Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях
Оформление расчетов с подотчетниками в БУ
Согласно п. 213 инструкции по применению единого плана счетов для бюджетных структур (приложение 2 к приказу Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н) деньги под отчет выдаются сотруднику на основании заявления, в котором должна быть указана следующая информация:
ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 правила выдачи подотчета упростили. Теперь в заявлении на выдачу денег под отчет не обязательно указывать сумму аванса и срок, на который выдают подотчетные суммы. Также работодателям разрешили оформлять один приказ на несколько выдач наличных денег одному или нескольким работникам. В этом случае нужно указать фамилию, сумму и срок, на который выдают деньги, по каждому работнику.
Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие с 30.11.2020, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.
Для бюджетников также действует общее для всех указание Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У, согласно которому выдача денег происходит по расходному кассовому ордеру, форма которого с кодом 0310002 утверждена для БУ приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. В период не позже установленных учреждением рабочих дней по окончании срока, на который выданы деньги, сотрудник должен отчитаться о произведенных расходах, сдав авансовый отчет (форма 0504505, утверждена тем же приказом № 52н). К отчету прикладываются все оправдательные документы.
Если сотрудник не вернул неистраченные деньги в срок, работодатель имеет право вычесть сумму задолженности из зарплаты в силу ст. 137 ТК РФ, но только в течение месяца после истечения срока, отведенного на отчетность по выданным под отчет средствам, а также при отсутствии разногласий с сотрудником по поводу оснований и размера долга. Кроме того, нельзя забывать и о ст. 138 ТК РФ, устанавливающей, что только 20% от каждой выплаты зарплаты могут пойти на удержания, т. е. удержание может растянуться на несколько месяцев.
О том, как учитывать движение денежных средств по кассе в БУ, читайте в материале «Учет кассовых операций в бюджетных учреждениях (нюансы)».
Расчеты по командировочным расходам
Правила направления сотрудников в командировку установлены положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Согласно п. 10 этого документа денежные средства выдаются сотруднику перед поездкой на оплату:
Авансовый отчет должен быть представлен до истечения установленных работодателем рабочих дней после возвращения из командировки. На все расходы (кроме суточных) должны быть приложены оправдательные документы.
Для БУ существуют некоторые ограничения по размерам возмещений для внутрироссийских командировок, установленные п. 1 постановления Правительства РФ от 02.10.2002 № 729. Если расходы превышают лимиты, то они могут быть возмещены за счет сэкономленных бюджетных средств или за счет средств от коммерческой деятельности БУ (п. 3 постановления № 729). В следующей таблице указаны предельные ограничения:
Авансы выданные подотчетным лицам для выплаты зарплаты учитывают на счете
Счет 20800 «Расчеты с подотчетными лицами»
212. Счет предназначен для учета расчетов с подотчетными лицами по суммам денежных средств и (или) денежных документов, выдаваемых им учреждением под отчет.
213. Дебиторская задолженность подотчетных лиц отражается в сумме денежных средств, выданных ему по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается, либо в сумме денежных документов выданных подотчетному лицу на соответствующие цели.
214. Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц на суммы полученных денежных средств допускается при отсутствии за подотчетным лицом задолженности по денежным средствам, по которым наступил срок предоставления Авансового отчета.
(в ред. Приказа Минфина России от 29.08.2014 N 89н)
(см. текст в предыдущей редакции)
215. Учет задолженности подотчетных лиц по выданным авансам в иностранных валютах одновременно ведется в соответствующей иностранной валюте и в рублевом эквиваленте на дату выдачи денежных средств под отчет.
Переоценка расчетов по выданным авансам в иностранных валютах осуществляется на дату совершения операций по возврату ранее произведенных выплат в соответствующей иностранной валюте.
(абзац введен Приказом Минфина России от 29.08.2014 N 89н)
Переоценка задолженности по принятым обязательствам в иностранных валютах осуществляется на дату совершения операций по оплате обязательства в иностранной валюте и на отчетную дату (на дату формирования регистра бухгалтерского учета).
(абзац введен Приказом Минфина России от 29.08.2014 N 89н)
При этом положительные (отрицательные) курсовые разницы, возникшие при расчете рублевого эквивалента, относятся на увеличение (уменьшение) расчетов по принятым обязательствам в иностранной валюте, с отнесением курсовых разниц на финансовый результат текущего финансового года от переоценки активов.
(абзац введен Приказом Минфина России от 29.08.2014 N 89н)
216. Сумма произведенных подотчетным лицом расходов отражается на счетах расчетов с подотчетными лицами согласно утвержденного руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом) Авансового отчета подотчетного лица и прилагаемых к нему документов, подтверждающих произведенные расходы.
(в ред. Приказа Минфина России от 29.08.2014 N 89н)
(см. текст в предыдущей редакции)
Сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) отражается на соответствующих счетах расчетов с подотчетными лицами и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством.
(в ред. Приказа Минфина России от 29.08.2014 N 89н)
(см. текст в предыдущей редакции)
217. Группировка расчетов с подотчетными лицами осуществляется в разрезе видов выплат, утвержденных сметой учреждения (планом финансово-хозяйственной деятельности), по аналитическим группам синтетического учета объекта учета:
10 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда, начислениям на выплаты по оплате труда»;
20 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате работ, услуг»;
30 «Расчеты с подотчетными лицами по поступлению нефинансовых активов»;
50 «Расчеты с подотчетными лицами по безвозмездным перечислениям бюджетам»;
(абзац введен Приказом Минфина России от 14.09.2020 N 198н)
60 «Расчеты с подотчетными лицами по социальному обеспечению»;
90 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим расходам».
Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 29 ноября 2017 г. N 209н «Об утверждении Порядка применения классификации операций сектора государственного управления» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 12 февраля 2018 г., регистрационный номер 50003).
(в ред. Приказа Минфина России от 14.09.2020 N 198н)
(см. текст в предыдущей редакции)
(п. 217 в ред. Приказа Минфина России от 28.12.2018 N 298н)
(см. текст в предыдущей редакции)
218. Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в Карточке учета средств и расчетов либо в Журнале по расчетам с подотчетными лицами.
(в ред. Приказа Минфина России от 14.09.2020 N 198н)
(см. текст в предыдущей редакции)
Аналитический учет по счету ведется в разрезе подотчетных лиц (сотрудников, контрагентов), видов расчетов (расчеты по денежным средствам, расчеты по денежным документам), видам валют, идентификационных номеров расчетов по выплатам (учетных номеров денежных обязательств).
(абзац введен Приказом Минфина России от 14.09.2020 N 198н)
219. Отражение операций по счету осуществляется в Журналах по расчетам с подотчетными лицами обособленно в части расчетов по выданным денежным средствам и расчетам по полученным денежным документам.
Учет расчетов с подотчетными лицами в автономном учреждении
Автор: Валова С., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»
В каждом учреждении осуществляются расчеты с подотчетными лицами. В данной публикации мы рассмотрим вопросы, касающиеся порядка выдачи подотчетных сумм, а также отражения расчетов по данным операциям.
Подотчетные лица – это лица, получившие денежные суммы под отчет для последующих расходов в интересах выдавшей их организации. Деньги, выданные подотчетным лицам, называют подотчетными суммами. Отметим, что Инструкцией № 157н также предусмотрена выдача под отчет денежных документов, к которым, в частности, относятся почтовые марки, оплаченные талоны на бензин и масла, оплаченные проездные документы, оплаченные путевки и др.
Кто может быть подотчетным лицом?
Подотчетными лицами могут быть (письма Минфина РФ от 14.03.2019 № 02-05-10/17199, ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859):
работники учреждения, включая его руководителя, с которыми заключены трудовые договоры;
физические лица, привлекаемые к выполнению определенной работы на основании соглашения или договора гражданско-правового характера.
Вопросы организации выдачи денежных средств лицам, не являющимся работниками учреждения (внештатные сотрудники), находятся в компетенции учреждения, которое в рамках своей учетной политики вправе предусмотреть порядок выдачи им денежных средств (Письмо Минфина РФ от 02.07.2012 № 02-06-10/2476).
На какие цели выдаются подотчетные суммы?
Подотчетные суммы могут выданы:
на административно-хозяйственные нужды (пп. 6.3 п. 6 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У );
на командировочные расходы, перечень которых приведен в ст. 168 ТК РФ;
на иные цели, установленные организацией. Например, для выплаты заработной платы (стипендий, пенсий, пособий) через раздатчика. Перечень таких лиц утверждается приказом руководителя.
Как выдать денежные средства под отчет?
Порядок выдачи денежных средств под отчет регламентирован п. 213 Инструкции № 157н, Указанием № 3210-У. Из данного пункта следует, что денежные средства выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего:
Обратите внимание: выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (п. 214 Инструкции № 157н, Письмо Минфина РФ от 06.12.2016 № 02-07-10/72408).
Выдача денежных средств под отчет осуществляется двумя способами:
1) через кассу учреждения с оформлением расходного кассового ордера (ф. 0310002). При оформлении выдачи из кассы денежных средств под отчет нескольким лицам применяется ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501).
Ведомости (ф. 0504501) составляются раздельно по видам (основаниям) выплат:
на заработную плату;
на хозяйственные расходы;
на командировочные расходы;
По результатам выдачи денежных средств по ведомости (ф. 0504501) оформляется расходный кассовый ордер (ф. 0310002);
2) в безналичном порядке, посредством перевода на банковскую карту, включая карты «Мир», эмитированные кредитными организациями в рамках зарплатного проекта (письма ЦБ РФ от 31.05.2018 № 04-45-7/4048, Минфина РФ от 06.07.2018 № 09-02-07/47375, Федерального казначейства от 27.07.2018 № 07-04-05/05-15900).
В Письме Федерального казначейства от 16.07.2018 № 07-04-05/05-14896 (далее – Письмо № 07-04-05/05-14896) отмечено, что в целях контроля за движением вышеуказанных денежных средств и разграничения денежных потоков целесообразно выпустить дополнительную карту уполномоченному сотруднику учреждения (корпоративная карта учреждения).
Обратите внимание: по одной карте можно осуществлять операции, не связанные с получением и взносом наличных денег, не более 100 000 руб. в день (п. 3 Письма № 07-04-05/05-14896).
Каков порядок отчета по выданным суммам?
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который они выданы, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Обратите внимание: авансовый отчет (ф. 0504505) представляется работником (внештатным сотрудником) с приложением к нему подтверждающих документов (пп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У, п. 216 Инструкции № 157н).
Порядок заполнения авансового отчета (ф. 0504505) установлен Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н.
Подотчетное лицо приводит сведения в авансовом отчете (ф. 0504505):
на лицевой стороне – о себе;
на оборотной стороне – заполняет графы 1 – 6 в части фактически израсходованных им сумм с указанием документов, подтверждающих осуществленные расходы.
Документы, приложенные к авансовому отчету (ф. 0504505), нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. В дальнейшем авансовый отчет (ф. 0504505) утверждается руководителем учреждения или уполномоченным им лицом.
Кроме того, в силу п. 26 ФСБУ «Концептуальные основы» первичный учетный документ принимается к бухгалтерскому учету при условии отражения в нем всех реквизитов, предусмотренных унифицированной формой документа, и при наличии на документе подписи руководителя субъекта учета или уполномоченного им лица.
Неизрасходованный остаток подотчетной суммы подлежит возврату.
Как отражаются расчеты с подотчетными лицами?
Учет расчетов с подотчетными лицами по выдаче денежных средств под отчет ведется с применением счета 0 208 00 000 (п. 212 Инструкции № 157н).
В соответствии с п. 108 Инструкции № 183н операции по увеличению расчетов с подотчетными лицами оформляются следующими бухгалтерскими записями:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Получение денежных средств подотчетным лицом при условии полного его отчета по ранее выданному авансу согласно его заявлению с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается
0 201 34 610
0 201 11 610
0 201 21 610
0 201 27 610
Получение подотчетным лицом денежных документов
Получение подотчетным лицом наличных денежных средств с использованием карт, выданных органом Федерального казначейства, через банкомат, а также оплата подотчетным лицом приобретенных услуг, работ, товаров с использованием карт через электронный терминал или другое техническое средство, предназначенное для совершения операций с использованием карт
0 210 03 661
0 201 21 610
Отражение положительной курсовой разницы по суммам, выданным под отчет в иностранной валюте
Списание с балансового учета задолженности перед подотчетными лицами, не востребованной кредиторами
Операции по уменьшению расчетов с подотчетными лицами оформляются следующими бухгалтерскими записями (п. 109 Инструкции № 183н):
Содержание операции
Дебет
Кредит
Принятие к бухгалтерскому учету суммы произведенных расходов на основании утвержденного руководителем авансового отчета (ф. 0504049) с приложенными к нему оправдательными документами
0 105 хх 34х
0 106 хх 3хх
0 109 хх 2хх
0 210 12 56х
0 302 хх 73х
0 304 03 73х
0 401 20 2хх
Выдача подотчетным лицом суммы заработной платы, пособий, пенсий, стипендий, иных выплат на основании платежной ведомости (ф. 0504403)
Возврат остатков подотчетных сумм
0 201 11 510
0 201 21 510
0 201 34 510
Возврат в кассу учреждения неиспользованных денежных документов
Списание с балансового учета задолженности подотчетных лиц, признанной согласно законодательству РФ нереальной к взысканию
Оплата подотчетным лицом аванса, отражаемая согласно представленному авансовому отчету (ф. 0504049) и прилагаемым к нему документам
Погашение задолженности подотчетного лица в сумме удержаний из его заработной платы
Отражение отрицательной курсовой разницы
Рассмотрим несколько примеров по отражению вышеприведенных операций в учете.
Сотрудник автономного учреждения направлен в командировку на 10 дней. Ему выплачены суточные в размере 2 000 руб. Билет на поезд стоимостью 10 500 руб. приобретен учреждением у РЖД и выдан сотруднику. Оплата гостиницы произведена посредством осуществления безналичных расчетов, стоимость проживания в гостинице – 20 000 руб. Расходы произведены по КВФО 2 (средства, полученные от оказания платных услуг).
В 2019 году командировочные расходы на осуществление выплат физическим лицам отражаются с учетом положений порядков № 132н, 209н. При этом следует учитывать, каким образом происходит оплата: лично работнику посредством выдачи из кассы (перечисления на банковскую карту) денежных средств под отчет либо учреждение осуществляет расчеты с контрагентами (расчеты с гостиницами, авиакомпаниями, железной дорогой).
Если работодатель возмещает командировочные расходы посредством их выдачи (перевода на банковскую карту) непосредственно штатному работнику, все затраты отражаются по КВР 112, подстатьям 212 (суточные), 226 (проезд, проживание) КОСГУ.
В случае если оплата командировочных расходов осуществляется путем безналичных расчетов между учреждением и гостиницей либо компанией-перевозчиком, применяются КВР 244, подстатьи 226 (услуги найма жилого помещения) либо 222 (проезд до места командировки и обратно) КОСГУ.
В учете сделаны следующие записи:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Сумма, руб.
Перечислены суточные сотруднику учреждения
2 201 11 610
Забалансовый счет 18 (КВР 112 / подстатья 212 КОСГУ)
Перечислена плата за проживание гостинице
2 201 11 610
Забалансовый счет 18 (КВР 244 / подстатья 226 КОСГУ)
Перечислены денежные средства за билеты путем осуществления безналичных расчетов РЖД
2 201 11 610
забалансовый счет 18 (КВР 244 / подстатья 222 КОСГУ)
После представления работником авансового отчета
Отражены расходы на выплату суточных
На основании представленной выписки гостиницы и акта оказанных услуг отражены расходы на наем жилого помещения и проезд к месту командирования
2 109 60 226
2 109 60 222
2 302 26 734
2 302 22 734
Произведен зачет аванса за проживание в гостинице и проезд к месту командирования
2 302 26 834
2 302 22 834
2 206 26 664
2 206 22 664
Пример 2.
Изменим условия примера 1. Предположим, командированному сотруднику были перечислены в полном размере (32 500 руб.) средства на командировочные расходы, предусматривающие как суточные, так и расходы на проезд до места командирования и наем жилого помещения.
В учете сделаны следующие записи:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Сумма, руб.
Перечислены суточные сотруднику учреждения
2 201 11 610
Забалансовый счет 18 (КВР 112 / подстатья 212 КОСГУ)
Перечислены расходы на проезд и наем жилого помещения
2 201 11 610
Забалансовый счет 18 (КВР 244 / подстатья 226 КОСГУ)
После представления работником авансового отчета
Отражены расходы на выплату суточных
Отражены расходы на проезд и наем жилого помещения
Пример 3.
Автономное учреждение перечислило на банковскую карту работника денежные средства в сумме 5 000 руб. Часть из них (3 000 руб.) была израсходована на покупку хозяйственных материалов (электрических лампочек). Оплата была произведена безналичным расчетом. Работник представил авансовый отчет с приложением первичных документов (товарного и кассового чеков). Остаток подотчетной суммы был внесен в кассу учреждения.
Расходы произведены по КВФО 2 (средства, полученные от оказания платных услуг).
В учете сделаны следующие операции:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Сумма, руб.
Перечислены денежные средства с лицевого счета учреждения на банковскую карту сотрудника
2 201 11 610
Забалансовый счет 18 (КВР 244 / подстатья 346 КОСГУ)
Приняты к учету суммы произведенных расходов на основании авансового отчета
Возвращены в кассу учреждения неиспользованные подотчетные суммы
2 201 34 510
Забалансовый счет 18 (КВР 244 / подстатья 346 КОСГУ)
Учет расчетов с подотчетными лицами — проводки
Требования к оформлению кассовых операций, в том числе и к выдаче подотчетных сумм, установлены указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У (далее — указание № 3210-У).
Указание 3210-У было изменено указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У, вступившим в действие с 30.11.2020. Так, например, ребование о 3-х дневном сроке представления авансового отчета с 30.11.2020 исключено.
Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие с 30.11.2020, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.
Подотчетники — это лица, получившие денежные средства от предприятия или ИП на определенные хозяйственные (целевые) нужды и обязанные в установленный срок отчитаться по расходованию таких средств (или вернуть их остаток, если не все средства потрачены).
Подотчетными могут быть:
Может ли подотчетное лицо передавать подотчетные суммы другому лицу? Ответ на этот вопрос вы найдете в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе вы можете получить бесплатно.
Денежные средства предприятия в подотчет выдаются:
Бухгалтерский учет подотчетных операций имеет широкий спектр возможных проводок. Наиболее часто используемые при расчетах с подотчетными лицами проводки представлены в таблице:
Описание операции
Первичные документы
Выдача денег под отчет из кассы предприятия
Расходный кассовый ордер
Списание затрат в расходы предприятия согласно представленному авансовому отчету
Авансовый отчет, чеки, накладные, акты приемки-сдачи услуг или работ, другие документы, подтверждающие произведенные расходы
Оприходованы матценности на основании авансового отчета
Товарные чеки, кассовые чеки, накладные, иные документы, подтверждающие материальные расходы подотчетного лица
Средства, направленные на устранение брака производства или гарантийное (пост-гарантийное) обслуживание
Договор о гарантийном обслуживании, гарантийный талон, акт выполненных работ, чек, иные документы
Оплата налоговых платежей через подотчетное лицо
Чеки, квитанции об оплате, банковские платежные документы
Отражение прочих расходов предприятия, оплаченных подотчетным лицом
Первичные документы, подтверждающие расходы
Возврат неиспользованных подотчетником средств в кассу предприятия
Приходный кассовый ордер, авансовый отчет с расчетом суммы остатка средств, подлежащих возврату в кассу
Как правильно оформить приходный или расходный кассовый ордер, можно узнать из статей:
Примеры с проводками по расчетам с подотчетными лицами
Счета
Сумма, руб.
Описание операции
Первичные документы
Выданы наличные средства под отчет Иванову И. И. на приобретение автомобильного масла
Заявление Иванова И. И., РКО № 253 от 21.09.20ХХ
Получено на склад масло автомобильное «МОБИЛ» от Иванова И. И.
Авансовый отчет, товарный чек, кассовый чек на 1 500 руб.
Проводки с подотчетными лицами, направленными командировку.
Счета
Сумма, руб.
Описание операции
Первичные документы
Выданы наличные средства под отчет Иванову И. И., направленному в командировку
Приказ о направлении в командировку, РКО № 243 от 12.09.20ХХ
Отражены расходы на командировку Иванова И. И. (менеджера по продажам) в коммерческих расходах предприятия
Авансовый отчет (чек из гостиницы на 1 500 руб., суточные на 1 000 руб.), приказ об установлении суммы суточных расходов
Возврат Ивановым И. И. неиспользованных подотчетных средств в кассу
ПКО № 214 от 15.09.20ХХ
См. также:
Итоги
В настоящей статье приведены чаще всего встречающиеся проводки по учету расчетов с подотчетными лицами. Главным нормативным документом, регулирующим правила оформления выдачи и возврата подотчетных средств через кассу, является указание ЦБ РФ № 3210-У. При иных вариантах выдачи средств подотчетным лицам необходимо руководствоваться положениями закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, российскими бухгалтерскими стандартами, внутренними распорядительными документами предприятия.