Счёт на оплату. Бланк и образец заполнения
Счёт на оплату – документ, который используют в своей работе абсолютно все предприниматели, независимо от того, на каком уровне они работают и к какой сфере бизнеса относятся. Как правило, счёт на оплату выписывается после заключения между сторонами письменного договора, как дополнение к нему, но иногда он может быть выписан и как самостоятельный документ.
Именно счёт на оплату дает основание покупателю товара или потребителю услуги оплатить их. Счёт может быть выписан как на предоплату, так и на оплату постфактум.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Обязателен ли счёт?
Законодательство РФ не регламентирует обязательное использование счёта в хозяйственной документации, оплату можно производить и просто на условиях соглашения. Однако, закон называет непременным условием любой сделки заключение договора. Счёт не существует отдельно от договора, это документ, сопровождающий сделку. Он представляет собой как бы предварительную договоренность об оплате по назначенным продавцом условиям – цене, которую должен оплатить покупатель товара или услуги.
Счёт делает расчеты гораздо более определенными, поэтому предприниматели предпочитают использовать его, даже если это условие не оговорено в условиях контракта.
ВАЖНО! Поскольку требование счёта не является законодательно обязательным, он не относится к бухгалтерским отчетным документам, а служит для внутреннего использования.
Когда счёт безоговорочно необходим?
В законодательстве прописаны моменты, когда выставление счёта является обязательным сопровождением сделки:
Итак, счёт на оплату не является обязательным документом, ровно как и подотчетным бухгалтерским. Он никак не может влиять на движение финансовых средств, он может быть в любой момент приостановлен или не оплачен – такие явления встречаются довольно часто и не имеют никаких правовых последствий.
Тем не менее, этот документ имеет равное значение для участников сделки, так как позволяет им заключить своего рода предварительное соглашение о перечислении денежных средств.
Кто выписывает счёта на оплату
Счёт на оплату всегда выписывает сотрудник бухгалтерского отдела. После того, как форма будет заполнена, документ передается руководителю организации, который удостоверяет его своей подписью. Ставить печать на документе не обязательно, так как ИП-шники и юридические лица (с 2016 года) имеют право не использовать печать.
Оформляется счёт на оплату в двух экземплярах, один из которых отправляется потребителю услуги или покупателю, второй – остается у организации, его выписавшей. Заполнить счёт можно как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант удобнее, так как не нужно каждый раз вносить сведения о предприятии.
Данный документ не имеет унифицированного образца, поэтому организации и индивидуальные предприниматели вправе разрабатывать и использовать собственный шаблон или выписывать счёт на оплату в свободной форме. Как правило, у давно работающих организаций и ИП форма бланка стандартна, меняются только данные о получателе счёта, наименовании товара или услуги, а также сумма и дата. Иногда организации дополнительно в счёте указывают условия поставки и оплаты (например, процент или сумму предоплаты), срок действия счёта и прочую информацию.
Если в документе при оформлении допускаются какие-либо ошибки, их лучше не исправлять, а выписать счёт заново.
Следует помнить о том, что в некоторых случаях, при решении разногласий между сторонами в судебном порядке, счёт на оплату является документом юридической силы и может быть представлен в суде.
Как отправлять счёта на оплату
Сам счёт выставляем электронно. Один бумажный экземпляр оставляем у себя, другой можно отправить контрагенту обычным письмом.
Чаще всего счёт заполняется в электронном виде и отправляется получателю через электронную почту. Но опытные бухгалтеры всегда распечатывают документ на бумажном носителе, и один «живой» подписанный экземпляр отправляют контрагенту через обычное почтовое сообщение, а второй хранят у себя, подшивая в папку, обычно именуемую «счёта».
Инструкция по оформлению счёта на оплату
С точки зрения делопроизводства, данный документ не должен вызвать особых сложностей при разработке и заполнении.
В верхней части документа указывается информация о получателе денежных средств. Здесь нужно указать
Далее посередине строки пишется название документа, его номер по внутреннему документообороту, а также дата создания.
Затем указывается плательщик по счёту (он же грузополучатель): тут достаточно указать только название компании, получившей товар или услуги.
Следующая часть документа касается непосредственно оказанных услуг или проданного товара, а также их стоимости. Оформить эти сведения можно как простым списочным перечислением, так и в виде таблицы. Второй вариант предпочтительнее, так как он позволяет избежать путаницы и делает счёт максимально понятным.
В первый столбец таблицы оказанных услуг или проданного товара нужно внести порядковый номер товара или услуги в данном документе.
Во втором столбце – наименование услуги или продукции (без сокращений, ёмко и чётко).
В третьем и четвёртом столбце необходимо указать единицу измерения (штуки, килограммы, литры и т.д.) и количество.
В пятый столбец нужно поставить цену за одну единицу измерения, а в последний – общую стоимость.
Если предприятие работает по системе НДС, то это нужно указать и выделить его в счёте. Если без НДС – эту строку можно просто пропустить. Затем справа ниже указывается полная стоимость всех товаров или услуг, а под таблицей эта сумма вписывается прописью.
В завершение документ должен подписать главный бухгалтер организации и руководитель.
Счёт-фактура для плательщиков НДС
Юрлица и другие плательщики НДС применяют счёт-фактуру: ответственный финансовый документ, который выставляется не предварительно, а по факту выполненных работ, предоставленных услуг или отгруженных товаров. Он нужен уже не для ускорения оплаты, а для подтверждения того, что сборы по акцизам и НДС уплачены в полном объеме, для того, чтобы можно было удержать НДС с плательщика (покупателя). Этот документ имеет установленную форму, в нем также могут содержаться сведения о происхождении товара, а если он импортный, то и номер таможенной декларации на него.
Счёт-фактуру оформляют в двух экземплярах.
Элементы счёта
Определенной формы для составления счёта не предусмотрено, но есть обязательные составляющие, которые в нем обязаны содержаться.
К СВЕДЕНИЮ! Печать на счёте, по последним законодательным требованиям, не обязательна.
За товар или за услугу?
Счёт может выставляться в качестве договоренности об оплате за поставляемый товар или предоставляемую услугу, а также за выполняемый вид работ. Разница состоит в графе «Назначение платежа», которую содержит счёт.
Для расчёта за товар данная графа должна содержать перечень всех видов отпускаемого товара, а также единицы, в которых он измеряется (штуки, литры, килограммы, метры, рубли и др.). Обязательно нужно указать количество товара и сумму за них (отдельно без НДС, если он есть, и полную сумму).
При оплате услуг в «Назначении платежа» нужно указать вид услуги или выполняемой работы. Не забудьте отметить необходимое количество, а также сумму с НДС и без.
СПРАВКА! Если предприниматель не хочет, он может не расшифровывать все виды поставок полностью, указав лишь номер договора, по которому осуществляется сделка. Однако, все равно эта информация должна быть подробно отражена в товарно-транспортной накладной или в смете. Поэтому в интересах предпринимателя указать в счёте полный перечень оплачиваемых товаров или услуг.
Не допускайте ошибок!
Рассмотрим наиболее распространенные неточности, которые предприниматели могут допустить при оформлении счёта.
ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если организация-составитель счёта заметила ошибку, она вправе исправить её в тексте счёта. Для этого неправильно записанный показатель зачёркивается, и вместо него ставится правильный. Внесённое изменение заверяется руководительской подписью, при необходимости – печатью, и отмечается дата, когда это было сделано. Другие организации вносить исправления в счёт не уполномочены.
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Изменение адресов выставления счетов
Счет или счет содержит три адреса:
Адрес покупателя название и адрес вашей организации, как они указаны в ее профиле.
Адрес выставления счета адрес вашего подразделения по работе со счетами; обычно совпадает с адресом покупателя.
Адрес использования службы адрес, по которому используется служба. Обычно он совпадает с адресом покупателя. Если в организации есть удаленные пользователи или несколько офисов, укажите адрес большинства пользователей.
Как правило, эти адреса совпадают. При необходимости вы можете изменить один или несколько из них. Вы также можете предоставить альтернативный адрес электронной почты для получения уведомлений о выставлении счета и изменить альтернативный адрес электронной почты для других администраторов.
Дополнительные информацию о счете или счете см. в дополнительных подробной информации о счете или счете, см. в этой информации.
Изменение адреса покупателя
Выберите сведения об учетной записи редактирования счетов.
Обновите сведения об организации, а затем выберите Сохранить.
Изменение адреса выставления счетов
Выберите кредитную карту или банковский счет, которые необходимо изменить.
На странице Сведения о методе оплаты выберите Изменить.
Обновите адрес вы выставления счета, а затем выберите Сохранить > сделано.
Изменение адреса использования службы
В Центре администрирования перейдите на страницу Выставление счетов > Ваши продукты.
Если вы используете Office 365 21Vianet в Китае, см. в обзоре счета или получения fapiaos для Office 365 21Vianet.
На вкладке Продукты выберите подписку, которую хотите изменить.
На странице сведения о подписке в разделе Адрес использования службы выберите адрес использования службы Редактирование.
В области адресов использования службы редактирования обновите адрес, а затем выберите Сохранить.
Изменение запасного адреса электронной почты, на который отправляются уведомления о выставлении счетов
По умолчанию уведомления о выставлении счета вашей организации отправляются на адрес электронной почты Майкрософт и альтернативный адрес электронной почты каждого глобального администратора и администратора биллинга в вашей организации. Каждый администратор может изменить свой запасной адрес электронной почты в данных своего профиля.
Выберите значок Пользователя, а затем выберите мою учетную запись.
Выберите личную информацию.
В поле Сведения о контакте выберите Изменить.
В альтернативном поле электронной почты введите альтернативный адрес электронной почты, который необходимо использовать, а затем выберите Сохранить.
Изменение запасного адреса электронной почты для другого администратора
Вы также можете изменить запасные адреса электронной почты других глобальных администраторов и администраторов выставления счетов в вашей организации.
На странице Уведомления о выставлении счета выберите администратора, который необходимо изменить.
В области Изменить роли пользователей введите альтернативный адрес электронной почты, который необходимо использовать, а затем выберите Сохранить.
Сервис выставления счетов на оплату
Для создания и ведения первичных (бухгалтерских) документов
Cчета, Акты, Накладные, Счета-Фактуры, УПД, Акты сверки, Договоры, Приложения, ПКО, РКО, Доверенности, Платежные поручения, Квитанции Сбербанка
Наши тарифы
Подключение осуществляется на основании Лицензионного договора.
Программный продукт «Выставить счет» включен в реестр российских программ.
Как подключить тариф?
Основным преимуществом нашего сервиса является отсутствие каких-либо ограничений на любом тарифе
Посмотрите какие возможности вам станут доступны сразу после регистрации
Подключайте платные опции, когда они требуются
Подключение осуществляется на основании Лицензионного договора.
Как начать пользоваться сервисом?
Подключите тариф «Пробный» и пользуйтесь всеми возможностями целый месяц
Тариф «Пробный» позволяет использовать все платные возможности сервиса в течение одного месяца. При необходимости данный тариф можно продлить несколько раз.
Подключение осуществляется на основании Лицензионного договора.
Пожалуйста, задайте все интересующие вас вопросы, мы с удовольствием на них ответим
Не нашли ответ на свой вопрос, задайте его нашим специалистам
Техническая поддержка предоставляется по электронной почте, по телефону, через ВКонтакте, Viber или Whatsapp
Вы можете заказать у наших специалистов разработку индивидуальных печатных форм, обработку и загрузку подписи и печати в счет, а также мы можем рассмотреть разработку необходимого функционала, которого вам не хватает в сервисе
Мы гарантируем полную конфиденциальность данных
Cоглашение об обработке персональных данных.
Все лица (далее Пользователи), заполнившие на данном сайте сведения, которые составляют персональные данные (в том числе электронный адрес), подтверждают своё согласие на обработку персональных и других данных. Оператор персональных данных (далее Оператор) не распространяет и не предоставляет персональные данные третьим лицам, использует их исключительно для исполнения договора и информационных рассылок. Самостоятельное удаление аккаунта отменяет согласие на дальнейшую обработку персональных данных и их хранение.
Пользователь и Оператор (совместно именуемые Стороны, а раздельно Сторона) обязуются использовать конфиденциальную информацию исключительно в целях, связанных с исполнением настоящего договора. Каждая из Сторон предпримет все необходимые действия, предотвращающие разглашение или противоправное использование конфиденциальной информации. Стороны соглашаются также, что доступ к любой конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам и представителям Сторон, деятельность которых непосредственно связана с исполнением настоящего договора.
Управление уведомлениями о выставлении счетов и вложениями счетов-фактур
Страница уведомлений о выставлении счета позволяет управлять тем, кто получает электронные уведомления о выставлении счета для вашей организации. На странице также предоставляется возможность получения счетов-фактур организации в виде вложений электронной почты.
Прежде чем начать
Вы должны быть глобальным администратором для действий, описанных в этой статье. Администраторы биллинга могут внести некоторые из этих изменений, как отмечено в разделах ниже. Дополнительные сведения см. в статье О ролях администраторов.
Изменение языка, на который вы получаете электронную почту
Сообщения уведомлений о выставлении счета отправляются на предпочтительном языке организации. Чтобы изменить предпочитаемый язык, используйте следующие действия.
Изменение получения уведомлений о выставлении счета
Уведомления о выставлении счета организации отправляются на основной и альтернативный адрес электронной почты каждого администратора Global и Billing. Чтобы изменить роль администратора Global или Billing, используйте следующие действия.
Назначение ролей администратора с помощью страницы уведомлений о выставлении счета
Удаление ролей администратора с помощью страницы уведомлений о выставлении счета
Изменение адресов электронной почты для администраторов
Чтобы изменить основной и альтернативный адрес электронной почты других администраторов в организации, используйте следующие действия.
Администраторы биллинга могут изменять собственные основные и альтернативные адреса электронной почты, но не для других администраторов.
Изменение контактной электронной почты организации
Помимо администраторов global и Billing мы отправляем уведомления о выставлении счета на контактный адрес электронной почты организации. Чтобы изменить адрес электронной почты, используйте следующие действия.
Получение счетов-фактур организации в виде вложений электронной почты
Администраторы биллинга также могут делать шаги в этом разделе.
Вы можете иметь копию счета-фактуры организации, присоединенную в виде PDF-файла, к электронным письмам уведомлений о выставлении счетов, когда будет готов новый счет. Используйте следующие действия для получения счетов-фактур в качестве вложений.
Чтобы в любое время перестать получать вложение накладной, выполните действия, которые были выше, и на шаге 3 выполните очистку pdf-адреса к почтовому ящику электронной почты накладных.
Что делать, если у меня есть профиль вы выставления счета?
Если у вас есть профиль биллинга, некоторые действия, описанные в этой статье, могут немного отличаться для некоторых подписок. В этом разделе описаны эти различия. Как узнать, есть ли у меня профиль вы выставления счета?
Кто получает уведомления о выставлении счета?
Сообщения уведомлений о выставлении счета отправляются на основные и альтернативные адреса электронной почты для пользователей, которым назначена одна из следующих ролей:
Дополнительные данные о выставлении ролей профилей и управлении ими см. в странице Understand Microsoft Customer Agreement administrative roles in Azure.
Чтобы изменить тех, кто получает уведомления о выставлении счета вашей организации, используйте следующие действия, чтобы изменить роли, замещенные пользователями.
Получение счетов в виде вложений электронной почты
Чтобы получать счета в виде вложений в уведомления о выставлении счетов, используйте следующие действия, чтобы включить этот параметр для определенного профиля выставления счетов.
Документ Счет покупателю
Назначение документа
Документ Счет покупателю не является первичным и не формирует проводок. Несмотря на это данный документ предназначен не только для подготовки и формирования печатной формы счета на оплату: в дальнейшем он позволяет значительно упростить документооборот в 1С, а также проанализировать выполнение обязательств каждой стороной сделки.
Формирование Счета покупателю в 1С поможет:
Получите понятные самоучители 2021 по 1С бесплатно:
Способы создания документа
Документ Счет покупателю можно создать:
Способ № 1. Создание из списка документов
По кнопке Создать документ Счет покупателю заполняется вручную пользователем.
Способ № 2. Оформление периодических счетов
В табличной части формы Периодические счета покупателям отображаются напоминания о создании счета и его параметры.
Все данные табличной части формы Периодические счета покупателям отображаются справочно, без возможности редактирования.
Редактирование данных осуществляется непосредственно в уже созданном счете.
Для работы с периодическими счетами предусмотрены следующие кнопки:
Способ №3. Создание на основании другого документа
Документ Счет покупателю можно ввести на основании документов:
Для этого необходимо:
Шапка документа
Номер
В поле Номер выводится порядковый номер документа, который присваивается автоматически программой.
В поле От вводится дата формирования счета на оплату. Автоматически подставляется текущая дата, но ее можно изменить вручную.
Ссылка Повторять
В новой форме для периодических платежей необходимо:
Контрагент
В поле Контрагент указывается наименование покупателя, которому выставляется счет. Наименование покупателя выбирается из справочника Контрагенты.
Договор
В поле Договор указывается основание для расчетов с покупателем, которым может быть договор, счет либо иной документ. Основание выбирается из справочника Договоры.
В форме выбора договора отображаются только те договоры, которые имеют вид договора:
Кнопка Новый
Скидка
В поле Скидка указывается предоставляется ли скидка покупателю.
Возможны следующие варианты:
Если установлено значение на отдельные позиции, то в табличной части отражаются следующие поля:
Скидка устанавливается непосредственно в табличной части по каждой позиции в процентном ( % скидки ) или фиксированном ( Скидка ) размере, в графе Всего уже отражается сумма со скидкой.
на сумму
Отражается на форме только, если в поле Скидка установлено По документу в целом.
При создании отгрузочных документов сумма скидки по позициям рассчитывается автоматически пропорционально общей сумме по документу.
Оплата до
Срок оплаты отображается в печатной форме, только если он установлен в документе.
Статус оплаты
В поле Статус оплаты отображается текущее состояние оплаты счета. Заполнение данного поля помогает контролировать оплату по счету.
Имеет следующие значения:
Статус оплаты изменяется как вручную пользователем, так и автоматически.
Если Счет на оплату не заполнен, то Статус оплаты необходимо поменять вручную.
Организация
Банковский счет
В поле Банковский счет указывается банковские реквизиты нашей организации, на которые необходимо перечислить оплату, выбирается из справочника Банковские счета.
Заполнение Банковского счета в документе обязательно, даже если оплата планируется наличным способом, иначе документ нельзя будет сохранить.
Ссылка НДС
Если Тип цен выбран, то графа Цена будет заполняться автоматически в соответствии с ценой, установленной с помощью документа Установка цен номенклатуры.
Поле Валюта становится видимым, если расчеты по договору производятся:
Табличная часть документа
Табличная часть документа состоит из нескольких вкладок:
На вкладке Товары и услуги отражается перечень товаров, работ (услуг), на оплату которых выставляется счет.
Добавить в табличную часть строку с полностью заполненными данными можно и с помощью копирования строки в другой табличной части с таким же функционалом.
По кнопке Изменить можно поменять цену в документе.
Вкладка Товары и услуги
Табличная часть вкладки Товары и услуги содержит следующие графы.
Номенклатура
В графе Содержание указывается наименование оказываемой услуги. Если значение заполнено, то именно оно будет отражаться в печатных формах.
Количество
В графу Количество вводится количество ТМЦ к оплате.
Если выбрана номенклатура с Видом номенклатуры Услуга, то графу Количество можно не заполнять.
В графе Цена вводится цена за ТМЦ, работы (услуги). Графа может заполняться:
Сумма
% скидки
Графа % скидки отображается, если в поле Скидка шапки документа указано на отдельные позиции.
Скидка
В графе Скидка автоматически выводится сумма скидки, рассчитанная в процентном исчислении от стоимости ТМЦ (работ, услуг). Данную сумму скидки можно так же установить вручную.
В графе %НДС выводится Ставка НДС из карточки номенклатуры. Эту графу можно изменить вручную, тогда ТМЦ будут предоставлены к оплате по указанной ставке НДС.
Данная графа не отображается, если по ссылке НДС — поле НДС выбрано Документ без НДС.
В графе НДС выводится сумма НДС, которая рассчитывается по правилам, определенным по ссылке НДС — поле НДС :
Данная графа не отображается, если по ссылке НДС — поле НДС выбрано Документ без НДС.
В графе Всего выводится общая стоимость ТМЦ, услуг, работ с учетом НДС.
Если Скидка предоставляется на отдельные позиции, то сумма в графе Всего указывается с учетом общей суммы скидки.
Дополнительные графы табличной части
В табличную часть документа могут быть добавлены дополнительные графы по кнопке Еще – Изменить форму :
При выполненных настройках графа Код будет выведена в печатные формы:
Артикул
При выполненных настройках графа Артикул будет выведена в печатную форму:
Вкладка Возвратная тара
Табличная часть вкладки Возвратная тара содержит следующие графы.
Номенклатура
Количество
В графу Количество вводится количество тары, которую покупателю необходимо будет вернуть.
В графе Цена вводится цена залога за тару. Графа может заполняться:
Сумма
Дополнительные графы табличной части
В табличную часть вкладки Возвратная тара документа могут быть добавлены дополнительные графы по кнопке Еще – Изменить форму :
Артикул
Подвал документа
Ссылка Реквизиты продавца и покупателя
По ссылке Реквизиты продавца и покупателя указываются дополнительные данные, которые могут использоваться для печатной формы и заполнения аналогичных данных в документах отгрузки.
Строка итогов
В графе Всего отображается общая сумма документа с учетом НДС и валюта документа. Отображается только если Скидка не предоставлена.
Если использовалась Скидка по отдельным позициям, то сумма скидки выводится в отдельной графе Скидка строки итогов.
В графе НДС (в т.ч.) проставляется общая сумма НДС по документу.
Комментарий
В графе Комментарий можно разместить любые необходимые комментарии.
Ответственный
В графе Ответственный автоматически подставляется из Списка пользователей пользователь, который зашел в программу и зарегистрировал данный документ.
Печатные формы документа
Из документа Счет покупателя можно сформировать следующие печатные формы:
Настройка печатного бланка
В 1С есть возможность гибкой настройки печатной формы Счет на оплату — можно по желанию указать:
Давайте посмотрим, что можно изменить в печатной форме без редактирования макета.
Условия об оплате
Если поле Оплата до заполнено, то в печатной форме отражается Оплатить не позднее…
Дополнительные условия в бланке Счет на оплату
Можно зарегистрировать несколько вариантов Дополнительных условий и для конкретного счета выбирать конкретные условия сделки.
Логотип
Печать и подписи
В разделе Логотип и печать установить соответствующие рисунки:
Дополнительные возможности
Заполнение и печать договора
Организация может добавить свои шаблоны договоров в базу в справочнике Шаблоны договоров.
Анализ оплаты
БухЭксперт8 советует заполнять Счет на оплату в документах оплаты, чтобы Статус оплаты документа Счет покупателю изменялся автоматически.
Также в зависимости от оплаты можно настроить условное форматирование списка
Анализ отгрузки
В журнале документов Счета покупателям по графе Отгрузка можно контролировать отгрузку по счету.
Графа Отгрузка выделяется красным, если оплата по счету прошла, а ТМЦ (работы, услуги) отгружены не были или отгружены частично.
БухЭксперт8 советует заполнять Счет на оплату в документах отгрузки, чтобы Статус отгрузки документа Счет покупателю изменялся автоматически.
Также в зависимости от отгрузки можно настроить условное форматирование списка
Проверьте себя! Пройдите тест на эту тему по ссылке >>
См. также:
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
Карточка публикации
(5 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Вы можете задать еще вопросов
Доступ к форме «Задать вопрос» возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8
Нажимая кнопку «Задать вопрос», я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>
Огромная благодарность Марине Аркадьевне и Бухэксперту за вебинар «Требования ИФНС. Как отвечать правильно?», очень нужная тема. Очень четко даны разграничения видов требований, как на них отвечать и какие последствия. Туман в этом вопросе рассеялся, хотя еще не раз придется возвращаться к записи этого вебинара. Спасибо