Бесплатный сервис
для учета небольшого склада
Информацию о закупках и отгрузках товара можно вводить в таблице или через Телеграм-бот. На основе этих данных будут формироваться отчеты дебиторской и кредиторской задолженности. Вы увидите остатки по складу и сможете корректно рассчитать себестоимость.
Таблица автоматически проведет ABC и XYZ анализы ваших товаров. Это позволит понять, в какие товары стоит дальше вкладываться, а какие только на первый взгляд приносят вам доход.
Советуем вам ознакомиться с нашим небольшим руководством. Это поможет использовать 100% от возможностей таблицы и правильно её настроить перед использованием.
Если у вас еще нет таблицы, то ее можно получить, заполнив форму ниже:
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности
1. Для начала нужно создать копию таблицы, как показано ниже:
2. Для того, чтобы таблица работала правильно, следует пройти авторизацию. Для этого нажмите на значок обновления на листе » Отгрузки «:
У вас появится поле:
Нажмите на » Продолжить «.
Выберите свой Google-аккаунт.
В появившемся окне нажмите на » Дополнительные настройки «:
Затем на » Перейти на страницу «script «:
В следующем окне пролистайте вниз и нажмите на кнопку » Разрешить «:
Закупки и отгрузки можно создавать через Telegram-бота. Найти его можно по ссылке:
Номер телефона обязательно нужно ввести через цифру 7, без «+» и других дополнительных знаков. Так, как показано на картинке.
Для его настройки вам нужно на листе » Пользователи бота » добавить номера ваших сотрудников. Именно тех, кто будет использовать бота.
После нажатия на кнопку сохранить вам нужно будет принять соглашение об обработке данных.
Здесь следует нажать на кнопку «Запустить» (если вы через ПК) или на кнопку «Старт» (если вы через телефон):
После этого также нужно будет принять соглашение об обработки данных и ввести свой телефон в формате +7 ##########.
На этом настройка чат-бота окончена. Подробное описание работы чат-бота и таблицы будет далее.
Перед началом работы выберите метод расчета закупочной цены. Это нужно для расчета прибыли, рентабельности и ценности товаров на складе. Настройка находится на листе » Справочник «:
Существуют 3 вида расчета. По средней цене прихода, метод FIFO и метод LIFO.
По средней цене прихода
Этот метод принимает за себестоимость среднее значение за выбранный вами период.
Возьмем для примера период в 1 месяц.
Метод FIFO
«Первым пришёл — первым ушёл»
Разберем этот принцип на примере. Вы приобрели 2 принтера по 5 000 ₽ за шт. и ещё два абсолютно таких же, но уже по 6 000 ₽.
У вас хотят купить один из них. Для продавца или работника склада не важно, какой из них взять: они одинаковые. Но бухгалтеру важна общая стоимость товара на складе.
Метод LIFO
«Последним пришёл — первым ушёл»
Для удобства возьмем тот же пример с принтерами. Все суммы и количества оставим теми же.
Какой метод расчета себестоимости выбрать?
Метод средней себестоимости лучше использовать для товаров, цена на которые часто меняется и в большую, и в меньшую сторону. Преимущество в стабильности цены продаваемых товаров.
Метод FIFO часто применяется там, где первые прибывшие товары расходуются в первую очередь. Избавляет от большого числа остатков старого товара. Например, в случае с продажей товаров с маленьким сроком годности.
Также он подходит, если цена товаров стабильно снижается.
Метод LIFO подходит в том случае, если цена на товары чаще всего повышается. Если в этом случае использовать FIFO, то есть продавать то, что куплено ранее, то вы будете переоценивать свою прибыль, так как будете работать с устаревшей информацией о затратах.
Таблица учета склада и анализа отгрузок
Полноценный и бесплатный инструмент для учета небольшого склада. Расчет остатков, отчет по дебиторской задолженности и анализ ассортимента в одной Гугл таблице.
Для быстрого достижения результата часто достаточно адаптировать под процесс обычную таблицу и не тратить ресурсы на внедрение учетных систем.
Мы подготовили таблицу учета склада с функцией анализа отгрузок и теперь выкладываем ее в открытый доступ.
Делимся ссылкой уже в начале статьи, но рекомендуем сначала ознакомиться с ее функциями, чтобы сэкономить время на настройке.
Для начала работы создайте копию таблицы. Сделать это можно так:
На данном листе фиксируем все приходы на склад. Для каждой записи нужно указывать поставщика, статус оплаты и период отсрочки, если он есть. Это понадобится для подсчета кредиторской задолженности.
Эта страница предназначена для учета списаний со склада. По аналогии с листом закупки нужно указывать покупателя и параметры взаиморасчетов для того, чтобы увидеть объем дебиторской задолженности.
Тут автоматически выводятся суммы складских запасов в деньгах и количестве. Расчет совокупной стоимости запасов производится на выбор пользователя тремя методами: FIFO, LIFO и по средней цене прихода.
А также формируется отчет о дебиторской и кредиторской задолженности, где видна общая и просроченная задолженность.
Продажи (отгрузки) всех товаров, на выбранный пользователем период, делятся на группы для выявления их ценности.
В группу А попадают товары с наибольшей отдачей, которые дают 80% прибыли.
В группу В включаются менее важные товары, приносящие 15% прибыли.
К группе С относятся товары, генерирующие лишь 5% результата.
XYZ анализ показывает регулярность продаж. То есть позволяет оценить сезонность.
Берем тот же самый период, что и в анализе АВС, и делим суммы по месяцам, чтобы увидеть колебания спроса.
Категория X: Товары имеющие стабильные продажи, по которым можно осуществлять наиболее точное прогнозирование.
Категория Y: Список товаров с нерегулярными или сильно зависящим от сезонности продажами.
Категория Z: Товары с единичными случаями продаж.
Для выявления доходных товаров с наиболее стабильным спросом объединим ABC и XYZ отчеты.
Более подробная инструкция по настройке приведена в таблице.
Комментарий удален по просьбе пользователя
Если говорить про объемы, то знаю примеры с хорошей месячной/годовой выручкой, ведущие учет в подобных таблицах.
ни одна нормальная контора не будет вести склад в табличке экселя.
Так прям уверенно я бы не стал заявлять:)
еще бы..вся ваша табличка рушится, когда
а) надо выписывать первичные документы или пробивать чек
б) когда есть больше одного склада
в) когда есть допрасходы, которые должны быть включены в себестоимость
г) когда в себестоимости товара есть импортная составляющая
д) когда есть возвраты, корректировки прихода и реализации задним числом
е) могу продолжать бесконечно
таблица это худшее, что можно выбрать для такого учета.
Самый дешевый вариант купить простенькую учетную программу вроде 1С.
Складской учет через Excel позволяет считать: остаток, расход и приход всякой продукции на складе фирмы или какого-либо завода, в особенности для тех организаций, которым требуется постоянное ведение отчетности материалов или готовых изделий. Если на больших предприятиях заказывают специальные программы, то в небольших фирмах обычно применяют табличный процессор, функциональности которого хватит для этих целей.
Excel — легкая программа ведения автоматизированного контроля на складе
Является простой и понятной платформой, к тому же поставляется совместно с самой популярной операционной системой — Windows.
Как вести складской учет в Excel (Эксель): особенности
Существуют определенные особенности использования, которые следует учитывать при его использовании:
Также эффективно работать с Экселем можно в случае, когда контролем занимаются лишь несколько человек.
Готовые решения для всех направлений
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».
Кому могут помочь электронные реестры
Они используются теми предпринимателями, у которых небольшой поток покупателей, имеется достаточно времени для переноса информации о продаже в электронную таблицу.
Вот приблизительная «эволюция» товароучета на небольших предприятиях. Этот рисунок был выполнен после опроса нескольких десятков предпринимателей.
Главным недостатком учета товара в Excel (Эксель) является то, что его невозможно связать с кассой.
Но при этом у ПО существуют и преимущества:
Как вести контроль
Конечно, одного и того же ответа на этот вопрос дать нельзя, но существуют рекомендации, способные помочь вам понять, как вести учет товаров склада в Excel (Эксель) правильно.
Организация складского учета в Excel – таблица
Программа ведения создается очень просто, для этого рассмотрим пример, на который вы сможете ориентироваться при формировании своего софта.
Создаем справочники
Справочники «Поставщики» и «Покупатели» заполняются по одной и той же форме: первый столбец — наименование компании, второй — код, третий — юридический адрес, и четвертый — комментарий, в котором вы можете вносить различные примечания, связанные с организацией.
Затем создадим справочник «Точки учета», это требуется, если в вашей компании несколько магазинов и/или складов. Она состоит из трех столбцов.
После чего создадим раздел «Номенклатура» состоящий из 5 столбцов.
Разработка «Прироста»
Создаем новый лист и называем его «Приход». Он будет состоять из 10 колонок: имя, дата, № накладной, поставщик, код, точка контроля, единицы измерения, количество, цена и стоимость.
Как наладить автоматическую работу
Чтобы все работало в режиме автоматизации, нужно связать некоторые столбцы из неодинаковых таблиц, такие как заглавие изделия, ед.изм., количество и цена. Чтобы сделать это, следует в реестрах, графа в котором присутствует 2-й и последующие разы, указать в качестве типа данных «Список», а строка «Источник» состоит из надписи: ДВССЫЛ(«номенклатура!$А$4:$A$8») — приведен пример к столбцу «Наименование товара». По аналогии надо сделать и в оставшихся столбцах.
«Итоги»
«Оборотная ведомость»/«Итоги» состоит из 8 столбцов: наименование, ед.изм., сорт, характеристика, остаток на начало, поступление, отгрузка, сальдо на _, шт.
Каждый из них заполняется автоматически, лишь «Отгрузка» и «Поступление» используя формулу: СУММЕСЛИМН, а остаток — с помощью математических операций.
Инструкция по ведению
Для внедрения учета необходимо следовать следующему порядку шагов.
Несколько обязательных принципов
При формировании собственной программы для учета склада в Excele необходимо придерживаться всех правил, чтобы не допустить ошибок.
Распорядок приемки
Режим перемещения
Довольно часто случается так, что изделие перемещается от одного хранилища к другому, или же он мигрирует внутри склада. В таком случае ответственный с того склада, откуда переместилось изделие, делает пометку в листе «Расход», а ответственный на базе, куда поступило, делает об этом заметку в «Приходе». Когда же подобные манипуляции происходят в пределах одного и того же помещения, эти операции выполняет один и тот же работник.
Норма отпуска со склада
В случае использования одной таблицы для всего, фиксация движения товара происходить внутри файла. Если вы работаете не с одним документом, то всё это отражается в обоих файлах, и делать это будете вручную.
Условия проведения инвентаризаций, когда используются Excel-таблицы
Процесс слишком слабо автоматизирован, из-за этого проведение инвентаризации будет примитивным, но одновременно простым. Всё, что потребуется, это пересчитать изделия вручную, а после сравнить полученные данные с цифрами из документа. После частичного списания документ надо привести к соответствию с информацией об инвентаризации, сделать это надо вручную.
Шаблон Excel при аналитике продаж
При учете продукта подобает подбирать удобный для вас стандарт, в который вы будете вносить какие-либо сведения.
Так, шаблон продаж может принять следующий вид.
Для гораздо большего удобства проведения аналитики следует создавать для каждого месяца новый лист. Ниже приведен пример таблицы учета склада в Excel.
Программа для склада в Excel
Записывать складские операции можно в тетради или на компьютере — в таблице учета товара в Excel. Так работать намного удобнее. В таблице складского учета в Excel можно:
Скачать таблицу учета товаров в Excel можно здесь. В ней есть листы под справочники номенклатуры и покупателей. Таблица готова, чтобы сразу вести в ней складской учет.
Как сделать учет проще и эффективнее?
Возможности учета товаров в Excel ограничены. Таблицу нужно приспособить под свой бизнес, самостоятельно подобрать формулы, постоянно проверять данные. Ошибка в заполнении или сбой — и весь учет под угрозой.
Чтобы упростить работу, можно использовать вместо Excel специальную программу для ведения учета. Формулы больше не понадобятся: просто внесите данные — и все посчитается автоматически. Вы сэкономите до 70% времени.
В программе просто работать с документами. В один клик формируется накладная, счет, прайс. Документы нумеруются, прикрепляются к операциям. Печатать можно отдельно или пакетом, а отправлять — по email или через мессенджер.
Все возможности управления складом
В отличие от Excel, программа для ведения склада подходит не только для записи прихода и расхода. Это полноценная система для складского учета:
Бесплатный тариф рассчитан на небольшой бизнес. На нем можно вести полноценный складской учет, для одного пользователя это доступно навсегда и без дополнительных оплат. Платные тарифы подойдут для более крупного бизнеса. В них есть специальные опции: несколько юрлиц, сотрудников, торговых точек.
Подключение к программе бесплатное. Просто зарегистрируйтесь — и можете сразу работать. Начните прямо сейчас!
Надежнее, чем в Excel
Вам больше не понадобится запасная копия вашей таблицы в Excel. Программа для складского учета хранит данные не на компьютере, а в облаке, на сервере. Это надежно: во-первых, вы ничем не рискуете в случае ошибки или сбоя (например, если компьютер сломался или на него попал вирус), во-вторых — у вас есть доступ к ним из любого места, с любого устройства, в любое время. Достаточно авторизоваться с нового устройства. На платных тарифах можно дать доступ сотрудникам и настроить для них права на просмотр данных.
Программу для складского учета не нужно устанавливать, достаточно завести аккаунт. Интерфейс простой, сложных настроек нет. Зарегистрируйтесь — и можно сразу вести учет продаж и товаров.
В программу легко добавить товары, контрагентов и даже новый склад. Загрузите из файла или создайте вручную, настройте собственные фильтры и поля. Программу легче приспособить под свой бизнес, чем таблицу для ведения учета в Excel.
Как оптимизировать складской учет в Excel
Таблица для учета в Excel подходит вам, только если вы торгуете небольшим количеством товара, и в день у вас немного складских операций. В ней удобно записывать приход и расход, вносить сведения об остатках. Но чем дольше вы ведете таблицу учета в Excel, тем очевиднее ее ограничения. Использовать все ее возможности не так просто. Для этого требуется придумать, как приспособить таблицу под ваши операции, а потом — составить нужные формулы и вручную вписать их в ячейки.
Таблицу нужно постоянно проверять: если допустите ошибку в формуле, весь учет пойдет неправильно. Если есть сотрудники, нужно придумать, как наладить для них доступ, а заодно решить, кому вы доверите таблицу, как организуете работу с версиями и главное: как защититесь от ошибок персонала. При ошибке или при сбое вам понадобится в лучшем случае перепроверять, в худшем — восстанавливать данные.
Очевидно, что это отнимает слишком много сил и времени. На каком-то этапе становится критически важно сделать работу проще, уменьшить затраты времени, гарантировать защиту от ошибок и расширить возможности. Для этого удобнее всего вместо Excel использовать программу для учета товаров.
В ней вы можете оформлять инвентаризации, регистрировать заказы от покупателей, создавать заказы поставщикам, не только учитывать закупки, но и планировать их. Создание заказа тоже можно автоматизировать на основе остатков. Вы можете вести несколько складов. В программу можно дать доступ сотрудникам и настроить уровень доступа.
В программе удобно учитывать скидки. Можно рассчитывать себестоимость услуг: например, доставки. Есть встроенный редактор ценников и этикеток с простым интерфейсом. Можно сделать нужный ценник за пару минут и отправить на массовую печать. Вести базу покупателей и контрагентов в программе тоже удобнее, чем в таблице учета в Excel.
Ее можно интегрировать с другими полезными сервисами, например, с банком, интернет-магазином, сервисом для рассылок. Тогда вы сможете управлять связанными процессами из одного центра.
Мини-сервис складского учета своими руками
Google-таблица (+ Telegram-бот ) для ведения учета небольшого склада, которую можно сделать за день.
Хочу поделиться простым и банальным, но удобным решением, которое помогает поддерживать порядок в оборотных средствах одной компании. Возможно, некоторые читатели увидят способ решения проблемы и смогут оптимизировать свои процессы практически без усилий.
Для одного проекта мы создавали Telegram-бота, который вводит данные в Google Таблицу — обычные операции прихода и расхода складских позиций. Сотрудники без доступа к основным данным вносят учетные операции со своего мобильного устройства, а вся информация копится в нехитрой Google табличке. Самое главное — формулами считаются остатки и обороты склада.
В Telegram-боте есть две кнопки — приход и расход:
Выбираем нужный пункт и в появившемся меню вводим нужную категорию.
Соответственно, появляются номенклатуры, относящиеся к выбранной категории.
Делаем выбор номенклатуры, далее вводим количество, цену и вводим комментарий, если необходимо.
Все подобные операции записываются в соответствующий лист таблицы: приходные операции на лист «приходы», расходные на лист «отгрузки».
На этом заканчиваются действия пользователя. Приступаем к анализу данных.
Отчеты строятся на двух одноименных листах таблицы. Строятся формулами на основе учетных листов.
Так выглядит отчет по остаткам склада:
Отчет устроен таким образом, что если поменять поле номенклатуры в этой таблице, данное поле меняется в меню бота. То есть получается полноценная модель, которая настраивается пользователем.
Ниже приведен отчет по оборотам склада, который строится в динамике за выбранный год в количестве отгрузок и их суммы в рублях:
Вы можете сами протестировать бота, ввести операции, отследить их в таблице и увидеть изменение отчета.
Бота можно найти в поиске Telegram по имени: @storage_accounting_bot
Данные прилетят в таблицу, расположенную по ссылке:
Она доступна только для просмотра, но этих прав вам будет достаточно, чтобы увидеть введенные вами операции и обновления в отчете.
PS: Ни в таблице, ни в боте нет никакой рекламы, скрытых продаж и ссылок на сайт. Только истинная мотивация показать множеству предпринимателей решение общей проблемы. Знаю точно, что у многих компаний микробизнеса бывает неразбериха с материальными ценностями.
Не стесняйтесь выражать свою точку зрения в комментариях. Отвечу всем честно почти на любой вопрос. Пользуйтесь случаем, спрашивайте про доходы и личную жизнь.
Это пока чисто прототип нашей идеи и один из наших очень простых кейсов, который работает в микрокомпании.
1.Накладные модно выдавать после формирования операции через чат бота
2. Можно сделать так, чтобы пользователь мог отредактировать и пересоздать накладную в интерфейсе чат-бота или таблицы.
3. Есть еще идея сканировать штрих-код камерой телефона. В таком случае не нужно будет выбирать номенклатуры и категории. Будет удобно при массовых операциях или большом количестве номенклатур.
Мы все хотим как то немного разнообразить свою проектную деятельность и выпустить простой продукт по подписке. Скоро выпустим учет финансов поскольку это простая штука на наш взгляд. И следом планируем склад. Работаем над этим параллельно с основной деятельностью, уже вот вот расскажем всем.