71 счет бухгалтерского учета
Зачем нужен 71 счет
Счет 71 нужен для хранения информации о выданных подотчетных средствах и состоянии расчетов по ним. Взглянув на 71 счет, бухгалтер может сказать, сколько денег было выдано сотруднику, и сколько он должен, или ему должна компания.
Счет 71 — активно-пассивный. По дебету копятся перечисленные в подотчет суммы. А по кредиту отражаются израсходованные суммы, которые подтверждаются чеками и иными документами. Остаток по дебету означает, что работник должен вернуть компании неизрасходованные средства, а по кредиту — сумму перерасхода, которую работнику должна возместить компания.
Что такое подотчетные средства
Подотчетные деньги — это сумма денег, которую выдали работнику для решения конкретных задач: командировка, встреча, покупка чего-либо и так далее. Деньги выдают на конкретный срок авансом. По его истечению сотрудник отчитывается, то есть сдает авансовый отчет, все подтверждающие документы и возвращает остаток.
Например, сотруднику дали 1 000 рублей на производственные нужды — приобретение кабеля для ремонта компрессора. По итогу расходования денег сотрудник готовит отчет и прикладывает кассовый чек. Сумма по чеку может быть больше или меньше. В первом варианте организация вернет сотруднику ту часть, которую он оплатил из собственных средств. Во втором — неизрасходованные деньги сотрудник сдает в кассу компании.
Авансовый отчет делают по форме № АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.
Какие требования действуют при выдаче подотчетных денег
Бухгалтерия должна строго контролировать выданные в подотчет суммы. Есть несколько главных требований к операциям с подотчетными лицами:
Выдают деньги по заявлению работника или по приказу руководства.
Как ведут аналитический учет по счету 71
Аналитику на счете 71 строят по сотрудникам, которые получили деньги. Только так можно отследить, сколько и кому выдали или должны денег.
С какими счетами корреспондирует счет 71
По дебету счет 71 корреспондирует в основном с денежными счетами. По кредиту вариантов гораздо больше. Для удобства мы собрали все варианты в таблицу.
Основные проводки с 71 счетом
В таблице собраны основные проводки по 71 счету, с которыми сталкивается любой бухгалтер.
| Дебет | Кредит | Суть операции |
|---|---|---|
| 71 | 50 / 51 / 52 / 55 | |
| 60 | 71 | Оплату поставщику произвели через подотчетное лицо |
| 19 | 71 | Выделили НДС из затрат, понесенных работником |
| 70 / 73 | 71 | Удержали из зарплаты или прочих расчетов невозвращенные в срок подотчетные деньги |
| 94 | 71 | Списали как недостачу невозвращенные подотчетные деньги |
Рекомендуем вам облачный сервис Контур.Бухгалтерия. В нашей программе легко вести учет подотчетных средств. Вы в режиме реального времени будете знать, кто получал деньги, в какой сумме, и кто еще не отчитался. Всем новичкам мы дарим бесплатный пробный период на 14 дней.
Учет расчетов с подотчетными лицами — проводки
Требования к оформлению кассовых операций, в том числе и к выдаче подотчетных сумм, установлены указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У (далее — указание № 3210-У).
Указание 3210-У было изменено указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У, вступившим в действие с 30.11.2020. Так, например, ребование о 3-х дневном сроке представления авансового отчета с 30.11.2020 исключено.
Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие с 30.11.2020, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.
Подотчетники — это лица, получившие денежные средства от предприятия или ИП на определенные хозяйственные (целевые) нужды и обязанные в установленный срок отчитаться по расходованию таких средств (или вернуть их остаток, если не все средства потрачены).
Подотчетными могут быть:
Может ли подотчетное лицо передавать подотчетные суммы другому лицу? Ответ на этот вопрос вы найдете в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе вы можете получить бесплатно.
Денежные средства предприятия в подотчет выдаются:
Бухгалтерский учет подотчетных операций имеет широкий спектр возможных проводок. Наиболее часто используемые при расчетах с подотчетными лицами проводки представлены в таблице:
Описание операции
Первичные документы
Выдача денег под отчет из кассы предприятия
Расходный кассовый ордер
Списание затрат в расходы предприятия согласно представленному авансовому отчету
Авансовый отчет, чеки, накладные, акты приемки-сдачи услуг или работ, другие документы, подтверждающие произведенные расходы
Оприходованы матценности на основании авансового отчета
Товарные чеки, кассовые чеки, накладные, иные документы, подтверждающие материальные расходы подотчетного лица
Средства, направленные на устранение брака производства или гарантийное (пост-гарантийное) обслуживание
Договор о гарантийном обслуживании, гарантийный талон, акт выполненных работ, чек, иные документы
Оплата налоговых платежей через подотчетное лицо
Чеки, квитанции об оплате, банковские платежные документы
Отражение прочих расходов предприятия, оплаченных подотчетным лицом
Первичные документы, подтверждающие расходы
Возврат неиспользованных подотчетником средств в кассу предприятия
Приходный кассовый ордер, авансовый отчет с расчетом суммы остатка средств, подлежащих возврату в кассу
Как правильно оформить приходный или расходный кассовый ордер, можно узнать из статей:
Примеры с проводками по расчетам с подотчетными лицами
Счета
Сумма, руб.
Описание операции
Первичные документы
Выданы наличные средства под отчет Иванову И. И. на приобретение автомобильного масла
Заявление Иванова И. И., РКО № 253 от 21.09.20ХХ
Получено на склад масло автомобильное «МОБИЛ» от Иванова И. И.
Авансовый отчет, товарный чек, кассовый чек на 1 500 руб.
Проводки с подотчетными лицами, направленными командировку.
Счета
Сумма, руб.
Описание операции
Первичные документы
Выданы наличные средства под отчет Иванову И. И., направленному в командировку
Приказ о направлении в командировку, РКО № 243 от 12.09.20ХХ
Отражены расходы на командировку Иванова И. И. (менеджера по продажам) в коммерческих расходах предприятия
Авансовый отчет (чек из гостиницы на 1 500 руб., суточные на 1 000 руб.), приказ об установлении суммы суточных расходов
Возврат Ивановым И. И. неиспользованных подотчетных средств в кассу
ПКО № 214 от 15.09.20ХХ
См. также:
Итоги
В настоящей статье приведены чаще всего встречающиеся проводки по учету расчетов с подотчетными лицами. Главным нормативным документом, регулирующим правила оформления выдачи и возврата подотчетных средств через кассу, является указание ЦБ РФ № 3210-У. При иных вариантах выдачи средств подотчетным лицам необходимо руководствоваться положениями закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, российскими бухгалтерскими стандартами, внутренними распорядительными документами предприятия.
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами необходим в любой организации как для контроля денежной наличности и учета реально произведенных затрат, так и для правильного расчета налогов. Какие документы и как должны оформляться в этом случае?
Кто считается подотчетным лицом
Очень часто в ходе хозяйственной деятельности затраты на нужды предприятия приходится осуществлять работникам по указанию руководителя организации. В таком случае работнику дают деньги под отчет, т. е. за этим следует его обязанность представления отчета за полученные и потраченные суммы. Такой работник для бухгалтерии является подотчетным лицом.
Деньги подотчетникам могут быть выданы:
Учет подотчетных сумм (их поступление, списание, отражение остатка или перерасхода) проводится на бухгалтерском активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Аналитический учет бухгалтер должен вести по каждой сумме, выданной под отчет.
Организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами
Выдаются средства под отчет согласно п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У на основании завизированного руководителем (или ИП) заявления работника с прописанными в нем суммой и сроком, на который берутся деньги. С 19.08.2017 (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) такое заявление не является обязательным, и выдача может быть осуществлена без заявления на основании распоряжения руководителя (или ИП). Выдачу наличных из кассы осуществляют по расходному кассовому ордеру.
За подотчетные деньги работник должен отчитаться. Для этого существует такой документ, как авансовый отчет, в котором отражается полученная сумма средств и то, на что она была потрачена.
К отчету также необходимо также приложить документы, подтверждающие произведенные расходы. С 30.11.2020 срок сдачи подотчетным лицом авансового отчета организация может установить самостоятельно, требование о том, что АО должен представляться не позднее 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы подотчетные, или со дня выхода на работу, отменено.
Нюансы командировочных расходов
Служебная командировка — это выезд сотрудника в местность, отдаленную от его основного места работы, для выполнения служебных функций. Оформление документов, на основании которых нужно вести бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в этом случае, должно проводиться в соответствии с постановлением Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749.
Выдача денег для поездки в командировку рассчитывается исходя из стоимости проезда туда и обратно, расходов на жилье и суточных.
При этом нужно учесть, что:
Для правильного расчета налогооблагаемой базы по НДФЛ суточные учитывают в пределах норм, установленных законом: 700 руб. по России и 2500 руб. — в загранкомандировке (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ), для расчета налога на прибыль в расходы включается сумма в пределах размера, оговоренного внутренними документами работодателя (трудовым договором, приказом, положением о командировках).
Та часть суточных, которая выплачена сверх нормы, установленной законодательством, считается доходом работника, и облагается НДФЛ и страховыми взносами.
Проводки для ведения учета на счете 71
Согласно разделу VI инструкции по применению плана счетов (приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н), счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»:
Суммы, за которые работник не отчитался, он должен вернуть работодателю — такая операция будет записана по кредиту счета 71 и дебету денежных счетов 50, 51.
Если остаток денег числится в долгу у работника, то его следует учесть по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетом 71. Такая задолженность может быть удержана из зарплаты сотрудника, в этом случае будет проведена проводка Дт 70 Кт 94. Когда у работодателя нет возможности удержать долг из зарплаты, используется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», и проводка будет выглядеть так: Дт 73 Кт 94.
Обратите внимание! Если сотрудник потерял (или забыл взять) подтверждающие расход документы, то решение о возмещении расходов работнику принимает руководитель компании. Подтверждающим документом будет приложенная к авансовому отчету объяснительная записка от сотрудника, а основанием для принятия авансового отчета — приказ директора фирмы.
Обобщим информацию о том, с какими счетами может корреспондировать счет 71.
Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» корреспондирует:
Какие бывают проводки для учета командировочных расходов?
Учет командировок: основные процедуры
Участие сотрудника в командировке — процесс, который состоит из следующих основных процедур:
1. Выдача сотруднику авансов и суточных.
Точный срок выдачи авансовых средств, как и порядок их расчета, законодательно не установлен. Но они в любом случае выдаются перед командировкой. Если аванс не выдан, сотрудник вправе отказаться от поездки, и это не будет нарушением трудовых обязанностей.
2. Проверка авансового отчета и установление конкретных статей командировочных расходов.
Данная процедура осуществляется после командировки по факту представления авансового отчета работником. В зависимости от результатов проверки осуществляется классификация денежных сумм по тем или иным категориям (далее мы изучим, как именно).
3. Возмещение перерасхода, осуществленного за счет личных средств сотрудника, или, наоборот, удержание с него недостачи (при наличии перерасхода либо недостачи).
Неподтвержденные расходы, а также расходы, превышающие лимит суточных, подлежат возврату предприятию. В свою очередь, если работник совершает какие-либо траты в командировке за свой счет, фирма должна возместить их.
Как оформить и представить авансовый отчет по командировке, подробно рассказывают эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
4. Выплата зарплаты сотруднику, находящемуся в командировке.
Во время командировки сотрудник продолжает числиться в штате фирмы и получает зарплату. Но начисляется она по особой схеме (ее особенности рассмотрим далее).
Теперь изучим подробнее специфику указанных учетных операций, а также то, какие бухгалтерские проводки применяются в целях отражения данных операций в регистрах учета.
Бухгалтерский учет при командировках: выдача авансов и суточных
Сотрудник перед выездом в командировку получает:
Данную сумму командируемый использует для покрытия плановых, наиболее вероятных (и чаще всего хорошо просчитываемых) расходов, например: на проезд, проживание. Расчет авансовых сумм к выдаче осуществляется на основании приказа руководителя о направлении в командировку.
Сотрудник получает суточные в целях покрытия повседневных, не всегда плановых и рассчитываемых расходов. Так или иначе, суточные работник в любом случае тратит по своему усмотрению, и отчитываться по ним он не обязан.
Минимальный и максимальный размеры суточных (лимит расходов, которые командируемый совершает за счет предприятия) устанавливаются работодателем в локальных нормативах. Суточные в размере 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей в день при поездках за рубеж не облагаются НДФЛ и соцвзносами.
Несмотря на то что аванс и суточные — разные по существу выплаты с точки зрения налогового учета, в бухгалтерских регистрах их выдача прописывается с применением одной и той же проводки:
Сотрудник, таким образом, получает на руки или на свой банковский счет сумму, по которой он обязан отчитаться с приложением документов. Бухгалтерия, изучив отчет и документы, примет решение по возмещению работнику тех или иных сумм или, наоборот, истребованию недостачи с него.
Проводки по командировочным расходам: возврат неизрасходованных сумм и возмещение перерасхода
В течение 3 рабочих дней после завершения командировки работник направляет работодателю авансовый отчет и дополняющие его документы, по которым будут сверяться расходы, выданные сотруднику в рамках аванса (п. 26 Положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства России от 13.10.2008 № 749).
По итогам изучения отчета и документов, которые сданы с ним, бухгалтерия определит 3 типа денежных сумм:
1. Израсходованные работником и подтвержденные авансовым отчетом и дополняющими его документами.
2. Суммы, соответствующие лимитам по суточным.
3. Сумма, изначально выданная работнику перед командировкой.
Далее из показателя по пункту 3 вычитается сумма показателей по пунктам 1 и 2.
Если результат будет положительным, то соответствующую ему сумму работник должен будет вернуть в кассу предприятия.
В бухгалтерских регистрах фиксируется следующая проводка:
Если результат отрицательный, предприятие должно возместить эту сумму, поскольку будет считаться, что работник потратил свои денежные средства.
Проверка авансового отчета: проводки по расходам
Процедура, рассмотренная выше (когда бухгалтер определяет, должен ли сотрудник что-то вернуть предприятию или, наоборот, обязана ли фирма ему выплатить компенсацию), тесно связана с определением сумм, соответствующих конкретным разновидностям расходов командированного. В этих целях используются тот же авансовый отчет и дополняющие его документы.
Основные виды командировочных расходов:
Для их списания в командировочные расходы применяется следующая проводка:
При этом в зависимости от целей поездки операция может проводиться по дебету таких счетов, как:
При этом если лимит суточных, утвержденный работодателем, превышает нормы, установленные в Налоговом кодексе, то сверхлимитные суммы облагаются НДФЛ и взносами. Факт их начисления отражается проводками:
2. Проезд, проживание и т. д.
По соответствующим командировочным расходам проводки применяются по тому же принципу, что и в случае с затратами на оплату суточных:
Если расходы подтверждены первичными документами и счетом-фактурой, то входящий НДС принимается к вычету, что фиксируется проводками:
Узнайте, что входит в состав командировочных расходов, с помощью разъяснений от экспертов КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Изучим порядок бухучета зарплаты командированного сотрудника.
Зарплата в командировке: проводки
Находясь в командировке, работник получает и заработную плату. Правда, рассчитывается она не как обычно, а по среднему заработку (п. 9 Положения). Кроме того, выходные дни в период нахождения человека в командировке оплачиваются в двойном размере либо в одинарном при последующем предоставлении отгула, при условии корректно заполненных учетных документов (п. 5 Положения, ст. 153 ТК РФ).
О нюансах оплаты командировки в выходные дни узнайте здесь.
Начисление зарплаты командированному сотруднику осуществляется с применением проводок:
Перечисление зарплаты работнику производится с применением корреспонденции счетов:
Подробнее о нюансах учета командировочных читайте в статье «Порядок учета командировочных расходов».
Итоги
Бухгалтерский учет операций, характеризующих отправку работника в командировку, осуществляется в несколько этапов. Сначала работнику выдается сумма аванса и суточных, а после его возвращения из командировки определяются — на основании отчета и дополняющих его документов — взаимные финансовые обязательства сотрудника и работодателя. Любые движения денежных средств между кассой (расчетным счетом) предприятия и работником (его банковским аккаунтом) фиксируются в проводках, содержание которых определяется целью командировки.
Узнать больше о порядке ведения бухгалтерского и налогового учета при командировках вы можете в статьях:
Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях
Оформление расчетов с подотчетниками в БУ
Согласно п. 213 инструкции по применению единого плана счетов для бюджетных структур (приложение 2 к приказу Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н) деньги под отчет выдаются сотруднику на основании заявления, в котором должна быть указана следующая информация:
ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 правила выдачи подотчета упростили. Теперь в заявлении на выдачу денег под отчет не обязательно указывать сумму аванса и срок, на который выдают подотчетные суммы. Также работодателям разрешили оформлять один приказ на несколько выдач наличных денег одному или нескольким работникам. В этом случае нужно указать фамилию, сумму и срок, на который выдают деньги, по каждому работнику.
Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие с 30.11.2020, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.
Для бюджетников также действует общее для всех указание Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У, согласно которому выдача денег происходит по расходному кассовому ордеру, форма которого с кодом 0310002 утверждена для БУ приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. В период не позже установленных учреждением рабочих дней по окончании срока, на который выданы деньги, сотрудник должен отчитаться о произведенных расходах, сдав авансовый отчет (форма 0504505, утверждена тем же приказом № 52н). К отчету прикладываются все оправдательные документы.
Если сотрудник не вернул неистраченные деньги в срок, работодатель имеет право вычесть сумму задолженности из зарплаты в силу ст. 137 ТК РФ, но только в течение месяца после истечения срока, отведенного на отчетность по выданным под отчет средствам, а также при отсутствии разногласий с сотрудником по поводу оснований и размера долга. Кроме того, нельзя забывать и о ст. 138 ТК РФ, устанавливающей, что только 20% от каждой выплаты зарплаты могут пойти на удержания, т. е. удержание может растянуться на несколько месяцев.
О том, как учитывать движение денежных средств по кассе в БУ, читайте в материале «Учет кассовых операций в бюджетных учреждениях (нюансы)».
Расчеты по командировочным расходам
Правила направления сотрудников в командировку установлены положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Согласно п. 10 этого документа денежные средства выдаются сотруднику перед поездкой на оплату:
Авансовый отчет должен быть представлен до истечения установленных работодателем рабочих дней после возвращения из командировки. На все расходы (кроме суточных) должны быть приложены оправдательные документы.
Для БУ существуют некоторые ограничения по размерам возмещений для внутрироссийских командировок, установленные п. 1 постановления Правительства РФ от 02.10.2002 № 729. Если расходы превышают лимиты, то они могут быть возмещены за счет сэкономленных бюджетных средств или за счет средств от коммерческой деятельности БУ (п. 3 постановления № 729). В следующей таблице указаны предельные ограничения: