Заполняем признак налогоплательщика в справке 2-НДФЛ
Какие существуют значения признака в заголовке 2-НДФЛ
В 2-НДФЛ признак указывается в заголовке справки, который заполняется согласно разделу II Рекомендаций по заполнению формы 2-НДФЛ, утвержденных приказом ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@ (далее – Рекомендации).
ВНИМАНИЕ! С отчетности за 2021 год форма 2-НДФЛ отменена, она будет сдаваться в составе расчета 6-НДФЛ.
Подробно об изменениях в НДФЛ-отчетности читайте в аналитическом Обзоре от экспертов КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе К+ можно получить бесплатно.
Для заполнения справки 2-НДФЛ в общем случае используется два значения:
Если фирма была реорганизована, применяются следующие коды признака в справке 2-НДФЛ:
Подробнее о справке 2-НДФЛ читайте в материале: «Зачем и куда нужна справка 2-НДФЛ?»
Когда указывается признак 1 в справке 2-НДФЛ
При подаче справки 2-НДФЛ указывается признак «1» в документах, отражающих:
Когда отражать признак 2 в справке 2-НДФЛ
Признак в справке 2-НДФЛ заполняется значением «2», если справка содержит сведения о суммах дохода, с которых налог не был удержан (разд. II Рекомендаций).
В процессе деятельности возникают ситуации, когда налоговый агент по НДФЛ не может выполнять обязанности по удержанию и перечислению налога в бюджет. Например, доход получен в виде материальной выгоды. В таких ситуациях необходимо уведомить налоговую службу и самого налогоплательщика о невозможности удержать налог в срок до конца января того года, который следует за отчетным (п. 5 ст. 226 НК РФ).
Внимание! За 2020 год справки с любым признаком нужно подать в ФНС не позднее 01.03.2021. Напомним, ранее справку с признаком 2 нужно было сдать до 01 апреля. Но с 2019 года сроки для 2-НДФЛ объединили. Подробности о сокращении сроков читайте здесь.
Порядок сдачи сведений следующий: на бумаге можно сдать отчет только если численность персонала 10 человек и менее. Если в 2020 году работало более 10 человек, отчет примут только в электронном виде. Подача в бумажном варианте возможна лично, через представителя или по почте.
Ответственность за ошибочное заполнение заголовка.
Ответственность за нарушение срока представления справки предусмотрена ст. 126 НК РФ.
Больше об ответственности за непредставление справки см. в материале «Какова ответственность за непредставление 2-НДФЛ»
На вопрос, правомерно ли применение данной статьи в отношении некорректного заполнения заголовка справки, в частности поля «признак», официальные ведомства не имеют ответа.
Существует судебный прецедент, согласно которому неверное заполнение поля «признак» не является существенной ошибкой при подаче сведений в налоговую службу (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 09.04.2013 по делу № А19-16467/2012).
Итоги
Поле признак налогоплательщика в справке 2-НДФЛ может принимать значение 1, если с доходов работника налог был удержан в полном объеме, 2, если налог удержать не удалось. Коды 3 и 4 применяются правоприемником, подающим справки за реогранизованную компанию, в аналогичных ситуациях. Срок сдачи справок с любым признаком установлен единым: 01.03.2021.
Справка о доходах и суммах НДФЛ для сотрудника: как сформировать в 1С
Порядок представления физлицам справки о доходах и суммах НДФЛ
Налоговые агенты по НДФЛ должны выдавать физическим лицам по их заявлениям справки о полученных доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов (п. 3 ст. 230 НК РФ).
С 01.01.2019 работодатель обязан выдавать сотруднику справку о доходах и суммах налога по новой форме согласно приказу ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@. Сведения о доходах и суммах налога за налоговый период 2018 года предоставляются по новой форме справки.
Налоговое ведомство утвердило две новые формы регламентированного отчета:
По сути, показатели в новой справке остались прежними, как в форме 2-НДФЛ, утв. приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@ и действовавшей ранее. Изменения незначительные: в справке для сотрудника по новой форме теперь отсутствуют штрихкод; признак (возможности удержания налога); код налогового органа; дата выдачи и номер уведомлений о вычетах и уведомлений, подтверждающих право на уменьшение налога на фиксированные авансовые платежи.
Справка о доходах и НДФЛ физлица в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3)
Для составления справки о доходах и суммах налога физического лица, выдаваемой сотрудникам (и другим физическим лицам, получавшим доходы от организации), в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 предназначен документ 2-НДФЛ для сотрудников.
В поле Год выбирается год, за который формируются сведения. Поле Организация заполняется по умолчанию. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, то необходимо выбрать ту организацию, от имени которой формируется справка.
В поле Формировать выбирается:
В поле ОКТМО/КПП автоматически указывается ОКТМО/КПП выбранной организации. Если в организации есть обособленные подразделения, зарегистрированные в ИФНС с присвоением кода по ОКТМО и КПП, но не имеющие выделенного баланса, то необходимо выбрать комбинацию ОКТМО/КПП, по которым были зарегистрированы доходы за данный налоговый период.
Код налогового органа, где зарегистрирована организация или обособленное подразделение, автоматически указывается в поле ИФНС. Код ИФНС заполняется в справочнике Организации или Подразделения.
Дата составления справки указывается в поле Дата. По умолчанию в документе будет указана текущая рабочая дата компьютера.
На закладках 13%, 30%, 35%, 15%, 9%, 10%, 5% в табличной части помесячно отображаются начисленные физическому лицу доходы, облагаемые соответственно по ставкам налога 13 %, 30 %, 35 %, 15 %, 9 %, 10 %, 5 % и предоставленные налоговые вычеты.
В другой табличной части (справа) отображаются предоставленные налоговые вычеты (стандартные, имущественные, социальные).
1С:ИТС
Если физическому лицу предоставлялся имущественный или (и) социальный вычет, то раздел Уведомления на предоставление вычетов (см. рис. 1) заполняется автоматически данными (номер и дата уведомления, а также код налогового органа, выдавшего уведомление), указанными в документах регистрации этих вычетов Уведомление НО о праве на вычеты.
В разделах Суммы дохода и Суммы налога документа отображаются суммы дохода (общая и облагаемая) и налога (исчисленного, удержанного и неудержанного налога, суммы излишне удержанного и перечисленного налога, авансовые платежи по налогу) по каждой закладке. Указанные данные в печатной форме справки приводятся в Разделе 3 «Доходы, облагаемые по ставке _%», 4 «Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты» и 5 «Общие суммы дохода и налога» (см. рис. 3). Если физическому лицу в течение налогового периода начислялись доходы, облагаемые по разным ставкам налога, Разделы 3-5 справки заполняются для каждой из ставок. Если после формирования документа произошли изменения в части доходов или сумм налога физического лица, можно учесть эти изменения, нажав на кнопку Заполнить.
Обратите внимание, в справку о доходах, которая выдается сотруднику, включаются все доходы работника, в том числе дивиденды, которые не всегда отражаются в справке для ИФНС по форме 2-НДФЛ. Дивиденды по акциям российских организаций отражаются в Приложении № 2 к декларации по налогу на прибыль (утв. приказом ФНС России от 19.10.2016 № ММВ-7-3/572@), представляемой за год. Поэтому акционерные общества не включают дивиденды в справку для ИФНС по форме 2-НДФЛ.
Если какие-либо личные данные сотрудника окажутся некорректны или не заполнены, следует внести и сохранить недостающие данные в справочник Физические лица по ссылке Редактировать. Сделанные изменения автоматически отразятся в разделе Личные данные. Также на данной закладке автоматически заполняются реквизиты уведомления на право зачета авансовых платежей налога, которые были указаны в документе Авансовый платеж по НДФЛ.
В нижней части формы документа по ссылке Подписи в полях Подписал, Должность, Телефон указывается Ф.И.О., должность лица, которое подписывает данную справку, и телефон. Затем следует нажать кнопку Провести.
Для проверки корректности заполненных данных можно воспользоваться встроенной проверкой по кнопке Проверить. В этом случае сведения проверяются по встроенному в программу 1С алгоритму проверки. При проверке встроенным механизмом в случае обнаружения ошибок выводится сообщение. Место в справке, где именно обнаружена ошибка, выделяется изображением восклицательного знака.
Для формирования и печати справки о доходах и суммах налога физического лица используется кнопка Справка о доходах (2-НДФЛ), см. рис. 1, 2.
1С:ИТС
Подробнее о формировании справки о доходах и суммах НДФЛ для сотрудника в других программах 1С см. в справочнике «Кадровый учет и расчеты с персоналом в программах «1С»» раздела «Кадры и оплата труда». Как сформировать в 1С справку 2-НДФЛ для передачи в налоговую инспекцию, передать в ИФНС, см. в справочнике «Отчетность по налогу на доходы физических лиц» раздела «Отчетность».
Семь шагов к успеху для формирования справок 2-НДФЛ в программе «Зарплата и управление персоналом 8»
Отчетная кампания продлится 3 месяца. Это сделано для того, чтобы в отчет попали, по возможности, все доходы 2011 года, в том числе больничные листы, которые сотрудники принесут уже в 2012 году, перерасчет отпусков, окладов, премий.
Пользователи программы «Зарплата и управление персоналом 8» могут быть уверены, что при помощи данной конфигурации отчетность по 2-ндфл будет сдана в срок, по установленным законодательствам формам и утвержденным форматам. Безусловно, что бы получить желаемый результат необходимо провести подготовительные мероприятия. Именно о таких действиях и пойдет речь в данной статье.
Проверка полноты и правильности заполнения сведений для формирования отчета.
Шаг 1. Проверка справочников «Коды доходов», «Коды вычетов»
Необходимо привести в соответствие справочники «Коды доходов» и «Коды вычетов» согласно Приложениям №3, №4 к настоящему Приказу. Для выполнения этого действия достаточно использовать актуальный релиз конфигурации «Зарплата и Управление персоналом 8» (на момент написания статьи это релиз 2.5.46.1). Подписчикам ИТС версии «ПРОФ» можно не беспокоиться об актуальности релиза, т.к. ежемесячно, наши специалисты устанавливают им обновления. В промежуточные периоды, эта категория пользователей, а так же подписчики ИТС версии «ТЕХНО» могут скачивать самостоятельно обновления с сайта http://users.v8.1c.ru, получив предварительно логин и пароль у своего менеджера.
Шаг 2. Предоставление вычетов
Отрегулировать вычеты на детей согласно Федеральному закону от 21.11.2011 № 330-ФЗ и Приказу ФНС РФ № ММВ-7-3/611@.
В соответствии с этим нормативным актом система стандартных вычетов на детей дополнена следующими кодами:
на каждого ребенка в случае, если ребенок в возрасте до 18 лет является ребенком-инвалидом, или учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента в возрасте до 24 лет, если он является инвалидом I или II группы.
Существовавшие ранее вычеты на детей-инвалидов с кодами 109, 112 и 113 в отчетности за 2011 год получают коды 117, 121 и 125 соответственно:
Новые коды вычетов предоставляются с 1 января 2011 года и могут использоваться наравне с имевшимися до сих пор вычетами на детей.
Чтобы облегчить замену вычетов на третьих и последующих детей, начиная с версии 2.5.42 в конфигурацию включен «Помощник редактирования вычетов на детей». Надо отметить, что разработчики так же учли мнение Минфина, высказанное в письме от 08.12.2011 г. № 03−04−05/8−1014: «…учитывая, что налоговый вычет производится на каждого ребенка в возрасте до 18 лет, а также на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента, курсанта в возрасте до 24 лет, при определении применяемого размера стандартного налогового вычета учитывается общее количество детей, то есть первый ребенок — это наиболее старший по возрасту ребенок, вне зависимости от того предоставляется на него вычет или нет…».
Команды вызова Помощника расположены на закладке «Налоги» Рабочего стола, а также в меню «Налоги и взносы» рядом с командой ввода имущественных вычетов.
Шаг 3. Проверка сведений об организации
Шаг 4. Уточнение данных по физическим лицам
Шаг 5. Проверка соответствия исчисленного, удержанного и перечисленного налога
Нам хорошо понятно, что одним из важнейших разделов отчетности 2-НДФЛ это раздел 5. «Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода по ставке ___%», в котором отражаются суммы общего дохода, налоговой базы, суммы налога исчисленного, перечисленного, удержанного. Соответственно перед формированием справок необходимо убедиться, что НДФЛ рассчитан, удержан и перечислен. Данная информация очень наглядно раскрывается в отчете конфигурации «Анализ начисленных налогов и взносов» с выбранным вариантом отчета «НДФЛ»(Рабочий стол программы-закладка «Налоги»-в нижней части закладки «Отчеты»)
регистрируют «удержано» одновременно с «исчислено».
Если флажок не установлен, т. е. налог удерживается на основании пункта 4 статьи 226 НК РФ, согласно которой налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате, то удержанный НДФЛ регистрируется платежными документами:
Шаг 6. Сформируем отчет 2-НДФЛ
Шаг 7. Проанализируем предварительно подготовленный в программе отчет по форме 2-НДФЛ
Для проверки 2-НДФЛ налогоплательщикам предлагается использовать свежую программу Tester от ГНИВЦ.
Надеемся, что приведенные в статье практические рекомендации помогут пользователям избежать ошибок при подготовке сведений и вовремя сдать отчет по форме 2-НДФЛ.
Изменения в 2-НДФЛ и 6-НДФЛ
Автор: Алексей Пушкарев, системный инженер отдела интенсивного роста компании «ГЭНДАЛЬФ»
Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», март 2019 г.
Рассмотрим изменения в справках о доходах физических лиц, внесенные Приказом ФНС РФ от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566, и порядок их формирования в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8».
2-НДФЛ
Для начала рассмотрим изменения, произошедшие непосредственно в форме справки. Так, ранее справка имела более короткое название «Справка о доходах физического лица», а с 2019 г. она будет называться «Справка о доходах и суммах налога физического лица», однако сокращенное название справки «2-НДФЛ» сохранилось. Справка 2-НДФЛ для передачи в ИФНС изменила свою форму: теперь существует регламентированная форма как для подачи в налоговые органы (она же форма 2-НДФЛ), так и для выдачи на руки сотруднику (форма, которая пока не имеет сокращенного названия).
Справка 2-НДФЛ, которая предназначена для налоговых органов, теперь имеет машиноориентированный формат, что означает наличие знакомест для введения только одного символа в каждое знакоместо. Это нововведение позволит сканировать справки, предоставленные на бумажных носителях, в единую федеральную базу данных налоговых органов РФ. Также добавлен штрихкод для автоматической обработки справок налоговыми органами. Штрихкод является частью утвержденной формы справки и не может быть удален или перемещен в другое место. При отсутствии штрихкода налоговый орган вправе отказать в приеме документа. Также для упрощения считывания данных такие поля как «Уведомление, подтверждающее право на имущественный налоговый вычет», «Уведомление, подтверждающее право на социальный налоговый вычет», «Уведомление, подтверждающее право на уменьшение налога на фиксированные авансовые платежи» убраны и заменены в форме справки полем «Код вида уведомления».
Количество разделов справки уменьшено с пяти до трех. Новая форма состоит из основного листа, отражающего суммы дохода и НДФЛ за весь налоговый период, и приложения («Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода»), в котором отражена помесячная расшифровках доходов, ранее находящаяся в разделе № 3. В случае если физическому лицу выплачивались доходы, которые облагаются по разным ставкам, то первые три раздела и приложение к справке необходимо заполнять несколько раз.
Что же касается Приложения 5 Приказа ФНС РФ от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566, то по форме справка схожа со справкой 2-НДФЛ действующего образца 2018 г. Здесь было убрано поле для номера справки, и не установлен порядок заполнения данной формы. Заполнение справки происходит по аналогичным правилам, действующим для справки прошлогоднего образца.
Сроки представления справок о доходах и порядок их предоставления остались прежними. По правилу справки 2-НДФЛ необходимо предоставить в налоговый орган по месту нахождения организации (индивидуального предпринимателя) – налогового агента по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Срок подачи справок различен в зависимости от цели ее представления. Если представляются справки о суммах НДФЛ, которые невозможно было удержать в течение отчетного года (2-НДФЛ с признаком «2» или «4»), то для этих справок срок подачи – не позднее 1 марта года, следующего за отчетным. В этот срок нужно не только сдать справку в налоговый орган, но и вручить физлицу, с дохода которого не представилось возможным удержать НДФЛ (ст. 216, п. 5 ст. 226 НК РФ).
Если же справка содержит сведения обо всех полученных физическим лицом доходах за год (2-НДФЛ с признаком «1» и «3»), то подавать ее необходимо не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным. Если последний день срока выпадает на выходной или нерабочий праздничный день, то последним днем представления справки 2-НДФЛ будет ближайший следующий рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).
В случае если справка не предоставлена вовремя, к налоговому агенту будут применены штрафные санкции в соответствии с п. 1 ст. 126 НК РФ. Штрафы будут также, если налоговый орган выявит ошибки до предоставления корректирующей справки.
Также следует помнить, что форма справки 2-НДФЛ и порядок ее заполнения в соответствии с Приказом ФНС РФ от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566 не предусматривает печати. Достаточно подписи руководителя организации либо любого другого лица по доверенности.
Чтобы сформировать справку в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3, необходимо перейти на вкладку «2-НДФЛ для передачи в ИФНС», далее выбрать «2018 год» и вид справки «Ежегодная отчетность». Затем при нажатии кнопки «Заполнить» программа заполняет справку данными. При нажатии «Печать» и выборе «Справка о доходах (2-НДФЛ)» программа выведет окно предварительного просмотра, где можно увидеть новую форму справки 2-НДФЛ для передачи в налоговые органы.
При печати же справки 2-НДФЛ для сотрудника мы увидим форму из Приложения №5 Приказа ФНС РФ от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566.
6-НДФЛ
Форма 6-НДФЛ не претерпела таких коренных изменений, как форма 2-НДФЛ и не изменилась по сравнению с отчетом за 2017 г. Форма и формат предоставления в налоговые органы остались прежними. Отчет необходимо сдать не позднее 1 апреля 2019 г. в налоговый орган (абз. 3 п. 2 ст. 230 НК РФ).
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3, необходимо войти в раздел «1С-Отчетность». Для правильного формирования отчета необходимо отразить все доходы, полученные физическими лицами за выбранный период, введены сведения о праве на налоговые вычеты, рассчитаны и учтены суммы исчисленного налога. Далее нажимаем «Создать» и выбираем «Отчетность по физлицам».
В появившейся форме указываем организацию (если ведется учет по нескольким организациям) и период, за который составляется отчет. По кнопке «Создать» получаем сформированный отчет. Для формирования расчета сразу по всем регистрациям ФНС установите галочку «Создать для нескольких налоговых органов» и выберите налоговые органы, куда следует предоставить расчет.
Как сделать справку 2-НДФЛ в 1С 8.3
Справка 2-НДФЛ считается многофункциональной. Ее требуют банки для подтверждения дохода, сотрудник представляет ее на новом месте работы для введения первичных данных. Работодатель должен обязательно предоставлять справки 2-НДФЛ по сотрудникам в ФНС.
Формирование 2-НДФЛ в 1С
Расскажем, как формируется справка в 1С:ЗУП 8. В Бухгалтерии процесс происходит аналогично.
Сразу отметим, что программа предложит два вида справок:
Как создать справку для сотрудников
Заходим в меню «Налоги и взносы». («Зарплата и кадры» в 1С:Бухгалтерия).
Необходимо отрыть список документов и нажать «2-НДФЛ для сотрудников».
Важно! Для каждого отдельного сотрудника справка создается отдельно за каждый год. Нажмите на кнопку «Создать».
Откроется окно, где сначала нужно заполнить шапку. Обязательно указывается период (нужный год), сотрудник и организация (если вы ведете несколько, то придется выбрать необходимую).
Как только вы внесете эти основные данные, остальные подтянутся автоматически. Чтобы их обновить, нажмите «Заполнить».
Если перед вами стоит задача сформировать справку 2-НДФЛ в разрезе кодов ОКТМО/КПП и ставок налога, то обязательно укажите эти значения в реквизите «Формировать».
Нажав на «вопрос» справа от заполненного поля узнайте, зарегистрированы ли доходы по выбранному коду на сотрудника, для которого вы готовите справку.
Если данные о доходах не зарегистрированы, программа скажет вам об этом – соответствующее окошко не будет заполнено.
Далее, когда вы сами проверили все заполненные данные, запустите программную проверку и проведите документ.
Остается только распечатать справку для сотрудника по нужной кнопке.
В шапке готовой распечатанной справки 2-НДФЛ вы увидите пометку, что эта форма не предназначена для передачи в ИФНС.
Как создать справку для передачи в налоговую
Следующие операции нужно выполнить, если вы готовите справку 2-НДФЛ для последующей передачи ее в ФНС.
Снова зайдите в меню «Налоги и взносы». Чтобы продолжить, создайте здесь новый документ.
Как и в предыдущем варианте первым делом нужно заполнить шапку. Отметьте здесь необходимый год и организацию, для которой вы готовите данную отчетность.
Следующим шагом указывается ОКТМО и КПП при выплате доходов.
Также откроются поля, где следует заполнить КПП и код ИФНС, куда вы отправите потом отчет.
В поле «вид справки» необходимо указать «Ежегодная отчетность».
И последний штрих, который необходимо заполнить в шапке, это уточнить вид. Справка может быть: исходная, корректирующая или аннулирующая с указанием номера корректировки.
Далее переходим к заполнению табличной части, где отражены все сотрудники компании.
Сделать это можно автоматически по кнопке «Заполнить». Или вбить необходимые данные в ручном режиме.
Обратите внимание, что для каждого отдельного сотрудника откроется своя собственная справка 2-НДФЛ.
В целом этот документ и выступает реестром справок по всем сотрудникам.
Данные внесены, вам необходимо их проверить и провести документ.
Вы можете выгрузить его или сразу отправить в налоговую инспекцию. Если у вас настроена программа с электронной передачей документов.
Если вам нужен бумажный вариант справки, распечатайте его по соответствующей кнопке. В одном отчете справки по всем выбранным сотрудникам.
Законодатели периодически меняют формы справок и других документов. Чтобы использовать актуальные формы, позаботьтесь о том, чтобы ваша программа 1С вовремя проходила обновления, а договор 1С:ИТС был действующим.