Как работодателю (ИП, ТОО) зарегистрироваться в информационной системе «Электронная биржа труда» для заключения (регистрации) трудовых договоров с работниками?
Коллеги рекомендуют(сортировка по рейтингу):
Коллеги рекомендуют(сортировка по просмотрам):
С 18 сентября 2020 года вступили в силу Правила учета и отражения сведений о трудовых договорах в единой системе учета трудовых договоров (ЕСУТД), в соответствии с которыми все работодатели обязаны вносить в ЕСУТД информацию о трудовых договорах (заключение, расторжение и изменение условий). Регистрация и учет трудовых договоров организован на сайте «Электронная биржа труда».
Для исполнения обязательств по отражению сведений о трудовых договорах в единой системе учета трудовых договоров, работодателю необходимо зарегистрироваться на сайте «Электронная биржа труда» ( www.enbek.kz ).
Для регистрации на сайте «Электронная биржа труда» следует воспользоваться кнопкой Войти, и в открывшемся диалоговом окне воспользоваться командой Регистрация.
Далее в разделе Зарегистрироваться как: необходимо выбрать значение Работодатель, а в полях Имя пользователя и Email указать имя, электронную почту и пароль регистрации.
Обратите внимание, что на сайте предусмотрена возможность регистрации имени пользователя (логина) на кириллице, например, при регистрации можно указать ФИО индивидуального предпринимателя или наименование организации.
В поле Email должен быть указан актуальный адрес электронной почты, к которому есть доступ, так как на указанный адрес системой будет оправлена ссылка активации. Обратите внимание, что при регистрации на сайте «Электронная биржа труда» адрес электронной почты может быть использован только единожды, регистрация нескольких пользователей на один электронный адрес не возможен.
В строках Пароль и Повтор пароля следует указать пароль, который должен состоять минимум из восьми символов.
После успешной регистрации на сайте «Электронная биржа труда» система выдает сообщение о том, что на указанный Вами адрес электронной почты отправлено письмо со ссылкой активации вашего профиля.
Для активизации зарегистрированного Вами профиля следует перейти по ссылке, которая пришла на Ваш электронный адрес (открыть в почте входящее письмо и нажать на ссылку в нем).
После перехода по ссылке в письме автоматически завершается процедура регистрации, при этом сообщение об успешной регистрации Вашего профиля указано на сайте «Электронная биржа труда».
Для дальнейшей работы на сайте в качестве работодателя, требуется заполнить сведения о вашем предприятии (ТОО, ИП).
Перейти в раздел заполнения данных об организации можно по команде Заполнить сведения о предприятии в информационном сообщении. Также заполнить сведения о предприятии можно в Личном кабинете зарегистрированного пользователя по кнопке +Добавить или ссылке Добавить новое предприятие? (раздел Предприятия).
Обратите внимание, что для регистрации Предприятия требуется выполнить идентификацию организации (ТОО, ИП) при помощи электронно-цифровой подписи. Для этого необходимо воспользоваться кнопкой Выбрать ЭЦП (предприятия/организации) и в окне выбора пути к файлу указать ключ аутентификации (название начинается с AUTH…).
После выбора ключа и ввода его пароля, система автоматически определяет регистрационные данные организации, которой принадлежит ЭЦП, при этом в поле Полное наименование отражается наименование, указанное при регистрации организации (ТОО, ИП).
Информацию в остальных полях требуется указать самостоятельно, при этом для заполнения каждой строки предусмотрен справочник (набор предопределенных данных), в котором следует выбрать элемент соответствующий вашим данным.
Заполнив все необходимые сведения, следует нажать кнопку Сохранить, и после успешного сохранения регистрационных данных Вашего предприятия система выдаст информационное сообщение Предприятие успешно добавлено!
Далее пользователь может регистрировать данные о трудовых договорах в информационной системе «Электронная биржа труда» от имени зарегистрированного предприятия (ТОО, ИП).
Все PRO электронные трудовые договоры
Коллеги рекомендуют(сортировка по рейтингу):
Коллеги рекомендуют(сортировка по просмотрам):
В течение последних нескольких лет звучит информация о планируемом переходе на электронные трудовые договоры.
Заключение трудовых договоров в электронном виде позволит уполномоченным органам получать информацию о физических лицах из системы, без необходимости предоставления большого количества документов, подтверждающих их трудовую деятельность. Для работодателей – это возможность получения достоверной информации о трудовой деятельности при приеме соискателя на работу, сокращение издержек при трудоустройстве.
Законом РК «О внесении изменений и дополнений в некоторые законодательные акты Республики Казахстан по вопросам труда» от 4 мая 2020 года № 321-VІ в Трудовой кодекс РК внесены поправки, обязывающие работодателя заключать трудовые договоры в электронном виде, либо регистрировать трудовые договоры, заключенные на бумажном носителе, в ЕСУТД.
Изменение вступило в силу с 16 мая 2020 года. Фактически, с этого периода у работодателей возникла обязанность по работе с электронными трудовыми договорами или регистрации бумажных трудовых договоров в ЕСУТД.
В соответствии с нормами, внесенными в Трудовой кодекс РК, в статье 33 определено, что трудовой договор может заключаться между работником и работодателем в форме электронного документа, заверенного ЭЦП, либо в письменной форме.
Таким образом, сейчас заключить трудовой договор с работником можно:
Приказом МТиСЗН «Об утверждении Правил представления и получения сведений о трудовом договоре в единой системе учета трудовых договоров» от 03 сентября 2020 № 353 утверждены правила учета и отражения сведений о трудовых договорах в единой системе учета трудовых договоров (ЕСУТД), которые действуют с 18 сентября 2020 года.
Именно данные правила отвечают на большинство вопросов, касательно порядка и сроков регистрации трудовых договоров в ЕСУТД.
Таким образом, с 16 мая 2020 года у работодателя возникла обязанность по отражению данных о трудовых договорах в ЕСУТД. С 18 сентября 2020 года вступили в силу положения, устанавливающие сроки и порядок отражения данных в ЕСУТД.
Кто может передавать данные по трудовым договорам в ЕСУТД?
Пунктом 5 Правил установлен перечень уполномоченных лиц, которые вправе передавать данные в ЕСУТД. Передавать данные вправе работодатель, либо руководитель кадровой службы, на которого возложена такая обязанность.
Обязанность по передаче данных в ЕСУТД возлагается на руководителя кадровой службы при наличии соответствующего акта работодателя.
Какая информация подлежит отражению по трудовым договорам в ЕСУТД?
В соответствии с пунктами 3 и 6 Правил, вносимая информация разделяется на «основную» и «дополнительную».
К «основной» информации относятся следующие данные:
В какие сроки отражаются сведения по трудовым договорам в ЕСУТД?
В таблице приведены ситуации, при которых требуется внесение сведений по трудовым договорам в ЕСУТД и установленные Правилами сроки на их выполнение.
Обратите внимание, при определении сроков используются как рабочие, так и календарные дни.
Вносимые сведения по ТД
Заключение нового ТД
Сроки распространяются на ТД, заключенные после вступления в силу Правил.
Внесение сведений о ранее заключенных и действующих ТД
1 год (если численность работников до 2 000 человек)
2 года (если численность работников свыше 2 000 человек).
Сроки распространяются на ТД, действующие на момент вступления в силу Правил (на 17.09.2020).
Внесение изменений и дополнений в ТД
15 календарных дней
Распространяется на любые действующие ТД, в случае внесения в них изменений и дополнений.
Исправление выявленных ошибок в ТД
30 календарных дней
Исправления вносятся в случае выявления ошибок в составе основных или дополнительных данных по ТД.
Восстановление работника и ТД по нему
Увольнение работника и расторжение ТД
Сроки распространяются на трудовые договора, сведения о которых внесены в ЕСУТД.
Удаление сведений по некорректному ТД
30 календарных дней
При определении критериев оценки степени риска, утверждены проверки на внесение сведений о трудовых договорах в ЕСУТД. Отсутствие сведений в системе расценивается как грубое нарушение.
Данные положения содержатся в Приказе «Об утверждении Критериев оценки степени риска и проверочных листов за соблюдением трудового законодательства РК » от 25 декабря 2015 года № 1022 и действуют с 7 сентября 2020 года.
Административная ответственность за неисполнение обязанностей по отражению сведений ЕСУТД на данный момент не предусмотрена.
Как работник и работодатель может работать с данными в ЕСУТД?
Работодатель может получить информацию о трудовой деятельности соискателей на работу. Получение информации возможно по предварительному согласию лица.
Каким образом информация по трудовым договорам отражается в ЕСУТД?
В Правилах установлен порядок передачи сведений в ЕСУТД.
Прямая отправка данных по электронным трудовым договорам из типовых решений реализована посредством сервиса «1С:ЭТД.Электронные трудовые договоры».
Сервис реализован для следующих типовых решений:
Часто задаваемые вопросы
В рамках п.27 ст.23 Трудового Кодекса РК предусмотрена обязанность работодателя по внесению информации о заключении и прекращении с работником трудового договора, вносимых по нему изменениях и дополнениях, содержащих сведения, предусмотренные подпунктами 1), 2), 3), 4), 5) и 13) пункта 1 статьи 28 Кодекса, в единую систему учета трудовых договоров, в порядке, установленном уполномоченным государственным органом по труду.
В частности, предоставляются следующие сведения:
1) реквизиты сторон:
индивидуальный идентификационный номер работодателя – физического лица или бизнес-идентификационный номер работодателя – юридического лица;
индивидуальный идентификационный номер работника;
2) работу по определенной специальности, профессии, квалификации или должности (трудовую функцию);
3) место выполнения работы (адрес фактического выполнения работ);
4) срок трудового договора;
5) дату начала работы;
6) дату заключения и порядковый номер.
Также работодатель может внести дополнительные следующие сведения:
В соответствии с подпунктом 1) пункта 2 статьи 23 Кодекса работодатель обязан соблюдать требования трудового законодательства.
Согласно п. 2 ст. 140 ТК РК в случае если единственный учредитель (участник, акционер) является единоличным исполнительным органом юридического лица, то трудовой договор не заключается. Но выпускается приказ о приеме на работу, в соответствии с которым, работодатель может внести сведения в ЕСУТД
Уголовная и административная ответственность за невнесение сведений о трудовых договорах не предусмотрены.
margin-bottom:.0001pt;text-align:justify;text-indent:28.9pt;background:white»>Необходимо внести все действующие трудовые договоры.
margin-bottom:.0001pt;text-align:justify;text-indent:28.9pt;background:white»>При этом, данные действующих работников, принятых до 18.09.2020 года, можно вносить:
margin-bottom:.0001pt;text-align:justify;text-indent:28.9pt;background:white»>- для предприятий с численностью до 2000 человек в течение года со дня вступления в силу настоящих Правил;
margin-bottom:.0001pt;text-align:justify;text-indent:28.9pt;background:white»>- для предприятий с численностью свыше 2000 человек в течение двух лет со дня вступления в силу настоящих Правил.
Регистрация трудовых договоров производится только в отношении текущих работников.
При этом если работник уволился, то в системе фиксируется расторжение.
В настоящее время, утверждены Правила предоставления и получения сведений о трудовом договоре в единой системы учета трудовых договоров, в рамках которого предусмотрены сроки представления сведений в ЕСУТД.
Сведения о вновь заключенных трудовых договорах подлежат внесению работодателем в ЕСУТД в срок не позднее 5 рабочих дней со дня подписания трудового договора обеими сторонами.
Сведения о трудовых договорах, сроки действия которых не истекли, подлежат внесению работодателем в ЕСУТД в течение года со дня вступления в силу настоящих Правил для предприятий с численностью до 2000 человек, в течение двух лет со дня вступления в силу настоящих Правил для предприятий с численностью свыше 2000 человек.
Сведения о внесенных изменениях и дополнениях в трудовой договор подлежат внесению работодателем в ЕСУТД не позднее 15 календарных дней со дня подписания изменений и дополнений в трудовой договор обеими сторонами
В случае необходимости работодатель в течении 30 календарных дней со дня внесения первоначальных сведений:
1) исправляет ошибки при неправильном введении сведений, указанных в пунктах 3 и 6 настоящих Правил;
2) удаляет сведения при неправильном введении реквизитов работника и (или) работодателя.
В случае восстановления на работе работника, работодатель в течении 10 рабочих дней со дня его восстановления вносит корректировки в сведения, путем указания даты, номера и органа вынесшего решения о восстановлении.
Информация о прекращении трудового договора вносится работодателем в ЕСУТД не позднее 3 рабочих дней со дня прекращения трудового договора
ЭТД – это аббревиатура электронного трудового договора.
Работодатель может заключить трудовой договор электронно или традиционным способом на бумажном носителе, и в обязательном порядке вносит сведения в по нему в ЕСУТД посредством enbek.kz/других порталов или ИС кадрового учета предприятия.
При регистрации трудовых договоров используется ЭЦП работодателя, оформленное на руководителя юридического лица, либо на доверенное лицо руководителя. Это может быть работник кадровой службы.
margin-bottom:.0001pt;text-align:justify;text-indent:28.9pt;background:white»>Согласно настоящему Трудовому кодексу, трудовой договор должен быть заключен в обязательном порядке. Согласно этому, если его нет, то необходимо заключить трудовой договор и зарегистрировать его.
Нет, внесение сведений по трудовой деятельности государственных служащих Кодексом не предусмотрено.
Да. Производится внесение сведений по трудовым договорам всех наемных работников.
margin-bottom:.0001pt;text-align:justify;text-indent:28.9pt;background:white»>Единая система учета трудовых договоров находится в единой транспортной среде государственных органов, система прошла испытание на информационную безопасность, в соответствии со всеми требованиями Государственной технической службы. Все интеграции производятся только через внешний шлюз «электронного правительства».
margin-bottom:.0001pt;text-align:justify;text-indent:28.9pt;background:white»>Система проверена на соответствие требованиям «информационной безопасности» РГП «Государственная техническая служба» КНБ РК, получен сертификат об информационной безопасности. Система находится в Единой транспортной среде государственных органов, и интеграция внешних систем осуществляется только через Внешний шлюз «электронного правительства». Доступ к данным системы осуществляется только в рамках следующих законов:
margin-bottom:.0001pt;text-align:justify;text-indent:28.9pt;background:white»>«О доступе к информации» Закон Республики Казахстан от 16 ноября 2015 года № 401-V ЗРК.
margin-bottom:.0001pt;text-align:justify;text-indent:28.9pt;background:white»>«О персональных данных и их защите» Закон Республики Казахстан от 21 мая 2013 года N 94-V.
margin-bottom:.0001pt;text-align:justify;text-indent:28.9pt;background:white»>«Об утверждении единых требований в области информационно-коммуникационных технологий и обеспечения информационной безопасности» Постановление Правительства Республики Казахстан от 20 декабря 2016 года № 832.
Данная норма не предусмотрена в текущей редакции Трудового кодекса РК и Правил.
margin-bottom:.0001pt;text-align:justify;text-indent:28.9pt;background:white»>На усмотрение работодателя.
Внесение сведений по трудовым договорам позволит создать эталонную базу данных по трудовой деятельности всех Работников РК.
Система будет формировать достоверную информацию о трудовой деятельности наемных работников и позволит подтверждать стаж, а также контролировать поступления в фонд
Работодатели будут получать достоверную информацию о трудовой деятельности кандидата, Работник будет застрахован от социальных рисков.
ЕСУТД позволит использовать упрощенную и оптимизированную систему кадрового делопроизводства, сократит время на подтверждение процедуры трудового стажа, квалификации, места работы сотрудника путем интеграции с сервисом по получению сведений по электронному досье Работника.
Работнику же это даст снижение издержек при трудоустройстве, заключении трудового договора, упрощение дистанционного сотрудничества.
Данный функционал по внесению вышеназванной информации реализован в личном кабинете на портале «Электронная биржа труда» https://www.enbek.kz. Либо, если в Вашем предприятии используется кадровая информационная система, имеется возможность интеграции с ЕСУТД посредством платформы «Smart-Bridge» (Витрина сервисов). Необходимо подать заявку на подключение к сервису регистрации трудовых договоров по ссылке https://sb.egov.kz/smart-bridge/services/passport/MINTRUD-S-0356. Для скачивания информационного материала по интеграции (описание сервиса, форматы, справочники, описание взаимодействия) необходимо пройти по ссылке https://www.enbek.kz/docs/ru/project-e-hr.
Касательно трудовых договоров в личном кабинете работодателя есть два раздела:
— раздел «Трудовые договоры» предназначен для обязательного внесения сведений по трудовым договорам согласно пп. 27 п.2 статьи 23 Трудового кодекса РК;
— раздел «Электронные трудовые договоры» предназначен для заключения электронных трудовых договоров на усмотрение работодателя и потенциального работника. Функционал данного раздела становится доступным после трудоустройства работодателем работника посредством Портала «Электронная биржа труда» в режиме отправки откликов и приглашений на вакансию. Заключение электронных трудовых договоров не является обязательной нормой, но в то же время допускается в соответствии с п.1 ст. 33 Трудового кодекса РК.
В поле «Должность» профессия (должность) выбирается из Национального классификатора занятий, утвержденного 11 мая 2017 года № 130-од. В этом поле подключен контекстный поиск и по мере ввода данных с клавиатуры появляются имеющиеся в справочнике профессии, где нужно выбрать необходимую позицию. Если в справочнике не нашли нужную позицию, тогда необходимо указать схожую должность по смыслу, а в поле «Штатная должность» нужно указать точное название должности согласно штатному расписанию Вашего предприятия.
В поле «Место выполнения работ» необходимо указать фактический адрес выполнения работы. (Город, улица, офис).
Если работник работает в вахтовом режиме, в поле «Место выполнения работ» заполняется адрес объекта, где он выполняет работу.
При дистанционной работе, необходимо указать домашний адрес и рядом в скобках указать «Дистанционно».
В дополнительных документах к договору поля «Военная обязанность», «Профессиональные навыки» и «Специальные навыки» необязательны к заполнению. Обязательные поля на форме добавления ТД и ДС отмечены звездочкой *
При подписании необходимо использовать ключ ЭЦП предприятия GOST / RSA.
Если все равно будет выходить данное сообщение, в таком случае необходимо проверить статус ЭЦП ключа на сайте НУЦ pki.gov.kz, так как данное сообщение выводится и при подписании недействительным (отозванным) ЭЦП ключом.
По сотрудникам, которые были приняты на работу по приказу о приеме, когда еще не было трудовых договоров, и трудовой договор был заключен позже, на форме добавления Трудового договора необходимо дату заключения договора указать по факту, когда был заключен Трудовой договор (например, 2000 год), а дату начала работы необходимо указать, когда работник приступил к работе (например, 1992 год).
Для того чтобы внести корректировки сведений о сотруднике в договоре, необходимо в списке договоров выбрать договор, нажать на кнопку «Действие» напротив данного договора и из выпадающего меню выбрать действие «Изменить данные».
Да. По работникам, работающим давно в компании, регистрируется первоначальный трудовой договор и все дополнительные соглашения к данному трудовому договору в части изменения тех сведений, которые заполняются на форме. То есть, при пролонгации, переводе, изменению режима рабочего времени и места выполнения работ.
При внесении дополнительного соглашения необходимо заполнить обязательные поля, такие поля выделены звездочкой * («Номер дополнительного соглашения», «Дата заключения дополнительного соглашения», «Дата начала действия дополнительного соглашения»), также необходимо заполнить соответствующее поле, которое изменилось:
— при смене должности, заполняются поля «Должность» и «Штатная должность»;
— при смене места выполнения работы, заполняется поле «Место выполнение работы»;
— при смене Режима рабочего времени, заполняется поле «Режим рабочего времени»;
— при пролонгации трудового договора, необходимо заполнить «Срок договора» и «Дата окончания действия трудового договора». В поле «Дата окончания действия трудового договора» необходимо указать дату, на которую продлевается трудовой договор.
Причина в некорректно заполненных полях «Срок договора» и «Дата окончания действия трудового договора». Данные поля в дополнительном соглашении заполняются только при продлении трудового договора, в поле «Дата окончания действия трудового договора» необходимо указать дату, на которую продлевается трудовой договор.
Для внесения факта расторжения трудового договора с работником необходимо выбрать в списке договор, нажать на кнопку «Действия» напротив данного договора и из выпадающего меню выбрать действие «Просмотреть». В открывшейся карточке договора выбрать и нажать на кнопку «Расторгнуть договор».
Согласно Правилам срок внесения информации о прекращении трудового договора в ЕСУТД не позднее 3 рабочих дней со дня прекращения трудового договора.
Для того чтобы удалить договор необходимо в списке договоров выбрать договор, нажать на кнопку «Действие» напротив данного договора и из выпадающего меню выбрать действие «Удалить договор».
Согласно Правилам работодатель может удалить сведения в течении 30 календарных дней со дня внесения первоначальных сведений.
Электронные трудовые договора в ЕСУТД Версия для печати
Трудовой рынок Республики Казахстан активно цифровизируется. Заключение электронных трудовых договоров набирает обороты. Вводится Единая система учета трудовых договоров (ЕСУТД), которые заключаются в электронном виде.
Электронные трудовые договора являются дополнительной опцией к традиционной форме трудового договора, заключаемого в письменной форме. Регистрация трудовых договоров осуществляется через сайт https://www.enbek.kz.Для этого необходимо зарегистрироваться на портале Электронная биржа труда www.enbek.kz (далее – ЭБТ), сведения о предприятии должны быть подтверждены ЭЦП. Основными преимуществами ЕСУТД являются:
Договоры могут заключаться на двух языках: казахском и русском.
В личном кабинете электронного правительства можно проверить информацию о текущем трудовом договоре в разделе «Трудовая деятельность», где отображается название предприятия, дата заключения, номер договора и должность.
Порядок представления и получения сведений в/из ЕСУТД
Работодатель обязан вносить информацию о заключении и прекращении с работником трудового договора, вносимых в него изменениях и (или) дополнениях, содержащих сведения, в ЕСУТД.
Работодатель вносит информацию в ЕСУТД путем интеграции кадрового обеспечения с ЕСУТД или через государственный информационный портал «Электронная биржа труда» или другие информационные системы по автоматизации учета трудовых договоров, интегрированные с ЕСУТД:
Обязательные сведения о трудовых договорах:
Дополнительные сведения о трудовых договорах:
Сведения представляются работодателем или руководителем кадровой службы, на которого возложена данная обязанность актом работодателя.
Сроки внесения сведений в ЕСУТД:
2) о трудовых договорах, сроки действия которых не истекли:
Сведения из ЕСУТД представляются физическим и юридическим лицам уполномоченным государственным органом по труду с учетом требований законодательства РК о персональных данных и их защите на основании запроса в электронной или бумажной форме.
Ответственность в случае нарушения сроков или не отражения данных в ЕСУТД
Прямой ответственности в КоАП за невнесение или несвоевременное внесение сведений в ЕСУТД нет.Выполнение данных требований будет осуществляться государственными инспекторами труда (ГИТ) в рамках госконтроля, и, в случае выявления неисполнения работодателями обязанностей по внесению сведений в ЕСУТД будут выдаваться предписания со сроком устранения.В случае, неисполнения предписания ГИТ материалы будут направляться в судебные органы для привлечения к административной ответственности.