гост учет и хранение проектной документации

ВНЕСЕНА поправка, опубликованная в ИУС N 1, 2021 год

Поправка внесена изготовителем базы данных

1 Область применения

На основании настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты организаций, учитывающие особенности учета и хранения конструкторских и технологических документов в зависимости от объема документации, условий документооборота и используемых автоматизированных систем учета и хранения данных об изделии.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие межгосударственные стандарты:

ГОСТ 2.051 Единая система конструкторской документации. Электронные документы. Общие положения

ГОСТ 2.102 Единая система конструкторской документации. Виды и комплектность конструкторских документов

ГОСТ 2.106 Единая система конструкторской документации. Текстовые документы

ГОСТ 2.301 Единая система конструкторской документации. Форматы

ГОСТ 2.503 Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений

ГОСТ 2.601 Единая система конструкторской документации. Эксплуатационные документы

В Российской Федерации действует ГОСТ Р 2.601-2019.

ГОСТ 2.602 Единая система конструкторской документации. Ремонтные документы

ГОСТ 2.701 Единая система конструкторской документации. Схемы. Виды и типы. Общие требования к выполнению

ГОСТ 3.1102 Единая система технологической документации. Стадии разработки и виды документов. Общие положения

ГОСТ 3.1201 Единая система технологической документации. Система обозначения технологической документации

ГОСТ 13.1.002 Репрография, микрография. Документы для микрофильмирования. Общие требования и нормы

3 Термины, определения и сокращения

3.1 Термины и определения

В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:

Здесь и далее знаком «*» отмечены пункты, к которым даны комментарии в приложении А.

3.1.2 контрольная копия: Копия конструкторского (технологического) документа, служащая для восстановления подлинника, изготовления дубликатов, рабочих копий, справок или сверки документации*.

3.1.3 рабочая копия: Копия конструкторского (технологического) документа, предназначенная для обслуживания производства.

3.1.5 электронная копия бумажного документа: Электронный конструкторский (технологический) документ, содержательная часть которого соответствует подлиннику бумажного документа*.

В настоящем стандарте приняты следующие сокращения:

4 Основные положения

4.1 Все имеющиеся и изготовленные в организации документы подлежат учету и хранению.

— все поступающие на хранение подлинники, дубликаты и копии документов;

— абоненты (внешние и внутренние), принятые на абонентское обслуживание и извещаемые о вносимых изменениях в подлинники или дубликаты документов;

— абоненты разовой выдачи (передачи) копий документов, которые не извещаются о вносимых изменениях в подлинники или дубликаты документов;

— движение документов (изготовление и учет копий, изменения, применяемость);

4.3 Подлинники конструкторских и технологических документов, принимаемые на хранение, должны соответствовать требованиям ЕСКД и ЕСТД соответственно.

4.4 Подлинники электронных КД и электронных ТД должны соответствовать требованиям ГОСТ 2.051*.

4.5 Подлинники на бумажном носителе должны быть пригодны для многократного снятия копий (отсутствие прорывов, подклейки, протертых мест, нечеткость текста, линий), репрографической обработки и должны соответствовать требованиям ГОСТ 13.1.002.

4.6 При приемке подлинников на хранение проверяют:

— комплектность КД в соответствии со спецификациями, ведомостями электронных КД (ТД) или другими документами, в которых перечислены сдаваемые подлинники;

— комплектность ТД в соответствии с маршрутной картой или другими документами, в которых перечислены сдаваемые подлинники;

— наличие установленных подписей (в том числе электронных цифровых подписей) и дат. Принимать на хранение документы, не имеющие подписи лица, осуществляющего нормоконтроль, не допускается*.

4.7 Документы, поступающие на хранение, регистрируют.

Регистрацию производят автоматизированным или неавтоматизированным способом*.

4.8 Каждому подлиннику документа присваивают один регистрационный (инвентарный) номер независимо от количества листов в бумажном документе или количества файлов в электронном конструкторском (технологическом) документе, из которых они состоят.

На бумажном документе, состоящем из нескольких листов, инвентарный номер наносят на каждый лист.

Источник

1 Область применения

Настоящий стандарт предназначен для применения юридическими и физическими лицами, осуществляющими деятельность по подготовке проектной документации и разработке рабочей документации на строительство зданий и сооружений, независимо от форм собственности и подчинения.

Настоящий стандарт не устанавливает правил учета и хранения проектной и рабочей документации на строительство военных и иных объектов, для которых определен особый режим безопасного функционирования и охраны.

На основе настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты организаций, отражающие особенности учета и хранения проектной и рабочей документации с учетом объема документации, вида носителя и условий документооборота организации.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ Р 21.1101-2009 Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации

ГОСТ 2.004-88 Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ

ГОСТ 2.051-2006 Единая система конструкторской документации. Электронные документы. Общие положения

ГОСТ 2.102-68 Единая система конструкторской документации. Виды и комп­лектность конструкторских документов

ГОСТ 2.301-68 Единая система конструкторской документации. Форматы

ГОСТ 2.501-88 Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения

ГОСТ 2.503-90 Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений

3 Термины и определения

электронный документ : Документ, выполненный как структурированный набор данных, создаваемых программно-техническим средством.

проектный документ : Составная часть проектной и/или рабочей документации, имеющая самостоятельное обозначение.

3.1.4 единица хранения документации: Учетная единица, представляющая собой сброшюрованный том (альбом, папку), который может содержать один или несколько проектных или иных технических документов, имеющих разные обозначения.

единица учета архивных документов: Единица измерения количества зарегистрированных документов в архивной службе.

инвентарный номер: Номер регистрации документа в службе хранения.

4 Общие положения

4.1 В соответствии с Федеральным законом [ 1 ] организации должны обеспечивать учет и хранение документации, образующейся в результате проектной, изыскательской и иной технической деятельности.

Юридическим и физическим лицам Российской Федерации гарантируется право на создание архивов в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности. Право собственника архива независимо от форм собственности охраняется в соответствии с Федеральным законом [ 1 ].

4.2 Организационно-методическое руководство и контроль за состоянием, обеспечением сохранности и учетом подлинников документов, находящихся на временном хранении в архивах организаций, а также их отбор на постоянное хранение осуществляется в соответствии с [ 1 ].

4.3 Переданные в архив документы подлежат хранению в соответствии со сроками хранения, установленными федеральным органом исполнительной влас ти в перечне [2].

4.5 В состав документации, подлежащей учету и хранению в организации, включают:

— подлинники проектной, рабочей и иной технической документации, разработанной собственными силами;

— копии проектной, рабочей и иной технической документации, представляемой на хранение;

— копии проектной, рабочей и иной технической документации, разработанной другими организациями ;

— разрешения на внесение изменений;

— документацию повторного применения (типовую).

4.6 В соответствии с ГОСТ 2.102 бумажные и электронные формы документов в зависимости от способа выполнения и характера использования подразделяют на оригиналы, подлинники, дубликаты и копии.

Учет и хранение документов в бумажной и/или электронной форме является частью процесса управления документацией организации. Перечень функций, организационную структуру, порядок и условия документооборота устанавливает организация.

Учет и хранение подлинников документов, выполненных в бумажной и/или электронной формах, ведется в соответствии с требованиями раздела 5.

4.7 В случаях, если в организации одновременно применяют документы в бумажной и электронной формах, допускается их взаимное преобразование друг в друга при соблюдении следующих правил:

— проектные документы в бумажной форме могут быть преобразованы в файлы;

— документы на бумажных носителях с использованием устройств вывода ЭВМ выполняют в соответствии с ГОСТ 2.004;

— снабженные соответствующими реквизитами и подписанные в установленном порядке электронными цифровыми подписями (ЭЦП) или иными аналогами собственноручной подписи, эти файлы становятся электронными документами (подлинниками, дубликатами, копиями);

— документы на электронных носителях могут быть преобразованы в документы на бумажных носителях с применением средств вычислительной техники и должны быть подписаны подлинными установленными подписями уполномоченных лиц;

— преобразование не должно изменять наименование документа и его вида в зависимости от способа их выполнения и характера использования (подлинник, дубликат, копия);

— документы, полученные в результате взаимного преобразования, должны иметь соответствующие ссылки друг на друга;

— документы одного вида и наименования, независимо от формы выполнения, являются равноправными и взаимозаменяемыми;

— взаимное соответствие между документами в электронной и бумажной формах обеспечивает разработчик.

4.8 При выпуске новых подлинников и передаче их другой организации следует учитывать требования новых, пересмотренных и измененных стандартов Системы проектной документации для строительства (СПДС) и Единой системы конструкторской документации (ЕСКД).

5 Учет и хранение подлинников

5.1 Прием подлинников

5.1.1 Принимаемые на хранение подлинники документов, выполненные в бумажной форме, должны быть пригодны для многократного снятия копий (отсутствие прорывов, подклеек, протертых мест, нечеткость текста, линий), репрографической обработки и соответствовать требованиям ГОСТ Р 21.1101 и ГОСТ 2.004.

Принимаемые на хранение подлинники электронных документов должны соответствовать требованиям ГОСТ 2.051.

5.1.2 При приемке подлинников для учета и хранения, проверяют:

— комплектность документации в соответствии с содержанием сброшюрованного тома (альбома, папки), с ведомостью рабочих чертежей основного комплекта, ведомостью ссылочных и прилагаемых документов, спецификацией изделий, ведомостью электронных документов или другим документом, в котором перечислены сдаваемые на хранение подлинники;

— наличие установленных подписей и дат, в том числе подписей специалистов, осуществляющих нормоконтроль проектной и рабочей документации;

— правильность заполнения основных надписей и оформления титульных листов документов по ГОСТ Р 21.1101;

— правильность заполнения информационно- удостоверяющих листов одного или нескольких электронных документов, наличие электронных цифровых подписей или иных аналогов собственноручных подписей.

5.2 Регистрация и учет подлинников

5.2.1 Все подлинники документов, принятые на хранение, регистрируют (учитывают) автоматизированным способом или неавтоматизированным способом (вручную).

5.2.2 При регистрации заполняют следующие реквизиты:

— инвентарный номер документа;

— число листов в документе;

— формат документа по ГОСТ 2.301, приведенный к формату А1;

— кем выпущен документ;

— подпись о приемке документа на хранение;

— примечание (при необходимости).

5.2.3 Для регистрации подлинников проектной, рабочей и иной технической документации ведут, как правило, отдельные инвентарные книги. При этом инвентарные номера не должны повторяться. Допускается вести одну инвентарную книгу для подлинников проектной и рабочей документации.

5.2.4 Инвентарный номер присваивают подлиннику каждого проектного документа, являющегося единицей учета документации независимо от количества листов в документе или количества файлов, из которых он состоит.

1 За единицу учета документации, как правило, принимают:

2 При регистрации документов в электронной форме, в графе «Примечание» инвентарной книги указывают формат файла.

3 При регистрации документов в бумажной форме в графе «Примечание» указывают сведения о внесенных изменениях, аннулировании или восстановлении подлинника.

4 Подпись о приемке на хранение текстового документа, содержащего, в основном, сплошной текст, приводится только на следующем после титульного листе, в соответствующей графе на поле для подшивки (для документов с основными надписями) или в другом установленном организацией месте (для документов, выполненных без основных надписей ).

5.2.5 Инвентарный номер подлиннику присваивают независимо от количества листов в документе или количества файлов, из которых он состоит. В подлиннике документа, состоящего из нескольких листов, инвентарный номер наносят на каждый лист. Инвентарный номер подлинника электронного документа указывают в его реквизитной части. Изменения, вносимые в подлинники электронных документов, приводят к изменению соответствующих реквизитов и атрибутов и изменению версии этого документа согласно ГОСТ 2.503.

5.2.6 Если подлинники нескольких документов скомплектованы в том (альбом) или папку, инвентарный номер присваивают каждому документу, имеющему самостоятельное обозначение.

5.2.7 Допускается в качестве единицы хранения документации учитывать сброшюрованный том (альбом, папку), который содержит несколько подлинников проектных документов, имеющих разные обозначения. В этом случае тому, альбому или папке присваивают один инвентарный (архивный) номер, который указывают на титульном листе тома (альбома) или на обложке папки. Для регистрации такой документации должна быть предусмотрена отдельная инвентарная книга.

5.2.8 Если заменяют или добавляют один или несколько листов подлинника, то на них сохраняют инвентарный номер, присвоенный подлиннику.

При замене всех листов подлиннику документа присваивают новый инвентарный номер.

5.2.9 Для текстовых частей разделов проектной документации, а также отчетной технической документации по инженерным изысканиям, выполненных без основных надписей, дополнительных граф к ним и рамок, инвентарный номер и наименование файла документа указывают в нижней части (нижнем колонтитуле) каждого листа.

5.2.10 Одновременно с регистрацией подлинников документов должны быть заполнены и соответствующие графы учета, расположенные на поле для подшивки листа подлинника в бумажной форме, или занесены соответствующие реквизиты в электронный документ.

5.2.11 По каждому подлиннику, которому присвоен инвентарный номер, осуществляют учет его движения (изготовление и учет выданных заказчику копий, внесение изменений).

Учет движения подлинников осуществляют вручную или автоматизированным способом в соответствии с карточками учета по формам 1, 1а, 2 приложения А. Карточки учета, как правило, имеют лицевую и оборотную стороны, графы которых заполняют в порядке, приведенном в приложении А.

5.2.12 На карточках учета документации по формам 1, 1а регистрируют подлинники документов на строительство зданий и сооружений.

5.2.13 На карточках учета по форме 2 регистрируют подлинники типовой проектной (повторно применяемой рабочей) документации на изготовление строительных конструкций, изделий и узлов, не относящихся к конкретному зданию или сооружению. Допускается использовать форму 3 для учета подлинников документов на изделия отдельно от основных комплектов рабочих чертежей.

5.2.14 Пример заполнения граф карточки учета по форме 1 приведен в приложении Б.

5.3 Хранение подлинников

5.3.1 Подлинники проектной, рабочей и иной технической документации могут храниться в бумажной и электронной форме.

Комплектование и брошюровку документации, сдаваемой и принимаемой на хранение, осуществляют согласно требованиям ГОСТ Р 21.1101.

Подлинники графических документов в бумажной форме на листах формата А1 и менее хранят в развернутом виде. Подлинники формата более А1 рекомендуется хранить свернутыми на скалках или в развернутом виде.

5.3.2 Допускается хранить подлинники документов в сложенном на формат А4 или А3 виде (в жестких папках) в соответствии с приложением 1 ГОСТ 2.501. На папке указывают инвентарные номера содержащихся в ней документов.

5.3.3 Подлинники документов в бумажной форме допускается хранить:

— в порядке возрастания их инвентарных номеров. Внутри папки с одним инвентарным номером чертежи располагают и хранят в порядке возрастания номеров листов, без учета форматов;

— в другом установленном организацией порядке.

5.3.5 Подлинники аннулированных и замененных документов в бумажной форме хранят отдельно от действующих документов сложенными на формат А4 или A3 в специально отведенных папках. Подлинники аннулированных и замененных электронных документов хранят отдельно от применяемых подлинников.

5.4 Порядок выдачи подлинников

5.4.1 Подлинники документов выдают для внесения изменений или восстановления подлинников, пришедших в негодность.

Выдачу подлинников для внесения в них изменений проводят на основании разрешения на внесение изменений, под расписку и/или по абонентской карточке (применительно к формам 3 и 3а приложения 3 ГОСТ 2.501).

Журнал регистрации разрешений на внесение изменений выполняют по форме 3 приложения В.

В архивные копии изменения не вносят и абонентам не выдают. Их хранят отдельно от других копий в папках (альбомах) или на электронном носителе (жестком диске).

В случае если документы выполнены автоматизированным способом и подлинники документов в электронной форме хранятся в базах данных автоматизированных систем и/или на отдельных электронных носителях, архивную копию не выполняют.

Архивные копии электронных документов в реквизитной части должны иметь соответствующий признак (букву «К», цифру или др.)

5.4.6 Подлинники аннулированных и замененных документов хранят отдельно от действующих документов, уложенными по возрастанию обозначений.

6 Восстановление подлинников

6.1 Подлинники документов, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены. До восстановления подлинника составляют акт о списании пришедшего в негодность или утерянного подлинника по форме 4 приложения Д. Акт о списании должен быть утвержден уполномоченным должностным лицом.

6.2 Восстановленные подлинники действуют на правах замененных. Восстановленный подлинник должен представлять собой точную копию восстанавливаемого подлинника с учетом последних внесенных изменений.

6.3 В восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены:

— размеры, надписи, графические изображения, порядковые номера участков, выносные линии к ним и т.п. элементы чертежа, исключенные по разрешениям на внесение изменений из замененного подлинника;

— порядковые номера изменений и выносные линии к ним, нанесенные ранее в связи с произведенными изменениями.

6.5 Взамен подлинных подписей, виз и дат, имеющихся на подлиннике документа (в том числе на поле для подшивки и листе с таблицей регистрации изменений), в восстанавливаемом подлиннике в круглых скобках должно быть написано: «(Подпись)» и «(Дата)».

6.6 Восстановленные подлинники должны быть подписаны ответственным лицом по указанию руководителя подразделения, выпустившего восстановленные подлинники.

Надпись, подтверждающую правильность восстановленного бумажного подлинника, следует выполнять тушью или машинным способом на поле для подшивки документа, например:

« Восстановлен с подлинника.

Верно: (подпись, фамилия и дата)».

« Восстановлен с копии.

Верно : (подпись, фамилия и дата)».

6.7 Правильность восстановленного подлинника электронного документа должна подтверждаться электронной цифровой подписью ответственного лица, информационно-удостоверяющим листом или иными аналогами собственноручных подписей.

6.8 Восстановленный бумажный подлинник документа должен иметь инвентарный номер восстанавливаемого подлинника. О восстановлении документа должна быть сделана отметка в инвентарной книге.

В верхнем правом углу поля каждого листа восстановленного подлинника документа должна быть надпись тушью или штамп: «Восстановленный подлинник № …» с указанием порядкового номера восстановления данного листа подлинника.

7 Учет и хранение копий документов

7.1 В архиве организации могут храниться копии (архивные и рабочие) документов, разработанных организацией и субподрядными организациями в бумажной и электронной формах.

7.3 Архивные копии отражают содержание документации на момент подписания (утверждения), передачи для строительства, сдачи объекта в эксплуатацию, восстановления. Наличие архивных копий отражают в карточках учета по форме 1 приложения А. Учет и хранение архивных копий выполняют в соответствии с 5.4.3.

7.5 Копии документов в бумажной форме, сдаваемые на хранение, должны быть контрастно отпечатаны и иметь ровный фон, не затрудняющий чтение документа. На копиях документов должны быть воспроизведены (без пропусков) все имеющиеся на подлиннике, дубликате и оригинале линии, буквы, цифры и т.п.

7.6 При приемке копий документов в бумажной форме проверяют наличие всех листов и комплектность документации в соответствии с сопроводительными документами.

При приемке копий документов в электронной форме проверяют соответствие объема копии документа заявленному объему этой копии в байтах/килобайтах и наличие в реквизитной части соответствующего признака (буква, цифра и др.).

7.7 Регистрацию (учет) копий документов других организаций осуществляют в соответствии с требованиями 5.2.

На копиях документов, хранящихся в несброшюрованном виде (полистно), штамп ставят в левом верхнем углу каждого листа документа.

7.9 Копии документов учитывают вручную или автоматизированным способом в карточках учета, составляемых по форме 2 приложения А.

Приложение А
(рекомендуемое)

Карточки учета документации

На карточках учета документации указывают:

Приложение Б
(справочное)

Пример заполнения граф карточки учета по форме 1

Источник