Email как пишется в договоре

Узаконить переписку по эл. почте

Ситуация: сначала вы договорились с клиентом на три макета, а через неделю клиент решил, что хватит двух. Если правильно договориться об этом по электронной почте, обновлять договор не придется.

Юрист Павел Мищенко рассказывает, как узаконить переписку по электронной почте без риска для себя.

Согласовать условия в почте

В идеальном мире можно ничего не фиксировать.

Дизайн-студия получила заказ, работы — на три месяца. За это время клиент два раза менял сроки и объем заказа.

Об изменениях договаривались по телефону: планировали сдать три макета в среду, директор просит два, но ко вторнику. Студия готовит к понедельнику, ни у кого претензий нет.

В реальном мире это рискованно. Вдруг директор уволится, а новый не узнает о договоренностях и будет требовать заказ по договору. По договору — три макета, значит, надо сдать три. А может не уволиться, просто забыть.

Чтобы не тратить время на разбирательства, лучше зафиксировать новые условия. Для этого необязательно составлять дополнительное соглашение или переделывать договор. Достаточно узаконить переписку по эл. почте.

Переписка работает так: пишете в договоре, что переписка по почте законна, а потом описываете новые условия и получаете подтверждение клиента. Если клиент написал, что переносит срок макета на две недели, у вас новый срок. Клиент не вправе потом оштрафовать за срыв сроков.

Узаконить переписку

Мало написать фразу о согласовании по почте в договоре. Чтобы переписка сработала, есть несколько правил. Они не занимают много времени, но надо выполнять все.

Написать в договоре фразу о законности переписки. Например: «Переписка по электронной почте имеет силу простой электронной подписи и равнозначна бумажным документам с личными подписями сторон».

Указать в реквизитах ваш адрес и адрес клиента:

1358 2 1

Переписываться с адресов из договора. Если указали почту на яндексе, а переписываетесь с джимейла, суд может ее не принять.

Возможно, клиент будет менять адрес: сначала напишет с рабочего, потом с личного или перейдет в вотсап. Необязательно заставлять клиента писать с адреса из договора. Можно сделать так:

переписываться там, где удобно вам и клиенту;

как договорились об изменениях, предупредить клиента, что пришлете письмом новые договоренности. Так вы хотите убедиться, что правильно поняли условия и не сорвете задачу. Почта нужна, чтобы не потерять договоренности — всё будет в одном письме;

предупредить, что отправили письмо на адрес из договора. А то клиент будет ждать сообщение в вотсапе и не заглянет в почту;

попросить письменно подтвердить. Фразы «Всё верно» хватает.

В письмах подробно описывать, что и как меняется. Нельзя написать: «Окей, Иван, меняем логотип, как договорились». Из такой переписки непонятно, о чем

договорились, какой логотип и где менять, точно ли Иван подтвердил новые условия.

Общая фраза, не защищает

Окей, Иван, меняем сроки и макет, как договорились

Защищает

Пожалуйста, напишите в письме, всё ли я понял

Это все правила, чтобы переписка по электронной почте была законной. Если компания следует правилам, можно не подписывать доп. соглашение всякий раз, когда клиент меняет условия.

Еще о договорах

Переписка по электронной почте — часть договора. Чтобы всё остальное в договорах вас защищало, мы сделали шаблоны и инструкции к ним. Вот что можно посмотреть:

Счет для ИП и ООО в Модульбанке

Удобный сервис, недорогие тарифы, защита от блокировок по 115ФЗ

Источник