Новый гост для оформления документов
С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.
Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.
Мы прочитали его весь — вот главное.
Как составлять документы по госту
Вот несколько советов из стандарта:
Зачем гост для документов
У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.
Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.
Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.
Когда документ на нескольких страницах
Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.
У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.
Шрифты — бесплатные
Шрифты рекомендуют такие:
Или похожие по начертанию и размеру.
В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.
Отступы и интервалы
Абзацный отступ — 1,25 см.
Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.
Вот требования к интервалам:
Минимальные поля для всех документов:
Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.
Выравнивание — по ширине
Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.
Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.
Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.
От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса
Реквизиты документа
Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.
В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.
По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.
Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:
Некоторые секреты входящих документов
Ю.С. Задорина, документовед
Каждый секретарь сталкивается с документами, поступившими в компанию извне. На сегодняшний день нет строгих правил, устанавливающих единообразный подход к процедуре регистрации документов и работы с ними: жесткие инструкции остались в прошлом, на смену им пришли мягкие Методические рекомендации, содержащие расплывчатые указания об общих принципах работы с документами, без конкретизации и пошаговых советов. Кроме того, рекомендации ориентированы на органы государственной власти и муниципалитеты, поэтому частные компании вправе организовывать работу с документами по своему усмотрению.
На фоне отсутствия четких инструкций все чаще из уст секретарей звучат просьбы помочь направить входящий документопоток в нужное русло и разобраться с «запутанными» ситуациями, связанными с поступившими документами.
Несмотря на то, что процесс прохождения входящей корреспонденции имеет свои правила, одинаково применимые как к бумажному, так и к современному электронному делопроизводству, соблюдение которых позволяет секретарю переходить из компании в компанию без потери профессиональной репутации, следует помнить, что жизненный путь поступившего документа напрямую зависит от структуры фирмы, поставленных задач, интенсивности переписки, оснащенности техническими средствами и даже от личности руководителя. Поэтому безукоризненно отлаженная форма работы с входящей корреспонденцией крупного многопрофильного предприятия может категорически не подходить для маленькой фирмы.
Разрабатывая маршрут прохождения документа, полученного от сторонней организации, следует руководствоваться главным принципом делопроизводства – целесообразностью, т.е. из разнообразия вариантов следует подобрать наиболее подходящие для конкретных условий методы учета переписки, используемые для этих целей технические средства, а также учесть нюансы, свойственные документам конкретной компании. Результатом должен стать четко и детально прописанный процесс работы с документами.
Сортировка
Вне зависимости от способа поступления документов, необходимо проверить правильность адресования (доставки), целостность упаковки (если есть) и полноту вложений. Ошибочно доставленные документы возвращаются в почтовое отделение или направляются отправителю с приложением акта.
Конверты с пометкой «Лично», не вскрывая, передают адресату.
Конверты (упаковка) прилагаются к письму в случаях, если обратный адрес указан только на конверте. Кроме того, целесообразно оставлять конверты, содержащие судебные документы.
Во всех остальных случаях конверты после изъятия из них вложений можно выбросить.
Допустимо ли вскрывать конверты входящих писем, если в адресе помимо наименования организации указана фамилия сотрудника? Дело в том, что большая часть писем, адресованных, например, лично генеральному директору, не имеет первостепенной важности и фактически может и должна быть передана не первому лицу компании, а нижестоящим структурным подразделениям.
Письма с пометкой «Лично» принято передавать адресату не вскрывая. Данное правило смело можно распространить на письма, адресованные конкретному сотруднику. Однако письма, поступившие на имя руководителя предприятия, не являются частной перепиской. В данном случае фамилия руководителя на документе – лишь элемент делового этикета. Такие письма не только вскрывают и регистрируют, но и, оценив содержание, передают на рассмотрение тому уполномоченному лицу, в чье ведение входит решение перечисленных в документе вопросов.
Поступившие извне документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые.
Допускается передавать напрямую документы, адресованные конкретному сотруднику. Не подлежат регистрации приглашения, поздравления, а также письма рекламного характера. Они передаются адресатам или в профильные подразделения. Зачастую рекламодатели всячески стараются придать «важность» своим коммерческим предложениям: они проставляют исходящий номер, оттиски печати и направляют их заказным письмом. Существуют письма, содержащие спам, но упакованные в конверты с отметками «ВАЖНО!» и «Правительственное».
Наличие почтового уведомления, исходящего номера или иных отметок на коммерческом предложении не должно влиять на его значимость в глазах секретаря. Такие письма передаются в профильные подразделения без регистрации.
Особую часть поступивших документов составляют бухгалтерские счета, акты выполненных работ и т.п. Бухгалтерский документооборот отличается от общего и регламентируется не инструкцией по делопроизводству, а учетной политикой компании, в которой нет ни слова о роли секретаря (или службы ДОУ) в бухгалтерском учете. Другими словами, поступившая бухгалтерская документация должна быть передана в бухгалтерию без регистрации. Учет и сохранность таких документов должен организовать главный бухгалтер силами своих подчиненных.
Однако многие секретари сталкиваются с ситуациями, когда утрата таких документов вменяется именно сотруднику, ответственному за обработку поступившей корреспонденции. В результате они тратят неоправданно много времени на регистрацию бесчисленных счетов, накладных и счетов-фактур, что не только не застраховывает от их потери, но и никак не восполняет утрату.
В любом случае (с регистрацией или без таковой) утраченный бухгалтерский акт или счет-фактура восстановимы: достаточно связаться с контрагентом и попросить продублировать потерянный документ, что продуктивнее, чем тратить время на поиск виновных или взваливать на секретаря неоправданную нагрузку по регистрации документов.
Нужно ли регистрировать письма, присланные по факсу?
Вопрос, к какой категории – регистрируемых или нерегистрируемых – отнести документы, полученные по факсу или электронной почте, вызывает много споров. Многие корифеи делопроизводства придерживаются мнения, что такие документы не имеют юридической силы, а посему не подлежат не только регистрации, но и рассмотрению. Это мнение подтверждают требования безопасности при предоставлении третьим лицам персональных данных, банковской тайны и т.п.: такие сведения недопустимо передавать без идентификации запросившего их лица, что невозможно сделать по факсу.
С другой стороны, подобные взгляды идут вразрез с современными технологиями, призванными ускорить решение многих вопросов. Во многих компаниях факс – основной канал обмена информацией: так, в туристическом бизнесе бронирование осуществляется преимущественно по факсу. Центральный банк России рассылает электронные версии своих указаний и запросов без досылки бумажного носителя. На правительственном уровне взят курс на повсеместный переход к электронному документообороту.
Игнорирование запросов клиентов, а тем более вышестоящей организации или контролирующего органа (прокуратуры, МВД, налоговой службы), поступивших по факсу, может повлечь негативные последствия.
Кроме того, секретари по опыту знают: каждый присланный факс сопровождается «подтверждающим» звонком, когда автор запроса уточняет получение факса, спрашивает фамилию принявшего. В будущем он неоднократно позвонит, чтоб узнать, на какой стадии находится рассмотрение вопроса. Вы готовы держать в памяти все поступающие факсы?
Так как же быть? Оцените содержание документа. Если перед вами не реклама, не присланный кому-то из сотрудников текст и автор запроса указал о себе полную информацию, то регистрируйте. Решение отвечать на запрос или оставить его без внимания не входит в компетенцию секретаря.
Обратите вниматие! В Федеральном законе от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (в ред. от 27.07.2010; далее – Федеральный закон № 59-ФЗ) электронный документ стоит в одном ряду с классическим письмом: «обращение гражданина – направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа 2 предложение, заявление или жалоба» (п. 1 ст. 4).
В нашу организацию приходят письма от индивидуальных предпринимателей или организаций без исходящего номера документа. Это объясняется тем, что у них отсутствует документооборот. Могу ли я их принимать и регистрировать, и если нет, то чем это регламентируется? Ведь не принимать документы я не могу.
Отсутствие регистрационного номера или даты документа, несоответствие расположения реквизитов, а также рукописное изложение текста не дают оснований для отказа в регистрации.
Такие документы регистрируют в общем порядке. В случае отсутствия регистрационного номера документа в графе «Индекс входящего документа» проставляют отметку «б/н» – без номера.
Документы, подлежащие регистрации, могут иметь разную степень значимости. Сжатые сроки для ответа и суровые штрафы за несоблюдение этих сроков содержатся в Налоговом кодексе Российской Федерации (НК РФ) и ряде ведомственных инструкций. Поэтому на данном этапе следует вычленить из общей массы поступившей корреспонденции документы группы риска – они подлежат первоочередной регистрации. В зависимости от характера переписки документы могут также сортироваться по видам (например, в отдельную группу откладывают и регистрируют обособленно обращения граждан). Приведем пример:
Извлечение
из Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации
(утверждена приказом Генпрокуратуры РФ от 29.12.2011 № 450)
2.4.1.1. Поступающая корреспонденция регистрируется в зависимости от вида и содержания документа на алфавитной или ведомственной карточке.
В первую очередь регистрируются документы особого контроля, поручения руководства и обращения с личного приема. Корреспонденция, изъятая из ящика «Для обращений и заявлений», регистрируется в общем порядке.
Регистрация
На документах, подлежащих регистрации, проставляется отметка о поступлении. Отметка должна содержать наименование организации, дату (при необходимости – часы и минуты) поступления и учетный номер. В ряде организаций также указывают количество листов документа. Для удобства используют штампы или датеры.
Согласно приложению А к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» за данной отметкой закреплен правый нижний угол лицевой стороны документа.
Нумеруют входящие документы валовой нумерацией в пределах календарного года. В случае необходимости входящий номер может быть дополнен опознавательным индексом. Например, при регистрации обращений граждан принято дополнять входящий индекс первой буквой фамилии заявителя.
Регистрационный номер также можно дополнить информацией о способе поступления документа. Например, индекс Ф указывает на то, что документ поступил по факсу, а индекс Э или ЭП напомнит, что обращение пришло по электронной почте.
Если в организации принята децентрализованная система регистрации поступающей корреспонденции, входящий номер следует дополнить индексом подразделения, осуществлявшего регистрацию. Индекс подразделения целесообразнее брать из номенклатуры дел. Например:
Документы, поступившие в организацию, регистрируются один раз в день поступления. Исключение составляют обращения граждан, которые допускается регистрировать в течение 3 дней с момента поступления. В дальнейшем при передаче из подразделения в подразделение документ учитывается под своим первоначальным входящим номером. Никакие дополнительные регистрационные индексы внутренних структурных подразделений на нем не ставятся.
Регистрацию документов можно вести в журнале учета, на специальных регистрационных карточках или в электронном виде (используя Excel или СЭД).
Основная информация о поступившем документе, вносимая в регистрационную форму:
В зависимости от специфики компании в учетную форму могут вноситься иные сведения. Например, кредитные организации при регистрации запросов налоговой службы указывают наименование компании, в отношении которой сделан запрос.
Заполняя поле «Индекс и дата, указанные на документе отправителем» в электронном формате, придерживайтесь принципа единообразия. Индекс целесообразно указывать без знака «№», а также без пробелов. В случае поступления повторного документа с уже имеющимся в базе индексом программа сообщит об этом, экономя ваше время на дублировании выполненной работы. Это особенно актуально, если документ уже был ранее получен по факсу.
Наличие под исходящим номером заполненной ссылки на № и дату говорит о том, что перед вами ответ на направленный организацией запрос. В данном случае регистратору следует внести информацию о поступившем ответе в журнал (базу) учета исходящих документов (Пример 1).
Пример 1
Внесение в журнал учета исходящих документов информации о полученном ответе
Получен ответ.См. вх. № 345 от 04.04.2012
Нужно ли регистрировать в журнале входящей корреспонденции вернувшиеся письма, т.е. письма, написанные нашим предприятием и зарегистрированные как исходящие для физических лиц, но не полученные по причине их невручения (истечения срока хранения на почте)? Если да, то какой документ регламентирует это?
Информацию о возврате недоставленного письма целесообразнее указывать в журнале учета исходящей корреспонденции (Пример 2). А вот регистрировать их в журнале поступившей корреспонденции не надо.
Пример 2
Внесение в журнал учета исходящих документов информации о возврате отправленного документа
Передача на рассмотрение
Зарегистрированную документацию вновь сортируют – на этот раз по тематике. Полученные документы, в зависимости от затронутых в них вопросов и принятой в организации системы рассмотрения документов, раскладываются по папкам, которые передают на рассмотрение первому лицу компании, его заместителям или главному бухгалтеру. Если на предприятии внедрена СЭД, документ сканируют, прикрепляют к учетной карточке и в таком виде направляют уполномоченным лицам на рассмотрение.
Сотрудник, ответственный за учет полученной корреспонденции, должен быть осведомлен о разделении полномочий между руководителями предприятия.
Результатом рассмотрения является резолюция, которую руководитель (или уполномоченное лицо) накладывает на документ. В ней указывается, что, кому и в какие сроки поручает сделать руководитель в отношении указанных в документе вопросов.
Руководитель (уполномоченное лицо) может изложить поручение на документе (или в электронной карточке, если на предприятии принят электронный документооборот). Допускается оформление резолюции на отдельном листе (обычно формата А5) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится (Пример 3). Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело. Для типовых документов, требующих однотипных процедур исполнения, целесообразно заготовить шаблоны резолюций.
Пример 3
Оформление резолюции на отдельном листе
ОАО «Ромашка»
Заместитель директора
по экономической безопасности
Кому: А.А. Иванову, П.П. Петрову
Поручение: Прошу провести проверку изложенных фактов и подготовить ответ.
Семенов Е.Е. Семенов
К вх. № 159 от 30.03.2012
Передача на исполнение
После рассмотрения руководителем (или уполномоченным лицом) документ вновь возвращается в службу, ответственную за учет документации. Содержание резолюции вносится в учетную форму (если это не было сделано автоматически в СЭД). При бумажном документообороте документ тиражируют по числу исполнителей и незамедлительно передают в подразделения, при этом факт передачи подтверждают личной подписью исполнителя в журнале учета или в резолюции (напротив соответствующей фамилии).
Документы, поступившие в электронном виде, перенаправляются исполнителям по электронной почте с указанием в теле электронного сообщения, кто распорядился направить документ данному сотруднику и с какой целью. Содержание резолюции (поручения) излагается дословно, без искажения. Например: Направляется по поручению главного бухгалтера для включения в бюджет 2012 года.
По почте к нам поступил документ на бланке с регистрационным номером, направленный в юридическую службу, но как таковой юридической службы у нас нет – есть просто юрист. Документ содержит вопросы и подписан ведущим экономистом и начальником отдела кадров. Имеет ли право юрист дать ответ и поставить свою подпись на бланке нашей организации?
Порядок рассмотрения поступивших извне запросов и подготовки ответов определяется внутренними инструкциями, принятыми в организации. Третьи лица (в данном случае – направившие запрос) не вправе указывать, какой сотрудник организации должен рассмотреть их письмо. Это право принадлежит исключительно руководителю вашей компании. Если он делегировал юристу полномочия вести переписку от имени организации, юрист может поставить свою подпись под ответом. В данном случае ответ оформляется обычным порядком на бланке организации.
Исполнение документа
Под исполнением понимают решение поставленных в документе вопросов. Так, исполнением приказа вышестоящей организации может быть проведение каких-либо мероприятий, пересмотр порядка ведения определенных процессов. Выполнение жалобы гражданина подразумевает проверку изложенных фактов. Как правило, итогом исполнения документа является ответ. Однако не все документы, поступившие в организацию, требуют исполнения и ответа. Часть из них присылается в порядке информации.
Каким должен быть срок исполнения входящего письма, если руководитель не указал в резолюции срок исполнения?
Сегодня единых сроков ответа на запрос не установлено. Коммерческие организации сами вправе устанавливать их на письма-запросы. Эти сроки закрепляются во внутренних нормативных документах. Если ни в тексте документа, ни в резолюции руководителя нет указания сроков, современный деловой этикет предписывает дать ответ в течение 10–14 дней. Этого времени обычно достаточно, чтобы разобраться в ситуации.
Обратите внимание! В Приложении 10 «Перечень типовых сроков исполнения документов» ГСДОУ 3 устанавливались следующие сроки исполнения:
Однако в настоящее время ГСДОУ не является нормативным документом и ее положения можно рассматривать не более чем как рекомендации.
При установлении сроков ответа следует внимательно изучить нормативные документы, регламентирующие направление деятельности конкретной организации.
Извлечение
из Федерального закона № 59-ФЗ
Статья 12. Сроки рассмотрения письменного обращения
Извлечение
из Налогового кодекса Российской Федерации
Статья 86. Обязанности банков, связанные с учетом налогоплательщиков
Статья 93. Истребование документов при проведении налоговой проверки
[…] 3. Документы, которые были истребованы в ходе налоговой проверки, представляются в течение 10 дней (20 дней – при налоговой проверке консолидированной группы налогоплательщиков) со дня получения соответствующего требования.
Статья 93.1. Истребование документов (информации) о налогоплательщике, плательщике сборов и налоговом агенте или информации о конкретных сделках
[…] 5. Лицо, получившее требование о представлении документов (информации), исполняет его в течение пяти дней со дня получения или в тот же срок сообщает, что не располагает истребуемыми документами (информацией).
Не забывайте, что порой несоблюдение предписанных для ответа сроков влечет суровые последствия.
Извлечение
из Налогового кодекса Российской Федерации
Статья 126. Непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля
1. Непредставление в установленный срок 6 налогоплательщиком (плательщиком сбора, налоговым агентом) в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных настоящим Кодексом и иными актами законодательства о налогах и сборах, если такое деяние не содержит признаков налоговых правонарушений, предусмотренных ст. 119 и 129.4 настоящего Кодекса, … влечет взыскание штрафа в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ.
Статья 135.1. Непредставление банком справок (выписок) по операциям и счетам в налоговый орган
Непредставление банком справок о наличии счетов в банке и (или) об остатках денежных средств на счетах, выписок по операциям на счетах в налоговый орган в соответствии с п. 2 ст. 86 настоящего Кодекса и (или) несообщение об остатках денежных средств на счетах, операции по которым приостановлены, в соответствии с п. 5 ст. 76 настоящего Кодекса, а также представление справок (выписок) с нарушением срока или справок (выписок), содержащих недостоверные сведения, влечет взыскание штрафа в размере 20 тысяч рублей.
Отметка об исполнении документа
Информацию об исполнении вносят в журнал (базу) учета входящих документов (Пример 4). Помимо номера и даты ответа можно указать способ передачи ответа (почтой, лично и т.п.). Не доверяйте своей памяти: если в процессе прохождения документа возникли осложнения (ошибочная засылка, нарушение срока предоставления ответа и т.п.), фиксируйте эти факты в журнале (базе) учета. Также следует вернуться к учетной записи в случае продолжения переписки. Ниже приведена типовая схема прохождения входящих документов.
Пример 4
Внесение в журнал учета входящих документов дополнительной информации