Какой документ подтверждает время работы работника у работодателя физического лица

Подготовлена редакция документа с изменениями, не вступившими в силу

(см. текст в предыдущей редакции)

Работодатель — физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого работника в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется).

(в ред. Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

Работодатель — физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. Документом, подтверждающим период работы у такого работодателя, является трудовой договор, заключенный в письменной форме.

Работодатель — физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого работника в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Работодатель — физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. Документом, подтверждающим период работы у такого работодателя, является трудовой договор, заключенный в письменной форме.

1. Комментируемая статья устанавливает два правоотношения. По одному на работодателя — физическое лицо, являющееся индивидуальным предпринимателем, возлагается обязанность вести трудовые книжки. По другому работодателю — физическому лицу, не являющемуся индивидуальным предпринимателем, запрещено проводить записи в трудовые книжки, оформлять трудовые книжки.

Стаж работника у работодателя — физического лица определяется по его трудовому договору. Работник может получить у работодателя справку о работе.

2. Запись в трудовую книжку работника должны производить, по мнению Главного государственного инспектора труда, органы местного самоуправления, которые зарегистрировали трудовой договор. Это положение противоречит комментируемой статье, которая говорит о том, что документом, подтверждающим работу у работодателя — физического лица, является письменный трудовой договор, но не трудовая книжка.

Первое в жизни трудоустройство

Ситуация. Новый сотрудник сообщает, что впервые устраивается на работу по трудовому договору после 31 декабря 2020 года, то есть на эту дату стаж работы по трудовому договору отсутствует.

Действия работодателя. Работодателю не нужно оформлять трудовую книжку (ч. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ) и брать от работника заявление о выборе способа ведения сведений о трудовой деятельности, они предоставляются только в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

При трудоустройстве такого сотрудника работодатель представляет в ПФР сведения по форме СЗВ-ТД только о кадровом мероприятии «Прием». Сделать это нужно не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа или иного документа, подтверждающего оформление трудовых отношений, — для работодателей, которые отказались от издания приказа о приеме на работу (ст. 68 ТК РФ), таким документом будет трудовой договор.

Рекомендация. Возьмите от поступающих на работу заявление с формулировкой «настоящим подтверждаю, что впервые трудоустраиваюсь по трудовому договору».

Вопрос: на работу в 2022 году устраивается работник, который предъявил трудовую книжку, заведенную предыдущим работодателем в апреле 2021 года. По словам работника это было его первое место работы. Что нам делать: принимать ли его трудовую книжку и продолжать вести или отказать?Ответ: необходимо прояснить, почему предыдущая организация оформила трудовую, нет ли там ситуации, что у работника был стаж до 1 января 2021, а документ он просто потерял. Если это, действительно, было его первое место работы, не нужно принимать трудовую от работника. Тем самым вы продолжите ошибочные действия предыдущего работодателя, который нарушил требования ч. 8 ст. 2 Закона № 439-ФЗ.

Вы должны только представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности работника, выдавать ему по заявлению и в дальнейшем при увольнении форму СТД-Р.

Вопрос: на работу в 2022 году устраивается гражданин Республики Казахстан, у которого есть трудовая книжка со сведениями о трудовом стаже в Казахстане, то есть ранее на территории РФ человек не работал. Должны ли ему заводить трудовую книжку российского образца?Ответ: нет, делать этого не нужно. На территории РФ гражданин Казахстана трудоустраивается на работу впервые после 31 декабря 2020 года, поэтому в соответствии с ч. 8 ст. 2 Закона № 439-ФЗ ему трудовая уже не оформляется.

Последняя запись в трудовой — об увольнении

Ситуация. Лицо, поступающее на работу, предъявляет только трудовую книжку, в которой последняя запись — об увольнении.

Действия работодателя. Принять трудовую книжку и продолжить ее вести, также представить в ПФР сведения по форме СЗВ-ТД только о кадровом мероприятии «Прием». Это надо сделать независимо от того, ведется трудовая или нет.

Подтверждать стаж в этом случае будет сама трудовая книжка. Исходя из совокупного анализа ст. 66.1 ТК РФ и ст. 2 Закона № 439-ФЗ, если за работником сохранилось право продолжить вести трудовую книжку, работодатель не может требовать от него дополнительно форму СТД-Р или СТД-ПФР. Сведения о трудовой деятельности выдаются только, когда на сотрудника не ведется бумажная трудовая.

Рекомендации. В связи с тем что до сих пор много путаницы по документам о трудовом стаже и есть сомнения «а нет ли у работника нескольких трудовых книжек», часто кадровики просят предоставить СТД-ПФР, даже когда работник предъявляет трудовую книжку с записью об увольнении.

• Обратите внимание, что требовать такой документ вы не имеете права, но попросить можно. Если работник дополнительно покажет и форму СТД-ПФР, она может стать дополнительным источником информации о выборе работником способа ведения трудовой книжки.

Вопрос: принимаем работника, у которого есть трудовая книжка с последней записью об увольнении, но эта запись датирована июлем 2018 года, до вступления в силу изменений по электронным трудовым книжкам. Должны ли мы уведомлять сотрудника о нововведении и запрашивать заявление о выборе способа ведения сведений о трудовой деятельности? Наш территориальный ПФР настаивает, что мы обязаны не только представить СЗВ-ТД со сведениями о приеме на работу, но и затребовать от работника соответствующее заявление, так как в информационной системе ПФР отсутствуют сведения о подаче работником заявления?

Ответ: нет, работодатель не должен уведомлять работника об изменениях в законодательстве и запрашивать заявление. Требование территориального ПФР незаконно. Согласно ч. 6 ст. 2 Закона № 439-ФЗ те, кто не смог подать работодателю одно из письменных заявлений по 31 декабря 2020 года включительно, вправе сделать это в любое время по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве. Таким образом, это право, а не обязанность. Пока работник не подаст заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, работодатели продолжают вести ему трудовую книжку.

Последняя запись — о подаче заявления

Ситуация. Работник предъявляет формы СТД-Р/СТД-ПФР отдельно или вместе с трудовой книжкой, в которой последней внесена запись о заявлении по ст. 66.1 ТК РФ.

Действия работодателя. В этом случае рассматриваем трудовую книжку и формы сведений о трудовой деятельности исключительно как документы, предъявляемые при приеме на работу (ст. 65 и 66.1ТК РФ). На их основании надо определить страховой стаж, внести эту информацию в свои учетные формы, например в личную карточку, если продолжаете их вести, а оригиналы документов передать работнику.

• Сведения о трудовой деятельности рассматриваются исключительно как предъявляемые документы. У работодателя нет права забирать их оригиналы себе.

Затем надо сдать СЗВ-ТД в ПФР о приеме на работу. Не забудьте ознакомить работника с ЛНА, в котором есть информация о порядке предоставления ему сведений о трудовой деятельности в том числе с помощью адреса электронной почты работодателя.

Вопрос: можно ли в качестве документа, подтверждающего стаж для назначения пособий, рассматривать форму СТД-ПФР?Ответ: да, СТД-ПФР также относится к документам, подтверждающим страховой стаж для назначения пособий. Периоды работы по трудовому договору можно проверить по трудовой книжке или сведениям о трудовой деятельности (п. 9 Приказа Минтруда России от 09.09.2020 № 585н).

Работодатель в электронном виде формирует и представляет в ПФР отчет по форме СЗВ-ТД. На основании этих сведений из личного кабинета на сайте ПФР или на сайте Госуслуги, или через Многофункциональный центр работник может получить сведения о своей трудовой деятельности по форме СТД-ПФР (Приказ Минтруда от 20.01.2020 № 23н).

Если нет трудовой книжки или формы СТД-ПФР, если в них неправильные и неточные сведения, если нет записей об отдельных периодах работы, в подтверждение данных можно принять письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действующим на день возникновения правоотношений, а также справки, выдаваемые работодателями или государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы.

Хотите разбираться в сложных вопросах приема на работу, смотрите запись вебинара «Оформление трудовых отношений в 2021–2022 годах: судебная практика и разъяснения ведомств».

Трудовая потеряна

Ситуация. Работник при приеме на работу утверждает, что потерял трудовую книжку.

Действия работодателя:

1. Оформить работнику дубликат трудовой книжки по последнему месту работы. В этом случае новый работодатель принимает дубликат и продолжает его вести. Представить СЗВ-ТД в ПФР со сведениями о приеме на работу.

2. Если невозможно оформить дубликат у прежнего работодателя, работник подает в новую организацию заявление об оформлении ему трудовой книжки в связи с ее утерей.

Рекомендация: так как у нового работодателя может не быть достоверной информации о том, подавал ли человек раньше заявление о способе ведения сведений о трудовой деятельности, попросите его в заявлении указать: «настоящим подтверждаю, что на предыдущих местах работы заявлений об отказе от бумажной трудовой книжки не подавал».

Пример такого заявления вы найдете в шпаргалке.

Новый сотрудник хочет отказаться от трудовой

Ситуация. Работник при приеме на работу предъявляет трудовую книжку, в которой последняя запись об увольнении, и он хочет отказаться от бумажной трудовой книжки и перейти на предоставление сведений о трудовой деятельности по ст. 66.1 ТК РФ.

Действия работодателя:

1. Принять трудовую книжку, учесть ее в книге учета движения трудовых книжек.
2. Представить в ПФР отчет по форме СЗВ-ТД со сведениями о приеме на работу и подачей работником соответствующего заявления.

Обратите внимание: сроки для представления сведений о приеме на работу и представления сведений о подаче работником заявления различаются (ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

О приеме на работу нужно отчитаться не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа или иного документа, подтверждающего оформление трудовых отношений.

А о заявлении отчет в ПФР следует подать не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором оно было подано.

Пример. Работник принят 1 июля 2022 года, о чем в этот же день издан соответствующий приказ. Также 1 июля работник подал заявление о переходе на электронную трудовую по ст. 66.1 ТК РФ. Согласно п. 2.5 ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ  работодатель должен:

• сдать отчет СЗВ-ТД о приеме нового сотрудника не позднее 4 июля, потому что 2 и 3 июля — выходные дни;
• отчет о заявлении работника — не позднее 15 августа.

На практике практически всегда работодатели подают сведения сразу в одной форме — в срок, предусмотренный для отчета о приеме на работу. Формально это не является нарушением.

Пример формы СЗВ-ТД найдете в нашей шпаргалке.

1. Внести в трудовую книжку название работодателя, сведения о приеме на работу, следующим номером — запись о подаче работником заявления по ст. 66.1 ТК РФ. При этом в графе 2 указывается дата выдачи трудовой книжки, а в графе 3 запись о заявлении заверяется подписью ответственного лица и печатью работодателя (ч. 3 ст. 2 Закона № 439-ФЗ, п. 35 Приказа Минтруда от 19.05.2021 № 320Н).

В графе 4 — реквизиты заявления работника.

Пример формулировки вы также найдете в шпаргалке в конце статьи.

1. Выдать работнику трудовую книжку не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления (п. 35 Приказа № 320н).

Рекомендация: в нормативных правовых актах для работодателя не установлена обязанность брать с работника подпись, подтверждающую выдачу ему трудовой книжки, но на практике мы, безусловно, рекомендуем это делать. У вас есть два варианта:

• разработать свою книгу для учета движения трудовых книжек, в которой предусмотрена отдельная графа для даты выдачи и подписи работника;
• просить сотрудника на самом заявлении написать «Настоящим подтверждаю, что трудовая книжка выдана на руки. Дата. Подпись».

Как в течение работы, так и после увольнения работнику может понадобиться документ, подтверждающий тот или иной факт его трудовой деятельности. И работодатель независимо от причины такого запроса обязан предоставить работнику запрашиваемые им документы: копии приказов, справки, выписки и т. д. В статье рассмотрим, какие же документы или их копии выдаются работнику, в какие сроки и как оформляются.

Перечень предоставляемых документов

Прежде всего отметим, что документы, выдаваемые работнику, должны быть связаны с его работой. Некоторые из них прямо названы в Трудовом кодексе и иных федеральных законах. При этом одни из них выдаются по заявлению работника, а другие в силу закона. Рассмотрим, выдача каких документов установлена законами.

1. Трудовой договор. Согласно ст. 67 ТК РФ один экземпляр трудового договора, подписанный сторонами, передается работнику, другой хранится у работодателя. Работнику также передаются все экземпляры подписанных дополнительных соглашений к трудовому договору и ученический договор (ст. 200 ТК РФ).

2. Копии документов, связанных с работой (ст. 62, 84.1 ТК РФ). К ним согласно ст. 62 ТК РФ относятся:

2.1. Копии:

• приказа о приеме на работу;
• приказов о переводах на другую работу;
• приказа об увольнении с работы.

2.2. Выписки из трудовой книжки.

2.3. Справки:

• о заработной плате;
• о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование;
• о периоде работы у данного работодателя.

2.4. Другие документы.

3. Расчетные листки (ст. 136 ТК РФ).

4. Информация об исчисленных, удержанных и о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и о взносах работодателя, уплаченных в пользу застрахованных лиц (в случае их уплаты), – предоставляется одновременно с расчетным листком (ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений»).

5. Справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ (ст. 230 НК РФ).

6. Справка о среднем заработке за последние три месяца (п. 2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации» (далее – Закон № 1032-1)).

7. Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой (ст. 4.1, 4.3 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»).

8. Копия сведений персонифицированного учета, индивидуальных сведений и сведений о трудовом (страховом) стаже (Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).

Обратите внимание

Работодатель не может отказать в выдаче копий, выписок или справок работнику, который уже уволился из организации. Отказавший в этом работодатель может быть привлечен к административной ответственности.

А теперь рассмотрим более подробно, каким образом оформляются копии, выписки из документов и справки и в какие сроки работодатель должен их предоставить работнику.

Копии документов

В статье 62 ТК РФ перечислены всего лишь три документа, копии с которых работник может запросить: приказы о приеме на работу, о переводе и об увольнении. Однако перечень этот открыт, поскольку в течение трудовой деятельности могут быть оформлены не только указанные приказы, но и, например, приказы о наложении дисциплинарного взыскания или поощрении, о предоставлении отпуска или отзыве из него, о поручении дополнительной работы, о привлечении к работе в выходные, а также приказы, связанные с аттестацией работника. Часто работники просят копию трудовой книжки.

Напомним, что копии документов, связанных с работой, выдаются работнику на основании его письменного заявления, которое пишется в произвольной форме. Срок выдачи запрашиваемых копий не может составлять более трех рабочих дней. Копии документов должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Обратите внимание

В силу ст. 84.1 ТК РФ работодатель обязан выдать работнику надлежащим образом заверенную копию приказа об увольнении в последний день работы. Такое требование работник может заявить устно.

Копия – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы. Юридическую силу имеют копии, заверенные надлежащим образом. В определенных случаях копии должны быть заверены нотариально.

Порядок выдачи и освидетельствования копий, выдаваемых работодателем работнику, определен Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее – Указ № 9779-Х). Кроме этого, можно руководствоваться ГОСТ № 51141-98, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее – Рекомендации) и ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

В соответствии с Указом № 9779-Х государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся граждан.

К сведению

В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Право на заверение копий учреждения имеет руководитель организации или уполномоченное им лицо – работник кадровой службы, юрист, бухгалтер, секретарь, руководитель подразделения и др. Полномочия по заверению копий работниками (кроме руководителя) можно установить в локальном акте учреждения, например инструкции по делопроизводству.

Согласно Рекомендациям и Указу № 9779-Х запись о верности копии – соответствии подлиннику документа осуществляется на свободном месте под текстом и включает в себя: указание о месте нахождения подлинника документа; слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать организации (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию). Слово «Верно» обычно заменяют словами «Копия верна», что не является ошибкой. Запись может выглядеть следующим образом:

Копия верна.

Специалист отдела кадров         Галкина                  М. Н. Галкина

25.12.2013                                     МП

Подлинник документа находится в деле № 25/к за 2012 год.

Если документ, с которого снимаются копии, содержит несколько листов, существует два варианта заверения: или заверить каждый лист, или прошить и пронумеровать все листы и скрепить последний лист заверительной надписью с указанием количества прошитых и пронумерованных листов.

Отметим, что не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления, а также составляющих государственную или служебную тайну или содержащих персональные данные других работников.

Что касается печати, может возникнуть вопрос о том, какой печатью заверять копии документов. В соответствии с Рекомендациями в учреждении может быть несколько печатей: печать организации, печать для договоров, печать структурных подразделений, отдельная печать для копий и т. д. Поэтому в локальном акте учреждения по делопроизводству следует предусмотреть, какой печатью заверяют тот или иной документ. Документы, связанные с трудовой деятельностью работников, как правило, заверяются печатью отдела кадров.

Отдельно рассмотрим заверение копии трудовой книжки. Ее выдача помимо Трудового кодекса установлена п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее – Правила ведения трудовых книжек), согласно которому по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления работодатель обязан выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.

Специальный порядок заверения для копий или выписок из трудовой книжки не установлен, поэтому применяется порядок, аналогичный предусмотренному Указом№ 9779-Х и Рекомендациями. Таким образом, рекомендуем делать на отдельном листе копию с одного разворота трудовой книжки и заверять каждый лист под текстом. На последнем развороте копии, кроме заверительной записи снизу, в сам текст трудовой книжки вносится запись о том, что сотрудник работает по настоящее время. Приведем образец.

Часто у работодателей возникает вопрос, обязаны ли они выдавать работнику копии таких документов, как коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, штатное расписание. Ясность в этот вопрос до сих пор не внесена, разрешается он, как правило, в судебном порядке. Оптимальным вариантом для работодателя будет выдача выписки из запрашиваемого работником локального акта.

В любом случае нужно помнить, что выдача работнику персональных сведений других сотрудников недопустима (ст. 88 ТК РФ). Если работник попросит выдать ему копию, например штатного расписания, работодатель не может это сделать, поскольку в расписании указываются оклады других работников и пр. Также нельзя выдавать копии документов, содержащих сведения, составляющие государственную или служебную тайну.

Выписки из документов

Итак, работник может обратиться к работодателю с просьбой выдать ему не копию, а выписку из документа – из трудовой книжки, приказа, штатного расписания и т. д.

Выписка – это документ, в котором воспроизводится полный текст части документа по определенному вопросу.

Чтобы сделать выписку из того же штатного расписания, необходимо отразить только сведения о конкретном работнике.

Выписка из трудовой книжки, как правило, нужна для подтверждения трудовой деятельности в определенной организации. Выписка в силу п. 7 Правил ведения трудовых книжек должна быть заверена в установленном порядке. В данном случае имеется в виду, что выписка заверяется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица, а также печатью. Оформлять выписку нужно на фирменном бланке организации. В выписке отражаются сведения, указанные в трудовой книжке на титульном листе, сведения о работе за необходимый период (можно в табличной форме) из раздела «Сведения о работе», а также другие требуемые сведения, например содержащиеся в разделе «Сведения о награждении». В выписке также следует указать, что работник работает по настоящее время. Приведем образец выписки на стр. 18.

Справки и другие документы

Справка в службу занятости о среднем заработке за последние три месяца. После расторжения трудового договора работник может обратиться в службу занятости для получения пособия по безработице. Для постановки на учет он должен представить в том числе справку о среднем заработке за последние три месяца (п. 2 ст. 3 Закона № 1032-1). Такую справку работодатель выдает не позднее трех рабочих дней с даты обращения к нему работника. Поскольку форма такой справки на федеральном уровне не утверждена, работодатель может ее заполнить по форме, утвержденной органами государственной власти субъектов РФ и используемой в работе территориальных органов службы занятости. Если же и такая форма не установлена, то справка может быть составлена в произвольной форме с указанием сведений о среднем заработке.

Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой. Данная справка необходима работнику для расчета пособия по временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, периодов освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством РФ. Форма справки и порядок ее выдачи установлены Приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182н. Согласно данному порядку выдача справки осуществляется в день прекращения работы по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня получения работодателем заявления.

При невозможности вручить справку непосредственно в день прекращения работы работодатель направляет по адресу места жительства работника уведомление о необходимости явиться за справкой либо дать согласие на отправление ее по почте. В случае согласия на отправление справки по почте работник должен уведомить об этом работодателя.

Справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ. В соответствии со ст. 230 НК РФ работодатель выдает работникам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ. На практике такие справки выдаются работникам при увольнении и без заявления, однако такая обязанность работодателя ни ТК РФ, ни другими законами не установлена.

Копия сведений, направляемых в ПФР для индивидуального (персонифицированного) учета. Такие сведения должны выдаваться работникам одновременно с подачей таких сведений в отделение ПФР – не позднее 15-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом, которым признается первый квартал (полугодие, девять месяцев, календарный год).

А копия сведений персонифицированного учета для установления пенсии и копия сведений о работнике и его трудовом стаже за период до регистрации в системе пенсионного страхования выдаются работникам в течение недели с даты приема таких сведений по установленным формам отделением ПФР.

Муниципальное учреждение

здравоохранения «Поликлиника № 2»

(МУЗ «Поликлиника № 2»)

г. Пермь                                                                                20.12.2013

Выписка из трудовой книжки

Болотовой Л. И.

Трудовая книжка                         АТ-IX № 5261347

Фамилия                                       Болотова

Имя                                               Лариса

Отчество                                       Ивановна

Дата рождения                             20 апреля 1985 г.

Образование                                высшее

Профессия, специальность         врач

Дата заполнения                          08 мая 2011 г.

Подпись владельца книжки       Болотова

Подпись лица, ответственного

за выдачу трудовых книжек      Мороз

МП

Работник работает по настоящее время.

Выписка верна.

Инспектор отдела кадров    Галкина         /М. Н. Галкина/

МП

При этом сведения персонифицированного учета и о трудовом стаже выдаются по заявлению работника о выходе на трудовую пенсию в течение 10 календарных дней со дня подачи заявления.

Предоставляются такие сведения также в день увольнения работника или прекращения гражданско-правового договора, если с вознаграждения по нему отчислялись страховые взносы. В данном случае работодатель должен получить от работника подтверждение передачи этих сведений.

Документ, который содержит сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица, копия которого предоставляется работнику, составляется по форме СЗВ-6-1, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192.

В заключение

Помимо перечисленных в статье документов работники могут запрашивать и другие, например различные справки для предоставления по месту требования, характеристики. В любом случае, если работодатель не предоставит работнику документ, связанный с его трудовой деятельностью (особенно если его выдача предусмотрена законодательством), возможно привлечение к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. А если будет обнаружено аналогичное правонарушение – документы не выданы сначала одному работнику и работодатель привлечен к ответственности, а потом другому работнику – то руководитель организации может быть дисквалифицирован на срок от одного года до трех (Постановление Пленума ВС РФ от 24.03.2005 № 5 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях»).

Также рекомендуем работодателю подстраховаться и отмечать факт получения работником документов письменно, то есть выдавать их под роспись работника. Если документы запрашивались путем подачи заявления, отметку в получении можно сделать на нем же, если без заявления – в специальном журнале. 

1. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28 (далее – ГОСТ № 51141-98).
2. «Об утверждении формы и порядка выдачи справки о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы, и о количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством Российской Федерации, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации не начислялись».
3. «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и инструкции по их заполнению».

Работодатель — физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого работника в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется).

Работодатель — физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. Документом, подтверждающим период работы у такого работодателя, является трудовой договор, заключенный в письменной форме.

См. все связанные документы >>>

1. Комментируемая статья обязывает работодателя, являющегося индивидуальным предпринимателем, вести трудовые книжки на каждого работника.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Согласно ст. 66 ТК работодатель (за исключением работодателя — физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной.

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении, а также об основаниях прекращения трудового договора и о награждениях за успехи в работе.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики.

Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из нее.

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

2. Иные правила установлены для работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями. В целях предотвращения возможных злоупотреблений законодатель запрещает им делать записи в трудовых книжках работников или оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

К документам, подтверждающим работу у работодателя — физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем, относится трудовой договор. В случае его утраты работник вправе обратиться к работодателю или в орган местного самоуправления, в котором был зарегистрирован данный трудовой договор.