитель: Выдача денег под отчет и расчеты с подотчетными лицами
— Типовая ситуация: Как заполнить авансовый отчет
— Готовое решение: Как заполнить и принять к учету авансовый отчет по подотчетной сумме в иностранной валюте
— Готовое решение: Как оформить авансовый отчет, если расходы оплачены корпоративной банковской картой
— Статья: Авансовый отчет о расходовании денег с корпоративной карты (Дмитриева И.А.) («Зарплата», 2014, N 5)
— Статья: Оформляем подотчет (Пронина Е.) («Кадровый вопрос», 2014, N 3)
— Статья: Авансовый отчет по зарубежной командировке: что принять во внимание (Титова Н.Н.) («Упрощенка», 2013, N 
— Статья: Учет расчетов с подотчетными лицами (Захарьин В.Р.) («Официальные материалы для бухгалтера. Комментарии и консультации», 2013, N 5)
— Статья: Авансовый отчет собственного приготовления (Никитин А.) («Новая бухгалтерия», 2011, N 9)
— Статья: Авансовый отчет: как правильно заполнить (Кулюкина Н.А.) («Упрощенка», 2011, N 1)
— Статья: Авансовый отчет: «форменный» предел (Привольнова О.) («Информационный бюллетень «Экспресс-бухгалтерия», 2011, N 32)
— Статья: Заполняем отчет по авансу для загранкомандировки, выданному в иностранной валюте (Елина Л.А.) («Главная книга», 2010, N 22)
— Статья: Заполняем отчет по авансу для загранкомандировки, выданному в рублях (Елина Л.А.) («Главная книга», 2010, N 21)
— Статья: Авансовый отчет при командировке за рубеж: общие требования (Елина Л.А.) («Главная книга», 2010, N 21)
Авансовый отчет – это документ, который оформляется с целью учета средств, выданных сотрудникам для выполнения определенного служебного задания (поездки в командировку, закупки ГСМ для транспорта организации и т. д.). Его составление необходимо для подтверждения израсходованных подотчетными лицами сумм.
Отчет формируется вручную или с помощью программных средств, например, прикладного решения 1С. Документ предоставляется подотчетным лицом в бухгалтерию в течение 3 дней с момента израсходования средств или возвращения из командировки.
Бланк авансового отчета 2021 года
Предлагаем бесплатно скачать бланк авансового отчета, действующий в 2021 году.
Как заполнять авансовый отчет?
Для составления авансового отчета используется форма АО-1. В нее вносятся следующие сведения:
Образец заполнения бланка авансового отчета
Правильно оформить авансовый отчет 2021 года вам помогут образы заполненных бланков, которые представлены для бесплатного скачивания в разных форматах.
В каком случае применяется АО
Авансовый отчет заполняется подотчетным лицом с целью подтверждения целевого использования денежных средств. При этом денежные средства могут быть выданы как на командировку, так и под отчет на конкретные цели.
Заполнение АО предусмотрено Указанием Банка России N 3210-У от 11.03.2014 г., в котором говорится, что подотчетное лицо, написавшее заявление на наличные деньги (с указанием суммы и срока) и получившее их по расходно-кассовому ордеру, должно предоставить АО.
Как подтверждать расходы
Расход выданных под отчет средств подтверждается с помощью приложенных к АО чеков, накладных и других расчетных документов. Причем:
Что, если не подтверждать
В случае отсутствия расчетных документов, подтверждающих расход подотчетных средств, потраченные средства не могут быть списаны на хозяйственные нужды предприятия с целью уменьшения прибыли, так как их правомерное использование не доказано. Деньги считаются доходом сотрудника и с них удерживается НДФЛ.
Хотите автоматизировать процесс составления авансовых отчетов и других документов и избежать ошибок при их заполнении? Воспользуйтесь сервисом КУБ.
Бланк авансового отчета скачать бесплатно
Год документа: 2018
Вид документа: Отчет, бланк
Форматы для скачивания: DOC, EXCEL, PDF
Унифицированный бланк авансового отчета (АО, ф. АО-1), новый образец которого бесплатно мы предлагаем скачать в Word или Excel на этой странице, позволит правильно организовать подтверждение расходования подотчетных денег в компании. Заполнив предложенную форму для бюджетных организаций 0504505 взамен старого аналога 0504049, получивший наличность сотрудник сможет представить в бухгалтерию вместе с оправдательными документами доказательство целевой траты средств.
Особенности заполнения авансового отчета получателем
Типовой авансовый отчет выполнен в виде двухстороннего первичного документа. Помимо номера и даты заполнения, на его лицевой части (гр. 1-6) пишется название компании, данные получателя наличности (ФМО, табельный номер, должность и пр.), а также сумма и назначение выделенных средств. В таблицу, расположенную слева, заносится информация о предыдущем авансе и вновь полученных деньгах с указанием их остатка (расхода или перерасхода).
С обратной стороны АО-1 следует перечислить все документы, подтверждающие расходование полученных средств, указав соответствующие затраты по каждому наименованию:
Подтверждающие документы также нумеруются согласно очередности записи. Если подотчетные средства были получены в иностранной валюте, заполняются соответствующие строки: 1а (лицевая сторона), 6 и 8 (обратная сторона). Дальнейшее оформление авансовых отчетов (гр. 7–10) возложено на сотрудников бухгалтерии. А утверждение предварительно проверенных документов производится директором компании (ИП).
Когда оформляется АО?
Наличные деньги разрешается выдавать только лицам, заключившим трудовые договоры с компанией (ИП), в следующих случаях:
При этом если имеется задолженность по отчету за предыдущий аванс, очередная выдача наличности этому сотруднику, как правило, не производится. Также запрещается передавать эти деньги другим лицам, включая близких родственников.
Сотрудник, получивший подотчетные средства, обязан в течение трех рабочих дней после завершения периода, на который выдавались указанная сумма (после прибытия из командировки), предоставить документальное подтверждение их расходования.
Скачать бланк
Если вы не нашли ответ на свой вопрос или остались недопонимания, обратитесь за бесплатной консультацией к юристу в чате на нашем сайте
Унифицированная форма № АО-1 — Авансовый отчет (скачать)
Где скачать бланк унифицированной формы АО-1
Бланк унифицированной формы АО-1 и указания по его заполнению утверждены постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. Скачать форму можно на нашем сайте.
Напомним, что в настоящее время использование унифицированных форм необязательно. При желании авансовый отчет можно составлять на бланке, разработанном организацией и утвержденном ее руководителем.
О нюнсах оформления и сдачи авансового отчета детально рассказали эксперты КонсультантПлюс:
Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Кто и когда составляет авансовый отчет
Авансовый отчет составляет подотчетное лицо, то есть работник:
Отчитаться подотчетник обязан в течение срока, установленного руководителем.
Важно! С 30.11.2020 срок сдачи авансового отчета организация вправе установить самостоятельно. Требование о том, что АО должен представляться не позднее 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы подотчетные, или со дня выхода на работу, отменено.
Отчет составляется в одном экземпляре, к которому прикладываются документы, подтверждающие произведенные работником расходы. Чтобы работники не делали ошибок, целесообразно издать инструкцию о порядке составления авансовых отчетов.
Обратите внимание: с недавних пор авансовый отчет может составляться не только в бумажном, но и в электронном виде.
Образец заполнения унифицированной формы АО-1 можно скачать на нашем сайте.
Отчет составлен. Что дальше
Получив от работника авансовый отчет, действуйте в следующем порядке:
О бухгалтерских проводках, возможных по расходам, отраженным в авансовом отчете, читайте в материале «Сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом».