Законодатели утвердили термин «дистанционная работа». С 1 января 2021 года начинает действовать обновленный порядок взаимодействия с работниками на «удаленке»
В статье расскажем:
- как правильно оформить дистанционных работников;
- что нужно знать об электронном обмене документами;
- какие новые обязанности появятся у работодателей;
- в каких случаях работодатель сможет уволить работника на «удаленке».
Что такое дистанционная работа
8 декабря 2020 года принят Федеральный закон № 407-ФЗ, который внес изменения в главу 49.1 ТК РФ, регулирующую взаимодействие работодателя с дистанционными работниками.
Определения «дистанционная работа», «удаленная работа», «выполнение трудовой функции дистанционно» стали синонимами.
Дистанционная работа — выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети «Интернет», и сетей связи общего пользования.
Варианты оформления дистанционной работы
3 варианта, как оформить сотрудников на «удаленке»
- Оформить трудовой договор на постоянной основе или временно на срок до шести месяцев.
- Оформить дополнительное соглашение к трудовому договору на постоянной основе или временно на срок до шести месяцев. Можно чередовать периоды работы удаленно и на стационарном рабочем месте.
- Временно по инициативе работодателя на основании приказа или локального нормативного акта. Это условие возможно на период действия исключительных обстоятельств, когда существует угроза жизни или нормальным жизненным условиям населения или его части. Например, если орган государственной власти или орган местного самоуправления приняли соответствующее решение (ст. 312.9 ТК РФ).
Электронная подпись при оформлении дистанционной работы
Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему можно заключать письменно или в электронном виде (312.3 ТК РФ).
При электронном заключении документов необходимо использовать электронные подписи:
- работодателю — усиленная квалифицированная электронная подпись;
- работнику — усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная электронная подпись.
То же правило действует при заключении договоров о материальной ответственности, ученических договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, а также при внесении изменений в эти договоры или их расторжении.
- Простая электронная подпись — электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.
- Неквалифицированная электронная подпись — электронная подпись, которая:
- получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
- позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
- позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
- создается с использованием средств электронной подписи.
Иные документы можно подписать иными видами электронных подписей в порядке, предусмотренном локальным нормативным актом работодателя.
- Усиленная квалифицированная электронная подпись — электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и дополнительным признакам:
- ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
- для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с настоящим Федеральным законом.
Подробнее об использовании работодателями электронных подписей смотрите в видеосюжете:
Подробные рекомендации по оформлению дистанционных работников вы услышите на семинаре «Кадровое делопроизводство и трудовое законодательство в 2020–2021 годах».
- Важно: при оформлении трудового договора путем обмена электронными документами работодатель по письменному запросу работника обязан в 3-дневный срок направить ему экземпляр трудового договора или дополнительного соглашения к нему, оформленный на бумажном носителе.
- Каждая из сторон обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.
Что учесть при оформлении дистанционной работы
Рекомендуем придерживаться алгоритма:
- Подготовьте локальный нормативный акт или изменения в ПВТР о порядке оформления дистанционной работы.
- В локальном нормативном акте предусмотрите:
- какие документы какими видами электронных подписей должны подписываться;
- порядок взаимодействия работника и работодателя;
- срок, в течение которого сторона трудовых отношений должна направлять подтверждение получения другой стороной электронного документа;
- порядок обеспечения работников оборудованием или порядок и размеры выплаты компенсации за использование личного имущества работника.
Что делать, если работника невозможно перевести на «удаленку»
В силу специфики некоторых профессий не каждый может работать вне стационарного рабочего места. Или же бывает, что работодатель не в силах обеспечить работника необходимыми для «удаленки» оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации.
Если работодатель не смог организовать сотруднику дистант в случае действия исключительных обстоятельств или распоряжения органов власти о запрете на труд в офисе, то он обязан оплатить это время как простой. Причины такого простоя не зависят от работника и работодателя. Оплата будет в размере 2/3 оклада (ч. 2 ст. 157 ТК РФ).
Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника
Режим рабочего времени дистанционного работника можно устанавливать по своему усмотрению, если иное не предусмотрено коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.
Важно: если вы хотите контролировать режим рабочего времени работника, необходимо определять его локальным нормативным актом работодателя, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.
Курсы для кадровика. Онлайн-обучение
Повышение квалификации, профпереподготовка в Контур.Школе. Удостоверения и дипломы
Посмотреть программы
Если работник переведен на «удаленку» временно, вы можете предусмотреть эпизодическую возможность вызова его на стационарное рабочее место, в том числе по его инициативе. Не забывайте, что для этой ситуации есть исключения, которые поименованы в ст. 312.9
ТК РФ.
Условия и порядок вызова работника можно установить коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.
Важно: допсоглашением к трудовому договору или трудовым договором предусматривайте территорию, на которой работник выполняет трудовую функцию. Это позволит снять дополнительные вопросы при оформлении дистанционному работнику командировки или при принятии решения о вызове работника на стационарное рабочее место.
Если вы направляете дистанционного работника для выполнения служебного поручения в другую местность, отличную от той, что вы указали в трудовом договоре или допсоглашении, вы обязаны оформить этот как командировку (ч. 3 ст. 312. 6 ТК РФ).
Вопросы охраны труда при дистанционном формате работы
Работодатель обязан обеспечить работнику на «удаленке»:
- санитарно-бытовое обслуживание и медицинское обеспечение в соответствии с требованиями охраны труда, а также доставку работников, заболевших на рабочем месте, в медицинскую организацию в случае необходимости оказания им неотложной медицинской помощи;
- обязательное социальное страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
- ознакомление работников с требованиями охраны труда, в том числе при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем (абз. 17, 20, 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ).
По желанию вы можете установить дополнительные обязанности по обеспечению безопасных условий труда и охраны труда.
Расторжение трудового договора с дистанционным работником
Помимо классических оснований, указанных в Трудовом кодексе РФ для расторжения трудового договора, для дистанционных работников законодатели предусмотрели дополнительные условия.
Трудовой договор с дистанционным работником может быть расторгнут:
- По инициативе работодателя, если работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по рабочим вопросам более двух рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса работодателя. Исключение — если вы предусмотрели более длительный срок (ч. 9 ст. 312.3 ТК РФ).
- Работник, который на «удаленке» постоянно, сменил местность выполнения трудовой функции, из-за чего исполнение обязанностей по трудовому договору на прежних условиях стало невозможным.
Советы и рекомендации по оформлению дистанционной работы
Бесплатные вебинары в Контур.Школе
Изменения в учете. Практические ситуации. Судебная практика
Расписание вебинаров
- Интересно: увольнение по причине невзаимодействия с работодателем более двух рабочих дней относится к расторжению трудового договора по инициативе работодателя. Соответственно, через два дня уволить работника уже не получится. Помним, что необходимо соблюдать порядок применения дисциплинарного взыскания, где среди прочего работодатель обязан затребовать объяснение работника и выяснить уважительную или неуважительную причину невыхода на связь.
- Внимательно просмотрите ст. 312.9 ТК РФ, которой вводится новое основание введения дистанционной работы по инициативе работодателя в исключительных случаях на основании локального нормативного акта работодателя. Перечень сведений, которые нужно указать в таком локальном нормативном акте (это может быть приказ), установлен в ст. 312.9 ТК РФ.
От работодателя требуется ознакомить работника с таким ЛНА. Подписывать дополнительное соглашение к трудовому договору не нужно. Срок перевода на временную дистанционную работу в этом случае не может быть больше срока самого обстоятельства, причины, в связи с которой работники переводятся на дистанционный труд.
Законодатели не урегулировали вопрос, кто из сторон трудовых отношений — работник или работодатель — должен нести расходы на приобретение усиленной квалифицированной или неквалифицированной подписи дистанционного работника в ситуации, когда работник переводится на дистанционную работу через дополнительное соглашение к трудовому договору или с ним изначально заключается трудовой договор о дистанционной работе.
Видимо, этот вопрос стороны будут решать по договоренности — самим трудовым договором или дополнительным соглашением к нему.
Важно: при переводе на дистанционную работу по инициативе работодателя усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная подпись со стороны работника не требуется.
- Скачайте в конце статьи методичку «Правила оформления дистанционной работы» — это фрагмент методических материалов из семинара «Кадровое делопроизводство и трудовое законодательство в 2020–2021 годах», где вы найдете рекомендации для работы.
Шпаргалка
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
-
Правила оформления дистанционной работы
1.2 МБ
Скачать
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) — это внутренний документ, который разрабатывается в соответствии с нормами трудового законодательства РФ и утверждается руководством каждой организации, за исключением микропредприятий. Им с 2017 года позволяется не принимать локальные нормативно-правовые акты, в том числе ПВТР. Поскольку в условиях пандемии коронавируса большинство работодателей были вынуждены перевести своих сотрудников на удаленку, рассмотрим подробнее, как правильно составить и утвердить правила внутреннего трудового распорядка с дистанционной работой в 2023 году.
Основные положения
Как следует из ст. 189 ТК РФ, ПВТР представляет собой локальный документ, обязательный для каждого российского предприятия, за некоторыми исключениями.
Согласно указанной норме, этот акт составляется с целью четкого урегулирования внутреннего трудового распорядка в организации. Он регламентирует порядок приема кандидатов на ту или иную штатную должность, а также устанавливает порядок увольнения персонала и тому подобное. При этом ПВТР может быть самостоятельным НПА либо приложением к коллективному договору, как отмечено в ст. 190 ТК РФ.
Скрепляя своей подписью трудовой договор с работодателем, работник должен понимать, что, согласно ст. 56 ТК РФ, ему придется выполнять все требования, предусмотренные в правилах трудового распорядка.
Работодатель обязан ознакомить сотрудника с локальным актом до подписания им трудового договора, а не после. При этом факт прочтения документа подтверждается подписью работника.
Важно помнить, что подчиненный, не ознакомившийся с содержанием ПВТР не может быть привлечен к дисциплинарной ответственности за нарушение, невыполнение установленных на предприятии правил.
В связи с пандемией коронавируса, процент дистанционных работников в российских организациях заметно увеличился. В связи с чем у работодателей появилась необходимость в заключении соответствующих договоров с соискателями, внесении изменений в действующие контракты и различные внутренние акты, в том числе в ПВТР.
Когда в ПВТР нужно указывать сведения о дистанционной работе?
Следует отметить, что в правила трудового распорядка могут быть внесены изменения. В том случае, если на предприятии происходят глобальные перемены, то документ может быть переписан полностью. В таких ситуациях администрация предприятия разрабатывает и утверждает новую редакцию ПВТР.
Для этого издается приказ, в котором приводятся основания, указывающие на такую необходимость. Если корректировка положений Правил влечет изменения условий контракта, подписанного между работником и работодателем, то должно быть составлено допсоглашение.
Что касается вопроса о дистанционных работников, то от единичных сотрудниках на удаленке сведения в ПВТР не вносятся, все особенности их трудовой деятельности отображаются непосредственно в трудовом договоре. Дублировать в таких случаях информацию в Правилах не нужно.
В частности, в контракте могут быть указаны положения:
-
о том, что информация о дистанционной работе не будет содержаться в трудовой книжке подчиненного, что прямо следует из ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ. Если же контракт заключается впервые, то трудовая книжка может не заводиться вовсе, потому что работодатель с 2021 года ведет учет трудовой деятельности персонала в электронном виде. Причем наличие условия об отказе от трудовой книжки в договоре не лишает подчиненного права обратиться к начальству с просьбой, сделать запись о дистанционной работе;
-
сведения о рабочем режиме дистанционного сотрудника, а также времени отдыха для него. Например, в контракте может быть прописана пятидневная рабочая неделя с ежедневными восьми часовыми сменами, а также двумя выходными в субботу и воскресенье. Для перерыва на отдых и обед работодатель может отвести один час. Если указанные условия не определены в договоре, сотрудник может устанавливать режим работы самостоятельно;
-
порядок предоставления работодателем ежегодного основного отпуска сотруднику на дистанционной работе, в том числе дополнительных отпускных дней;
-
предоставление дополнительных гарантий сотруднику на удаленке. Согласно ст. 312.5 ТК РФ, дистанционный формат работы не является основанием для снижения зарплаты подчиненному;
-
обязанность по обеспечению сотрудника техническими средствами и оборудованием для выполнения их работы в отрыве от офиса. В том случае, если сотрудник использует собственное или арендованное оснащение, инвентарь, то работодатель может предусмотреть в контракте соответствующую компенсацию, а также сроки ее выплаты, и порядок перечисления.
Если прием сотрудников на дистанционный формат работы носит системный характер, то отдельные положения ПВТР должны быть соответствующим образом дополнены, недостаточно прописать условия о дистанционной работе в трудовом договоре.
Содержание ПВТР с дистанционной работой
Правила внутреннего трудового распорядка требуют грамотного подхода к составлению, поскольку утверждаются на несколько лет вперед. Посредством ПВТР администрация предприятия решает для себя несколько вопросов, например, обеспечивает нужную производительность труда в организации и укрепляет трудовую дисциплину.
Четких требований к оформлению правил ВТР в нормативно-правовых актах нет. Специалист кадровой службы составляет документ с учетом специфики деятельности компании.
Документ, согласно ст. 189 ТК РФ включает:
- порядок приема сотрудников в организацию. Подробный перечень документов, которые требуются для трудоустройства, условие об испытательном сроке, вступление контракта в силу;
- порядок увольнения дистанционного работника. Окончательный расчет такого сотрудника происходит строго по соответствующим основаниям, перечисленных в положениях ТК РФ. Кроме того, для человека, работающего вне офиса, администрация предприятия может предусмотреть дополнительные основания увольнения:
- работник без уважительных причин не взаимодействует с руководителем более 2 суток подряд со дня получения соответствующего запроса. В коллективном договоре, контракте или внутреннем акте предприятия может быть обозначен иной срок;
- смена местности, где выполнялась трудовая функция, в результате подчиненный не может продолжать работать на прежних условиях, что следует из ст. 312.8 ТК РФ. При этом приказ на увольнение дистанционному сотруднику отправляется руководством по электронной почте, а его бумажный вариант ценным письмом;
- даты, в которые подчиненному выплачивается аванс и зарплата;
- основные права сотрудников предприятия. Например, на своевременное получение зарплаты, защиту трудовых прав, возможность участия в профсоюзах и так далее;
- обязанности работника, среди которых может быть:
- использование для работы техники, программного обеспечения и оборудования выделенного работодателем;
- периодическая проверка электронной почты;
- предоставление отчетов начальству в цифровом виде;
- осуществление с работодателем электронной переписки;
- порядок возмещения расходов дистанционному работнику за использование его личной техники в рабочих целях. Нередко работник вынужден использовать собственный ПК в рабочих целях, если работодатель не может передать стационарный компьютер, установленный на предприятии;
- порядок организации труда на предприятии:
- режим работы и отдыха: график работы, длительность смены и обеденный перерыв. Если режим занятости не указан, то сотрудник вправе определить его самостоятельно. Следует отметить, что работодатель обязан в специальном табеле вести учет отработанного сотрудником времени;
- порядок предоставления сотруднику на удаленке ежегодного отпуска;
- способы и периодичность предоставления отчетности о проделанной работе;
- форма взаимодействия дистанционного работника с руководством. Например, посредством электронной почты и использованием ЭП.
- иные условия, не ухудшающие положение работника;
- права работодателя, например, поощрение за добросовестный труд, высокие производственные показатели или же наложение дисциплинарного взыскания за проступки;
- обязанности работодателя. Среди таковых можно прописать: обеспечение работника технической базой для выполнения рабочих задач вне офиса, ознакомление подчиненного под подпись с локальными НПА, своевременная выплата зарплаты и аванса, охрана труда;
- ответственность работника: наложение дисциплинарного наказания за проступки, взыскание материального ущерба за причиненный вред;
- ответственности работодателя: за задержку зарплаты, причинение вреда имуществу подчиненного и тому подобное;
- порядок внесения изменений в правила ВТР.
Готовый документ должен быть согласован с соответствующими должностными лицами, например, кадровиками, специалистами бухгалтерии или юридического отдела. Кроме того, Правила должны быть согласованы с профсоюзным органом, если таковой действует на предприятии. И только после этого ПВТР утверждается руководством компании.
Помимо прочего, после оформления и подписания Правил руководителем, работники должны быть ознакомлены с его содержанием под подпись.
Таким образом, правила внутреннего трудового распорядка оформляет практически каждый российский работодатель. На завершающем этапе, документ согласовывается с уполномоченными органами, после чего отдается на подпись руководителю предприятия.
Источник: «Юридическая азбука»
Насколько полезной оказалась эта статья?
Оцените статью!
Средний рейтинг 4.8 / 5. Всего голосов: 18
БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:
- опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
- напишите вопрос в форме ниже;
- позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 — Москва и Московская область
- позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 — Санкт-Петербург и область
- позвоните 8-800-555-67-55 доб. 686 — По России, звонок бесплатный
Подписывайтесь на наш юридический канал Яндекс.Дзен
Подписаться
Автор статьи
Занимается трудовым и гражданским правом, где является экспертом с многолетним опытом. Практикующий юрист, разбирает разнообразные дела, от самых элементарных, до очень сложных. Знает ответы на многие вопросы в своей сфере. Помогает читателям разобраться в своих проблемах за минимальное время с минимальными трудозатратами. Окончила негосударственное образовательное частное учреждение высшего профессионального образования «Московский новый юридический институт» (МНЮИ), специальность «Юриспруденция».
АКТУАЛЬНОСТЬ ВОЗРАСТАЕТ
2020 год обозначил новый тренд в отношениях между работником и работодателем. Это дистанционная работа. Необходимость перевести большое число (а в некоторых организациях и практических всех) работников на дистанционный труд была продиктована периодом карантина во время вспышки заболевания COVID-19. Административные органы прямо указали работодателям на необходимость перевести максимальное количество работников на дистанционную работу, чтобы минимизировать социальные контакты в целях предотвращения распространения заболевания.
Глава 49.1 ТК РФ, регулирующая труд дистанционных работников, была введена еще в 2013 г., однако большинство работодателей предпочитало видеть своих работников в стенах предприятия. Разумеется, есть работники, чья трудовая функция предполагает работу только на территории работодателя. Однако практически в каждой организации есть те, кто может выполнять свою работу как в офисе, так и в любом другом месте, осуществляя коммуникацию с работодателем и коллегами при помощи компьютера, планшета, телефона. В частности, это маркетологи, специалисты по рекламе, дизайнеры, бухгалтеры, юристы, редакторы и копирайтеры, программисты, т. е. все те работники, которым не требуется непосредственный контакт либо между ними и предприятием, либо между ними и клиентом. Даже специалисты кадровых и бухгалтерских служб могут существенную часть своей работы выполнять через удаленный доступ к системе.
Тем не менее очень незначительное количество работодателей изначально практиковало оформление дистанционного труда на регулярной основе. И это было характерно как для России, так и для всего мира. По результатам исследования компании Mercer (США), до вспышки COVID-19 лишь 22 % работодателей были готовы к масштабному переходу на дистанционный режим работы. Как отмечает Международная организация труда (МОТ), основные причины, по которым компании не были готовы к переходу на дистанционный режим работы, — это:
• отсутствие цифрового документооборота в компании;
• неготовность правил и процедур внутреннего распорядка;
• необходимость обеспечить конфиденциальность информации, которая исключала бы несанкционированный доступ к ней.
Как отмечает МОТ, эти сложности были не только у представителей малого и среднего бизнеса, но и у крупных компаний.
Однако, по мнению сервиса HeadHunter, уже к августу этого года многие работодатели согласились не только перевести часть работников на дистанционную работу, но и сохранить такие условия труда даже в том случае, если необходимость в этом, связанная с заболеванием COVID-19, отпадет. То есть многие работодатели успели оценить преимущества дистанционного труда и собираются их использовать в интересах бизнеса.
Более того, на портале HBR-russia.ru в сентябре была опубликована статья «Новая работа для HR: какие специалисты отдела кадров нужны посткризисному миру»[1], в которой сказано, что по мнению 100 директоров по кадрам и обучению, вице-президентов по персоналу и кадровой трансформации, в ближайшие 5–10 лет на рынке могут появиться такие востребованные профессии, как:
• координатор удаленной работы;
• координатор взаимодействия чат-ботов и персонала;
• аналитик сетевых взаимодействий персонала.
Одним словом, актуальность дистанционной работы настолько возрастет, что возникнет необходимость в отдельных специалистах по ее регулированию внутри организации.
ЛОКАЛЬНЫЙ НОРМАТИВНЫЙ АКТ — ОБЯЗАТЕЛЬНО?
Сейчас законодательство не требует от работодателей обязательного наличия локальных нормативных актов (далее — ЛНА), регламентирующих дистанционную работу. Статьи, входящие в состав главы 49.1 ТК РФ, содержат требования включать все условия по организации дистанционной работы в трудовой договор. Однако в проекте Федерального закона № 973264-7[2] встречается несколько пунктов, подразумевающих наличие у работодателя ЛНА по вопросам организации дистанционной работы.
ВОЗМОЖНОСТЬ ОРГАНИЗАЦИИ ДИСТАНЦИОННОЙ РАБОТЫ
Прежде всего работодатель должен определить, какая именно работа может выполняться вне стационарного рабочего места. Необходимо оценить трудовые функции, перечень должностных обязанностей, а также технические возможности работодателя по организации дистанционного труда. Список должностей, работа по которым возможна в дистанционном режиме, целесообразно закрепить в ЛНА.
Следует учесть: далеко не все работники имеют возможность и желание работать дома, даже если трудовая функция это позволяет. Оформление дистанционной работы — это соглашение между работником и работодателем, поэтому необходимо удостовериться, что работник может и хочет работать вне территории работодателя. Причины, по которым работник может отказаться от дистанционной работы, могут быть самыми разными:
• отсутствуют необходимые бытовые условия — не у всех есть помещение, в котором можно сосредоточиться на работе, не отвлекаясь на чад и домочадцев, крутящихся вокруг;
• семейные обстоятельства, включая непонимание отдельных членов семьи необходимости не отвлекать родственника от работы в течение рабочего времени;
• отсутствуют условия для безопасной работы из дома
• отсутствует возможность обеспечить сохранность оборудования и технических средств, переданных работодателем;
• особенности личности, затрудняющие самомотивацию и самоконтроль;
• отсутствует необходимая техническая подготовка для использования средств коммуникации;
• отсутствует необходимое оборудование и программное обеспечение и т. п.
И если решить технические проблемы работодатель может и должен помочь, то решить бытовые и семейные трудности работника, не позволяющие организовать работу на дому, часто не представляется возможным. Поэтому данные причины придется учитывать. А право работника отказаться от перевода на дистанционную работу и выбрать работу в офисе необходимо закрепить в ЛНА:
«Если работник не может выполнять работу вне помещения работодателя, он вправе отказаться от дистанционного характера работы. В этом случае местом работы будет являться стационарное рабочее место по адресу: [указать адрес]».
В противном случае велик риск негативного влияния бытовых факторов на физическое и психическое здоровье работника, что, безусловно, отрицательно скажется на результатах его работы.
Именно такой позиции придерживается Международная организация труда (МОТ) в своем руководстве для работодателей по организации удаленной работы. В частности, указывается на то, что работодатели должны заботиться обо всех своих работниках и обеспечивать им безопасную производственную среду. Аналогичная позиция содержится и в российском трудовом законодательстве например, в ст. 22 ТК РФ.
ВИДЫ ДИСТАНЦИОННОЙ РАБОТЫ: ЧТО ПРИМЕНЯЕМ?
Далее работодатель должен определиться, какие виды дистанционной работы будут применяться в организации.
Это может быть постоянная дистанционная работа без конкретного места ее выполнения. Единственное условие: работник должен находиться на территории РФ, но работодатель не обязан осуществлять контроль за этим. То есть в пределах России работник абсолютно свободен в выборе места выполнения работы, а работодатель его никак не ограничивает и не контролирует.
Если дистанционная работа все же требует того, чтобы работник находился по адресу проживания, работодателю следует это прописать в ЛНА, определив способы контроля за местом нахождения работника.
Конкретизация места выполнения работы важна и в том случае, если это дает работнику право получать льготы и компенсации, например, работа в районах Крайнего Севера.
Возможен также вариант комбинированной дистанционной работы, когда в определенные дни работник выполняет работу из дома, а в другие — должен присутствовать на территории работодателя. Проект Федерального закона № 973264-7, в котором предлагается определение этому виду дистанционной работы, на момент написания данной статьи еще не принят в окончательной редакции[3], но это не мешает работодателям закрепить такую возможность в своих ЛНА.
В любом случае, в ЛНА должны быть даны определения и характеристики тех вариантов дистанционной работы, которые применяются у данного работодателя.
[1] https://clck.ru/RFRx2.
[2] https://sozd.duma.gov.ru/bill/973264-7; внесен 16.06.2020, предлагает ряд поправок в главу 49.1 ТК РФ.
[3] Прошел только первое чтение, дорабатывается. — Прим. автора.
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 11, 2020.
Дистанционной (удаленной) работой (далее — дистанционная работа, выполнение трудовой функции дистанционно) является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети «Интернет», и сетей связи общего пользования.
Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор или дополнительное соглашение к нему о дистанционной работе, то есть в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему данное условие должно быть прямо указано.
Договор на дистанционную работу может заключаться для выполнения работы, результат которой не имеет материального выражения (например, с программистами, консультантами, журналистами, и прочими работниками умственного труда). Созданный дистанционным работником интеллектуальный продукт является собственностью работодателя.
На дистанционных работников в полной мере распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных Трудовым кодексом РФ.
Дистанционный работник входит в штат организации.
!
Важно! Трудовой кодекс РФ предусматривает случаи, когда взаимодействие работодателя и дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, может осуществляться путем обмена электронными документами, а также случаи запрета взаимодействия путем электронного документооборота.
При этом способ взаимодействия дистанционного работника и работодателя (использование бумажного, электронного документооборота или иного способа взаимодействия) следует определить в трудовом договоре, дополнительном соглашении к трудовому договору, коллективном договоре, локальном нормативном акте.
Путем обмена электронными документами могут заключаться трудовой договор о дистанционной работе и соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе. При этом работодатель не позднее трех календарных дней со дня заключения трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного трудового договора на бумажном носителе.
При заключении трудового договора о дистанционной работе путем обмена электронными документами все документы, предъявляемые при поступлении на работу, за исключением трудовой книжки (паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа; документы воинского учета; документ об образовании и (или) о квалификации; справка о наличии (отсутствии, прекращении) судимости и (или) факта уголовного преследования; другие документы), могут быть предъявлены работодателю лицом, поступающим на дистанционную работу, в форме электронного документа. Однако по требованию работодателя данное лицо обязано направить ему по почте заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии указанных документов на бумажном носителе.
Работодатель может знакомить путем обмена электронными документами дистанционного работника (лицо, заключающее трудовой договор о дистанционной работе) с приказом о приеме на работу, правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором, прочими приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами. При этом приказ (распоряжение) работодателя о прекращении трудового договора о дистанционной работе работодатель обязан направить дистанционному работнику в течение трех рабочих дней со дня издания указанного приказа (распоряжения) по почте заказным письмом с уведомлением оформленную надлежащим образом копию указанного приказа (распоряжения) на бумажном носителе.
Если в соответствии с Трудовым кодексом работник вправе или обязан обратиться к работодателю с заявлением, предоставить работодателю объяснения либо другую информацию, дистанционный работник может сделать это в форме электронного документа если иное не предусмотрено трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору, коллективным договором, локальным нормативным актом.
Работодатель может при подаче дистанционным работником заявления о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой, предоставить работнику эти копии в форме электронного документа, но только если такой способ предоставления указан в заявлении работника. В противном случае работодатель обязан направить дистанционному работнику копии документов по почте заказным письмом с уведомлением. Вне зависимости от способа предоставления копий документов работодатель должен выполнить требование не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником соответствующего заявления.
Работник не вправе использовать электронный документооборот для предоставления документов, связанных с получением обязательного страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Дистанционный работник обязан направлять [обязан направить?] работодателю оригиналы документов, предусмотренных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, по почте заказным письмом с уведомлением либо представить работодателю сведения о серии и номере листка нетрудоспособности, сформированного медицинской организацией в форме электронного документа, в случае, если указанная медицинская организация и работодатель являются участниками системы информационного взаимодействия по обмену сведениями в целях формирования листка нетрудоспособности в форме электронного документа.
Работодатель вправе принять решение о распространении на взаимодействие с дистанционными работниками правил осуществления электронного документооборота в соответствии с положениями статей 22.1 — 22.3 Трудового кодекса РФ.
!
Важно! При заключении в электронном виде трудовых договоров, дополнительных соглашений к трудовым договорам, договоров о материальной ответственности, ученических договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, а также при внесении изменений в эти договоры (дополнительные соглашения к трудовым договорам) и их расторжении путем обмена электронными документами используются усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная квалифицированная электронная подпись или усиленная неквалифицированная электронная подпись работника.
Порядок получения и использования таких подписей установлен Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Квалифицированной электронной подписью является электронная подпись, отвечающая следующим признакам:
1) получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
2) позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
3) позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
4) создается с использованием средств электронной подписи;
5) ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
6) для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям, установленным Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Каждая из сторон трудовых взаимоотношений обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе дополнительным соглашением к трудовому договору, коллективным договором, локальным нормативным актом.
!
Трудовой кодекс РФ устанавливает некоторые особенности содержания трудового договора с дистанционным работником и выполнения обязанностей работодателя, возникающих в связи с заключением договора.
Местом заключения трудового договора о дистанционной работе, соглашений об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе, подписанных путем обмена электронными документами, указывается место нахождения работодателя.
Место исполнения обязанностей по договору работник выбирает самостоятельно.
В трудовом договоре о дистанционной работе помимо дополнительных условий, не ухудшающих положения работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, может предусматриваться дополнительное условие о праве дистанционного работника с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать при исполнении им своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, принадлежащие работнику или арендованные им.
Порядок и сроки представления дистанционными работниками отчетов о выполненной работе, размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов определяются трудовым договором о дистанционной работе дополнительным соглашением к трудовому договору, коллективным договором, локальным нормативным актом.
Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника устанавливается им по своему усмотрению, если иное не предусмотрено трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору, коллективным договором, локальным нормативным актом. Это не освобождает работодателя от обязанности вести учет рабочего времени такого работника.
Причем время взаимодействия дистанционного работника с работодателем включается в рабочее время.
Коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору может определяться режим рабочего времени дистанционного работника, а при временной дистанционной работе также могут определяться продолжительность и (или) периодичность выполнения работником трудовой функции дистанционно.
Коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору могут быть определены условия и порядок вызова работодателем дистанционного работника, выполняющего дистанционную работу временно, для выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте или выхода на работу такого работника по своей инициативе (за исключением случаев, предусмотренных статьей 312.9 ТК РФ) для выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте.
Трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору, коллективным договором, локальным нормативным актом должен определяться порядок предоставления дистанционному работнику, работающему дистанционно на постоянной основе, ежегодного оплачиваемого отпуска и иных видов отпусков.
Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска и иных видов отпусков дистанционному работнику, выполняющему дистанционную работу временно, осуществляется в порядке, предусмотренном главой 19 ТК РФ.
При заключении трудового договора путем обмена электронными документами лицом, впервые заключающим трудовой договор, данное лицо получает документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа, самостоятельно.
!
Важно! По желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности вносятся работодателем в трудовую книжку дистанционного работника при условии ее предоставления им, в том числе путем направления по почте заказным письмом с уведомлением (за исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется).
!
Важно! Законодательство РФ устанавливает особенности организации и охраны труда дистанционных работников.
В целях обеспечения безопасных условий и охраны труда дистанционных работников работодатель исполняет следующие предусмотренные Трудовым кодексом РФ обязанности в области охраны труда:
— расследование и учет в установленном Трудовым кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации порядке несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
— выполнение предписаний должностных лиц федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на осуществление федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, других федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих государственный контроль (надзор) в установленной сфере деятельности, и рассмотрение представлений органов общественного контроля в установленные Трудовым кодексом, иными федеральными законами сроки;
— обязательное социальное страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
— осуществляет ознакомление дистанционных работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.
Другие обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда, установленные Трудовым кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, на дистанционных работников не распространяются, если иное не предусмотрено трудовым договором о дистанционной работе.
Работодатель не обязан проводить специальную оценку условий труда дистанционных работников.
!
Важно! Законодательство РФ устанавливает особенности временного перевода работника на дистанционную работу по инициативе работодателя в исключительных случаях.
Работник может быть временно переведен по инициативе работодателя на дистанционную работу на период наличия следующих обстоятельств (случаев):
— в случае катастрофы природного или техногенного характера;
— производственной аварии;
— несчастного случая на производстве;
— пожара, наводнения, землетрясения, эпидемии или эпизоотии;
— в любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части;
— принятия соответствующего решения органом государственной власти и (или) органом местного самоуправления.
Согласие работника на такой перевод не требуется.
С целью регулирования порядка временного перевода работодатель с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации принимает локальный нормативный акт о временном переводе работников на дистанционную работу, содержащий:
— указание на обстоятельство (случай) из числа указанных в части первой настоящей статьи, послужившее основанием для принятия работодателем решения о временном переводе работников на дистанционную работу;
— список работников, временно переводимых на дистанционную работу;
— срок, на который работники временно переводятся на дистанционную работу (но не более чем на период наличия обстоятельства (случая), послужившего основанием для принятия работодателем решения о временном переводе работников на дистанционную работу);
— порядок обеспечения работников, временно переводимых на дистанционную работу, за счет средств работодателя необходимыми для выполнения ими трудовой функции дистанционно оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами, порядок выплаты дистанционным работникам компенсации за использование принадлежащего им или арендованного ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств и возмещения расходов, связанных с их использованием, а также порядок возмещения дистанционным работникам других расходов, связанных с выполнением трудовой функции дистанционно;
— порядок организации труда работников, временно переводимых на дистанционную работу (в том числе режим рабочего времени, включая определение периодов времени, в течение которых осуществляется взаимодействие работника и работодателя (в пределах рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка или трудовым договором), порядок и способ взаимодействия работника с работодателем (при условии, что такие порядок и способ взаимодействия позволяют достоверно определить лицо, отправившее сообщение, данные и другую информацию), порядок и сроки представления работниками работодателю отчетов о выполненной работе);
— иные положения, связанные с организацией труда работников, временно переводимых на дистанционную работу.
При временном переводе на дистанционную работу по инициативе работодателя по основаниям, предусмотренным статьей 312.9 ТК РФ, внесение изменений в трудовой договор с работником не требуется.
Если специфика работы, выполняемой работником на стационарном рабочем месте, не позволяет осуществить его временный перевод на дистанционную работу по инициативе работодателя либо работодатель не может обеспечить работника необходимыми для выполнения им трудовой функции дистанционно оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами, время, в течение которого указанный работник не выполняет свою трудовую функцию, считается временем простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника, с оплатой этого времени простоя согласно части второй статьи 157 ТК РФ, если больший размер оплаты не предусмотрен коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами.
!
Важно! Трудовой договор о дистанционной работе помимо общих оснований прекращения, может быть расторгнут по инициативе по инициативе работодателя в случае, если в период выполнения трудовой функции дистанционно работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по вопросам, связанным с выполнением трудовой функции, более двух рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса работодателя (за исключением случая, если более длительный срок для взаимодействия с работодателем не установлен порядком взаимодействия работодателя и работника, предусмотренным частью девятой статьи 312.3 ТК РФ), а также при изменении работником местности выполнения трудовой функции, если это влечет невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору на прежних условиях.