Оформление авансового отчета: общие правила
Общие правила заполнения авансового отчета таковы:
За нарушение срока работника можно наказать материально.
Как правильно заполнить авансовый отчет
Авансовый отчет условно можно разделить на 3 части:
Подписывают отчет работник, бухгалтер и главный бухгалтер. Затем он передается руководителю на утверждение — соответствующий гриф есть на лицевой стороне документа.
Авансовый отчет может составляться не только в бумажном, но и в электронном виде.
Построчный комментарий по заполнению авансового отчеты подготовили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ бесплатно к системе и переходите к указаниям.
Изменений по авансовым отчетам в 2021 году не было – этот документ по-прежнему обязателен для заполнения. Если авансовый отчет составляется в электронной форме, необходимо использование электронной подписи всеми сотрудниками, участвующими в его заполнении (письмо Минфина от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).
Ознакомиться с примером и образцом заполнения авансового отчета вы можете на нашем сайте. Рассмотрим условный пример.
Допустим, 21.01.2021 ООО «ИКС» выдало своему сотруднику Смирнову О. Д. деньги в размере 20 000 руб. на приобретение 5 картриджей для принтеров. Неиспользованных авансов за ним не было. Покупка была совершена в тот же день, а отчет работник представил на следующий день, т. е. 22 января.
Работник потратил всего 18 950 руб. (НДС покупка не облагалась т. к. продавец применяет УСН). Неиспользованные средства в размере 1 050 руб. он вернул в кассу сразу при сдаче отчета в бухгалтерию.
Приведем образец заполнения авансового отчета для данной ситуации.
Итоги
Заполнение авансового отчета требует совместной работы подотчетного лица и бухгалтера. Заполненный отчет, подписанный главным бухгалтером и руководителем, является документом, на основании которого отражаются операции в учете.
Дополнительно материалы по теме расчетов с подотчетными лицами смотрите в статьях:
Финансово-экономическая деятельность
Каков порядок оформления авансового отчета?
Форма авансового отчета и пояснения к ней, раскрывающие порядок оформления авансового отчета (в том числе заполнения подотчетным лицом необходимых реквизитов) и его утверждения, определены приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30 марта 2015 г. «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными). Методических указаний по их применению». Порядок представления авансовых отчетов и их утверждения определяется внутренними регламентными документами, в т.ч. графиком документооборота в рамках учетной политики.
Каков порядок обеспечения бланками строгой отчетности (квитанции формы 10 (по ОКУД 0504510)) для приема в кассу наличных денежных средств от физических лиц в оплату за оказанные услуги?
Порядок изготовления бланков строгой отчетности определен Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 6 мая 2008 г. № 359 (далее – Положение).
Так, в соответствии с пунктом 4 Положения бланк документа изготавливается типографским способом или формируется с использованием автоматизированных систем.
При этом следует учитывать, что при формировании бланка документа с использованием автоматизированных систем должно обеспечиваться выполнение требований, указанных в пункте 11 Положения. Изготовление бланка документа типографским способом (приобретение) должно осуществляться в соответствии с требованиями Федерального закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».
Расходы по приобретению (изготовлению) бланков строгой отчетности согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н, относятся на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» Классификации операций сектора государственного управления.
В каком случае производится выплата денежной компенсации за наем (поднаем) жилого помещения?
В соответствии со ст. 15 Федерального закона от 27 мая 1998 г. № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих» военнослужащим – гражданам, проходящим военную службу по контракту, и совместно проживающим с ними членами их семей предоставляются не позднее трехмесячного срока со дня прибытия на новое место военной службы служебные жилые помещения. Служебные жилые помещения предоставляются в населенных пунктах, в которых располагаются воинские части, а при отсутствии возможности предоставить служебные жилые помещения в указанных населенных пунктах – в других близлежащих населенных пунктах.
В случае отсутствия указанных жилых помещений воинские части арендуют жилые помещения для обеспечения военнослужащих – граждан и совместно проживающих с ними членов их семей или по желанию военнослужащих – граждан ежемесячно выплачивают им денежную компенсацию за наем (поднаем) жилых помещений.
В случае признания органами жилищного обеспечения права военнослужащего на получение служебного жилья и при невозможности его предоставления, ежемесячно по желанию военнослужащего производится установленным порядком выплата денежной компенсации за наем (поднаем) жилого помещения.
В каком размере выплачиваются суточные, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, военнослужащим, проходящим военную службу по контракту, и гражданскому персоналу Вооруженных Сил?
Возмещение суточных расходов, связанные со служебными командировками на территории Российской Федерации, военнослужащим осуществляется в размере 300 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке.
Возмещение суточных расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, военнослужащим, в отношении которых продовольственное обеспечение осуществляется в форме организации питания по месту служебной командировки, осуществляется в размере 100 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке.
Возмещение суточных расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, гражданскому персоналу осуществляется в размере 100 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке.
Допускается возмещение суточных расходов гражданскому персоналу в размерах, превышающих 100 рублей, но не более 300 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке, за счёт экономии бюджетных средств, выделенных установленным порядком на возмещение суточных расходов в служебных командировках в соответствии с утвержденными планами служебных командировок.
В соответствии с каким нормативным документом и куда предъявить исполнительные документы для взыскания задолженности с Министерства обороны Российской Федерации?
Порядок исполнения судебных актов, предусматривающих обращение взыскания на средства федерального бюджета по денежным обязательствам федеральных казенных учреждений, в том числе Министерства обороны Российской Федерации, определен Бюджетным кодексом Российской Федерации.
В соответствии со статьями 242.1 и 242.3 Бюджетного кодекса Российской Федерации для взыскания денежных средств с Минобороны России взыскателю необходимо исполнительный лист, копию решения суда, на основании которого он выдан, и заявление с указанием реквизитов банковского счета для перечисления денежных средств направить в Межрегиональное операционное управление Федерального казначейства (Верхняя Радищевская улица, д. 11, стр. 1, г. Москва, 109240), по месту открытия должнику лицевого счета.
Каким образом получить справку о размере денежного довольствия за прошедшие годы для предоставления в Пенсионный фонд Российской Федерации?
Департамент социальных гарантий Министерства обороны Российской Федерации первичными бухгалтерскими документами о выплаченных суммах денежного довольствия не располагает.
Вместе с тем, сведения о выплаченных суммах денежного довольствия за прошедший период военной службы можно получить в воинских частях, в которых заявитель проходил военную службу, или в архивах штабов военных округов, на территории которых дислоцировались воинские части, а также в Центральном архиве Министерства обороны Российской Федерации (142100, Московская область, г. Подольск, ул. Кирова, д. 74).
Из чего состоит денежное довольствие военнослужащих, проходящих военную службу по контракту и порядок обеспечения им?
Порядок обеспечения денежным довольствием военнослужащих Вооруженных Сил Российской Федерации утвержден приказом Министра обороны Российской Федерации от 30 декабря 2011 г. № 2700.
Денежное довольствие военнослужащим выплачивается с 10 по 20 число каждого месяца за истекший месяц по месту их военной службы либо перечисляется на указанный военнослужащим счет в банке на условиях, определенных в Министерстве обороны Российской Федерации, через Федеральное казенное учреждение «Единый расчетный центр Министерства обороны Российской Федерации» или иные финансово-экономические органы.
Военнослужащим, поступившим на военную службу по контракту, выплачиваются:
Какие виды денежного довольствия выплачиваются военнослужащим, проходящим военную службу по призыву?
На период проведения эксперимента по унификации денежного довольствия, военнослужащим, проходящим военную службу по призыву, выплачивается:
денежное довольствие в размере 2000 рублей в месяц, в котором учтены оклад по воинской должности, ежемесячная надбавка за классную квалификацию (квалификационную категорию, квалификационный класс), ежемесячная надбавка за особые условия военной службы и ежемесячная надбавка за работу со сведениями, составляющими государственную тайну;
ежемесячная надбавка к окладу по воинской должности за командование (руководство) воинскими подразделениями до 80 процентов оклада по воинской должности по 1 т.р.;
ежемесячная надбавка за выполнение задач, непосредственно связанных с риском для жизни и здоровья в мирное время (за работу, связанную с поиском и (или) обезвреживанием (уничтожением) взрывоопасных предметов; прыжки с парашютом; водолазные работы), в размере до 100 процентов оклада по воинской должности.
Какие дополнительные выплаты производятся военнослужащим, проходящим военную службу по призыву, из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей?
В каком размере выплачивается ежемесячная надбавка за особые условия военной службы военнослужащим на воинских должностях, исполнение обязанностей по которым связано с руководством подразделениями?
Военнослужащим, проходящим военную службу по контракту на воинских должностях руководителей, командиров (начальников) воинских частей и организаций Вооруженных Сил Российской Федерации и их структурных подразделений, а также на воинских должностях, исполнение обязанностей по которым связано с руководством подразделениями, выплачивается ежемесячная надбавка в размере до 20 процентов оклада по воинской должности.
Перечень воинских должностей утвержден приказом Министра обороны Российской Федерации от 18 октября 2016 г. № 675.
Форма АО-1. Авансовый отчёт
Заполнение авансового отчета происходит в тех случаях, когда работники предприятий и организаций получают из бухгалтерии под отчет некоторую сумму денег на расходы, сопутствующие их профессиональной деятельности.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Чаще всего выдача денежных средств происходит на командировочные расходы или расходы, связанные с хозяйственно-бытовой деятельностью фирмы (покупка канцтоваров, офисной бумаги, предметов мебели и т.д.). Но прежде чем выдать финансы, бухгалтер должен получить соответствующее распоряжение или приказ от директора предприятия, в котором будет указана точная сумма и цели выдачи аванса.
После того, как расходы будут произведены, сотрудник, получивший деньги, обязан вернуть остаток в кассу предприятия или же, если был произведен перерасход, получить из кассы излишне потраченные деньги. Именно на этом этапе и оформляется документ под названием «Авансовый отчет».
Как подтверждать расходы
Просто так вернуть оставшиеся деньги в кассу предприятия нельзя. Необходимо передать специалистам отдела бухгалтерии бумаги, подтверждающие то, что подотчетные средства были потрачены именно на те цели, на которые они предоставлялись. В качестве таковых доказательств в первую очередь выступают кассовые и товарные чеки, квитанции, поездные билеты, бланки строгой отчетности и т.п. Все вышеназванные документы должны иметь четко читаемые реквизиты, даты и суммы.
Правила по составлению отчета
На сегодняшний день нет унифицированного, строго обязательного к заполнению образца отчета, тем не менее, большинство бухгалтеров по старинке предпочитают использовать ранее общеприменимую форму. Это понятно: в него включена вся необходимая информация, в том числе —
Ставить печать на документе не обязательно, поскольку он является частью внутреннего документооборота компании, к тому же с 2016 года юридические лица, как ранее и ИП имеют полное законное право не использовать для визирования бумаг оттиски печатей и штампов.
Создается документ в единственном оригинальном экземпляре, причем задерживать с его заполнением не стоит – по закону, он должен быть оформлен максимум через трое суток после того, как деньги будут израсходованы.
Поскольку авансовый отчет относится к первичной бухгалтерской документации, его к его заполнению стоит относиться очень внимательно и стараться не допускать ошибок. В тех случаях, когда избежать этого не удалось, лучше заполнить новый бланк.
Пример составления авансового отчета
Несмотря на серьезное название и важное значение документа, его заполнение не является большой сложностью.
Первую часть документа заполняет сотрудник, получивший деньги под отчет.
Далее документ содержит две таблицы.
В левую таблицу подотчетный сотрудник вносит сведения о выданных средствах, в частности указывает общую сумму, а также информацию о том, в какой валюте она была выдана (если используются денежные единицы других стран). Ниже вписывается сумма остатка или перерасхода средств.
В правую таблицу вносит данные специалист бухгалтерии. Сюда вписывается информация о бухгалтерских счетах и операциях, в частности указываются субсчета, по которым проходят деньги и конкретные суммы.
Под таблицей указывают количество приложений к авансовому отчету (т.е. документов, подтверждающих расходы).
После заполнения всех необходимых сведений, отчет и прилагаемые к нему бумаги, обязан проверить главный бухгалтер и в соответствующей строке (прописью и цифрами) указать утверждаемую к отчету сумму.
Затем в отчет вносятся автографы бухгалтера и главного бухгалтера, а также сведения об оставшихся или излишне потраченных средствах – в нужных ячейках указывается конкретная сумма и кассовый ордер, по которому она проходит. Кассир, принявший остаток или выдавший перерасход также ставит под документом свою подпись.
Оборотная часть авансового отчёта содержит сведения обо всех прилагаемых к нему документах: сюда вписывается
Под таблицей подотчетное лицо должно поставить свою подпись, которая будет свидетельствовать о достоверности внесенных данных.
Последний раздел (отрезная часть) включает расписку бухгалтера, которому подотчетный сотрудник передал доказывающие затраты документы. Здесь указываются
Затем бухгалтер должен поставить под документом свою подпись и дату заполнения документа и передать эту часть сотруднику, предоставившему отчёт.
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Авансовый отчет по командировке: правила составления в 2021 году
Если ваш персонал часто ездит в командировки, количество авансовых отчетов может быть существенным. А поскольку в составлении отчета непосредственное участие принимают работники, зачастую далекие от документооборота, ошибок не избежать. Чтобы сократить их количество, а также предупредить поток вопросов о том, как и что заполнять, сделайте мини-инструкцию и доведите ее до сотрудников.
Обратить внимание разъездного персонала необходимо на следующие моменты:
Известите работника, что в случае задержки отчета могут быть негативные последствия. Воздействовать на работников вы можете материально.
ВНИМАНИЕ! С ноября 2020 года срок для представления отчета в течение 3-х рабочих дней сохранился только для случаев командировки. В остальных ситуациях срок сдачи авансового отчета утверждается руководителем предприятия.
Бланк авансового отчета можно скачать бесплатно, кликнув по картинке ниже:
Заполненный образец авансового отчета по командировке вы можете посмотреть и скачать здесь:
Скачать заполненный образец авансового отчета
Загранкомандировка: есть ли особенности
Безусловно, есть. И связаны они с тем, что в загранкомандировках работник расходует валюту.
Поэтому, во-первых, суммы в отчете должны указываться в рублях и в валюте.
Как учитывать расходы в иностранной валюте по загранкомандировке, подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Во-вторых, все подтверждающие документы должны быть переведены на русский язык. Перевод должен быть построчным, на отдельном листе, а не на самих документах. Его может сделать как сторонний переводчик, так и владеющий языком сотрудник, на которого возложена такая обязанность (см., например, письмо Минфина России от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202).
В остальном порядок оформления, утверждения и принятия «заграничного» авансового отчета к учету аналогичен отчету по командировке внутри страны.
Авансовый отчет по командировке
В 2020 году многие документы, связанные с оформлением служебных командировок, больше не являются обязательными, например командировочное удостоверение, но авансовый отчет по командировке-2020 никто не отменял. Он, как и прежде, должен рассказать начальству, бухгалтерии и контролирующим органам, сколько денег было истрачено командированным работником и на какие нужды. В документ необходимо включить абсолютно все траты и приложить к нему подтверждающие бумаги. Его оформление регламентировано Положением о командировках, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Образец, как составить авансовый отчет по командировке, можно найти в конце статьи. Пока разберемся с основными требованиями, предъявляемыми к этому важному финансовому документу.
Форма авансового отчета
Унифицированная форма № АО-1, которую рекомендовано использовать для составления отчета по командировке, утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. Ее применение не является обязательным. Каждая организация имеет возможность разработать необходимый и удобный для нее бланк самостоятельно и закрепить его использование в учетной политике и локальном нормативном акте о командировках.
Сроки
Отчитаться по итогам служебной поездки работник обязан не позднее чем через 3 дня после возвращения. Если командированный сотрудник из поездки вернулся, но на работу так и не вышел:
то срок продлевается, и сдать авансовый отчет он должен не позднее трех дней со дня своего выхода на работу. Если он этого не сделал, то он становится не только подотчетным лицом, но и должником организации. Руководство имеет право удержать с него всю сумму, по которой нет данных об использовании, как это прописано в статье 137 ТК РФ. Если такое удержание из зарплаты происходит и подотчетные деньги становятся доходом работника, то на них необходимо начислить страховые взносы и удержать НДФЛ. Правда, по договоренности с руководством, срок сдачи документов можно восстановить или продлить.
Оправдательные документы
Каждая запись в бланке обязательно должна быть подтверждена документально. Это могут быть:
Без подтверждающих бумаг можно указать только суточные, которые выплачиваются в фиксированных суммах.
Образец заполнения авансового отчета по командировке
Рассмотрим на примере, как заполнить унифицированный авансовый бланк. Штатный сотрудник ООО «Весна», специалист по логистике Кошкин Марат Сергеевич был командирован в ООО «Осень», расположенное в городе Белгород для налаживания поставок продукции. Перед поездкой он получил подотчет 30 000 рублей. После возвращения он должен за них отчитаться. Для этого сперва заполняется шапка авансового бланка:
Обратите внимание, что все, что отмечено зеленым на образце, заполняет сам работник, а то, что красным — отметка об утверждении директором, которая ставится уже после рассмотрения документа и проведения его по бухгалтерии.
Далее идет информация, которую заполняет бухгалтер. Тут нужно указать, сколько денег работник получил и на основании какого документа, а также сколько он израсходовал и какой получился остаток, который должен быть возвращен в кассу. Эту информацию пишут слева бланка, а справа есть специальное поле «Утвержден авансовый отчет по командировке», проводка ставится по дебету счета 44 и кредиту счета 71 в отношении принятых расходов, и по дебету счета 19 по сумме НДС в составе оплаченных сумм. Счет 44 «Расходы на продажу» используют торговые организации, при другом виде деятельности проводки могут быть иными. Подписать бланк должны три должностных лица:
На обратной стороне бланка сам работник должен расписать все суммы своих расходов. Указать приобретение билетов с номерами (отдельной строкой включенную сумму НДС), а также размер полученных суточных. Бухгалтер должен оставить расписку, что принял от подотчетного лица заполненный бланк и все прилагающиеся к нему документы. В конце ставится подпись и дата заполнения.