Функциональные возможности
Полная поддержка развития бизнеса
Возможности Business Studio обеспечивают полную поддержку цикла организационного развития: от разработки стратегии и проектирования бизнес-архитектуры до изменения компании и мониторинга ее функционирования.
Цикл организационного развития
| Этап | Поддержка со стороны Business Studio |
|---|---|
| Разработка требований к бизнесу и стратегии развития | Анализ причин и последствий отказов (FMEA) Диаграмма Исикавы (рыбья кость) позволяет задавать взаимосвязи несоответствия, причин его возникновения и его последствий, а также автоматически рассчитывать Приоритетное Число Риска (ПЧР). |
| Сбор и обсуждение предложений сотрудников С помощью Business Studio Portal сотрудники могут оставлять свои предложения относительно элементов бизнес-архитектуры (бизнес-процессов, документов, показателей и т. д.) и обсуждать их. Поддерживаются уведомления о новых сообщениях по е-mail и специальный раздел на портале, агрегирующий все новые сообщения для сотрудника. | |
| Разработка стратегических карт и сбалансированной системы показателей Создание стратегических карт. Каскадирование стратегической карты уровня всей компании на локальные стратегические карты подразделений. Автоматический расчет оценок достижения целей и показателей на основе взаимосвязей. Поддержка рассчитываемых по формулам показателей. | |
| Проектирование бизнес-архитектуры | Проектирование деятельности Формирование иерархического репозитория бизнес-процессов. Поддержка 5 самых популярных нотаций моделирования: IDEF0, Flowchart, Cross-functional Flowchart, BPMN, EPC. |
| Проектирование организационной структуры Формирование иерархического репозитория подразделений и должностей. Автоматическое и ручное формирование организационных диаграмм. Поддержка 4 типов субъектов: Подразделение, Должность, Внешняя оргединица, Роль. Расчет количества штатных единиц подразделения (всего/занятых/свободных). Формирование документов «Положение о подразделении», «Должностные инструкции» и «Матрица ответственности». | |
| Имитационное моделирование и ФСА Автоматическая оценка длительности и стоимости процессов. Поиск самых затратных или самых длительных процессов. Поиск «бутылочных горлышек» — перегруженных ресурсов. Оценка необходимого количества ресурсов, поиск ресурсов с низкой загрузкой, анализ производства и потребления материальных ресурсов. | |
| Проектирование архитектуры приложений и структуры данных, подготовка ТЗ на автоматизацию Формирование иерархического репозитория информационных систем и баз данных. Установление соответствия между процессами и поддерживающими его функциями информационной системы. Установление связи между процессами и информационными сущностями (входы-выходы процессов). Описание информационных сущностей и их атрибутов. Описание операций над сущностями по методу CRUD (Create-Read-Update-Delete). Формирование отчетов «ТЗ на автоматизацию», «Маршруты документа», «Операции с объектом». | |
| Реализация изменений | Формирование регламентирующей документации Автоматическое создание пакета организационной документации: регламентов процессов и процедур, должностных инструкций, положений о подразделениях. Создание собственных шаблонов документов с помощью Мастера отчетов без программирования (No-Code). |
| Создание для сотрудников базы знаний об устройстве и работе компании Business Studio Portal Веб-портал компании, содержащий необходимую регламентирующую документацию для обучения и работы сотрудников. Поддерживаются: удобные функции поиска и обновления информации, разграничение доступа; несколько языков данных. Портал обеспечивает согласование и ознакомление сотрудников с изменениями «под подпись». |
Управление жизненным циклом модели
Когда компания прошла этап первоначальной разработки модели своей бизнес-архитектуры и развивается дальше, возникает задача внесения изменений в модель. Часто организационные изменения затрагивают сразу несколько элементов модели: процессы, должности, документы, структуру информационной системы, показатели и т. п. При этом весь блок изменений нужно удерживать как одно целое: согласовывать в рамках рабочей группы, исправлять замечания и переносить в актуальную модель, не забыв ни один элемент.
Business Studio предлагает бизнес-архитекторам и аналитикам новую уникальную возможность по управлению жизненным циклом модели бизнес-архитектуры.
С помощью механизма веток (branches) система берет на себя отслеживание изменений модели в каждом проекте, подготовку вариантов изменений и согласование их в проектной рабочей группе с помощью Business Studio Portal.
После того как изменения в бизнес-архитектуре компании будут воплощены в реальности, информация из рабочей ветки переносится в актуальную модель, и компания начинает работать по-новому. Business Studio Portal персонально оповещает сотрудников компании о появлении новых версий объектов в их зоне внимания. Сотрудник должен ознакомиться с новыми версиями в специальном разделе портала «Опросы» и поставить отметку об ознакомлении.
Портал фиксирует время ознакомления и предоставляет возможность руководителям проконтролировать: все ли сотрудники ознакомились с изменениями.
Business Studio: бизнес-моделирование, бизнес-архитектура, цикл организационного развития
Компания — это сложная система
С этим не понаслышке знаком каждый руководитель или бизнес-аналитик. На практике уже многие столкнулись с тем, что принятие решений о любом изменении в компании — будь то оптимизация деятельности, создание отдела или внедрение информационной системы — требует анализа взаимосвязей со всеми элементами. А те, кто участвовал в создании нового бизнеса, помнят, что этот проект очень похож на долгий бег с препятствиями. Почему так происходит?
Дело в том, что ни один человек не способен удержать в голове полную структуру компании с детальностью, необходимой для принятия точных взвешенных решений. Компания, как система, слишком сложна для этого. Попытка игнорировать ее сложность и принимать решения на основе только части факторов или интуиции, похожа на игру в рулетку: «повезет — не повезет».
В чем же выход? Очевидно, чтобы «увидеть» компанию целиком, необходим ее «чертеж», также, как, например, архитектору необходим чертеж здания.
Бизнес-моделирование
— это процесс создания бизнес-архитектуры компании.
Бизнес-архитектура
— это модель бизнеса, содержащая следующие элементы и их связи:
Инструмент для проектирования организации
Система Business Studio, разработанная компанией «Современные технологии управления», является инструментом для проектирования организации, или, другими словами, создания «чертежа» ее бизнес-архитектуры.
Business Studio позволяет создать комплексную модель бизнес-архитектуры, включающую:
Разработанная модель используется как проект, на основе которого происходит изменение компании в реальности: подбор и обучение персонала, закупка необходимых средств производства и внедрение информационных систем. Далее происходит мониторинг функционирования компании, и цикл организационного развития повторяется снова и снова.
Ключевые преимущества Business Studio
Полная поддержка цикла организационного развития
Возможности Business Studio обеспечивают полную поддержку цикла организационного развития: от разработки стратегии и проектирования бизнес-архитектуры до изменения компании и мониторинга ее функционирования.
Простота и удобство
Business Studio — система бизнес-моделирования, отличающаяся простотой, удобством и высокой скоростью освоения специалистами. Наличие интуитивно понятного интерфейса системы позволяет запустить процесс проектирования бизнес-архитектуры даже начинающим специалистам. Любой специалист, владеющий Microsoft Visio и Word, может обучиться работе в Business Studio за 2 дня, а трудозатраты на этапе внедрения в 2–3 раза ниже по сравнению с решениями других вендоров.
Используемые нотации моделирования
В программе используются самые популярные нотации моделирования, понятные сотрудникам без дополнительной подготовки: IDEF0, Flowchart, Cross-functional Flowchart, BPMN, EPC.
Мультиязычность модели
Поддержка разработки модели на нескольких языках. Переключение языка модели в интерфейсе программы и в Business Studio Portal. Удобные возможности для перевода: можно вводить данные сразу на всех языках или перевести на другие языки потом.
Управление жизненным циклом модели
Уникальные возможности по подготовке, согласованию и внесению изменений в модель. Оповещение всех сотрудников об изменениях в зоне их внимания с помощью Business Studio Portal.
Документы и отчеты без ограничений
Business Studio изначально разрабатывалась для того, чтобы в простой наглядной форме представлять информацию из моделей для широких кругов заинтересованных лиц: от руководителей и сотрудников до внешних подрядчиков.
Для этого Business Studio содержит мощный Мастер отчетов, позволяющий без программирования формировать сложные выборки данных с использованием всех возможностей форматирования MS Word.
База знаний компании
Business Studio Portal предоставляет сотрудникам необходимую для обучения и работы информацию, а также вовлекает их в процесс улучшения компании, обеспечивая возможность обращаться к базе знаний компании из любой точки мира. Portal поддерживает разграничение прав доступа, полнотекстовый поиск, систему гиперссылок между документами.
Простая доработка системы
Модуль MetaEdit позволяет расширять структуру хранимых данных и автоматически создавать удобные экранные формы без программирования. Он дает возможность создавать новые пользовательские параметры и справочники в структуре данных Business Studio.
Наличие кадров и компетентных специалистов на рынке труда
Группа компаний «Современные технологии управления» целенаправленно проводит политику сотрудничества с высшими учебными заведениями с целью повышения качества образования, появления молодых специалистов, владеющих современными технологиями менеджмента. Более 170 вузов и бизнес-школ применяют Business Studio в рамках программ подготовки и повышения квалификации управленческих кадров (магистратура, MBA, EMBA).
Отечественная разработка
Система Business Studio входит в реестр российских программ для ЭВМ, сформированный экспертным советом при Минкомсвязи России в рамках мер по импортозамещению в области программного обеспечения.
Решаемые задачи: Стратегия, KPI, Бизнес-процессы, СМК
Разработка сбалансированной системы показателей
Стратегия может быть успешно реализована только тогда, когда ее понимают руководители и сотрудники компании. Благодаря описанию стратегии в упорядоченной форме, значительно повышается вероятность ее успешной реализации. Хорошо зарекомендовавшим себя инструментом представления стратегии компании является Сбалансированная система показателей (Ваlаnced Scorecard или BSC), разработанная Робертом Капланом и Дейвидом Нортоном.
Business Studio позволяет компаниям провести формализацию стратегии, выделить и зафиксировать на стратегической карте дерево целей компании, разработать показатели достижения этих целей. Для каждого показателя задаются целевое значение и дата его достижения, а также план движения к целевому значению в разбивке по выбранному периоду измерения. За каждой целью и показателем закрепляются отвечающие за них сотрудники, а также сотрудники, ответственные за внесение значений показателей. Поддерживается каскадирование стратегической карты уровня всей компании на локальные стратегические карты подразделений.
Методика построения ССП, формализация бизнес-стратегии предприятия и контроль ее выполнения с помощью Business Studio
Сбор и обсуждение предложений сотрудников
Вовлечение сотрудников в улучшение компании — залог ее успешного развития. Ведь именно персонал компании ежедневно видит ошибки и неоптимальные места в своей работе.
Business Studio Portal позволяет всем сотрудникам давать свои замечания и предложения, а также принимать участие в обсуждении процессов и других элементов бизнес-архитектуры компании. Уведомление o новых сообщениях сразу же направляется всем заинтересованным лицам.
Результаты анализа предложений сотрудников используются для формирования новых требований к бизнес-архитектуре компании.
Проектирование функций и бизнес-процессов
На основе формализованной стратегии и разработанных требований, можно приступить к проектированию деятельности, которую должна осуществлять компания.
Business Studio позволяет разработать как концептуальные модели функций компании, так и подробные модели бизнес-процессов. Для этого в распоряжение бизнес-аналитика предоставляются наиболее популярные и удобные нотации моделирования:
Согласно принципам процессного подхода, для процесса задаются: Владелец процесса, Исполнители процесса, Входы и Выходы, Требования к срокам выполнения и ряд других параметров. Сочетание наглядных графических нотаций и параметров процессов обеспечивает необходимую полноту описания бизнес-процессов и позволяет выпустить действительно полезную регламентирующую документацию.
Для каждого процесса можно определить набор ключевых показателей результативности KPI. В качестве KPI можно использовать показатели из ССП или создать новые.
Все о нотациях
Проектирование организационной структуры
Организационная структура является результатом распределения полномочий и ответственности сотрудников. Система Business Studio позволяет сформировать иерархическую организационную структуру как в справочнике, так и непосредственно на организационной диаграмме, и связать оргединицы с выполняемыми функциями и процессами.
Место оргединиц в организационной структуре, их права и обязанности, взаимодействие с другими оргединицами, показатели для оценки эффективности деятельности автоматически фиксируются в документах «Положение о подразделении», «Должностные инструкции» и «Матрица ответственности».
Методика проектирования модели системы управления
Имитационное моделирование бизнес-процессов и ФСА
Потребность в оптимизации деятельности возникает в компании регулярно. Как правило, она вызвана недостаточной эффективностью бизнес-процессов: большим временем выполнения или высокими затратами. Business Studio позволяет оптимизировать время и стоимость выполнения процессов, используя методики имитационного моделирования и функционально-стоимостного анализа (ФСА).
В результате проведения имитационного моделирования и ФСА Business Studio рассчитывает текущую загрузку ресурса, его перегрузку и рекомендуемое количество ресурсов, а также позволяет найти «бутылочные горлышки».
Методика функционально-стоимостного анализа и имитационного моделирования
Разработка ТЗ на информационные системы
Основная задача при внедрении информационных систем (ИС) — обеспечить их наилучшее соответствие бизнес-процессам компании. Для ее решения Business Studio позволяет:
Business Studio поддерживает метод CRUD (Create, Read, Update, Delete) для описания действий с данными в операциях бизнес-процессов. Это позволяет сформировать отчеты о жизненном цикле информационного объекта.
На основании разработанной модели автоматически формируется отчет «Техническое задание на создание информационной системы», который, при необходимости, дополняется другими разделами и передается ИТ-службе.
Формирование регламентов для сотрудников
Чтобы воплотить в реальность идеи, заложенные в модели бизнес-архитектуры, необходимо донести их до сотрудников в понятном для них виде. Это осуществляется посредством создания пакета регламентирующих документов, содержащих в себе всю информацию для эффективного выполнения сотрудниками своей работы. Business Studio кардинально снижает трудоемкость этого шага, автоматически формируя необходимые регламентирующие документы и отчеты организации:
Документы формируются на основе спроектированных ранее элементов бизнес-архитектуры: целей, бизнес-процессов, организационной структуры и т. д. Любое изменение в модели бизнес-архитектуры автоматически отражается в регламентирующих документах, поэтому комплект документации всегда поддерживается в актуальном состоянии.
Поддерживается создание документов в формате Microsoft Word, Excel или в виде HTML-публикации. HTML-публикация — это статичный веб-сайт, представляющий собой связанный набор html-отчетов с возможностью поиска информации.
Образцы документов
Создание базы знаний о работе компании
Задачу создания комплексной базы знаний, содержащей регламентирующую документацию и всю необходимую для работы сотрудников информацию, выполняет Business Studio Portal. Он позволяет:
Business Studio Portal — это интернет-портал, позволяющий сотрудникам обращаться к базе знаний компании из любой точки мира и с любого устройства.
После авторизации сотрудник попадает на свою Персональную страницу, на которой представлена нужная для работы информация и документы: «Описание должности», «Должностная инструкция», «Описание подразделения» и другие.
Формирование документации и базы знаний (HTML-публикация и Portal)»
Ознакомление с изменениями в документации
Обычно в компании идет сразу несколько проектов развития. И каждый проект приводит к изменению десятков, а то и сотен важных элементов бизнес-архитектуры. При этом сотрудников в компании могут быть тысячи. Как обеспечить, ничего не забыв, чтобы каждый сотрудник ознакомился с важными изменениями, которые касаются именно его?
Эту задачу берет на себя Business Studio Portal. При появлении новых версий объектов, находящихся в зоне внимания сотрудника, Портал высылает ему уведомление по e-mail, а также информирует о количестве новых версий объектов в главном меню. Зона внимания сотрудника рассчитывается на основе ролевых правил и может быть гибко настроена.
Сотрудник должен ознакомиться с новыми версиями в специальном разделе Опросы и поставить отметку об ознакомлении. Портал фиксирует время ознакомления и предоставляет возможность руководителям проконтролировать, все ли сотрудники ознакомились с изменениями.
Все об управлении жизненным циклом модели
Контроль выполнения стратегии и KPI
Регулярный контроль степени выполнения стратегических целей и показателей позволяет понять, в правильном ли направлении и с нужной ли скоростью компания движется по пути реализации стратегии.
Контроль показателей осуществляется с помощью Business Studio Portal. На портале ответственные лица наглядно видят текущее состояние каждого из ключевых показателей деятельности компании с помощью цветового сигнализатора «Статус».
Можно произвести декомпозицию рассчитываемого показателя вплоть до самого нижнего уровня и найти тот показатель, который вызвал отклонение. Также в портале можно посмотреть динамику изменений показателей. Графики покажут состояние показателей по каждому периоду на фоне заданных границ нормальных и тревожных значений.
Аналогичным образом осуществляется и контроль достижения стратегических целей. Оценки достижения целей рассчитываются автоматически на основе значений показателей, назначенных им. Общий контроль достижения сразу всех целей можно осуществлять с помощью стратегической карты.
За что аналитику любить Business Studio: 9 главных достоинств и пара недостатков российской системы бизнес-моделирования
Сегодня рассмотрим систему Business Studio – один из наиболее удобных, на мой личный взгляд, инструментов для комплексного описания бизнес-процессов, организационной структуры и других аспектов архитектуры предприятия. Читайте далее, что представляет собой этот отечественный продукт бизнес-моделирования, где и как его использовать, а также чем он хорош и что с ним не так.
Что такое Business Studio: краткий обзор
Business Studio – это российская система бизнес-моделирования от отечественной ИТ-компаниий «Современные технологии управления» (ГК СТУ) с головным офисом в Самаре, а также филиалами в Москве и Санкт-Петербурге. Использующая в качестве графического движка MS Visio, это не просто удобная «рисовалка» диаграмм, а полноценный инструмент бизнес-анализа. С точки зрения практической работы бизнес-аналитика особенно хочется отметить следующие возможности Business Studio:
Функциональные возможности Business Studio по циклу PDCA
ТОП-9 преимуществ отечественной системы бизнес-моделирования
Главными достоинствами Business Studio, особенно значимыми в практической работе бизнес-аналитика, можно назвать следующие
Недостатки или ограничения для бизнес-аналитика
Обратной стороной этих достоинств являются следующие недостатки, которые можно рассматривать как особенности, которые частично ограничивают практическое применение системы: